档案信息化管理课件学习(-67张).ppt

1、第十二讲第十二讲 档案信息化档案信息化一、档案信息化概述一、档案信息化概述二、档案的计算机辅助管理二、档案的计算机辅助管理三、电子文件三、电子文件四、传统档案的数字化四、传统档案的数字化五、数字档案馆五、数字档案馆一、档案信息化概述一、档案信息化概述（一）概念（一）概念 档案信息化档案信息化是在国家总体规划和宏观组织是在国家总体规划和宏观组织下，以下，以现代信息技术现代信息技术（含计算机技术、网络技术（含计算机技术、网络技术等）为手段，以等）为手段，以档案信息资源为对象档案信息资源为对象，以，以档案工档案工作为依托作为依托，以，以档案学最新理论为指导档案学最新理论为指导，按照信息，按照信息社会

2、和国家档案行政部门的要求，开展档案的收社会和国家档案行政部门的要求，开展档案的收集、整理、保管、检索、开发和利用的集、整理、保管、检索、开发和利用的现代化管现代化管理过程。理过程。（二）外国档案信息化概况（二）外国档案信息化概况美国美国 1985 1985年成立了年成立了国家档案与记录署国家档案与记录署(NARA)(NARA)，由总统直接领导，由总统直接领导,并对各联邦机构文件的产生、保管、提供利用、最后处置等给并对各联邦机构文件的产生、保管、提供利用、最后处置等给予指导和帮助。予指导和帮助。NARA NARA于于20052005年开发了年开发了联邦政务架构档案与记录管理纲要联邦政务架构档案与

3、记录管理纲要版本版本1.01.0(Federal Enterprise Architecture Records(Federal Enterprise Architecture Records Management Profile)Management Profile)，20062006年以来年以来,这套标准已经成为美国各这套标准已经成为美国各级政府电子政务设计统一标准的参考体系。级政府电子政务设计统一标准的参考体系。在在NARANARA的牵头和组织下，美国建成了的牵头和组织下，美国建成了档案信息导航系统档案信息导航系统(NAIL)(NAIL)。NAILNAIL是拥有全国各种档案馆藏信息的联网

4、可检索数据是拥有全国各种档案馆藏信息的联网可检索数据库。实现了全国数字资源的网上集成化查询、检索和利用，成库。实现了全国数字资源的网上集成化查询、检索和利用，成为世界上第一个实现档案信息网络一体化的国家。为世界上第一个实现档案信息网络一体化的国家。除了体制上的建设和保障外除了体制上的建设和保障外,美国通过实施一系列的美国通过实施一系列的信息信息化工程化工程来推进档案管理现代化进程。来推进档案管理现代化进程。英国英国 档案信息化建设是围绕英国国家档案馆的信档案信息化建设是围绕英国国家档案馆的信息化建设而展开的。英国国家档案馆所保存和收藏档息化建设而展开的。英国国家档案馆所保存和收藏档案数量是全世

5、界最多的国家之一，也是较早开展电子案数量是全世界最多的国家之一，也是较早开展电子文件管理研究和在国际互联网络上开通自己网站的档文件管理研究和在国际互联网络上开通自己网站的档案馆之一。案馆之一。从从19951995年英国就开始探索利用互联网向公众年英国就开始探索利用互联网向公众提供远程在线服务的技术方法。提供远程在线服务的技术方法。19991999年英国国家档案馆制定并发布了电子年英国国家档案馆制定并发布了电子文件管理系统功能需求。该报告由英国国家档案馆文件管理系统功能需求。该报告由英国国家档案馆和英国中央计算和电信局领导牵头制定，参加单位有和英国中央计算和电信局领导牵头制定，参加单位有国防部、

6、财政部、税务局等十一个政府部门。国防部、财政部、税务局等十一个政府部门。为了更好地实施联合王国数字档案馆计划，为了更好地实施联合王国数字档案馆计划，19951995年，英国年，英国国家档案馆与伦敦大学签订了七年合同，内容是南伦敦大学代国家档案馆与伦敦大学签订了七年合同，内容是南伦敦大学代为接收和保存政府部门和国家档案馆挑选的具有保存价值的数为接收和保存政府部门和国家档案馆挑选的具有保存价值的数据，并通过为联合王国数字档案馆建立的编目，向公众提供远据，并通过为联合王国数字档案馆建立的编目，向公众提供远程检索服务。程检索服务。20032003年年1 1月，英国国家档案馆制定并在其网站上公布了月，英

7、国国家档案馆制定并在其网站上公布了电子文件管理、鉴定和保护指南，该指南规定了政府机关电子文件管理、鉴定和保护指南，该指南规定了政府机关电子文件向国家档案馆在线和离线移交的办法。电子文件向国家档案馆在线和离线移交的办法。同时，同时，制定了制定了一项通用标准，规范各部门向英国国家档案馆移交电子文件的一项通用标准，规范各部门向英国国家档案馆移交电子文件的格式格式，提供给软件开发商和各部委使用，最大限度地减少管理提供给软件开发商和各部委使用，最大限度地减少管理费用和繁复劳动。费用和繁复劳动。此外此外，英国国家档案馆与其他档案部门之间合作与共享密，英国国家档案馆与其他档案部门之间合作与共享密切，英国档案

8、信息资源的整合与共享的参与高校多切，英国档案信息资源的整合与共享的参与高校多达达140140多所多所。（三）我国档案信息化建设的发展概况（三）我国档案信息化建设的发展概况1 1，萌芽起步阶段萌芽起步阶段(上世纪上世纪7070年代末一年代末一9090年代初期年代初期)上世纪上世纪7070年代末年代末8080年代初年代初，我国档案界开始尝试运用计算我国档案界开始尝试运用计算机管理档案。机管理档案。19791979年起，国家档案局档案科学技术研究所、四年起，国家档案局档案科学技术研究所、四川、辽宁、江西等省档案科学技术研究所，以及中央档案馆、川、辽宁、江西等省档案科学技术研究所，以及中央档案馆、中国

9、人民解放军档案馆等个别大型档案馆陆续购置计算机设备，中国人民解放军档案馆等个别大型档案馆陆续购置计算机设备，进行档案管理自动化课题的研究和实验，编制出一些简单的档进行档案管理自动化课题的研究和实验，编制出一些简单的档案检索程序，初步积累了计算机辅助档案管理的一些经验。案检索程序，初步积累了计算机辅助档案管理的一些经验。8080年代中期开始着力于制订档案著录标引的国家标准，陆年代中期开始着力于制订档案著录标引的国家标准，陆续出台了一系列档案编目和机读档案目录制作方面的规范，主续出台了一系列档案编目和机读档案目录制作方面的规范，主要有：要有：档案著录规则档案著录规则(1985(1985年制订，年制

10、订，19991999年重新修订，年重新修订，DA/T18DA/T18一一1999);1999);中国档案分类法中国档案分类法(国家档案局国家档案局19871987年编制年编制););中国档案主题词表中国档案主题词表(国家档案局国家档案局19881988年编制，年编制，19951995年修订再年修订再版版)。2 2，快速推进阶段快速推进阶段(上世纪上世纪9090年代中期一本世纪初年代中期一本世纪初)90 90年代，年代，大多数省级档案馆都建立了基于数据库的大多数省级档案馆都建立了基于数据库的档案业务管理系统，实现了档案馆内部业务管理的网络档案业务管理系统，实现了档案馆内部业务管理的网络化和计算机

11、化。化和计算机化。19991999年底国内年底国内(主要是大陆地区主要是大陆地区)在互联网上可以查在互联网上可以查询到的档案网站仅询到的档案网站仅1212个，发展至今已经超过个，发展至今已经超过10001000多个，多个，这些网站分属不同省份，涉及国家、省、市和区四个级这些网站分属不同省份，涉及国家、省、市和区四个级别的综合档案馆、大学档案馆、专门档案馆和企业档案别的综合档案馆、大学档案馆、专门档案馆和企业档案馆。馆。同样，在同样，在这一时期，国家实施经济信息化战略，加这一时期，国家实施经济信息化战略，加快了整个社会的信息化进程，计算机应用成了普遍工作快了整个社会的信息化进程，计算机应用成了普

12、遍工作方式。随着办公自动化方式。随着办公自动化(OA)(OA)、计算机辅助设计、计算机辅助设计(CAD)(CAD)、计算机辅助制造计算机辅助制造(CAM)(CAM)的应用发展，电子文件的类型和的应用发展，电子文件的类型和数量迅速增加，在此背景下，电子文件归档与数字档案数量迅速增加，在此背景下，电子文件归档与数字档案管理正式提上议事日程。管理正式提上议事日程。3 3，系统发展阶段系统发展阶段(本世纪初一现在本世纪初一现在)20022002年年1111月，国家档案局进一步发布了我国档案工作迄今为月，国家档案局进一步发布了我国档案工作迄今为止惟一的一个专项规划止惟一的一个专项规划全国档案信息化建设实

13、施纲要全国档案信息化建设实施纲要，成为成为我国档案信息化过程中里程碑式的文件。我国档案信息化过程中里程碑式的文件。20052005年年1212月，在北京召开的全国档案局馆长会议审议通过了月，在北京召开的全国档案局馆长会议审议通过了档案事业发展档案事业发展“十一五十一五”规划，规划，“国家数字档案建设与服务国家数字档案建设与服务工程工程”(”(简称简称“金档工程金档工程”)”)作为作为“十一五十一五”重大建设项目正式启重大建设项目正式启动。动。除此之外，我国也相继出台了一系列档案信息化建设的制度除此之外，我国也相继出台了一系列档案信息化建设的制度和标准：和标准：纸质档案数字化技术规范纸质档案数字

14、化技术规范公务电子邮件归档与管理规则公务电子邮件归档与管理规则电子公文归档案管理暂行办法电子公文归档案管理暂行办法电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范中国档案机读目录格式中国档案机读目录格式建设工程文件归档整理规范建设工程文件归档整理规范建设电子文件与电子档案管理规范建设电子文件与电子档案管理规范（四四）档案信息化建设的内容）档案信息化建设的内容20022002年年1111月全国档案信息化建设实施纲要提出档案信息化建月全国档案信息化建设实施纲要提出档案信息化建设的主要内容：设的主要内容：1 1，档案信息化基础设施建设（基础），档案信息化基础设施建设（基础）计算机设备运行要求的场地环境、

15、计算机设备、网络环境等计算机设备运行要求的场地环境、计算机设备、网络环境等2 2，档案信息资源建设（核心任务），档案信息资源建设（核心任务）在档案从形成到保存或销毁的整个过程生命周期中合理应用信息在档案从形成到保存或销毁的整个过程生命周期中合理应用信息技术，促进管理效率和服务水平提升，具体包括资源创建、资源技术，促进管理效率和服务水平提升，具体包括资源创建、资源管理、资源服务、系统设计与管理等内容。管理、资源服务、系统设计与管理等内容。资源创建：原文信息、目录信息、编研信息等。资源创建：原文信息、目录信息、编研信息等。资源管理：存储、载体转换、迁移、访问和安全控制、备份。资源管理：存储、载体转

16、换、迁移、访问和安全控制、备份。资源服务：档案馆服务（目录检索、档案原文浏览、网上展览、资源服务：档案馆服务（目录检索、档案原文浏览、网上展览、编研信息发布）档案室服务（针对内网用户提供查询、浏览、利编研信息发布）档案室服务（针对内网用户提供查询、浏览、利用申请和批准服务）。用申请和批准服务）。3 3，档案信息化标准规范建设（重要保障），档案信息化标准规范建设（重要保障）标准规范是档案信息化建设的重要基础，主要包括电子文件归标准规范是档案信息化建设的重要基础，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、

17、管理和使用等方面的规范、标准，逐步形成标准规范体交换、管理和使用等方面的规范、标准，逐步形成标准规范体系。系。4 4，档案管理应用系统建设（技术保障），档案管理应用系统建设（技术保障）操作系统、数据库管理系统、应用软件等。操作系统、数据库管理系统、应用软件等。5 5，档案信息化人才队伍建设，档案信息化人才队伍建设6 6，档案信息安全保障体系建设，档案信息安全保障体系建设必须全面兼顾档案实体安全和信息安全。包括：建立档案信息必须全面兼顾档案实体安全和信息安全。包括：建立档案信息安全保障体系框架，逐步完善档案信息安全管理体制；各级档安全保障体系框架，逐步完善档案信息安全管理体制；各级档案部门在建设

18、工作中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密案部门在建设工作中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。的发生。（五五）档案信息化的发展原则）档案信息化的发展原则1 1，系统规划原则，系统规划原则2 2，协调发展原则，协调发展原则3 3，标准开放原则，标准开放原则4 4，安全可靠原则，安全可靠原则二、档案的计算机辅助管理二、档案的计算机辅助管理1 1，档案的，档案的收集收集：设定归档范围，可对立档单位归档情况进行统：设定归档范围，可对立档单位归档情况进行统计，有利于展开收集情况核查，并随时量化管理和汇总统计。计，有利于展开收集情况核查，并随时量化管理和汇总统计。2 2，档案的，档案的整理整理：

19、计算机对档案进行合理分类，有序排列，建立：计算机对档案进行合理分类，有序排列，建立各种档案信息数据库。各种档案信息数据库。3 3，档案的，档案的保管保管：现代化库房密集架控制技术。：现代化库房密集架控制技术。4 4，档案的，档案的检索检索：计算机把检索工具转换为机器可识别代码，编：计算机把检索工具转换为机器可识别代码，编制各种目录。制各种目录。5 5，档案的，档案的利用利用：开发灵活的计算机查询方式，充分发挥计算机：开发灵活的计算机查询方式，充分发挥计算机管理系统作用管理系统作用6 6，档案的，档案的编研编研：计算机智能化给出编研课题与达成条件，自动：计算机智能化给出编研课题与达成条件，自动筛

20、选，完成编研过程。筛选，完成编研过程。三、电子文件三、电子文件（一）电子文件的概述（一）电子文件的概述1，定义：，定义：电子文件，又称数字文件，没有一个完全统电子文件，又称数字文件，没有一个完全统一的标准概念，但它的基本特征是公认的。一的标准概念，但它的基本特征是公认的。档案工作基本术语档案工作基本术语中把电子文件定义为：中把电子文件定义为：电子文件电子文件是在数字设备及环境中生成的，以数码形式记录于磁是在数字设备及环境中生成的，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件通信网络上传输的文件，包括电子文书、

21、电子信件、包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸。电子报表、电子图纸。为何不称为电子档案？为何不称为电子档案？原因有二：原因有二：（1）在电子文件形成初期，尚不能确定）在电子文件形成初期，尚不能确定这种新型载体的文件是否作为档案永久保存，这种新型载体的文件是否作为档案永久保存，即便将其接收进馆，仍称为文件而非档案，即便将其接收进馆，仍称为文件而非档案，时至今日，虽然电子文件作为档案保存的可时至今日，虽然电子文件作为档案保存的可能性已经得到论证，但称谓并没有随之改变。能性已经得到论证，但称谓并没有随之改变。（2）电子环境中，现行文件与档案之间）电子环境中，现行文件与档案之间的界限已不明显，目

22、前我国也多以电子文件的界限已不明显，目前我国也多以电子文件的称谓为主。的称谓为主。2，电子文件的优势，电子文件的优势（1）占用空间小，储存信息量大）占用空间小，储存信息量大（2）应用性强，传输速度快）应用性强，传输速度快（3）流动性强，易于保存）流动性强，易于保存占用空间小，储存信息量大：占用空间小，储存信息量大：电子档案与纸质档案相比，占用空间要电子档案与纸质档案相比，占用空间要少的多。许多存储柜才能完成的储存任务，少的多。许多存储柜才能完成的储存任务，可能只需一张光盘或移动硬盘就可以完成，可能只需一张光盘或移动硬盘就可以完成，只要一个复制键就可以完成备份，同一份电只要一个复制键就可以完成备

23、份，同一份电子档案可以同时为不同的用户服务。子档案可以同时为不同的用户服务。一个小型档案馆所需要的所有资料只要一个小型档案馆所需要的所有资料只要一个移动硬盘就可以全部带走。一个移动硬盘就可以全部带走。应用性强，传输速度快：应用性强，传输速度快：电子文件在计算机和多媒体技术的支持电子文件在计算机和多媒体技术的支持下，能同时保存文字、声音、图形和影像文下，能同时保存文字、声音、图形和影像文件。这就增加了电子档案的可读性、可视性、件。这就增加了电子档案的可读性、可视性、可靠性。同时电子档案能够多方面、及时、可靠性。同时电子档案能够多方面、及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率。大量地提供档案信息，

24、提高了工作效率。流动性强，易于保存：流动性强，易于保存：电子文件可以互相之间进行复制传送，具电子文件可以互相之间进行复制传送，具有很大的流动性。电子档案使用者看到的往有很大的流动性。电子档案使用者看到的往往是往是“复制品复制品”，“原件原件”仍保存在档案部仍保存在档案部门，这大大提高了档案的利用性和流动性。门，这大大提高了档案的利用性和流动性。3 3，电子文件的特点：，电子文件的特点：v信息的非人工识读性信息的非人工识读性v信息的系统依赖性信息的系统依赖性v信息与特定载体之间的可分离性信息与特定载体之间的可分离性v信息的易变性信息的易变性v信息存储的分散性信息存储的分散性v信息存储的高密度性信

25、息存储的高密度性v信息的集成性信息的集成性v信息的可操作性信息的可操作性信息的非人工识读性信息的非人工识读性v电子文件第一次使用了人工不可直接识读的电子文件第一次使用了人工不可直接识读的记录符号记录符号数字代码（数字代码（“0”和和“1”）v人工语言人工语言数字代码数字代码人工语言人工语言人们用肉眼无法直接识读和理解经过复杂编人们用肉眼无法直接识读和理解经过复杂编码的码的“比特比特”，只有通过计算机特定的程序，只有通过计算机特定的程序对这些代码进行解释还原，使之还原为输入对这些代码进行解释还原，使之还原为输入前的状态，人工才能识读它。前的状态，人工才能识读它。系统的依赖性系统的依赖性两层含义：

26、两层含义：其一，电子文件的制作、处理，以至归档后的全部其一，电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都管理活动都必须借助计算机系统必须借助计算机系统才能实现。才能实现。其二，电子文件信息在现实输出时依赖于特定的计其二，电子文件信息在现实输出时依赖于特定的计算机系统，即当生成一份电子文件的软件、运行该算机系统，即当生成一份电子文件的软件、运行该软件的操作系统和硬件更新换代以至与原系统不兼软件的操作系统和硬件更新换代以至与原系统不兼容时，我们需要保存老的系统，或者进行一系列适容时，我们需要保存老的系统，或者进行一系列适应新系统的应新系统的转换、迁移转换、迁移工作，才能确保该份文件的工作，才能

27、确保该份文件的可读性和可管理性。可读性和可管理性。信息与特定载体之间的可分离性信息与特定载体之间的可分离性v以往的文件、档案，其信息都被固定在某一载体上，成为不以往的文件、档案，其信息都被固定在某一载体上，成为不可分离的一个可分离的一个“实体实体”或者或者“原件原件”，虽然可以通过静电复印等，虽然可以通过静电复印等方法传播利用，但是还是能区分原件和复印件的区别。方法传播利用，但是还是能区分原件和复印件的区别。v电子文件中的信息不再对原记录载体电子文件中的信息不再对原记录载体“从一而终从一而终”，不再具有，不再具有物理意义上的固定实体状态，也不再具有固定的物理位置，物理意义上的固定实体状态，也不

28、再具有固定的物理位置，而是可以在不同的载体上同时而是可以在不同的载体上同时存在或相互转换存在或相互转换，可以根据需，可以根据需要随时改变或扩展、缩小其存储空间。要随时改变或扩展、缩小其存储空间。v电子文件中的信息是可流动的。具有相对独立性。电子文件中的信息是可流动的。具有相对独立性。因为磁性材料和光学载体寿命短，对于电子文件而言，因为磁性材料和光学载体寿命短，对于电子文件而言，转换转换载体是必须的载体是必须的。没有一份电子文件拥有恒久不变的载体，电。没有一份电子文件拥有恒久不变的载体，电子文件不可能有固定不变的实体形态和子文件不可能有固定不变的实体形态和物理物理位置。位置。信息的易变性信息的易

29、变性v电子文件信息容易改变，其主要原因有：电子文件信息容易改变，其主要原因有：其一，人为有意改动，其一，人为有意改动，计算机系统中人们对信息的增删更改计算机系统中人们对信息的增删更改十分方便，除非事先设定，否则并不会留下痕迹。十分方便，除非事先设定，否则并不会留下痕迹。其二，系统无意改动其二，系统无意改动，计算机技术发展速度很快，编码方案、，计算机技术发展速度很快，编码方案、存储格式、系统软件和存储介质不断的变化，在转换过程中存储格式、系统软件和存储介质不断的变化，在转换过程中由于操作和其他原因，可能导致信息的改变、损失甚至丢失。由于操作和其他原因，可能导致信息的改变、损失甚至丢失。电子文件载

30、体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变。v电子文件载体的可转换性、信息的易变性导致手工电子文件载体的可转换性、信息的易变性导致手工环境中依靠环境中依靠保护载体的原始性来保护档案信息原始保护载体的原始性来保护档案信息原始性性的方法在电子世界里失效。的方法在电子世界里失效。信息存储的可分散性信息存储的可分散性v表现在两个方面：表现在两个方面：其一，一份电子文件的内容、结构和背景信其一，一份电子文件的内容、结构和背景信息分散保存息分散保存。其二，一份电子文件的信息可能来自其他多其二，一份电子文件的信息可能来自其他多个文件个文件。电子文件信息分散

31、存储，在归档保存时容易电子文件信息分散存储，在归档保存时容易出现部分信息缺失的情况，影响文件质量及出现部分信息缺失的情况，影响文件质量及其功能的发挥。其功能的发挥。信息存储的高密度性信息存储的高密度性v电子文件的存储密度大大高于以往各种人工电子文件的存储密度大大高于以往各种人工识读的信息介质，随着技术的进步，电子文识读的信息介质，随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大。件介质的存储密度还将继续加大。存储的集中也就意味着风险的集中存储的集中也就意味着风险的集中，载体一，载体一旦受到侵害，损失就可能很大。旦受到侵害，损失就可能很大。多种信息媒体的集成性多种信息媒体的集成性和共享性和共享

32、性v电子文件融合声像，电子文件融合声像，可实现多人、可实现多人、同时、异地利用同时、异地利用。电子文件的出现，电子文件的出现，打破了必须在固定场所、在固定时打破了必须在固定场所、在固定时间内查阅固定份数的文件的利用限间内查阅固定份数的文件的利用限制。制。信息的可操作性信息的可操作性v电子文件中的信息不是静态、固态、消极电子文件中的信息不是静态、固态、消极的，而是动态、可变、积极的信息。由于的，而是动态、可变、积极的信息。由于信息的易变性，可以方便地改变其存在状信息的易变性，可以方便地改变其存在状态。人们可以经过相关操作，使电子文件态。人们可以经过相关操作，使电子文件处于操作者希望的状态之下。处

33、于操作者希望的状态之下。4，电子文件的分类，电子文件的分类 按照信息存在的形式分：文本文件、数据按照信息存在的形式分：文本文件、数据文件、图像文件、影像文件、声音文件、程文件、图像文件、影像文件、声音文件、程序文件、多媒体文件、超文本文件、超媒体序文件、多媒体文件、超文本文件、超媒体文件。文件。按实体分类：磁盘、光盘、硬盘等按实体分类：磁盘、光盘、硬盘等 文本文件文本文件：是指使用文字处理系统生成的是指使用文字处理系统生成的,由字符、制由字符、制表符、段落符等构成的文件。表符、段落符等构成的文件。字处理系统是现代办公字处理系统是现代办公自动化中最常见的电子信息系统自动化中最常见的电子信息系统,

34、但不同字处理系统但不同字处理系统之间一般不兼容之间一般不兼容,即生成的字处理文件不能交换使用。即生成的字处理文件不能交换使用。如果其生成文件时使用通用文件格式如果其生成文件时使用通用文件格式,如如txttxt、rtf rtf 等等,则可以做到相互兼容。常见的软件有则可以做到相互兼容。常见的软件有wpswps、word word、excel excel 等。等。数据文件：数据文件：是指那些记录设计参数、计算结果、分析结是指那些记录设计参数、计算结果、分析结果、测试结果等数据信息的文件。果、测试结果等数据信息的文件。一般指数据库文件一般指数据库文件,也包括含有数据的电子表格文件。机关、企事业单位也

35、包括含有数据的电子表格文件。机关、企事业单位的各类信息都可以建成数据库的各类信息都可以建成数据库,如政策法规数据库、如政策法规数据库、经济指标数据库、试验数据库、产品型号数据库等。经济指标数据库、试验数据库、产品型号数据库等。数据文件因生产程序不同而具有不同的格式数据文件因生产程序不同而具有不同的格式,一般来一般来说不同类型的数据文件之间需要通过转换程序才能进说不同类型的数据文件之间需要通过转换程序才能进行信息交换。文件类型有行信息交换。文件类型有dbf dbf、mdbmdb、xls xls 等。等。程序文件：程序文件：是指源程序文件编译后生成的文件，是指源程序文件编译后生成的文件，一般一般称

36、之为计算机程序或软件，是我们接触最多的电子称之为计算机程序或软件，是我们接触最多的电子文件。文件。它对计算机硬件和操作系统有一定的要求，它对计算机硬件和操作系统有一定的要求，如不兼容如不兼容,则可能不会正常运行。则可能不会正常运行。超文本文件：超文本文件：就是指具有超链接功能的文件，它可以就是指具有超链接功能的文件，它可以将文件中已经定义好的关键字（将文件中已经定义好的关键字（Keyword），经过），经过鼠标的点取（鼠标的点取（Click），便可以得到该关键字的相关），便可以得到该关键字的相关解释。解释。能方便地从能方便地从Internet上的一个文件访问另一个上的一个文件访问另一个文件文件

37、(即文件的链接即文件的链接)，这些文件可以在同一个站点也，这些文件可以在同一个站点也可在不同的站点。可在不同的站点。超媒体文件：超媒体文件：是超文本和多媒体在信息浏览环境下的是超文本和多媒体在信息浏览环境下的结合。结合。它是对超文本的扩展，除了具有超文本的全它是对超文本的扩展，除了具有超文本的全部功能以外，还能够处理多媒体和流媒体信息。部功能以外，还能够处理多媒体和流媒体信息。（二）电子文件管理概述（二）电子文件管理概述1 1，电子文件管理的基本原则，电子文件管理的基本原则全程管理原则全程管理原则前端控制原则前端控制原则真实性保障原则真实性保障原则完整性保障原则完整性保障原则有效性保障原则有效

38、性保障原则安全性保障可用性安全性保障可用性全程管理原则：全程管理原则：指根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完指根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理和控制。销毁的整个生命周期进行全程管理和控制。电电子文件归档和管理规范子文件归档和管理规范的总则中规定：的总则中规定：“应对应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定等步骤实行电子文件的形成、收集、积累、鉴定等步骤实行全过程管理和监控，保证管理工作的连续性。全过程管理和监控，保证管理工作的连续性。”前端控制原则前端控制原则 主要表现为对

39、电子文件管理系统的设计阶段主要表现为对电子文件管理系统的设计阶段实施有效控制，尽可能把电子文件全程管理实施有效控制，尽可能把电子文件全程管理的所有要求设计在系统之中，从而设计出功的所有要求设计在系统之中，从而设计出功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。先决条件。真实性保障原则真实性保障原则（1 1）原始记录性在数字世界中的演绎：原始记录性在数字世界中的演绎：真实性就是真实性就是指电子文件确系业务活动的真实记录，其内容、逻指电子文件确系业务活动的真实记录，其内容、逻辑结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保辑结构和背景信息经过传输、迁移等处理后

40、依然保持不变，与形成时的原始状态一致。持不变，与形成时的原始状态一致。要求电子文件要求电子文件不是非法用户伪造的；没有经过非法改动的；处理不是非法用户伪造的；没有经过非法改动的；处理工作也没有造成其内容、逻辑结构和背景信息的变工作也没有造成其内容、逻辑结构和背景信息的变动。动。（2 2）国际）国际ISO15489ISO15489信息与文献信息与文献文件管理文件管理定定义义：文件的文件的形成者与发送者形成者与发送者与既定的形成者与发送与既定的形成者与发送者相符；文件的者相符；文件的形成与发送时间形成与发送时间与其既定的形成和与其既定的形成和发送时间相符；发送时间相符；所谓既定所谓既定，指法规、标

41、准、制度的规定。，指法规、标准、制度的规定。总之，电子文件的真实性表现在两个方面：总之，电子文件的真实性表现在两个方面：v 一是文件的形成过程中的真实性：即某一一是文件的形成过程中的真实性：即某一份文件客观反映和真实记录了机构业务活动，份文件客观反映和真实记录了机构业务活动，只有真实的电子文件才能有效支撑电子化业只有真实的电子文件才能有效支撑电子化业务活动，保证其有序进行。务活动，保证其有序进行。v 二是文件在形成之后的真实：表现为在整二是文件在形成之后的真实：表现为在整个文件生命周期里未被误改或篡改，保证其个文件生命周期里未被误改或篡改，保证其历史说明能力，这样的真实性也被称为长期历史说明能

42、力，这样的真实性也被称为长期真实性，是电子文件作为社会记忆长久保存真实性，是电子文件作为社会记忆长久保存的基本前提。的基本前提。完整性保障原则完整性保障原则 完整性是指文件信息齐备，没有缺失。完整性是指文件信息齐备，没有缺失。主要包括两个方面的含义：主要包括两个方面的含义：其一，其一，每一每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损；损；其二，其二，是作为记录机构活动真实面貌的，具是作为记录机构活动真实面貌的，具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全，文件之间的有机联系得以揭示件数量齐全，文件之间的有机联系得

43、以揭示和维护。和维护。一、为了确保每一份电子文件的完整一、为了确保每一份电子文件的完整，应分析电子文件的构成要素，完整的电子文应分析电子文件的构成要素，完整的电子文件是这些要素的有机结合。为了保证和维护件是这些要素的有机结合。为了保证和维护电子文件的完整性，要有意识的将这些要素电子文件的完整性，要有意识的将这些要素集中管理。集中管理。二、将相关的文件建立有效的关联二、将相关的文件建立有效的关联，如如果这些文件是电子的，则将这些文件进行必果这些文件是电子的，则将这些文件进行必要的物理集中，并通过链接、标引等方式保要的物理集中，并通过链接、标引等方式保持其有机联系。如果还有纸质文件、影像、持其有机

44、联系。如果还有纸质文件、影像、缩微等载体的重要文件，则将其他载体的文缩微等载体的重要文件，则将其他载体的文件电子化，并建立关联。件电子化，并建立关联。有效性保障原则有效性保障原则 电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性。包括信息的可识别性、存储系统的和可被利用性。包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。可靠性、载体的完好性和兼容性。可理解性：可理解性：目前保证电子文件可理解性，即可读性的措施主要目前保证电子文件可理解性，即可读性的措施主要有这样几类：有这样几类：其一，将电子文件以开放格式保存。其一，将电子文件以开

45、放格式保存。其二，将文件形成系统与电子文件一起归档保存。其二，将文件形成系统与电子文件一起归档保存。其三，采用能打开多种格式文件的阅读软件，其三，采用能打开多种格式文件的阅读软件，这这种软件只能浏览不能编辑电子文件，这一点符合档种软件只能浏览不能编辑电子文件，这一点符合档案管理要求，但是其缺陷是能够打开的文件格式是案管理要求，但是其缺陷是能够打开的文件格式是有限的。有限的。其四，将电子文件从旧的技术环境转换到另外一其四，将电子文件从旧的技术环境转换到另外一种技术环境上。有可能造成部分文件受损。种技术环境上。有可能造成部分文件受损。其五，将电子文件信息转移到纸张、缩微胶片等其五，将电子文件信息转

46、移到纸张、缩微胶片等传统载体上传统载体上，这种方法无法呈现声音、视频等非静，这种方法无法呈现声音、视频等非静态信息。态信息。目前业界倾向于开放格式的解决方案。目前业界倾向于开放格式的解决方案。可利用性：可利用性：可利用性指文件可以查找、检索、呈现可利用性指文件可以查找、检索、呈现或理解。也就是说一旦用户产生使用文件信或理解。也就是说一旦用户产生使用文件信息的需求，便能查找到所需要信息，并且文息的需求，便能查找到所需要信息，并且文件能以用户可理解的方式输出。可利用性以件能以用户可理解的方式输出。可利用性以可读性为前提，同时提出了便于查询利用的可读性为前提，同时提出了便于查询利用的更高要求。更高要

47、求。2，电子文件的管理，电子文件的管理（1）存储：）存储：传统的档案工作以纸质文件材料为工作传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上就存贮到办公信息数据中，由档案人员、上就存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。不再有明显的界限。电子文件的存储方式对电子文件的存储方式对计算机有很强的计算

48、机有很强的依赖性依赖性。（2）鉴定：）鉴定：A.首先是首先是区别电子文件真伪的鉴定。区别电子文件真伪的鉴定。档案部门所保管的电子档案，应当是电子档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的文件的原件或真实的电子文件原件或真实的电子文件；否则电子档；否则电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复印件。当区别出原件与复印件。文件制发单位必须文件制发单位必须将电子文件的原件归档将电子文件的原件归档，以保持电子文件的，以保持电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证和依据性。原始性，以维护电子文件的凭证和依据性。档案部门应当将电子文件的档案部门应当将电

49、子文件的隐形条码与该隐形条码与该文件一同归档文件一同归档，以维护电子文件的权威性。，以维护电子文件的权威性。B.其次，是对其次，是对电子文件完整性进行鉴定。电子文件完整性进行鉴定。双重鉴定：一是判断电子文件信息的有用程双重鉴定：一是判断电子文件信息的有用程度，称为内容分析或内容鉴定；二是判断电度，称为内容分析或内容鉴定；二是判断电子有用程度是否具有实现的可能，即检查电子有用程度是否具有实现的可能，即检查电子文件的技术状况，以明确电子文件的利用子文件的技术状况，以明确电子文件的利用价值是否处于可利用的状态，又称技术鉴定价值是否处于可利用的状态，又称技术鉴定或技术分析。或技术分析。两者合称双重鉴定

50、。两者合称双重鉴定。电子文件的保管期限表制定应该参照电子文件的保管期限表制定应该参照机关机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定文件材料归档范围和文书档案保管期限规定执行。执行。（3 3）归档：）归档：A.A.物理归档：物理归档：将电子文件集中下载到可脱机保存将电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。的载体上，向档案部门移交的过程。主要是软盘、专用硬盘归档。这些磁盘要进行主要是软盘、专用硬盘归档。这些磁盘要进行编号，以便于双方查验。还应包括改文件的读编号，以便于双方查验。还应包括改文件的读取软件甚至操作系统。取软件甚至操作系统。归档时间是归档时间是实时归档和定期归档，借鉴