英语应用文写作课件.ppt

1、英语应用文写作(Practical English Writing)Chapter One(第一章第一章)英语应用文概述英语应用文概述(General remarks on Practical English Writing)Unit 1 英语应用文写作的相关知识英语应用文写作的相关知识(related knowledge of practical English writing)英语应用文在交流感情、增进友谊、开展商业活动、促进英语应用文在交流感情、增进友谊、开展商业活动、促进文化交流等方面都起着积极且重要的作用。而今，正是因文化交流等方面都起着积极且重要的作用。而今，正是因为英语应用文变得

2、日益重要，所以在高考、英语社会化能为英语应用文变得日益重要，所以在高考、英语社会化能力考试、全国公共英语等级考试、全国硕士研究生入学考力考试、全国公共英语等级考试、全国硕士研究生入学考试中都存在或增添了测试英语应用文写作能力的题型。试中都存在或增添了测试英语应用文写作能力的题型。根据英语应用文在不同环境下的不同功能及其不同格根据英语应用文在不同环境下的不同功能及其不同格式，我们将其为三大部分即：书信（式，我们将其为三大部分即：书信（letters）、表格）、表格（forms）、和其他（）、和其他（others）。其中，书信是英语应用）。其中，书信是英语应用文的主要组成部分，书信又可分为两类：社

3、交书信文的主要组成部分，书信又可分为两类：社交书信(social letters)和商务书信和商务书信(business letters)。而社交书信所包。而社交书信所包含的项目比商务书信少，语言也更加通俗随意。含的项目比商务书信少，语言也更加通俗随意。正文正文英语应用文的主要组成部分：英语应用文的主要组成部分：一篇好的应用文，正文中必须含以下几点：一篇好的应用文，正文中必须含以下几点：1、包括所有需表达的要点，内容完整；、包括所有需表达的要点，内容完整；2、语言自然流畅，语法、词汇、标点等运用准、语言自然流畅，语法、词汇、标点等运用准确；确；3、有效地采用多种衔接手法，文字连贯，层次、有效地

4、采用多种衔接手法，文字连贯，层次清晰；清晰；4、运用丰富的词汇和句型；、运用丰富的词汇和句型；5、格式与语义的使用恰当得体。、格式与语义的使用恰当得体。如何准确使用词汇？如何准确使用词汇？1、注意单词的内涵。单词的内涵比表层含以更为深入。、注意单词的内涵。单词的内涵比表层含以更为深入。如英语中，如英语中，discount 的意思为的意思为“折扣折扣”，“20%discount”按照表面的词义会被理解为按照表面的词义会被理解为“二折二折”，汉，汉语中的语中的“二折二折”指的是按原价的指的是按原价的20%销售，但实际上销售，但实际上指的是指的是“八折八折”。2、注意词汇之间的搭配。、注意词汇之间的

5、搭配。apply for/apply to3、注意上下文之间的联系，根据不同的语境使用不同、注意上下文之间的联系，根据不同的语境使用不同的词汇。的词汇。begin/commerce4、注意中英文化之间的差异。、注意中英文化之间的差异。dragon大家都有这样的感受大家都有这样的感受,明明是背了很多的单词，可写明明是背了很多的单词，可写作文时，总是用一些高中或小学的词汇作文时，总是用一些高中或小学的词汇如：如：.1、一般词汇、一般词汇:helpful 典型例句典型例句:sth is helpful(to sb)替代语替代语 conducive E.g sth is conducive to sb

6、 2、一般词汇、一般词汇:think 典型例句典型例句:I think-替代语替代语believe 如何写出好句子？如何写出好句子？1、注意句子的完整。、注意句子的完整。2、注意句子的连贯。、注意句子的连贯。3、注意句子的简洁。、注意句子的简洁。4、注意句型的多样化。、注意句型的多样化。5、注意恰当地使用强调。、注意恰当地使用强调。人们进行写作的一般目的是向读者传递信息、人们进行写作的一般目的是向读者传递信息、介绍情况，或阐述作者对某一主题所持的观点，介绍情况，或阐述作者对某一主题所持的观点，用英文写作也不例外。为让读者更好地理解所用英文写作也不例外。为让读者更好地理解所传递的信息，使用英文进

7、行写作时，行文一定传递的信息，使用英文进行写作时，行文一定要注意做到清晰、准确、简洁这三点，这就是要注意做到清晰、准确、简洁这三点，这就是公认的英文写作公认的英文写作“黄金三定律黄金三定律”。定律之一：清晰定律之一：清晰 文章的清晰体现在读者能够很容易理解作者讲述的内容。为文章的清晰体现在读者能够很容易理解作者讲述的内容。为保证所写文章清晰明了，写作时有两点一定要加以注意：保证所写文章清晰明了，写作时有两点一定要加以注意：一是越确切具体越好。在这一方面，作者首先应明确了解自己一是越确切具体越好。在这一方面，作者首先应明确了解自己所要传达的信息、读者的范围及特点，然后再选择相关信息，所要传达的信

8、息、读者的范围及特点，然后再选择相关信息，采用某种文体格式传递给读者。也就是说，写作必须要以特采用某种文体格式传递给读者。也就是说，写作必须要以特定读者为对象，以让读者能够明确接受作者所传递的信息为定读者为对象，以让读者能够明确接受作者所传递的信息为宗旨。尽量以客观陈述为主，少主观臆测推断；尽量明确无宗旨。尽量以客观陈述为主，少主观臆测推断；尽量明确无误表达，少模棱两可评论，这是使文章清晰确切的写作准则。误表达，少模棱两可评论，这是使文章清晰确切的写作准则。二是组织结构富有逻辑性。文章结构富逻辑性会让读者很轻松二是组织结构富有逻辑性。文章结构富逻辑性会让读者很轻松地读懂作者要表达的思想内容。文

9、章的这种逻辑性可以通过地读懂作者要表达的思想内容。文章的这种逻辑性可以通过采用从一般到具体、从采用从一般到具体、从“全景全景”到细节、从问题的定义到分到细节、从问题的定义到分析再到提出解决方案等多种方式来体现析再到提出解决方案等多种方式来体现。定律之二：准确定律之二：准确 要使文章语义表达准确，首先要尽量不要在学要使文章语义表达准确，首先要尽量不要在学术文章中出现术文章中出现“大概、也许大概、也许”之类模棱两可的之类模棱两可的词语，避免出现容易让人困惑和误解的词语和词语，避免出现容易让人困惑和误解的词语和表达法；其次，要尽量避免使用那些有多种含表达法；其次，要尽量避免使用那些有多种含义的词语和

10、表达法。义的词语和表达法。例如：例如：Singapore is a fine country这句话中这句话中的的fine一词有多种含义，如一词有多种含义，如“好的、细小的、好的、细小的、罚款罚款”等。日常生活中这样使用没有问题，但等。日常生活中这样使用没有问题，但在写作时一定要避免使用这种容易产生歧义的在写作时一定要避免使用这种容易产生歧义的多义词。多义词。定律之三：简洁定律之三：简洁 直截了当、切中要点是保证文章简洁的最好直截了当、切中要点是保证文章简洁的最好写作形式。与中文写作相比，英文写作非常强写作形式。与中文写作相比，英文写作非常强调直奔主题、简单明快的写作风格。例如，在调直奔主题、简

11、单明快的写作风格。例如，在写作一个段落时，常常将概括段落主要内容的写作一个段落时，常常将概括段落主要内容的主题句（主题句（topic sentence）作为段落的首句，）作为段落的首句，以便让读者迅速明确本段要讲述的内容。另外，以便让读者迅速明确本段要讲述的内容。另外，写作时尽量将每个句子写得简短一些，少用或写作时尽量将每个句子写得简短一些，少用或不用冗长的复合句。切记：短小精练的句子表不用冗长的复合句。切记：短小精练的句子表达的意思才强而有力。达的意思才强而有力。如何正确使用标点符号如何正确使用标点符号逗号：（逗号：（comma“,”）分号：（分号：（semicolon“;”）句号（句号（f

12、ull stop/period“.”）问号（问号（question mark“?”）感叹号（感叹号（exclamation mark“!”）冒号（冒号（colon“:”）引号（引号（quotation mark“”“”/“”）连接号（连接号（hyphen“-”）破折号（破折号（dash“-”）省略号（省略号（ellipsis“”）斜体字（斜体字（italics）和下划线（）和下划线（underline）Unit 2英语信函的构成成分（英语信函的构成成分（the elements of English letter writing）英文信函一般由信头、信内地址、称呼、信的正文、结束语、签名等几个

13、基本要素组成。根据实际情况需要，还可以加上附件等要素。信头（信头（Heading）信头包括写信人地址和写信日期，通常写在信笺的右上角。在比信头包括写信人地址和写信日期，通常写在信笺的右上角。在比较熟识的朋友之间的通信，写信人的地址常可略去。较熟识的朋友之间的通信，写信人的地址常可略去。地址的写法地址的写法:通常是由小到大，如：门牌号、街道名、市（县）名、省名、国名通常是由小到大，如：门牌号、街道名、市（县）名、省名、国名（邮政编码通常写在城市名之后）。这同中文书信的地址写法完全相（邮政编码通常写在城市名之后）。这同中文书信的地址写法完全相 反。地址可以写反。地址可以写13行，日期写在地址的下方

14、。行，日期写在地址的下方。日期通常有下列两种定法：日期通常有下列两种定法：（a）月、日、年：如）月、日、年：如August 15,200_（b）日、月、年：如）日、月、年：如15th august,200_ 封内名称和地址封内名称和地址(the inside name and address)在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上信头日期下方的左角上,在日期以下三行或更多行,这可根据信的长短来定。封内名称和地址要用齐头式,紧靠信纸

15、的左边,这样会使信看上去整齐。称呼（称呼（Salutation）称呼指写信人对收信人的称呼，如Dear Xiaojun，写在信头的下方和信笺的左边。称呼一般用Dear或My dear开头，称呼后一般用逗号，但写信人与收信人之间的关系可因亲疏远近可有所不同：写给家人、亲戚和关系密切的朋友等人时，分别在写给家人、亲戚和关系密切的朋友等人时，分别在Dear或或MY dear之后分别加上表示亲属关系的称呼或直呼其名。之后分别加上表示亲属关系的称呼或直呼其名。如：Dear mother,My dear father,Dear John,My dearest Mary 等。写个长辈、关系一般的朋友，甚至素

16、不相识的人时，习惯写个长辈、关系一般的朋友，甚至素不相识的人时，习惯在在Dear和姓氏之间加上诸如和姓氏之间加上诸如“先生先生”“”“女士女士”“”“教授教授”等。等。如：Dear Mr.Brown,Dear Ms.Green,Dear Professor Smith,Dear Doctor Wang写给机关、团体、公司、工厂、学校等单位时，一般用：写给机关、团体、公司、工厂、学校等单位时，一般用：Dear Sir or Madam,To Whom It May Concern,Gentlemen,(Gentlemen总以复数形式出现，前面不加Dear)正文（正文（Body）这是书信的主体部分

17、，即写信人要表达的内容。正文要求文字通顺，层次分明，表意清楚。可以手书，也可以打写。结束语（结束语（Complimentary Close）它是书信结尾的恭维话，也叫结束敬语，相当于文中书信最后的“祝好”、“致礼”之类的话语。一般写与正文下方一两行之处，开头字母要大写，末尾用逗号。使用时也可因人而异，主要取决于发信人与收信人之间的关系和熟悉程度：写给家人、亲戚和关系密切的朋友等人时：写给家人、亲戚和关系密切的朋友等人时：Your loving mother(son,broyher);Yours very affectionately;Yours lovingly;With love;Love

18、and all good wishes;With all the best 等写个长辈、关系一般的朋友时：写个长辈、关系一般的朋友时：Yours(very)respectfully;Yours sincerely;Yours obediently;Yours truly;Yours cordially;（热心地）With best wishes 等写给机关、团体、公司、工厂、学校等单位时：写给机关、团体、公司、工厂、学校等单位时：Yours Faithfully;Yours sincerely;Yours truly等 签名（签名（Signature）低于结束语一至二行，从信纸中间偏右的地方低

19、于结束语一至二行，从信纸中间偏右的地方开始，在结束语的正下方，在签完名字的下面开始，在结束语的正下方，在签完名字的下面还要有用打字机打出的名字，以便识别。职务、还要有用打字机打出的名字，以便识别。职务、职称可打在名字的下面。当然，写给亲朋好友职称可打在名字的下面。当然，写给亲朋好友的信，就不必再打了。的信，就不必再打了。如：如：Charlie Manager2.商务英语书信的格式与结构商务英语书信的格式与结构 我国实行对外开放以来我国实行对外开放以来,对外贸易得到迅速发对外贸易得到迅速发展。展。WTO的成功加入的成功加入,使我国的对外贸易事业使我国的对外贸易事业有了突破和发展。作为对外贸易中的

20、一种基本有了突破和发展。作为对外贸易中的一种基本的通信联络方式的通信联络方式,商务英语书信也得到广泛应商务英语书信也得到广泛应用，如：建立贸易关系、销售、询盘、报盘、用，如：建立贸易关系、销售、询盘、报盘、索赔、理赔等。对于外贸专业的学生以及从事索赔、理赔等。对于外贸专业的学生以及从事对外贸易的工作者来说对外贸易的工作者来说,熟练掌握商务英语书熟练掌握商务英语书信的格式与结构并加以应用信的格式与结构并加以应用,是不可或缺的一是不可或缺的一项技能项技能。商务英语书信商务英语书信有自己独特的格式与结构。虽然现在的人们喜欢标新立异,以一种更随意、更友好的方式进行交往,但是,为了避免寄信方和收信方之间

21、由于格式、结构的不统一而引起的混乱,以及由此而带来的查找不便、使双方花费不必要的时间,最安全、最有效的方法就是遵循国际上常用的、约定俗成的格式与结构。一旦选定一种格式与结构,最好是坚持使用,不能想改就改,想换就换,否则就会给对方一种不稳定、不踏实的感觉,会引起一些意想不到的麻烦,有可能最后导致交易的失败。所以商务书信要求用公司的标准信纸打印。内容完整、内容完整、正确、切题、有礼；语言自然、流畅、清楚、正确、切题、有礼；语言自然、流畅、清楚、易懂。易懂。一般来说一般来说,现在使用的商务英语书信的格式主要现在使用的商务英语书信的格式主要有两种有两种:传统的缩头式传统的缩头式(the convent

22、ional indented form)和现代的齐头式和现代的齐头式(the modern blocked form)。根据英国传统做法。根据英国传统做法,缩头式缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有有时可能会缩进更多。现在时可能会缩进更多。现在,齐头式在商务英语齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始有信的内容都从信纸的左边开始,段落与段落段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行之间要比缩头式多空出两到三行,以便于区分。以便于区分。这种格式被称作齐头式这种格式被称作齐

23、头式(the full blocked form)。但是但是,有时把日期放在信纸的左边会给查找带有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便来不便,所以所以,人们使用了一种改良的齐头式人们使用了一种改良的齐头式(the modified blocked form),即把日期放在即把日期放在右边右边,而把其他内容放在左边。根据个人或公而把其他内容放在左边。根据个人或公司的喜好司的喜好,可以选择使用齐头式或缩头式。但可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式不论选择哪一种格式,一般商务英语书信的结一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容构都包括以下几部分内容:(1)信头信头(the lette

24、r-head)（company name and logo（标识、志）（标识、志）,address,telephone number,fax/telex number）(2)信件提要或编号信件提要或编号（Caption or reference number）/日期日期(date)(3)封内名称和地址封内名称和地址(the inside name and address)(4)事由、标题事由、标题(the subject line)(5)开头称呼语开头称呼语(the salutation)(6)信文信文(the message or the body of the letter)(7)结尾敬语

25、结尾敬语(the complimentary close)(8)写信人签名或签署写信人签名或签署(the writers signature and designation)(9)注意事项注意事项(the attention line)(10)经办人代号经办人代号(the reference notation)(11)附件附件(the enclosure)/Encl(12)抄送抄送(the carbon copy notation)/cc(13)附言附言(the postscript)l在商务英语书信中在商务英语书信中,上述每一部分内容都有自上述每一部分内容都有自己固定的位置己固定的位置,包含

26、自己独特的内容包含自己独特的内容,它们是不它们是不能随意互换的。能随意互换的。l信头信头所包含的是写信人的基本情况所包含的是写信人的基本情况,包括他的包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至码甚至E-mail 地址。信头在信纸的最上方地址。信头在信纸的最上方,有有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头,可以可以展示一个公司的风采展示一个公司的风采,增强公司的信誉。增强公司的信誉。案号案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。是写信时

27、所给的、以便查询的字母或数字。经常以经常以“Our ref”和和“Your ref”来区分。来区分。它的位置一般是在信头的右边。它的位置一般是在信头的右边。而而日期日期在信头以下三行或四行在信头以下三行或四行,不管是齐头式不管是齐头式还是缩头式还是缩头式,一般把日期放在右端一般把日期放在右端,这可起到行这可起到行尾的作用尾的作用,使信看上去更整齐。在商务英语书使信看上去更整齐。在商务英语书信中信中,日期一定要写全日期一定要写全,不能用数字的形式不能用数字的形式,因为因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是期标示法是“24thMarch.20

28、02”,而美国的而美国的日期标示法则是日期标示法则是“March24,2002”。月、日。月、日的后面用逗号的后面用逗号,年份后面不用标点。年份后面不用标点。l封内名称和地址封内名称和地址即收信人的名称和地址即收信人的名称和地址,要放要放在信纸的左上方在信纸的左上方,在日期以下三行或更多行在日期以下三行或更多行,这这可根据信的长短来定。可根据信的长短来定。l封内名称和地址要用齐头式封内名称和地址要用齐头式,l紧靠信纸的左边紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整齐。这样会使信看上去整齐。l开头称呼语开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语是写信人开始信文的礼貌用语,一一般商务英语书信中多用般商务英语书信

29、中多用Dear Sir,Dear Sirs 或或Gentlemen,并且独立成行并且独立成行,在封内名称和地在封内名称和地址以下三行。在址以下三行。在Dear Sir 或或Dear Sirs 后面用后面用逗号逗号,而在而在Gentlemen 后面用冒号。后面用冒号。l信文信文是实质性的内容是实质性的内容,信文的书写要求是简洁、信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌清晰、礼貌;语法正确语法正确,切中要点切中要点;段落划分明确段落划分明确,每段集中于一个话题每段集中于一个话题;打印准确打印准确,布局要有艺术布局要有艺术性性,使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏边

30、空栏,它是信文的框架。信文多用单行距它是信文的框架。信文多用单行距,有有些短信可用双行距。些短信可用双行距。l正文开始的常用语：正文开始的常用语：lWith great delight I learn thatlAs I havent heard of you for long,I feel anxious.lI have that pleasure to tell you that lIm very much pleased to inform you that.lYour letter of the 10th has been received with thanks.lI have ju

31、st received your kind letter.lMany thanks for your last kind letter.lThank you very much for the book you sent me on my birthday.lSo much has happened since I last wrote you.lThanks so much for the letter about.lI must apologize for my delay in answering your kind letter.lIn reply to your letter of

32、the 28th,I beg to say thatlThank you for your letter of the 10th.l正文结束语的常用语：正文结束语的常用语：lHoping to hear from you soon.lPlease reply immediately.lWe await your further communication.lAnxiously awaiting an early reply.lAwaiting your reply.lBegging you to reply by return of mail.lWith best regards to you

33、r family.lWith much love from all.lWith love and good wishes.lHoping you are enjoying good health.lThank you for your cooperation.lThanking you in advance.lWishing you every success.lAny other particulars required I shall be pleased to give you.lWe thank you for this order and hope to receive your r

34、epeat orders.lYou could rely upon my best efforts and loyal service.l结尾敬语结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语是一种礼貌用语,在信中没有实际意义在信中没有实际意义,传统使传统使之成为必须之成为必须,并已成为习惯并已成为习惯,所以一直沿用至今。所以一直沿用至今。传统的结尾敬语有传统的结尾敬语有:Yours faithfully,Yours truly(多用于美国多用于美国)等等,也有人用倒装的也有人用倒装的Faithfully yours,Truly yours 等。结尾敬语

35、等。结尾敬语必须和信文紧连一起必须和信文紧连一起,不能分开不能分开,更不能把它单更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况独放到另一页。如遇此种情况,则信件必须重则信件必须重新安排、打印。新安排、打印。l签署签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印公司名称可以打印,而主管人签名则必须是手而主管人签名则必须是手写写,两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行语以下三行,大约留出五行或更多的空间大约留出五行或更多的空间.l注意事项注意事项的习惯用语是的习惯用语是:For the attention of 或简单

36、的或简单的Attention,下面一般要加上横线。当下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时信件是写给特定的人或主办部门时,则用此用则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外,可放在信文以上中间。可放在信文以上中间。l事由或标题事由或标题我们有时可看到在称呼与正文之间有我们有时可看到在称呼与正文之间有Subject：（事由）字样。一般在信纸的中间，也可与：（事由）字样。一般在信纸的中间，也可与“称呼称呼”对齐。还应在底下加横线，以引起读信人的注对齐。还应在底下加横线，以引起读信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。意，使收

37、信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。事由一般在公务信函中使用，也可以省略。经常是用一事由一般在公务信函中使用，也可以省略。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题词或简单的几个词来表示信文的主题,让收信人先对所让收信人先对所谈内容有所了解。谈内容有所了解。l经办人代号经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写写,可用小写可用小写,也可用大写。也可用大写。l附件附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有个信中所提到的附件。经常使用的形式有:Enclosure

38、,Enclosures,Encl.,Enc.等。等。例如：例如：Encl：2 photos（内附两张照片）。如果附件不（内附两张照片）。如果附件不止一项，应写成止一项，应写成Encl：或：或Encs。l抄送抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为明示的标记为cc,后面加上收件人或公司的名后面加上收件人或公司的名字字,可打印在原件和复印件上。暗示的标记为可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc bcc(abbr.Blind Carbon Copy 隐蔽副隐蔽副本本),后加收件人或公司的名字后加收件人或公司的名字,只打印在复印件只打印在复印件上

39、上,并且只有写信人和收信人知道。并且只有写信人和收信人知道。l附言附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容忘记提到的内容,可用此方式可用此方式,但应尽量避免使但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉用。因为它可能会给人一种错觉,即在写信前即在写信前,你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信誉。你的信誉。l在上述十三部分内容中在上述十三部分内容中,前七部分是每一封商前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容务英语信件所必需包含的内容,而后几部分则而后几部分则是可有可无的。是可有可无的。l总之总之,

40、在书写商务英语书信的时候在书写商务英语书信的时候,必须谨记必须谨记:选选定一种格式定一种格式,坚持使用坚持使用,不能变来变去不能变来变去;结构中的结构中的内容要安排合理得当内容要安排合理得当,所必需的七部分内容一所必需的七部分内容一个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件,会留会留给人一种良好的印象给人一种良好的印象,促进双方的进一步往来促进双方的进一步往来,直至交易的达成。直至交易的达成。英英/美文书信格式称谓差异美文书信格式称谓差异商务英语书信（商务英语书信（Business or

41、Commercial English Correspondence）是指交易时所使）是指交易时所使用的通信。在美国，常用用的通信。在美国，常用Business writing，它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和称呼、书信格式、遣词、定的差异，比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。结尾客套语等均有所不同。一般来说，英国书信较为保守，许多英国人喜一般来说，英国书信较为保守，许多英国人喜欢用老式书信体，用词较为正式刻板，而美国欢用老式书信

42、体，用词较为正式刻板，而美国书信语言非常生气、有活力，格式也较为简便。书信语言非常生气、有活力，格式也较为简便。l因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用标准式英语家时，要使用标准式英语Queens English；如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时，就要用美国英语。当然，英国式的语言文时，就要用美国英语。当然，英国式的语言文化近年来也有变化，但总体来说，两者间的差化近年来也有变化，但总体来说，两者间的差异是很明显的。异是很明显的。l商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑商业英文书信，一般都要求

43、用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头垂直的，称为垂直整齐地打印，左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式（式或齐头式（Block style），美国常用这种），美国常用这种格式；每段的第一个词缩进去，称为缩进式或格式；每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式（锯齿式（indented style），英国常用此格式。），英国常用此格式。l垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。正式的商业英语书信要在称呼的上普遍采用。正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地

44、址或收信人的名字全方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址（称、职务及地址，称为信内地址（Inside address）。信内地址的写法也有垂直式和缩）。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式和称美国式将各行并列，缩进式之分，垂直式和称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。不过，近来进式或称英国式将各行依次退缩。不过，近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相同。美国式相同。l此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的法，就是在书信的Inside

45、 Address中，把门中，把门牌号和街名都省略掉。牌号和街名都省略掉。l在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr,Mrs和和Miss（用于未婚女性）。英国人常（用于未婚女性）。英国人常在男性的姓名之后用在男性的姓名之后用Esq.（Esquire的缩写），的缩写），不过在商业上也在慢慢地改用不过在商业上也在慢慢地改用Mr.Mmes.（Madam的复数形式），用于二个女士以上。的复数形式），用于二个女士以上。Messrs（Mr的复数形式）用于二个以上的男的复数形式）用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团体。人，或用于二个以上的男人组成的公司

46、或团体。l在称呼方面，商业上最普遍的有在称呼方面，商业上最普遍的有Gentlemen（美国式）（美国式）与与Dear Sirs（英国式）二种，相当于我国的（英国式）二种，相当于我国的“敬启敬启者者”或或“谨启者谨启者”.如果信是写给某个公司单位的，如果信是写给某个公司单位的，不是写给某个具体人的，美语用不是写给某个具体人的，美语用Gentlemen（复数形（复数形式），英语用式），英语用Dear Sirs.如果对方公司只一人时，必如果对方公司只一人时，必须使用须使用Sir/Dear Sir.称呼后一般要使用标点符号，英称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号（国式采用逗号（comma），美国式

47、用分号（），美国式用分号（colon）。）。l书信结尾客套语（书信结尾客套语（complimentary close）有多种，）有多种，相当于我国书信在结尾时使用的相当于我国书信在结尾时使用的敬礼敬礼、致敬致敬、顺安顺安等句。最为典型的美国式写法是等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和和Best regards，典型的英国式表达有，典型的英国式表达有Yours sincerely（熟人或知道对方姓名），（熟人或知道对方姓名），Best wishes,kind regards 和和yours faithfully（不知姓名）。此（不知姓名）。此外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除

48、了特外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用。殊情况外，现在不再使用。Unit 3 英文信函的书写格式（英文信函的书写格式（the layout of English letter writing）1.书信的格式（the layout of English letter）英文书信的格式灵活多样，主要有以下3种：A.齐头式（block format）_(letterhead)_(date)_(inside address)_(salutation)_(_body_)_(complimentary closing)_(signature)B.缩行式（缩行式（paragr

49、aph-intended format）每段开头均向后缩进每段开头均向后缩进3至至5个字母，信头、日期个字母，信头、日期写在右上方，结束语、签名则写在右下方。写在右上方，结束语、签名则写在右下方。_(letterhead)_ _ _(date)_ _(inside address)_ _ _ _(salutation)_ _(_body_)_ _ _(complimentary closing)_(signature)C.混合式（混合式（Modified Block Format）它的信头、日期、结束语、签名的位置与缩它的信头、日期、结束语、签名的位置与缩行式相同，但开头都要顶格写。信的正文部

50、行式相同，但开头都要顶格写。信的正文部分则是每段开头都要缩格。这是齐头式与缩分则是每段开头都要缩格。这是齐头式与缩行式的混合，手写体常用此格式。行式的混合，手写体常用此格式。_(letterhead)_ _ _(date)_(inside address)_(salutation)_(_body_)_ _(complimentary closing)_(signature)3.英语信封的写法英语信封的写法l写信人的姓名、地址写在信封上面的左上方；写信人的姓名、地址写在信封上面的左上方；收信人的姓名、地址写在信封正面中央偏右一收信人的姓名、地址写在信封正面中央偏右一点处，应先写姓名，后写地址。地