高效安排时间课件.ppt

1、职员素质提升训练职员素质提升训练之四之四安排高效时间安排高效时间员工素质提升训练员工素质提升训练课程大纲课程内容课程内容一、你的时间价值一、你的时间价值二、时间管理矩阵图二、时间管理矩阵图三、有效利用时间的技巧三、有效利用时间的技巧 四、充分利用时间四、充分利用时间五、时间管理的方法五、时间管理的方法六、实践计划六、实践计划员工素质提升训练员工素质提升训练一、你的时间价值v 人一般都是人一般都是6060岁退休，请计算出您剩下可以工作岁退休，请计算出您剩下可以工作 的时间：的时间：我的生命已经用去 天；我还剩下可工作的天数：天。签名：年 月 日 请闭上眼睛，请闭上眼睛，员工素质提升训练员工素质提

2、升训练我的时间值多少钱？年收入年收入每省每省1 1小时的价值小时的价值1 1年中年中,每天省每天省1 1小时的价值小时的价值300003000015.3615.36元元37503750元元400004000020.4920.49元元50005000元元500005000025.6125.61元元62506250元元600006000030.7330.73元元81258125元元750007500038.4238.42元元93759375元元10000010000051.2351.23元元1225012250元元员工素质提升训练员工素质提升训练讨论-时间流逝时间不够时间不够用的原因用的原因员工素

3、质提升训练员工素质提升训练你真的很忙吗?员工素质提升训练员工素质提升训练危机危机紧急的问题紧急的问题有限期的任务、会议有限期的任务、会议准备事项准备事项准备事项准备事项预防工作预防工作价值观的澄清价值观的澄清计划计划关系的建立关系的建立真正的休闲充电真正的休闲充电授能自主管理授能自主管理干扰，一些电话干扰，一些电话一些信件、报告一些信件、报告许多紧急事件许多紧急事件许多凑热闹的活动许多凑热闹的活动细琐、忙碌的工作细琐、忙碌的工作一些电话一些电话浪费时间的事浪费时间的事“逃避性逃避性”活动活动无关紧要的信件无关紧要的信件看太多的电视看太多的电视紧急紧急不紧急不紧急重重要要不不重重要要二、时间管理

4、矩阵图 重要重要&紧急紧急不重要不重要&紧急紧急重要重要&不紧急不紧急不重要不重要&不紧急不紧急员工素质提升训练员工素质提升训练 213紧急紧急 4重要重要不紧急不紧急不重要不重要45%35%5%15%时间管理矩阵图不良的时间分配不良的时间分配员工素质提升训练员工素质提升训练1 2重要重要&不紧急不紧急重要重要&紧急紧急时间管理矩阵图最佳的时间分配最佳的时间分配员工素质提升训练员工素质提升训练ABCD员工素质提升训练员工素质提升训练三、有效利用时间的技巧 1.1.要事第一要事第一2.2.以最终的结果来开始行动以最终的结果来开始行动3.3.学会说学会说“NONO！”4.4.学会对付不速之客学会对

5、付不速之客5.5.减少冗长的会议减少冗长的会议6.6.办公桌上的办公桌上的“5S”5S”运动运动 员工素质提升训练员工素质提升训练确定优先顺序v80/2080/20法则（帕累托法则）法则（帕累托法则）20%20%的活动具有的活动具有80%80%的重要性的重要性vABCDABCD方法方法 集中精力在重要的事情上集中精力在重要的事情上 A A：重要而且紧急：重要而且紧急（比如救火、抢险等）（比如救火、抢险等）B B：重要但不紧急：重要但不紧急（比如学习、做计划、与人谈心、体（比如学习、做计划、与人谈心、体检等）检等）C C：不重要但紧急：不重要但紧急（比如有人因为打麻将（比如有人因为打麻将“三缺一

6、三缺一”而而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）D D：既不重要也不紧急：既不重要也不紧急（比如娱乐、消遣等事情）（比如娱乐、消遣等事情）从来没有足够的时间做完一切事情，但是总有足够的时间完成最重要的工作！从来没有足够的时间做完一切事情，但是总有足够的时间完成最重要的工作！员工素质提升训练员工素质提升训练时间段时间段事务事务所用时间所用时间优先度优先度时间记录表员工素质提升训练员工素质提升训练 时间计划表时间计划表工作 起止时间 使用时间 优先顺序 备注员工素质提升训练员工素质提升训练待完成事务待完成事务优先度优先度计划时间计划时间每日事务清单员工素质提升训

7、练员工素质提升训练有效利用时间的技巧1.月历月历2.行事历与甘特表行事历与甘特表3.效率手册效率手册4.商务通与订房卡商务通与订房卡5.闹钟闹钟6.其它工具其它工具时间管理的工具时间管理的工具员工素质提升训练员工素质提升训练1 1、列清单、列清单2 2、处理文书工作（归档、执行、传阅、废弃）、处理文书工作（归档、执行、传阅、废弃）3 3、个人记事本。、个人记事本。4 4、有序排列、摆放物品及文件。、有序排列、摆放物品及文件。5 5、采用便捷方法。、采用便捷方法。有效利用时间的技巧员工素质提升训练员工素质提升训练四、充分利用时间的6招1.找出原因2.避免拖延3.合理授权4.投资时间5.未雨绸缪6

8、.平衡时间员工素质提升训练员工素质提升训练1、时间不够用的原因1.欠缺计划欠缺计划2.行事优先级错误行事优先级错误3.事必躬亲事必躬亲4.沟通不良沟通不良5.会议太多会议太多6.拖延拖延7、不好意思拒绝、不好意思拒绝8、电话干扰、电话干扰9、文件满桌，找不到、文件满桌，找不到10、出差太多、出差太多11、午餐吃太饱或吃太久、午餐吃太饱或吃太久12、上司找麻烦、上司找麻烦员工素质提升训练员工素质提升训练2、避免拖延谢绝借口1.1.期限未到，急什么？期限未到，急什么？2.2.它太令人感到不愉快它太令人感到不愉快 !3.3.它很难它很难 !4.4.目前我很忙，匀不出时间做那件事！目前我很忙，匀不出时

9、间做那件事！5.5.这件事太重大，我怎么能贸然采取行动？这件事太重大，我怎么能贸然采取行动？6.6.我现在没心情做这件事我现在没心情做这件事!7.7.我在压力下工作绩效较佳我在压力下工作绩效较佳!8.8.在行动前，我要先休息一下在行动前，我要先休息一下!员工素质提升训练员工素质提升训练3、合理授权合理授权v挑选能够承担责任的人挑选能够承担责任的人v根据能力与兴趣委派工作根据能力与兴趣委派工作v告知为什么而不只是做什么告知为什么而不只是做什么v赋予重要性赋予重要性v信任部属并与之保持良好的沟通信任部属并与之保持良好的沟通v了解学习曲线了解学习曲线员工素质提升训练员工素质提升训练4、投资时间、投资

10、时间v个人素质和专业本领的提高是节省时间的重要途个人素质和专业本领的提高是节省时间的重要途径之一。径之一。v不断地学习是在任何领域成功的最低要求。不断地学习是在任何领域成功的最低要求。v参加有益于获得关键技能的课程。参加有益于获得关键技能的课程。如果给我如果给我8个小时的时间砍一棵树，我会花个小时的时间砍一棵树，我会花6小时来小时来磨斧头。（林肯）磨斧头。（林肯）员工素质提升训练员工素质提升训练培养良好的利用时间的习惯培养良好的利用时间的习惯v短小的笔杆胜过良好的记忆短小的笔杆胜过良好的记忆v利用清单记录经常性的活动利用清单记录经常性的活动v下班之前记下第二天需要做的工作清单下班之前记下第二天

11、需要做的工作清单（节省时间、潜意识工作）（节省时间、潜意识工作）v每天给自己每天给自己6060分钟的读书时间分钟的读书时间v认识自己的生物钟，精力最旺盛时做最困认识自己的生物钟，精力最旺盛时做最困难的工作难的工作员工素质提升训练员工素质提升训练5、未雨绸缪v有人告诉你该怎么做一件事情时，他们很可能至少会遗有人告诉你该怎么做一件事情时，他们很可能至少会遗漏一个重要步骤。漏一个重要步骤。v做一件事情之前，预估需要多少资源及何时需要这些资做一件事情之前，预估需要多少资源及何时需要这些资源源v以最大的希望，做最坏的打算以最大的希望，做最坏的打算v做额外的准备（备份、双保险）做额外的准备（备份、双保险）

12、墨菲定律：会出差错的终究会出差错。墨菲定律：会出差错的终究会出差错。员工素质提升训练员工素质提升训练6、平衡时间v在工作、家庭和社会间找到平衡v暂时的停止努力是成功的动力适度休假v注意自己的身体，经常锻炼v学会调整自己的节奏和控制情绪心灵就象是田地，有一定的极限；经过一段时心灵就象是田地，有一定的极限；经过一段时间，它会枯竭，耗尽所有生产农作物的能量间，它会枯竭，耗尽所有生产农作物的能量帕金森定律：事情增加是为了填满完成工帕金森定律：事情增加是为了填满完成工作所需要的多余时间作所需要的多余时间员工素质提升训练员工素质提升训练v6点优先工作制v麦肯锡30秒电梯理论v办公室美学v莫法特休息法五、时

13、间管理的方法员工素质提升训练员工素质提升训练v 6点优先工作制：v 该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了提出的，它使这家公司用了5 5年的时间，从濒临破产一跃成为当年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.52.5万美元咨询万美元咨询费，故管理界将该方法喻为费，故管理界将该方法喻为“价值价值2.52.5万美元的时间管理方法万美元的时间管理方法”。这一方法要示把每天所要做的事情按重要性排序，分别从这一方法要示把每天所要做的事情按重

14、要性排序，分别从“1”1”到到“6”6”标出标出6 6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为号为“1”1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为以赴地做标号为“2”2”的事，依些类推的事，依些类推 艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成完成6 6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。员工素质提升训练员工素质提升训练麦肯锡30秒电梯理论：v凡事要在最短的

15、时间内把结果表达清楚，凡事要凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在事要归纳在3 3条以内。这就是如今在商界流传甚广条以内。这就是如今在商界流传甚广的的“3030秒钟电梯理论秒钟电梯理论”或称或称“电梯演讲电梯演讲”。v第一次接触第一次接触 3030秒原则秒原则麦肯锡电梯理论麦肯锡电梯理论1.1.介绍自己，介绍公司介绍自己，介绍公司8 8秒秒2.2.说明好处说明好处7 7秒秒3.3.探寻客户的需求探寻客户的需求151

16、5秒秒员工素质提升训练员工素质提升训练办公室美学：v秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。简洁就是秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。简洁就是速度，条理就是效率。简洁和条理也是一种美，是一种办公室的美学、工作速度，条理就是效率。简洁和条理也是一种美，是一种办公室的美学、工作的美学。的美学。我们应当养成如下良好习惯：我们应当养成如下良好习惯：物以类聚，东西用毕物归原处；物以类聚，东西用毕物归原处；不乱放东西；不乱放东西；把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记；把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记；好记性不如烂笔头，要勤于记录；好记性不如烂笔头，要勤

17、于记录；处理文件的处理文件的3 3个环节：第一，迅速回复。第二，迅速归档，以免文件弄乱个环节：第一，迅速回复。第二，迅速归档，以免文件弄乱或弄丢。第三，及时销毁。没用的文件要及时处理掉，以免继续浪费空间和或弄丢。第三，及时销毁。没用的文件要及时处理掉，以免继续浪费空间和时间。时间。员工素质提升训练员工素质提升训练回顾：完全时间管理回顾：完全时间管理1 1、事先周详的计划、事先周详的计划2 2、排定工作的优先顺序、排定工作的优先顺序3 3、设定长短程目标、设定长短程目标4 4、订定每日工作计划、订定每日工作计划5 5、挑战效率最高点、挑战效率最高点6 6、学习分配工作、学习分配工作7 7、今日事

18、今日毕、今日事今日毕8 8、避免分散注意力、避免分散注意力9 9、将阻碍减到最低、将阻碍减到最低1010、培养说、培养说“不不”的能力的能力1111、应付突发状况、应付突发状况1212、随时检视、随时检视员工素质提升训练员工素质提升训练六、课堂作业v做出一张属于你自己的每一天的常规工作时做出一张属于你自己的每一天的常规工作时间表。间表。员工素质提升训练员工素质提升训练今天今天必须做的事必须做的事今天今天应该做的事应该做的事今天今天可以做的事可以做的事 今日三件事员工素质提升训练员工素质提升训练Q&A要点整理要点整理三人学习三人学习员工素质提升训练员工素质提升训练实践计划实践计划实践计划本课程我感触最深的地方是：本课程我感触最深的地方是：我将在自己的工作（生活）中改变如下：我将在自己的工作（生活）中改变如下：预计期限预计期限