医院档案管理规章制度.docx

1、医院档案管理规章制度医院档案管理规章制度1为了规范医院的档案管理，提高档案质量，保证档案完整安全，拓展档案的开发利用。结合本院实际情况，特规定如下。1、档案工作人员设置1.1档案室归院办管理，设专职档案员（23）名，负责指导各科档案员工作，以及医院全部档案的整理归档、保管及向档案局移交等工作。1.2各职能科室设立兼职档案员1名，负责本科室档案的收集、整理和归档工作。2、档案归档2.1凡反映医院各项工作活动，具有查找利用价值的文件资料，均应按要求归档。2.2立卷归档时，要遵循档案形成的规律和特点，区别不同的保管期限，做到分类清楚，组卷合理。卷内文件的排列要有秩序，使案卷能够正确地反映医院活动的全

2、貌，便于保管和利用。2.3归档案卷题名、卷内文件目录及立卷人、立卷时间均应填写清楚，案卷标题要简明确切，保管期限准确，装订要齐整、牢固。2.4科技、科研档案要填写案卷全引目录和备考表。2.5各科室档案员于每年4月底前根据房山区第一医院保管期限表的内容，将本科室上一年度的档案进行整理立卷并移交档案室，实物档案要随时归档，特殊情况按要求时间归档。2.6根据医院院志续编工作的要求，各科室档案员于每年的4月底前将本科室上年度的科志上报到综合档案室。3、档案保管3.1档案库房内的档案材料，要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号，柜架要排列有序。3.2调阅搬运档案资料要轻拿轻放，严防揉搓、挤塞或撕裂档案

3、资料，尽量减少档案的机械磨损。3.3建立和完善全宗卷，并做好档案的收进、移出、利用等日常登记统计工作。3.4定期检查档案保管情况，对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或作其它技术处理。经常检查库房内的温湿度，及时采取各种措施把温湿度控制在标准范围内。3.5档案库房要保持清洁，库房内严禁吸烟，不得存放与档案管理工作无关的物品。3.6按照标准配有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防高温等设施。3.7档案保管不善，造成毁坏和丢失，要追究有关人员责任并予以相应处罚。4、档案保密4.1档案保管员必须有严格的保密观念，认真执行保密法和保密守则，不得泄漏档案机密。4.2及时按照上级有关规定调整划分

4、档案密级。利用未开放的档案，必须履行借阅利用的批准手续，要正确处理利用和保密的关系。4.3严格遵守档案的销毁审批制度，销毁档案时要有专人负责，并在指定地点销毁。4.4档案库房门窗要坚固，保管设备要符合保密要求。5、档案借阅5.1借阅者查阅档案，要在阅览室进行，一般不外借。需要借出或查阅涉秘档案，必须经主管领导批准，办理借阅手续。5.2借出的档案要限期归还。外单位借阅档案，需持单位介绍信，并经主管院领导审批。5.3借阅者要爱护档案，不准在档案资料上加注、勾划、涂改、折叠，不得抽拆文件。5.4借阅者未经档案保管员允许，对查阅的档案资料不得擅自摘录、拍照、复制等。凡经允许摘录、复制的，必须经档案保管

5、员审查核对。5.5归还档案时，档案保管员要认真检查档案是否完好，及时做好归还登记，并形成档案利用效果。医院档案管理规章制度2档案保管权限、期限与类型1、档案保管权限1.1财务部档案由财务部保存；1.2人事部档案由人事部保存；1.3医院证、章、信由院长指定负责人保存；1.4其它各类档案由办公室保存。2、档案保管期限2.1财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、

6、录像等属永久保存档案。2.5普通文档保管期限为3年至5年。2.6保密文档须于失效当日即刻销毁。3、文档的保存形式：3.1文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。3.2计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办公室备存，并保证其真实性。3.3机密文档以书面或实物形式保存。4、档案类型4.1行政档案，包括：营业执照正、副本，复印件；法定代表人身份证（护照）（复印件）；对内、对外收、发的通知、决定、函、总结、报告等各类正式公文；各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料；各部门（含财务、医务科室）现行的各项规章制度、规定、流程等

7、；院级会议的会议纪要、决议；医院年度（季、月、周）工作计划汇总表；办公房屋租赁合同、或自置房屋产权证等固定资产档案；购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证（复印件）等车辆管理档案；对外签订的各类购买（租赁、服务）性质的合同文件；其它应归档保管的文件、资料。4.2人事档案，包括：全院员工个人信息资料（花名册）；劳动合同及保密协议；勤打卡数据；工资、社保等薪酬相关资料；招聘表格、人才库等相关资料；员工绩效考核相关资料；其它应归档保管的文件、资料。4.3财务会计档案，包括：各类审计帐册及报表；各类会计帐册及报表；固定资产资料；其它须保存文档。4.4药械设备档案，包括：设备台帐；设备出厂合格证、使用

8、说明书；设备安装、调试、验收报告；设备保修卡、保修协议及维修联系方式；设备运行维修、保养记录；设备更新改造记录；设备管理制度；其它应保存的设备资料。4.5医疗档案，包括：档案内容由医疗管理部门提供。档案查阅与复制1、院长有权查阅医院所有档案。2、病区、科室负责人有权查阅本科室所有档案。3、其他员工因工作需要应经过审批后可借阅有关档案。4、文档查（借）阅应在办公室进行登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。5、查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由办公室负责人审批，并进行相关登记。6、查（借）阅或复制财务档案、人事档案须由院长审批。档案的销毁1、超过保管期限的档案，由档案管理员依

9、据档案保管期限每年3月前编制销毁计划及清单，由办公室负责人审核无误后报院长审批。2、院长审批同意销毁计划后，必须指派两名（含）以上监销人员监督档案销毁过程，并进行签字确认。3、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在有关目录中注销。医院档案管理规章制度3一、医院所有文件、信函、简报及其它资料等，统一由办公室专人实行归档规范管理。二、医院收文程序是：各科室在接收到相关文件（含外出开会）时必须先交办公室，由办公室负责统一登记、编号，呈送医院领导阅批，不得遗漏、延误和丢失。文件传阅完毕后，统一由办公室保存，相关科室保存复印件。三、医院发文程序是：各承办科室根据院领导批示意见起草文件，文件起草后，按报

10、批程序报分管领导、院长签发。拟文科室必须按照领导签发稿认真校对后交办公室把关，并统一编号，统一印制。凡未经分管领导或院长签发的文件，办公室不予编号；文件印制必须规范、清晰、整洁，盖章后，要连同签发稿、附件等一式三份入档保存。四、拟文科室要注重提高公文质量，格式规范，字迹工整，确保公文的权威性和严肃性。各科室的文件要妥善保管，不得随意丢放。印制涉密文件、材料过程中形成的废页、废件应由相关负责科室及时销毁。五、办公室要对所有文件、档案及各种资料在年底时分类登记、整理装订、入档保存。外出开会或从上级机关带回的文件，及时交办公室专人进行登记入档保存。未经办领导允许，各股室不得擅自复印、摘印涉密文件和资

11、料。六、外单位查阅档案资料时，须说明查阅的范围及用途，经院长或分管领导批准后方可查阅。本单位人员查阅文件档案时，要通过办公室查阅，阅后及时归档。七、严格遵守保密纪律。各种秘密文件、档案、统计资料、编制信息、会议记录等，都由办公室专人负责管理，保守秘密。需销毁的文件资料，要进行清理登记，通过一定方式彻底销毁。八、对违反保密纪律，丢失文件档案造成失密、泄密的人员，给予批评教育。情节严重的，建议给予党纪、政纪处分，故意泄密造成严重后果的，要追究其法律责任。医院档案管理规章制度4为全面反映医院历年经营和管理工作的内容，妥善完整地保存各类重要文件、资料，加强档案管理工作的规范化、标准化、程序化，制定本制

12、度。1、适用范围本制度适用于医院各类档案的管理。2、职责部门2.1院办（人事行政部）负责院级文件档案的管理工作。2.2部门（科室）指派专人兼任档案管理员，负责部门（科室）档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办（人事行政部）负责人。2.3院办（人事行政部）负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。2.4部门（科室）负责人负责审批本部门（科室）普通文档的借阅申请，其它文档的借阅申请由总经理（院长）或指定负责人审批。2.5机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理（院长）或指定负责人审批。3、档案收集、归档3.1凡医院缮印发出的公文（含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文

13、件等），原件一律由院办（人事行政部）统一归档管理，发文复印件按规定由收文部门各自归档。3.2各部门处理完毕或批存的文件材料，由部门文秘集中统一整理、归档。3.3一项工作分别由几个部门（科室）参与办理形成的文件、决议，由主办部门（科室）负责收集整理，交院办（人事行政部）归档。3.4部门（科室）组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门（科室）收集、归档。3.5医院召开的工作会议文件由院办（人事行政部）收集、归档，并由会议组织部门（科室）指定专人将会议材料、声像档案等向院办（人事行政部）办理归档手续。3.6医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的，应及时交院办（人

14、事行政部）归档。4、档案立卷4.1档案管理员应使用档案盒（或文件夹）根据文件类型将档案分别立卷，统一存放至档案柜中。4.2档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”，“案卷类目”条文必须简明确切。4.3案卷类目编制原则：含医院全称和经办部门全称，按上（医院全称）、下（经办部门全称）排版；根据文字量，也可以按左（医院全称）、右（经办部门全称）排版。4.4案卷类目名称需根据4.3款标准，采用标黑一号字体打印，粘贴于档案盒（或文件夹）左侧距顶部3厘米处。4.5归档的文件资料须按年度分别立卷，立卷必须核对归档文件的完整性、准确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。4.6归档文件应符合国

15、家有关档案管理的要求，目录清楚、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。4.7部门（科室）经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档；医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。5、档案目录编制5.1档案文件编号原则：A1A2A3A4-B1B2C1C2-D1D2其中A1A2为医院代字（遵照行文管理制度附件医院简称对照表），A3A4为两位数年份号，B1B2为部门（科室）代字（大类）号，C1C2为文件类型（小类）号，D1D2为两位数档案序号。以上代字为汉字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西现代女子医院的行政部为经办部门，归档文件类型为2006年的通

16、知，是此卷中的第7份文件，则档号为：JX06-XZTZ-07。5.2档案管理员应在档案盒（或文件夹）首页位置设立档案目录。5.3所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号，并按顺序将档案信息登记在档案目录中，以便查阅。5.4档案目录内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。6、档案保管权限、期限与类型6.1档案保管权限6.1.1财务部档案由财务部保存；6.1.2人事部档案由人事部保存；6.1.3医院证、章、信由总经理（院长）指定负责人保存；6.1.4其它各类档案由院办（人事行政部）保存。6.2档案保管期限6.2.1财务档案应严格遵照国

17、家有关规定的保管期限执行。6.2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。6.2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。6.2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。6.2.5普通文档保管期限为3年至5年。6.2.6保密文档须于失效当日即刻销毁。6.3文档的保存形式：6.3.1文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。6.3.2计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办（人事行政部）备存，并保证其真实性。6.3

18、.3机密文档以书面或实物形式保存。6.4档案类型6.4.1行政档案，包括：营业执照正、副本，复印件；法定代表人身份证（护照）（复印件）；对内、对外收、发的通知、决定、函、总结、报告等各类正式公文；各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料；各部门（含财务、医务科室）现行的各项规章制度、规定、流程等；院级会议的会议纪要、决议；医院年度（季、月、周）工作计划汇总表；办公房屋租赁合同、或自置房屋产权证等固定资产档案；购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证（复印件）等车辆管理档案；对外签订的各类购买（租赁、服务）性质的合同文件；其它应归档保管的文件、资料。6.4.2人事档案，包括：全院员

19、工个人信息资料（花名册）；劳动合同及保密协议；考勤打卡数据；工资、社保等薪酬相关资料；招聘表格、人才库等相关资料；员工绩效考核相关资料；其它应归档保管的文件、资料。6.4.3财务会计档案，包括：各类审计帐册及报表；各类会计帐册及报表；固定资产资料；其它须保存文档。6.4.4药械设备档案，包括：设备台帐；设备出厂合格证、使用说明书；设备安装、调试、验收报告；设备保修卡、保修协议及维修联系方式；设备运行维修、保养记录；设备更新改造记录；设备管理制度；其它应保存的设备资料。6.4.5医疗档案，包括：档案内容由医疗管理部门提供。7、档案查阅与复制7.1总经理有权查阅医院所有档案。7.2部门（科室）负责

20、人有权查阅本部门（科室）所有档案。7.3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。7.4文档查（借）阅应在档案保管部门（科室）进行登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。7.5查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办（人事行政部）负责人审批，并进行相关登记。7.6查（借）阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。8、档案的销毁8.1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案保管期限每年3月前编制销毁计划及清单，由院办（人事行政部）负责人审核无误后报总经理审批。8.2总经理审批同意销毁计划后，必须指派两名（含）以上监销人员监督档案销毁过程，并进行签字确认。8.3销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在有关目录中注销。