字处理和电子表格课件.ppt

1、学习目标：学习目标：了解三种简化文档编辑的基本字处理软件了解三种简化文档编辑的基本字处理软件解释解释“选择选择”文档一部分的含义文档一部分的含义了解现代字处理器中普遍存在的五种特殊功能了解现代字处理器中普遍存在的五种特殊功能区分桌面出版软件和字处理软件区分桌面出版软件和字处理软件l文档文件：又称公文资料文件，除了包文档文件：又称公文资料文件，除了包含汉字机内码、含汉字机内码、ASCII码外，还包含图码外，还包含图形、图表和在排版时设置的各类控制符，形、图表和在排版时设置的各类控制符，如字体、行距、颜色等设置。版面控制如字体、行距、颜色等设置。版面控制符的内部码由各个文字处理系统自行规符的内部码

2、由各个文字处理系统自行规定，因此文档文件不具有通用性。定，因此文档文件不具有通用性。l文本文件：文本文件是一种无格式的，文本文件：文本文件是一种无格式的，纯纯ASCII代码的文件，如源程序文件、代码的文件，如源程序文件、数据文件等。它不带非规范的控制符号，数据文件等。它不带非规范的控制符号，也不允许插入打印格式与排版控制符，也不允许插入打印格式与排版控制符，因此具有通用性。因此具有通用性。l应用软件应用软件l提供创建各种文档的工具提供创建各种文档的工具l增强文档的功能增强文档的功能l文字处理：字符、段落格式化文字处理：字符、段落格式化l版面设计版面设计合并字符；带圈字符；合并字符；带圈字符；格

3、式格式背景背景水印水印l表格处理表格处理l图文混排图文混排l制作制作Web页页Word的启动方法的启动方法从从“开始开始”的级联式菜单启动。的级联式菜单启动。通过通过Office工具栏启动。工具栏启动。用桌面上的用桌面上的Word快捷方式启动。快捷方式启动。打开打开Word文档等文档等Word的退出方法：的退出方法：选取选取“文件文件”菜单中的菜单中的“退出退出”菜单项。菜单项。单击主窗口右上角的关闭按钮单击主窗口右上角的关闭按钮双击主窗口左上角的双击主窗口左上角的Word控制菜单控制菜单框。框。按按Alt+F4键。键。标题栏（显示程序名及文档名）标题栏（显示程序名及文档名）菜单栏菜单栏常用工

4、具栏常用工具栏格式具栏格式具栏状态栏状态栏滚动条滚动条标尺标尺文本区文本区视图按钮视图按钮控制菜单图标控制菜单图标插入点插入点选定区选定区单击：选中一行单击：选中一行双击：选中一段双击：选中一段三击：选中全文三击：选中全文1.标题栏：应用程序名称和正在编辑文档的文件标题栏：应用程序名称和正在编辑文档的文件名。名。2.菜单栏菜单栏3.工具栏：视图工具栏：视图工具栏；右击工具栏可以显工具栏；右击工具栏可以显示或隐藏示或隐藏4.标尺：调整段落缩进，页面边距；可从视图菜标尺：调整段落缩进，页面边距；可从视图菜单中显示或隐藏单中显示或隐藏5.文本区：插入点文本区：插入点“|”；左边有文本选定区。；左边有

5、文本选定区。6.滚动条：工具滚动条：工具选项选项视图视图7.状态栏：显示页码、编号、等信息状态栏：显示页码、编号、等信息l建立文档建立文档l编辑文档编辑文档l查找与替换、自动更正、校对查找与替换、自动更正、校对l文档的显示文档的显示创建一个新文档创建一个新文档文件文件新建新建“文档文档1”为新空文档名称为新空文档名称输入文字输入文字保存文档保存文档保存未命名的文档：弹出保存未命名的文档：弹出“另存为另存为”对话框。对话框。扩展名为扩展名为doc。保存已命名文档：文件保存已命名文档：文件保存保存保存为保存为 RTF 文件。文件。RTF文件是一种文件是一种Word能能够存取，并且在多种软件之间通用

6、的文件格够存取，并且在多种软件之间通用的文件格式。解决了式。解决了Word文档不能在低版本中打开文档不能在低版本中打开的缺陷。的缺陷。自动保存文档：工具自动保存文档：工具选项选项保存保存l打开文档打开文档l选定文本内容选定文本内容l编辑文本编辑文本l打开最近使用的文件打开最近使用的文件 “文件文件”菜单列表中选择；工具菜单列表中选择；工具/选项选项/常规常规设置文件菜单底部列出的文件数目设置文件菜单底部列出的文件数目l打开以前的文件打开以前的文件 文件文件/打开，可设置预览、属性等。打开，可设置预览、属性等。l文件的操作文件的操作 通过快捷菜单对文件复制、删除、移动通过快捷菜单对文件复制、删除

7、、移动和重命名和重命名“先选定，后操作先选定，后操作”1)用鼠标拖动选定文本：拖动；按住用鼠标拖动选定文本：拖动；按住Alt可选矩可选矩形块形块2)在选定区选定文本：单击一行；双击一段；在选定区选定文本：单击一行；双击一段；三击全选三击全选(按按Ctrl单击单击)；拖动选多行；拖动选多行3)组合方式选定长文本：组合方式选定长文本：Shift+上、下、左、上、下、左、右键右键取消选定：单击非选定区域。取消选定：单击非选定区域。若 要 删 除执 行选 定 的 项 目插 入 点 前 面 的 字 符插 入 点 处 的 字 符插 入 点 前 面 的 单 词插 入 点 后 面 的 单 词单 击“剪 切”钮

8、，或 按 B a c k s p a c e 或 D e l键按 B a c k s p a c e键按 D e l键按 C trl+B a c k s p a c e键按 C trl+D e l键在删除之后立即恢复时，可以单击在删除之后立即恢复时，可以单击“常用常用”工具栏上的工具栏上的“撤消撤消”按钮。按钮。如果要撤消多项操作，可以单击如果要撤消多项操作，可以单击“撤消撤消”按钮旁边的向下箭头，然后在列表框中按钮旁边的向下箭头，然后在列表框中拖动以选择要撤消的操作。拖动以选择要撤消的操作。如果恢复某一项删除操作之后，又改变如果恢复某一项删除操作之后，又改变了主意，可以单击了主意，可以单击“

9、重做重做”按钮。按钮。1.普通视图普通视图：初次进入：初次进入Word的情形。不的情形。不能看见页眉、页脚、页码等；不能显示能看见页眉、页脚、页码等；不能显示图文内容以及分栏效果；多于一页用分图文内容以及分栏效果；多于一页用分页线。页线。2.Web版式视图版式视图：可以看到背景、自选：可以看到背景、自选图形和其他再图形和其他再Web文档及屏幕上查看文文档及屏幕上查看文档时常用的效果。档时常用的效果。3.大纲视图大纲视图：显示文档框架。：显示文档框架。1.打印预览打印预览：显示文档的打印效果。文：显示文档的打印效果。文件件打印预览打印预览2.全屏显示全屏显示：视图：视图全屏显示。全屏显示。Alt

10、+F返回其他视图；或单击返回其他视图；或单击“关闭全屏显示关闭全屏显示”按钮。按钮。页眉页眉 Header页脚页脚 Footer左页边距左页边距右页边距右页边距顶页边距顶页边距底页边距底页边距纸张大小纸张大小方向方向页眉、页脚页眉、页脚页边距页边距标尺标尺分页规则分页规则插入插入“分页符分页符”文档排版文档排版设置字符格式设置字符格式字体、字号、字形、颜色、特殊效果、字符间距字体、字号、字形、颜色、特殊效果、字符间距TrueType 字体字体打印机字体打印机字体高效修饰工具高效修饰工具:高级查找高级查找/替换命令替换命令宋体三号字，楷体四号字，黑体16点字，字符间距字符间距H2O字符缩放字符缩

11、放上标下标上标下标添加边框和底纹添加边框和底纹段落标记段落标记对齐方式、行间距、段落边框、缩排定位、符号、数字列表对齐方式、行间距、段落边框、缩排定位、符号、数字列表标尺标尺缩排定位（缩排定位（IndentIndent）高效修饰高效修饰:段落样式段落样式默认值：每隔默认值：每隔0.5英寸就设置一个制表位。英寸就设置一个制表位。自定义制表位：自定义制表位：u制表位位置制表位位置u对齐方式对齐方式u前导字符前导字符自定义方法：自定义方法：v 利用标尺设置利用标尺设置v 格式格式菜单菜单制表符制表符命令命令删除自定义制表符：拖离标尺。删除自定义制表符：拖离标尺。制表位类型切换按钮制表位类型切换按钮示

12、例示例设置栏数、栏宽、栏与栏的间距，设置栏数、栏宽、栏与栏的间距，以及是否在两栏之间加线以及是否在两栏之间加线排版多种分栏形式共存排版多种分栏形式共存文档排版文档排版使用使用“格式格式”/“首字下沉首字下沉”菜单菜单命令打开命令打开“首字下沉首字下沉”对话框对话框文档排版文档排版文字对象和图片对象的文字对象和图片对象的“层次关系层次关系”“文字环绕文字环绕”效果：效果：四周型、紧密型、穿越型、无环绕、上下型四周型、紧密型、穿越型、无环绕、上下型同层同层下方下方上方上方绘制自选图形绘制自选图形在图形中添加文字在图形中添加文字设置图形内部填充色和边框线颜色设置图形内部填充色和边框线颜色设置阴影和三

13、维效果设置阴影和三维效果旋转和翻转图形旋转和翻转图形组合和取消组合图形对象组合和取消组合图形对象应用程序间共享数据，实现在应用程序间共享数据，实现在Word文档中使用其他应用文档中使用其他应用软件制作的数据软件制作的数据F dxFydxdyRr“自由表格自由表格”工具栏的使用工具栏的使用文字对齐（垂直方向、水平方向）文字对齐（垂直方向、水平方向）数字对齐（以小数点居中对齐）数字对齐（以小数点居中对齐）单元格合并单元格合并自动套用格式自动套用格式是一种特殊类型文档，它使用户能是一种特殊类型文档，它使用户能够很容易地完成文件的创建工作。够很容易地完成文件的创建工作。模板是适用于任何类型文档的模模板

14、是适用于任何类型文档的模板。当启动板。当启动 Word 或单击或单击“新建新建”命令命令 时，时，Word 会基于会基于 Normal 模板新建一篇空文模板新建一篇空文档。档。lHTML语言l将标准的文本文档转换为HTML格式lHTML模板lDTPlDTP中的文档设计功能1.式样控制2.图形控制3.页面布局和文档控制4.预印刷控制l电子表格类似于我们平日写报表使用的表格，它以行和列的形式组织数据信息，用户可以方使快捷地对表格中的数据进行分析和计算。l图表将数据信息以饼图、面积图、散点图等各种图形来表示，利用它可以更为直观地分析和观察数据。l数据清单信息是由行列组成的相关数据信息的集合，可以对数

15、据清单中的数据进行排序、筛选，建立数据透视表，进行分类汇总。l新建工作薄 当启动Excel 后，Excel自动新建一个名为Book1的工作薄。如果要在操作过程中创建一个新的工作薄，操作步骤如下：“文件”菜单“新建”,出现的“新建”对话框。“常用”选项卡“工作薄”图标；如果要使用模板建立一个工作薄，单击“电子表格模板”选项卡，单击所需的模板图标。单击“确定”按钮。Excel将自动以Book1，Book2，Book3的顺序给新工作薄命名。“文件文件”菜单菜单“打开打开”命令，或者单击常用工命令，或者单击常用工具栏中的具栏中的“打开打开”按钮。按钮。在在“查找范围查找范围”下拉列表框中指定要打开文件

16、下拉列表框中指定要打开文件所在的目录，在所在的目录，在“文件类型文件类型”列表框中选择文列表框中选择文件类型，此时对话框中显示出所有符合扩展件类型，此时对话框中显示出所有符合扩展名要求的文件，在名要求的文件，在“文件名文件名”文本框输入文件文本框输入文件名。名。单击单击“打开打开”按钮或者直接在文件列表按钮或者直接在文件列表框中双击要选择的文件的文件名，即可打开框中双击要选择的文件的文件名，即可打开已存在的工作薄。已存在的工作薄。l使用“文件”菜单中的“保存”命令 l使用“文件”菜单中的“另存为”命令 l可输入数据分为可输入数据分为1.数值数据：数字数值数据：数字09、正负号（、正负号（+和和

17、-）、）、小数点（小数点（.）、百分比符号（）、百分比符号（%）、千位）、千位分隔符（，）、美元符号（分隔符（，）、美元符号（$）、左括号）、左括号“（”、右括号、右括号“）”、科学计算符号（、科学计算符号（E，e）、）、冒号（：）、除号（冒号（：）、除号（/）。）。2.字符数据字符数据：字符数据包括中英文字符、：字符数据包括中英文字符、字母和数字的组合。字母和数字的组合。l数值数据输入：Excel单元格中可直接输入整数、小数和分数；也可以使用科学计数法；输入到单元格中的数值数据，Excel将自动向右对齐。l所输入的内容将同时出现在选中的单元格和编辑栏中，并且编辑栏中会增加三个按钮：“”（取消

18、输入）、“”(确认输入)和“=”(用于编辑公式)。l字符数据是指一串字符，非数字字符可字符数据是指一串字符，非数字字符可直接输入，直接输入，Excel会自动将输入的文字在会自动将输入的文字在单元格中向左对齐，故称单元格中向左对齐，故称“左对齐左对齐”。如果需要输入纯数字组成的字符，如输如果需要输入纯数字组成的字符，如输入产品登记号入产品登记号“1123”，则须在输入第，则须在输入第一字符前，先输入一个单引号一字符前，先输入一个单引号()即可，即可，如如 1123，或者先输入一个等于号，或者先输入一个等于号(=)，再在数字前后加上双引号，例 如：再在数字前后加上双引号，例 如：=“1123”。l

19、公式输入先以等号开头，再输入相应的公式 例如：金额=数量*单价。先选中E3单元格，输入：=C3*D3。l例如，要求数量合计，操作步骤是：先选中C8单元格，单击工具栏的自动求和按钮“”，单元格中将显示“SUM（C3:C7）”；单击编辑栏的“”，则C3至C7五个单元格中数值的和显示在C8单元格中。Excel具有对日期和时间的运算能力。日期和时间的表现形式有很多种，例如：输入“3/10”，一般在单元格中显示3月10日，如希望显示的是“2001-3-10”或“2001年3月10日”，则需要重新设置日期或时间格式。l单元格的选定单元格的选定（1）选定一个单元格（2）选定连续区域的单元格（3）不连续区域的

20、选定（4）整行或整列的选定（5）选定整个工作表键单元格指针移动位置向上移动一个单元格向下移动一个单元格或Tab向右移动一个单元格或Shift+Tab向左移动一个单元格Home单元格所在行的A列Ctrl+Home工作表的第一个单元格(A1)Ctrl+光标移动键或End+光标移动键依箭头方向移动到边界单元格(如单元格指针所在行有数据，则移动数据区的最左边或最右边，若无数据，则移到第A列或最后一列(IV)）Ctrl+End工作表使用区域的右下角PgDn同一列中向下翻一屏后的单元格PgUp同一列中向上翻一屏后的单元格Ctrl+PgDn同一列中向右翻一屏后的单元格Ctrl+PgUp同一列中向左翻一屏后的

21、单元格“分类”列表框显示格式举例说明常规1234.567不包含特定的数字格式数值1,234.567数字显示,包括小数点、千分位和负数货币￥1,234.57除包含数值格式外，还增加￥等货币符号会计专用￥1,234.57与货币格式相似，增加小数点对齐日期2006年9月12日把日期、时间序列的数字以日期形式显示时间下午2时23分把日期、时间序列的数字以时间形式显示百分比123456.70%将数字乘以100再加%号也可指定小数位分数123455/97以分数显示，分母为两位数科学记数12346E+03以科学记数法表示，可指定小数位数文本1234567数字作为文本处理特殊壹仟贰佰叁拾肆.伍陆柒以中文大小写

22、、邮政编码、电话号码显示自定义￥1，234.57用户自定义所需的格式：￥#，#0.00l在Excel的字体设置中，单击“单元格格式”对话框的“字体”选项卡，可对字体类型、字体形状、字体尺寸进行设置。默认情况下，Excel的表格为淡虚线。这样的边线不适合于突出重点数据，可以设置其他类型的边框线。单击“单元格格式”对话框的“边框线”选项卡 lExcel提供自动套用格式的功能，预定义了十多种的制表格式供用户使用，这样既可节省大量的时间，并具有较好的效果。l自动格式化的方法：选定要格式的区域：选择“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，显示其对话框，在对话框左边的“格式”框中选择某种已有的格式，在中间的

23、“示例”框中显示了所选格式的预览；若单击“选项”按钮，扩展了“应用格式种类”框，取消某个复选按钮，保持工作表中原有该项格式。l格式复制一般使用“常用”工具栏的“格式刷”按钮。操作方法：首先选定所需格式的单元格或区域；然后单击“格式刷”按钮，这时鼠标指针变成刷子；再用鼠标指向目标区域拖曳即可。l格式复制也可以使用“编辑/复制”命令确定复制的格式；然后选定目标区域，使用“编辑/选择性粘贴/格式”命令来实现对目标区域的格式复制。l当对已设置的格式不满时，可以使用“编辑/清除/格式”命令进行格式的清除。格式清除后单元格中的数据以通用格式来表示。l直接输入函数l使用编辑公式按钮l用“粘贴函数”按钮例如，

24、我们要计算A2：C2区域的最大值，操作过程如下：（1）选定要自动计算的区域A2：C2。（2）右击状态栏，出现快捷菜单。（3）单击选择快捷菜单中的计算方式，如“最大值”，状态栏中会立即显示计算的结果。（1）选定包含求和数据的区域。（2）如果还有其他数据区域，则按Ctrl键再选定其他区域。查看状态栏，在状态栏中，将显示所选定区域的数据和。l简单数据排序 使用“常用”工具栏的“降序”按钮或“升序”按钮，即可将数据排序。l复杂数据排序 如果排序要求复杂一点，比如在学生成绩管理中，想先将同系的学生排在一起，然后按总分降序排列 l简单汇总 l分类汇总数据分级显示 l嵌套汇总l Excel可建立两种图表。l一种是嵌入图，即在工作表中嵌入图。当需要同时显示数据和图表时，可以建立嵌入图作为工作表中的对象。l另一种是在工作薄中现有工作表之外建立一张独立的图表作为一张特殊的工作表。l图表与数据是分开的，可以分开打印。无论那种图表，它们的依据都是工作表中的数据，当工作表中的数据改变时，图表会自动更新。链接与嵌入链接与嵌入 l新建嵌入对象l通过链接功能加入到Word文档中的信息，仍然保持与其创建程序的链接，以便当用户在其创建程序中修改该信息后，可让Word自动更新链接到文档中的该信息。l例如，想将Excel中的数据链接到Word文档中