大型国内学术会议流程课件.ppt

1、三生自办国内学术会议流程大型国内学术会议流程国内学术年会会议流程三生自办国内学术会议流程大型国内学术会议流程目录1.会前准备会前准备2.会议服务会议服务3.会后跟踪会后跟踪1.1 会议组织者工作会议组织者工作1.2 各分工人员协作各分工人员协作2.1 会前动员会会前动员会2.2 会议报到日会议报到日2.3 会议进行中会议进行中3.1 会后总结会后总结3.2 会后拜访、销量跟进会后拜访、销量跟进会会议议流流程程图图目录1.会前准备会前准备1.1 会议组织者工作会议组织者工作1.2 各分工人员协作各分工人员协作2.会议服务会议服务3.会后跟踪会后跟踪2.1 会前动员会会前动员会2.2 会议报到日会

2、议报到日2.3 会议进行中会议进行中3.1 会后总结会后总结3.2 会后拜访、销量跟进会后拜访、销量跟进1.1会议组织者工作会议组织者工作明确开会的目的邀请讲者邀请大会主席参会客户确认参会客户确认和分工安排会议流程各分工人员协作执行 根据目的确定会议的时间、主题、受众、预算以及宣传重点 由于讲者的地位、繁忙程度及合作关系的不同，需要提前15天至3个月确认时间；一般重要的会议要有备用讲者。根据实际需要邀请，可以不设；一般大会主席的设立是出于对讲者的尊重、关系的平衡、以及提高会议的号召力等目的 会议签到时间、正式开始时间、讲者的讲话时间、提问时间 茶休时间、会后餐时间 审核参会客户品质 确定需要参

3、加会议的部门和人员（公司内部），召开准备会（或简单协商），明确分工和职责1.2各分工人员协作各分工人员协作邀请函 会场确定后，会议组织者即可会议通知会议通知，包含：邀包含：邀请函、受众客户的标准和请函、受众客户的标准和报名截止时间报名截止时间 邀请函上包含以下内容：会议的主题、时间、地点、主办方、日程（是否提供会后餐在此注明）、讲课内容及讲者的简单介绍。邀请函一般应在会议2周（不能少于1周）前发出，以便代表提供更多的沟通机会和方便客户的时间安排。会议通知明确写明对受众客户的标准，以便代表按照要求邀请客户。会议通知明确受众客户报名截止日期，一般为会前七天。会场选定 根据会议的档次和规模选择会场，

4、一般设在四星以上宾馆 选择会场时一定要现场观察（可请当地同事踩点确认），考虑以下因素是否满足会议的需求：会场格局、租金、投影仪及屏幕位置、讲台的位置、主席台的位置、会场内受众的位置安排、签到台的位置、茶休点的位置、宣传品的陈列、音响效果以及灯光，会场的服务等。签订协议 会场选择后，尽快与宾馆签定协议，技巧性的压低价格和要求更好的服务。如果会议需要安排住宿、餐饮和茶歇，一次性打包谈好。商谈好退房时间、预付款方式和时间、结款方式、发票类型。可依靠当地销售人员提供会议召开城市的资源：推荐会场酒店、餐饮地点和租车供应商。会议组织者联系考察，确定场地。1.2各分工人员协作各分工人员协作-参会人员审核参会

5、审核参会审核2.审核报名表审核报名表不符合要求的，与相关销售沟通返回审核后的报名表提交总监审核3.确认参会名单确认参会名单产品经理解答质疑确认参会名单1.受众邀请，提交报名受众邀请，提交报名表表一般由一线销售人员负责邀请，比较重要的目标客户需要管理人员协访邀请，提交报名表。目标客户的邀请需要两次以上的确认，即：会前七天确认、会前四会前七天确认、会前四天确认、会前一天确认天确认、会前一天确认。4.根据名单安排会议生根据名单安排会议生活活会务专员根据审核后名单通知一线销售人员联系票务公司出机票。(会务通知会务通知1）参会客户变更，需要重新审核。会前四天，不可变更参会人员，客户因故无法参加，可取消行

6、程目的：保障会议品质1.2各分工人员协作各分工人员协作1、讲者和主席沟通会议组织者负责会前与会议组织者负责会前与讲者过片子，确认需要讲者过片子，确认需要他重点讲解的内容。他重点讲解的内容。会前与主席沟通，确认会前与主席沟通，确认需要他重点总结的要点需要他重点总结的要点3、安排会议生活机票机票住宿住宿餐饮餐饮用车用车环境环境2、客户生日：预先留意，为客预先留意，为客户安排生日庆贺户安排生日庆贺4、会议物品准备 1.2三生自办会议-安排会议生活安排会议生活机票机票由一线销售联系票务公司预定、退改签餐饮住宿接送站用车 餐饮：餐饮：根据公司标准和会议预算定制不同的餐标 提前确认好菜单 确认是否可自带酒

7、水 容纳人数，餐厅布置 房间房间确认房数确认房数 分房单间：VIP单间的预留，标间客的分配按照住宿时间、地区和年龄分配。房间类型的核实 房间内收费项目取消。放置水果、欢迎信等餐饮接送站和用车：接送站和用车：提前与供应商确认服务项目和要求：司机礼仪、路线等 制作接送站表：参会人员信息，具体到达离开时间，航班班次 制作接站牌：会议名称、公司名称、产品形象名称（根据实际情况安排)根据到达离开时间及人数安排车型起飞前3小时发送接送站短信给客户，告知总调度联系方式。会前四天取得客户行程信息，联系供应商安排住宿、接待、餐饮、用车。会前三天发“会务通知会务通知2”给销售人员，告知相关服务内容和流程的时间、地

8、点、周边环境、联络人等会场周边环境介绍1.2各分工人员协作各分工人员协作-会议物品准备水果点心，数量按照参会人数的水果点心，数量按照参会人数的1/2安排即可安排即可会议提问及有奖问答的奖品、会后礼品申请购买会议提问及有奖问答的奖品、会后礼品申请购买电脑、投影仪、激光笔、麦克、无线麦克电脑、投影仪、激光笔、麦克、无线麦克酒店指引牌、主席台酒店指引牌、主席台/讲台讲台/签到台鲜花签到台鲜花茶休印制品奖品/礼品仪器酒店标识会议物品准备 提前沟通拍摄流程提前沟通拍摄流程 提前打印提前打印摄影师/摄像师签到表/收据/日程挂旗挂旗/横幅横幅/易拉宝易拉宝/展架展架/欢迎卡欢迎卡/桌卡、桌卡、DA资料制作，

9、提前邮寄资料制作，提前邮寄1.2各分工人员协作各分工人员协作-预算预算费用预算申请和审核费用预算申请和审核预算确认到账确认费用到账确认费用到账目录2.会议服务会议服务2.1 会前动员会会前动员会2.2 会议报到日会议报到日2.3 会议进行中会议进行中1.会前准备会前准备3.会后跟踪会后跟踪1.1 会议组织者工作会议组织者工作1.2 各分工人员协作各分工人员协作3.1 会后总结会后总结3.2 会后拜访、销量跟进会后拜访、销量跟进2.1 会前动员会会前动员会u 一般参加全国学会会议，会议前一天招集所有内部与会人员参加会前动员会：会前动员会：主要目的有三个：一鼓舞士气，要求大家拿出良好的精神面貌；二

10、是明确第二天的会议分工，做好服务；三明确意外情况发生的处理办法。u公司自办全国会议，一般会前3天开电话会议，明确各项分工及进度。u会前沟通的时间和形式可根据情况由会议组织者决定2.2 会议报到会议报到日日（三生自办会议）（三生自办会议）4、客房布置：放置好水果及欢迎卡6、会场布置和彩排5、提醒服务：客房叫早 短信提醒会议时间和地点，就餐信息。2、接站，跟进客户航班和接站情况（调度和接待人员负责）3、报到接待：确认房间数量，领取房间号。酒店大厅设置签到台，2人负责接待抵达客户入住 VIP的接待。1、清单会议物资会议报到日会议报到日VIP的接待。会议讲者和主席应该有专人负责招待（会议组织者），交通

11、、住宿和饮食都应该享受VIP的优待。2.2 会议报到会议报到日日-会场布置和彩排由会务供应商安排，会议组织者验收。上午的会议前一天晚上布置完毕，下午的会议上午布置完毕宣传品陈列DA资料/礼品摆放调试投影仪音响/麦克/灯光调试展架搭建讲台位置主席台/受众的位置签到台茶歇台桌卡摆放鲜花摆放会议流程彩排会议流程彩排：提前半天会议组织者与会务工作人员彩排。确认好主席和讲者引导、讲者时间、点评流程、讨论控制、会场设备控制等环节Tip：要注意水牌的陈列和会议通道的顺畅（以便到会者知道不需要任何人引导都能找到会场为标准，如果不能请增加提示牌或者人员引导）。2.3 会议会议进行中进行中签到维护会议纪律气氛烘托

12、提问和讨论物资发放3、会场气氛烘托：由1人负责，主要任务是：会议正式开始前播放企业（或产品）宣传片；会议过程中的专人摄像/拍照；1、接待和签到：除专人负责签到外，还应安排2-3人负责接待。负责签到的人除签到外还应同时承担几个任务：礼品的发放；茶休点的准备和引导；指示客户洗手间的位置。VIP讲者和主席应由会议组织者引导入座2、会场纪律：会议开始前提醒参会人员静音手机；会议正式开始后，应关闭会场前门，留后门供进出，如果只有一个门，在到会率达到7成以上也应关闭；内部人员非必须不要随意进出，更不允许在会议期间打闹和嬉笑4、提问和讨论：专人负责传递话筒及收取提问纸条，可安排有目的性的提问，安排人专门记录

13、讨论中的敏感问题，对于解释不充分的问题 会后继续与医生沟通，对于提问过多的问题，收集起来，以后给医生答案，增加拜访机会5、会议资料和礼品的发放：会议资料在会议开始前直接放在每个座位上，保证客户可以先看到重要的资料。礼品可以和会议资料一起放在资料袋中，或者会议结束后在出口发礼品给客户，可以适当避免客户提前离场。会议资料和礼品的发放可以根据不同的会议需要而设定不同的模式2.3 会议进行中会议进行中会议生活服务会议生活服务提前30分钟提前30分钟确认茶歇和餐厅就位（1）主桌安排：可以放置鲜花等做标识（2）上菜：冷盘就位、客户就位后督促服务员的上热菜速度（3）酒水安排：之前和服务员确认好放置的种类和数

14、量.提前1天（1）叫早服务：每天晚上与酒店确认设置叫早时间和房间（2）设置退房时间提醒短信提前3小时（1）客户办理入住时和客户确认撤离时间和地点，（2）客户撤离前3-6小时，短信通知客户送车信息（3）根据情况在酒店设置送站服务人员住 宿送 站餐 饮2.3 会议收尾会议收尾结清会议费用 与酒店核算消费、租车公司核实用车数量 跟进销售应付款项已付 整理相关票据和资料整理物资 需要回收的DA、礼品寄回 展架搭建撤离 垃圾清除目录1.会前准备会前准备2.会议服务会议服务1.1 会议组织者工作会议组织者工作1.2 各分工人员协作各分工人员协作2.1 会前动员会会前动员会2.2 会议报到日会议报到日2.3

15、 会议进行中会议进行中3.会后跟踪会后跟踪3.1 会后总结会后总结3.2 会后拜访、销量跟进会后拜访、销量跟进3.会后跟踪整理整理市场总监市场总监1.整理会议文件整理会议文件 整理会议记录 整理会议总结 整理会议简报/通稿，回顾会议的重点内容，发宣传文章 审核回复审核回复会议组织者会议组织者2.销售回访，销量跟踪销售回访，销量跟踪 销售人员第二天开始回访所有与会客户，对邀请了而又没参加的会议的目标客户也应该回访，回访的重点是了解客户对会议的满意度和对我们宣传重点的认可程度。同样，重点客户需管理人员协访。所有目标客户应该在一周内回访完毕 销售人员在回访完毕后，应完成回访总结报告总结报告并上交，并

16、重点关注与会客户在将来1-2个月的产出销售回访销售回访销量跟踪销量跟踪3.会议组织者回访，销量跟踪会议组织者回访，销量跟踪 会议组织者收到总结表后，检讨会议宣传结果有没达到，并对未来的效果进行预估。会议组织者应继续关注与会客户的产出1-2个月，以检讨会议的成败，和完成最后的会议跟踪总结销售人员在回访完毕后，应完成回访总结报告总结报告并上交，并重点关注与会客户在将来1-2个月的产出 会议组织者完成会议总结，向自己上司汇报，并通报所有内部与会人员会会议议流流程程图图国内学术年会流程大型国内学术会议流程目录1.会前准备会前准备2.会议服务会议服务3.会后跟踪会后跟踪1.1 会议组织者工作会议组织者工

17、作1.2 各分工人员协作各分工人员协作2.1 会前动员会会前动员会2.2 会议报到日会议报到日2.3 会议进行中会议进行中3.1 会后总结会后总结3.2 会后拜访、销量跟进会后拜访、销量跟进目录1.会前准备会前准备1.1 会议组织者工作会议组织者工作1.2 各分工人员协作各分工人员协作2.会议服务会议服务3.会后跟踪会后跟踪2.1 会前动员会会前动员会2.2 会议报到日会议报到日2.3 会议进行中会议进行中3.1 会后总结会后总结3.2 会后拜访、销量跟进会后拜访、销量跟进1.1会议组织者工作会议组织者工作明确开会的目的邀请卫星会讲者邀请大会主席参会客户确认参会客户确认和分工安排会议流程各分工

18、人员协作执行 根据目的确定会议的时间、主题、受众、预算以及宣传重点 与学会联系确认赞助的项目，如卫星会、展台、茶歇、宴会、注册等，签订协议 由于讲者的地位、繁忙程度及合作关系的不同，需要提前15天至3个月确认时间；一般重要的会议要有备用讲者。根据实际需要邀请，可以不设；一般大会主席的设立是出于对讲者的尊重、关系的平衡、以及提高会议的号召力等目的 会议签到时间、正式开始时间、讲者的讲话时间、提问时间 茶休时间、会后餐时间 分配赞助名额 审核参会客户品质 确定需要参加会议的部门和人员（公司内部），召开准备会（或简单协商），明确分工和职责1.2各分工人员协作各分工人员协作邀请函 会场确定后，会议组织

19、者即可会议通知会议通知，包含：邀包含：邀请函、受众客户的标准和请函、受众客户的标准和报名截止时间报名截止时间 邀请函上包含以下内容：会议的主题、时间、地点、主办方、日程（是否提供会后餐在此注明）、讲课内容及讲者的简单介绍。邀请函一般应在会议2周（不能少于1周）前发出，以便代表提供更多的沟通机会和方便客户的时间安排。会议通知明确写明对受众客户的标准，以便代表按照要求邀请客户。会议通知明确受众客户报名截止日期，一般为会前七天。房间数量 请各大区提供需要的房间数量（房间数表）根据各大区提供的房间数量与学会协商，争取房源 与当地销售联系，确认酒店与会场的距离及路况 查找会场附近备选酒店签订协议 会场选

20、择后，尽快与宾馆签定协议，技巧性的压低价格和要求更好的服务。如果会议需要安排住宿、餐饮和茶歇，一次性打包谈好。商谈好退房时间、预付款方式和时间、结款方式、发票类型。可依靠当地销售人员提供会议召开城市的资源：推荐会场酒店、餐饮地点和租车供应商。会议组织者联系考察，确定场地。1.2各分工人员协作各分工人员协作-参会人员审核参会审核参会审核2.审核报名表审核报名表不符合要求的，与相关销售沟通返回审核后的报名表提交总监审核3.确认参会名单确认参会名单产品经理解答质疑确认参会名单1.受众邀请，提交报名受众邀请，提交报名表表一般由一线销售人员负责邀请，比较重要的目标客户需要管理人员协访邀请，提交报名表。目

21、标客户的邀请需要两次以上的确认，即：会前七天确认、会前四会前七天确认、会前四天确认、会前一天确认天确认、会前一天确认。4.根据名单安排会议生根据名单安排会议生活活会务专员根据审核后名单通知一线销售人员联系票务公司出机票。(会务通知会务通知1）参会客户变更，需要重新审核。会前四天，不可变更参会人员，客户因故无法参加，可取消行程目的：保障会议品质1.2各分工人员协作各分工人员协作1、卫星会讲者/主席沟通会议组织者负责会前与讲者过会议组织者负责会前与讲者过片子，确认需要他重点讲解的内片子，确认需要他重点讲解的内容。容。会前与主席沟通，确认需要他会前与主席沟通，确认需要他重点总结的要点重点总结的要点4

22、、安排会议生活机票机票住宿住宿餐饮餐饮用车用车环境环境2、安排团队注册注册信息收集注册费用确认注册资料领取和分发6、会议物品准备 3、展台设计和搭建展台设计确认展台设计确认形象、颜色确认形象、颜色确认展台搭建时间展台搭建时间展台位置和面积展台位置和面积5、VIP宴会和茶歇 VIP客户生日1.2大型国内学术年会-安排会议生活安排会议生活机票机票由一线销售联系票务公司预定、退改签餐饮住宿接送站用车 餐饮：餐饮：VIP宴会踩点，提前确认好菜单，确认是否可自带酒水容纳人数，餐厅布置 会议期间餐饮，随学会安排 房间房间确认房数确认房数 以大区为单位确认房间数量、从学会领取房间。房间类型的核实 房间内收费

23、项目取消。放置水果、欢迎信等餐饮接送站和用车：接送站和用车：如安排接送，服务同自办会议如人数较多，提供车补，销售自行安排接送。酒店到会场用车依照学会安排会前四天取得客户行程信息，联系供应商安排住宿、接待、餐饮、用车。会前三天发“会务通知会务通知2”给销售人员，告知相关服务内容和流程的时间、地点、周边环境、联络人等会场周边环境介绍1.2各分工人员协作各分工人员协作-会议物品准备水果点心，数量按照参会人数的水果点心，数量按照参会人数的1/2安排即可安排即可会议提问及有奖问答的奖品、会后礼品申请购买会议提问及有奖问答的奖品、会后礼品申请购买电脑、投影仪、激光笔、麦克、无线麦克电脑、投影仪、激光笔、麦

24、克、无线麦克酒店指引牌、主席台酒店指引牌、主席台/讲台讲台/签到台鲜花签到台鲜花茶休印制品奖品/礼品仪器酒店标识会议物品准备 提前沟通拍摄流程提前沟通拍摄流程 提前打印提前打印摄影师/摄像师签到表/收据/日程挂旗挂旗/横幅横幅/易拉宝易拉宝/展架展架/欢迎卡欢迎卡/桌卡、桌卡、DA资料制作，提前邮寄资料制作，提前邮寄1.2各分工人员协作各分工人员协作-预算预算费用预算申请和审核费用预算申请和审核预算确认到账确认费用到账确认费用到账目录2.会议服务会议服务2.1 会前动员会会前动员会2.2 会议报到日会议报到日2.3 会议进行中会议进行中1.会前准备会前准备3.会后跟踪会后跟踪1.1 会议组织者

25、工作会议组织者工作1.2 各分工人员协作各分工人员协作3.1 会后总结会后总结3.2 会后拜访、销量跟进会后拜访、销量跟进2.1 会前动员会会前动员会u 一般参加全国学会会议，会议前一天招集所有内部与会人员参加会前动员会：会前动员会：主要目的有三个：一鼓舞士气，要求大家拿出良好的精神面貌；二是明确第二天的会议分工，做好服务；三明确意外情况发生的处理办法。2.2 会议报到会议报到日日4、客房布置：放置好水果及欢迎卡6、卫星会会场查看5、提醒服务：客房叫早 短信提醒会议时间和地点，就餐信息。2、注册资料领取3、报到接待：按照计划由各大区到报道台统一领取房卡，并结算应付房间费用。酒店大厅设置签到台，

26、2人负责接待抵达客户入住 VIP的接待。1、清单会议物资展台搭建会议报到日会议报到日VIP的接待。会议讲者和主席应该有专人负责招待（会议组织者），交通、住宿和饮食都应该享受VIP的优待。2.2 会议报到会议报到日日-会场布置和彩排由会务供应商安排，会议组织者验收。上午的会议前一天晚上布置完毕，下午的会议上午布置完毕宣传品陈列DA资料/礼品摆放调试投影仪音响/麦克/灯光调试展架搭建讲台位置主席台/受众的位置签到台茶歇台桌卡摆放鲜花摆放会议流程彩排会议流程彩排：提前半天会议组织者与会务工作人员彩排。确认好主席和讲者引导、讲者时间、点评流程、讨论控制、会场设备控制等环节Tip：要注意水牌的陈列和会议

27、通道的顺畅（以便到会者知道不需要任何人引导都能找到会场为标准，如果不能请增加提示牌或者人员引导）。2.3 会议会议进行中进行中签到维护会议纪律气氛烘托提问和讨论物资发放3、会场气氛烘托：由1人负责，主要任务是：会议正式开始前播放企业（或产品）宣传片；会议过程中的专人摄像/拍照；1、接待和签到：除专人负责签到外，还应安排2-3人负责接待。负责签到的人除签到外还应同时承担几个任务：礼品的发放；茶休点的准备和引导；指示客户洗手间的位置。VIP讲者和主席应由会议组织者引导入座2、会场纪律：会议开始前提醒参会人员静音手机；会议正式开始后，应关闭会场前门，留后门供进出，如果只有一个门，在到会率达到7成以上

28、也应关闭；内部人员非必须不要随意进出，更不允许在会议期间打闹和嬉笑4、提问和讨论：专人负责传递话筒及收取提问纸条，可安排有目的性的提问，安排人专门记录讨论中的敏感问题，对于解释不充分的问题 会后继续与医生沟通，对于提问过多的问题，收集起来，以后给医生答案，增加拜访机会5、会议资料和礼品的发放：会议资料在会议开始前直接放在每个座位上，保证客户可以先看到重要的资料。礼品可以和会议资料一起放在资料袋中，或者会议结束后在出口发礼品给客户，可以适当避免客户提前离场。会议资料和礼品的发放可以根据不同的会议需要而设定不同的模式2.3 会议收尾会议收尾整理物资结清会议费用 所有房间分配完后，与酒店核实房间数量

29、和已付费用情况。退房日与酒店核实费用 整理相关票据和资料 需要回收的DA、礼品寄回 展架搭建撤离 垃圾清除目录1.会前准备会前准备2.会议服务会议服务1.1 会议组织者工作会议组织者工作1.2 各分工人员协作各分工人员协作2.1 会前动员会会前动员会2.2 会议报到日会议报到日2.3 会议进行中会议进行中3.会后跟踪会后跟踪3.1 会后总结会后总结3.2 会后拜访、销量跟进会后拜访、销量跟进3.会后跟踪整理整理市场总监市场总监1.整理会议文件整理会议文件 整理会议记录 整理会议总结 整理会议简报/通稿，回顾会议的重点内容，发宣传文章 审核回复审核回复会议组织者会议组织者2.销售回访，销量跟踪销

30、售回访，销量跟踪 销售人员第二天开始回访所有与会客户，对邀请了而又没参加的会议的目标客户也应该回访，回访的重点是了解客户对会议的满意度和对我们宣传重点的认可程度。同样，重点客户需管理人员协访。所有目标客户应该在一周内回访完毕 销售人员在回访完毕后，应完成回访总结报告总结报告并上交，并重点关注与会客户在将来1-2个月的产出销售回访销售回访销量跟踪销量跟踪3.会议组织者回访，销量跟踪会议组织者回访，销量跟踪 会议组织者收到总结表后，检讨会议宣传结果有没达到，并对未来的效果进行预估。会议组织者应继续关注与会客户的产出1-2个月，以检讨会议的成败，和完成最后的会议跟踪总结销售人员在回访完毕后，应完成回访总结报告总结报告并上交，并重点关注与会客户在将来1-2个月的产出 会议组织者完成会议总结，向自己上司汇报，并通报所有内部与会人员会会议议流流程程图图与学会确认赞助项目展台的设计与搭建注册办理注册资料领取和分发住房卡的领取客户报名表会议通知邀请函注册表房间表会议日程会议通知2分工表辅助表格讨论：1、信息收集的表格可以根据实际情况设计，尽量考虑到此次会议需要的全部信息，让销售同事一次收集完整。2.会议通知的时间和内容可以根据实际情况设置3.会议的准备信息一定要OA通知区域，达到信息互传。4.会后总结和销量跟踪如何反馈5.其它细节问题？