会议管理课件(37张).ppt

1、授课人：张爽授课人：张爽培训目标：培训目标：1、知道有效会议的原则，学会使 用会议组织工具 2、工作中运用会议管理管理会议导言导言 提问：你会开会吗？提问：你会开会吗？自测题自测题(附件附件1)12122424分：需要全面注意你的技巧。当你分：需要全面注意你的技巧。当你参加会议时，始终要有明确的目的，并争参加会议时，始终要有明确的目的，并争取达到目标取达到目标 25253636分：你在会议中表现得比较好，但分：你在会议中表现得比较好，但某些技巧需要进一步改进某些技巧需要进一步改进 37374848分：在会议中你表现得较好，但不分：在会议中你表现得较好，但不要自满，继续为你参加的每个会议作好准要

2、自满，继续为你参加的每个会议作好准备备会议成本 提问提问:会议有成本吗会议有成本吗?主要包括哪些成本主要包括哪些成本?会议成本分为时间成本、直接会议成本会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本和效率损失成本3 3种。会议成本是非常可观的一种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。万不可等闲视之。会议的时间成本会议的时间成本直接的会议成本直接的会议成本效率损失成本效率损失成本 开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于这有可能造

3、成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下本。效率损失成本包括以下3 3种情况：种情况：一位企业的老总曾经这样说过：一位企业的老总曾经这样说过：“我如果不是在开会，我如果不是在开会，就是在去往下一个会议的路上。就是在去往下一个会议的路上。”这样的表述未免有些夸这样的表述未免有些夸张，但是却形象地体现了会议沟通在管理者商务活动中所张，但是却形象地体现了会议沟通在管理者商务活动中所占的比重。尽管会议沟通会带来必要的人、财、物等方面占的比重。尽管会议沟通会带来必要的人、财、物等方面的消耗，但是却有利于快速达成

4、某项协议，大大提高工作的消耗，但是却有利于快速达成某项协议，大大提高工作效率。效率。讨论：什么情况下要开会？哪些情况下不开会？会议理由有些情况下是可以不开会的有些情况下是可以不开会的只涉及个别成员的主题，可以一对一处理只涉及个别成员的主题，可以一对一处理你没有时间准备会议（组织者或参会者）你没有时间准备会议（组织者或参会者）有一些更有效的交流方式，如有一些更有效的交流方式，如E-mailE-mail、备忘录、电、备忘录、电话等话等拟议事项已经很明确或决议已形成，并获得广泛、拟议事项已经很明确或决议已形成，并获得广泛、一致的理解一致的理解能有适当的人选有效的解决问题能有适当的人选有效的解决问题估

5、计不会有结果（如参会者不适当，主要决策人员估计不会有结果（如参会者不适当，主要决策人员没到位，观点对立较强烈，相关人员正处在火头上没到位，观点对立较强烈，相关人员正处在火头上，会议易受干扰，参会者没有积极性），会议易受干扰，参会者没有积极性）_常见的开会的理由：常见的开会的理由：需就某项决策达成一致，或者决定团队的行动方针和计划需就某项决策达成一致，或者决定团队的行动方针和计划 帮助某个人作决定帮助某个人作决定 情况通报情况通报 获得或收集信息获得或收集信息 解决需不同部门成员协调的问题解决需不同部门成员协调的问题 消除组织内成员的抱怨和牢骚消除组织内成员的抱怨和牢骚 讨论新的构思，或创造新的

6、想法讨论新的构思，或创造新的想法 _ _会议的通病会议的通病效率不高效率不高 小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。得我们思考。会议效率不高的原因及具体表现会议效率不高的原因及具体表现项项 次次原因原因具体表现具体表现（1 1）时间时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2 2）地点地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。会议地点设在经理办公室

7、，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3 3）开会对象的选择开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4 4）主持人的技能主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。会议意图。（5 5）参会者的技能参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。败。（6 6）会议的准备工作会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。

8、开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7 7）开会的原因、目开会的原因、目的和结果的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。议毫无意义、宣告失败。会议规范包含会议规范包含3 3个部分：个部分：会议时间安排的规范会议时间安排的规范 固定的会议流程规范固定的会议流程规范 会议规范本身。会议规范本身。会议规范会议规范固定的会议流程规范固定的会议流程规范固定的会议规范流程固定的会议规范流程 固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点

9、。一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。记录人。进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。息；产生主意、做决定、确认行动；总结。结束会议，具体包括：总结；安排下次会议

10、。结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。固定的会议流程规范固定的会议流程规范 两个基本点两个基本点 两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及

11、安排下次做汇报的人括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。选等。固定的会议流程规范固定的会议流程规范会议规范本身会议规范本身 会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款：款：所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。参会人的开会时间。超过超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。所有与会者都要准备在会上发言。所有与会者都要准备在会上发言。准时开始，准时结束

12、。准时开始，准时结束。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。要，需特别注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸黑脸”。会议结束会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。天后，所有与会者应拿到会议记录。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。必要时请第三方监控，以保证会议质量。必要时请第三方监控，以保证

13、会议质量。高效会议的八大特征如何进行有效的会议如何进行有效的会议如何进行有效的会议如何进行有效的会议 提供一些基本要素：提供一些基本要素：充分的准备：充分的准备：4W4W要素（要素（WhyWhy、When When、WhoWho领导、主持人、记领导、主持人、记录录 、Where Where），座位安排、准备会议用品及资料语），座位安排、准备会议用品及资料语 明确的目标：会议目标应现实、集中、易于评估明确的目标：会议目标应现实、集中、易于评估 有一会具有相关技巧的会议主持有一会具有相关技巧的会议主持 会议应准时开始和结束会议应准时开始和结束 遵循事先安排好的会议议程遵循事先安排好的会议议程 就某

14、项行动作出决定，并对今后的进程达成一致就某项行动作出决定，并对今后的进程达成一致 跟踪会议决定的执行情况跟踪会议决定的执行情况 议题转换前先作出决议议题转换前先作出决议 全体参与，百家争鸣全体参与，百家争鸣 澄清议题中的限制条件，如上级的决策澄清议题中的限制条件，如上级的决策 ，资金的限制等，资金的限制等技能点技能点1 1 如何做好会议前的准备工作如何做好会议前的准备工作技能描述技能描述 确定会议沟通目标确定会议沟通目标 合理安排会议议程合理安排会议议程 挑选与会人员挑选与会人员 合理安排会务合理安排会务（1 1）确定会议召开的地点；）确定会议召开的地点；（2 2）调配会议的设备。）调配会议的

15、设备。实践练习一 在下次会议前，请您对会议的准备进行检查，把结果填入下表：在下次会议前，请您对会议的准备进行检查，把结果填入下表：会议安排检查表会议安排检查表检查项目检查项目具体情况具体情况负责人负责人检查结果检查结果会议沟通目标会议沟通目标会议议程安排会议议程安排与会人员安排与会人员安排会务安排会务安排技能点技能点2 2 如何成功地开始会议如何成功地开始会议 准时开会准时开会技能描述技能描述 介绍与会人员，并表示欢迎介绍与会人员，并表示欢迎 制订或者直接宣布会议的基本规则制订或者直接宣布会议的基本规则 分配记录员和计时员的责任分配记录员和计时员的责任 会议的基本规则是会议中行为的基本准则，应

16、制订诸如“不允许跑题”、“聆听每个人的发言”等实践练习二实践练习二 请回忆一下，在您主持会议时，您所做的开场白是请回忆一下，在您主持会议时，您所做的开场白是否成功的几率比较大，在哪方面还有疏漏？您将如何改否成功的几率比较大，在哪方面还有疏漏？您将如何改进？进？技能点技能点3 3 如何成功的开始会议如何成功的开始会议 指出会议主题指出会议主题技能描述技能描述 恰当引导会议恰当引导会议 会议主题表述要直接，而且时间越早越好，一般开场完毕直接表述主题。主持人主持人 的技的技巧巧 注意自己的参与程度，不要成为讨论的独裁注意自己的参与程度，不要成为讨论的独裁者让沉默寡言、害羞的同事也发言，同时控制插者让

17、沉默寡言、害羞的同事也发言，同时控制插话者和独裁者话者和独裁者鼓励、正面对待每个人的问题鼓励、正面对待每个人的问题及时防止某些人对别人武断的指责和攻击及时防止某些人对别人武断的指责和攻击强调已达到的共同点，防止不断推翻已达成的强调已达到的共同点，防止不断推翻已达成的决议决议在白板纸上作记录在白板纸上作记录当你感受到某个人要发表意见时，应以目光接当你感受到某个人要发表意见时，应以目光接触以示鼓励触以示鼓励从简单的议题到复杂从简单的议题到复杂技能点技能点4 4 如何圆满地结束会议如何圆满地结束会议 总结会议内容总结会议内容技能描述技能描述 回顾会议议程回顾会议议程 让与会人员总结发言让与会人员总结

18、发言 对会议进行评估对会议进行评估 向与会人表示感谢向与会人表示感谢 对会议策划与会议结束进行简短的评估，明确这次会议到底解决了什么问题，是如何进行的，与会者从中获得了什么。实践练习四实践练习四 在会议结尾时，您是否如右下的不当之举，如果有，应如何改进？在会议结尾时，您是否如右下的不当之举，如果有，应如何改进？1.1.总结会议内容时过于烦琐，没有突出已经决定的重要事项。总结会议内容时过于烦琐，没有突出已经决定的重要事项。（）2.2.会议结尾时，往往忽略会议议程，总是草草结尾。会议结尾时，往往忽略会议议程，总是草草结尾。（）3.3.在做会议总结时，只顾您一个人滔滔不绝，而没有给其他与会人员充分在

19、做会议总结时，只顾您一个人滔滔不绝，而没有给其他与会人员充分发言总结的机会。发言总结的机会。（）4.4.从来不对会议的进行情况评述。从来不对会议的进行情况评述。（）5.5.会议结尾时，常常忘记对与会人员表示感谢，只是简单地以会议结尾时，常常忘记对与会人员表示感谢，只是简单地以“散会散会”或或者者“今天的会议到此结束今天的会议到此结束”来作为结束语。来作为结束语。（）1 1、总结会议的内容及取得的成果、总结会议的内容及取得的成果2 2、承诺跟踪计划的执行、承诺跟踪计划的执行3 3、强调分享不同观点的重要性、强调分享不同观点的重要性 4 4、恭祝会议的成功、恭祝会议的成功5 5、感谢大家的参与和贡

20、献、感谢大家的参与和贡献结束会议结束会议的技巧的技巧技能点技能点5 5 如何灵活应对会议的困境如何灵活应对会议的困境 当有人试图支配讨论的局面时当有人试图支配讨论的局面时技能描述技能描述 当有人想争论时当有人想争论时 当有人和身边的人开小会时当有人和身边的人开小会时 当有人习惯性跑题时当有人习惯性跑题时(1)其他人要在适当的时机提醒他，要求他听听别人的意见。(2)可以针对讨论的核心内容提一些比较直接的问题，以调动其他与会者积极发言。(3)如果以上两种方式没有奏效，你可以在会议的休息时间找这人谈一下，以理服人，以情动人。(1)保持冷静。(2)通过提问的方式直接想要争论的人发难，从他的回答中引出其

21、错误一面，征得其他人员支持。可以运用FAST法来应对：F（Focus），A（Affirm），S（Suggest），T（Try）。实践练习五实践练习五请依据您的理想完成下面的连线题：请依据您的理想完成下面的连线题：1.1.您想令讨论更加热烈您想令讨论更加热烈2.2.您想打断某项讨论您想打断某项讨论3.3.几个与会者在开小会几个与会者在开小会4.4.两名与会人员就一个两名与会人员就一个观点发生争执观点发生争执5.5.与会人员问了您一个与会人员问了您一个难以回答的问题难以回答的问题6.6.您想知道自己是否是个成您想知道自己是否是个成功的会议主持者功的会议主持者A.A.请每位与会人员总结其他人的发言请

22、每位与会人员总结其他人的发言B.B.问与会人员一个开放性的问题问与会人员一个开放性的问题C.C.询问与会人员的反馈意见询问与会人员的反馈意见D.D.问与会人员一个具体的问题问与会人员一个具体的问题E.E.把问题转回给与会人员把问题转回给与会人员F.F.请某个与会人员总结讨论请某个与会人员总结讨论参考答案：参考答案：1 1B B；2 2C C；3 3F F；4 4A A；5 5E E；6 6D D。处理问题处理问题的技巧的技巧 早早 退退 询问早出早退的原因询问早出早退的原因 会议开始询问是否有早退会议开始询问是否有早退调整会议日程调整会议日程纠缠纠缠在白纸上指示他们的贡在白纸上指示他们的贡献献

23、告诉他已经了解他的问告诉他已经了解他的问题题提议今后单独讨论提议今后单独讨论找茬找茬要求成员提出有价值的意见要求成员提出有价值的意见告诉找茬者有时间让他发表告诉找茬者有时间让他发表意见意见及时制止及时制止劝其离开劝其离开激动激动 认可及引导认可及引导会议休息交流其行为对整会议休息交流其行为对整体的影响体的影响提出要求，控制自身行为提出要求，控制自身行为作其他事情作其他事情 提出与大家都相关的问题提出与大家都相关的问题会议休息与其交流会议休息与其交流会议开始时重申规则会议开始时重申规则耳语耳语 集中注意力集中注意力分享讨论问题分享讨论问题会议休息交流其原因会议休息交流其原因独裁者和万事通独裁者和

24、万事通 站到其座位旁边站到其座位旁边感谢其贡献，并邀请其他成员发感谢其贡献，并邀请其他成员发言言改变成员角色，并请求他们耐心改变成员角色，并请求他们耐心听取别人的意见听取别人的意见沉默沉默 体会沉没的原因体会沉没的原因询问一些容易得出结论的问询问一些容易得出结论的问题，并加以鼓励题，并加以鼓励休息与其交流休息与其交流跑题跑题 经常小结，利用白板纸和日经常小结，利用白板纸和日程表进行重点记录结束会议的程表进行重点记录结束会议的技巧技巧提示议题的转换提示议题的转换处理问题处理问题的技巧的技巧 课程小结课程小结 卓有成效的管理者知道他们能从会议中得到什么，也知卓有成效的管理者知道他们能从会议中得到什

25、么，也知道会议的目的是什么或应该是什么。他会自问：我们为什么要道会议的目的是什么或应该是什么。他会自问：我们为什么要召开这个会议？是为了某项决策？是为了宣布什么？还是为了召开这个会议？是为了某项决策？是为了宣布什么？还是为了澄清我们应该做些什么？他会在事前想清楚会议目的，想清楚澄清我们应该做些什么？他会在事前想清楚会议目的，想清楚要求什么报告，以及想清楚简报的用意。他一定坚持开会必须要求什么报告，以及想清楚简报的用意。他一定坚持开会必须真正有所贡献。真正有所贡献。有效的管理者在会议开始时，会先说明会议的目的和要有效的管理者在会议开始时，会先说明会议的目的和要求达成的贡献。同时，他还要设法让会议紧紧围绕着主题。他求达成的贡献。同时，他还要设法让会议紧紧围绕着主题。他绝不会使会议成为一次摆龙门阵的机会，任大家随便发言。当绝不会使会议成为一次摆龙门阵的机会，任大家随便发言。当然，如果会议的目的是激发大家的思想和创见，他也不会仅让然，如果会议的目的是激发大家的思想和创见，他也不会仅让某一个人滔滔不绝。他会刺激每一位与会人员的发言兴趣。但某一个人滔滔不绝。他会刺激每一位与会人员的发言兴趣。但是在会议结束之前，他会回到开场所介绍的主题，使会议获得是在会议结束之前，他会回到开场所介绍的主题，使会议获得的结论与主题相符。的结论与主题相符。谢谢大家！