信息化和工业化融合管理体系 文件编制学习培训课件.ppt

1、中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院 信息化和工业化融合管理体系信息化和工业化融合管理体系 文件编制文件编制 中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院总目录总目录v1 1 编写文件作用编写文件作用v2 2 体系文件层次体系文件层次v3 3 管理手册编写及实例管理手册编写及实例v4 4 管理手册常见问题管理手册常见问题v5 5 程序文件编写及实例程序文件编写及实例v6 6 程序文件常见问题程序文件常见问题v7 7 作业文件编写（只做参考）作业文件编写（只做参考）v8 8 文件格式规范性要求文件格式规范性要求中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院1 编写文件作用编写文

2、件作用v表明要求表明要求 v表明达到要求的做法表明达到要求的做法 v让执行者知道如何去做，如何证明做法已达到要求让执行者知道如何去做，如何证明做法已达到要求v编写文件本身并不是目的，应是一项有益于组织管编写文件本身并不是目的，应是一项有益于组织管理的增值活动。理的增值活动。中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院2 体系文件层次体系文件层次管理手册程序文件计划/作业指导书/操作规程/检验标准表格/记录/分析报告/档案等纲领文件，表明意向及达到此目的的策略及方法说明由谁负责执行什么及什么情况下执行程序说细说明如何执行某些工作证明已按文件执行工作的证据v 体系文件可分为三个层次或四个层次（

3、作业文件和记录等可合并）中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院2 体系文件层次体系文件层次v参考：企业需要编写的文件清单列表参考：企业需要编写的文件清单列表中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院3 管理手册编写及实例管理手册编写及实例手册编写的原则手册编写的原则（1）要尽可能采用与标准大体一致的结构，管理体系要求的名称、顺序最好与标准保持一致。（2）对选定的管理体系标准要求的描述应反映标准中要求的全部内容。（3）对每个管理体系要求描述就是把标准要求转化为适合组织实际活动的要求，并都能在实际运作中实现。（4）所有描述的管理体系要求（或活动）都应有部门或人员承担责任。（5）对每

4、个管理体系要求描述所涉及到的所有活动，都应满足法律法规要求。中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院3 管理手册编写及实例管理手册编写及实例编写管理手册的编写四要素编写管理手册的编写四要素v Who 对象：（人/部门/对象,Who是主责部门，负责文件或制度的编制，来达到什么的目的）v When 时间：（定期/在某条件下/适宜时）v Method/how方法：（用什么手段、按什么要求）v DO做什么：（做什么的要求，以达到什么目的，应、需）先总体说，然后再根据标准条款分段说应做什么。中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院3 管理手册编写及实例管理手册编写及实例一般由两大部分组成

5、：一般由两大部分组成：一部分为通用部分。（公司简介）公司简介）0.10.1管理手册发布令管理手册发布令（需要有领导签字、日期的有效形式）0.20.2管理者代表任命书管理者代表任命书（需要领导签字、日期的有效形式）1 1目的和范围目的和范围 2体系的管理范围和边界体系的管理范围和边界（应予以明确）3 3术语和定义术语和定义 另一部分是需要企业结合自身的理解和情况来编写。对照信息化和工业化融合管理体系 要求的条款，包括两化融合管理体系、管理职责、基础保障、实施、测评和改进四大章节。4 两化融合管理体系：两化融合管理体系过程（涉及到企业两化融合基本两化融合管理体系：两化融合管理体系过程（涉及到企业两

6、化融合基本框架或体系流程图、两化融合管理体系过程文件清单）、文件要求、手册管理框架或体系流程图、两化融合管理体系过程文件清单）、文件要求、手册管理要求、文件控制、记录控制；要求、文件控制、记录控制；中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院3 管理手册编写及实例管理手册编写及实例体系过程文件清单两化融合管理体系基本框架（举例）中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院3 管理手册编写及实例管理手册编写及实例手册里提到的体系文件层次（举例）中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院3 管理手册编写及实例管理手册编写及实例 一般由两大部分组成：一般由两大部分组成：二部分5 管理职

7、责：管理职责：5.1 5.1最高管理者最高管理者 5.2 5.2管理者代表管理者代表 5.3 5.3企业战略分析、可持续竞争优势分析、新型能力分析企业战略分析、可持续竞争优势分析、新型能力分析 5.4 5.4两化融合方针两化融合方针 5.5 5.5两化融合目标两化融合目标 5.6 5.6 两化融合管理体系策划两化融合管理体系策划 5.7 5.7职责与协调沟通职责与协调沟通 5.7.1 5.7.1业务流程职责、部门职责与岗位职责业务流程职责、部门职责与岗位职责 结合公司实际情况，将业务流程职责（见流程梳理记录）、部门职责、岗位职责分别描述。业务流程职责可以流程图的方式体现，部门和岗位职责借鉴公司

8、原有的职责划分，增加两化融合的特殊要求。需有企业两化融合组织架构、两化融合管理体系职责分配表。5.7.2 5.7.2协调与沟通机制协调与沟通机制 中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院3 管理手册编写及实例管理手册编写及实例企业两化融合组织架构（举例）5.35.3企业战略分析、可持续竞争优势分析、新型能力分析企业战略分析、可持续竞争优势分析、新型能力分析（战略要侧重于从战略的目标、战略重点、举措角度来编写，要宏观上着眼。例如：）（战略要侧重于从战略的目标、战略重点、举措角度来编写，要宏观上着眼。例如：）（该章节在新型能力（该章节在新型能力程序文件中重点讲）程序文件中重点讲）中国电子技

9、术标准化研究院中国电子技术标准化研究院3 管理手册编写及实例管理手册编写及实例5.35.3企业战略分析、可持续竞争优势分析、新型能力分析企业战略分析、可持续竞争优势分析、新型能力分析（该章节在新（该章节在新型能力程序文件中重点讲）型能力程序文件中重点讲）（例如：优势是跟前面分析有逻辑关系的，有具体的对应关系，编写（例如：优势是跟前面分析有逻辑关系的，有具体的对应关系，编写风格是偏向作用和效果的方式来描述，但忌讳写的太大、太空。）风格是偏向作用和效果的方式来描述，但忌讳写的太大、太空。）例如：五大优势，资源占有优势、五大优势，资源占有优势、成本竞争优势、科技创新优势、成本竞争优势、科技创新优势、

10、资本运作优势、文化引领优势。资本运作优势、文化引领优势。新型能力分析新型能力分析两化融合方针两化融合方针两化融合目标，包括短期、中长两化融合目标，包括短期、中长期目标。期目标。其中短期目标必须是具体的、可测量的、可实现的且有时间要求的。从逻辑上，从能力到方针、目标是一致的。例如：中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院3 管理手册编写及实例管理手册编写及实例企业两化融合组织架构（举例）5.7.15.7.1业务流程职责、部门职责与岗位职责业务流程职责、部门职责与岗位职责（文中对组织结构图里的相关人员或部门职责进行较为详细解释）体系职责分配表体系职责分配表中国电子技术标准化研究院中国电子技

11、术标准化研究院3 管理手册编写及实例管理手册编写及实例6 6 基础保障基础保障7 7 实施过程实施过程8 8 评测与改进评测与改进（对标准条款结合企业对标准条款结合企业自身情况，细化或写成自身情况，细化或写成自己的语言，不要原文自己的语言，不要原文照抄照抄。例如：）中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院3 管理手册编写及实例管理手册编写及实例6 6 基础保障基础保障7 7 实施过程实施过程8 8 评测与改进评测与改进（对标准条款结合企业对标准条款结合企业自身情况，细化或写成自身情况，细化或写成自己的语言，不要原文自己的语言，不要原文照抄照抄。例如：）中国电子技术标准化研究院中国电子技

12、术标准化研究院4 管理手册常见问题管理手册常见问题1 1 有的企业通篇照抄标准条款：容易被审核组老师认为两张皮，只是有的企业通篇照抄标准条款：容易被审核组老师认为两张皮，只是为宣贯而宣贯。为宣贯而宣贯。2 2 有的企业内容出现短缺、遗漏标准条款。例如：有的企业内容出现短缺、遗漏标准条款。例如：7.2.2 7.2.2策划的输入应包括策划的输入应包括a)-j)a)-j)条款条款,好多企业会遗漏；好多企业会遗漏；8.5 8.5考核考核 考核依据至少应包括：考核依据至少应包括：a)-c)a)-c)；“应适当保持。的记录应适当保持。的记录”也容易遗漏；也容易遗漏；3 3 条款条款7.3.1 7.3.1

13、优化方案优化方案“c)c)按照规定的程序确认和批准优化方案，包按照规定的程序确认和批准优化方案，包括得到相关技术主管部门和领导的确认括得到相关技术主管部门和领导的确认”需重点理解，很多企业容易需重点理解，很多企业容易忽略忽略“得到得到相关技术主管部门和领导的确认相关技术主管部门和领导的确认”；同样，条款；同样，条款7.4.17.4.1技术技术方案方案“c)c)按照规定的程序确认和批准技术方案，包括得到按照规定的程序确认和批准技术方案，包括得到业务流程与业务流程与组织结构优化实施主体的确认组织结构优化实施主体的确认”需重点理解。需重点理解。4 4 管理评审是需要最高管理者进行体系评审的，不只是管

14、理者代表参管理评审是需要最高管理者进行体系评审的，不只是管理者代表参加。加。中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院4 管理手册常见问题管理手册常见问题5 5 分清管理评审、评估与诊断、监视与测量、内部审核、考核的关系。分清管理评审、评估与诊断、监视与测量、内部审核、考核的关系。管理评审的输入就包括后几项的结果。管理评审的输入就包括后几项的结果。6 6 有的企业经常把标准有的企业经常把标准5.7 5.7 职责与沟通协调中最高管理者的职责写成职责与沟通协调中最高管理者的职责写成管理者代表职责。管理者代表职责。【注意】体系要求中的条款都应在手册中有所体现，包括体系要求中的条款都应在手册中有

15、所体现，包括“总则总则”的内容。要实现两化融合管理体系的有效融合和落地，需要在的内容。要实现两化融合管理体系的有效融合和落地，需要在策划文件时结合企业现有条件来编写。如果内容跟别的体系文策划文件时结合企业现有条件来编写。如果内容跟别的体系文件有重合时，可考虑共用一部分企业原有的文件，因为两化融件有重合时，可考虑共用一部分企业原有的文件，因为两化融合管理体系的目的就是合管理体系的目的就是“1+N”，统领其他体系。，统领其他体系。中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院5 程序文件编写及实例程序文件编写及实例程序文件的编写要求程序文件的编写要求1.必要性目的2.适用性范围3.定义（术语）4

16、.由谁做职责（和权限)5.如何做程序6.其他内容关联文件、附录 -本程序引出的相关二三层次文件和质量记录 -各种样板示意图，等等中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院5 程序文件编写及实例程序文件编写及实例程序文件的编写要求程序文件的编写要求程序文件的作用：程序文件的作用：描述跨职能部门的活动。程序文件内容程序文件内容 需和5 5W1HW1H+R相结合，即确定由谁谁(who)who)在何时机何时机(when)when)在何地何地(where)where)做何事做何事(what)what)，为什么为什么(why)why)怎样怎样做做(how)how)，结果怎样，结果怎样（result）

17、。缺少任何一个W或H或R，都会使文件变得不充分，可操作性不强。可用文字描述，也可采用流程图形式。中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院5 程序文件编写及实例程序文件编写及实例举例中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院5 程序文件编写及实例程序文件编写及实例举例中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院5 程序文件编写及实例程序文件编写及实例举例：中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院6 程序文件常见问题程序文件常见问题1 几个程序文件内容矛盾。2 程序文件职责不清晰、混乱。3 文件控制程序外来文件的管理容易遗漏。4 有频次要求的程序文件经常遗漏频次相关内容。

18、中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院7 作业文件编写作业文件编写作业文件的作用作业文件的作用规定某一职能部门应如何进行某项具体活动（或过程）的文件，如作业指导书、检验规范、管理规定等。文件内容文件内容确定并指导具体的作业活动，文件内容可根据部门、过程、岗位及活动的不同而不同，但在编制时需和5W1H+R紧密结合。文件结构及表达方式文件结构及表达方式三阶文件因部门、过程、岗位及活动不同可以采用不同的表达方式，程序文件式、表格式、流程图或组合式均可，但以表达准确、清楚、易于理解、便于执行等为原则。（通过对比可以更好理解手册和程序文件的写作要点）（通过对比可以更好理解手册和程序文件的写作要点）中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院8 文件规范性要求文件规范性要求 对文件目录，有批准修订签字页，字体统一格对文件目录，有批准修订签字页，字体统一格式，段落、序号形式等文件格式符合规范。式，段落、序号形式等文件格式符合规范。中国电子技术标准化研究院中国电子技术标准化研究院