有效的时间管理分配课件.ppt

1、 有有 效效 时时 间间 管管 理理2 时时 间间当当 我我 们们 开开 始始 之之 前，前，请请 先先 考考 虑虑 这这 个个 问问 题：题：时时 间间 对对 你你 意意 味味 着着 什什 么？么？3 课课 程程 目目 标标 本本 课课 结结 束束 后后 您您 将：将：了了 解解 质质 量量 时时 间间 的的 种种 类；类；知知 道道 时时 间间 管管 理理 的的 含含 义；义；了了 解解 时时 间间 管管 理理 的的 三三 要要 素；素；掌掌 握握 管管 理理 时时 间间 的的 方方 法；法；掌掌 握握 个个 人人 时时 间间 管管 理理 的的 方方 法；法；4 有有 质质 量量 的的 时

2、时 间间 思思 考考 的的 时时 间间 家家 庭庭 的的 时时 间间 放放 松松 的的 时时 间间 多多 产产 的的 时时 间间 回回 报报 的的 时时 间间5 何何 谓谓 时时 间间 管管 理理 在在 您您 思思 考考 这这 一一 问问 题题 之之 前，前，让让 我我 们们 先先 来来 做做 一一 个个 自自 我我 评评 估，估，看看 看看 我我 们们 是是 怎怎 样样 对对 待待 工工 作作 的。的。“自自 己己 管管 理理 自自 己己 的的 人人 生、生、行行 动动 和和 安安 排排 每每 天天 的的 时时 间。间。”6 时时 间间 管管 理理 三三 要要 素素 管管 理理 时时 间间

3、管管 理理 个个 人人 管管 理理 团团 队队7 管管 理理 时时 间间 的的 三三 大大 任任 务务 设设 立立 目目 标标 制制 定定 计计 划划 区区 分分 轻轻 重重 缓缓 急急8 任任 务务 之之 一：目一：目 标标 没没 有有 目目 标标 你你 就就 不不 知知 道道 你你 要要 去去 哪哪 儿，儿，你你 就就 很很 有有 可可 能能 走走 到到 其其 他他 地地 方方 去去 了。了。只只 有有 当当 你你 的的 梦梦 想想 书书 面面 写写 下下 来来 才才 会会 变变 成成 你你 的的 目目 标。标。好好 记记 性性 不不 如如 烂烂 笔笔 头。头。9 目目 标标 设设 定定

4、的的 SMARTE 原原 则则sSPECIFIC SPECIFIC 结结 果果 具具 体体 明明 确确sMEASURABLE MEASURABLE 效效 果果 可可 衡衡 量量sACHIEVABLE ACHIEVABLE 目目 标标 可可 达达 到到 的的sRESULTSRESULTSORIENTED ORIENTED 结结 果果 可可 操操 作作 性性sTIMETIMEBOUNDED BOUNDED 时时 间间 约约 束束sEXCITING EXCITING 计计 划划 令令 你你 激激 动动10 一一 些些 好好 的的 目目 标标 生生 产产 力力 和和 质质 量量 目目 标：标：在在19

5、99 1999 年年 底底 前前 将将 客客 户户 服服 务务 的的 抱抱 怨怨 数数 减减 少少 50 50。客客 户户 关关 系系 目目 标：标：以以 8500 8500 美美 元元 的的 代代 价价 在在 三三 季季 度度 末末 之之 前前 进进 行行 对对 外外 部部 客客 户户 的电的电 话话 调调 查，查，以以 期期 知知 道道 客客 户户 服服 务务 改改 进进 的的 具具 体体 要要 求求 和和 领领 域。域。个个 人人 发发 展展 目目 标：标：到到 8 8 月月15 15 日日 完完 成成 我我 的的 下下 五五 年年 的的 职职 业业 发发 展展 计计 划，划，并并 在在

6、 以以 后后12 12 个个 月月 内内 列列 出出 时时 间间 表表 以以 确确 保保 目目 标标 的的 实实 现。现。11Time for us 轮轮 到到 我我 们们 了：了：每每 个个 人人 写写 出出 一一 个个 你你 将将 要要 完完 成成 的的 工工 作作 目目 标，标，注注 意意 运运 用用 SMARTE SMARTE 原原 则。则。12 目目 标标 是是 构构 筑筑 成成 功功 的的 基基 石石 目目 标标 使使 我我 们们 产产 生生 动动 力；力；目目 标标 使使 我我 们们 认认 清清 使使 命；命；目目 标标 有有 助助 于于 我我 们们 安安 排排 轻轻 重重 缓缓

7、 急；急；目目 标标 引引 导导 我我 们们 发发 挥挥 潜潜 能；能；目目 标标 使使 我我 们们 把把 握握 现现 在；在；目目 标标 促促 使使 我我 们们 评评 估估 进进 展；展；目目 标标 使使 我我 们们 将将 工工 作作 重重 点点 从从 工工 作作 本本 身身 转转 移移 到到 工工 作作 成成 果。果。13 任任 务务 之之 二：二：制制 定定 计计 划划计计 划划 你你 的的 一一 天：天：设设 置置“定定 计计 划划 的的 时时 间间”（早早 上上 或或 晚晚 上）上）给给 你你 的的 时时 间间 一一 定定 的的 弹弹 性性 给给 你你 的的 任任 务务 时时 间间

8、10 102020 的的 缓缓 冲冲 每每 天天 从从 做做 一一 项项 主主 要要 工工 作作 开开 始。始。14 计计 划划 你你 的的 一一 天天 每每 天天 至至 少少 完完 成成 一一 项项 主主 要要 工工 作作;每每 个个 时时 间间 段段 里里 做做 一一 件件 事事 情情 并并 把把 它它 做做 好好;每每 天天 结结 束束 时时 选选 择择 明明 天天 的的 主主 要要 任任 务务 并并 计计 划划 具具 体体 的的 时时 间间 段段;每每 个个 时时 间间 段段 以以 两两 小小 时时 或或 更更 少少 为为 宜。宜。“成成 功功 其其 实实 很很 简简 单，单，做做 正

9、正 确确 的的 事事 情，情，以以 正正 确确 的的 方方 式，式，在在 正正 确确 的的 时时 间间”ARNOLD GLASGOW15 任任 务务 之之 三：三：区区 分分 轻轻 重重 缓缓 急急 任任 务务 有有 轻轻 重重 缓缓 急急 之之 分分;评评 价价 轻轻 重重 缓缓 急急 的的 指指 标标 为为 重重 要要 性性 和和 紧紧 急急 性：性：有有 些些 任任 务务 既既 紧紧 急急 也也 重重 要，要，而而 有有 些些 则则 不不 是；是；有有 些些 任任 务务 极极 端端 重重 要要 但但 不不 紧紧 急；急；有有 些些 任任 务务 极极 端端 紧紧 急急 但但 并并 不不 特

10、特 别别 重重 要要。16 区区 分分 工工 作作 的的 轻轻 重重 缓缓 急急ABC ABC 原原 则则 A AVital Vital 非非 常常 重重 要，要，一一 定定 要要 当当 天天 完完 成成 B BImportant Important 比比 较较 重重 要，尽要，尽 量量 当当 天天 完完 成成 C C Optional Optional 可可 暂暂 缓，缓，可可 在在 当当 天天 完完 成成17 优优 先先 权权 考考 虑虑 一一 下下 所所 有有 自自 己己 需需 要要 完完 成成 的的 任任 务，务，问问 问问 自自 己己 它它 们们 有有 多多 重重 要，要，多多 紧紧

11、 急急？根根 据据 两两 方方 面面 的的 得得 分分 可可 得得 出出 它它 们们 在在 坐坐 标标 系系 中中 的的 位位 置，置，根根 据据 位位 置置 不不 同同 就就 可可 得得 到到 相相 应应 的的 优优 先先 权。权。重重 要要 优优 先先 权权 2 2 优优 先先 权权 1 1 优优 先先 权权 4 4 优优 先先 权权 3 3 紧紧 迫迫18 管管 理理 个个 人人5 5As As 时时 间间 管管 理理 模模 型型 了了 解解 分分 析析 消消 除除 窃窃 贼贼 分分 配配 安安 排排AwareAwareAnalyzeAnalyze AttackAttackAssigAs

12、sign nArrangeArrange19 个个 人人 时时 间间 管管 理理 练练 习：习：在在“个个 人人 时时 间间 运运 用用 分分 析析 表表”第第 1 1 栏栏 的的 上上 半半 部，部，请请 写写 出出 公公 司司 赋赋 予予 你你 当当 前前 工工 作作 的的 主主 要要 职职 责。责。在在“个个 人人 时时 间间 运运 用用 分分 析析 表表”第第 1 1 栏栏 的的 下下 半半 部，部，请请 写写 出出 你你 每每 周周 须须 完完 成成 的的 主主 要要 任任 务（务（也也 包包 括括 那那 些些 与与 工工 作作 紧紧 密密 联联 系系 的的“非非 工工 作作 任任

13、务务”。在在 第第 II II 栏栏 的的 下下 端，端，请请 填填 写写 你你 一一 周周 的的 实实 际际 时时 数。数。20 个个 人人 时时 间间 运运 用用 分分 析析 表表 第（第（I I）栏栏 所所 做做 的的 工工 作作 应应 该该 做做 的的 工工 作作 实实 际际 做做 的的 工工 作作 第（第（IIII）栏栏 所所 花花 的的 时时 间间 周周 实实 际际 工工 作作 总总 时时 数数_ _ 小小 时时21 个个 人人 时时 间间 管管 理理考考 虑虑 下下 列列 问问 题：题：看看 看看 自自 己己 填填 写写 的的“个个 人人 时时 间间 运运 用用 分分 析析 表表

14、”，你你 有有 何何 感感 受？受？你你 是是 否否 都都 运运 用用 了了“适适 当当”的的 时时 间间 去去 干干“适适 当当”的的 工工 作。作。提提 问：问：哪哪 一一 段段 时时 间间 是是 我我 一一 天天 中中 最最 忙忙 的的 时时 候候 哪哪 一一 项项 活活 动动 不不 值值 得得 我我 花花 那那 么么 多多 时时 间间 什什 么么 类类 型型 的的 活活 动动 占占 用用 了了 最最 多多 的的 时时 间间22 分分 配（配（AssignAssign)表表 格格 的的 应应 用用 本本 身身 是是 无无 足足 轻轻 重重 的，的，重重 要要 的的 是是 通通 过过 这这

15、 种种 方方 法，法，你你 能能 够够 分分 配配 时时 间间 用用 于于 重重 要要 的的 活活 动动 上。上。控控 制制/参参 与与23 控控 制制 和和 参参 与与 如如 果果 某某 项项 活活 动动 处处 于于 高高 控控 制高制高 参参 与与 区区 域，则域，则 表表 明明 它它 对对 你你 非非 常常 重重 要，你要，你 是是 完完 成成 和和 控控 制制 该该 项项 活活 动动 的的 主主 要要 力力 量。量。自自 己己他他 人人 参参 与与优优 先先 权权 2 2 优优 先先 权权 1 1 优优 先先 权权 3 3 优优 先先 权权 4 4 自自 己己 控控 制制24 安安 排

16、排(Arrange)年年 度度 计计 划划 周周/日日 计计 划（划（表表 格）格）25 实实 战战 练练 习习 运运 用用 我我 们们 学学 到到 的的 方方 法，法，安安 排排 一一 天天 的的 行行 事事 顺顺 序。序。26 消消 灭灭 时时 间间 窃窃 贼贼 拖拖 延延 不不 会会 拒拒 绝绝 不不 速速 之之 客客 混混 乱乱 的的 办办 公公 室室 太太 多多 文文 字字 工工 作作27 许许 多多 事事 情情 占占 用用 了了 人人 们们 宝宝 贵贵 的的 时时 间，间，因因 此此 你你 必必 须须 清清 楚楚 地地 意意 识识 到到 隐隐 藏藏 在在 生生 活活 中中 的的 时

17、时 间间 窃窃 贼。贼。常常 见见 的的 时时 间间 窃窃 贼贼 对对 你你 最最 有有 影影 响响 的的 五五 种种 是：是：编编 号号 事事 实实 描描 述述 对对 时时 间间 的的 影影 响响 对对 策策 时时 间间 窃窃 贼贼 问问 卷卷28 消消 灭灭 窃窃 贼（贼（1）不不 会会 拒拒 绝绝 情情 景景 一：一：当当 同同 事事 匆匆 匆匆 进进 来来 问问 我我 是是 否否 可可 以以 停停 一一 分分 钟钟 帮帮 助助 他他 们们 时，时，我我 正正 坐坐 在在 桌桌 旁，旁，集集 中中 精精 力力 于于 一一 项项 主主 要要 工工 作，作，我我 想想 我我 应应 该该 帮帮

18、 他他 们们 又又 不不 想想 耽耽 误误 他他 们们 的的 工工 作，作，因因 此此 我我 停停 下下 手手 边边 的的 工工 作作 关关 注注 他他 们，们，麻麻 烦烦 的的 是是 这这 实实 际际 上上 耽耽 误误 了了 我我 的的 工工 作。作。情情 景景 二：二：我我 经经 常常 接接 到到 各各 类类 推推 销销 员员 的的 电电 话，话，大大 多多 数数 人人 推推 销销 的的 东东 西西 我我 都都 不不 喜喜 欢，欢，他他 们们 的的 请请 求求 是是 只只 需需 几几 分分 钟，钟，但但 通通 常常 花花 掉掉 我我 半半 个个 小小 时时 甚甚 至至 更更 多多 的的 时

19、时 间。间。29 消消 灭灭 窃窃 贼（贼（2）煲煲 电电 话话 粥粥 问问 卷：卷：谁谁 通通 常常 来来 电？电？为为 什什 么？么？什什 么么 重重 要要 事？多事？多 久？久？每每 天天 有有 多多 少少 电电 话？话？平平 均均 长长 度度 是是 多多 少？少？什什 么么 时时 候候 最最 容容 易易 被被 干干 扰？扰？30 消消 灭灭 窃窃 贼（贼（3 3）不不 速速 之之 客客 对对 策：策：将将 不不 速速 之之 客客 拦拦 在在 办办 公公 室室 外；外；保保 持持 站站 立，立，谈谈 话话 不不 会会 持持 续续 多多 久；久；若若 有有 人人 坚坚 持持 将将 头头 探

20、探 进进 来来 问问“有有 时时 间间 吗？吗？”你你 回回 答答“是是 的，的，但但 不不 是是 现现 在在”并并 订订 一一 个个 双双 方方 接接 受受 的的 时时 间间 留留 下下 E-mail E-mail 或或 BP BP 号，号，以以 减减 少少 互互 相相 的的 干干 扰。扰。31消消 灭灭 窃窃 贼（贼（4）混混 乱乱 的的 办办 公公 桌桌 杂杂 乱乱 无无 章章 办办 公公 室室 的的 杂杂 乱乱 无无 章章 会会 引引 起起 麻麻 烦。烦。要要 想想 整整 齐齐 有有 序，序，你你 必必 须须 克克 服服 道道 格格 拉拉 斯斯 的的 混混 乱乱 法法 则：则：“混混

21、乱乱 总总 是是 想想 填填 满满 任任 何何 让让 其其 存存 在在 的的 空空 间间”通通 常常 而而 言，言，办办 公公 桌桌 杂杂 乱乱 无无 章章 是是 因因 为为 你你 没没 有有 定定 下下 存存 放放 事事 物物 的的 规规 矩。矩。你你 必必 须须 改改 变变 自自 己己 的的 习习 惯！惯！32 消消 灭灭 窃窃 贼（贼（4 4）拖拖 延延 列列 出出 所所 有有 需需 要要 完完 成成 的的 任任 务；务；根根 据据 轻轻 重重 缓缓 急急 进进 行行 分分 类；类；将将 任任 务务 分分 解解 成成 几几 个个 步步 骤；骤；确确 立立 每每 个个 步步 骤骤 的的 最

22、最 后后 期期 限；限；每每 天天 安安 排排 10 10 分分 钟钟 以以 对对 付付 那那 些些 开开 头头 难难 的的 工工 作；作；留留 出出 10 10 分分 钟钟 安安 排排 明明 天天 的的 工工 作。作。33消消 灭灭 窃窃 贼（贼（6 6）太太 多多 的的 文文 字字 工工 作作 管管 理理 文文 件：件：有有 条条 不不 紊紊 一一 旦旦 你你 有有 条条 不不 紊紊 地地 处处 理理 文文 件件 后，后，你你 将将 最最 佳佳 使使 用用 你你 所所 有有 的的 时时 间间 不不 要要 将将 文文 件件 堆堆 得得 很很 高，高，否否 则则 你你 会会 重重 复复 看看

23、同同 一一 份份 文文 件件34 如如 何何 有有 效效 地地 统统 筹筹 时时 间间 决决 定定 什什 么么 对对 你你 来来 说说 是是 真真 正正 重重 要要 的的,并并 把把 它它 写写 下下 来来 对对 你你 的的 行行 为为 方方 式、式、习习 惯、惯、组组 织织 内内 沟沟 通通 方方 法法 等等 有有 所所 了了 解解 知知 道道 工工 作作 中中 你你 需需 要要 负负 责责 哪哪 些些 东东 西，西，而而 哪哪 些些 是是 你你 不不 需需 要要 负负 责责 的的 观观 察察 自自 己己 目目 前前 是是 如如 何何 利利 用用 时时 间间 的的 35如如 何何 有有 效效

24、 地地 统统 筹筹 时时 间（间（续）续）进进 一一 步步 分分 析析 自自 己己 是是 怎怎 样样 使使 用用 时时 间间 的的;根根 据据 任任 务务 及及 活活 动动 对对 自自 己己 的的 重重 要要 性性 将将 它它 们们 排排 序序;考考 虑虑 完完 成成 一一 项项 任任 务务 至至 少少 需需 要要 多多 少少 时时 间间;辨辨 别别 哪哪 些些 活活 动动 浪浪 费费 了了 时时 间间 并并 力力 求求 消消 除除 它它 们们;根根 据据 事事 情情 对自对自 己己 的的 重重 要要 性，性，组组 织织 和和 计计 划划 安安 排排 时时 间间 用用 于于 各各 种种 活活 动动;在在 循循 环环 往往 复复 的的 基基 础础 上，上，监监 督督 时时 间间 的的 利利 用用.