业务流程整理沟通课件.ppt

1、11/17/20221提提纲纲11/17/20222提提纲纲11/17/20223 参与业参与业务流程务流程的的 设计和设计和绘制绘制培训目标培训目标 学会绘制流学会绘制流程图程图的方法的方法明确流程整明确流程整理的原理理的原理11/17/20224 参与业参与业务流程务流程的的 设计和设计和绘制绘制培训目标培训目标 学会绘制流学会绘制流程图程图的方法的方法明确流程整明确流程整理的原理理的原理原来如此原来如此。11/17/20225 参与业参与业务流程务流程的的 设计和设计和绘制绘制培训目标培训目标 学会绘制流学会绘制流程图程图的方法的方法明确流程整明确流程整理的原理理的原理我也会了我也会了1

2、1/17/20226 参与业参与业务流程务流程的的 设计和设计和绘制绘制培训目标培训目标 学会绘制流学会绘制流程图程图的方法的方法明确流程整明确流程整理的原理理的原理成功也有成功也有我一份我一份11/17/20227业务流程概念业务流程概念 n业务流程是指在组织内部业务流程是指在组织内部“流转流转”的一系列相关的活动的一系列相关的活动n业务流程不仅仅限于一个单一的功能或者单一的部门业务流程不仅仅限于一个单一的功能或者单一的部门n业务流程能够贯穿始终地反映经营情况业务流程能够贯穿始终地反映经营情况什么是业什么是业务流程务流程11/17/20228业务流程概念业务流程概念 在流程中的关键行为流程中

3、的关键责任 每一行为的主要输入来源每一行为的关键交付成果每一行为输出的接受者 与每一行为相关的努力/时（内部和外部）时间/成本业务流程构业务流程构成要素成要素11/17/20229业务流程成果规范业务流程成果规范 按具体业务绘制业务流程图业务流程图节点的描述 相关人员的岗位及职责 与该业务相关的主要与该业务相关的 该业务的关键控制节点财务内部控制制度会计核算分录 业务流程成业务流程成果报告主要果报告主要内容内容11/17/202210提提纲纲11/17/202211n流程图是一种工具，可用来了解、分析和归档公司的流程和活动，帮助流程图是一种工具，可用来了解、分析和归档公司的流程和活动，帮助确定

4、改善机会。确定改善机会。n一张流程图显示了将特定输入转化为所要求的输出的一系列的步骤。一张流程图显示了将特定输入转化为所要求的输出的一系列的步骤。什么是流程图？什么是流程图？11/17/202212流程图绘制流程图绘制流程图绘制主要包括以下三项内容：流程图绘制主要包括以下三项内容：理解流程理解流程编制流程图编制流程图完善流程图完善流程图11/17/202213流程图绘制流程图绘制流程图绘制基础流程图绘制基础有明确定义的开端和结束有明确定义的开端和结束有输入必有输出有输入必有输出在整个企业组织中在整个企业组织中“流动流动”不局限于单一的功能和部门不局限于单一的功能和部门流程流程输入输入输出输出1

5、1/17/202214流程图绘制流程图绘制流程流程/子流程子流程概述企业活动流程图直接阐明组织的主要业务/功能单位（部门级）的关键目标流程步骤流程步骤描述中级组织单位（部门级）的任何活动在一个流程中能得到主要的输入、输出信息任务任务描述个人能完成的活动所有个人应完成的工作组成他/她的岗位职责11/17/202215文件文件/表格表格：该标识文件，包括表格，字母和报告。它既可表示输入，该标识文件，包括表格，字母和报告。它既可表示输入，又可表示输出。可在该标识上写下标题用以代表特定的文又可表示输出。可在该标识上写下标题用以代表特定的文件。件。系统系统/数据库数据库：该标识用于表明信息从现有的计算机

6、系统中流入或流出。该标识用于表明信息从现有的计算机系统中流入或流出。该计算机系统表现为输入，处理或输出。可在标识中写明该计算机系统表现为输入，处理或输出。可在标识中写明特定的系统名称。特定的系统名称。流程图绘制标识流程图绘制标识一套标准的符号能帮助我们快速并一致地沟通流程图。一套标准的符号能帮助我们快速并一致地沟通流程图。11/17/202216流程操作流程操作：该标识用于指示一项需要人工处理的活动，例如手工处理该标识用于指示一项需要人工处理的活动，例如手工处理一个文件（如手写的采购单），或人工检查一个文件。一个文件（如手写的采购单），或人工检查一个文件。流程参见流程参见:该标识用于指示从一个

7、流程转向下一个流程。该标识用于指示从一个流程转向下一个流程。流程图绘制标识流程图绘制标识数据信息数据信息:该标识用于指示输入流程的数据和信息。该标识用于指示输入流程的数据和信息。11/17/202217决定批复决定批复：该菱形框代表一个决定或批复。它给人以强烈的视觉提示，该菱形框代表一个决定或批复。它给人以强烈的视觉提示，即此处需要作出决定或批复。该标识经常用在流程栏中。其即此处需要作出决定或批复。该标识经常用在流程栏中。其右方联接右方联接“否否”的情况，下方联接的情况，下方联接“是是”的情况。的情况。方向标记方向标记：流向箭头代表任务执行时的次序，它们引导着流程。它们可流向箭头代表任务执行时

8、的次序，它们引导着流程。它们可以在所有三栏中使用。流向从左到右代表输入被接收并被处以在所有三栏中使用。流向从左到右代表输入被接收并被处理；流向从上到下代表任务被完成。理；流向从上到下代表任务被完成。流程图绘制标识流程图绘制标识11/17/202218存档存档:该框代表一个文档在此处需要被存档。该框代表一个文档在此处需要被存档。开始开始/结束结束:该框用以表示一个流程的开始和结束。该框用以表示一个流程的开始和结束。流程图绘制标识流程图绘制标识11/17/202219流程图连接标识流程图连接标识：该标识用于流程图中页和页的连续或者用于从一个决定框转到另一该标识用于流程图中页和页的连续或者用于从一个

9、决定框转到另一页或另一个流程。当画到页底时，可以在图中最后一项内容后使用页或另一个流程。当画到页底时，可以在图中最后一项内容后使用连接标识。连接标识的画法：在标识内以连接标识。连接标识的画法：在标识内以A A开始，然后写上后续流程开始，然后写上后续流程所在的页码。例如，所在的页码。例如，A/2A/2是指在第是指在第2 2页上寻找页上寻找A A节点。然后在合适的地节点。然后在合适的地方画上对应的流程连接标识。在该标识上写下相同的字母以及被连方画上对应的流程连接标识。在该标识上写下相同的字母以及被连接的页码。接的页码。流程图绘制标识流程图绘制标识A继续继续“是是”情况下的流程情况下的流程是是否否状

10、况表是状况表是否被批准否被批准?A对状况表对状况表作修改作修改11/17/202220在决定框之前使用手工操作标识：在决定框之前使用手工操作标识：如果流程分叉为是如果流程分叉为是/否，则有人作出决定。用决定否，则有人作出决定。用决定框来表示。由于所作的决定和批复很少无效，因此框来表示。由于所作的决定和批复很少无效，因此在决定框之前通常有人工活动标识。在决定框之前通常有人工活动标识。是是否否有效否？有效否？流程图绘制标识流程图绘制标识验证统计验证统计数据的有效性数据的有效性11/17/202221流程图绘制流程图绘制供应商数据库供应商数据库存档框应该尽可能描述系统、存档框应该尽可能描述系统、数据

11、库、和其它信息的存储数据库、和其它信息的存储数据数据/信息框应当描述行动框信息框应当描述行动框中生成的数据和信息表中生成的数据和信息表对对错错新供应商新供应商详细情况详细情况供应商价格清单供应商价格清单X新供应商新供应商详细情况详细情况供应商供应商价格清单价格清单选择供应商选择供应商选择物料供应商选择物料供应商选择物料供应商选择物料供应商选择供应商选择供应商11/17/202222流程图绘制流程图绘制主要特征主要特征起始点、终止点和客户应该清楚和一致起始点、终止点和客户应该清楚和一致输入和输出应当尽可能量化输入和输出应当尽可能量化为每一个任务框标明负责的人员和部门为每一个任务框标明负责的人员和

12、部门为每一个任务框标明人员的职务为每一个任务框标明人员的职务/负责的范围负责的范围做到对流程不熟悉的人，不需要任何解释就能轻而易举的读懂流程图做到对流程不熟悉的人，不需要任何解释就能轻而易举的读懂流程图详细程度应达到足以识别无效率的活动详细程度应达到足以识别无效率的活动11/17/202223询问一个流程活动的问题包括：询问一个流程活动的问题包括：流程图绘制流程图绘制流程流程/任务生成什么？任务生成什么？职员怎样执行它？职员怎样执行它？为什么要这样做？为什么要这样做？何时、由谁对它进行复核？何时、由谁对它进行复核？流程活动需要多少时间？流程活动需要多少时间？流程活动何时需要？流程活动何时需要？

13、错误错误/问题的种类，频率和发生原因是什么？问题的种类，频率和发生原因是什么？怎样处理错误怎样处理错误/问题问题/例外？例外？输出什么？输出多少？输出什么？输出多少？输出至哪里输出至哪里？n流程范围流程范围n控制目标控制目标n主要控制点主要控制点n涉及部门及表格涉及部门及表格n流程流转时间流程流转时间n特定政策特定政策11/17/202224建议步骤建议步骤:从一个高层次的流程开始从一个高层次的流程开始,如有必要如有必要,到下一层次的流程到下一层次的流程(比如比如,子系统子系统)确定每个子系统的开始和结束确定每个子系统的开始和结束(保持重点保持重点)确定关键输入和输出确定关键输入和输出按步骤进

14、行每个关键业务子流程按步骤进行每个关键业务子流程节约时间节约时间:如果陷入困境如果陷入困境,休息一下或跳到另一方面休息一下或跳到另一方面采用标准的流程图符号采用标准的流程图符号在过程中或在每一子流程的结束确认流程和技术改进机会在过程中或在每一子流程的结束确认流程和技术改进机会认定流程的准确性认定流程的准确性流程图绘制的技巧流程图绘制的技巧11/17/202225业务流程成果规范业务流程成果规范 标准业务流标准业务流程图样本程图样本报销业务流程开始业务部门填写报销单报销单业务部门 审 批审批是否 通过否结 束是及时更新数据库信息财务部门 审 核审批是否 通过审批是否 通过否是总 经 理 审 核否

15、是报销单出纳付款 并登记11/17/202226业务流程成果规范业务流程成果规范 标准业务流标准业务流程图样本程图样本车辆申请流程开始业务部门申 请事 由目的地车辆专干审 批审批是否 通过否目的事由派车登记结 束是及时更新数据库信息11/17/202227业务流程交付存档业务流程交付存档 业务流程编号：业务名称：编制：XXX 日期：审核：XXX 日期：序号处理说明 相关部门1 2 3 4 5 6 标准业务流标准业务流程图描述样程图描述样本本责任人11/17/202228业务流程交付要求业务流程交付要求流程编号：流程名称：制度编号：制度名称：编制：XXX 日期：审核：XXX 日期：编号 内部控制

16、制度描述解释部门 内部控制制内部控制制度样本度样本11/17/202229起始点、终止点和对象必须清晰起始点、终止点和对象必须清晰输入和输出应当明确输入和输出应当明确应当在合适的地方标出估计时间（流程时间）应当在合适的地方标出估计时间（流程时间）为每一个任务框标明人员的职务为每一个任务框标明人员的职务/负责的范围负责的范围做到对流程不熟悉的人，不需要任何解释就能轻而易举的读懂流程图做到对流程不熟悉的人，不需要任何解释就能轻而易举的读懂流程图详细程度应达到足以识别无效率的活动详细程度应达到足以识别无效率的活动业务流程图交付要求业务流程图交付要求11/17/202230提提纲纲11/17/2022

17、31C 需要需要 按实际情况绘制流程C 需要需要 在整个组织内思考流程C 需要需要 与流程牵涉的人员交流C 需要需要 在开始前确认流程的起点和结束C 需要需要 高层次的流程图C 需要需要 提问 D 不能不能 按照你自己的想当然绘制流程D 不能不能 把流程图局限在你自己的部门D 不能不能 在真空中工作D 不能不能 在确认起点和结束点前试图绘制 流程D 不能不能 陷入太多的细节D 不能不能 单独努力流程绘制应注意的要点流程绘制应注意的要点11/17/202232 流程问题 技术和信息系统问题 短期可解决的问题或当务之急在流程绘制过程中在流程绘制过程中,我们应不仅理解现有的流程我们应不仅理解现有的流

18、程,而是更要确认改进的方而是更要确认改进的方面面,比如比如:流程改进流程改进11/17/202233关键步骤缺少关键步骤缺少重复劳动重复劳动(一个流程内或是跨部门一个流程内或是跨部门)不必要的文书工作不必要的文书工作不完全或冗余审查过程不完全或冗余审查过程不必要的延误不必要的延误劳动密集型行为劳动密集型行为/任务任务一旦绘制完流程图一旦绘制完流程图,我们能够开始分析流程改进的机会我们能够开始分析流程改进的机会.特别地特别地,我们能够我们能够从以下方面发现问题从以下方面发现问题,改进工作流程改进工作流程:流程改进流程改进11/17/202234确认新技术的潜在用处确认新技术的潜在用处(比如比如:

19、自动化自动化,更有效的获取更有效的获取及共享信息等及共享信息等.).)理解现有系统的限制理解现有系统的限制(比如比如:由于批处理而导致信息不由于批处理而导致信息不及时及时,硬件容量限制硬件容量限制,关键系统间缺乏界面关键系统间缺乏界面)在流程绘制过程中在流程绘制过程中,我们可以发现现有系统的局限性和通过技术和信我们可以发现现有系统的局限性和通过技术和信息系统使流程更有效的方法息系统使流程更有效的方法:流程改进流程改进11/17/202235需要立即处理的问题需要立即处理的问题,以加强风险防范以加强风险防范,增加盈利能力或降低成本增加盈利能力或降低成本低投入但见效快的问题低投入但见效快的问题一旦我们绘制完流程图一旦我们绘制完流程图,我们可以找到提升企业管理水平的当务之急我们可以找到提升企业管理水平的当务之急 这些机会在于这些机会在于.流程改进流程改进11/17/202236把握现在成就未来！谢谢！11/17/202237