12总承包项目管理手册-项目合同管理.doc
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1、精品 XXXXXXXX 有限公司企业标准有限公司企业标准 总承包项目管理手册 项目合同管理项目合同管理 (征求意见稿) XXXXXXXX 有限公司有限公司 20182018 年年 5 5 月月 XXXX 有限公司总承包项目管理手册 精品 目 录 1合同管理任务和原则1 1.1 合同管理任务.1 1.2 合同管理基本原则.1 2合同管理岗位职责2 2.1 项目经理.2 2.2 控制经理.2 2.3 设计经理.2 2.4 施工经理.3 2.5 采购经理.3 2.6 试运行经理.3 3总承包合同管理3 3.1 总承包合同管理内容4 3.2 总承包合同变更管理程序4 3.3 总承包合同变更内容4 3.
2、4 总承包合同争议处理原则.4 3.5 总承包合同违约责任处理.5 3.6 合同索赔处理规定5 3.7 总承包合同结算5 4分包合同管理5 4.1 分包合同管理基本要求.5 4.2 分包合同管理内容.6 4.3 分包合同谈判规定.7 4.4 分包合同文件组成及优先次序 .7 4.5 分包合同履行管理规定7 4.6 分包合同变更程序.7 4.7 分包合同争议处理原则.8 4.8 分包合同违约责任处理.8 XXXX 有限公司总承包项目管理手册 精品 4.9 分包合同款支付.8 4.10 分包合同结算.8 5合同索赔9 5.1 合同索赔管理.9 5.1.1 业主向总包方的索赔.9 5.1.2 总包方
3、向业主索赔.9 5.1.3 总包方向分包商的索赔.11 5.1.4 分包方向总包方索赔.11 5.2 索赔管理任务和处理原则.12 5.2.1 合同负责人索赔管理主要任务 .12 5.2.2 处理索赔管理原则.12 5.3 分包合同索赔管理主要工作 .13 5.3.1 招标文件审核.13 5.3.2 对招标文件澄清疑答疑.13 5.3.3 正确评标.13 5.3.4 减少索赔事件措施.13 5.3.5 索赔报告处理.14 5.4 索赔程序.14 5.4.1 总包方向业主索赔.14 5.4.2 总包方向分包商索赔.14 5.5 索赔报告和索赔证据.15 5.5.1 索赔报告.15 5.5.2 索
4、赔证据.15 6反索赔16 6.1 反索赔任务.16 6.2 索赔反索赔报告文件管理.17 7 合同文件管理17 8 合同收尾管理17 8.1 总承包合同收尾17 XXXX 有限公司总承包项目管理手册 精品 8.2 分包合同收尾17 9 总承包项目合同管理配套程序 18 XXXX 有限公司总承包项目管理手册 精品 总承包合同管理的时间范围从合同谈判开始,至保修期结束为止,它是一个系统 的管理过程,从项目的招标投标阶段到项目收尾阶段均属于合同管理范畴; 总体来说,总承包项目合同管理可以分为招标投标阶段、履约阶段和项目收尾 3 个阶段,合同管理应包括总承包合同管理和分包合同管理; 商务部、控制部负
5、责项目合同的订立,对合同的履行进行监督,并负责合同的补 充、修改和(或)变更、终止或结束等有关事宜的协调和处理; 总承包项目部明确合同管理的岗位职责,负责组织对总承包合同的履行,并对分 包合同实施监督和控制; 总承包项目部依据公司合同管理要求和合同约定,制定项目合同变更程序,把影 响合同要约条件的变更纳入合同管理范围; 总承包合同和分包合同以及项目实施过程的合同变更和协议,以书面形式订立, 并成为合同的组成部分; 1 1合同管理任务和原则合同管理任务和原则 1.11.1 合同管理任务合同管理任务 1.1.1 总承包项目合同管理范围 总承包项目合同管理包括总承包合同管理和分包合同管理; 1.1.
6、2 总承包合同管理内容 总承包合同签订生效后所进行的履行、变更、违约索赔、争议处理、终止或结束 的全部活动; 1.1.3 分包合同管理内容 对分包项目的招标、评标、谈判、合同订立,以及生效后的履行、变更、违约索 赔、争议处理、终止或结束的全部活动; 1.21.2 合同管理基本原则合同管理基本原则 总承包项目部及合同管理人员,在合同管理过程中,应根据中华人民共和国合 同法和相关法规要求,认真执行有关合同履行的原则,以确保合同履行的顺利进展 和目标的实现,合同管理的原则应包括: 1)依法履行原则 遵守法律法规,尊重社会公德,不扰乱社会经济秩序,不得损害社会公共利益; 2)诚实信用原则 XXXX 有
7、限公司总承包项目管理手册 精品 在履行合同义务时,应诚实、守信、善意、不滥用权力、不规避义务; 3)全面履行原则 包括实际履行和适当履行(按照合同约定的品种、数量、质量、价款或报酬等履 行) ; 4)协调合作原则 本着团结协作和相互帮助的精神去完成合同任务,履行各自应尽的责任和义务; 5)维护权益原则 维护合同约定的自身所有的权利或风险利益,同时还应注意维护对方的合法权益 不受侵害; 6)动态管理原则 在合同履行过程中,进行适时监控和跟踪管理; 2 2合同管理岗位职责合同管理岗位职责 2.12.1 项目经理项目经理 1)对总承包项目所有合同管理全面负责,着重负责总承包合同的管理; 2)配合控制
8、部对分包合同签订、变更、结算进行审核,指导、督促、检查分包合 同的履行; 3)协助职能经理与合同方沟通协调,以及公司内部部门沟通协调; 4)申报总承包合同收款计划; 2.22.2 控制经理控制经理 1)参与分包合同的评审,跟踪总承包合同和分包合同的履行情况,协助合同管理 负责人处理变更、结算、违约罚款、索赔等事宜,审核处理变更、结算、违约罚款、 索赔的费用和工期审核; 2)对总承包项目部所有工程分包合同文件归口管理,进行数据整理、分析,积累 项目成本数据,监督检查合同履行实际情况,汇总合同履行过程中存在或潜在的问题 和风险,及时向项目经理和控制部汇报,并在项目月度报告中反映; 2.32.3 设
9、计经理设计经理 1)受项目经理委托,负责工程设计合同(如有)的管理,对设计合同的招标、评 标、谈判、合同订立,以及生效后的履行、变更、违约索赔、争议处理、终止或结算 的全部活动的管理; XXXX 有限公司总承包项目管理手册 精品 2)对合同管理中存在或潜在问题或风险,应及时向项目经理和设计管理中心汇报; 3)按照公司合同管理程序和规定办理合同签订、变更、索赔、终止和结算等; 4)传递合同文件; 5)申报设计合同月度支付计划; 2.42.4 施工经理施工经理 1)受项目经理委托,负责工程施工分包合同的管理,对施工分包项目的招标、评 标、谈判、合同订立,以及生效后的履行、变更、违约索赔、争议处理、
10、终止或结算 的全部活动的管理; 2)对合同管理中存在或潜在问题或风险,应及时向项目经理汇报; 3)按照公司合同管理程序和规定办理合同签订、变更、索赔、终止和结算等; 4)传递合同文件; 5)申报施工合同月度支付计划; 2.52.5 采购经理采购经理 1)受项目经理委托,负责工程设备、材料分包合同的管理,对设备、材料分包项 目的招标、评标、谈判、合同订立,以及生效后的履行、变更、违约索赔、争议处理、 终止或结算的全部活动的管理; 2)对合同管理中存在或潜在问题或风险,应及时向项目经理和物质供应中心汇报; 3)按照公司合同管理程序和规定办理合同签订、变更、索赔、终止和结算等; 4)传递合同文件;
11、5)申报采购合同月度支付计划; 2.62.6 试运行经理试运行经理 1)受项目经理委托,负责工程试运行分包合同的管理,对试运行分包项目的招标、 评标、谈判、合同订立,以及生效后的履行、变更、违约索赔、争议处理、终止或结 束的全部活动的管理; 2)对合同管理中存在或潜在问题或风险,应及时向项目经理和工程建设部汇报; 3)按照公司合同管理程序和规定办理合同签订、变更、索赔、终止和结算等; 4)传递合同文件; XXXX 有限公司总承包项目管理手册 精品 5)申报试运行合同月度支付计划; 3 3总承包合同管理总承包合同管理 总承包项目部依据公司合同管理规定,建立项目总承包合同管理程序; 3.13.1
12、总承包合同管理内容总承包合同管理内容 1)接收合同文本并检查、确认其完整性和有效性; 2)熟悉和研究总承包合同文本,全面了解和明确业主的要求; 3)确定总承包合同控制目标,制订实施计划和保证措施; 4)检查、跟踪合同履行情况; 5)总承包合同变更管理; 5)合同履行中发生的违约、争议、索赔、反索赔等事宜处理; 6)对合同文件管理; 8)进行合同收尾; 总承包项目部合同管理人员全过程跟踪检查合同履行情况,收集和整理合同信息 以及管理绩效评价,按规定报告项目经理; 3.23.2 总承包合同变更管理程序总承包合同变更管理程序 1)项目经理提出书面合同变更申请,变更申请内容应包括变更的原因、变更方案
13、以及变更对费用、进度等方面影响程度定量评估,控制经理组织相关人员开展合同变 更评审,并提出实施和控制计划; 2)经项目管理中心和控制部审核,公司主管领导审批; 3)商务经理协助项目经理与业主沟通,达成一致; 4)商务经理签署合同变更协议; 5)项目经理组织变更协议实施; 3.33.3 总承包合同变更内容总承包合同变更内容 提出合同变更时要填写合同变更单,合同变更单包括以下内容: 1) 变更的内容; 2) 变更的理由和处理措施; 3) 变更的性质和责任承担方; 4) 对项目质量、安全、成本、进度的影响; XXXX 有限公司总承包项目管理手册 精品 3.43.4 总承包合同争议处理原则总承包合同争
14、议处理原则 总承包项目部依据合同约定,对合同的违约责任进行处理,总承包合同争议处理 原则: 1)按照合同约定的程序和方法处理争议; 2)项目经理准备合同争议事件的证据和详细报告; 3)友好协商,通过“和解”或“调解”达成协议,解决争议; 4)若“和解”或“调解”无效,项目经理将争议的资料移交公司法律顾问,按照 合同约定提交仲裁或诉讼处理; 5)接受并执行最终裁定或判决结果; 3.53.5 总承包合同违约责任处理总承包合同违约责任处理 1)项目经理应负责完成总承包合同约定的责任和义务,并对合同执行效果承担应 负的责任; 2)当发包人(或业主)或第三方违约并造成总承包方损失时,项目经理应根据合 同
15、约定及相关证据,对当发包人(或业主)或第三方应承担的违约责任或连带责任进 行界定,其结果应形成书面文件,作为损失获取补偿的证据; 3.63.6 合同索赔处理规定合同索赔处理规定 1) 执行合同约定的索赔程序和规定; 2) 在规定的时间内向对方发出索赔通知,并提出书面索赔报告和证据; 3) 对索赔费用和工期的真实性、合理性及准确性进行核定; 4) 按最终商定或裁定的索赔结果进行处理,索赔金额可做为合同总价的增补款或 扣减款; 3.73.7 总承包合同结算总承包合同结算 1)项目经理负责根据总承包合同约定,组织总承包合同结算; 2)项目经理应根据项目实施过程中形成的有效证据及资料,组织总承包合同结
16、算, 控制经理按照合同约定编写或组织编写总承包合同结算报告; 3)控制部审核,公司主管领导审批; 4)项目经理与业主沟通,商务经理协助,达成一致; 5)商务经理/项目经理(业主方认可时)签署总承包合同结算协议。 6)项目经理跟踪实施; XXXX 有限公司总承包项目管理手册 精品 4 4分包合同管理分包合同管理 4.14.1 分包合同管理基本要求分包合同管理基本要求 1)遵守法律法规,尊重社会公德,不扰乱社会经济秩序,不得损害社会公共利益, 禁止工程转包,禁止将工程分包给不具备资质条件的单位; 2)总承包项目部及合同管理人员,依据合同约定,将需要订立的分包合同纳入整 体合同管理范围,并要求分包合
17、同管理与总承包合同管理保持协调一致; 3)总承包项目部依据合同约定和公司授权,配合订立设计、采购、施工、试运行 或其他咨询服务分包合同; 4)总承包项目部对分包合同生效后的履行、变更、违约、索赔、争议处理、终止 或收尾结束的全部活动实施监督和控制; 5)分包合同的标的和条款,应满足总承包合同的规定和要求,分包合同管理与总 承包合同管理保持协调一致; 6)当业主指定分包商时,应对分包商的资质及能力进行预审(必要时组织考察落 实)和确认,当不符合要求时,应尽快书面报告业主并提出建议; 7)分包合同类型有设计分包、设备材料采购合同(有的含安装) 、施工分包合同、 试运行分包合同等,设计经理负责设计分
18、包合同管理,采购经理负责设备、材料采购 合同(有的含安装)管理,施工经理负责施工分包合同管理,试运行经理负责试运行 分包合同管理; 4.24.2 分包合同管理内容分包合同管理内容 1)明确分包合同管理职责; 2)分包招标、议标的准备和实施。 3)分包招标的准备和实施; 4)分包合同谈判、审核、订立。 3)对分包合同管理、履行、监控。 4)分包合同变更处理。 5)分包合同争议处理。 6)分包合同索赔处理。 7)分包合同监督、分包合同文件管理 8)分包合同收尾。 XXXX 有限公司总承包项目管理手册 精品 总承包项目部依据合同约定,明确分包类别及职责,配合订立分包合同,协调和 监督分包合同的履行;
19、 总承包项目部根据总承包项目的范围、内容、要求和资源状况等,提出分包策划, 配合分包招标,分包方式根据项目实际情况确定; 4.34.3 分包合同谈判规定分包合同谈判规定 1) 明确谈判方针和策略,制定谈判计划; 2) 按计划做好谈判准备; 3) 明确谈判主要内容,按计划组织实施; 总承包项目部配合控制部完成与分包单位合同的订立,包括分包合同评审、最终 合同文本的确定等; 4.44.4 分包合同文件组成及优先次序分包合同文件组成及优先次序 1) 协议书; 2) 中标通知书; 3) 专用条款; 4) 通用条款; 5) 投标书和构成合同组成部分的其他文件; 6) 招标文件; 4.54.5 分包合同履
20、行管理规定分包合同履行管理规定 1) 总承包项目部依据合同约定,对项目分包单位的合同履行进行监督和管理,并 履行约定的责任和义务; 2) 合同管理人员对分包合同确定的目标实施跟踪监督和动态管理; 3) 在分包合同履行过程中,项目分包人应向总承包商负责; 4.64.6 分包合同变更程序分包合同变更程序 1)总承包项目部按照合同变更程序进行分包合同变更管理,根据分包合同变更的 内容和对分包的要求,预测相关费用和进度,并实施控制,分包合同变更应成为分包 合同的组成部分,对于合同变更,总承包项目部按照公司规定向公司合同管理部门汇 报; 2)分包合同管理责任人提出书面合同变更申请,变更申请内容应包括变更
21、的原因、 变更方案以及变更对费用、进度、质量、安全等方面影响程度计算; XXXX 有限公司总承包项目管理手册 精品 3)控制经理综合评估变更方案对项目费用、进度、质量、安全等方面影响程度定 量评估或核实;经控制部审核,若重大变更需公司主管领导审批; 4)根据评估意见调整或完善的实施方案,报项目经理审查,并按公司合同管理程 序审批,分包合同管理负责人与合同对方沟通,达成一致; 5)分包合同管理负责人签署合同变更协议; 6)分包合同管理负责人组织变更协议实施; 7)分包合同管理负责人监控变更合同或协议的实施; 4.74.7 分包合同争议处理原则分包合同争议处理原则 1)按照合同约定的程序和方法处理
22、争议; 2)项目经理准备合同争议事件的证据和详细报告; 3)友好协商,通过“和解”或“调解”达成协议,解决争议; 4)若“和解”或“调解”无效,项目经理将争议的资料移交公司法律顾问,按照 合同约定提交仲裁或诉讼处理; 5)接受并执行最终裁定或判决结果; 4.84.8 分包合同违约责任处理分包合同违约责任处理 1)分包合同管理责任人应负责完成分包合同约定的责任和义务,并对合同执行效 果承担应负的责任; 2)合同方违约并造成总承包方损失时,分包合同管理责任人应根据合同约定及相 关证据,对合同方应承担的违约责任或连带责任进行界定,其结果应形成书面文件, 作为损失获取补偿的证据; 3)对合同方提出总包
23、方违约,分包合同管理责任人应根据合同约定及相关证据, 对合同方应承担的违约责任或连带责任进行澄清或界定,其结果应形成书面文件,作 为损失获取补偿的证据; 4.94.9 分包合同款支付分包合同款支付 分包合同管理负责人应按合同约定进行合同款支付; 4.104.10 分包合同结算分包合同结算 4.10.1 单价采购合同、单价服务合同的结算 1)合同负责人根据合同约定执行结果进行结算; 2)结算依据是现场货物交接清单(台套、重量、品种数量、长度、人员级别服务 XXXX 有限公司总承包项目管理手册 精品 时间等) ; 3)按照合同约定单价计算形成合同结算额,形成协议草稿; 4)控制部审核; 5)合同负
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