公文写作规范与技巧课件.ppt

1、强企则强国强企则强国 1常用公文写作规范与技巧常用公文写作规范与技巧强企则强国强企则强国 王京刚王京刚原海尔集团高级经理人原海尔集团高级经理人;对外经贸大学对外经贸大学MBA山东联合会学术交流部部长；山东联合会学术交流部部长；发改委国储系统现场管理首席顾问；发改委国储系统现场管理首席顾问；国家电网培训中心特聘讲师；国家电网培训中心特聘讲师；广西电网公司战略规划高级顾问；广西电网公司战略规划高级顾问；培训培训杂志社特约撰稿人；杂志社特约撰稿人；畅销书畅销书做最优秀的班组长做最优秀的班组长作者；作者；原解放部某部特种大队军事记者；原解放部某部特种大队军事记者；中国有机蔬菜网（和合有机食品公司）高级

2、合伙人中国有机蔬菜网（和合有机食品公司）高级合伙人；多家企业管理顾问。多家企业管理顾问。强企则强国强企则强国 课堂契约课堂契约人都有长处，相互学习；人都有长处，相互学习；人都有短处，相互宽容；人都有短处，相互宽容；人都有难处，相互帮助；人都有难处，相互帮助；人都有苦处，相互谅解；人都有苦处，相互谅解；人都有好处，懂得感恩。人都有好处，懂得感恩。强企则强国强企则强国 目目 录录强企则强国强企则强国 5强企则强国强企则强国 6何谓公文？何谓公文？强企则强国强企则强国 7 原始社会：结绳记事；原始社会：结绳记事；商代后期：甲骨文书；商代后期：甲骨文书；秦汉后：秦汉后：“书书”、“奏奏”；强企则强国强

3、企则强国 8民国：民国：公文程式公文程式 “制、诏、策、册、敕、教、令、谕、符、檄、旨”封建时代：封建时代：强企则强国强企则强国 9文书模式是一种沟通文化文书模式是一种沟通文化!办事办事办文办文办会办会强企则强国强企则强国 10 “子由之文实胜仆子由之文实胜仆,而世俗不知而世俗不知,乃以为不如；其为人深不愿人知之，乃以为不如；其为人深不愿人知之，其文如其为人。其文如其为人。”-宋宋苏轼苏轼答张文潜书答张文潜书强企则强国强企则强国 11强企则强国强企则强国 12法定作者：依宪法和有关法律、法规规定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。行

4、文单位：在职权范围内制发公文的机关、部门或单位，称为行文单位。公文的制发：起草、核稿、签发等程序。公文的签收：收到登记、分办、批办、承办、催办等。强企则强国强企则强国 13命令指示决定意见批复政策性通知条例规定办法细则章程规则报告请示公报公告知照性通知通报简报函会议记录电话记录会议纪要大事记值班日志按内容性质分按内容性质分强企则强国强企则强国 14 强企则强国强企则强国 强企则强国强企则强国 16强企则强国强企则强国 17为什么要加强职业素质训练？为什么要加强职业素质训练？公文写作是一项职业性、政策性、业务性很强的工作，公文写作的好坏，不公文写作是一项职业性、政策性、业务性很强的工作，公文写作

5、的好坏，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导思想和领导艺术的直接反映。仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导思想和领导艺术的直接反映。1.1.职业素质：职业素质：a.a.明确的方向、坚定的立场明确的方向、坚定的立场;b.b.敏锐的洞察力和鉴别力。敏锐的洞察力和鉴别力。c.c.保密纪律。保密纪律。2.2.政策理论水平政策理论水平:执行政策、理解政策、表达政策。执行政策、理解政策、表达政策。3.3.熟悉业务和工作情况熟悉业务和工作情况4.4.有较宽的知识面有较宽的知识面5.5.有较好的文字功底有较好的文字功底知知干干能能你最想得到的，是你最不想付出的。你最想得到的，是你最不想付出的。强企则强国强企

6、则强国 强企则强国强企则强国 19强企则强国强企则强国 20进入写作过程强企则强国强企则强国 21进入示例练习强企则强国强企则强国 22亲爱的先生亲爱的先生/女士：女士：我已经间接获悉您在寻找一家我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能热请的人，

7、对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，周二和周五下午不能拜访你处，这是因为这是因为刘云端先生，您好：刘云端先生，您好：这是来自微软的信，继我们上周的这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。我公司的最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装新型计算你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。合你的要求，会让您满意的。期待您的回音，并期望很快能和您期待您的回音，并期望很快能和您会面。会面。此致此

8、致 敬礼敬礼 比尔盖茨比尔盖茨 2002年年10月月1日日强企则强国强企则强国 23进入技法概要进入技法概要亲爱的先生亲爱的先生/女士：女士：我已经间接获悉您在寻找我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通相会的

9、可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因下午不能拜访你处，这是因为为刘云端先生，您好：刘云端先生，您好：这是来自微软的信，继我这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。求，会让您满意的。期待您的回音，并期望很期待您的回音，并期望很快能和您会面。快能和您会面。此致此致 敬礼敬礼 比尔盖茨比尔盖

10、茨 2002年年10月月1日日写信者不原写信者不原费神查明联费神查明联系人系人语意含糊语意含糊语法错误与语法错误与错别字错别字无关信息无关信息文书过长文书过长说明写信原因说明写信原因暗示下一步应暗示下一步应采取的行动采取的行动知道此信发知道此信发给谁给谁表明积极的态表明积极的态度度只写了一页只写了一页强企则强国强企则强国 24进入三种类型强企则强国强企则强国 25进入三种类型 强企则强国强企则强国 进入技法概要总结表直截了当地给接受者好消息，使之高兴。然后解释这个好消息，消除接收者可能产生的疑问。用好祝愿来结束文书，使受信人知道，你在分享他的愉快。开始以自然渐进的方式叙述，为受信人接受坏消息先

11、行铺垫。给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，进行暗示，使之有思想准备。给出坏消息，要清楚、准确。不能使人产生误解。用良好的祝愿结束，不要为坏消息做任何辩解。开头对受信人应具有吸引力，要生动，使人产生兴趣。表述事实，要求或建议。当这些与某种利益相关时，使受信者屈从。清楚地指示受信者如何去做，鼓励克服困难，尽快完成任务。强企则强国强企则强国 进入模拟练习文字沟通有三种主要类型：肯定型肯定型直接给出好的消息解释好消息用好的祝愿结束 否定型否定型用缓冲式的自然叙述开头在给出坏消息之前加以解释告诉坏消息如果可能，建议某些可能的选择用好的祝愿结尾 指示型指示型以一种具有吸引受信人注意力的叙述开始表述建议

12、或要求，及可能的利益清楚地指示受信者应如何去做鼓励克服困难，尽早完成工作。强企则强国强企则强国 进入创建文字沟通分析表 创建文字沟通分析表创建文字沟通分析表一封拒绝的信一封拒绝的信强企则强国强企则强国 进入一封拒绝的信（钉书机）强企则强国强企则强国 进入研讨（请注意“准备、写作和检查”三步骤）尊敬的主管：您好，我是质量控制员王海宾，已经在岗位上工作3年了。我先后多次参加过公司内部组织的一些技能培训，这些培训对我的工作很有帮助，使我深刻认识到知识对工作的重要性。因此，我希望能参加一次“6个西格玛”管理的进修班，为期2个月，脱产进行。原因如下：“6个西格玛”是最近在制造业很受重视的质量管理方法，作

13、为主管质量方面的员工，我的质量管理知识已经陈旧，需要更新。现在学习储备一些专业知识，可以有利于将来工作。我多次提议公司举办类似培训，可是限于我们的能力，都没有举办。这个为期2个月的进修班是省计委举办的，质量高，费用低，机会难得。综上所述，希望您能够批准我的请求。此致 敬礼 王海宾 2002年10月9日强企则强国强企则强国 进入陈述纸样板强企则强国强企则强国 进入“一封拒绝的信”review合适的信合适的信相对不合适的信相对不合适的信是否清楚地表达了是否清楚地表达了自己的目的？自己的目的？是否清楚地表达了自是否清楚地表达了自己的目的？己的目的？信的结构是否符合信的结构是否符合前面所讲的要求？前面

14、所讲的要求？信的结构是否符合前信的结构是否符合前面所讲的要求？面所讲的要求？换种方式表达是否换种方式表达是否效果更好？效果更好？换种方式表达是否效换种方式表达是否效果更好？果更好？不常用的词句：替代词句：不 常 用 的词句：替代词句：容易引人误解的词句：修正：容易引人误解的词句：修正：信中写了多少句话，信中写了多少句话，数一下记下来。数一下记下来。信中写了多少句话，数信中写了多少句话，数一下记下来。一下记下来。强企则强国强企则强国 强企则强国强企则强国 34是将人物的经历和事件发展变化过程所作的叙说与交代。（包括：人和事两方面）（倒叙、插叙、顺叙）是简明扼要的文字、把事物的形状、性质、特征、成

15、因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。（定义说明、注释说明、比较说明、数字说明、举例说明、分类说明）就是议事说理。是公文作者对客观事物或问题进行分析评述，提出看法或措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。（三要素：论点、论据、论证）A.A.论点：论点：又称论题或观点。是指对所论述的问题提出的见解、主张与态度。（统帅：要证明什么？）（教皇故事教皇故事）B B.论据：论据：是证明论点的真实性的根据。分三类：一是事实；二是理论；三是政策法规论据。（基础：用什么证明）C.C.证明：证明：是运用论据来证明论点的方法和过程。（桥梁：如何证明）运用语言的方法和手段运用语言的方法和手段强企则强国强

16、企则强国 35准确准确：是用子、词、句、意、义和标点符号正确、精准。是用子、词、句、意、义和标点符号正确、精准。简明简明：用最少的文字表达尽可能多的重点内容。用最少的文字表达尽可能多的重点内容。庄重庄重：用语必须讲究庄严、郑重。用语必须讲究庄严、郑重。得体得体：语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。基本要求：行文目的一致的心理效应。基本要求：a.是发适应行文的语体风格。如：b.是要分清上下级关系

17、，掌握好分寸。如：c.是要多运用公文的专用词语。如：强企则强国强企则强国 强企则强国强企则强国 37强企则强国强企则强国 381.11.1通知的定义、文种、特点、格式规范通知的定义、文种、特点、格式规范1.21.2通知的类型通知的类型1.31.3通知的写作技巧通知的写作技巧强企则强国强企则强国 39定义定义:通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。文种文种:属于属于“指挥性指挥性”和和“知照性知照性”公文公文.如如:政策性通知政策性通知;知照性通知知照性通知格式规范格式规范:主要部分：标题、抬头

18、（接受对象）、正文、礼貌语、落款（发文单位名称、日主要部分：标题、抬头（接受对象）、正文、礼貌语、落款（发文单位名称、日期）；期）；附加部分：附件、主题词、抄送、拟文、打印、份数附加部分：附件、主题词、抄送、拟文、打印、份数强企则强国强企则强国 401)1)发布性通知：用于发布行政规章制度及规章制度。发布性通知：用于发布行政规章制度及规章制度。2)2)批转性通知：用于批转下级机关的公文，给所属人员，让他们周知或执行。批转性通知：用于批转下级机关的公文，给所属人员，让他们周知或执行。3)3)转发性通知：用于转发上级和不相隶属单位的公文转发性通知：用于转发上级和不相隶属单位的公文,给所属人员，让他

19、们周知或给所属人员，让他们周知或 执行。执行。4)4)指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。5)5)任免性通知：用于任免和聘用干部。任免性通知：用于任免和聘用干部。6)6)事务性通知：用于处理日常工作事务性的，把有关信息或要求用通知形式传达事务性通知：用于处理日常工作事务性的，把有关信息或要求用通知形式传达 给有关单位、部门。给有关单位、部门。根据适用范围的不同，可分为六大类：根据适用范围的不同，可分为六大类：强企则强国强企则强国 41“发文单位+文种”或“事由+文种”两种形式。不同类型有不同写法。A.发布性通知：正文简短，写明发布

20、什么规章，请贯彻执行。B.批转性、转发性通知：简单写明批转、转发的文件，请贯彻执行。C.指示性通知：a.a.讲清楚工作来由、内容、要求三方面。讲清楚工作来由、内容、要求三方面。b.b.正文：先用一段或几段说明为什么要做这件工作，相当于引言；工正文：先用一段或几段说明为什么要做这件工作，相当于引言；工 作内容和工作要求结合起来写，内容分条列出；作内容和工作要求结合起来写，内容分条列出；c.c.最后一段或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。最后一段或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。D.任免性通知：只写明什么权力机构任命或免去什么人什么职务就行。E.事务性通知：只要把需要周知

21、或执行的事写清楚就行。3)3)其他：其他：A.主题词 B.礼貌语 强企则强国强企则强国 强企则强国强企则强国 2.1 通报的概念通报的概念 通报是国家机关、社会团体、企事业单位表彰先进、批评错误、通报是国家机关、社会团体、企事业单位表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况所使用的一种下行公文。传达重要精神或情况所使用的一种下行公文。2.2 通报的作用通报的作用 互通情况，沟通信息，使有关单位或组织了解工作进程，安排好互通情况，沟通信息，使有关单位或组织了解工作进程，安排好自己的工作。自己的工作。学习先进的典型经验，指导和推进工作。学习先进的典型经验，指导和推进工作。吸取他人教训，警惕类似问题发生

22、。吸取他人教训，警惕类似问题发生。2.3 通报的种类通报的种类 根据内容的性质，通报可分为表彰性通报、根据内容的性质，通报可分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。批评性通报和情况通报三种。强企则强国强企则强国 2.4 通报的结构通报的结构 通报的结构分标题、正文、署名和日期四部分。通报的结构分标题、正文、署名和日期四部分。2.4.1 标题。大致有四种类型：一是由发文机关的名称、事由标题。大致有四种类型：一是由发文机关的名称、事由 和文种组和文种组成；二是由事由和文种组成；三是由发文机关和文种组成；四是只由成；二是由事由和文种组成；三是由发文机关和文种组成；四是只由文种文种“通报通报”作标题

23、。作标题。2.4.2 正文。是通报主体部分。正文。是通报主体部分。表彰性通报的写作提示表彰性通报的写作提示 介绍先进事迹。一要写清时间、地点、人物、事件及其主要经过、介绍先进事迹。一要写清时间、地点、人物、事件及其主要经过、情节和结果；二要详略得当，重点突出。情节和结果；二要详略得当，重点突出。强企则强国强企则强国 点明题旨。也是先进事迹的性质和意义，这是通报的目的所在，对点明题旨。也是先进事迹的性质和意义，这是通报的目的所在，对先进事迹进行评议，明确地指示其重要意义。语言要简练，具有画龙先进事迹进行评议，明确地指示其重要意义。语言要简练，具有画龙点睛的作用。点睛的作用。表彰决定。领导机关根据

24、先进事迹做出表彰的决定，并发出学习号表彰决定。领导机关根据先进事迹做出表彰的决定，并发出学习号召，它是表彰性通报的核心部分，要求语言简明。召，它是表彰性通报的核心部分，要求语言简明。希望号召。最后表示号召或希望的词语，更要着重开掘事迹的典型希望号召。最后表示号召或希望的词语，更要着重开掘事迹的典型意义，力求扼要，鲜明。意义，力求扼要，鲜明。强企则强国强企则强国 强企则强国强企则强国 473.13.1报告的文种、特点、格式规范报告的文种、特点、格式规范3.23.2报告的类型报告的类型3.33.3报告的写作技巧报告的写作技巧3.3.13.3.1如何突出报告的关键点如何突出报告的关键点3.3.23.

25、3.2如何让报告生动有效如何让报告生动有效3.3.33.3.3如何提升如何提升“签报签报”的功率与水准？的功率与水准？强企则强国强企则强国 48定义定义:报告是下级向上级汇报情况、反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问的陈述性公文。特点：特点：1)陈述性 2)有主见文种文种:属于“报请性”和“陈述性”公文.如:关于关于“个人理财个人理财”月活动情况的报告月活动情况的报告格式规范格式规范:标题:”事由事由+文种文种”即：“关于xxxx的报告报告”抬头:上级单位名称、正文：表达报告的内容，即汇报的情况及问题表述，以及工作或改进建议。结束语:特此呈报；“此致，敬礼！”落款:行文单位名称、日期

26、；附件、拟文、打印、份数强企则强国强企则强国 491)按照内容涉及的范围分：a.综合报告 b.专题报告。2)按照行文目的的不同分：a.呈报性报告 b.呈转性报告。强企则强国强企则强国 503.3 3.3 报告的写作技巧：报告的写作技巧：a.标题+副标题（形容词：“第一届”）冲击感、行业特点、业务特征 融入企业文化（文化元素-圣元-高）强企则强国强企则强国 514.14.1请示与批复的特点、文种、格式规范请示与批复的特点、文种、格式规范4.24.2请示与批复的类型请示与批复的类型4.34.3请示与批复的写作技巧请示与批复的写作技巧4.3.14.3.1请示的技巧请示的技巧4.3.24.3.2会签的

27、技巧会签的技巧4.3.34.3.3批复的技巧批复的技巧强企则强国强企则强国 52请示是下级向上级请求指示或批准的公文。1）超前性：请示必须是在办事之前。2）说明性：请示的目的在向上级说明情况，请求帮助。3）单一性：必须“一文一事”。根据行文目的的不同，可分三大类：1）请求批准类；2）请求帮助类；3）请求批转类。属于“报请性公文”4.14.1请示的特点、文种、格式规范请示的特点、文种、格式规范格式规范格式规范:a.a.标题:”事由+文种”即：“关于xxxx的”b.抬头:上级单位名称、c.正文：表达请示的目的，即说明情况，请求帮助的原因。d.结束语:特此呈请；“如无不妥，请准为盼！”“此呈！”e.

28、落款:行文单位名称、日期；f.附件、拟文、打印、份数强企则强国强企则强国 531 1）行文规则）行文规则 A.请示应当一文一事。B.只写一个主送单位，如需同送其他单位，应当抄送，但不抄送下级。C.不越级请示，因特殊情况须越级时，应抄送被越的上级。D.受双重领导的单位向上请示，应写明主送和抄送，由主送单位负责答复。2 2）理由要充分、要求要合理）理由要充分、要求要合理 A.理由充分：为什么，针对职能、存在问题、发展、上级等要求或需求的迫切性；列出条项，明白易于理解。B.要求合理：符合现实条件和资源以及上级的权限范围。3 3）格式要正确，语言要得体）格式要正确，语言要得体A.标题：一般用“事由+文

29、种”。B.正文：请示理由、请示事项、结束语。C.语言得体:恰到好处.强企则强国强企则强国 54 会签是就某一需要会办的会签是就某一需要会办的“请示请示”公文的公文的审阅与承办提出意见。审阅与承办提出意见。注意职责和职权范围；注意职责和职权范围；深入了解实情；四纬度沟通；深入了解实情；四纬度沟通；原则问题按制度；原则问题按制度；业务问题按流程；业务问题按流程；专业问题按标准；专业问题按标准；发展问题看形势；发展问题看形势；态度严谨积极；态度严谨积极；用词准确用词准确,恰当！恰当！强企则强国强企则强国 55拟文拟文部门部门强企则强国强企则强国 56会签会签部门部门承办人承办人会签会签部门部门主管主

30、管强企则强国强企则强国 57定义：批复：是答复下级请示事项的指示性公文。特点：1)针对性：针对“请示”这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。2)指导性：批复针对请示表态或发表意见，对下级的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。类型：可分为两类：1)表态性批复：主要是答复请求批准类的请求，或同意、或不同意。同意的不必说理由，不同意的一般略说理由。2)请示性批复：针对下级请求的事项或者提出的问题，提出处理意思，带有指导下级工作的性质。强企则强国强企则强国 581)要先回答后批复。2)态度要鲜明，措辞要明确。3)要及时批复。强企则强国强企则强国 59相同点：都属于上行文相同点：都属于上行

31、文 都具有反映情况、提出建议的功用。都具有反映情况、提出建议的功用。强企则强国强企则强国 60不同点：不同点：1 1、内容、内容 请示：一文一事，报告：一文多事请示：一文一事，报告：一文多事2 2、侧重点、侧重点 3 3、行文目的、行文目的 请示：解决问题请示：解决问题 报告：便于上级决策报告：便于上级决策4 4、行文时间、行文时间 事前事前 事中或事后事中或事后5 5、主送单位、主送单位 请示一个，请示一个，报告多个报告多个6 6、篇幅不同、篇幅不同 请示简短，报告不能太短请示简短，报告不能太短7 7、标题写作不同、标题写作不同 请示：不写请示：不写“报告报告”两个字，这是常犯的错误，两个字

32、，这是常犯的错误，8 8、结束语不同、结束语不同 请示：表明迫切要求，请示：表明迫切要求，“请批准请批准”，需要上级回复。，需要上级回复。报告一般不写，多数以报告一般不写，多数以“特此报告特此报告”就行了就行了9 9、处理结果不同、处理结果不同 请示：属于办件，需要批复；报告：属于阅件，用请示：属于办件，需要批复；报告：属于阅件，用“批转批转”的形式，予以答复。的形式，予以答复。强企则强国强企则强国 61请示与报告不分的几种表现形式请示与报告不分的几种表现形式2 2把报告当作请示。把报告当作请示。有些报告是下级呈送给上级并要求批转的报告，这类报告应属于呈转性报告极易被当作请示。如关于加强行员职

33、业道德教育的请关于加强行员职业道德教育的请示示末尾处应写“以上报告，如无不妥，请批转执行。”属于典型的呈转性报告但是往往被当作了请示。3 3请示与报告混合型。请示与报告混合型。有些公文既请示工作又报告情况或者既报告情况又夹带请示事项，这些形式都不符合文种的使用规范。如关于举办第十届关于举办第十届“深深发展杯发展杯”运动会的请示报告运动会的请示报告，这类文件形式，其内容既汇报了工作，又顺便提出了请示或者一文数项请示，这种混合的形式，极易使上级机关理不出头绪，处理了一件事情而耽误了另外几件事情。1 1把请示当作报告。把请示当作报告。就是把请求指示、批准的请示当作了报告。如关关于申请购买电脑的报告于

34、申请购买电脑的报告，指本部门根据工作需要，提出购买电脑的要求，请求上级予以批准，批准后方可执行的事情。这类应属于请示，而行文实践中有时恰恰使用了报告这一文种。关于申请购买电脑的请示关于申请购买电脑的请示关于加强行员职业道德教育的报告关于加强行员职业道德教育的报告强企则强国强企则强国 62请示与报告不分的原因请示与报告不分的原因造成上级的公文理解和处理困难，沟通混乱；形成不规范内部公文；造成上级的公文理解和处理困难，沟通混乱；形成不规范内部公文；容易使上级错批、漏批文件；造成误解；形成不健康的企业文化；容易使上级错批、漏批文件；造成误解；形成不健康的企业文化；延误问题的处理，严重影响公文功效和工

35、作效率。延误问题的处理，严重影响公文功效和工作效率。请示与报告不分的后果请示与报告不分的后果请示请示适用于向上级请求指示、批准；适用于向上级请求指示、批准；报告报告适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。见或建议，答复上级的询问。强企则强国强企则强国 函适用于不相隶属机关之间商洽工函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准。是公文中有关主管部门请求批准。是公文中惟一惟一的平行文的平行文。5.1 函的含义函的含义强企则强国强企则强国 5.2 函的特点函的特点1

36、）平等性和沟通性）平等性和沟通性 函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系，这是其他所有的上行文和下行文所不具体现着双方平等沟通的关系，这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。备的特点。2）灵活性和广泛性）灵活性和广泛性 函对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基层单位；党政机函对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基层单位；党政机关、社会团体、企事业单位，均可发函。关、社会团体、企事业单位，均可发函。3）单一性和实用性）单一性和实用性 函的内容必须单纯，一份函只能写一件事项。函不需要在原则、函

37、的内容必须单纯，一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述，不重务虚重务实。意义上进行过多的阐述，不重务虚重务实。强企则强国强企则强国 5.3 函的分类函的分类 1）公函与便函）公函与便函 按性质分。公函是正式的公文，有文件头、有发文字号、有标题、按性质分。公函是正式的公文，有文件头、有发文字号、有标题、有公章，严格按照公文格式撰写制作。便函格式可以没有文件头，没有公章，严格按照公文格式撰写制作。便函格式可以没有文件头，没有发文字号，甚至可以没有标题。但正文之后，要有机关署名、日期有发文字号，甚至可以没有标题。但正文之后，要有机关署名、日期和公章。和公章。2）发函和复函）发函和

38、复函 按发文目的分。主动制发的函为发函，回复对方来函的函称为复按发文目的分。主动制发的函为发函，回复对方来函的函称为复函。函。3）商洽函、询问函和请批函）商洽函、询问函和请批函 按内容、用途和目的分类，可分为按内容、用途和目的分类，可分为商洽函、询问函、答复函、请商洽函、询问函、答复函、请批函。批函。此外，还有通知事项的函、催办事宜的函、转送材料的函、邀此外，还有通知事项的函、催办事宜的函、转送材料的函、邀请函、转办函，报送材料函等等。请函、转办函，报送材料函等等。强企则强国强企则强国 5.4 函的结构、内容和写法函的结构、内容和写法公函由首部、正文和尾部三部分组成。公函由首部、正文和尾部三部

39、分组成。1）首部）首部 主要包括标题、发文字号、主送机关三个项目内容。主要包括标题、发文字号、主送机关三个项目内容。标题标题,公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。文种构成。另一种是由事由和文种构成。发文字号发文字号是由发文机关代号、年号、顺序号三个部分组成。是由发文机关代号、年号、顺序号三个部分组成。主送机关主送机关即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。者规范化简称，其后用冒号。强企则强国强企则强

40、国 2)正文正文其结构一般由开头、主体、结束语等部分组成。其结构一般由开头、主体、结束语等部分组成。开头开头，主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等，主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用内容，然后用“现将有关问题说明如下：现将有关问题说明如下：”或或“现将有关事项函复如下：现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据。等过渡语转入下文。首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据。主体主体，主要说明致函事项。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关，主要说明致函事项。无论是商洽工作，询问和答复

41、问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。强企则强国强企则强国 结束语结束语，一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协，一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协 助解决某一助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。通

42、常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如如“特此函询（商）特此函询（商）”、“请即复函请即复函”、“特此函告特此函告”、“特此函复特此函复”等。等。3）落款落款一般包括署名和成文时间两项内容。右下方方署上发文机一般包括署名和成文时间两项内容。右下方方署上发文机关单位名称，写明成文时间年、月、日，然后加盖公章。关单位名称，写明成文时间年、月、日，然后加盖公章。（案例）（案例）强企则强国强企则强国 6.1 会议纪要的概念会议纪要的概念 会议纪要是一种记载、传达会议基本情会议纪要是一种记载、传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性况或主要精神、议定事项等内容的规定性公

43、文。公文。强企则强国强企则强国 6.2 会议纪要与会议记录区别会议纪要与会议记录区别从文体性质上看，会议纪要是正式的公文文种，而会从文体性质上看，会议纪要是正式的公文文种，而会 议记录只是会议情况议记录只是会议情况的记录，只是原始材料。的记录，只是原始材料。从内容上看，会议记录无选择性、提要性，会议情况一一记录来；而会议纪从内容上看，会议记录无选择性、提要性，会议情况一一记录来；而会议纪要有选择性、提要性，不一定要包容会议的所有内容。要有选择性、提要性，不一定要包容会议的所有内容。从形成的过程和时间方面看，会议记录是随着会议的进行过程同步产生的，从形成的过程和时间方面看，会议记录是随着会议的进

44、行过程同步产生的，而会议纪要则要在会议后期、甚至会议结束后通过选择归纳、加工提炼之后而会议纪要则要在会议后期、甚至会议结束后通过选择归纳、加工提炼之后才能形成。才能形成。强企则强国强企则强国 6.3 会议纪要的特点会议纪要的特点1）纪实性）纪实性 会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，它是对会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，它是对会议基本情况的纪实。会议基本情况的纪实。2）概括性）概括性 会议纪要重点说明会议的主要参加者，基本议程，与会者有哪些主要会议纪要重点说明会议的主要参加者，基本议程，与会者有哪些主要观点，最后达成了什么共识，形成了什么决定或决议。观点

45、，最后达成了什么共识，形成了什么决定或决议。3）指导性）指导性 多数会议纪要具有指导工作的作用。它要传达会议情况、会议精神，多数会议纪要具有指导工作的作用。它要传达会议情况、会议精神，要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作，落实会议的议定事项。要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作，落实会议的议定事项。强企则强国强企则强国 6.4 会议纪要的分类会议纪要的分类 就性质可分为办公室会议纪要和专项会议纪要；就表述形式可分就性质可分为办公室会议纪要和专项会议纪要；就表述形式可分为决议式纪要，概述式纪要和记录式纪要；根据内容可分为决议性纪为决议式纪要，概述式纪要和记录式纪要；根据内容可分为决议性纪

46、要和综合性纪要。有人按会议类型分为办公会纪要、专题会议纪要、要和综合性纪要。有人按会议类型分为办公会纪要、专题会议纪要、经验交流会纪要、学术会议纪要等等。我们根据会议是否作出决定或经验交流会纪要、学术会议纪要等等。我们根据会议是否作出决定或决议，是交流为主还是研讨为主，将会议纪要分为决议，是交流为主还是研讨为主，将会议纪要分为决策型纪要、交流决策型纪要、交流型纪要、研讨型纪要型纪要、研讨型纪要三种类型。三种类型。强企则强国强企则强国 6.4.1决策型纪要决策型纪要 以会议形成的决定、决议或者议定事项为主要内容的会议纪要，以会议形成的决定、决议或者议定事项为主要内容的会议纪要，称为决策型纪要。其

47、特点是指导性强，会议上确定的工作重点，对称为决策型纪要。其特点是指导性强，会议上确定的工作重点，对工作的步骤、方法和措施的安排，都要求与会单位共同遵守或执行。工作的步骤、方法和措施的安排，都要求与会单位共同遵守或执行。类似指示和安排工作的通知，只是发出的指导性意见不是由领类似指示和安排工作的通知，只是发出的指导性意见不是由领导机关作出的，而是由会议讨论议定的。导机关作出的，而是由会议讨论议定的。这样的会议纪要还常常会有一些工作分工，每个与会单位除完这样的会议纪要还常常会有一些工作分工，每个与会单位除完成共同任务之外，还要完成会议确定自己承担的那些工作。成共同任务之外，还要完成会议确定自己承担的

48、那些工作。强企则强国强企则强国 6.4.2 交流型会议纪要交流型会议纪要 以思想沟通或情况交流为主要内容的会议纪要，属于交流性会议以思想沟通或情况交流为主要内容的会议纪要，属于交流性会议纪要。其主要特点是：以统一思想、达成原则共识或树立学习榜样为纪要。其主要特点是：以统一思想、达成原则共识或树立学习榜样为目的，而不布置具体工作，有明显的思想引导性，但没有明显的工作目的，而不布置具体工作，有明显的思想引导性，但没有明显的工作指导性。指导性。6.4.3 研讨型会议纪要研讨型会议纪要 这种会议纪要的鲜明特点是并不以共识和议定事项为主要内容，这种会议纪要的鲜明特点是并不以共识和议定事项为主要内容，而是

49、以介绍各种不同的观点和争鸣情况为主。研讨会和学术讨论会的而是以介绍各种不同的观点和争鸣情况为主。研讨会和学术讨论会的纪要多是这种类型。纪要多是这种类型。强企则强国强企则强国 6.5 会议纪要的写法会议纪要的写法 分标题、正文、落款三部分。分标题、正文、落款三部分。6.5.1会议纪要的标题和成文日期会议纪要的标题和成文日期 标题一般由会议名称和文种两项构成。也有采用一般公文标题写标题一般由会议名称和文种两项构成。也有采用一般公文标题写法的，由主要内容法的，由主要内容(事由事由)加文种组成。加文种组成。会议纪要的成文日期一般加括号标写于标题之下正中位置，以会会议纪要的成文日期一般加括号标写于标题之

50、下正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准。也有出现在正文之后的。议通过日期或领导人签发日期为准。也有出现在正文之后的。强企则强国强企则强国 6.5.2会议纪要的正文会议纪要的正文 会议纪要的正文分为前言、主体、结尾三大部分。会议纪要的正文分为前言、主体、结尾三大部分。前言。前言。概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况，说明主要议题，然后用会期、形式等组织情况，说明主要议题，然后用“现将这现将这次会议讨论的主要问题综述如下：次会议讨论的主要问题综述如下：”、“会议纪要如下：会议纪要如下：”或或“会议确定了如下事项