人事档案整理培训讲义(-48张)课件.ppt

1、人事档案整理人事档案整理 培训讲义培训讲义概概 述述人事档案整理工作的概念、类型、要求人事档案整理工作的概念、类型、要求人事档案的分类和材料的归类人事档案的分类和材料的归类人事档案材料的排序与编目人事档案材料的排序与编目 人事档案材料的复制与加工人事档案材料的复制与加工人事档案材料的装订与入库人事档案材料的装订与入库人事档案保管和保护人事档案保管和保护第一节第一节 人事档案整理工作的概念、类型、要求人事档案整理工作的概念、类型、要求一、人事档案整理工作的概念一、人事档案整理工作的概念人事档案整理工作人事档案整理工作，是档案建设的基础工作之一，它是将收集起来的每个员工的档案材料进行鉴别、分类、排

2、序、编目、技术加工和装订成卷，并在基础上，不断地对档案内容进行补充的工作。企业人事档案整理的程序一般分为以下八个步骤：企业人事档案材料的鉴别企业人事档案材料的分类企业人事档案材料的排序企业人事档案材料的编目企业人事档案材料的复制企业人事档案材料的技术加工企业人事档案材料的装订企业人事档案材料的验收入库 只有经过这些步骤，才能使收集来的材料从分散到集中，从零星到系统，从而使之系统化、条理化。二、企业人事档案整理的类型二、企业人事档案整理的类型l常规整理，常规整理，就是对新建档案的整理。l局部整理，也叫续整。局部整理，也叫续整。就是因补充新材料而对原有整理过的档案进行部分整理。其特点是：针对性强（

3、哪份档案有新材料就整理哪份，是第几类的材料，就续在第几类后面）；企业人事档案整理的类型就其范围来说，可分为常规整理和局部整理。三、整理工作的基本要求三、整理工作的基本要求1.整理企业档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。2.整理企业档案，事先要收集好企业档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、等必需的物品和设备。3.整理企业档案的人员，必须努力学习党的企业工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理企业档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。四、整理工作应注意的事项四、整理

4、工作应注意的事项必须认真做到以下几点：1.在整理档案时，严禁抽烟，以确保档案安全。2.不得私自涂改、抽取或伪造材料。3.不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，需进行登记，经主管领导批准后分情况予以处理。4.在整理档案的过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露企业人事档案内容。第二节第二节 企业人事档案的分类和材料的归类企业人事档案的分类和材料的归类一、企业人事档案内容的分类 其显著特点，是以人头为单位实行一人一档，以卷为单位进行立其显著特点，是以人头为单位实行一人一档，以卷为单位进行立卷。目前北汽株洲分公司采用的是员工编号即为档案号的划分方卷。目前北汽株洲分公司

5、采用的是员工编号即为档案号的划分方法法,实物摆放实物摆放按在职人员、离职人员、退休人员、死亡人员排列，按在职人员、离职人员、退休人员、死亡人员排列，再把同类的档案按流水号顺序依次从上到下、从左到右摆放排列。再把同类的档案按流水号顺序依次从上到下、从左到右摆放排列。其档号由其档号由“一级类目一级类目-员工编号员工编号”构成构成,例例:R -526 R大类代字一级类目（人事档案）大类代字一级类目（人事档案）526员工编号（第员工编号（第526个员工）个员工）l企业档案分类的方法中组部1991年制定的企业档案工作条例，把企业人事档案材料按其内容性质分为十大类：第一类第一类 履历材料；第二类第二类 自

6、传材料；第三类第三类 鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料；第四类第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩和评聘专业技术职务、成绩、审批材料）；第五类第五类 政治历史情况审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；第六类第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；第七类第七类 奖励材料（包括科技和业务奖励，英雄模范先进事迹）；第八类第八类 处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；第九类第九类 录用、任免、聘用、专业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会登记表等材料。第十类第十类 其他可供组织参考有保存价

7、值的材料。二、企业档案材料的归类二、企业档案材料的归类企业人事档案材料归类的概念企业人事档案材料的归类，就是按照分类的规定，将经过鉴别的档案材料归入所属类别，通俗地说，就是将材料通俗地说，就是将材料“对号入座对号入座”。归类是按照每份企业档案材料的内容或其。归类是按照每份企业档案材料的内容或其名称归入相应的类别。名称归入相应的类别。分类的对象是企业档案内容，而归类的对象则是企业档案材料；分类带有法规性、依据性（企业档案工作条例），而归类是把分类的规定和原理运用于具体材料的一项实际工作。l企业人事档案材料归类的一般原则和方法企业人事档案材料归类的一般原则和方法 一般的方法和步骤是：首先看材料的名

8、称，其次看材料的内容，这两种方法和前面讲过的企业分类方法基本一致，不再解释了。第三种方法是看材料的价值作用，一方面是参考作用。那么体现在档案的价值上也是两种，一种是具有凭证价值的材料，另一种是具有参考价值的材料，因此在进行企业档案材料归类时，不可忽视档案材料的价值因素。企业档案的第九类都是具有凭证价值的材料，第十类是具有参考价值的材料，比如死亡生平、残疾鉴定表等。l常见的企业档案归类常见的企业档案归类第一类第一类 履历材料：企业履历表（书）、简历表、企业、工人、教师、军人、学生登记表，应征公民入伍登记表、退伍登记表、接受再教育审批表、招工登记表等各类人员登记表，更改姓名材料。第一类在进行企业档

9、案归类时，还应注意以下几点：带自传的履历表与其他自传内容不重复的归二类；涉及企业政历问题或记载审查情况的登记表归五类；有任免职务内容的登记表归九类。第二类第二类 自传及属于自传性质的材料第三类第三类 鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料：以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的企业表现情况材料，作为企业任免、调动依据的正式考察材料；年终考核登记表（工作总结可不归档），公务员考评表，企业考核和审计考核的综合材料。第四类第四类 学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料；报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表；专业技术职

10、务任职资格申批表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表；套改和晋升专业技术职务（职称）审批表；企业的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。下列材料不应归入本人档案：评定专业技术职务时企业本人写的论文、技术报告、技术设计及图纸；报考和毕业的各科试卷、毕业设计、实习报告、毕业证、学位证、准考证、结业证。第五类第五类 政审材料：审查企业政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证材料，甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更

11、改企业的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。第五类中不应归入档案的材料：信封、调函、外调提纲、调查线索、外调介绍信、审查结论和调查报考的草稿，未经查证的有关企业政历问题的检举材料。第六类第六类 加入党团的材料：中国共产党入党志愿书，入党申请书（12份全面系统的）和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加入民

12、主党派的有关材料。一般性的入党思想汇报不归档。第七类第七类 奖励（包括科技和业务奖励）材料；各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。荣誉证书不归档。第八类第八类 企业违犯党纪、政纪、国法等材料，处分决定（免于处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料，甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。第九类第九类 企业工资级别登记表，职务工资变动登记表、企业调资审批表，定级和解决待遇的审批材料；企业任免呈报表（包括附件），录用和聘用审批表；聘用企业合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；退（离）休审批表；军衔审批表、

13、军队转业企业审批表；出国、出境人员审批表；党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。在第九类任免材料归档中应注意：以红头文件下的任免通知不属于企业档案材料的收集范围。但在实际中，有些单位由于企业档案中缺少“任免呈报表”，而将任免通知归入企业个人档案，按照企业人事档案材料收集归档规定的要求，对已归档的任免通知可根据不同情况进行处理：(1)凡近几年内任免职务的，应填写“企业任免表”，同时将任免通知抽出转交文书档案或销毁；(2)因年代久远或单位变迁等原因无法补填“任免呈报表”的，任免通知可留在档案中。第十类 其他可供组织参考有保存价值的材料：有残疾的体检表、残废等级

14、材料；企业逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书，大、中专分配报到证等。必须要注意，十类材料必须精炼和确有参考价值，不能把十类当作“回收站”。一般性体检表和超过五年以上的体检表、结婚证明、探亲报告表、企业调动介绍信、工资调动介绍信不归档。第三节第三节 企业人事档案材料的排序与编目企业人事档案材料的排序与编目一企业档案材料的排序其含义是指每类所含材料的排列顺序。l排序要求1.档案材料的排序，必须遵循企业档案本身自然形成的规律，保持材料之间的内在联系和材料之间的衔接。2.档案材料的排序，是固定卷内材料的一种手段，必须以方便利用为原则。因此，材料的排序要有一定

15、的规律性。3.鉴于档案立卷后仍处于动态性管理，因此材料的排序，还必须考虑到以后有利于新材料的补充。l企业档案排序的基本方式1.1.按材料形成时间的先后进行排序。按材料形成时间的先后进行排序。适合这种排列方式的有第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类。2.以第一类材料形成时间排列登记目录为例（见附表一）2.2.按材料内容的主次关系进行排列按材料内容的主次关系进行排列3.这种排列方式是：一个类中有几个问题的材料，按主次及材料之间的联系进行排序，这种排列方式的特点是脉络分明，企业档案材料中的第五类、第六类、第八类就是按照这种方式。4.以第六类材料登记目录排序顺序为例（见附表二）5.第

16、五类、第八类的排列基本相同，排列顺序为：上级批复、结论（处分决定），本人对结论的意见，调查报告，本人检讨或交代，证明材料等。6.以第五类为例（见附表三）7.同一问题多次审查材料的排序顺序以第五类、八类为例（见附表四）类号材料名称材料形成时间一履历材料 1中学生登记表1976年7月3日2招工登记表1976年9月1日3应征公民登记表1977年12月3日4退伍军人登记表1980年11月2日5职工登记表1981年1月5日6企业履历表1986年10月2日7附表一 第一类材料排序编目登记类号类号材料名称材料名称材料形成时间材料形成时间份数份数页数页数六加入党团材料1入团志愿书1974年5月1日132入团申

17、请书1972年4月1日123退团登记表1980年5月1日114入党志愿书1986年7月1日1125入党申请书1987年7月1日156积极分子培养登记1988年7月1日157个人申请转正报告1991年7月1日148组织对转正意见1991年7月1日12附表二 以第六类材料登记目录顺序排序类号材 料 名 称五政 审 材 料1上级批复2结论3本人对结论的意见4调查报告5调查证明材料6本人交代材料附表三 一次性审查材料排序编目登记类号材料名称五政审材料最后一次审查（复查）材料1批复2结论处分或甄别结论3本人对结论或处分意见4其他问题的结论性材料第二次审查材料6（材料的排序内容同上）7附表四 同一问题的多

18、次审查材料目录排序登记3.3.按问题结合时间进行顺序排序按问题结合时间进行顺序排序4.一个类内有几个问题的材料，先按问题分开，在一个问题内按材料的形成时间顺序由远及近排列，这种排列方式特点是：眉目清楚，层次分明，企业档案材料中第四类、第九类就是用这种方式进行排序。第四类、第九类包括的内容较多，我们可以采取二级分类排列方式进行排序编目。（见附表五、附表六）类号类号材料名称四四学历、培训、专业技术材料411初中毕业生登记表2高中毕业生登记表3大、中专院校报考登记表4入学通知书5421短期培训登记表2结业证明材料431专业技术推荐表2专业技术职务评审表（初级）3专业技术职务聘任通知（初级）附表五 以

19、第四类为例目录登记排序类号材料名称九工资、任免、军衔、出国等材料911工人工资登记表（以下按材料时间排序）2转正定级工资表3企业工资定级表921聘用企业登记表（按材料形成时间排序）2聘用合同书931授予军衔审批报告表（按材料时间排序）2军队专业企业登记表941出国（境）人员登记表（按材料时间排序）2出国（境）人员备案表附表六 以第九类为例编目登记企业档案的全部材料按以上顺序排列好后，在每份材料的右上角用铅笔写上类号和顺序号。写法是：类号在前，顺序号在后，中间用一横线连接，必须用铅笔填写。如：31表示这份材料是第3类中的一份材料，其他依次类推，再如“911”表示这份材料是第九类中第一个问题的第一

20、份材料，“921”表示这份材料是第九类中第二个问题的第一份材料，其他依次类推。写完类号和顺序号后，在编写页数。企业档案材料的编页不同于图书编页码，以每一份完整的材料为一份；材料页数的计算，采取图书编页法，每面为一页（没有正式企业情况文字的前后皮除外），印有页码的材料、表格，应如数填写。l企业材料的编目企业材料的编目分好类别、编好类号、页数号后，先要进行目录登记。目录登记的作用 介绍作用固定作用索引作用检查作用目录登记的方法目录登记的方法目录登记，必须按“企业档案登记目录”个格式里所列的项目逐栏进行登记。1.“类目”栏：填写类目号和每份材料的顺序号。类目号用汉字数字写，顺序号用阿拉伯数字写。为了

21、使类目号和类目名称醒目、美观，都把类目号和类目名称刻成印章，这个印章叫条章，用时蘸上红色印油盖在类目的位置上即可。一一 履履 历历 材材 料料 二二 自自 传传 材材 料料 三三 鉴定，考察，考核材料鉴定，考察，考核材料四四 学历，培训，专业技术材料学历，培训，专业技术材料 五五 政政 审审 材材 料料 六六 党党 团团 材材 料料七七奖奖 励励 材材 料料 八八 违违 纪纪 材材 料料 九九 任免，工资，军转等材料任免，工资，军转等材料八八十十 其他可供组织参考材料其他可供组织参考材料 每类条章盖在每类的卷首，暂时没有材料的也要盖上类目名称，以固定类目的位置，待以后再有新材料时“对号入座”。

22、顺序号书写的位置，每份材料从1号开始往下编写，有多少份材料，就编多少号码。需要注意的是，每类后面都要留出适当的空格。一般来说，年龄小的多留些，年龄大的多留些。要求每一类约占目录一面，注意三类、四类、九类可适当多留出一面，每人至少要留6-7页目录。2.材料名称栏：材料名称是目录登记的核心内容。我们在实际整理档案过程中，应注意两个问题：一是对于过于冗长的标题，可采取缩写的办法来解决，比如“申请专业技术职务呈报表”只能缩写成“技术职称呈报表”，而不能简化成“呈报表”；二是对于题不对文和没有标题的材料，目录登记者要自拟标题。因此，要求自拟的标题语言不但要准确、精炼，而且要使语言规范，不能太笼统，否则就

23、失去了目录登记的作用。为了使与其他材料名称有所区别，对自拟的题目“【】”号括起来，以示该题目系登记者所加。3.材料形成的时间栏：材料形成的时间，一般采用材料落款表明的最后时间。材料最后末签署时间的，如无可靠依据，一般不再注明。材料时间的填写上应注意，年份必须写全称“1998，2008”，而不能简写成“98，08”。4.份数栏：材料份数，以每份完整的材料为一份。5.页数栏：按材料右下角铅笔书写的总页数填写。6.备注栏：需要说明的事项。目录登记的要求1.书写目录要工整、正确、清楚，不得使用圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水书写目录。2.目录登记要逐项认真填写，做到登记与实际材料的内容、时间、份数、页数相

24、符，准确无误。3.目录卷面要整洁，不得勾画、涂改。4.目录登记完毕，应该和企业档案材料进行认真地核对，做到数量、位置、形成时间、类属号相一致。一般每份档案卷都有好几张目录，几页目录放在一起不能分开。第四节第四节 企业档案材料的复制与加工企业档案材料的复制与加工一、企业档案材料的复制l 企业档案材料的复制，就是用一定的手段，按照档案材料原件内容和外形重新制作一份或数份材料。l 复制的范围1.建立副本所需要的材料，建立副本各单位可根据具体情况自行决定。2.字迹不清的材料。由于年久纸张变质，墨水褪色，唯以辨认，影响使用价值，这种材料需及时进行抢救。3.圆珠笔、复印纸、铅笔等书写的材料。按规定圆珠笔、

25、复印纸、铅笔书写的材料不能归档，但是由于受历史和其他方面的原因，档案中已归入了一些不合格的材料，为使这些材料长期保存，就必须对其进行复制。二、企业人事档案材料的技术加工l 技术加工是指在不损害档案材料的文字内容，保持档案历史原貌的前提下，对一些纸张不规范、破损、卷角、折皱的材料，以最大限度的延长档案寿命所进行的技术加工。技术加工的内容包括对企业人事档案材料的修裱、加边、折叠、粘贴和剪裁。1.剪裁与折叠。对超过16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损坏字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的材料需进行折叠，折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的

26、材料，要保持整个案卷的平整，文字不得损害，便于展开阅读。2.裱糊。对损坏、卷角、折叠和小于16开规格的档案材料，要进行裱糊。主要方法：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、梯形裱糊等。裱糊用的纸必须是采用白纸。3.加边与包边。所谓加边是指对过窄或破损未空出装订线的档案材料，在装订线一边加一条白纸边，拓宽材料的装订位置，保证打眼、装订不压字和损伤材料内容。所谓包边是指对一些破损、多页零散的材料在装订线一边用白纸包边。4.拆除档案上的大头针、曲别针、订书针等金属物品，以防氧化锈蚀材料。第五节第五节 企业人事档案材料的装订与入库企业人事档案材料的装订与入库经过企业人事档案内容的分类和档案材料的归类、排序和编

27、目、复制与技术加工之后，最后一道工序就是装订入库。一一装订装订二装订是将零散的档案加工成册，它是档案整理工作中的重要三步骤，能够巩固整理工作中以上各道工序的成果。四装订工作的要求是：装订后的档案，材料排序与目录相符，五卷面整洁，全卷平整，平坦，装订结实实用。装订具体做法是：1.将目录与材料核对无误，避免出现缺份、缺页、错页，把差错消灭在装订之前。2.把全卷材料理齐，材料条件好的应做到四面整齐，材料条件较差的，以装订线一边和下边两面为齐，其余两边基本整齐。3.材料左侧竖直打孔。空距规格应符合规定的标准（最好购买三眼打孔机）。4.系绳。一般用50公分左右长短的绳子，不允许实用金属卡规定。5.按照中

28、组部统一要求，一律使用规定的标准企业人事档案卷皮，档案卷皮书写档案人的姓名。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。二、入库验收二、入库验收验收是对装订后的企业人事档案，按照条例、细则等有关文件规定的标准，全面系统地检查其是否合格的一项工作。它是企业人事档案工作中的最后一道关口，也是企业人事档案整理工作不可缺少的重要环节。验收工作一般由主管领导和熟悉业务、责任心强的同志参加。验收的方法可在自验、互验的基础上，由负责验收人员对所有整理过的档案，逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查。具体验收标准如下：1.材料取舍，符合规定。凡对归入企业人事档案的材料是否符合有关要求，有无该剔除而未剔除的材料。2.分类准确

29、，编排有序。材料分类无差错，排列顺序科学，各类材料右上角，铅笔编写顺序号，每类材料不混淆。例如：一类材料编写1-1、1-2、1-3，九类材料9-1-1、9-1-2。3.目录清晰，醒目易查。目录登记与材料内容、时间、页数相一致，留下的空格多少是否合适。4.检查正本、副本的区别及正本的分册是否合乎要求。5.检查需要复制的材料有无漏掉，复制件的质量是否符合要求。6.检验金属物是否拆除，材料的裱糊、折叠是否合乎要求。7.检验装订是否整齐，有无损字压字、掉页的现象，卷内分类角的位置是否准确。第六节第六节人事档案保管和保护人事档案保管和保护一、对人事档案保管与保护要求是什么？一、对人事档案保管与保护要求是

30、什么？(1)、人事档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。*(2)、库房的“六防”是指：防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁(禁止堆放杂物)和库房内适宜的温度、湿度要求：温度14-24 ，相对湿度45%-65%)；(3)、保管人事档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次，发现问题及时解决；(4)、人事档案管理部门，应根据要求逐步做到三室分开（即档案库房、档案查阅室、档案管理人员办公室）分开。二、库房如何进行防火与防盗：库房如何进行防火与防盗：（1）、档案库区必须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查、更换。（2）、安全使用电器设备，定期检查电器线路。库房内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃物品。（3）、档案库房宜安装火警及防盗报警装置，并有切实可行的防盗措施。本章节完!