EXCEL常用技巧培训课件欢迎参阅.ppt

1、ECXEL 培训 14年5月 pEXCEL学习介绍pEXCEL基本操作pEXCEL函数(常用函数讲解)pEXCEL函数(一般函数了解)pExcel使用技巧内容提纲EXCEL学习介绍EXCEL学习方法 1.循序渐进 从扫盲入手，学会EXCEL的基本操作，如数据输入、查找替换、单元格设置、排序等。向中级用户进军：熟练EXCEL菜单命令、学会使用数据透视表、掌握常用函数使用和嵌套。2.善用资源、学以致用 利用学过的东西尽可能解决问题 常用EXCEL帮助 学会利用互联网学习EXCELEXCEL基本操作掌握EXCEL菜单命令用法掌握常用快捷键双手操作EXCEL基本操作单元格了解 主要了解单元格周围的小图

2、标 鼠标放在单元格边框上可以拖动单元格，放在右下角可以向上/下或者左/右复制单元格，放右下角按住CTRL可以实现数值累加，放在右下角按住SHIFT可以插入单元格。EXCEL基本操作数据录入 1.批量录入相同数据（ctrl+enter）2.身份证号码输入（设置单元格属性为“文本”或者前面加 ）3.分数输入（直接输1/3EXCEL默认为1月3日，应该写成0空格 1/3）4.平方、立方的输入(选中2/3，选择单元格格式，选上标、下标)5.单元格里回车（alt+enter）EXCEL基本操作查找 1.模糊查找 按CTRL+F进入查找，在查找里直接输查找内容为模糊查找。2.精确查找 在查找里点开选项，将

3、单元格匹配的勾打上为精确查找。例：某个单元格中数据为建筑工程技术，如果是查找建筑，模糊查找可以找到，但是精确查找找不到。3.值查找 在查找里点开选项，查找范围选择值为值查找。（如果单元格里是公式那必须用值查找）EXCEL基本操作EXCEL快捷键操作工作簿操作打开工作簿Ctrl+O保存工作簿Ctrl+S增加一个新的工作薄Ctrl+N关闭当前工作薄Ctrl+W恢复选定工作簿窗口的大小Ctrl+F5最大化选定工作簿窗口Ctrl+F10最小化选定工作簿窗口Ctrl+F9切换到上一个工作簿窗口Ctrl+F6切换到下一个工作簿窗口Ctrl+Shift+F6EXCEL基本操作EXCEL快捷键操作工作表操作向

4、后切换工作表Ctrl+PageDown向前切换工作表Ctrl+PageUp打印预览Alt+F再按VCtrl+F2打印Ctrl+P最小化窗口Ctrl+F9最大化和还原窗口Ctrl+F10EXCEL基本操作EXCEL快捷键操作基本操作撤销上步操作Ctrl+Z恢复上步操作Ctrl+Y重复上步操作F4剪切Ctrl+X复制Ctrl+C粘贴Ctrl+V查找Ctrl+F替换Ctrl+H定位Ctrl+G插入批注Shift+F2打开“插入函数”对话框Shift+F3定义名称Ctrl+F3对字体进行加粗或取消加粗Ctrl+B对字体进行倾斜或取消倾斜Ctrl+I对字体加下划线或取消下划线Ctrl+UEXCEL基本操

5、作EXCEL快捷键操作单元格操作1打开“单元格格式”对话框Ctrl+1打开“样式”对话框Ctrl+设置单元格为“常规”数字格式Ctrl+Shift+设置单元格为两位小数的货币格式Ctrl+Shift+$设置单元格为不带小数的百分比格式Ctrl+Shift+设置单元格为两位小数的科学计数格式Ctrl+Shift+设置单元格为含有年月日的日期格式Ctrl+Shift+#设置单元格为含有小时分钟以及上下午的时间格式Ctrl+Shift+设置单元格为两位小数且有千位分隔符的数字格式Ctrl+Shift+!EXCEL基本操作EXCEL快捷键操作单元格操作2快速到达列头或尾Ctrl+或 快速到达行头或尾C

6、trl+或 列的单元格快速选取Ctrl+Shift+或行的单元格快速选取Ctrl+Shift+或 乘号AIt+215打勾AIt+41420打叉AIt+41409除号Alt+247 自用输入求和公式Alt+=隐藏列Ctrl+0 隐藏行Ctrl+9删除单元格/行/列Ctrl+“-”插入单元格/行/列Ctrl+在单元格中输入回车Alt+Enter修改单元格F2EXCEL函数什么是函数 Excel函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。以常用的求和函数SUM为例，它的语法是“SUM(number1,number2,.)”。其中“SUM”称为函数名称，一个函数只有唯一的一个名称，它决定

7、了函数的功能和用途。函数名称后紧跟左括号，接着是用逗号分隔的称为参数的内容，最后用一个右括号表示函数结束。什么是公式 函数与公式既有区别又互相联系。如果说前者是Excel预先定义好的特殊公式，后者就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。以公式“=SUM(E1:H1)*A1+26”为例，它要以等号“=”开始，其内部可以包括函数、引用、运算符和常量。上式中的“SUM(E1:H1)”是函数，“A1”则是对单元格A1的引用(使用其中存储的数据)，“26”则是常量，“*”和“+”则是算术运算符。EXCEL函数公式中的运算符1.算术运算符算术运算符号运算符含义示 例+(加号)加2+3=5-(减号)

8、减3-1=2*(星号乘3*2=6/(斜杠)除6/2=3%(百分号)百分号50%(脱字号)乘方43=43=64EXCEL函数公式中的运算符公式中的运算符4.引用运算符引用运算符引用运算符引用运算符运算符含义运算符含义示示 例例:区域运算符区域运算符,产生对包括产生对包括在丙相引用之间的所有在丙相引用之间的所有单元格的引用单元格的引用(A5:A15),联合运算符联合运算符,将多个引用将多个引用合并为一个引用合并为一个引用SUM(A5:A15,C5:C15)(空格空格)交叉运算符交叉运算符,产生对两个产生对两个引用构有的单元格的引引用构有的单元格的引用用(B7:D7 C6:C8)例例:A4=B4+C

9、4+C4+E4+F4,可写为可写为:A4=SUM(B4:F4)交流时间交流时间调整休息调整休息1515分钟分钟!EXCEL函数基础概念逻辑值：true表示真，falser是假。基础概念引用 1.认识工作表区域 EXCEL共有256列，65536行。2.单元格引用方式(下+F4引用间切换)相对应用 A1、B1 绝对引用$A$5、$C$3 混合引用$A5、C$3 3.单元格引用分类 一维引用 A1:A10,A1:F1 二维引用 A1:C10 三维引用 sheet1：sheet3！A1EXCEL函数函数的易失性函数的易失性 易失性函数最最简单的理解就是不论表格中的数据或者是公式中的参数、引用的数据区

10、域是否有更新动作，易失性函数都会进行重算。过多的使用会影响用户的操作响应速度。易失性函数：INDEX函数和SUMIF函数特殊的“易失性”错误值类型含义#当使用了负的日期或负的时间时，出现错误#VALUE!当使用错误的参数或运算对象类型时，出现错误#DIV/O!当公式被零（0）除时，出现错误#NAME?在公式中使用了Excel不能识别的文本时，出现错误#N/A当在函数或公式中没有可用数值时，出现错误#REF!当单元格引用无效时，出现错误#NUM!当公式或函数中某个数字有问题时，出现错误#NULL!两个并不相交的区域指定交叉点时，出现错误 函数的常见错误函数的常见错误 EXCEL函数常用函数常用函

11、数 SUM，MAX，AVERAGE，COUNT/COUNTA/COUNTIF，ROUND/ROUNDUP/ROUNDDOWN，LED，LEFT，RIGHT，MID，SUBSTITUTE，VLOOKUP，IF，SUMIF，SUMPRODUCT EXCEL函数SUM用途：返回某一单元格区域中所有数字之和。语法：SUM(number1，number2，.)。参数：Number1，number2，.为1到N个需要求和的数值。MAX用途：返回数据集中的最大数值。语法：MAX(number1，number2，.)参数：Number1，number2，.是需要找出最大数值的1至N个数值。AVERAGE用途：

12、返回参数的平均值（算术平均值）。语法：AVERAGE(number1,number2,.)EXCEL函数COUNT/COUNTA/COUNTIFCOUNT用途：返回包含数字以及包含参数列表中的数字的单元格的个数。语法:COUNT(value1,value2,.)参数：Value1,value2,.为包含或引用各种类型数据的参数（1 到 N个），但 只有数字类型的数据才被计算。函数 COUNT 在计数时，将把数字、日期、或以文本代表的数字计算在内；但是错误值或其他无法转换成数字的文字将被忽略。如果要统计逻辑值、文字或错误值，请使用函数 COUNTA。COUNTIF用途：统计某一区域中符合条件的单

13、元格数目。语法：COUNTIF(range，criteria)参数：range为需要统计的符合条件的单元格数目的区域；Criteria为参与计算的单元格条件，其形式可以为数字、表达式或文本。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。COUNTA：返回参数列表中非空值的单元格个数 COUNTBLANK：算指定单元格区域中空白单元格的个数。EXCEL函数LEN 用途：返回单元格字符数语法：LEN(text)参数：text是要查找其长度的文本。空格将作为字符进行计数。用法举例：A1单元格为”AFE”,LEN(A1)=3EXCEL函数LEFT/RIGHT用途：基于所指定的字符数返回文本字符串中的左

14、边第一个或前几个字符 语法：LEFT(text,num_chars)参数：Text是包含要提取字符的文本字符串。Num_chars指定要由 LEFT 所提取的字符数。RIGHT为取右用法举例：left(“ad246g”,3)=ad2、RIGHT(“ad246g”,3)=46g left(D2,LEN(D2)-5)EXCEL函数MID用途：回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符 语法：MID(text,start_num,num_chars)参数：Text是包含要提取字符的文本字符串。Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置。文本中第一个字符的 start_num 为 1，以此类

15、推。Num_chars指定希望 MID 从文本中返回字符的个数。用法举例：MID(FS124,2,2)=S1EXCEL函数SUBSTITUTE用途：在文本字符串中用 new_text 替代 old_text。语法:SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,instance_num)EXCEL函数VLOOKUP用途：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。语法：VLOOKUP(查找值,数据表数据表,序列号序列号,匹配条件)匹配条件：0表示精确查找，1表示近视查找。疑问：1、应用范围举例2、用此函数时，有时会发现导入的数值不可复制

16、，此时怎么办？EXCEL函数IF用途：经过对错判断，返回不同的值。语法：IF（logical_test,value_if_ture,value_if_false）参数：logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式，满足条件返回value_if_ture，否则value_if_false用法举例：A1为3，IF(A10,1,0)返回结果为1.EXCEL函数SUMIF用途：根据指定条件对若干单元格、区域或引用求和。语法：SUMIF(range，criteria，sum_range)参数：Range为用于条件判断的单元格区域，Criteria是由数字、逻辑表达式等组成的

17、判定条件，Sum_range为需要求和的单元格、区域或引用。用法举例：EXCEL函数SUMPRODUCT用途：在给定的几组数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和。语法：SUMPRODUCT（array1,array2,array3,.）参数：Array1,array2,array3,.为 2 到 30 个数组，其相应元素需要进行相乘并求和EXCEL函数即学即用1、有五百个学生，分属不同院校不同专业，如何快速统计不同院校及专业的学生有多少？2、新建了一份表格，里面有医科大的部分学生名单，如何把学籍表中的电话号码导入到此表格中？3、如何核对两列数据是否相同？EXCEL实用技巧让不同类型数据

18、用不同颜色显示 有时，我们面对一组杂乱的数据，想要不同区间的数据按不同的颜色显示，如何能做到？例：在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示EXCEL实用技巧用“视面管理器”保存多个页面 当要经常性切换不同的视图时，如果每次都隐藏某些视图，调来调去比较麻烦，应该怎么做？例：在学生学籍管理表中，有学生成绩，有学生联系方式，有学生信息，现在有时需要打印学生联系方式，有时需要录入学生成绩，如果快捷实现此操作？EXCEL实用技巧让数据按需排序 有时所需的数据排列不是升序排列，也不

19、是降序排列，怎么办？例：公司员工的名单，想要让他们按照部门来排列，比如：董事局-财务部-人事部-宣传部-外贸部-内贸部EXCEL实用技巧如何把某列的文本拆分成两列（分列）？如何把两列的文本合并成一列？例：1、某份表格中，院校与专业是连在一起的，比如莆田护理，华大护理，华大土木，如果我想要把院校和专业分在不同的两列中，应该怎么操作？2、有两列数据，一列是中文名，一列是英文名，现在想把两列合并在一起，以中文名-英文名的格式显示，应该怎么操作？EXCEL实用技巧如何打印成绩条 统计学生成绩时，按姓名，科目1，科目2，科目3排序，如果想要把每个学生的成绩条打印出来，应该怎么操作？EXCEL实用技巧当要经常性输入某个字符串，不好输入时，怎样用简单的拼写来输入此字符串？例：在制作某份表格时，要经常输入福建鑫兴华教育科技有限公司，想要用fj这两个字符输入，怎么操作？EXCEL实用技巧如何提取某列中的特定字符串？例：想把A列每个单元格中的前三个字符串提取到B列中，应该如何操作？EXCEL实用技巧1、查找数据中的重复项2、怎样把某个表格中横着的数据竖着黏贴到另一张表格中？3、如何删除文本中的空格？4、如何让姓名左右对齐？交流与分享交流与分享课程结束，谢谢课程结束，谢谢