EXCEL数据管理学习培训模板课件.ppt

1、EXCELEXCEL数据管理数据管理2建立数据清单数据排序数据筛选分类汇总建立数据透视表有关数据管理的其它说明31.建立数据清单数据清单（数据列表）：首行的各列是字段名且不重复，后续各行为记录且不重复，字段名下的单元格应具有同一种格式样式，无空行、空列，数据清单与其它数据应该有空行和空列分割。42.数据排序（按单个关键字）【案例】：按总分降序方式排序（按单个关键字）单击数据清单总分列中的任意一个单元格。单击【开始】|【排序和筛选】中的“降序”命令。52.数据排序（按多个关键字）n【案例】：将数据列表按性别排列，女生排前，男生排后，性别相同的总成绩按降序排列，若总成绩也相同，则数学高分排前、低分

2、排后。62.数据排序（按多个关键字）续n选中数据清单的任意一个单元格。n选择【数据】|【排序】命令，在【排序】对话框中，选中【数据包含标题】单选项。n从下拉列表中选择【主要关键字】的字段名为“性别”，排序依据为“数值”，排序次序为“降序”。n单击【添加条件】命令按钮后，从下拉列表中选择【次要关键字】的字段名为“总分”，排序次序为“降序”。n后续设置如同上述类似方法完成，并单击【确定】按钮。n如果要求按笔画顺序排序，单击【选项】按钮，在【排序选项】对话框中进行设置。73.数据筛选n单击数据清单中的任意一个单元格。n选择【数据】|【筛选】命令，单击某个字段名【筛选】按钮就能看到该列的非重复数据、【

3、全选】、【数字筛选】或【文本筛选】等选项，即可选择或采用【自定义筛选】的“自定义自动筛选方式”对话框进行查询数据。n【案例】：按条件查询数据列表中的记录，条件是查询女生总成绩在660分至750分的记录。83.数据筛选（续）n完全撤消数据筛选：单击【撤消】按钮。n撤消部分数据筛选：单击【筛选】按钮，在下拉菜单中选择【全选】|【确定】命令即可。n筛选记录的排序：单击【筛选】按钮，并选择【升序】或【降序】并【确定】即可。94.分类汇总 分类汇总是通过所选“分类字段”自动插入小计和合计，汇总多个相关数据行。n分类字段、汇总方式、汇总项。n嵌套分类汇总。n分级显示按钮。n删除分类汇总。104.分类汇总【

4、案例】：将高考成绩数据列表按“数学分班”为分类字段，求数学成绩字段的总体标准偏差，并 嵌套分类汇总男、女生人数。使用“分类汇总”的注意事项：分类汇总前，必须对分类字段先排序后分类汇总，否则分类汇总就毫无意义。在【数据】|【分类汇总】对话框中，选择分类字段、汇总方式（共11种）和选定汇总项。编辑与美化后的案例结果11n清除分级显示区域选择【数据】|【取消组合】|【清除分级显示】命令。n恢复原数据清单选择【数据】|【分类汇总】|【全部删除】命令。125.建立数据透视表 在原有数据列表的基础上，利用建立数据透视表的功能建立一份新的、经过数据分析的报表，即数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列

5、表的交互式表格。【案例】：按区分“性别”和“数学分班”制作高考科目及总成绩平均值的数据透视表。135.建立数据透视表（续）使用“数据透视表”的注意事项：利用【创建数据透视表】对话框、【数据透视表工具】和【数据透视表字段列表】进行创建或自定义布局数据透视表。当选择“数据透视表字段列表”中的字段名时，默认非数值字段会添加到“行标签”区域，数值字段会添加到“值”区域，且默认为“求和”汇总方式。也可用直接拖动字段名到所需区域的方法制作数据透视表。双击数据透视表中的值字段名，在【值字段设置】对话框中选择修改汇总方式（共11种）。当需要查看数据透视表中的详细数据来源时，只需双击数据透视表中的某个数据，则E

6、xcel自动创建新工作表，并显示相关数据。14创建高考成绩数据透视表n单击数据列表的任意一个单元格，单击【插入】|【数据透视表】命令，在【创建数据透视表】对话框中给出存放位置。n在【数据透视表字段列表】中布局数据透视表。157.有关数据管理的其它说明 数据有效性审核数据列表的汇总16161）数据有效性Excel将自动检查非法数据。设置数据有效性，先选择欲定义有效数据的单元格区域，选择【数据】|【数据有效性】命令。撤消数据有效性检查，只需单击【数据有效性】对话框中的【全部清除】按钮即可。若有效数据单元格中允许出现空值，应选中【忽略空值】复选框。数据有效性的设置1）选择所要设定的数据区域的，用数据

7、有效性选项2）选择序列，输入要设定的有效的数据值18182）审核对于现有数据的有效性检查。先选择审核单元格区域；选择【数据】|【数据有效性】|【圈释无效数据】命令进行检查。n清除无效数据标识圈清除无效数据标识圈选择【数据】|【数据有效性】|【清除无效数据标识圈】命令。19193）有数据列表的汇总在分类汇总中，如果要把汇总结果显示在数据列表的下面，则选择【汇总结果显示在数据下方】命令。208.EXCEL的其它功能打印页首行均含有字段名的数据列表打印Excel文件的选择Excel的页眉页脚设置21211.打印页的N行均含有数据列表的表头要使每一张纸的第n行都有数据列表的表头。在【页面布局】|【打印标题】的【页面设置】对话框中设置。再进行打印预览，就可以看到每一张纸上都有表头。222.打印EXCEL文件的选择设置打印工作簿、工作表、工作表中的某些页或指定区域。n选择【文件】|【打印】命令。根据所需进行设置、浏览和打印23233.EXCEL的页眉、页脚设置n选择【文件】|【打印】|【页面设置】中进行设置。n或在【插入】|【页眉和页脚】中进行设置。