档案整理基本技能概述(-102张)课件.ppt
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- 档案 整理 基本技能 概述 102 课件
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1、伟邦档案档案整理基本技能档案整理基本技能主讲人主讲人陈明陈明2010.05.29伟邦档案 文件材料立卷方法既是古今中外从事文书、档案工作研究者探索的课题,又是从事具体立卷工作者的难题。前前 言言伟邦档案 文书档案的整理主要有两种方法:一是按卷整理,也就是我们平常所说的传统文书整理方法;另一种是按件整理,也就是归档文件整理。伟邦档案文书档案的整理(卷)文书档案的整理(卷)收集剔除不必归档的文件材料分类组卷卷内文件排列拟写案卷标题复查调整编页号填写卷内文件目录拆除金属物裱糊装订填写案卷封面填写备考表案卷排列编制案卷目录伟邦档案文书档案的整理(件)文书档案的整理(件)文件的收集剔除装订编页号确定保管
2、期限归档文件的分类归档文件的排列编号编制目录填写备考表装盒填写档案盒封面、盒脊 编盒号排列上架伟邦档案文件的收集 本单位在生产建设和管理活动中形成的,具有查考利用价值的,作为文书档案保存的各种纸质文件材料。伟邦档案收集的重点 本单位自生文件材料;上级及其他机关针对本村颁发的文件材料。伟邦档案注意收集的文件是否是生效文件。文件是否收集齐全完整。收集的文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。伟邦档案剔除 对文件材料的剔除 一份文件归档与不归档,要站在本村的角度上来权衡,有用则留,无用则不留。对归档文件上金属物的剔除 如钉书针、大头针、回形针等。伟邦档案防止两种倾向 把关不严,凡文必档。要求过严,使该
3、归档的文件被剔除,给以后利用造成困难。伟邦档案装订 归档文件的装订,是归档文件整理工作的基础环节。采用符合档案保护技术要求的装订材料重新加以装订,以固定文件页次,防止散失,便于保管和利用。伟邦档案组件归档文件的整理是以件为单位进行的。一般情况下一份文件就是一件。伟邦档案 文件正本与定稿为一件(定稿过厚的,也可单独为一件);正文与附件为一件(附件数量太多或太厚的,也可各为一件);文件附有文件处理单、拟办单或领导批示、签批条的,应与文件同为一件;原件与复制件为一件;伟邦档案 转发文与被转发文为一件;来文与复文为一件;各种报表、名册、图表等按其原来的装订方式,一册或一本为一件。伟邦档案排序 正本在前
4、,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文件在前,被转发文件在后;批复性文件在前,来文在后;有文件处理单的,应作为文件的首页与文件一同归档。伟邦档案装订方式 采用左侧装订的,应将文件内的纸张左侧对齐的同时将下侧对齐。采用左上角装订的,应让文件内的纸张左侧对齐的同时让上侧对齐。伟邦档案装订材料 选择粗细适中的棉线或不锈钢钉书针装订进行装订伟邦档案 三三点点一一线线装装订订伟邦档案 不不锈锈钢钢钉钉伟邦档案 缝缝绳绳机机走走线线伟邦档案编页号 以件为单位编页号,凡有文字、图表的页面均应编制页号。如果是几份文件同为一件时,逐页编制总页号。注:页号的位置应编在文件的右下角或左上角。伟
5、邦档案确定保管期限 对于一件归档文件,如何确定它的保管期限,要站在本单位的角度来考虑,总的原则是:由价值决定期限,价值高则期限长,价值低则期限短。伟邦档案上级文件针对本单位的机构设置、领导人任免、人员编制、职称评聘、表彰先进或处分的文件永久反映本单位主要职能活动的文件反映本单位非主要职能活动的文件贯彻执行政策性、法规性30年10年注:上级文件包含上级主管机关、非主管机关和平级机关的文件伟邦档案本级文件反映本单位历史面貌、领导决策、人事、主要职能活动的文件永久反映本单位非主要职能活动的文件一般事务性、参考性、临时性的文件30年10年注:本单位正式发文要从文件的内容价值考虑。情况简报一般放在30年
6、立卷。伟邦档案下级文件典型性、综合性的文件一般事务性、参考性、临时性的文件30年10年注:伟邦档案归档文件的分类 通用的分类方法是年度保管期限机构(问题)。在平时的工作中,可按二级分类法或三级分类法进行。伟邦档案二级分类法 就是将归档文件先按年度分类,再在年度下按保管期限分类(简单地说:就是先分年度,再分保管期限)。按年度保管期限分类 例:2007年永久、30年、10年 2008年永久、30年、10年 2009年永久、30年、10年伟邦档案三级分类法 就是先将文件按年度分类,每个年度下按机构(问题)分类,再在机构(问题)下按保管期限分类。按年度机构(问题)保管期限分类例:2007年党群政务永久
7、、30年、10年 综合治理永久、30年、10年 社会保障永久、30年、10年伟邦档案1 1、年度、年度 将文件按其形成年度分开,把属于同一年度的文件集中,把不同年度的文件分开。伟邦档案2 2、问题、问题 将文件按其内容所反映的问题分开,把反映同一问题的文件集中在一起,以保持与同一问题有关的文件之间的历史联系。伟邦档案党群类行政类干部任免干部任免中层干部任免主要领导干部任免干部免职干部任职如:党委书记、党委委员、团支部书记、工会主席等如:乡(镇)长、局长等如:科长、股长等如:书记、局长等人人事事工工作作伟邦档案3 3、机构、机构 将文件按编委批准的内设组织机构分开,把同内设机构的文件集中在一起。
8、伟邦档案两点要求 分类方案必须科学实用,保证文件无交叉,无遗漏。分类方案应保持相对稳定,确实需要调整时,只能微调,不可大动,以免造成混乱。伟邦档案归档文件的排列 归档文件在确定保管期限、分清年度以后,应按问题相对集中,使文件类型鲜明清楚。在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间,重要程度排列。伟邦档案按时间顺序排列 同一事由的归档文件,按文件形成的时间顺序排列。按重要程度排列 不同事由的归档文件,按事由的重要程度排列。主要职能活动中形成的文件排列在前,其他工作形成的文件排列在后;伟邦档案综合性工作形成的文件在前,具体业务工作形成的文件在后;按责任者或承办部门集中排列;按不同问题分别集中排列;
9、会议文件、统计报表等成套性文件也可以集中排列。伟邦档案编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。伟邦档案 归档章的项目有全宗号、年度、保管期限、件号、页数、类别名称(机构或问题)等。全宗号全宗号年度年度室编件号室编件号机构(问题)机构(问题)保管期限保管期限馆编件号馆编件号(页数)页数)必须使用符合档案保护要求的字迹材料填写,如碳素墨水。禁止使用圆珠笔、铅笔、红蓝墨水等不耐久的书写材料填写。伟邦档案全宗号2222年度20082008室编件号2626机构(问题)办公室办公室保管期限永久永久馆编件号(页数)1010页页全宗号:是档案馆给立档单位
10、编制的代号。年度:是文件的形成年度,采用公元纪元,以四位阿拉件数字标注,如2008年,应标注为“2008”而不能简化为“08”。保管期限:按归档文件划定的保管期限填写,是哪种保期限就填写哪一种。室编件号:按归档文件排列顺序编写的件号填写,由档案室负责填写。类别:填写类别的规范化简称,采用机构分类的,填写机构名称,采用问题分类法分类的,填写问题类名。页数:填写一件文件的总页数,即一件文件最后一页的页码。伟邦档案 归档文件目录设置的项目:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。件号件号责任者责任者文文 号号题题 名名日日 期期页页 数数备备 注注编制目录 伟邦档案1、件号件件号号责任者责任者文
11、文 号号题题 名名日日 期期页页 数数备备 注注001002件号:指归档文件的室编件号。伟邦档案2、责任者件号件号责任者责任者文文 号号题题 名名日日 期期页页 数数备备 注注001杭州市杭州市政府政府002杭州市杭州市人事局人事局责任者:指制发文件的单位或个人。填写时应写全称或通用简称,责任者过多时可适当简略,即第一个责任者+本单位。伟邦档案注意(1)应使用全称或通用简称;不能使用本部、本委、本局等含义不明,难以判断的简称。(2)以落款(盖章)单位为准填写,不能把承办文件或拟稿的内设组织机构或个人作为责任者填写。(3)报表的责任者,应填写填报单位,即盖章单位,而不是报表的印制或发送单位。伟邦
12、档案(4)联合发文,只填写主办单位。即联合发文的文件字号属于哪个单位,哪个单位就是主办单位。如发文字号较多,则根据该文件涉及的主要内容属于哪个单位的职能业务,责任者即为这个单位。如本单位也属于联办单位之一,应把本单位必须填入责任者内。如为查阅方便,可把所有联办单位全部填入责任者栏内。伟邦档案(5)问文与复文作为一件时(请示与批复、函与复函、转发与被转发等),只填写复文单位即可。如在请示、报告原件上批复、批示的,只填写请示、报告的单位即可。(6)未署责任者的归档文件,编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。伟邦档案3、文号件号件号责任者责任者文文 号号题题 名名日日 期期页页 数数备备
13、注注001杭州市杭州市政府政府杭政杭政20088号号002杭州市杭州市人事局人事局杭人杭人200852号号文号:指发文字号,应填写机关代字、年度、文件顺序号。伟邦档案注意(1)要照实抄录,不能省略。(2)联合发文,填写主办单位文号即可。(3)期刊类文件,如简报、信息、动态、杂志等,只填写期刊号即可。伟邦档案(4)报告与批示、转发与被转发、请示与批复等,只填写批示、转发、批复件文号即可。如在请示、报告原件上批复、批示的,只填写请示、报告的文号即可。(5)不能填写如“会议文件之一”等文件顺序号,“情况反映”等刊物名称。伟邦档案4、题名件件号号责任者责任者文文 号号题题 名名日日 期期页页 数数备备
14、 注注001杭州市杭州市政府政府杭政杭政20088号号关于全面加强农村基层组关于全面加强农村基层组织建设的意见织建设的意见002杭州市杭州市人事局人事局杭人杭人200852号号关于构建城乡统筹基层党关于构建城乡统筹基层党建新格局的通知建新格局的通知题名:指文件标题。一般应照实抄录,副标题不抄录,文件没有标题或标题不清楚的,应补充拟定标题,并加中括号 。伟邦档案注意(1)凡是文件有题名并能反映文件实质性内容的,应照原题名填写,不得随意更改或简化。(2)因为在第2栏中已经标明责任者,所以在“题名”这一栏中只需填写问题和文种。如:杭州市政府有一份文件,完整的题名是如:杭州市政府有一份文件,完整的题名
15、是杭州市政府关于构建和谐社区的通知杭州市政府关于构建和谐社区的通知。题名栏只需填入题名栏只需填入“关于构建和谐社区的通知关于构建和谐社区的通知”。伟邦档案(3)文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的,可根据实际情况自拟题名(包括补充和改换题名),外加方括号 填写。如:如:中共杭州市委组织部印发的任免文件,有中共杭州市委组织部印发的任免文件,有的题名中仅有的题名中仅有“通知通知”两个字,则必须补充拟写两个字,则必须补充拟写文件事由,加在文种之前,以便查阅,可拟写文件事由,加在文种之前,以便查阅,可拟写为为“关于干部任免的关于干部任免的 通知通知”。原题名只有文种的,应根据文件内容补充拟
16、写文件题名。伟邦档案如如:“关于贯彻执行中发关于贯彻执行中发200820082929号文件的号文件的通知通知”,从文件题名中看不出文件的内容,实,从文件题名中看不出文件的内容,实际上是关于加强社区档案工作的领导的文件,际上是关于加强社区档案工作的领导的文件,填写题名时,应补充为填写题名时,应补充为“关于贯彻执行中发关于贯彻执行中发200820082929号文件号文件 加强社区档案工作的领加强社区档案工作的领导导 的通知的通知”。文件题名中以发文字号代替文件内容的,应据文件内容补充题名。伟邦档案如:如:原标题原标题中共杭州市委组织部关于陈业秀等同志中共杭州市委组织部关于陈业秀等同志职务任免的通知
17、职务任免的通知。在这个通知里,有我们市档案局。在这个通知里,有我们市档案局钱云祥一名同志的职务任免。那么,市档案局存档此钱云祥一名同志的职务任免。那么,市档案局存档此文件时,标题要重新拟为文件时,标题要重新拟为关于钱云祥等同志职务任关于钱云祥等同志职务任免的通知免的通知。原标题不针对立档单位事由(问题)但文件内容中涉及到立档单位的,应按实际内容改换原标题。伟邦档案(4)对于一些请示件,批复不另行文。如:杭州市档案局写给潘祖光副市长的请示:如:杭州市档案局写给潘祖光副市长的请示:杭州杭州市档案局关于召开档案工作表彰大会的请示市档案局关于召开档案工作表彰大会的请示,潘祖潘祖光光副市长作了批示,不再
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