如何开好会议基层主管管理技能课之五稿课件.ppt

1、如何开好会议如何开好会议基层主管管理技能课程之五请大家参与回答问题请大家参与回答问题 1、你都参加过什么样的会？2、你喜欢开会吗？3、你组织过什么样的会？4、你认为自己会开会吗？课程主要内容课程主要内容 一、怎样筹划会议筹划会议 二、怎样举行会议二、怎样举行会议 三、会议改进三、会议改进 四、归纳小结四、归纳小结 n会议是业务的关键一环，全世界每天要开千百万会议是业务的关键一环，全世界每天要开千百万次会议。次会议。n你怎样对会议进行改进，提高你的会议组织能力，你怎样对会议进行改进，提高你的会议组织能力，使会议开得高效成功使会议开得高效成功 ，至关重要。，至关重要。n开会是学习的机会和平台。开会

2、是学习的机会和平台。一、怎样筹划会议一、怎样筹划会议1-11-1会议的类型会议的类型n资讯会议资讯会议资讯及政策传达更新业绩状况n决策会议决策会议设定目标解决问题两种会议的差别两种会议的差别要素要素资讯会议资讯会议决策会议决策会议谁应该参加需要知道资讯的人员对事情负责以及能提供贡献的人沟通过程宣讲，单向沟通但有提问机会双向互动的沟通会议地点的安排可以像教室一样最好面对面围坐主持会议最有效的方式权威式参与式会议强调的重点要传达的内容互动以及问题的解决会议成功的关键所要提供的资讯的准备鼓励公开自由的表达一、怎样筹划会议一、怎样筹划会议1-21-2会议筹划会议筹划n决定会议是否需要召开决定会议是否需

3、要召开p关键在于会议的目标是否能清晰的陈述出来，一旦目标确立，就可以判断达成目标的最佳途径是什么（除了会议以外，内部公文、布告栏等方式也可以达到目的，是否可以不开会就能解决问题）p举行会议的时间地点是否合适这些问题需要开会吗？为什么?问题一：明天生产任务重，预计要加班到晚 上十点。问题二：临近年终，需要各班组长讨论2008年的工作打算。问题三：国庆节公司准备组织一个晚会，每个班组出一个节目，内容形式不限。问题四：最近两批货有质量问题，需要各班组引起重视，并找出存在的问题。问题五：总部召开了各公司总经理大会，布置了2008年的工作任务，并与总经理签订了目标任务书。各分公司的任务要分解落实。一、怎

4、样筹划会一、怎样筹划会 1-21-2会议筹划会议筹划 n会议筹划要考虑的问题会议筹划要考虑的问题 1、仔细考虑你要召开的会议的类型 2、会议目的要清楚（为什么开会，会议要解决什么问题）3、要认真考虑，怎样让会议成功（会议的主题必须是鲜明、直接、聚焦且 当前必须立即解决的问题）4、会议时间、参加人员的确定（会议要尽可能小，以免分散注意力）5、会议日程的确定 6、开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点 7、信息的准备要加以选择，避免过多，以影响重点和效果 n会议筹划工作单会议筹划工作单 项 目 要 点 会议目标通过会议希望达到的结果 会议时间最适当的举行时间；会议需要开多长时间 参会人员谁应

5、该参加会（根据会议议题的需要确定）会议议程会议有哪些事项；谁负责制定并发送议程，需要谁帮助制定 会议地点、设备会议安排在哪；需要什么设备、器材 会议分工谁负责会议安排；谁写发言稿；谁主持；谁记录、谁计时等 会议评估会议是否达到本次会议的目标；存在哪些问题，以便下次会议有所改善二、怎样举行会议二、怎样举行会议 2-1 2-1 做好会议主持人做好会议主持人会议的成果和效率多取决于主持人的能力会议的成果和效率多取决于主持人的能力 会议主持人，主要是监督会议中每一部分的活动，以会议主持人，主要是监督会议中每一部分的活动，以及提醒大家忽略的事情，并且使会议朝着会议的目标及提醒大家忽略的事情，并且使会议朝

6、着会议的目标进行进行会前主持人要做好充分准备（文件、数据资料、会议会前主持人要做好充分准备（文件、数据资料、会议议程议程.).)二、怎样举行会议二、怎样举行会议 2-1 2-1 做好会议主持人做好会议主持人找出会议应采取的方式（决策型会议）找出会议应采取的方式（决策型会议）n脑力激荡：脑力激荡：经过群体集会而发挥创意潜能的过程，这种方式能够产生双向互动的力量，当其中的一个人说出他的想法时，即能够激发别人联想出其他的主意；（此方式适用于参会人对于问题的认识有限的情况，以挖掘新想法）n小组讨论：小组讨论：这种方式要求会议的成员写下他们个人的意见，然后再将他们的意见汇总。这种方式可以收集很多人的意见

7、，又能精简成最少的可行答案；（此方式适用于参会人员对于所讨论的问题有所认识时采用）二、怎样举行会议二、怎样举行会议2-1 2-1 做好会议主持人做好会议主持人 主持人会议中应注意的事项主持人会议中应注意的事项n激发与会者参与讨论激发与会者参与讨论有技巧的提问可以鼓励与会者积极进行讨论n询问感受和意见询问感受和意见你的看法是怎么样的？n复述别人的话复述别人的话你是不是要求我？n鼓励参与鼓励参与我们还不知道某某是怎么看待这个问题的。某某，你的看法如何？n要求一个总结要求一个总结我们已经有很多建议了，哪位愿意为我们作个总结？n要求澄清要求澄清我对刚才那一点不太明白，你要说的是对吧？n要求举例要求举例

8、某某，你是否为你所说的事情举些例子？n寻求共识寻求共识看来我们对这个问题的看法已经有一致性了。我们举手表决，接受这个看法的请举手。n建议程序建议程序我建议我们在讨论前，是否可以将议程列出优先顺序，从最重要的开始讨论起。n确定目标与方向确定目标与方向对我们而言，这些是最重要的目的吗？这是完成任务的唯一方法吗？n坦然面对不同意见坦然面对不同意见某某，你对这件事似乎有所保留，你对哪些部分不同意呢？n更换角色更换角色如果你是客户，那你对这个方案（或者做法）的看法是怎样的呢？n放眼未来放眼未来如果这个方法行不通，我们的损失会有多大？n集中心力做选择集中心力做选择我们讨论了所有的可能性，现在我们要从这三个

9、解决方案中选择一个n避免提出的问题有：避免提出的问题有：无法回答的问题含糊、没有界定、矛盾的问题质问他人的问题二、怎样举行会议二、怎样举行会议2-1 2-1 做好会议主持人做好会议主持人n作出决定的方法作出决定的方法投票共识，也就是获得与会者最大的支持；小组讨论，这是一个重复互动的过程，它可以减少相似的意见，让参与者很快地进入他们必须支持的决定中；对各种方案进行评分，以做取舍（评分标准应该事先制定好）二、怎样举行会议二、怎样举行会议2-2 2-2 会议中冲突处理会议中冲突处理n在讨论问题中人与人之间的冲突不可避免在讨论问题中人与人之间的冲突不可避免n会议中人与人之间的冲突不一定是坏事，事实上，

10、会议中人与人之间的冲突不一定是坏事，事实上，如果处理得当的话，还是一件好事。如果处理得当的话，还是一件好事。如何处理会议中出现的冲突呢？如何处理会议中出现的冲突呢？n冲突的处理办法冲突的处理办法面对面的处理：面对面的处理：即公开交流，表达各自的感受与观点；（保持理性、仔细倾听对方的陈述，寻求合理的解决方法、延缓议题、发挥幽默感）妥妥 协：协：即表达不同的立场，但又能略作妥协，以满足各方；安安 抚：抚：即好言相劝避免正面冲突，但是安抚通常不能解决问题，事后可能会越变越糟；利用权力：利用权力：即利用权力来解决问题，以满足自己单方面的意愿；强强 迫：迫：即强迫别人接受自己的立场，因为对方的意见未被采

11、纳，所以通常无法得到被强迫方的协助；二、怎样举行会议二、怎样举行会议2-3 2-3 处理会议中的其他难题处理会议中的其他难题n有人主导会议有人主导会议会议的目的就是要产生不同意见；主持人应该直接提出问题，引导与会者参与讨论；n有人喜欢争辩有人喜欢争辩指那种自以为是却不能提供有价值信息的人；主持人要保持冷静，问他问题，让其现形；如果他仍不知悔改，主持人可直接指出其争辩会干扰会议的进行；n有人私下讨论起来有人私下讨论起来可以要求私下讨论的人将他们所谈的内容分享给所有与会者；也可以保持肃静，并且看着私下谈话的人；二、怎样举行会议二、怎样举行会议2-42-4如何让会议有效率如何让会议有效率所谓有效的会

12、议是指目标在最短的时间所谓有效的会议是指目标在最短的时间内达成，并让与会者感到满意内达成，并让与会者感到满意。n达成会议的目标n使用最少的时间n与会者皆大欢喜二、怎样举行会议二、怎样举行会议2-42-4如何让会议有效率如何让会议有效率n开场即陈述会议目的开场即陈述会议目的n事先准备议程事先准备议程n选择适当的与会者选择适当的与会者n管理好会议的时间管理好会议的时间在浪费时间和急忙仓促之间找到一个平衡点；n控制会议进程控制会议进程避免偏离主题，鼓励较被动的与会者发言，控制一些意图主导会议的人；n作出总结作出总结重复会议的目标，作出的结论以及同意采取的后续行动；三、会议改进三、会议改进n3-1收集

13、目前情况的信息收集目前情况的信息找出应该采取的行动找出应该采取的行动找出需要改进的部分找出需要改进的部分实行新的技巧实行新的技巧改进的动机改进的动机会议改进的模型会议改进的模型3-2 3-2 会议评量会议评量n多维度评量，找出会议改进部分主持人的自我评量；训练有素的会议观察员的评量；与会者的评量 3-2 3-2 会议评量会议评量n评量时需思考的问题这个会议的目标达成程度如何？n没有达成 ；部分达成；完全达成这个会议达成你个人目标的程度如何?n没有达成 ；部分达成；完全达成会议中的哪些部分对你最有帮助？会议中的哪些部分对你最无帮助？会议的结果会让你采取哪些行动？其他评论？会议实践练习：根据所学的

14、如何开好会的要点每组召开一个会议，内容自定。每组选两个观察员，观察员要根据所学要点，观察召开的是什么类型的会议；会议主持人主持的怎样；会议中出现的问题是什么，做好记录，会后点评，提出改进意见。时间控制在10分钟以内。会议实践练习：1、与会者对以下问题进行回答这个会议的目标达成程度如何？n没有达成 ；部分达成；完全达成这个会议达成你个人目标的程度如何?n没有达成 ；部分达成；完全达成会议中的哪些部分对你最有帮助？会议中的哪些部分对你最无帮助？会议的结果会让你采取哪些行动？其他评论？2、观察员就以上问题来点评会议，并提出改进意见 四、归纳小结四、归纳小结4-1 4-1 有效会议的模型有效会议的模型

15、n首先，要判断是否有必要召开会议首先，要判断是否有必要召开会议决定会议是否需要举行，主要是看希望达成的目标是什么，目标一旦确定，就会发现是否还有比会议更适合达到目标的方式；n如果举行会议是合适的，就要决定何时、何地举行会议，如果举行会议是合适的，就要决定何时、何地举行会议，哪些人应该参加哪些人应该参加会议时间要配合与会者的时间，避开特别忙碌的时刻；会议的地点应让人觉得舒服，并避免能分散注意力的情况发生；选择与会者时，要注意被选的人是否能从会议获益或者能否为会议做贡献；4-1 4-1 有效会议的模型有效会议的模型n制订议程并通知与会者制订议程并通知与会者议程要逐条按顺序列出，并表明会议开始、休息

16、和结束的时间；会前应保证每个与会者对议程十分清楚；n会议当天，主持人应提前到场检查会议时的陈设，检查辅会议当天，主持人应提前到场检查会议时的陈设，检查辅助器材是否能正常工作助器材是否能正常工作n时间一到，会议应该立即展开。开场白应该包括会议的目时间一到，会议应该立即展开。开场白应该包括会议的目标、议程以及会场规则标、议程以及会场规则4-1 4-1 有效会议的模型有效会议的模型n如果是资讯式会议，资讯应以清晰简明易懂的方式表达，如果是资讯式会议，资讯应以清晰简明易懂的方式表达，并注意与会者的反应，利用声音、提问的方式保持其注意并注意与会者的反应，利用声音、提问的方式保持其注意力力n如果是决策式会

17、议，应特别注意与会者的反应以改进会议如果是决策式会议，应特别注意与会者的反应以改进会议程序从而帮助决策的制定程序从而帮助决策的制定互动关系太少时，要尽量进行讨论；互动太多时，要让主题集中，并适时进行总结；利用展示分析资料、产生选择方案等技巧，协助与会者朝会议目标前进；4-1 4-1 有效会议的模型有效会议的模型n会议结束之前应该重述目标、总结成果并列出后会议结束之前应该重述目标、总结成果并列出后续行动续行动n会议结束后，立刻展开行动会议结束后，立刻展开行动n最后，每一个会议都应该视为一个学习的经验，最后，每一个会议都应该视为一个学习的经验，通过会议评量的结果，决定采取哪些行动与步骤通过会议评量

18、的结果，决定采取哪些行动与步骤来改进下次的会议来改进下次的会议4-2 4-2 有效会议的必行步骤有效会议的必行步骤 会议前会议前会议主持人会议主持人与会者与会者1 1、设定目标、设定目标1 1、预留会议时间、预留会议时间2 2、选择与会者、选择与会者2 2、确认出席、确认出席3 3、联络与会者，确定是否出席、联络与会者，确定是否出席3 3、为自己所扮演的角色定位、为自己所扮演的角色定位4 4、订会议室并安排设施与餐点、订会议室并安排设施与餐点4 4、判断主持人需要从你获得什么、判断主持人需要从你获得什么5 5、准备议程、准备议程5 5、建议其他与会者、建议其他与会者6 6、邀请与会者与发送议程

19、、邀请与会者与发送议程6 6、了解会议的目的、了解会议的目的7 7、与非与会者进行沟通、与非与会者进行沟通7 7、知道会议的时间与地点、知道会议的时间与地点8 8、再次确定会议室、再次确定会议室8 8、进行会前准备、进行会前准备会议中会议中会议主持人会议主持人与会者与会者1 1、立即开始、立即开始1 1、表达意见、表达意见2 2、按照议程进行、按照议程进行2 2、开放心胸，尊重别人、开放心胸，尊重别人3 3、管理时间、管理时间3 3、按照议程不偏离主题、按照议程不偏离主题4 4、控制讨论、控制讨论4 4、避免私下谈话，干扰会议的进、避免私下谈话，干扰会议的进行行5 5、引导参与、引导参与5 5

20、、发问以确定对问题的理解、发问以确定对问题的理解6 6、协助解决冲突、协助解决冲突6 6、记录会后需要采取的行动、记录会后需要采取的行动7 7、厘清将要采取的行动、厘清将要采取的行动8 8、总结结果、总结结果会议后会议后会议主持人会议主持人与会者与会者1 1、恢复会议室、恢复会议室 归还设备归还设备1 1、评量会议、评量会议2 2、以主持人身份评量会议的有效、以主持人身份评量会议的有效性性2 2、研读结论的备忘录、研读结论的备忘录3 3、发出会议评量表、发出会议评量表3 3、向适当的人士传达会议精神、向适当的人士传达会议精神4 4、如有必要，制作备忘录并发放、如有必要，制作备忘录并发放4 4、

21、实行决议、实行决议5 5、采取行动、采取行动5 5、完成行动、完成行动6 6、完成行动、完成行动n开会要考虑会议成本开会要考虑会议成本 美国研究者提了一种简便易行的办法：在会议室显眼处设置一块计时牌，预先录入每个参会者每小时的薪金数目，从他们到达会议室的时候开始计时累计并显示全体与会者的薪金数目，直到会议结束。（我们也可以在开会前，仔细地算一下会议成本，多少人参加，开多长时间，每小时工时费用，最后累计起来公布，使主持人和参加会的人心中有数，促使开短会，开高效会，不说废话。）n站着开会站着开会 日本人的会议室无烟、无茶，而且没有椅子，开会的人都站着，控制会议长度，管理时间资源，提高开会的效率。作业：作业：n利用所学的会议技能，总结你召开的某个利用所学的会议技能，总结你召开的某个会议或你参加的某个会议是否是一个有效会议或你参加的某个会议是否是一个有效的会议，具体写出那个会议好的方面，存的会议，具体写出那个会议好的方面，存在的问题，改进意见。在的问题，改进意见。n你认为怎样开会更有效？你认为怎样开会更有效？谢谢大家！谢谢大家！