文书流程管理暨重要业务列管作业说明课件.ppt

1、文库专用1文库专用2簡報大綱簡報大綱文库专用3文库专用4一一、前言、前言公文是政府機關推動公務、溝通意見的重公文是政府機關推動公務、溝通意見的重要工具。要工具。公文本身能否發揮功能，與行政效能有極公文本身能否發揮功能，與行政效能有極密切關係。密切關係。文库专用5一一、前言、前言1.公文程式條例公文程式條例2.文書流程管理手冊文書流程管理手冊（99年年8月月4日修訂為日修訂為）3.文書處理手冊文書處理手冊（99年年1月修訂第月修訂第5版）版）文库专用6二、文書流程管理之原則二、文書流程管理之原則公文從收文公文從收文(或創簽稿或創簽稿)至發文、歸檔，應全程列入管制。至發文、歸檔，應全程列入管制。機

2、關總收、總發文件，或單位收文、發文、創簽、創稿文件機關總收、總發文件，或單位收文、發文、創簽、創稿文件(或存查或存查)均應列入管制。均應列入管制。文库专用7三、文書流程管理之目的三、文書流程管理之目的文書流程管理之實施，為一整體作業，應由各級承辦文書流程管理之實施，為一整體作業，應由各級承辦人員人員做起，以做起，以主動導正為主，主動導正為主，及及單位之協調、管考為輔。單位之協調、管考為輔。登錄詳盡公文處理過程，實施自我管理、登錄詳盡公文處理過程，實施自我管理、時效統計分析及流程簡化等，以提高公文時效及品質時效統計分析及流程簡化等，以提高公文時效及品質的一種管理作業制度。的一種管理作業制度。文库

3、专用8四、重要名詞釋義四、重要名詞釋義：指機關組織：指機關組織均應具備提高公文處均應具備提高公文處理時效及品質之觀念。理時效及品質之觀念。：在建立人員確遵各項文書處理規定，主動：在建立人員確遵各項文書處理規定，主動導正影響公文時效因素。導正影響公文時效因素。：則在於增進其業務知識及積極任事態度，：則在於增進其業務知識及積極任事態度，根本提升公文品質。根本提升公文品質。文库专用9：指機關內負責辦理收文、分文、繕打、校：指機關內負責辦理收文、分文、繕打、校對、用印、發文等文書作業之單位。對、用印、發文等文書作業之單位。：指直接負責文件簽辦或文稿擬判之單位。：指直接負責文件簽辦或文稿擬判之單位。：指

4、依機關組織法規之掌理事項分工或：指依機關組織法規之掌理事項分工或經機關首長指定，負責綜理文書流程管理相關工作之經機關首長指定，負責綜理文書流程管理相關工作之單位。單位。四、重要名詞釋義四、重要名詞釋義文库专用10文書稽催：包括文書稽催：包括狹義及廣義狹義及廣義文書稽催。文書稽催。：指公文辦結前，透過公文系統、電子：指公文辦結前，透過公文系統、電子郵件或書面等方式通知或查詢各個處理過程之辦理情郵件或書面等方式通知或查詢各個處理過程之辦理情形，促使公文能在規定期限內處理完畢。形，促使公文能在規定期限內處理完畢。：指公文辦結前後，對公文處理之一種：指公文辦結前後，對公文處理之一種稽查作業。稽查作業。

5、四、重要名詞釋義四、重要名詞釋義文库专用11五、各類公文管制時效五、各類公文管制時效指按公文處理速別規定，自收文至發文指按公文處理速別規定，自收文至發文(存存查查)之全部流程可使用時數或日數。之全部流程可使用時數或日數。如：最速件如：最速件1日日(但但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成緊急公文仍須依個案需要之時限內完成)、速件、速件3日、日、普通件普通件6日。日。：指依據各類公文之處理時限規定可使用日：指依據各類公文之處理時限規定可使用日數，計算應辦結之實際日期。數，計算應辦結之實際日期。：指來文或依規定訂有期限之公文。：指來文或依規定訂有期限之公文。文库专用12五、各類公文管制時效五、各類公

6、文管制時效：指同一案件內之有關事項，必須彙集全部來：指同一案件內之有關事項，必須彙集全部來文後，始能統一處理之案件。文後，始能統一處理之案件。：指各件公文案情相同、同一案情之正副本，：指各件公文案情相同、同一案情之正副本，或是對其他機關來函查催案件而仍待辦者，基於效率原或是對其他機關來函查催案件而仍待辦者，基於效率原則所統一處理之案件。則所統一處理之案件。：指公文涉及政策、法令與其他機關業務，：指公文涉及政策、法令與其他機關業務，或須經較長時間協調會辦之複雜案件，經承辦單位敘明或須經較長時間協調會辦之複雜案件，經承辦單位敘明專案名稱與理由，訂定預定完成時間，送專責管制單位專案名稱與理由，訂定預

7、定完成時間，送專責管制單位審查，簽請機關首長或幕僚長核准後，以案為單元審查，簽請機關首長或幕僚長核准後，以案為單元實施管制者。實施管制者。文库专用13五、各類公文管制時效五、各類公文管制時效：1)指指依據立法院職權行使法及行政院及所屬各機關辦依據立法院職權行使法及行政院及所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則之處理時限，所理答復立法委員質詢案件處理原則之處理時限，所實施之時效管制作業。實施之時效管制作業。2)答覆立法委員之質詢案件，應不超過答覆立法委員之質詢案件，應不超過 20日日之期限。之期限。文库专用14五、各類公文管制時效五、各類公文管制時效1)指依據訴願法所定訴願處理時限，並以案為

8、單元，指依據訴願法所定訴願處理時限，並以案為單元，所實施之時效管制作業。所實施之時效管制作業。2)訴願案件，復審案件應不超過法定期限。訴願案件，復審案件應不超過法定期限。文库专用15五、各類公文管制時效五、各類公文管制時效：1)指人民（團體）申請各種證照、證書、證明或提供服指人民（團體）申請各種證照、證書、證明或提供服務等案件，除法規另有規定外，各主管機關應按其性務等案件，除法規另有規定外，各主管機關應按其性質，區分類別、項目，分別訂定處理時限，並以案質，區分類別、項目，分別訂定處理時限，並以案為單元，所實施之時效管制作業。為單元，所實施之時效管制作業。2)2)人民申請案件，按其性質規定之期限

9、為限。人民申請案件，按其性質規定之期限為限。文库专用16五、各類公文管制時效五、各類公文管制時效：1)指依據行政程序法及行政院暨所屬各機關處理人民指依據行政程序法及行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點，人民對於行政興革之建議、行政法陳情案件要點，人民對於行政興革之建議、行政法令之查詢、行政違失之舉發或行政上權益之維護，向令之查詢、行政違失之舉發或行政上權益之維護，向主管機關提出之具體陳情，由主管機關訂定處理時限，主管機關提出之具體陳情，由主管機關訂定處理時限，並以案為單元，所實施之時效管制作業。並以案為單元，所實施之時效管制作業。2)人民陳情案件，應不超過規定期限，以收受陳情書次人民陳情案件

10、，應不超過規定期限，以收受陳情書次日起算扣除假日，在日起算扣除假日，在30日內辦結者為依限辦結日內辦結者為依限辦結。文库专用17五、各類公文管制時效五、各類公文管制時效：1)指依據監察法、監察法施行細則及監察院糾正及調指依據監察法、監察法施行細則及監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項之處理時限，並以查案件追蹤管制作業注意事項之處理時限，並以案為單元，所實施之時效管制作業。案為單元，所實施之時效管制作業。2)2)監察院糾彈、調查案件，應不超過監察院規定之期限。監察院糾彈、調查案件，應不超過監察院規定之期限。文库专用18六、六、1)從收文次日起算，至發文之日止。從收文次日起算，至發文之日止。2

11、)使用日數不滿半日者，以半日計算；超過半日，不滿使用日數不滿半日者，以半日計算；超過半日，不滿1日者，以日者，以1日計算；收文當日即已辦結之案件，以半日日計算；收文當日即已辦結之案件，以半日計算。計算。3)機關內部各幕僚單位之間的會稿、會辦時間不得扣除，機關內部各幕僚單位之間的會稿、會辦時間不得扣除，但與外機關會稿時，從送會之日起至退會收到之日止但與外機關會稿時，從送會之日起至退會收到之日止的時間，得予扣除。的時間，得予扣除。文库专用19六、六、發文使用日數之和，除以發文總件發文使用日數之和，除以發文總件數，所得之商謂之。數，所得之商謂之。與發文使用日數及與發文使用日數及發文平均使用日數的計算

12、標準同。發文平均使用日數的計算標準同。機關內部送會公文，依最速件機關內部送會公文，依最速件1 1小時、速件小時、速件2 2小時、普通件小時、普通件4 4小時時限辦理；送會外機關公文以小時時限辦理；送會外機關公文以速件處理。速件處理。文库专用20六、六、：1)一般公文、人民陳情案件、立法委員質詢案件等一般公文、人民陳情案件、立法委員質詢案件等3類類之計算標準，例假日等天數應予之計算標準，例假日等天數應予。2)限期公文、專案管制案件、人民申情案件、訴願案件限期公文、專案管制案件、人民申情案件、訴願案件等等4類之計算標準，則類之計算標準，則例假日等放假天數。例假日等放假天數。文库专用21六、六、1)

13、機關公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦單位。機關公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦單位。2)單位間有分文爭議案件，應指定專人（或分文小組單位間有分文爭議案件，應指定專人（或分文小組）協調判定，俾提昇效率。協調判定，俾提昇效率。文库专用22七、權責劃分七、權責劃分 1.每一成員職責每一成員職責 2.各單位收發人員職責各單位收發人員職責 3.各級單位主管職責各級單位主管職責 4.文書單位職責文書單位職責 5.管制單位（秘書室）管制單位（秘書室）權責權責 6.機關首長職責機關首長職責文库专用23 管制會稿、會辦時效。管制會稿、會辦時效。急要文件須會辦者應親會急要文件須會辦者應親會 。同一文件請同

14、一文件請 3 3個單位以上會核，宜複製同時送會個單位以上會核，宜複製同時送會 。送（收）會外機關公文按速件處理。送（收）會外機關公文按速件處理。無論送會或收會均應管制時間，如不能依限退回時，應將無論送會或收會均應管制時間，如不能依限退回時，應將原因、理由及預定時間通知送會機關。原因、理由及預定時間通知送會機關。必須展期時，一般公文展期時效必須展期時，一般公文展期時效3030日以內採線上申請方式，日以內採線上申請方式，超過超過3030日以上者，以紙本簽請部、次長或主任秘書核准日以上者，以紙本簽請部、次長或主任秘書核准，並知會秘書室並知會秘書室(管考科管考科)列入管制。列入管制。自簽辦之日起至發文

15、之日止，應注意各階段公文查催。自簽辦之日起至發文之日止，應注意各階段公文查催。七、權責劃分七、權責劃分文库专用24七、權責劃分七、權責劃分管制登錄該單位每一公文處理流程及使用時間。管制登錄該單位每一公文處理流程及使用時間。逐日檢查公文處理紀錄，每週列印逐日檢查公文處理紀錄，每週列印 ，送承辦，送承辦人員辦理清查、展期或催辦，並將查催資料提供單位主人員辦理清查、展期或催辦，並將查催資料提供單位主管參處。管參處。文库专用25七、權責劃分七、權責劃分充分掌握公文查催資料，即時督促每一成員作業時效。充分掌握公文查催資料，即時督促每一成員作業時效。落實職務代理人制度。落實職務代理人制度。對一般公文來文速

16、別與公文性質不符者，得核准更改對一般公文來文速別與公文性質不符者，得核准更改速別，或指定授權人員核准調整。速別，或指定授權人員核准調整。對公文時效的優劣案件建議獎懲權。對公文時效的優劣案件建議獎懲權。涉及涉及2個以上單位之作業，宜與相關單位商訂原則再個以上單位之作業，宜與相關單位商訂原則再處理，避免因往來會稿延誤時效。處理，避免因往來會稿延誤時效。配合秘書室召開公文流程工作研討會。配合秘書室召開公文流程工作研討會。文库专用26七、權責劃分七、權責劃分 召集會商辦理文書管理電腦化召集會商辦理文書管理電腦化、登錄登錄（彙整彙整）統計時效統計時效及稽催資料檢查各單位登錄及管制情形及稽催資料檢查各單位

17、登錄及管制情形。協助推動文書流程簡化協助推動文書流程簡化、配合調卷分析提供資料配合調卷分析提供資料、提出提出獎懲建議。獎懲建議。文库专用27七、權責劃分七、權責劃分管制掌握全機關每一文件的處理流程與使用時間。管制掌握全機關每一文件的處理流程與使用時間。檢查各單位公文登錄及管制情形，送各單位正（副）主檢查各單位公文登錄及管制情形，送各單位正（副）主管參考。管參考。綜合統計分析管制成果，對內公佈，並視需要提報部務綜合統計分析管制成果，對內公佈，並視需要提報部務會報或業務會報，會報或業務會報，必要時供考績委員會作為升遷考核及必要時供考績委員會作為升遷考核及年終考績（核）之參考依據年終考績（核）之參考

18、依據。訂定公文處理每一過程的可使用時間，作為各級人員處訂定公文處理每一過程的可使用時間，作為各級人員處理公文之參考準據。理公文之參考準據。對公文時效優劣單位或個人提出獎懲建議對公文時效優劣單位或個人提出獎懲建議。文库专用28七、權責劃分七、權責劃分 審核展期超過審核展期超過 30日以上之案件日以上之案件。審核專案管制及特殊性案件審核專案管制及特殊性案件。責成逾處理時限責成逾處理時限 30日以上者，限期結案日以上者，限期結案。文库专用29八、八、1.依據：依據：規定規定。97年年9月月11日第日第72次副主管業務會報決議次副主管業務會報決議。2.公文展期之處理原則：公文展期之處理原則：各類公文應

19、由各單位之權責主管指導（或協助）承辦人員各類公文應由各單位之權責主管指導（或協助）承辦人員；如未能如期辦結者，應由各單位之；如未能如期辦結者，應由各單位之權責主管確實審核展期之必要性後向秘書室（管考科）申請權責主管確實審核展期之必要性後向秘書室（管考科）申請展期：展期：文库专用30八、八、案件經詳細檢討，預計不能於規定時間內辦結時，承辦案件經詳細檢討，預計不能於規定時間內辦結時，承辦人員應於處理時限屆滿前線上申請展期。人員應於處理時限屆滿前線上申請展期。文库专用31八、八、來文定有期限，而不能如期辦結者，應於預定結案日前來文定有期限，而不能如期辦結者，應於預定結案日前先行協調來文機關經其同意更

20、改處理期限（視需要填先行協調來文機關經其同意更改處理期限（視需要填具公務電話記錄備查）；如其不同意，則承辦人員應具公務電話記錄備查）；如其不同意，則承辦人員應依規定辦理展期。依規定辦理展期。文库专用32八、八、如因案情複雜無法依限辦結者，得申請展期寬以如因案情複雜無法依限辦結者，得申請展期寬以30日日期限，其未能於期限，其未能於30日內處理完畢者，應簽呈部、次長日內處理完畢者，應簽呈部、次長核准後再延長核准後再延長30日（每一案件申請次數以日（每一案件申請次數以2次為限，展次為限，展期日數合計最多期日數合計最多60日），奉核後應將影本送秘書室管日），奉核後應將影本送秘書室管考科管制，並將延期之

21、理由告知陳情人。考科管制，並將延期之理由告知陳情人。文库专用33八、八、3.依據行政院研考會依據行政院研考會99年年8月月4日修正之文書流程管理作日修正之文書流程管理作業規範第業規範第5章第章第3節第節第47點規定點規定4.避免一般公文申請展期浮濫，及同仁規避時效，請各單避免一般公文申請展期浮濫，及同仁規避時效，請各單位權責主管於審核公文延長處理時限申請時，能注意時位權責主管於審核公文延長處理時限申請時，能注意時效審慎詳實核判。效審慎詳實核判。文库专用34八、八、5.請各單位副主管確實依教育部文書流程管理及獎懲實請各單位副主管確實依教育部文書流程管理及獎懲實施要點規定處理公文展期、移文或退分事

22、項。施要點規定處理公文展期、移文或退分事項。6.，若遇公文分文爭議時，則，若遇公文分文爭議時，則請相關單位副主管協調，務請注意實質公文辦理期限，請相關單位副主管協調，務請注意實質公文辦理期限，避免耗時不必要移文流程。避免耗時不必要移文流程。7.確有窒礙難解者，得請主任秘書邀集相關單位共同協調確有窒礙難解者，得請主任秘書邀集相關單位共同協調解決。解決。文库专用35文库专用36附錄附錄1：文書流程管理實務與常見缺失：文書流程管理實務與常見缺失處理公文以先存後辦或附件抽辦，文存方式，處理公文以先存後辦或附件抽辦，文存方式，逃避時效管制。逃避時效管制。宣導正確時效管制觀念，並宣導正確時效管制觀念，並分

23、分析，防杜逃避稽催情事。析，防杜逃避稽催情事。文库专用37附錄附錄1：文書流程管理實務與常見缺失：文書流程管理實務與常見缺失1.依據依據98年年7月月9日第日第88次副主管業務會報決議事項辦理次副主管業務會報決議事項辦理。2.秘書室秘書室98年年7月月15日台秘管字第日台秘管字第0980121837號書函。號書函。3.第第3點公文時點公文時效獎懲第效獎懲第3項：具下列情事之一者，除不應列入公文項：具下列情事之一者，除不應列入公文時效績優之被推薦人外，由單位正（副）主管糾正改進，時效績優之被推薦人外，由單位正（副）主管糾正改進，未配合改進，則簽報議處。未配合改進，則簽報議處。文库专用38附錄附錄

24、1：文書流程管理實務與常見缺失：文書流程管理實務與常見缺失4.秘書室管考科每月將採不定時方式，隨機抽選每秘書室管考科每月將採不定時方式，隨機抽選每一單位同仁（一單位同仁（13人）公文清查，若發現有上述情形人）公文清查，若發現有上述情形者，將據以辦理。者，將據以辦理。5.6.每月清查結果，將彙整提報次月業務會報檢討。每月清查結果，將彙整提報次月業務會報檢討。7.各同仁於承辦公文時，如確有延長辦理之必要時，請各同仁於承辦公文時，如確有延長辦理之必要時，請依規定向秘書室（管考科）申請展期辦理。依規定向秘書室（管考科）申請展期辦理。文库专用39附錄附錄1：文書流程管理實務與常見缺失：文書流程管理實務與

25、常見缺失文書處理過程中之有關人員，僅於文面註明日期，未確文書處理過程中之有關人員，僅於文面註明日期，未確遵規定格式註明時間。遵規定格式註明時間。於文稿頁面適當位置應蓋章或簽名，並應註明時分於文稿頁面適當位置應蓋章或簽名，並應註明時分(例例如如11月月28日日16時，得縮記為時，得縮記為1128/1600)，以明責任。，以明責任。文库专用40文库专用41附錄附錄1：文書流程管理實務與常見缺失：文書流程管理實務與常見缺失代理人制度未能落實，延誤公文處理時效。代理人制度未能落實，延誤公文處理時效。應落實職務代理人制度，並強化內部管理，以避免公文應落實職務代理人制度，並強化內部管理，以避免公文積壓。積

26、壓。文库专用42附錄附錄1：文書流程管理實務與常見缺失：文書流程管理實務與常見缺失未明確訂定展期機制以供遵循，或未完全落實展期作業，未明確訂定展期機制以供遵循，或未完全落實展期作業，例如展期申請作業欠嚴謹，案件未依規定申請展期。例如展期申請作業欠嚴謹，案件未依規定申請展期。應依案件所涉業務性質或複雜程度，分別訂定申請展期期應依案件所涉業務性質或複雜程度，分別訂定申請展期期限，利用資訊系統簡化處理流程，並分層授權各級權責主限，利用資訊系統簡化處理流程，並分層授權各級權責主管核決；案件無法於規定時間內辦結，應屆滿處理時限前管核決；案件無法於規定時間內辦結，應屆滿處理時限前提出展期；提出展期；文库专

27、用43附錄附錄1：文書流程管理實務與常見缺失：文書流程管理實務與常見缺失部分公文辦理時程偏長，惟部分公文辦理時程偏長，惟並未就該類案件進並未就該類案件進行檢討分析。行檢討分析。對對，未結案件應予個案，未結案件應予個案(件件)分析分析處理，並定期簽陳機關首長核閱或提報主管會報檢討。處理，並定期簽陳機關首長核閱或提報主管會報檢討。文库专用44附錄附錄2、行政院各機關公文統計表、行政院各機關公文統計表 期期 間間類類 別別6 6月份月份上季月上季月平均值平均值增減增減值值待改進機關待改進機關（-1-3）1.一一般般公公文文各機關平均辦結率各機關平均辦結率%90.9690.9690.5790.570.

28、390.39原民會、故宮博物院、國科會原民會、故宮博物院、國科會發文平均使用日數發文平均使用日數2.742.742.822.820.070.07法務部、金管會、陸委會法務部、金管會、陸委會待辦公文之逾限率待辦公文之逾限率%11.2511.2511.811.80.560.56原民會、行政院秘書處、法務部原民會、行政院秘書處、法務部2.立法委員質詢案件立法委員質詢案件90.4290.4293.6893.683.263.26研考會、人事局、主計處研考會、人事局、主計處3.人民申請案件人民申請案件97.5597.5597.9397.930.380.38法務部、體委會、衛生署法務部、體委會、衛生署4.訴

29、願案件訴願案件97.7797.7796.7496.741.031.03法務部、內政部、交通部法務部、內政部、交通部5.人民陳情案件人民陳情案件96.0896.0897.4497.441.361.36法務部、主計處、行政院秘書處法務部、主計處、行政院秘書處6.專案管制案件專案管制案件96.8996.8996.3596.350.540.54教育部教育部、法務部、財政部、法務部、財政部文库专用45文库专用46文库专用47機關間機關間公文電子交換公文電子交換中央二級機關中央二級機關-86%-86%縣市政府一級縣市政府一級-69%-69%總發文總發文總收文總收文收文人員使用公文系統印出公文承辦人書面簽陳

30、長官核稿決行.承辦人使用公文系統製作公文逐級書面核稿長官書面決行.機關內發文機關內發文機關內收文機關內收文文库专用48收發文歸檔收發文歸檔簽核自動化簽核自動化推動公文線上簽核推動公文線上簽核公文全程電子處理公文全程電子處理111機關間公文機關間公文電子交換電子交換機關間公文機關間公文電子交換電子交換電子收文電子收文傳統傳統書面逐級陳核書面逐級陳核線上擬辦線上擬辦線上會辦線上會辦線上核批線上核批電子發文電子發文文库专用49召集人：政務次長召集人：政務次長副召集人：主任秘書副召集人：主任秘書工作小組成員工作小組成員資訊組資訊組檔案組檔案組事務組事務組中辦組中辦組管考組管考組總務司長總務司長副司長副

31、司長總務司長總務司長副司長副司長中辦主任、中辦主任、副主任副主任秘書室秘書室管考科長管考科長電算中心主電算中心主任、副主任任、副主任憑證組憑證組人事處長人事處長副處長副處長文書組文書組總務司長總務司長副司長副司長列席委員：列席委員：1.1.會計處會計長會計處會計長2.2.政風處處長政風處處長文库专用50第第1階段階段(優先辦理優先辦理)99.7.199.12.31第第2階段階段(普及推動普及推動)99.7.1101.8.31第第3階段階段(全面推動全面推動)101.9.1以以、原則原則，依序推動依序推動文库专用51文库专用52一、本部各項會議議程之撰擬及會議資料之整理一、本部各項會議議程之撰擬

32、及會議資料之整理 依據：依據：議程係：議程係提供與會者了解該次會議之目的及進行程序，應具目提供與會者了解該次會議之目的及進行程序，應具目錄索引及便利查詢之功能，錄索引及便利查詢之功能，故議程應置於首頁，故議程應置於首頁，並單獨一頁。並單獨一頁。各項程序（如：報告事項、討論案由等）各項程序（如：報告事項、討論案由等）之說明內容，請勿直接在議程首頁內敘寫，可於次頁之說明內容，請勿直接在議程首頁內敘寫，可於次頁敘寫或以附件方式呈現，並標明項目、頁碼，附件序敘寫或以附件方式呈現，並標明項目、頁碼，附件序號，俾利索引查閱號，俾利索引查閱。文库专用53依據：依據：該次會：該次會議之議之報告事項報告事項 案

33、由說明案由說明 附件資料附件資料，合計合計1至至3頁頁者，得免附議程目錄頁者，得免附議程目錄頁。一、本部各項會議議程之撰擬及會議資料之整理一、本部各項會議議程之撰擬及會議資料之整理文库专用54一、本部各項會議議程之撰擬及會議資料之整理一、本部各項會議議程之撰擬及會議資料之整理有關會議資料之整理，應注意事項如下：有關會議資料之整理，應注意事項如下：1.各項會議所需資料（含：議程及附件資料）均應隨開會各項會議所需資料（含：議程及附件資料）均應隨開會通知單發送；如無法隨開會通知單發送時，最遲應於開通知單發送；如無法隨開會通知單發送時，最遲應於開會前一天完成彙集，再依會議進行順序排列，會前一天完成彙集

34、，再依會議進行順序排列，提供主席參閱（如有電子檔亦請同時傳，提供主席參閱（如有電子檔亦請同時傳送與會人員參閱），並於會議當天完整提供與會人員參送與會人員參閱），並於會議當天完整提供與會人員參閱。閱。文库专用55有關會議資料之整理，應注意事項如下：有關會議資料之整理，應注意事項如下：2.會議當天如有補充或抽換資料時，應於資料左上角標示會議當天如有補充或抽換資料時，應於資料左上角標示清楚清楚（如：案由（如：案由2補充資料、討論事項補充資料、討論事項3補充資補充資料料），並逐頁編上臨時碼（如：案由），並逐頁編上臨時碼（如：案由2-1、2-2或討論或討論3-1、3-2），於會議開始前依序擺放），於會議

35、開始前依序擺放完成，俾利與會人員參閱，完成，俾利與會人員參閱，不可於會議進行中各自零不可於會議進行中各自零散的提供、抽換。散的提供、抽換。一、本部各項會議議程之撰擬及會議資料之整理一、本部各項會議議程之撰擬及會議資料之整理文库专用56文库专用57文库专用58文库专用59文库专用60文库专用61文库专用62文库专用63文库专用64文库专用65二、教育部公文製作及文案卷整理之重要提示事項二、教育部公文製作及文案卷整理之重要提示事項98年年11月月16日台秘管字第日台秘管字第0980199651號書函號書函依據：依據：（一）（一）文書流程管理手冊文書流程管理手冊（99年年8月月4日修訂為日修訂為）（

36、二）（二）文書處理手冊文書處理手冊（99年年1月修訂第月修訂第5版）版）（三）（三）97年年11月月6日第日第74次副主管業務會報修正通過之次副主管業務會報修正通過之。（四）（四）98年年4月月9日第日第82次副主管業務會報討論通過之次副主管業務會報討論通過之。文库专用66二、教育部公文製作及文案卷整理之重要提示事項二、教育部公文製作及文案卷整理之重要提示事項（五）（五）97年年12月月18日第日第76次副主管業務會報決議（次副主管業務會報決議（97年年12月月24日台秘管字第日台秘管字第0970251421號書函）、號書函）、98年年6月月25日第日第87次副主管業務會報決議（次副主管業務會

37、報決議（98年年6月月29日台秘管日台秘管字第字第0980111169號書函）之號書函）之本部各項會議議程之撰本部各項會議議程之撰擬及會議資料之整理擬及會議資料之整理。（六）（六）98年年10月月29日第日第96次副主管業務會報決議（次副主管業務會報決議（98年年11月月5日台秘管字第日台秘管字第0980192650號書函）之號書函）之教育部機教育部機密文書傳遞公文封使用注意事項密文書傳遞公文封使用注意事項。文库专用671.公文全卷所附之各項資料應標示清楚，除標明附件號數公文全卷所附之各項資料應標示清楚，除標明附件號數外，並將重要處斜摺，露出上端或加籤條以利查閱，外，並將重要處斜摺，露出上端或

38、加籤條以利查閱，切切勿雜亂錯置，影響公文判核勿雜亂錯置，影響公文判核。2.參考性質之法規、前案或相關備以核對的資料，則整齊參考性質之法規、前案或相關備以核對的資料，則整齊夾附於卷宗夾的左側（公文核判後交由承辦人收執）。夾附於卷宗夾的左側（公文核判後交由承辦人收執）。3.陳核之公文，全卷排列的次序如下：陳核之公文，全卷排列的次序如下：簽簽稿稿會簽會簽(含會含會簽資料簽資料)隨案存查附件隨案存查附件(簽案附件簽案附件函稿隨文附件函稿隨文附件)來來文文(含總收文分辦單含總收文分辦單)或依據或依據(單位創稿單單位創稿單)非電子發文之非電子發文之隨文寄送附件隨文寄送附件(可備註俟奉核後依長官修正再印可備

39、註俟奉核後依長官修正再印)，並以燕，並以燕尾夾尾夾2只夾於文卷左側。只夾於文卷左側。二、教育部公文製作及文案卷整理之重要提示事項二、教育部公文製作及文案卷整理之重要提示事項文库专用68二、教育部公文製作及文案卷整理之重要提示事項二、教育部公文製作及文案卷整理之重要提示事項4.簽稿併呈時，請於簽之右下角斜摺（向內摺），以簽稿併呈時，請於簽之右下角斜摺（向內摺），以避免核稿長官漏章。避免核稿長官漏章。5.會議議程之撰擬及會議資料之整理，會議議程之撰擬及會議資料之整理，請確實依規定整理請確實依規定整理排列及編寫總頁碼排列及編寫總頁碼。文库专用69二、教育部公文製作及文案卷整理之重要提示事項二、教育部

40、公文製作及文案卷整理之重要提示事項1.簽辦公文請注意避免錯漏字。簽辦公文請注意避免錯漏字。2.簽案之相關數據、金額或重要文字，請務必慎重校核，簽案之相關數據、金額或重要文字，請務必慎重校核，盡量避免更改，如有錯誤必須更改，請務必核章。盡量避免更改，如有錯誤必須更改，請務必核章。3.簽稿之附件，含：會議議程、會議紀錄、會議附件、新簽稿之附件，含：會議議程、會議紀錄、會議附件、新聞稿、提送予外部之資料，請務必仔細核對，避免錯漏聞稿、提送予外部之資料，請務必仔細核對，避免錯漏字，造成誤解或疑慮。字，造成誤解或疑慮。文库专用70二、教育部公文製作及文案卷整理之重要提示事項二、教育部公文製作及文案卷整理

41、之重要提示事項4.公文稿經各層級核稿後，如文稿修改幅度較大時，應請公文稿經各層級核稿後，如文稿修改幅度較大時，應請承辦同仁予以清稿後再繼續上陳，以利長官核閱。承辦同仁予以清稿後再繼續上陳，以利長官核閱。5.函稿內容宜精簡扼要敘述，不宜過於冗長繁瑣，倘若確函稿內容宜精簡扼要敘述，不宜過於冗長繁瑣，倘若確有必要，得另以附件方式陳現。有必要，得另以附件方式陳現。6.依案件性質應加會相關單位者依案件性質應加會相關單位者(如：人事處、會計處如：人事處、會計處等等)，請先完成簽會再上陳；相關單位如有不同意見，請先完成簽會再上陳；相關單位如有不同意見，亦請主辦單位綜整後再上陳，以便提供周妥意見予長亦請主辦單

42、位綜整後再上陳，以便提供周妥意見予長官決策參酌。官決策參酌。文库专用71二、教育部公文製作及文案卷整理之重要提示事項二、教育部公文製作及文案卷整理之重要提示事項7.回復立法委員質詢案及監察院監察或調查案件時，應針回復立法委員質詢案及監察院監察或調查案件時，應針對問題並以本部之立場研提具體回應處理情形。對問題並以本部之立場研提具體回應處理情形。8.箋函稿之撰擬，請以順暢、淺白之文句回復，行文時應箋函稿之撰擬，請以順暢、淺白之文句回復，行文時應強調肯定與鼓勵之語。強調肯定與鼓勵之語。9.有關民眾及外界致部長信函，如屬業務陳情建議、請託有關民眾及外界致部長信函，如屬業務陳情建議、請託案，原則以書函回

43、復為主。案，原則以書函回復為主。文库专用72二、教育部公文製作及文案卷整理之重要提示事項二、教育部公文製作及文案卷整理之重要提示事項1.各類公文請確實依速別套用公文夾（各類公文請確實依速別套用公文夾（白色白色-普通件、藍普通件、藍色色-速件；紅色速件；紅色-最速件、桃紅色最速件、桃紅色特急件、黃色特急件、黃色-機機密件密件）。）。2.各類公文之製作，請注意使用正確格式稿，如：函稿、各類公文之製作，請注意使用正確格式稿，如：函稿、書函稿、箋函稿、簽、簡簽書函稿、箋函稿、簽、簡簽等。等。3.承辦人員及各層級核稿人員應於稿面適當位置簽名或蓋承辦人員及各層級核稿人員應於稿面適當位置簽名或蓋章，章，。4

44、.公文公文，核准人員於核章時應加註日期及時間。，核准人員於核章時應加註日期及時間。文库专用73二、教育部公文製作及文案卷整理之重要提示事項二、教育部公文製作及文案卷整理之重要提示事項5.決行層級請依據經費授權原則及分層負責明細表規定判決行層級請依據經費授權原則及分層負責明細表規定判核。核。6.依分層明細表或業務性質授權二層決行，或文稿上已標依分層明細表或業務性質授權二層決行，或文稿上已標示二層決定之公文，請各單位公文收發同仁協助檢核，示二層決定之公文，請各單位公文收發同仁協助檢核，必要時提醒主管確認是否決行，或修正決行層級，避免必要時提醒主管確認是否決行，或修正決行層級，避免標示二層決行卻繼續

45、上陳。標示二層決行卻繼續上陳。文库专用74三、教育部機密文書傳遞公文封使用注意事項三、教育部機密文書傳遞公文封使用注意事項（98年年11月月5日台秘管字第日台秘管字第0980192650號書函）號書函）即日起有關本部機密文書傳遞公文封使用，請各單位即日起有關本部機密文書傳遞公文封使用，請各單位確實依該使用注意事項辦理。確實依該使用注意事項辦理。文库专用75三、教育部機密文書傳遞公文封使用注意事項三、教育部機密文書傳遞公文封使用注意事項總收人員總收人員收件、掛號收件、掛號簡任秘書簡任秘書(秘書室秘書室)拆封、分文拆封、分文公文依規定裝入教育部機密文公文依規定裝入教育部機密文書傳遞公文封（以下簡稱

46、書傳遞公文封（以下簡稱），並彌封。），並彌封。文库专用76三、教育部機密文書傳遞公文封使用注意事項三、教育部機密文書傳遞公文封使用注意事項辦理人員辦理人員應辦事項應辦事項配合事項配合事項專責人員專責人員拆封、分辦拆封、分辦科科(組組)公文依規定裝入公文依規定裝入彌封套彌封套，交予承辦科，交予承辦科(組組)長。長。科科(組組)長長指派承辦人指派承辦人公文依規定裝入公文依規定裝入彌封套彌封套，交予承辦人。，交予承辦人。承辦人承辦人製作公文陳製作公文陳核公文核公文1.收文確認無誤後，告知單位收發人員，於公收文確認無誤後，告知單位收發人員，於公文管理系統登錄承辦人員姓名。文管理系統登錄承辦人員姓名。2

47、.公文製作完畢，依規定裝入公文製作完畢，依規定裝入彌封套彌封套，並，並於彌封套上承辦單位欄內，填入相關資於彌封套上承辦單位欄內，填入相關資料，親持陳送長官。料，親持陳送長官。科科(組組)長長核閱公文核閱公文核畢公文：核畢公文：（1）上陳：裝入）上陳：裝入彌封套，退還承辦人親彌封套，退還承辦人親持陳送專門委員。持陳送專門委員。（2）判核：裝入）判核：裝入彌封套，退回承辦人。彌封套，退回承辦人。文库专用77三、教育部機密文書傳遞公文封使用注意事項三、教育部機密文書傳遞公文封使用注意事項辦理人員辦理人員應辦事項應辦事項配合事項配合事項專門委員專門委員核閱公文核閱公文核畢公文：核畢公文：（1 1）上陳

48、：裝入）上陳：裝入彌封套，退還承辦人親持陳彌封套，退還承辦人親持陳送副主管。送副主管。（2 2）判核：裝入）判核：裝入彌封套，退回承辦人。彌封套，退回承辦人。副主管副主管核閱公文核閱公文核畢公文：核畢公文：（1 1）上陳：裝入）上陳：裝入彌封套，退還承辦人親持陳彌封套，退還承辦人親持陳送主管。送主管。（2 2）判核：裝入）判核：裝入彌封套彌封套，退回承辦人，退回承辦人。單位主管單位主管核閱公文核閱公文核畢公文：核畢公文：（1）上陳：裝入）上陳：裝入彌封套彌封套，退回承辦人彌封後，退回承辦人彌封後，陳送部次長。陳送部次長。（2）判核：裝入）判核：裝入彌封套彌封套，退回承辦人。，退回承辦人。文库专

49、用78三、教育部機密文書傳遞公文封使用注意事項三、教育部機密文書傳遞公文封使用注意事項辦理人員辦理人員應辦事項應辦事項配合事項配合事項承辦人承辦人彌封公文彌封公文於長官核畢公文後，依業務內容（會稿）及單於長官核畢公文後，依業務內容（會稿）及單位主管判核結果（存查、發文或呈判），於位主管判核結果（存查、發文或呈判），於彌彌封套封套上會辦單位或呈核欄內，填入相上會辦單位或呈核欄內，填入相關資料並彌封後，再送收發同仁登錄。關資料並彌封後，再送收發同仁登錄。單位收發單位收發登錄資料登錄資料送文送文1.1.彌封套彌封套已彌封，收發人員依已彌封，收發人員依彌封套彌封套上註記之資上註記之資料登入公文管理系統

50、，不得任意拆封。料登入公文管理系統，不得任意拆封。2.2.送文時，依送文時，依彌封套彌封套上之註記送會、呈核、送繕上之註記送會、呈核、送繕或存查。或存查。文库专用79三、教育部機密文書傳遞公文封使用注意事項三、教育部機密文書傳遞公文封使用注意事項辦理人員辦理人員應辦事項應辦事項配合事項配合事項單位收發單位收發登錄資料登錄資料送文送文1.收文後：送專責人員拆封、分辦科收文後：送專責人員拆封、分辦科(組組)。【彌【彌封套已彌封，收發人員依彌封套上註記之資料封套已彌封，收發人員依彌封套上註記之資料登入公文管理系統，不得任意拆封登入公文管理系統，不得任意拆封】2.送文時，依彌封套上之註記會退（或加會）