公文处理工作交流课件.ppt

1、上海xxxxxx公司1公文处理工作交流主讲人：xxx上海xxxxxx公司2n公司公文是公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法经营管理，进行公务活动的重要工具。n公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。n公文处理应当坚持实事求事、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。n公文处理必须严格执行党和国家有关保密法律、法规、纪律和其他有关规定，确保党和国家及企业秘密的安全。上海xxxxxx公司3二、公文种类 决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、决议、函、会议纪要。（一）决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位、人员的

2、决定事项。（二）通知：适用于发布规章制度、转发上级单位指示、部署安排工作、传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项以及人事任免和调配工作。上海xxxxxx公司4通知的种类：通知的种类：1、印发、转发性通知 （例：提出目的、依据或要求：为了目的，现将文件转发/印发给你们。转发文件应先引用文件标题，再引用文号，文号中年份要用六角括号“”）2、传达或部署性通知（例：为了目的，经研究决定）3、周知性通知（例：根据需要，经研究设立什么机构，明确机构的职责和编制，特此通知）4、人事任免通知5、会议通知 （例：简述会议目的、时间、地点、内容、参会人员，有其他事项，单列，如会议在外地举办，宾馆房间的

3、安排，就餐时间等）上海xxxxxx公司5（三）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（四）报告：适用于向上级单位或有关部门汇报工作、反映情况、提出建议、请求备案、答复上级单位或有关主管部门的询问。1、拟写报告要注意：文风要平实，内容要实事求是。重点突出、中心明确、主次分明、详略得当。报告中不得夹带请示事项。上海xxxxxx公司62、汇报工作报告的基本写法（1）结构：标题（汇报单位、内容、对象）正文（先扼要总述，后具体展开）结尾（以上汇报，请指示。或 以上汇报，请审阅）（2）写作要求：实事求事，如实反映。抓住中心，简明扼要。内容要新，有代表性。具体确切，条理清晰。3、反映情况报告

4、的基本写法 反映情况报告以陈述为主，写明时间、地点、有关情况（事件、发展过程、性质、当前事态等，分析问题，以及解决办法）。上海xxxxxx公司7（五）请示：适用于向上级单位和主管部门请求指示、批准。1、使用请示文种的条件 （1）超出权限，请求上级批准；（2）遇到新的困难，需上级帮助解决；（3）因过于复杂或涉及不相干单位，作不了明确答复的；（4）对上级政策难以把握，不明确的。上海xxxxxx公司82、拟写请示的注意事项（1）注意行文规则：一文一事；一般情况不得越级请示；不得多头请示；请示报上级单位、主管部门；不得抄送下级单位。（2）陈述原因时理由要充分，显示其紧迫、必要。（3）请示事项要具体明确

5、，要写明单位意见，便于领导参考批示。（4）语言简明扼要，理由开门见山。（5）涉及其它部门的，要有部门汇签。（6）要给上级单位留出时间。上海xxxxxx公司93、报告与请示的区别：（1）行文功能不同：报告是汇报情况，反映问题；请示是请求批准指示，解决问题。（2）处理方式不同：报告是阅件；请示是批复。（3）时间要求不同：报告一般是事件后报告。请示是事前请示，要求批准答复。上海xxxxxx公司10（六）批复：适用于答复下属单位的请示事项。（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）决议：适用于经会议讨论通过的重要决策事项。上海xxxxxx公司11（九）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作

6、、询问和答复问题的一种公文形式。函分为发函和复函二种。1、发函：主要用于与有关单位商洽公务，向有关单位询问和请示批准事项。函开头写明依据、原由，主体写明商洽事项，结尾提出希望、要求。“请函复、请复、请予支持”，最后应注明联系人及电话。2、复函：主要用于针对来函做出回复。（引述来函经研究，现复函如下此复、特此函复、以上意见，请函复。）上海xxxxxx公司12（十）会议纪要：主要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要的拟写一般分两部分，第一部分应写明会议概况，会议时间、地点、组织者、主持人、参会人员、议程、总体评价。第二部分是会议纪要的主体部分，主要精神、会议意见，议定事项等。上海xxxxx

7、x公司13三、公文写作应注意的几个问题三、公文写作应注意的几个问题（一）公文写作主旨要准确、清楚（公文标题应当准确简要的概括公文的主要内容，主送单位应当使用全称或者规范化简称。公文如有附件，应当写上附件名称，一个以上的要在公文名称前用阿拉伯数码注明附件顺序，不能以“附件如下：”替代等。）（二）公文写作事实要准确（少用或不用形容、虚拟、模糊、抒情词语）（三）公文写作要简洁（政策性、指导性，不能含蓄）（四）公文写作要庄重（整理领导讲话稿时，须变口语为书面语）上海xxxxxx公司14四、公文处理中的有关问题四、公文处理中的有关问题（一）发文办理的程序一般包括：拟稿、审核（会签）、核稿、签发、打印、校

8、对、印制、用印、发送等环节。（拟稿人一般是主办人员，重要文件设专门写作班子。）（二）拟写主送、抄送单位需注意事项 1、主送单位是指公文送达的主办单位。（拟写主送单位应注意：准确、规范、有序）2、抄送单位是指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其他单位。上海xxxxxx公司15（三）拟制公文标题应注意事项 1、公文标题一般由发文机关、事由和文种三要素组成。（用文头纸时可省略发文机关。标题中介词前至“关于的通知”）2、公文标题要准确概括公文的主要内容，突出表达行文的主要目的，并正确适用文种。（转发的公文标题：省略法 替代法 直接转发）上海xxxxxx公司163、公文标题中一般不使用标点符号，特殊情况

9、除外：（1）公文标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时用引号。（2）公文标题中某一部分需要注释或说明时用括号。（如：的规定（暂行/试行）注：暂行或试行文件期限为一年，一年后应修定正式文件）（3）公文标题中出现法规、规章名称和书名、报刊名时用书名号。（4）公文标题中出现并列词语之间的停顿时可用顿号。上海xxxxxx公司17（四）公文使用数字注意事项 1、公文中使用数字首先要实事求是，准确无误；数字来源应可靠权威；统计口径应统一，具有可比性。2、公文中的数字除按要求必须使用汉字 （大写数字）外，均应使用阿拉伯数字。（成文日期用汉字，如“二九年一月一日”但党委发文成文日期可用阿拉伯数字。部分、结构

10、、层次的序号用汉字，约定俗成或定型的词素、词组、缩略语“十之八九”、“五五”普法等。整数一到十，不是统计数的，可用汉字，“一文一事”）上海xxxxxx公司18（五）如何表示公文的结构层次序数 公文的结构层次序数：第一层为“一”；第二层为“（一）”；第三层“1”；第四层为“（1）”。（六）公文中“时间”的表达应注意事项 1、公文中的“时间”，要表明完整的年、月、日。（不用“本年、本月、去年、上月以前”等）2、年份一般不能简写。（不能写“09年”，要写“2009年”）3、表示时间范围时，可用“20052008年”，“34月”。（不用“2005年2008年”或“3月4月”）4、“截至”与“截止”的使用。截至：强调时间并未结束。截止：到一定期限为止，强调结止。上海xxxxxx公司19（七）公文中使用“简称”应注意事项 1、可接受性（“珠江三角洲”、“长江三角洲”等）2、规范（“xx股份”等）公文中单位名称使用简称，公文中表述地名时一律用全称。（八）公文中如何标注发文字号 1、标注发文字号的作用：一是为检索、查阅和引用公文提供专指性较强的代号；二是为统计和管理公文提供依据。2、发文字号由发文单位代字、年份序号组成。序号前不加0 3、标注发文字号应注意事项：年份应标全称，并使用括入，不得使用、（）或。