档案信息系统课件.pptx

1、中铁十一局集团第三工程有限公司中铁十一局集团第三工程有限公司公司办公室主讲：代丽萍湖北十堰2016.3.1.1.系统简介系统简介综合档案数字化档案管理系统充分利用计算机资源及Windows平台的优秀性质，实现从文件产生到档案销毁的全流程管理。对科技档案及科技资料，能实现科档管理的流程，从图纸扫描录入、PDM接口、CAD图纸目录级信息提取，到图纸收发管理、查询利用，同时还有强大的系统日志功能。由于其强大的功能及社会价值，被国家档案局评为优秀软件，全国重点推荐使用。2.系统运行环境序号序号名称名称最低配置最低配置推荐配置推荐配置1 1操作系统操作系统Windows XP Pro SP2Window

2、s XP Pro SP2Windows WIN7Windows WIN72 2浏览器浏览器IE 6.0IE 6.0IE 10IE 103 3GHzGHz2.2 GHz2.2 GHz4 4内存内存GBGB4GB4GB5 5硬盘空间硬盘空间80GB80GB250GB250GB6 6网络连接网络连接局域网局域网10M/100M10M/100M局域网局域网10M/100M10M/100M3.系统登录u 有两种登录方式3.1可从公司OA办公系统中下载广讯通软件，通过办公室受权后登录档案资源智能管理系统8.0。下载地址：OA系统网络硬盘信息系统应用软件和学习资料GXT_6_Setup(广迅通）.exe。3

3、.2从网页登录：打开浏览器，在地址栏输入档案系统域名（电信：219.140.175.133 网通：220.249.109.253），并点击访问，显示系统登录界面，如图：在上图界面里面输入用户名和登录密码登录系统，点击“登录”按钮。登录系统后进入系统主界面。4.系统入门功能介绍4.1 基本结构4.1.1 系统界面介绍登陆系统后，进行系统界面，系统界面主要包括：个人设置中心；菜单栏；工具栏；机构目录树；项目目录树；业务目录树；列表数据区；状态栏等。4.1.2 个人设置用来做个人自定义设置、锁屏、账户注销。4.1.3 修改登陆密码提供当前用户的安全性管理单击左主角图标打开个人设置中心，单击安全设置，

4、弹出“修改密码”窗口，如下图：输入原始密码，设置输入新的密码。注意：新密码、“密码确认”框中转入的密码必须一致。4.1.4菜单栏位于系统主窗口顶部。提供对整个系统的总体控制和当前工作台的一些重要管理。如：档案管理、统计管理、基础管理、系统管理、帮助等。4.1.5目录树列表数据区：是专门用于数据浏览查看的活动表格，它具体可以让数据滚动显示以及任意改变位置和宽度的特性。档案管理工作中按照各个档案型定制后形成的目录结构，可以通过点击选择折叠或者打开节点。同时可以对各个目录进行管理和配置。选择任意目录节点，系统右侧的档案数据主面板会出现不同的数据列表。系统可以支持档案案卷和文件目录三种不同的展示方式：

5、（1）同时显示案卷和文件：在系统主面板中，由案卷列表界面、文件列表界面组成。在目录导航栏里面，选择任意案卷目录，如综合档案案卷目录，在右侧案卷列表界面显示综合档案案卷条目列表，然后勾选（或直接点击）选择一个案卷条目，下方的文件列表界面的显示对应的文件列表。如下图：（2）单独显示案卷：在系统主面板中关闭文件列表界面，即为单独的案卷条目列表。如上图的案卷目录界面里面点击缩放卷内目录按钮，即关闭文件列表界面。（3）单独显示卷内文件：在目录导航栏里面，选择任意文件目录，如综合档案文件目录，即可在右侧系统主面板中展示对应的文件列表界面。4.14.1.6 6状态栏状态栏状态栏：位于窗口底部。它用于反应选定

6、目录的状态，包含：选定目录的条目总数：附件总数：当前页数；前一页；后一页；首条数据；末条数据，卷内数据条目数；卷内数据附件数据；更多详情等（如图）。4.1.74.1.7业务目录树业务目录树在系统中，目录树是无限分级扩展的，可通过设置目录树结构架构符合本单位特点的分类体系。子目录：由“新建根目录”或“新建目录”功能形成，代表文件的一个状态级别，是目录树上的一个支点。例如，系统默认结构中的“档案（处）室”目录；当选定子目录时，列表区以图形方式显示出该子目录的所有下级目录；子目录下，可以新建下级子目录，可以新建新的数据表，不可新增记录，不可使用“高级查询”功能形成下级分类结构。基本表：由“新增表”功

7、能形成，代表系统管理中某类资料的基本数据集合。例如，“文件管理文件管理”、“档案管理档案管理”目录目录。当选定基本表时，列表区中显示出该目录的所有记录；基本表下，不能新建下级子目录，可以新增记录，可以新建分类数据表，可以使用“高级查询”功能形成下级无限分类检索夹。子表：由“新增表”功能形成，代表系统管理中某类资料的分类数据集合。例如，“收文”属于“文件管理”的其中一种分类，“收文”目录即是在“文件管理”目录基础上，通过“新增表”功能实现的。当选定某基本表后，单击右键选定“新增表”功能即可；当选定子表时，列表区中显示出该目录的所有记录；子表下，不能新建下级子目录，可以新增记录，可以新建分类数据表

8、，可以使用“高级查询”功能形成下级无限分类检索夹。自动分类：一般通过字段的自动分类生成目录。5 基本操作基本操作5.1鼠标右键操作鼠标右键操作目录树右键操作：左键单击目录树上欲操作的目录夹，然后单击鼠标右键：列表区右键操作：鼠标左键单击列表区内欲选定的文件记录，然后单击鼠标右键。登记表单右键操作：在登记表单内，将鼠标指针移动到任意字段名称上方，再单击鼠标右键，登记表单右键快捷命令即可出现。5.2 5.2 基本功能基本功能5.2.15.2.1数据操作数据操作用于对选定数据库及数据库进行通用编辑的操作，包括新增、修改、查询、导出等。新增：用于打开一条已有记录，以便于对该记录进行修改或者查询更详细的

9、信息等。例如：打开一条案卷目录，或者一条收文目录等等。在列表区，选定一条记录，然后选择此命令即可。删除：用于对确认不需要的记录进行删除操作。排序：是用于对文件的顺序按照某一种方式进行排序，该命令不会改动数据的任何内容。打印：用于打印该目录数据的各种报表。导入：用于导入与该目录数据相对应的数据。导出：用于导出与该目录数据相对应的数据。回收站：数据删除后会自动到回收站里，便于误操作数据的找回，但要记得及时清空，避免占取大量的内存，使系统的速度变慢。刷新：对数据进行新增或修改之后不显示，可以用刷新按钮。查询：包括简单查询，高级查询，查询 排序，查询共享等。批量操作：包括批量编辑，查找/替换，档案类型

10、变更，批量序号编 辑，批量数据校验等。批量编辑：用于对选定数据库中的所有记录按某字段进行批量修改的操作。例如，将“计划统计部”修改为规范性简称“计统部”。方法：使用“高级查询”命令将需要修改的记录检索到一个检索夹中，选中所有数据，再使用此命令即可。批量序号编辑：用于对选定目录中所有记录按自然序数进行排序操作。该命令需慎重使用。6.6.科技档案管理科技档案管理在系统中，科技档案管理的基本流程为：6.16.1科技档案案卷著录科技档案案卷著录案卷著录是对分类整理后的文件内容和形式特征进行分析，为其撰写案卷题名，编制目录及档号的过程，下面以基建档案为例。6.1.16.1.1案卷数据著录案卷数据著录单击

11、“基本建设档案”目录树，展开目录，单击上方工具栏中的“新增”按钮，即进入基本建设档案“著录表单进行著录”，表单视图如下：表单中，“单位代号、全宗名称、种类、科技档案分类、属类、案卷号、案卷目录号、档案号、项目名称、形成单位、施工里程、竣工里程、案卷标题、归档年度、保管期限、总张数、案卷起止日期、文字材料张数、蓝图张数、组卷日期、组卷人、职务、组卷单位负责人、接收人、交接日期”等是必填项。6.1.26.1.2自动分类自动分类自动分类功能用于将目录下的所有文件自动按指定的字段分成若干组，以便于对数据的查询及管理。下面以基本建设档案为例，按“形成单位”分类完成后，目录如下图：具体操作如下：具体操作如

12、下：从系统界面左边目录树选择目录“基本建设档案”，右击鼠标，在弹出的树状功能列表中双击自动分类，双击形成单位保存确认后，也可多层级分类目录，且满足分类字段条件的数据文件自动进入到相应目录中。6.1.36.1.3单位代号及全宗名称单位代号及全宗名称集团公司所属单位的档案单位代号，一律采用中铁十一局集团有限公司立档单位档案全宗编号及档案单位名称代号。公司全宗名称为“中铁十一局集团第三工程有限公司”，汉语简称为“十一集团三公司”，汉语拼音代号为“SYJTSGS”。6.1.46.1.4科技档案种类代号表科技档案种类代号表序号序号种类名称种类名称简称简称代号代号备备 注注1基本建设档案基J包括路内路外基

13、建工程2生产技术档案产C3科学研究档案科K4设备仪器档案设S5房地产档案房F6铁路保障档案保障BZ含战备保障和自然灾害抢修档案6.1.56.1.5科技档案分类科技档案分类根据集团公司工程施工总承包资质经营范围及行业特点，基建档案分为以下十大类。其代码依据内容取代字汉语拼音的第一个字母（大写）。各单位也可根据其分类原则，结合本单位实际自行确定分类方案。u 注：线名代码取线路名称汉语拼音的第一个字母（大写）。基 建 档 案 分 类 表序号序号行业名称行业名称取字方式取字方式/案例案例取字取字代码代码1 1铁路工程（1）干线名京九JJJJ京九线（2）干线名+特定含义京沪JHJH京沪客运专线2 2公路

14、工程线路名+公路京开公路JKGLJKGL京开公路3 3市政工程地名+市政南京市政NJSZNJSZ南京市政4 4房建工程地名+房建深圳房建SZFSZF深圳房建5 5城市交通轨道工程地名+城铁或地铁北京地铁BJDTBJDT北京地铁6 6机场工程地名+机场杭州机场HZJCHZJC杭州机场7 7港口与航道工程港口地名天津港TJGTJG天津港8 8水利水电工程地名+水利或水电三峡水利SXSLSXSL三峡水利9 9BT、BOT工程取字母BT或BOTBT BT BT BT BT1010其它工程其它其它QTQT6.1.66.1.6基建档案档案号构建规则基建档案档案号构建规则以湖南长沙至湘潭高速公路某大桥（中心

15、里程是1032.50）为案例，假设其案卷在该单位工程的排列顺序号是2，则其档案的三级类别是：JJZGL5Q1032.501.属 类=阶段+专业+竣工里程 即：5Q 1032.502.案卷目录号=种类+分类+属类 即：JJZGL5Q1032.503.档案号=目录号+案卷号 即：JJZGL5Q1032.5024.档号构建图示6.1.76.1.7案卷标题案卷标题用于揭示本案卷的主要内容和成份。标题结构一般由三个部分组成：项目名称、内容、文件名称三部分组成。1.项目名称：如基建档案反映工程项目名称或所在线别名称。2.内容：基建档案是指某个专业、工序、单项工程（站名、桥名）等。3.文件名称：是指竣工文件

16、或竣工图。6.1.8施工里程：为施工设计时采用的里程，一般用DK表示。6.1.9竣工里程：为建设项目竣工后统一使用的里程，一般用K表示。6.1.10形成单位：为卷内文件材料或图纸形成的责任者。6.1.11形成日期：为卷内文件材料或图纸形成的起止时间（填到月即可）。6.1.12保管期限：根据保管期限表填写，科技档案的保管期限分别为永久、长期、短期。录入完毕，单击“确认”按钮退出窗口，即完成一个案卷的著录。在表单录入页面填写各个字段的值，部分字段采用了自动生成，填写完成后单击确定确定，档案即保存至档案信息系统，如继续增加，单击新增新增或复制，复制，继续填写内容后单击保存保存，结束录入，直接单击退出

17、退出按钮即可。说明：新增新增是不保留任何记录重新启动一份文件，复制复制是为了避免重复录入，将原有著录数据复制一份相同数据，再将其不一致的部分进行修改即可。提示：系统提供了连续录入的功能，录入完成一条数据后，不退出表单视图，再单击“新增新增”按钮即可进行下一条文件条目录入操作。按“确认确认”按钮退出窗口，以提高录入速度。系统同时提供了在录入过程中随时修改上一条记录的功能。单击登记表单窗口顶部的“数据跳转数据跳转”按钮，即可返回到一上条记录或下一条记录进行修改错误的操作。6.26.2直接录入卷内文件直接录入卷内文件 系统提供了直接将各年度已整理好的案卷数据录入本系统进行计算管理的便利。操作方法如下

18、：1.选定要登记卷内文件的案卷条目，例如基本建设档案：2.单击卷内级列表区显示该案卷的子表-“卷内文件”标签，即进入卷内文件列表：单击上方工具栏的“新增”按钮（或者右击子集列表区点新增），即打开卷内文件登记表单，在卷内文件录入窗口，可任选以下项目进行卷内文件的登记操作：顺序号：文件在该案卷内的排列顺序号。系统默认设置为自动增量。名称：文件的标题 文件日期：文件的生效日期 形成年度：文件所生效的日期 形成单位：该文件的归档部门u提示：提示：系统提供了连续录入同一案卷卷内文件目录的功能，单击该窗口中的“新增”按钮即可进行下一条卷内文件条目的著录操作，以提高录入速度。3.确定后，卷内文件登记工作即完

19、成。6.36.3数据修改数据修改提供对登记有误的文件进行修改。操作步骤如下：1.从左边目录树任选择目录，例：选“基本建设档案11局320国道E标施工处”目录树；2.从列表区选择需修改的文件：3.点击上方工具栏中的“修改”按钮或者双击要修改的文件，进入著录表单窗口。4.对录入有误的著录项目进行修改。5.修改完毕点击“确认”按钮完成修改工作。提示：提示：单击修改窗口“首条、向前、向后、末条”四个按钮可直接连续修改录入项目有错误的文件条目。“首条、向前、向后、末条”四个功能按钮有切换数据功能，还有保存功能。例如：修改当前打开表单内容，然后点击“向后”，当前修改数据被保存并跳转到下一条数据。6.46.

20、4数据删除数据删除用于对不需要的文件条目进行删除的操作。步骤如下：1.从左边目录树“基本建设档案11局320国道E标施工处”选择数据分类目录，在数据列表区内选择要删除文件；2.点击上方工具栏中的“删除”按钮（或者选中数据条目，单击右键，选删除）；3.在弹出的“删除记录”窗口中，选择“是”按钮，则数据从列表区删除，从而存放到回收站。6.56.5批量编辑批量编辑此功能用于对选定数据目录下的所有数据或者部分数据按某字段进行批量修改的操作。例如：将“基本建设档案11局320国道E标施工处”目录下所有数据中的“归档年度”字段的值修改为“2015”。操作如下：1.选择“基本建设档案11局320国道E标施工

21、处”目录；2.点击批量操作批量操作批量编辑批量编辑，在弹出的视图中，选择全部数据，勾选“归档年度”前面的选择框，然后在录入“2015”，确认无误后保存。则此“归档年度”窗口内容修改为“2015”u 注：如果只是对此目录下的部分数据进行修改，则在数据列表区选择要修改的多条数据，在批量编辑视图中选择“选中数据”，然后进行上述操作。6.66.6编制案卷号、顺序号编制案卷号、顺序号6.6.16.6.1卷内排序卷内排序操作步骤如下：1.选定需要进行“卷内排序”的案卷数据条目：2.单击上方工具栏中的“案卷整理-卷内整理”按钮，弹出“卷内文件排序”窗口；3.可在“序（件）起始号”框中输入卷内文件起始编号值以

22、指定卷内文件起始顺序号；4.选定需要调整顺序的文件，单击“置顶、向下、向上、置底”位置调序按钮，即可调整卷内文件的顺序；确定后，系统自动重新生成该案卷的各项信息（根据页次生成张数，或者张数生成页次；自动调整卷内顺序号；自动生成总页数，总件数及起始日期，结束日期等）6.6.26.6.2案卷排序案卷排序在整理案卷即归卷过程中，如果发生案卷流水号排序错误（即档号错误），可使用“案卷排序”功能进行重新排列。操作步骤如下：1.单击档案管理目录，从目录树中选择要排序的档案类型，例如基本建档案；2.右键单击“基本建档案”，在弹出的菜单中选择“自动分类”快捷菜单命令，在“分组”窗口中，选择“案卷目录号”字段，

23、确定：3.从目录树上选择需要排序的目录号，点击后展开数据列表，任意选择一条数据；4.单击“档案管理/案卷整理/案卷排序”菜单命令。5.弹出“案卷排序”窗口，如下图：A.调整案卷顺序，选定需要排序的案卷，移动上下箭头按钮进行上下位置的调整；B.指定案卷顺序号的起始编号，设置的编号即生效，在“起始编号”框中，输入需要的起编号值即可。6.确定后，案卷排序过程即完成。注：在案卷排序窗口可以通过案卷范围查询功能把基建案卷中同一种类和分类的案卷全部显示出来进行排序。在分类后面输入%，点击确定，效果图如下：6.76.7打印科技档案报表打印科技档案报表档案管理员将案卷整理后，可以根据需要打印各类报表。以基建档

24、案案卷目录为例：1.单击“基本建设档案”目录；2.选出需要打印的案卷条目；3.单击工具条上的“打印”按钮，选择“基建档案案卷目录选中记录”，预览界面，如没有问题点击打印即可。6.8 6.8 档案移交统计档案移交统计6.8.1 6.8.1 生成统计数据生成统计数据移交清单的生成：1.单击“预归档中心基本建设档案”目录；2.单击“档案统计移交统计科技档案移交清册”，自动生成统计结果，点击保存即可。3.点击保存提示是否跳转到统计结果界面，点击“是”，自动跳转到科技档案移交清册目录；系统即自动在“科技档案移交清册”数据表中生成一条记录，并自动统计生成“项目名称、归档年度、移交单位、移交人、接收单位、接收人、移交卷数、移交蓝图张数、移交照片张数、共计张数、交接日期”等。6.8.2 6.8.2 档案移交档案移交系统提供了档案形成部门或形成单位向档案部门移交案卷的处理。可对各年度的档案移交情况进行管理，并按年度输出档案移交情况表，以便保存留用，移交后记录不能被修改、删除，也不能撤销移交。移交操作步骤如下：1.单击“档案管理中心-科技档案-基本建设档案”2.通过查询选择出要移交的档案3.选中要移交的档案，点击上方工具栏中按钮“案卷整理档案移交”，显示如下画面 注意：档案移交功能一般由专职档案管理员操作，兼职档案员及其他人员请慎用。谢谢大家！THANK YOU