EXCEL表常用技巧培训课件.ppt

1、20175A全员数字化转型课程-Excel使用技能快速成为数字管理高手今天的分享试图能够帮助大家解决的问题l 常用功能按钮间歇性懵圈，在哪个功能菜单下？l 下发的表格总有人不听话，改了格式？l 别人PPT上的图表这么美观、简洁，我可以做到吗？l EXCEL文件中有100多张工作表，又没研究过VBA，能够做到1分钟内生成一个目录索引吗？l 文件中有全省21个分公司的数据，我想快速拆成21个文件单独发送，要一张张复制出来 吗？l 收好了21份表格，快速合并为一个文档 。序言n 适合同事：有一定Excel操作基础，但水平不要太高n 学习目标：学会一项不曾留意的操作，发现原来很有帮助，则不虚此行如何善

2、用excel提升工作效率-目录基本操作常用函数图表应用123插件分享4认识VBA5一、基本操作-Excel2010各区域认识n 熟识各功能区域，各功能菜单，是否有不曾关注之处？一、基本操作-快速工具栏n 重装Excel，打开之后第一件做的事情。一、基本操作-自定义序列n 适用于经常用到，有一定规律性，如分月，分地市，分省等。n 路径：文件-选项-高级-编辑自定义列表，导入事先编辑好的数据组。一、基本操作-数据有效性n 适用于分发填报，在有限的数据范围内选择。n 路径：数据-数据有效性。两种方法。一、基本操作-数据透视n 适用于分类整理数据。n 路径：插入-数据透视表。一、基本操作-工作表保护n

3、 适用于分发填报，修改有限的单元格。n 路径：审阅-一般先设定允许用户编辑区域-再保护工作表。一、基本操作-填充系列n 适用于临时填充有一定规律的数组。n 路径：开始-填充-系列。一、基本操作-分级显示n 适用于表格数据量大，别于查看。n 路径：数据-选择明细数据，进行创建组。一、基本操作-快捷键n 右手鼠标操作快速自定义工具栏，以及右键，左手操作快捷键，将会提高效率。n 最常用：Ctrl+上下左右键：快速定位 Ctrl+鼠标左键：选择不连续区域 Ctrl+鼠标左键：选择不连续工作表 Shift+鼠标左键：选择连续区域 Shift+鼠标左键：选择连续工作表 Ctrl+Shift+上下左右键：快

4、速选择连续区域 Ctrl+S：保存 Ctrl+Z：撤销 Ctrl+F：查找一、基本操作-功能键n 常用的不多，作为了解。n 可用到：F1：显示“Excel 帮助”任务窗格 F2：编辑活动单元格并将插入点放在单元格内容的结尾 F12：显示“另存为”对话框。一、基本操作-其他键n 特殊情况下用到。n 可用到：Alt+Enter：可在同一单元格中换行；Ctrl+Home：可移到工作表的开头一、基本操作-良好习惯 成功缘于良好的习惯，这句话同样适用于Excel应用，良好的操作习惯将使你事半功倍；而不好的操作习惯将极大地降低你的工作效率。下面是使用Excel个人建议的一些基本习惯：n 有一颗追求完美的心

5、，提交领导的表格，注意适当修饰，尽量整洁、美观；n 左右开弓，左手键盘，右手鼠标；n 不在字符串内、前后插入空格来排版，尽量使用对齐、缩进等功能，以便使用函数查找、引用（Vlookup）；n 排版时尽量在要完工前再进行排版工作，以免重复劳动；n 数字使用千位分隔符；n 表间互相取数时请使用公式引用数据所在单元格，以便数据更改时同步更新；n 在计算结果可能出现#DIV/0!、#VALUE!、#N/A等错误，而其它单元格又需对此单元格进行运算时，要养成联用IF和ISERROR等函数来消除错误值的意识；n 使用辅助列、辅助行来搭桥，化复杂为简单；一、基本操作-良好习惯n 使用拆分窗口或冻结窗格功能，

6、免除为看到标题行而大量滚屏，以提高工作效率；n 在同一工作簿的不同工作表的相同单元格输入相同的数据或设置相同的格式，使用组合工作表功能，以提高效率；n 对工作表进行临时性排序时，养成添加序号列的习惯，以便恢复原来的顺序；n 遇到问题请教身边的人或者到Excel帮助找答案，Excel帮助对所有的功能进行了详细地讲解；看了帮助还解决不了的问题可使用百度搜索答案。如何善用excel提升工作效率-目录基本操作常用函数图表应用123插件分享4认识VBA5二、常用函数-运算符及优先等级 优先等级逐步降低1.-（负号）2.%（百分号）3.（指数符号）4.*（乘号）/（除号）5.+（加号）-（减号）6.&(连

7、接两串字符）7.=有括号先做括号里相同级别按自左向右不同级别按自上而下二、常用函数-if二、常用函数-sumifrange必须项，表示条件范围criteria必须项，表示条件sum_range可选项，表示求和范围sumif(range,criteria,sum_range)下图中单元格=SUMIF($L$3:$L$150,A4,$K$3:$K$150)第三个参数有可选项意思是求L列中值为A列（广州）的K列之和。二、常用函数-sumifssum_range是我们要求和的范围criteria_range1是条件的范围criteria1是条件后面的条件范围和条件可以增加。sumifs(sum_ran

8、ge,criteria_range1,criteria1,riteria_range2,criteria2.)二、常用函数-countifRange 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域，即（范围）。Criteria 为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本，即（条件）。如：=COUNTIF（DATA，0）返回包含负值的单元格数量COUNTIF(range,criteria)二、常用函数-vlookupVLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)参数简单说明输入数据类型lookup_

9、value要查找的值数值、引用或文本字符串table_array要查找的区域数据表区域col_index_num返回数据在区域的第几列数正整数range_lookup精确匹配TRUE（或不填）/FALSE如何善用excel提升工作效率-目录基本操作常用函数图表应用123插件分享4认识VBA5三、图表应用-基本图形根据需要，各类图形31,00032,00033,00034,00035,00036,00037,0001月2月3月4月5月6月7月8月9月10月 11月 12月 171主营业务收入通服业务收入126128130132134136138140142144146-1,0002,0003,0

10、004,0005,0006,0007,0008,0001月2月3月4月5月6月7月8月9月10月 11月 12月固网业务收入出账用户31,00032,00033,00034,00035,00036,00037,0001月2月3月4月5月6月7月8月9月10月 11月 12月 171主营业务收入通服业务收入31,00033,00035,00037,0001月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月171主营业务收入通服业务收入三、图表应用-基本功能各类图表，善用图表工具三、图表应用-基本功能制作饼图，适用于结构展示；插入饼图-选择数据-更改图形-图例-数据标签三、图表应用-基本功能制作

11、折线图，适用于趋势展示；插入饼图-选择数据-更改图形-图例-数据标签-设置坐标轴如何善用excel提升工作效率-目录基本操作常用函数图表应用123插件分享4认识VBA5四、插件工具-ASAP_Utilities荷兰人开发的一款软件，目前有中文版 http:/www.asap- 适用于有规律的隔行涂色。n 路径：收藏夹和快捷键四、插件工具-选定区域形成文件n 适用于将工作表一定区域直接导出为新文件。n 路径：收藏夹和快捷键四、插件工具-将工作表导出为单独的文件n 适用于将文件中多个工作表一次性分别导出形成多个独立文件n 路径：工作表四、插件工具-将多个文档导入合并为一个文档n 适用于将分散的多个

12、文件合并导入为一个文件（针对当前文档合并）n 路径：导入四、插件工具-生成文档目录n 适用于大量工作表的文档生成索引目录n 路径：工作表四、插件工具-标识重复记录n 适用于将重复的记录标识颜色n 路径：区域四、插件工具-生成信息n 适用于将文件夹所有文档生成信息，并可链接n 路径：导入如何善用excel提升工作效率-目录基本操作常用函数图表应用123插件分享4认识VBA5认识VBAn Visual Basic for Applications(VBA)，这是一种编程语言n VBA 是通过运行宏来工作的n 只需学会少量 VBA 代码，就会使工作变得更加简单。n 启用“开发工具”选项卡 在“文件”

13、选项卡上，选择“选项”打开“Excel 选项”对话框。单击该对话框左侧的“自定义功能区”。在该对话框左侧的“从下列位置选择命令”下，选择“常用命令”。在该对话框右侧的“自定义功能区”下，选择“主选项卡”，然后选中“开发工具”复选框。单击“确定”。认识VBA-创建一个宏n 单击“开发工具”选项卡上的“宏”按钮。n 在随后出现的“宏”对话框中，在“宏名称”下键入“再测试”。n 单击“创建”按钮打开 Visual Basic 编辑器 -MsgBox(“”)认识VBA-录制一个宏n 在“开发工具”选项卡上，单击“录制宏”。n 将该宏命名为 改名，将 Sheet1 重命名为 广州，然后单击“停止录制”n 转到“开发工具”或“视图”选项卡，单击“宏”按钮，选择“编辑”以打开 Visual Basic 编辑器认识VBA-制作一个简单的宏n 录制您需要编码的操作。n 查看代码，并找到执行这些操作的行。n 删除代码的剩余部分。n 修改录制的代码。n 添加录制宏无法录制的变量、控制结构和其他代码课程总结n 基本操作 认识各功能区 快速工具栏 自定义序列 数据有效性n 常用函数 求和 统计n 图表应用 各类图形n 插件分享 特殊功能应用n 认识VBA 宏谢谢5A全员数字化转型培训