EXCEL使用操作技巧.pptx

1、EXCEL使用操作技巧u 选择性粘贴用的最多的是“数值”，即去掉公式，只粘贴结果。运算中最常用的是除，如需要把单位为元的数据在原单元格转换成万元，则可以在一空白单元格输入10000，复制这个单元格，然后选中需要转换的单元格，选择性粘贴，选择“运算”中的“除”即可。另外转置也会用到，效果是第一行的数据变成第一列，以此类推。u 工作表内的批量选择、冻结窗口：批量选择：先选择第一个单元格，按住shift键，滚动滑轮点击最后一个单元格，则完成操作。批量选择多列的区域时，最后点击需要选择区域的右下角最后一个单元格即可。冻结单元格：为了方便直观操作，可以冻结一个单元格的行或者列，冻结的方法：如要需要冻结B

2、3单元格，则需要先选择B4单元格，再点击 视图冻结窗格冻结拆分窗格u 对多个相同格式的工作表sheet进行批量操作：先选择第一个sheet，按住shift键，点击最后一个sheet，这样就选中了多个工作表，此时进行的任何操作都是对选中的所有表格进行批量操作，如编辑单元格，插入行/列，输入公式等，适用于对多张表在相同的位置进行相同的操作，可以省去对多张表逐一进行相同操作的麻烦。u 对多个工作表进行求和：如第一个工作表是汇总表，后面有3张按月份统计的明细表，汇总表有一个单元格需要输入公式汇总后面3个表格某个数据，先在汇总表输入公式，如SUM(然后选中第一个明细表，按住shift键，选中最后一个表，

3、再在明细表中点击需要求和的单元格，输入公式的结尾右括号），回车完成公式的输入。此时公式为=SUM(1月:3月!F9)，1月:3月为第一个工作表名加上冒号接着是最后一个工作表名，这个表达式表示是对1月，2月，3月3个工作表的引用。事实上，不是所有的函数都支持对多个工作表进行引用，excel支持对多个工作表进行引用的常用函数有：SUM 将数值相加AVERAGE 计算数值的平均值（数学方法）AVERAGEA 计算数值（包括字符串和逻辑值）的平均值（数学方法）。COUNT 计算包含数字的单元格个数COUNTA 计算非空白单元格个数（包括字符串和逻辑值）MAX 查找一组数值中的最大值MAXA 查找一组数

4、值中的最大值（包括字符串和逻辑值）MIN 查找一组数值中的最小值MINA 查找一组数值中的最小值（包括文本和逻辑值）PRODUCT 将数字相乘u 查找和替换 在开始菜单最右边可以调出“查找和选择”菜单，如右上图所示。Ctrl+F调出窗口。有时候在用vlookup等查找函数时目测有该项数据，但公式却没有返回结果，此时应考虑关键字段是否有空格，查找内容输入一个空格，点击查找，如果找到，点击全部替换，即完成批量删除空格，详见下图所示：查找替换窗口中，如果没有选中特定区域，即光标停留在一个单元格内，默认是对当前sheet所有单元格进行查找和替换的，如果选中了特定区域，则只对选中区域进行查找和替换，如果

5、需要对当前工作簿所有的工作表sheet进行查找和替换，需要点击选项按钮，在范围选择：工作簿，此时还有更多选项，如区分大小写等。查找替换也可以对公式中的内容进行替换，在某些情况下可以实现快速批量修改公式，如第105行的求和公式引用均为第5行到第100行，后根据需要，求和公式的引用需要修改为从第5行到第104行，可以选中第105行，调出替换窗口，把100替换成104即可，此时一定要选中第105行进行操作，并且保证范围为工作表而非工作簿，不然会把其他单元格的公式或者字符中的100替换成104。更多详细参考附件2015年销售汇总.xlsxu 条件格式 当希望在某种条件下，单元格会以特定的格式展现出来，

6、此时就需要用到条件格式。Excel提供了丰富的条件设置条件，如当单元格的值满足特定条件时，以特定的格式显示出来，另外还可以设置复杂的公式来进行条件判断。详见下面2个附件：u 数据透视表Excel提供的数据透视表功能可以比较快捷对数据进行分类汇总，可以动态地改变它们的版面布置，以便按照不同方式分析数据，也可以重新安排行号、列标和页字段。每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外，如果原始数据发生更改，则可以通过刷新来更新数据透视表。u 插入超链接 插入超链接可以是链接到某个文件、网页，也可以链接到本工作簿中的某个表格，如右图所示选中汇总表中的B2单元格，点击插入超链接本

7、文档中的位置1月，相当于在汇总表中制作了一个目录，方便快速查看各个月份明细表。u 插入对象 常用的插入对象操作：由文件创建浏览到文件后，勾选“显示为图标”，然后点击更改图标，在图标标题处输入希望显示的文件名，点击确定完成操作。双击该图标即可打开该文件。如果勾选了链接到文件，则只提供该文件的链接，原文件更名或者被移动、删除则无法打开。u 打印设置 页面设置可以在很多地方调用出来，如打印预览界面最下面、页面布局菜单里面的页边距最下面、页面布局菜单的打印标题下面的角标处，如下图所示：其中常用的是居中和上下左右页边距等设置。页眉页脚选项卡里面可以设置页码，如在页脚的中间点击插入页码和总页数，如左上图所

8、示，再在中间输入“第”“页”“共”“页”这几个字符，为了美观分别在中间输入空格，效果如左下图所示，最终打印效果如右图所示。打印顶端标题：适用于表格很很多行，需要在每一页都打印标题行，如下图所示操作，左端标题行则适用于横向很多列的情况，即一页不能打印所有的列，分开多页打印。分页预览：可以直观的看到打印每一页的范围，拖动蓝色虚线和实线，就可以手工调整每页打印范围，分页预览一般配合页面设置的缩放比例进行调整，以达到最好的打印效果。u 公式菜单简介：1、追踪引用单元格：单击需要追踪的单元格，点击追踪引用单元格，即可直观的看到该公式引用了哪些单元格，如果引用的其他的工作表，将会虚线箭头显示，双击虚线，弹

9、出定位窗口，选择需要追踪的单元格，点击确定则会跳转到对应的单元格位置。2、追踪从属单元格：可以追踪本单元格被什么单元格的公式引用。3、移去箭头：移去追踪的蓝色和黑色虚线箭头。4、公式求值：可以看到公式的计算过程，但对于过程单一的公式则直接显示结果。5、计算选项：有时候输入公式后，计算结果不会自动更新，应该是“计算选项”设置成了手动的原因，改为自动即可。u 数据菜单简介1、连接：适用于公式基本保持不变，但是引用的excel文件名有变化的情况。如附件中的销售报表，2015年的报表公式已经全部设置完毕，即汇总表用VLOOKUP函数引用了1-3月份的销售明细表。2016年年初复制2015年的文件夹，并

10、更名为2016年销售报表，并把里面的excel文件名中的年份全部更名为2016年，此时再打开汇总表，发现公式已经全部不对了，此时点击数据菜单中的“编辑连接”，弹出编辑链接窗口，可以看到汇总表所有的外部链接表格，发现文件名还是2015年的文件名：选中需要更新外部工作簿链接的文件名，点击“更新源”，浏览到正确的文件即可，依次更新完所有的链接后，公式则恢复正确。u 高级筛选 常用的筛选，每列的条件都是逻辑“且”的关系，当筛选条件比较复杂时可以用高级筛选。高级筛选必须有单独的条件区域 如附件的高级筛选.xlsx中，A2:H5单独的条件区域，条件区域的标题需要和数据库区域标题保持一致，条件区域的标题可以

11、重复（用于设置逻辑“或”条件）。第9行到第第73行为数据库区域。条件区域简介：1、输入包含运算符或者通配符的条件时，需要输入等号,表达式需要用双引号，如在单元格A3输入=“=2014-9-1“,然后回车，单元格显示的是文本=2014-9-1，用文本函数T进行检测A3单元格，原因返回了=2014-9-1，说明A3是文本指。2、逻辑表达方式：同一行并排输入表示逻辑“且”，分2行或者多行输入表示逻辑“或”右图表示商品包含“香”字或者“梨”字，此处字符前后都用了通配符*，才能表达包含的逻辑，输入方式=*香*右图表示销售人员等于李四，此处没有用通配符，并且输入了等号，表示严格等于的逻辑，不可以多或者少一

12、个字符此时必须输入2个等号，即输入=王麻子右图表示定金日期2014-9-1并且定金日期2014-9-30，输入方式=2014-9-1=AVERAGE($B$10:$B$21)，表示筛选定金金额大于平均值的数据。4、用公式进行逻辑判断时，在条件区域的标题名称不能是数据库区域中的标题名称，如上例中需要筛选定金金额大于平均值的数据时，作为条件区域的标题G2单元格不能输入“定金金额”，只能输入其他标题或者空白，否则筛选不到结果。3、筛选过程：在条件区域输入完条件后，点击“数据”菜单的“高级”按钮弹出“高级筛选”窗口。方式：勾选筛选结果的显示位置列表区域：即数据库区域 条件区域：筛选需要的条件区域，如下图所示条件区域为D2:F4，表示要筛选王麻子或者张三首期日期为9月份的数据。在有条件区域和数据库区域时，可以使用一些数据库函数进行统计汇总，如求和函数DSUM，