会议善后工作：参会人员送别课件.pptx

1、秘书会务管理秘书会务管理会议善后工作：会议善后工作：参会人员送别参会人员送别Part 01 项目描述 会议结束以后，秘书人员的工作仍然没有结束，必须做好善后工作，保证会议的善始善终。会议的善后工作主要包括参会人员送别、会场清理、会费结算，以及会议文件的清退、收集、整理与归档，会议决定事项的落实、会议评估与总结。Part 02Part 02 学习目标学习目标任务一任务一参会人员送别参会人员送别了解会议善后工作内容1熟悉引导退场的规范及方法2能熟练地安排离会服务工作3Part 03 任务导入A集团股份公司2013年安全生产工作会议于2013年4月在上海金福门酒店第二会议室举行。根据会议安排，与会者

2、共计131人，代表们26日报到，27日开会，28日离会，会务组周秘书负责参会人员的送别思考思考u参会人员送别包括哪些内容?u周秘书需要做哪些工作？Part 04 项目驱动1.会务人员应打开会议厅（会议室）的所有出口，避免离场时出现拥挤现象。2.会务人员应该先引导主席台上或第一排的领导们离开会场。3.如果会场有多余的退场通道，与会领导和其他人员可以各行其道，同时退场。一、引导与会人员安全退场（一）引导与会者退场Part 04 项目驱动会前，会务人员应做好车辆泊位安排，尤其是对使用车辆或与会人员自带车辆较多的会议，应提前划分好停车区，如将停车区划分为大型车辆、领导专车、与会人员自带车辆三个区域，车

3、辆分区停放；而且，将领导车辆专区放在容易出车的方位。离场时，让领导专车先行离开，其他车辆再按顺序离开。一、引导与会人员安全退场（二）引导车辆驶离Part 04 项目驱动离会服务工作的内容及时和与会人员清理结算账目。1提醒与会代表归还借用的文件、物品；不要遗忘自己的物品。2为与会代表预订并提前发放飞机票、车船票。3了解自带车辆人员的返回日程、路线及车辆油耗等情况。4安排送行车辆，将外地与会者送至机场、车站或港口。5请示领导后，为与会人员解决相关问题。6安排好暂留与会代表的住宿及膳食等工作。7二、离会服务工作Part 04 项目驱动会议费用的承担大致有三种情况：由主办方承担全部费用的会议。01主办

4、方担负会务费，其他费用由与会者自理的会议。02所有费用都由与会者担负，承办方只负责会务组织和服务的会议。03二、离会服务工作（一）和与会人员清理结算账目Part 04 项目驱动发放回程票的时间应依据与会代表所订返程票的时间而定，一般是会议一结束马上就发放。也可以提前通知代表们到会务组去领取车（船、机）票，也可以到会场发放车（船、机）票。送站，会务人员必须做好这最后一项工作。要做好送客工作，会务组就要根据与会者的身份、职务、年龄和身体状况以及车辆的承载能力安排合适的人员和车辆送站。如果有身份与地位较高的贵宾，则要由组织方的领导亲自送站。二、离会服务工作（二）发放回程票，安排人员送站Part 04

5、 项目驱动对自带车辆参会的人员，会务人员应提前了解他们的返程日期、路线及车辆的油耗等情况，以帮助他们选好返程路线，选择好的加油站把车油加满，处理好各种特殊情况。二、离会服务工作（三）了解自带车辆人员的返回日程、路线及车辆油耗等情况（四）安排好暂留与会代表的住宿及膳食等工作Part 05 技能训练2008年7月15日至18日，某出版社主办的高校大学英语教学及教材出版研讨会在杭州国际假日酒店举行。会议规定，所有会议经费、车费、住宿费都由出版社承担，会议不安排旅游项目。代表们15日全天报到，18日上午离会。每位与会人员可以带一名家属，但家属费用应按会议统一标准自行解决。由于是在旅游地召开会议，出版社

6、把订票任务交给了当地的旅行社。旅行社通知与会者17日下午到总台取返程票。到下午7点前，与会者都拿到了返程票。会费结算时间定在17日晚20点开始，地点定在酒店17层的会议室，即会务组办公室。20点整，会务组外的楼道里排起了长队，会务组人员对参会人员的身份证、教师证及车票一一核实，审查合格后予以报销。案例案例Part 05 技能训练思考思考并并分析分析1.该出版社哪些方面服务不到位？2.他们怎样做才能避开与会者结账排长队的现象？3.怎样才能避免与会者的所有抱怨？Part 06学习反思与评价学习目标学习目标自我评价自我评价组内评价组内评价教师评价教师评价备注备注好较好一般好较好一般好较好一般1.了解会议善后工作内容2.熟悉引导退场的规范及方法3.能熟练地安排离会服务工作谢谢谢谢Thank you