高效会议管理技巧教学课件.ppt

1、 高效会议管理技巧1 通过学习本课程，你将能够：通过学习本课程，你将能够：v1、了解 会议的目的、种类和体系v2、了解 会议效率低的原因及对策v3、掌握 有效为会议做准备的要领v4、掌握 会议中的沟通和反馈技巧v5、掌握 会议主持人的会议管理技巧v6、学会 提高会议效率和质量的技巧2第一讲、当今会议面面观第一讲、当今会议面面观v一、会议的意义v二、会议的目的v三、会议的种类v四、会议的频率v五、会议成本的计算3一、会议的意义一、会议的意义v1、是一个集思广益的渠道v2、显示组织或部门的存在v3、是重要的群体沟通方式4二、会议的目的二、会议的目的v1、开展有效的沟通v2、资讯传达v3、监督员工的

2、工作进展v4、达成协议、解决问题v5、决策和资源共享v6、开发创意v7、激励员工的士气v8、巩固经理人地位5三、会议的种类三、会议的种类（一）按会议人数分：（一）按会议人数分：v1、一对一会议v2、团体会议6（二）按会议方式分：（二）按会议方式分：v1、面对面会议v2、电话会议v3、视频会议三、会议的种类三、会议的种类7（三）按会议目的分：（三）按会议目的分：v1、固定的部门会议v2、临时处理突发事件的会议v3、宣布人事安排和政策的会议v4、当众表扬或批评别人的会议v5、集思广益的会议三、会议的种类三、会议的种类8v1、固定部门会议至少每月一次v2、全体的会议建议每半年一次v3、处理突发事件会

3、议避免频繁v4、一对一的会议要以随时举行四、会议的频率四、会议的频率9五、会议的成本五、会议的成本v 1 1、会议的时间成本：、会议的时间成本：=参加会议的人数*（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议时间）+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间 公司表彰大会的时间成本约为：600*（0.25+0.25+2）+20+20=3=1540小时v 2 2、直接的会议成本、直接的会议成本v 3 3、效率损失的费用、效率损失的费用 会议的费用成本=会议时间成本*单位时间费用 公司劳动竞赛表彰会会议成本=1540*8=12320 中高层研讨培训会的会议成本=220*20=440010第二讲、会议效率不

4、高的原因第二讲、会议效率不高的原因及解决方案及解决方案v一、会议效率不高的原因v二、如何进行预防性管理v三、高效会议的八大特征v四、会议规范11一、会议效率不高的原因一、会议效率不高的原因v1、时间安排得不合适v2、地点安排得不妥当v3、开会对象选择不对v4、主持人影响力不够v5、参会者的技能不够v6、准备工作不够充分v7、目的和结果不明确12二、如何进行预防性管理二、如何进行预防性管理v1、会议时间安排要合适v2、会议地点安排要得当v3、开会的对象要选择对v4、主持人要有影响力v5、参会者要有听的技能v6、要充分做好准备工作v7、明确开会原因和目的13三、高效会议的八大特征三、高效会议的八大

5、特征v1、只有必要时才召集v2、经过好好筹备过v3、拟定和分发了议程表v4、严格遵守了时间v5、一切都是按部就班v6、请了最有经验的人出席v7、结束时做了评论和总结v8、记录了决定、建议和负责人14四、会议规范四、会议规范v1、时间安排方面的规范v2、固定的会议流程规范v3、会议本身要遵守的规则（一）种类15v1、参会者要将工作安排交给会议主席v2、超过1小时的会议要有书面的通知v3、所有参会者都要准备发言的心态v4、会议要准时开始、准时结束v5、负责人对决议能否达成负直接责任四、会议规范四、会议规范（二）遵守的规则16v6、在会上要维护别人的尊严v7、要有人提出不同的意见v8、会后要能拿到书

6、面的记录v9、参会者要履行反馈职责v10、要请第三方监控会议质量四、会议规范四、会议规范（二）遵守的规则17第三讲第三讲 开会前的准备工作开会前的准备工作v一、如何判断是否需要开会v二、会议准备的作用和方法v三、会议准备的内容v四、主持人如何做会前准备18不需要开会的情况v1、已经按惯例开过的会议v2、没有要讨论的特别事情v3、还有比开会更好的方法v4、预算出的会议成本太大v5、决策者已经决定的事情一、如何判断是否需要开会一、如何判断是否需要开会19一定要开会的情况v1、把信息同时传递给很多人v2、需要别人参与以集思广益v3、需要听取各部门工作汇报v4、需要当众表扬或批评时v5、给小组或部门分

7、配任务时一、如何判断是否需要开会一、如何判断是否需要开会20会议准备的作用v1、可选择最适当讨论方式v2、使参会者有讨论的方向v3、事先告知参会者做好准备v4、节省会议时间与减少冲突二、会议准备的作用与方法二、会议准备的作用与方法21会议准备的1H5Wv HHow 怎么样开会v WWhy 为什么开会v WWhat 开什么样的会v WWhen 何时开会v WWho 谁来参加会v WWhere 在哪儿开会二、会议准备的作用与方法二、会议准备的作用与方法22会前准备的内容v1、设定沟通目标v2、制定行动计划v3、如何应对争执v4、进行SWOT分析四、四、主持人如何做会前准备23SWOT分析vSStr

8、ength优势vWWeakness劣势vOOpportunity机会vTThreat威胁四、四、主持人如何做会前准备24第四讲第四讲 成功会议的五种策略成功会议的五种策略v一、如何做开场白v二、如何分配发言时间v三、如何掌握议事进度v四、如何达成会议决策25一、如何做开场白一、如何做开场白 开场白是会议开始之前3至5分钟的谈话，系统而简洁，并有明确宗旨的一段讲话。26开场白的程序v 1、概括会议进行的程序v 2、提供跟讨论有关的资讯v 3、规范会议的议程v 4、指定会议记录者v 5、征求对议程设计的意见一、如何做开场白一、如何做开场白27掌握议事进度的方式v1、语言方式v2、非语言方式三、如何

9、掌握议事进度三、如何掌握议事进度28决策的方式v1、权威决策v2、少数服从多数v3、共识决策v4、无异议决策四、如何达成会议决策四、如何达成会议决策29达成团队决策的方法v1、头脑风暴法v2、德尔菲方法v3、易地思考法v4、思路转换法四、如何达成会议决策四、如何达成会议决策30主持人发言最多的原因v1、对会议的议题特别熟v2、地位高而且声望较大v3、负担较多的行政责任四、如何达成会议决策四、如何达成会议决策31第五讲第五讲 会议中的沟通与反馈技巧会议中的沟通与反馈技巧v一、会议中的沟通技巧v二、会议中的反馈技巧32沟通漏斗v 你心里想的100%v 你嘴上说的80%v 别人听到的60%v 别人听

10、懂的40%v 别人行动的20%一、会议中的沟通技巧一、会议中的沟通技巧33沟通的定义 为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程。一、会议中的沟通技巧一、会议中的沟通技巧34沟通的金三角沟通的金三角一、会议中的沟通技巧一、会议中的沟通技巧35沟通的冰山模式v 互动：八个共同点5-20%工作层面80-95%关系层面一、会议中的沟通技巧一、会议中的沟通技巧36有效沟通的原则v1、有明确的沟通目标v2、有明确的时间约束v3、充分做好准备工作v4、要重视每一个细节v5、要积极努力地倾听v6、双方努力达成目标一、会议中的沟通技巧一、会议中的沟通技巧37造成沟通困难的要素v

11、1、信息和专业知识掌握的不够v 2、重点强调不足或条理不清楚v 3、不会积极的聆听v 4、按自己的思路去思考虑v 5、时间太长失去耐心v 6、准备不充分v 7、沟通中一方有情绪v 8、语言不通v 9、记忆力不好一、会议中的沟通技巧一、会议中的沟通技巧38得到对方信任的窍门v1、要找出双方的共同点v2、适当展示能力和水平v3、适当暴露脆弱的地方v4、建立信任一、会议中的沟通技巧一、会议中的沟通技巧39批评三步曲v1、首先表扬特定的成就v2、指出做得不好的地方v3、以肯定和支持来结束二、会议中的反馈技巧二、会议中的反馈技巧40第六讲第六讲 主持人的会议管理技巧主持人的会议管理技巧v一、倾听技巧v二

12、、讲话技巧 情景模拟41一、倾听技巧一、倾听技巧v一、倾听技巧v二、讲话技巧 情景模拟42“听”字的繁体写法 聽 一、倾听技巧一、倾听技巧43倾听的礼节v1、听听别人的故事v2、听听别人完整的故事v3、先听听别人完整的故事一、倾听技巧一、倾听技巧44倾听的技巧v1、点头且微笑v2、眼神的接触v3、发出倾听声音v4、身体向前倾v5、重复和总结v6、必要时做记录一、倾听技巧一、倾听技巧45表达感受的两句话v1、我也有过相同的经历v2、如果我是你，我跟你感觉一样一、倾听技巧一、倾听技巧46v1、展示Presentingv2、探询Probingv3、评论Commentingv4、建立Building二

13、、讲话技巧二、讲话技巧47v5、测试Testingv6、总结Summarizingv7、排除Shutting outv8、引进Bringing inv9、建议Proposing二、讲话技巧二、讲话技巧48第七讲第七讲 如何对待会议中的如何对待会议中的 意外情况意外情况v一、“蝉”型发言者的症状及应对办法v二、“鲨鱼”型发言者的症状及应对办法v三、“驴”型发言者的症状及应对办法v四、“兔子”型发言者的症状及应对办法v五、“螃蟹”型发言者的症状及应对办法49v 1、讲故事（和讨论的主题无关）v 2、讲了很久才能进入主题v 3、讲得太模糊，没有具体事例v 4、拒绝倾听别人的主要观点一、一、“蝉蝉”型

14、发言者的症状及应对方型发言者的症状及应对方法法“蝉”型发言者的症状50对付“蝉”型发者的办法v摇头且微笑v赞许且手势往下v合上笔记本v事先确定发言时间v替他总结一、一、“蝉蝉”型发言者的症状及应对方型发言者的症状及应对方法法51“鲨鱼”型发言者的症状v1、有攻击别人的倾向v2、给予消极否定意见二、二、“鲨鱼鲨鱼”型发言者的症状及应对方型发言者的症状及应对方法法52对付“鲨鱼”型发言者的办法v1、非语言性打断v2、重申会议规范v3、反问法二、二、“鲨鱼鲨鱼”型发言者的症状及应对方型发言者的症状及应对方法法53“驴”型发言者的症状v1、防卫性特别强，心里头有情绪v2、不能站在别人的立场上看问题v3

15、、过于敏感三、三、“驴驴”型发言者的症状及应对方法型发言者的症状及应对方法54对付“驴”型发言者的办法v1、点名发言v2、重复问题v3、突出他的贡献三、三、“驴驴”型发言者的症状及应对方法型发言者的症状及应对方法55“兔子”型发言者的症状v1、质疑正在使用的程序v2、总是提议不同的方法四、四、“兔子兔子”型发言者的症状及应对方型发言者的症状及应对方法法56对付“兔子”型发言者的办法v1、肯定他的贡献v2、重申可以先试用现在的程序四、四、“兔子兔子”型发言者的症状及应对方型发言者的症状及应对方法法57“螃蟹”型发言者的症状v1、做别的事儿v2、小团体讨论v3、经常接电话v4、经常打瞌睡v5、其他

16、的方式五、五、“螃蟹螃蟹”型发言者的症状及应对方型发言者的症状及应对方法法58对付“螃蟹”型发言者的办法v1、强调时间压力v2、重申会议规范v3、带入别人v4、短时沉默五、五、“螃蟹螃蟹”型发言者的症状及应对方型发言者的症状及应对方法法59第八讲第八讲 主持人与参会者的守则与责任主持人与参会者的守则与责任v一、主持人的守则与责任v二、参会者的守则与责任v三、主持人与参会者怎样达成协议60一、主持人的守则与责任一、主持人的守则与责任v1、要营造和谐的气氛v2、负责会议照常进行v3、负责总结讨论内容v4、引导发言人去解释61v5、帮参会者理清思路v6、避免会中意见一边倒v7、减少和议题无关的争论v

17、8、要保持中立的态度一、主持人的守则与责任一、主持人的守则与责任62主持人调停失败的原因（一）v1、听完陈述后就没词了v2、向双方之一表示赞同v3、阻止对方宣泄v4、指出双方都有错误v5、缩小问题的严重性一、主持人的守则与责任一、主持人的守则与责任63主持人调停失败的原因（二）v6、引导双方攻击自己v7、建议举行其他主持人会议v8、表达出自己不愉快的情绪一、主持人的守则与责任一、主持人的守则与责任64参会者的十大守则（一）v1、会前充分准备v2、会中贡献创意、意见v3、以解决问题为己任v4、摒除部门之见二、参会者的守则与责任二、参会者的守则与责任65v5、尽可能多地获取信息v6、耐心倾听、尊重

18、他人意见v7、勇于发言，言之有物v8、不隐恶扬善，不人身攻击v9、避免不当的肢体语言v10、会后总结参会者的十大守则（二）二、参会者的守则与责任二、参会者的守则与责任66冲突的二维模型二、参会者的守则与责任二、参会者的守则与责任67处理冲突的类型v1、暴力型v2、迁就型v3、回避型v4、协作型v5、妥协型二、参会者的守则与责任二、参会者的守则与责任68第九讲第九讲 会议记录会议记录v一、记录者功能和胜任条件v二、对会议记录的十大建议v三、团队会议的误区69会议记录者的功能v1、仅次于主持人v2、记录及维持议程所设计的顺序v3、协助主持人总结与归纳一、记录者功能和胜任条件一、记录者功能和胜任条件

19、70会议记录者的胜任条件（一）v1、反应敏捷v2、写字快的人v3、知识面广的人一、记录者功能和胜任条件一、记录者功能和胜任条件71会议记录者的胜任条件（二）v4、记忆力强的人v5、组织能力强的人v6、倾听能力强的人v7、总结能力强的人一、记录者功能和胜任条件一、记录者功能和胜任条件72v1、重要的会议应该进行录音v2、定期召开的会议不用录音v3、多数会议指定会议记录者v4、记录者的笔记流畅不失真v5、会议记录者的责任更全面二、对会议记录的十大建议二、对会议记录的十大建议73v6、会议记录内容全面而准确v7、会议结束后整理记录内容v8、会议记录应有组织地整理v9、与主席共同修正错误部分v10、将

20、会议记录发送给与会者二、对会议记录的十大建议二、对会议记录的十大建议74v1、社会性懈怠v2、团体思维（从众）v3、团体极化三、团队会议的误区三、团队会议的误区75v一、参会者如何进行会后跟进v二、主持人如何进行会后跟进v三、会后自我评定v四、如何提高下次会议质量第十讲第十讲 会后跟进会后跟进76参会者会后跟进的内容v1、拿到会议记录以后要细读v2、分析不同参会者的众生相v3、考虑自己任务的完成方法v4、会议是一项新任务的开始一、一、参会者如何进行会后跟进参会者如何进行会后跟进77主持人会后跟进的内容v 1、请大家填写会议评估表v 2、针对意见做出改进措施v 3、询问和联络缺席的同事v 4、制定跟进计划，负责跟进v 5、如有需要，找高层协助v 6、如计划进行顺利，取消下次会议v 7、会议之后检讨得失二、二、主持人如何进行会后跟进主持人如何进行会后跟进78v会议中是否有人未听懂你的意思？v自己有无岔开话题？v有无事先让与会者了解会议内容？v自己有无紧张？。三、三、会后自我评定会后自我评定79交 流v处理说话紧张最好的方式是排练处理说话紧张最好的方式是排练8081