采购管理-系统集成项目管理课件.ppt

1、系统集成项目采购管理系统集成项目采购管理项目采购管理项目采购管理n项目采购管理包括从项目组织外部采购或获得所需产品、服务或成果的各个过程。项目组织既可以是项目产品、服务或成果的买方，也可以是卖方。不仅仅是买回东西，要重视采购管理的过程和质量。采购必须要满足技术与质量的要求，同时应满足经济性或价格合理的要求。n过程：项目采购管理项目采购管理n项目采购管理包括合同管理和变更控制过程。通过这些过程，编制合同或订购单，并由具备相应权限的项目团队成员加以签发，然后再对合同或订购单进行管理。n项目采购管理还包括管理外部组织（买方）为从执行组织（卖方）获取项目产品、服务或成果而签发的合同，以及管理该合同所规

2、定的项目团队应承担的合同义务。本章要点本章要点n14.1 项目采购和合同管理的定义n14.2 采购计划编制n14.3 编制询价计划n14.4 招标n14.5 供方选择n14.6 合同管理n14.7 合同收尾项目采购管理项目采购管理n从项目外采购工作所需的产品、服务或成果的完整的购买过程。项目采购管理的过程项目采购管理的过程n（1）采购计划编制。采购什么，何时采购，如何采购。n（2）编制询价计划。记录项目对产品、服务或成果的需求，并且寻找潜在的供应商。n（3）询价、招投标。获取适当的信息、报价、投标书或建议书。n（4）供方选择。审核建议书或报价，在潜在的供应商中选择，并与选中者谈判最终合同。n（

3、5）合同管理和收尾。合同合同n合同指对双方都具有约束力的协议书，使卖方有义务提供规定的产品、服务或成果，使买方有义务提供货币或其他有价值的对价。n因应用领域的不同，合同也可被称作协议、分包合同或采购订单。n合同需要更严格的批复过程。审批的主要目标是确保合同语言所描述的产品、服务或成果满足既定的项目需求。n项目采购管理过程涉及的各种活动构成合同的生命期。合同合同n一个复杂的项目可以同时或按顺序管理多个合同或者分包合同，单项合同的生命期可在项目的生命期的任何阶段结束。n卖方可称为承包商、分包商、销售商、服务供应商或者供应商。n买方可称为客户、顾客、总包商、承包商、采购组织、政府机构、服务需求者或采

4、购方。项目采购管理定义项目采购管理定义nPMI：从项目外购买或获取工作所需的原材料、产品、货物和服务的过程。有效规划、管理和控制项目采购过程称为项目采购过程管理。项目采购管理项目采购管理n1、项目采购什么n产品通用性；可获取性；经济性；本章要点本章要点n14.1 项目采购和合同管理的定义n14.2 采购计划编制n14.3 编制询价计划n14.4 招标n14.5 供方选择n14.6 合同管理n14.7 合同收尾编制采购计划编制采购计划n涉及是否需要采购、如何采购、采购什么、采购多少以及何时采购。n该过程也包括考虑潜在卖方的过程，特别是在买方希望对发包决策施加一定的影响或控制的情况下。同时，也应考

5、虑由谁负责获得或持有法律、法规或组织政策要求的任何相关许可证或专业执照。n项目进度计划可对采购规划过程造成重大影响。n该过程包括风险考虑。采购计划编制的输入采购计划编制的输入n1、企业环境因素n2、组织过程资产n3、项目范围说明书n4、工作分解结构n5、工作分解结构词汇表n6、项目管理计划 采购计划编制的工具和技术采购计划编制的工具和技术n1、自制-外购分析n2、专家判断n3、合同类型自制自制-外购分析外购分析n指判断由执行组织“自行生产某种特定产品或服务”和“从外部直接购买该产品或服务”哪种方式能够节约成本的一种管理技术，用于决定是在组织内部制造某些产品或服务，还是从组织外部购买这些产品或服

6、务。n自行生产还是采购；如决定采购，则购买或租赁；分析包括直接费用和间接费用 自制自制-外购分析的结果外购分析的结果n从一个或多个卖方那里购买项目的全部产品或服务；n从一个或多个卖方那里购买项目的大部分产品或服务；n从一个或多个卖方那里购买项目的少部分产品或服务；n内部自制所有的产品或服务，不做任何外部采购；合同合同n合同：合同是监督项目执行的各方履行其权利和义务、具有法律效力的文件。合同的生存期合同的生存期合同准备合同终止合同管理合同签署合同类型合同类型n信息系统工程项目合同通常两种分类方式：按范围划分按范围划分n1）总承包合同。发包人把工程建设从开始立项、论证、施工到竣工的全部任务，一并发

7、包给一个具备资质的承包人。n2）单项项目承包合同。发包人将信息系统工程建设的不同任务，分包发包给不同承包人。n3）分包合同。总承建单位将其承包的一部分或某几部分再发包给子承包人。承包人只能将自己承包的部分工程分包给具有相应资质条件的分包人，分包工程必须经过发包人同意。按项目付款方式划分按项目付款方式划分n成本补偿合同（成本补偿类合同成本补偿类合同1 成本加成本百分比（CPPC:Cost Plus percentage of cost）（CPF）2 成本加固定费用（CPFF:Cost Plus Fixed Fee）3 成本加奖金（CPIF:Cost Plus Incentive Fee）成本加成

8、本百分比成本加成本百分比 n预计成本=10万，%=15n则预计总价=11.5万n如果实际成本增至20万n则总价=23万成本加固定费用成本加固定费用 n为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并向卖方支付一笔固定费用，该费用以项目初始成本估算的某一百分比计算。费用只能针对已完成的工作来支付，并且不因卖方的绩效而变化。除非项目范围发生变更，费用金额维持不变。成本加奖金成本加奖金 n为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并在卖方达到合同规定的绩效目标时，向卖方支付预先确定的激励费用。固定价格合同固定价格合同n固定价格加奖励费（FPI:Fixed Price Plus Incentive

9、 Fee）n固定总价（FFP:Firm Fixed Price）固定价格加奖励费固定价格加奖励费 n目标价格：100万n最高价格：120万n卖方利润：10万n分享比例：70/30n例一：实际成本80万，则总价=80+10+(100-80)*30%=96万n例二：实际成本150万，则总价120万固定总价固定总价 n目标价格：100万n例一：实际成本80万，则总价=100万n例一：实际成本150万，则总价100万单价（工时和材料）合同单价（工时和材料）合同n在不能很快编写出准确工作说明书的情况下，经常使用工料合同来增加人员、聘请专家以及寻求其他外部支持。n这类合同与成本补偿合同的相似之处在于，都是

10、开口合同，合同价因成本增加而变化。在授予合同时，买方可能并未确定合同的总价值和采购的准确数量。如同成本补偿合同，工料合同的合同价值可以增加。n另一方面，由于合同中确定了一些参数，工料合同又与固定单价合同相似。当买卖双方就特定资源类别的价格（如高级工程师的小时费率或某种材料的单位费率）取得一致意见时，买方和卖方就预先设定了单位人力或材料费率（包含卖方利润）。甲方风险合同类型与相应的风险合同类型与相应的风险CPPC CPFF CPIF FPI FFP乙方风险高高软件产品采购合同软件产品采购合同n通用软件产品采购数据库、操作系统等n外包采购ERP系统、企业管理系统等各种定制系统软件项目合同流程软件项

11、目合同流程编写招标书（招标公司）发布招标书（网络、报纸、指定）乙方购买招标书乙方编写投标书项目竞标、开标中标方拟定项目合同甲方提出软件需求双方签订合同采购计划编制的输出采购计划编制的输出n1、采购管理计划n2、工作说明书SOWn3、自制或外购决策n4、请求的变更采购管理计划采购管理计划n采购管理计划描述如何管理从编制采购文件直到合同收尾的各个采购过程。SOWn工作说明书是对项目所要提供的产品或服务的叙述性的描述。SOWn工作说明书是一份简短的文档。它既不是一份设计文档，也不是一份完整的法律合同。nSOW的作用是奠定工作范围,开始定义最终产品。SOW保证客户与高层管理者能充分评审并批准工作陈述，

12、然后才有可能切实地着手进行项目的其他活动。一份SOW获得批准，便应对这份文档进行版本控制，并将它作为软件项目计划的一部分。SOW的主要内容的主要内容n（1）业务需求：一个组织的业务需求可能基于需求的培训，市场需要，技术的进步，法律的要求和政府的标准；n（2）产品范围描述：技术项目所要创建的产品的需求以及产品或服务的特性。通常产品需求在项目的 启动过程中并不是很详细，在后续的过程中随着产品的特性的明晰会逐渐细化。这些需求也要记述项目所创造的产品或服务与业务要求或其他因其产品要求的刺激因 素之间的关系。虽然产品需求文档的形式和实质内容各不相同，但它应该总是保持足够详细以支持后续的项目规划。n（3）

13、战略计划：所有项目支持组织的战略目标（执行组织的战略计划作为项目选择的一个要素来考虑）。SOW格式格式n前言n项目工作范围n项目工作方法n假定n工作期限和工作量估计n双方角色和责任n交付件n完成及验收标准n服务人员n聘用条款n收费和付款方式n变更管理n承诺n保密本章要点本章要点n14.1 项目采购和合同管理的定义n14.2 采购计划编制n14.3 编制询价计划n14.4 招标n14.5 供方选择n14.6 合同管理n14.7 合同收尾编制询价计划编制询价计划n该过程为下一步招标所需要的文件做准备，并确定选择供方所需要的评定标准。编制询价计划涉及编写支持询价所需要的各种文件，这种文件被统称为“采

14、购文件”。这些文件主要用于一些潜在的承包商或者是向潜在的卖方征求建议书，征求报价。n采购什么？潜在的供方？各家商务和技术特点？何时招标？如何选择供方？合同的形式与格式？编制询价计划的输入编制询价计划的输入n1、采购管理计划n2、合同工作说明书SOWn3、自制或外购决策n4、项目管理计划编制询价计划的工具和技术编制询价计划的工具和技术n1、标准表格n2、专家判断编制询价计划的输出编制询价计划的输出n1、采购文件n用来得到潜在卖方的报价建议书n2、评估标准n3、合同工作说明书（更新）采购文件采购文件n投标邀请函；邀标书；请求建议书；请求报价单；招标公告；磋商邀请函；合同方回函；n常用：RFPn请求

15、建议书（方案建议书）nRFP很大程度上等同于招标文件n一份好的RFP是项目采购管理的关键RFQnRequest For Quoting 报价邀请书（请求报价单）n根据价格选择供应商时用于征求潜在供应商报价的文件。n简单产品招标；其他询价文件其他询价文件n征求供应商意见书（Request For Information RFI）n投标邀请书（Invitation For Bid IFB）n招标通知n洽谈邀请书n承包商初步建议征求书 评估标准评估标准n供方选择标准通常是采购文件的一部分。制定这些标准是为了对卖方建议书进行评级或打分。n对建议书进行评级和打分。本章要点本章要点n14.1 项目采购和合

16、同管理的定义n14.2 采购计划编制n14.3 编制询价计划n14.4 询价（招标）n14.5 供方选择n14.6 合同管理n14.7 合同收尾询价询价n合同管理人员将在项目经理指导下使用采购文件向潜在的卖方进行询价。nRequest seller response。是指从潜在的卖方那里获得建议书（或报价）的过程。n询价就是从可能的承包商那里确定谁有资格完成工作，谁有资格提供所需要的商品，相当于供方资格的确认。询价的输入询价的输入n1、组织过程资产n2、采购管理计划n3、采购文件询价的工具和技术询价的工具和技术n1、投标人会议n发包会；供应商会议；竞标会议；n2、广告n3、制定合格卖方清单询价

17、的输出询价的输出n1、合格卖方清单n不管有没有现成的名单可以利用，项目团队也可建立自己的卖方货源。本章要点本章要点n14.1 项目采购和合同管理的定义n14.2 采购计划编制n14.3 编制合同n14.4 招标n14.5 供方选择n14.6 合同管理n14.7 合同收尾招投标招投标n（1）招标（Invitation to Tender）。是指招标人（买方）发出招标通知，说明采购的商品名称、规格、数量及其他条件，邀请投标人（卖方）在规定的时间、地点按照一定的程序进行投标的行为。n程序一般为：招标者刊登广告或有选择地邀请有关厂商，并发给招标文件，或附上图纸和样品；投标者按要求递交投标文件；然后在公

18、证人的主持下当众开标、评标，以全面符合条件者为中标人；最后双方签订承包或交易合同。招标分为公开招标和邀请招标。n（2）投标（Submission of Tender）。是与招标相对应的概念，它是指投标人应招标人的邀请或投标人满足招标人最低资质要求而主动申请，按照招标的要求和条件，在规定的时间内向招标人递价，争取中标的行为。招投标招投标n（3）开标。招标单位在规定的时间、地点内，在有投标人出席的情况下，当众公开拆开投标资料(包括投标函件)，宣布投标人(或单位)的名称、投标价格以及投标价格的修改的过程。开标一般在公证员的监督下进行。n（4）评标。评标即是对所有的投标书进行审查和评比的过程。n（5）

19、中标。招标投标法规定，中标人确定后，招标人应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书对招标人和中标人具有法律效力。中标通知书发出后，招标人改变中标结果的，或者中标人放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。招投标招投标n（6）标底。标底是招标工程的预期价格，能反映出拟建工程的资金额度，以明确招标单位在财务上应承担的义务。n（7）议标。目前，我国实践中特别是在建筑领域里有一种使用较多的采购方法，被称为“议标”，实质上即为谈判性采购，是采购人和被采购人之间通过一对一谈判而最终达到采购目的的一种采购方式，不具有公开性和竞争性，因而不属于招投标法所称的招标投标采购方式。

20、招标人及权利和义务招标人及权利和义务n权利；义务；n招标代理机构（法律地位、权利和义务）；n招标方式（公开招标；邀请招标；）n投标；开标；中标；n相关的法律责任（法律责任概念、招标人的责任、投标人的责任、其他相关人的责任）；n中华人民共和国招标投标法招标程序招标程序n一般来说，招标投标需经过招标、投标、开标、评标与定标等程序。n招标人采用公开招标方式的，应当发布招标公告；招标人采用邀标方式的，应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。n招标人根据招标项目的具体情况，可以组织潜在投标人踏勘项目现场。n投标人投标。n开标。n评标。n确定中标人。n订立合同

21、。本章要点本章要点n14.1 项目采购和合同管理的定义n14.2 采购计划编制n14.3 编制合同n14.4 招标n14.5 供方选择n14.6 合同管理n14.7 合同收尾供方选择供方选择n指接受投标书或建议书，并根据评估标准选择一个或多个可接受的合格供应商。（评标）n建议书：供方选择的输入供方选择的输入n1、组织过程资产n2、采购管理计划n3、评估标准n4、采购文件包n5、建议书n6、合格卖方清单n7、项目管理计划供方选择的工具和技术供方选择的工具和技术n1、加权系统（常用）n2、独立估算n3、筛选系统n4、合同谈判n在合同签字前，对合同的结构与要求加以澄清，取得一致意见。n5、卖方评级系

22、统n6、专家判断n7、建议书评估技术加权系统加权系统n对定性数据的一种定量分析方法。独立估算独立估算n对于许多采购，采购组织可以自行编制独立估算，或者邀请外部专业估算师做出成本估算，并将此作为标杆，用来与潜在卖方的应答做比较。n用以核对卖方提出的要价。有时称为“合理费用”估算。n如费用估算间存在明显差异，则表明：独立估算独立估算n由采购单位组织进行的独立成本估算，它用来与卖方提供的建议价格进行对比。n在工程招标中，独立估算通常称为标底。是衡量投标价格是否合理的重要依据。n标底包括项目成本、投标者合理利润、风险系数。筛选系统筛选系统n为一个或多个评价标准建立最低的要求。例如要求卖方参与项目的人员

23、至少具备一名PMP资格的人员。n可应用加权系统和独立估算。供方选择的输出供方选择的输出n1、选中的卖方n2、合同n3、合同管理计划n4、资源可利用情况n5、采购管理计划(更新)n6、请求的变更本章要点本章要点n14.1 项目采购和合同管理的定义n14.2 采购计划编制n14.3 编制合同n14.4 招标n14.5 供方选择n14.6 合同管理n14.7 合同收尾合同管理合同管理n目的是确保本身与对方都履行合同义务，并确保自身合法权利得到保障。n合同管理中还有财务管理部分，用以监督对卖方的付款。n合同管理过程指依据合同和既定的纠正措施，审查并记录卖方当前的绩效或截至到目前的绩效水平。合同管理合同

24、管理n是建设方与承建方的关系，保证承建方的实际工作满足合同要求的过程。信息系统集成项目合同的管理是对工程的设计、实施、开发有关的各类合同，从合同条件的拟定、协商、签署到执行情况的检查和分析等环节进行组织管理工作。合同管理涉及到的项目管理过程合同管理涉及到的项目管理过程n项目计划执行（project plan execution），在适当时候授权合同方的工作。n执行报告(performance reporting)，监控合同方的成本、进度和技术绩效（technical performance）。n质量控制(quality control)，检验合同方的产品是否合格。n变更控制(change co

25、ntrol)，确保变更被正确地批准，以及需要了解情况的人知晓变更的发生。合同管理主要作用合同管理主要作用n1 合同确定了信息系统实施和管理的主要目标，是合同双方在工程中各种经济活动的依据；n2 确定了双方的经济关系，包括实施过程中的经济责任、利益和权利；n3 是监理的基本依据，可以对工程进度、质量和成本实施管理和控制；采购合同管理的要点采购合同管理的要点n指导管理项目的执行；n绩效报告；n质量控制；n整体变更控制；n风险监控；n财务管理等；合同管理的主要内容合同管理的主要内容n合同签订管理；n合同履行管理；n合同变更管理；n合同档案管理。合同管理的输入合同管理的输入n1、合同n2、合同管理计划

26、n3、选中的卖方n4、绩效报告n5、批准的变更申请n6、工作绩效信息合同管理的工具和技术合同管理的工具和技术n1、合同变更控制系统n2、买方进行的绩效审核n3、检验和审计n4、绩效报告n5、支付系统n6、索赔管理n7、合同档案管理系统n8、信息技术合同管理的输出合同管理的输出n1、合同文件n2、请求的变更n3、推荐的纠正措施n4、组织过程资产（更新）n5、项目管理计划(更新)本章要点本章要点n14.1 项目采购和合同管理的定义n14.2 采购计划编制n14.3 编制合同n14.4 招标n14.5 供方选择n14.6 合同管理n14.7 合同收尾合同收尾合同收尾n涉及验证所有工作和可交付成果是否

27、可以接受的工作。n包括诸如对记录进行更新以反映最终结果，将更新后的记录进行归档供将来项目使用的管理活动。n在合同收尾后，未解决的争议可能需要进入诉讼程序。n合同提前终止是合同收尾的一项特例，可因双方的协商一致或因一方违约产生。合同收尾的输入合同收尾的输入n1、采购管理计划n2、合同管理计划n3、合同文件n4、合同收尾程序合同收尾的工具和技术合同收尾的工具和技术n1、过程审计（采购审计）n2、记录管理系统采购审计采购审计n是对采购规划到合同管理的整个采购过程进行结构化审查。n目的是找出成功经验与失败教训。合同收尾的输出合同收尾的输出n1、合同文件n2、组织过程资产（更新）阅读阅读n中华人民共和国合同法n中华人民共和国招标投标法