采购合同管理课件.ppt
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- 采购 合同 管理 课件
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1、工作任务和要求工作任务和要求 工作任务工作任务工作要求工作要求(1)学会准备采学会准备采购合同购合同(1)掌握合同的主要内容,学会草拟采购合同掌握合同的主要内容,学会草拟采购合同(2)了解现货合同与定期采购合同、无定额合了解现货合同与定期采购合同、无定额合同和定额合同的主要条款同和定额合同的主要条款(2)对采购合同对采购合同进行有效管理进行有效管理(1)建立合同管理团队,能够描述出合同经理建立合同管理团队,能够描述出合同经理工作的主要职责,明确领导一个合同管理团工作的主要职责,明确领导一个合同管理团队所必须具备的基本技能和综合素质队所必须具备的基本技能和综合素质(2)制订合同管理计划,确定应用
2、于合同管理制订合同管理计划,确定应用于合同管理计划的政策和程序,并制订合同进度表计划的政策和程序,并制订合同进度表本章主要内容本章主要内容采购合同的管理采购合同的管理2.采购合同管理概述采购合同管理概述1.导入案例导入案例-细节决定成败细节决定成败东北某林区木材厂是一个近几年生意红火的中型木器制造厂。几年来,依靠原材料有保证的优势,就地制造成本比较低的传统木器,获得了可观的经济效益。但是该厂的设备落后,产品工艺比较陈旧,限制了工厂的发展。因此,该厂决定投入巨资引进设备技术,进一步提高生产效率,开拓更广阔的市场,于是他们通过某国际经济技术合作公司代理欲与外国某木工机械集团签订了引进设备合同,总价
3、值110万美元。1993年4月,外方按照合同规定,将设备到岸进厂,外方人员来厂进行调试安装。中方在验收中发现,该机部分零件磨损痕迹严重,开机率不足70%,根本不能投入生产。中方向外方指出,你方产品存在严重质量问题,没有达到合同机械性能保证的指标,并向外方征询解决办法。导入案例导入案例-细节决定成败细节决定成败外方表示将派强有力的技术人员赴厂研究改进。2个月后,外方派来的工作组到厂,更换了不符合标准的部分零件,对机器进行了再次的调试,但经过验收仍然不符合合同规定的技术标准。调试研究后外方应允回去研究,但一去三个月无下文。后来厂方经过代理公司协调,外方人员来厂进行一次调试,验收仍未能通过。中方由于
4、安装,调试引进的设备已基本停产,半年没有效益。为了尽快投入生产,中方认为不能再这样周旋下去,准备通过谈判,做出一些让步,只要保证整体符合生产要求即可。这正中外方下怀,中方提出这个建议后,他们马上答应,签署了设备验收备忘录,外方公司进行三次调试。但调试后,只有一项达到标准,中方认为不能通过验收。但外方公司认为已经达到规定标准,双方遂起纠纷。导入案例导入案例-细节决定成败细节决定成败本来,外方产品质量存在严重问题,中方完全有理由表示强硬态度,据理力争,但双方纠纷发生后,外方却显得理直气壮,反而搞得中方苦不堪言。其症结到底何在呢?原来,双方签署的备忘录中,经中方同意,去掉了部分保证指标,并对一些原规
5、定指标进行了宽松的调整,实际上是中方做出了让步。但是让步必须是有目的的和有价值的,重新拟定的条款更需做有利于中方的、明确清晰的规定,不然可能造成新的波动。但该备忘录中竟然拟定了这样的条款标准:某些零部件的磨损程度“以手摸光滑为准”;某某部件“不得出现明显损伤”,等等。这种空泛的、无可量化的、无可依据的条款让外方钻了空子。根据这样的模糊规定,他们坚持认为达到了以上标准,双方争执不下。导入案例导入案例-细节决定成败细节决定成败你中国人摸着不光滑,我外国人摸着就是光滑。拿什么来做共同依据呢?中方面对自己同意的条款义正词严,但对于白纸黑字却说不清道不明。显然,掉在人家设的圈套里面了!外国公司所采取的是
6、精心炮制好了的策略,一段套着一段走。一开始,他们给你一套不合格的设备,能蒙就蒙,能骗就骗,如果骗不过去,就采取第二步,就是拖,逼着你主动让步。结果就拖出一个备忘录来。外方的调试显得很有耐心,但中方的效益却随之流失。时候,中方的一位负责人说,签订合同时,有关索赔条款的很多内容他都不是很清楚,也未请律师,当时只把索赔看成了一种不可不行的合同模式,也根本未想到会出现纠纷。可见这位负责人的意识是多么的淡薄,而没有正确的纠纷意识,又怎会有强烈的竞争意识呢?导入案例导入案例-细节决定成败细节决定成败中方在外商一改“耐心诚恳”的态度,拒不承认产品质量不符合标准的情况下,终于被迫求助于法律,聘请了律师,要求外
7、方按原合同赔偿损失。外方在千方百计地拖延一个月之后,才表示愿意按实际损失来赔偿。中方认为,赔偿后至少可以保本,但结果又是南柯一梦!在原合同中,精明的外方在索赔条款中写进了一个索赔公式,由于这个公式相当复杂,签约时中方人员根本没有认真研究就接受了。他们没有想到会有纠纷,也根本没有把这公式当回事。现在,外方拿来这个公式,面对面地给你算细账。结果一出来,外方看着屏幕微笑,中国人看着屏幕发呆。原来,按照这个公式计算,即使这套设备完全不符合要求,视同报废,外方也仅仅赔偿设备引进总价的0.8%!还不说你已承认其中一项指标符合标准!110万美元的损失只赔偿约1万美元,中方负责人被激怒了,外方却如终彬彬有礼的
8、微笑。导入案例导入案例-细节决定成败细节决定成败此时,纠纷的解决已无可能,律师写上建议依法提出仲裁。但查看合同有关仲裁的条款时,令人大吃一惊。如按合同进行仲裁,吃亏的仍然是中方。因为合同中写道:“如果在本合同中,发生一切纠纷,均需执行仲裁,仲裁在被诉一方所在国进行。”这就是说,如果中方向提出仲裁,只能在对方所在国进行,中方将要付出巨大的代价。但如果不提出仲裁,将受到巨大的损失。但外方不可能提出仲裁。如果中方向要外方提出仲裁,中方只能有一种手段,就是拒付货款。导入案例导入案例-细节决定成败细节决定成败在国际贸易中,中国银行出具的不可撤消的保证函已与合同一起生效,银行方面保证信誉,遵守国际惯例,根
9、本不可能拒付。也就是说,中方违约不存在客观可能性。在这种情况下,仲裁与否,中方真是进退两难。对方对此胸有成竹,他们深深了解中方想仲裁而又不愿意到外国仲裁的矛盾。当中方每次提出干脆以仲裁的方式解决时,他们马上旁敲侧击提醒你他们国家仲裁历时要多么长,花销要多么大,等等。而中方一次次望而却步时,他们却又耍新的花招,开始新的进攻。导入案例导入案例-细节决定成败细节决定成败他们趁中方这种欲进不能、欲罢不止的情况下,一再提出所谓的新的解决妥协。最后,中方在万般无奈的情况下,接受了对方总额为12%的赔偿,同时提供另外3%零件的最终方案。那台机器两年来根本就不能运转,没有创造任何经济效益。现在,虽然能勉强运转
10、,仍需要不断地调整修理。即便如此,也只有60%左右的生产效率。案例分析案例分析 在这个案例中,中方在签订合同时没有仔细的确定合同的细节,而只是想当然认为不会发生纠纷,并且对合同条款认识不清楚,最终上当受骗,而且不能挽回损失,给厂家造成了重大的损失。因此,在谈判中,在签订合同的时候,要注意确定谈判的细节和签约的细节,不能马虎大意,否则容易引起纠纷,于已于人都是不利的。细节决定成败。交易过程中,往往是一个细节决定了全局的命运。所以,谈判人员在确定交易细节的过程中,要有重视细节的精神,不能忽视任何一个细节。案例分析案例分析另外还值得注意,谈判是一个斗智的工作,可能的情况是,双方为了各自的利益而不顾其
11、他,有时候为了自己利益而欺骗对方,尤其是对于不熟悉的客户,或者不是长期业务合作的客户。这时候,就要小心谨慎,不能自以为是。而要在合同签署之前,确认每一个细节条款,对于不合理地方,要及时指出,共同商讨,如果不能达成一致的话,宁愿放弃这次谈判。当然,还要注意,合同的细节一般来说应该由双方商讨制定,不能由一方单独确定。否则,即为无效的条款。一、采购合同的含义一、采购合同的含义1.1.定义定义采购合同采购合同是采购方和供应商在采购谈判达成是采购方和供应商在采购谈判达成一致的基础上,双方就一致的基础上,双方就交易条件、权利义务交易条件、权利义务关系关系等内容签订的具有法律效力的契约文件等内容签订的具有法
12、律效力的契约文件,是双方执行采购业务活动的基本依据。,是双方执行采购业务活动的基本依据。该合同规定了供需双方在组织商品购销中的该合同规定了供需双方在组织商品购销中的权利和义务权利和义务,具有法律效力。具有法律效力。采购合同的主要特征采购合同的主要特征(1)(1)它是转移它是转移标的物标的物所有权或经营权的合同。所有权或经营权的合同。(2)(2)采购合同标的物是工业品生产资料或服务采购合同标的物是工业品生产资料或服务。(3 3)物品采购合同的主体比较广泛。)物品采购合同的主体比较广泛。(4)(4)物品采购合同与物品流通过程密切联系。物品采购合同与物品流通过程密切联系。2.2.采购合同的效用采购合
13、同的效用可确立买卖双方应可确立买卖双方应履行的事项履行的事项可作为解决可作为解决买卖纠纷的依据买卖纠纷的依据可作为法律上的可作为法律上的书面证据书面证据交货期限、地点和发送方式交货期限、地点和发送方式验收方法验收方法违约责任违约责任合同的合同的变更和解除条件变更和解除条件价格和结算方式价格和结算方式二、采购合同的内容和形式二、采购合同的内容和形式正文正文结尾结尾首部首部1.1.合同名称合同名称 2.2.合同编号合同编号3.3.采供双方企业名称采供双方企业名称 4.4.签订地点签订地点5.5.签订时间签订时间6.6.合同序言合同序言1.1.合同份数及生合同份数及生效日期效日期 2.2.签订人的签
14、名签订人的签名3.3.采购双方企业采购双方企业的公章的公章1.1.货物名称和规格货物名称和规格2.2.物料的数量物料的数量3.3.物料的质量物料的质量4.4.价格条款价格条款5.5.装运方式装运方式6.6.付款方式付款方式 7.7.交货地点交货地点 8.8.检验条款检验条款9.9.保险条款保险条款10.10.纷争与仲裁纷争与仲裁11.11.不可抗力等不可抗力等采采 购购 供供 货货 合合 同示例同示例FOB、CFR、CIFCIF-Cost,insurance and Freight 成本保险费加运费;CIF价=进货成本价+国内费用+国外运费+国外保险费+净利润CFR-Cost and Frei
15、ght 成本加运费 CFR价=进货成本价+国内费用+国外运费+净利润 FOB-Free On Board 装运港船上交货FOB价=进货成本价+国内费用+净利润 1、办理相关的货物出口手续、办理相关的货物出口手续 2、交货至买方指派船上,、交货至买方指派船上,通知通知买方具体情况买方具体情况 3、承担货物在装运港越过船舷、承担货物在装运港越过船舷前前 一切风险和费用一切风险和费用 4、提供相关单据、提供相关单据 FOB、CFR、CIF区别区别FOB案例案例1欧洲一公司与非洲一公司签订了FOB合同,由欧洲公司向非洲公司出口一批货物。在卖方将货物交给承运人,承运人用吊装机械装运货物的过程中,部分货物
16、包装被吊钩钩破,货物损坏。货到目的港后,买方检验并发现该损失,随即向卖方索赔。卖方答复买方,对该损失概不负责,该损失应该由装运港的装运部门负责赔偿。分分 析析卖方主张是不合理的,损失应由卖方承担。因为在FOB项下,风险发生转移的时间为装运港船舷,货物在越过船舷之前,风险由卖方承担,之后由买方承担。本案中的货物的损失发生在吊装过程中,是越过船舷之前的风险,所以应由卖方承担。中国A公司与美国B公司签定出口合同一份,贸易术语CFR,A公司按合同规定在2003年5月20日将货物运至码头装船,在运输过程中车辆遇险翻覆,货物受损,A公司电告B公司事故,由于CFR系买方投保,A提出按保险惯例,承包范围为仓至
17、仓,所以要求B公司向保险公司索赔。保险公司是否应做出赔偿呢?CFR案例案例即使买方A公司购买了保险,保险公司也无需赔偿因为CFR的交货点在装运港船舷,货物损失发生运至装运港码头之前,此时卖方还未完成交货;即买方对该批货物还不具有可保利益。CFR案例案例2我某外贸公司以CFR条件进口4000吨钢管,我方为此批货物向某保险公司投保我国海运保险条款水渍险。钢管在上海港卸下时发现有500吨生锈。经查其中200吨钢管在装船时就已生锈,但由于钢管外表有包装,装船时没有被船方检查出来。还有200吨钢管因船舶在途中搁浅,船底出现裂缝,海水浸湿而致生锈。另有100吨钢管因为航行途中曾遇雨天,通风窗没有及时关闭而
18、被淋湿致生锈。保险人是否应予赔偿?问什么?200200吨钢管在装船时就已生锈的钢管,其损失发生吨钢管在装船时就已生锈的钢管,其损失发生在保险责任开始前,属于保险除外责任,因而保险在保险责任开始前,属于保险除外责任,因而保险公司不予赔偿。公司不予赔偿。因船舶在途中搁浅,船底出现裂缝,海水浸湿而致因船舶在途中搁浅,船底出现裂缝,海水浸湿而致生锈的生锈的200200吨钢管的损失是意外事故所致,属于水吨钢管的损失是意外事故所致,属于水渍险保险责任,保险公司应予赔偿。渍险保险责任,保险公司应予赔偿。因为航行途中曾遇雨天,通风窗没有及时关闭而被因为航行途中曾遇雨天,通风窗没有及时关闭而被淋湿致生锈的淋湿致
19、生锈的100100吨钢管,损失因外来风险所致,吨钢管,损失因外来风险所致,不属于水渍险保险责任,保险公司不予赔偿。不属于水渍险保险责任,保险公司不予赔偿。分析分析三、采购合同的形式中华人民共和国合同法当事人订立合同,有书面合同、口头合同和其他形式。法律、行政法规规定采用书面形式的,应当采用书面形式;当事人约定采用书面形式的,也应当采用书面形式。三、采购合同的形式口头合同当事人面对面或者以通讯设备如电话达成协议。当事人面对面或者以通讯设备如电话达成协议。定义定义直接、简便、快速,数额较小或者现款交易通常采用直接、简便、快速,数额较小或者现款交易通常采用口头形式。口头形式。优点优点口头形式没有凭证
20、,发生争议后,难以取证,不易分口头形式没有凭证,发生争议后,难以取证,不易分清责任。清责任。缺点缺点三、采购合同的形式书面合同以文字等形式可再现内容的方式达成以文字等形式可再现内容的方式达成的协议。的协议。定义定义可防止争议和解决纠纷可防止争议和解决纠纷优点优点信件信件 、合同书、数据电文、确认书合同书、数据电文、确认书缺点缺点三、采购合同的形式信件信件 交易双方就合同的内容相互往来的交易双方就合同的内容相互往来的普通信函普通信函,构,构成书面合同的一部分。成书面合同的一部分。载体:纸张。载体:纸张。合同书合同书记载合同内容的文书。记载合同内容的文书。采用合同书形式订立的采购合同,自双方当事人
21、采用合同书形式订立的采购合同,自双方当事人签字或盖章时成立。签字或盖章时成立。三、采购合同的形式数据电文数据电文与现代通信技术相联系的书面形式,如电报、电与现代通信技术相联系的书面形式,如电报、电传、传真、传、传真、EDIEDI和和emailemail,经转换后可以形成书面,经转换后可以形成书面材料材料确认书确认书通过信件和数据电文的方式订立物品采购合同时,通过信件和数据电文的方式订立物品采购合同时,在承诺方承诺生效之前,交易双方以书面形式对在承诺方承诺生效之前,交易双方以书面形式对合同内容予以确认的文件称为确认书。合同内容予以确认的文件称为确认书。签订确认书时合同成立签订确认书时合同成立三、
22、采购合同的形式其他形式指交易双方未用语言明确表示指交易双方未用语言明确表示成立,而是根据交易双方的行成立,而是根据交易双方的行为推定合同成立为推定合同成立定义定义案例案例19901990年至年至19921992年间,年间,A A厂多次向厂多次向B B厂供应毛条厂供应毛条,累计价款,累计价款11941194万余元。万余元。双方每次供货、提货时,均记载了毛条的数双方每次供货、提货时,均记载了毛条的数量和价款,但始终未签订书面采购合同,也量和价款,但始终未签订书面采购合同,也未约定付款的具体期限。未约定付款的具体期限。期间,期间,A A厂曾多次向厂曾多次向B B厂催收部分货款,但未厂催收部分货款,但
23、未提出清偿全部货款及利息的要求。提出清偿全部货款及利息的要求。案例思考案例思考与此同时,双方间业务仍在继续;与此同时,双方间业务仍在继续;B B厂在提货厂在提货时也曾多次向时也曾多次向A A厂支付过部分货款。厂支付过部分货款。至今,两厂间仍有至今,两厂间仍有590590万余元货款未结清。万余元货款未结清。A A厂遂向法院提起诉讼,要求厂遂向法院提起诉讼,要求B B厂清偿全部货厂清偿全部货款和利息,并赔偿其经济损失款和利息,并赔偿其经济损失你认为你认为A A、B B两厂的买卖行为有合同吗?两厂的买卖行为有合同吗?案例点评案例点评双方对彼此间存在着业务往来意思表示真实、内容双方对彼此间存在着业务往
24、来意思表示真实、内容合法,所供标的物及标的数量、价款一致的口头采合法,所供标的物及标的数量、价款一致的口头采购毛条的事实均予以认可。购毛条的事实均予以认可。双方虽未以书面形式签订采购毛条的合同,也未就双方虽未以书面形式签订采购毛条的合同,也未就毛条的供货时间、付款方式、供货方式等做出约定毛条的供货时间、付款方式、供货方式等做出约定,但因双方对所供标的、标的数量等均无异议。,但因双方对所供标的、标的数量等均无异议。根据我国根据我国合同法合同法规定,已具备了合同成立的规定,已具备了合同成立的必必备条款备条款,应认定双方间口头采购毛条的合同成立。,应认定双方间口头采购毛条的合同成立。合同变更案例合同
25、变更案例华达贸易商行于华达贸易商行于9 9月份向某服装厂订购了一批童装月份向某服装厂订购了一批童装,总价值,总价值1818万元。华达贸易商行万元。华达贸易商行(需方需方)预付了货款预付了货款的的20%20%即即3.63.6万元,约定年底交货;万元,约定年底交货;12月底供方交货时时,需方才发现:童装的花色并未变更。需方询问供方厂长时,供方说并不知道需方要求变更花色。需方说在11月底打过电话,供方接电话之人见闯了祸,就矢口否认接过此电话。需方即以供方违约为由拒付货款,供方见要不回货款,即提起诉讼:要求需方支持货款及违约金。11月,需方打电月,需方打电话给服装厂话给服装厂(供供方方)的厂长:我的厂
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