秘书理论与实务项目五课件.pptx

1、安排内部会议项目五目录任务一安排与服务日常工作例会任务二安排与服务临时性大型会议任务三准备与组织云计算机视频会议安排内部会议项目五知识目标能描述内部会议的特点。了解会议用品的名称。能描述安排内部会议的工作流程。安排内部会议项目五能力目标能安排好公司的内部会议。能协调并布置好会场。能完成会场物品与文件的整理工作。能制作会议标识、文件，做好会议记录工作。安排与服务日常工作例会任务一一、理论知识(一)工作例会的概念、类型与特点工作例会也简称“例会”，是指按照惯例在一段时间内每隔一个期限召开的会议。其目的是实现有效管理，促进相互交流与沟通。比如定期的中层会议、部门的小组会议、早会等。一个单位80%的会

2、议也是例会，秘书安排与服务最多的也是例会。例会在各个单位会有不同的形式。从时间来分有晨会、夕会、周例会、月例会等；从与会人员来分，有经理例会、员工例会、客户座谈例会等。从会议主题来分，有安全生产例会、销售例会、技术研讨例会等。安排与服务日常工作例会任务一一、理论知识(一)工作例会的概念、类型与特点1周期性2稳定性3交流性安排与服务日常工作例会任务一一、理论知识(二)例会的准备与服务工作1准 备 工 作2会 中 服 务3会 后 工 作安排与服务日常工作例会任务一一、理论知识(三)利用QQ、短信、微信和内部办公系统发送通知1利用QQ发送通知2利用短信发送通知3利用微信发布会议通知4利用内部办公系统

3、发通知5发送通知应该注意事项安排与服务日常工作例会任务一二、任务描述喜康酒店管理有限公司是一家集酒店、餐饮、休闲度假管理于一体合资企业，公司目前有200名员工，公司分为酒店管理部、餐饮管理部、财务部、物料部、休闲度假部、质量控制部、人力资源部、市场开发部、行政部等9个部门。每周一上午9：00-10：00是公司的部门经理例会时间，会议内容是总结上周公司的情况并对本周工作作出安排。与会人员主要是公司领导层和各部门的经理共14人。为了提高工作效率，总经理要求各部门提早做好会议准备工作。公司的例会选在公司的小会议室，那里可以容下30人开会。安排与服务日常工作例会任务一三、实训(一)实训目的(二)实训成

4、果(三)实训指导(四)反思与总结实训任务实训任务:安排与服务日常工作例会。安排与服务日常工作例会任务一四、相关链接(一)公司几种常见的日常工作例会1董事会会议2公司股东年会3管理层会议4工作总结会5员工例会安排与服务日常工作例会任务一四、相关链接(二)各种发布通知方式的优缺点1张贴通知2短信通知3QQ发布通知4微信通知5单位网站张贴6内部办公系统发布通知安排与服务日常工作例会任务一四、相关链接(三)案例安排与服务临时性大型会议任务二一、理论知识(一)会前准备工作1会议方案制定2发会议通知3准备会议文件资料4确定会议地点5会议所需用品和设备的准备6会场布置7会议其他用品的准备安排与服务临时性大型

5、会议任务二一、理论知识(二)会中服务1签到和引导2会议记录3会中其他服务内容安排与服务临时性大型会议任务二一、理论知识(三)会后结束工作1合理安排与会人员返程2协助与会者及时做好各种物品的清退3清理会场文件4整理会议室5会议的总结6整理会议材料，立卷归档安排与服务临时性大型会议任务二二、任务描述鑫宇工程有限公司是一家承接各类桥梁的建筑公司，公司目前有500名员工，公司分为工程部、项目发现部、财务部、物料部、设计部、质量控制部、制图部、预算部、生产调度部、行政部等10部门，公司董事会5人，总经理1名，副总经理3名，每个部门设经理1名，副经理2名。2010年公司承接各类项目5个，完成3个。实现合同

6、金额100亿元，实际收入40亿元，利润8亿元，利润增长率为80%。为了总结经验，鼓舞士气，公司决定在元月15日，隆重召开公司第一次年度表彰大会。公司研究决定，这次会议的与会人员为中层以上干部、全体受表彰员工和各部门代表，一共有130人参加，公司有4间会议室，分别是大礼堂（1000平方米，500个座位），培训室（300平方米，150个座位），业务谈判室（100平方米，50个座位），小会议室（60平方，30个座位）。因公司刚举行完元旦聚餐与汇演，这次总结表彰会不再安排表演与宴会。安排与服务临时性大型会议任务二三、实训(一)实训目的(二)实训成果(三)实训指导(四)反思与总结实训任务实训任务:模拟举

7、办员工表彰大会。安排与服务临时性大型会议任务二四、相关链接(一)会场布置样式安排与服务临时性大型会议任务二四、相关链接(一)会场布置样式安排与服务临时性大型会议任务二四、相关链接(一)会场布置样式安排与服务临时性大型会议任务二四、相关链接(一)会场布置样式安排与服务临时性大型会议任务二四、相关链接(一)会场布置样式安排与服务临时性大型会议任务二四、相关链接(一)会场布置样式安排与服务临时性大型会议任务二四、相关链接(二)会议文件的收集1会议文件的收集范围2会议文件收集的方法安排与服务临时性大型会议任务二四、相关链接(三)案例秘书钟春梅所在天音公司是一家小型公司，她在办公室身兼多职，平时除了处理

8、繁杂的办公室事务外，还要负责后勤和会议室的管理。周一上午11：30，经理例会如期结束，行政部经理走进来，叫钟春梅马上去收拾一下三楼会议室。钟春梅连忙放下手中的工作，去整理会议室。可是她走到二楼时，人事经理让她把这个月考勤报表送到总经理办公室去，钟春梅接过报表后，先到三楼的总经理办公室。总经理看到钟春梅进来，又让她复印资料，等复印完资料，已经是中午吃饭时间，钟春梅想反正下午没有人用会议室，就先去吃饭了。下午上班后，钟春梅来到会议室收集材料，由于有两份商业计划放在会议桌的桌上，钟春梅没有看到，等到下午5：00，她对照会议材料清退单核对材料时，才发现缺少两份商业计划，她开始以为总经理自己带走了。等到

9、公司的客户流向竞争对手时，才知道两份商业计划内容被泄密了。安排与服务临时性大型会议任务二四、相关链接(三)案例点评：由于钟秘书没有及时清理以及清理时的想当然，给公司造成了损失。在整理会议室时要注意清理并取走所有剩余的与会议有关的文件，保密文件要按会议文件的清退目录和发文登记薄逐人、逐件、逐项检查核对，以免出现疏漏。准备与组织云计算视频会议任务三一、理论知识(一)云计算视频会议云计算视频会议又叫远程云计算视频会议，它是通过基于IP的网络，采用“实时、可视、交互”的多媒体通讯技术，让身处异地的人们共聚一处，通过图形、声音等多种方式交流信息、讨论问题。随着计算机云技术的发展，基于云计算视频会议系统得

10、到广大用户的欢迎。，云计算模式视频会议对客户的硬件要求较简单，并且还能保证高质量的视频和音频。在云计算的视频会议系统的硬件主要包括计算机、基于IP的通讯网络设备、带无线麦的耳机、USB视频摄像头。软件主要是视频会议系统。这种基于云计算的视频会议模式，需要客户向提供视频会议服务的公司租用会议终端点才能实施。准备与组织云计算视频会议任务三一、理论知识(二)云计算视频会议的准备与组织1云计算视频会议的前期准备2云计算视频会议过程中的工作3云计算视频会议善后工作准备与组织云计算视频会议任务三一、理论知识(三)云计算视频会议系统操作及会中常见问题的排查1云计算视频会议系统的操作2视频会议过程中常见问题排

11、查准备与组织云计算视频会议任务三二、任务描述康维他保健品（集团）公司是一家以研发、生产、销售老年人保健品以及老年人护理为主的集团公司，下有5个子公司及10区域分公司。公司年营业额超过10亿元、有员工5000人，管理层人员400余人。为了加强管理，集团公司每年要召开全体管理人员大会2-3次，由于公司分布国内外，召开一次会议直接成本在30万以上。为了节约成本，集团公司前年就建设了视频会议系统，现在每年的会议都通过网络视频会议进行，并取得较好的效果。随着美国经济的逐渐复苏，国内经济企稳，公司决定调整经营策略，将公司主要销售市场由欧洲市场转向美洲市场，国内市场由以产品销售为主转为以老年服务为主。为了统

12、一全体管理层的思想，集团公司决定在今年6月召开集团公司分公司副经理以上的干部会议，会议还是采用视频会议形式。位于广州集团总部作为主会场，其它分公司作为分会场。会议由行政部负责。准备与组织云计算视频会议任务三三、实训(一)实训目的(二)实训成果(三)实训指导(四)反思与总结实训任务实训任务:准备与组织一次云计算视频会议。准备与组织云计算视频会议任务三四、相关链接(一)云计算模式视频会议系统的介绍1好视通视频会议系统2视高云会议系统3云视频3654LiveUC视频会议系统准备与组织云计算视频会议任务三四、相关链接(二)案例金源康实业有限公司是一家以电渡为主业的公司，公司技术雄厚，公司拥有1000多

13、名员工，其中包括30多名高级技术工程师和300多名品质管理人员。为了满足公司内部各部门的会议质量和效率，加快信息交流速度，提高办事效率，该公司组建了内部的视频会议系统。视频会议系统组建后，大大方便了公司领导召开下级各分公司、加工分厂、各区管理人员、各基层员工或各个职能部门的不同主题会议，实现了高效、便捷的沟通，降低传统会议的差旅等各种费用，同时使得决策周期缩短，效率大大提高。他们的领导人认为采用视频会议系统有利于促进企业管理方式的转变，有利于提高效率、降低成本、增加效益，有利于增强企业综合竞争力。公司行政部负责人表示，在日常业务及管理中引进先进的视频通讯手段，在保留传统会议方式所具有的真实感、亲切感和临场感的前提下，通过使用视频会议系统大幅度削减用于差旅的时间和费用。准备与组织云计算视频会议任务三四、相关链接(二)案例点评：运用信息化技术进行企业管理是现代制企业发展的趋势和必然选择。云计算视频会议的出现由于其投入少、效果好受到了广大公司的欢迎。本例中金源康公司由于采用了云计算视频会议系统召开会议，取得好良好的效益。