时间管理的基本原则培训课程课件.ppt

1、时间管理的基本原则明确的目标12有计划有组织地做事分清轻重缓急34合理分配时间与别人取得协助56制定标准规则时间管理的基本原则时间管理的基本原则原则之一：明确目标1时间管理的基本原则时间管理的基本原则原则之一：明确目标原则之一：明确目标目标刺激我们奋勇向上1.1 态度决定一切态度决定一切!每天忙于日常工作每天忙于日常工作没时间没时间没有时间好好想想没有时间好好想想自己的将来自己的将来没有目标没有目标恶性循环恶性循环原则之一：明确目标原则之一：明确目标目标刺激我们奋勇向上1.1压力压力一个人，如果你不逼自己一把你根本不知道自己有多优秀压力压力压力压力篮框的高度？原则之一：明确目标原则之一：明确目

2、标制定目标的SMART原理1.2目标英文单词英文单词Specific的缩写的缩写强调目标要表述明确，不能宽泛定义强调目标要表述明确，不能宽泛定义英文单词英文单词Measurable的缩写的缩写强调目标应当是可量化的强调目标应当是可量化的英文单词英文单词Actionable的缩写的缩写强调目标的难易度要适宜，可以实现强调目标的难易度要适宜，可以实现英文单词英文单词Realistic的缩写的缩写强调目标应注重结果，而非过程强调目标应注重结果，而非过程英文单词英文单词Time-based的缩写的缩写强调目标应当有明确的时间限制强调目标应当有明确的时间限制S：要具体M：可衡量A：可实现R：结果为导向T

3、：时间限定原则之二：有计划、有组织地进行工作2时间管理的基本原则时间管理的基本原则定期使用清单，观察时间使用状况n使你有一个更好的机会打破那些束缚。n坏习惯在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。分析自己使用时间的方式和状况2.1原则之二：有计划、有组织地进行工作原则之二：有计划、有组织地进行工作习惯的束缚平常是感觉不出来的等到发现时又已经变得难以破除了制定计划2.2原则之二：有计划、有组织地进行工作原则之二：有计划、有组织地进行工作步骤步骤制定制定计划计划注意注意事项事项关键是关键是“做做”制定计划2.2原则之二：有计划、有组织地进行工作原则之二：有计划、有组织地进行工作步骤步骤1、确立目标

4、；2、探寻完成目标的各种途径（头脑风暴）3、选定最佳的完成方式（亲和图）4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项5、编排月/周/日的工作次序并加以执行6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性制定计划2.2原则之二：有计划、有组织地进行工作原则之二：有计划、有组织地进行工作1、事先充分调查2、遵循5W2H原则3、设置控制点步骤步骤注意注意事项事项制定计划2.2原则之二：有计划、有组织地进行工作原则之二：有计划、有组织地进行工作1、事先充分调查步骤步骤注意注意事项事项u 所在部门的业务定位 u 所在岗位的业务定位 u 上级主管的业务目标 u 上级主管对你的期望和要求 u 与其它相关岗

5、位的业务接口关系 制定计划2.2原则之二：有计划、有组织地进行工作原则之二：有计划、有组织地进行工作2、遵循5W2H原则步骤步骤注意注意事项事项W Whyhy：为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持 W Whathat：任务的内容和达成的目标 W Whenhen：在什么时间段进行 W Wherehere：任务发生的地点 W Whoho：哪些人员参加此任务，由谁负责H How toow to：用什么方法进行 H How muchow much：需要多少成本 制定计划2.2原则之二：有计划、有组织地进行工作原则之二：有计划、有组织地进行工作2、遵循5W2H原则步骤步骤注意注意事项事项制定计划2.

6、2原则之二：有计划、有组织地进行工作原则之二：有计划、有组织地进行工作2、遵循5W2H原则步骤步骤注意注意事项事项1 1、可以准确界定、清晰表述问题，提高工作效率。、可以准确界定、清晰表述问题，提高工作效率。2 2、有效掌控事件的本质，完全地抓住了事件的主骨架，、有效掌控事件的本质，完全地抓住了事件的主骨架，把事件打回原形思考把事件打回原形思考3 3、简单、方便，易于理解、使用，富有启发意义。、简单、方便，易于理解、使用，富有启发意义。4 4、有助于思路的条理化，杜绝盲目性。有助于全面思考、有助于思路的条理化，杜绝盲目性。有助于全面思考问题，从而避免在流程设计中遗漏项目。问题，从而避免在流程设

7、计中遗漏项目。5W2H法的优势制定计划2.2原则之二：有计划、有组织地进行工作原则之二：有计划、有组织地进行工作3、设置控制点(里程碑)步骤步骤注意注意事项事项里程碑节点要含检查节点要简化工作流程崔西定律制定计划2.2原则之二：有计划、有组织地进行工作原则之二：有计划、有组织地进行工作关键是关键是“做做”衡量计划唯一标准的关键是“做”控制自己情绪控制自己情绪时刻提醒自己计划的初衷是什么时刻提醒自己计划的初衷是什么 切实执行切实执行将一个好主意付诸实践，比空想出一将一个好主意付诸实践，比空想出一千个好主意要有从价值得多千个好主意要有从价值得多 练习专心，每次只做一件事练习专心，每次只做一件事原则

8、之三：分清工作的轻重缓急3时间管理的基本原则时间管理的基本原则原则之三：分清工作的轻重缓急原则之三：分清工作的轻重缓急时间的四象限N字形法则3.1紧迫的事不紧迫的事重要的事各种状况考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园地。很多重要的事都是因为一再拖延或事前准备不周,而变成迫在眉睫主要是与生活质量有关。荒废这个领域将使第一象限相对扩大，进而陷入大的压力与危机中而疲于应付。反之，多投注一些预防措施，很多急事将无从产生。这个部份的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做。这是发挥个人领导力的领域。不重要的事因为迫切的呼声会让我们产生这件事很重要的错觉-实际上就算重要也只是对别人而言。

9、电话、会议、突来的访客都属于这一类。我们花很多时间在这个范围打转，自以为是在第一象限，其实常常只是在满足别人期望与标准。我们往往在一、三象限间来回奔走,忙得焦头烂额,有时不得不逃避到第四象限去疗养一番再出发。这部份的范围倒不见得都是闲活动,因为真正有创造意义休闲活动是很有价值的。原则之三：分清工作的轻重缓急原则之三：分清工作的轻重缓急紧迫的事不紧迫的事重要的事应对难缠客户看病准时完成工作处理客户投诉停电长期的规划技能提升、参加培训公关促进问题的发掘与预防、向上级提出的建议健康检查、锻炼不重要的事有些电话有些不速之客到访有些会议之出列席有些无谓的请托有些临时的邀约阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容

10、的电视节目处理属下之工作自我干扰个人嗜好的沈迷原则之三：分清工作的轻重缓急原则之三：分清工作的轻重缓急原则之三：分清工作的轻重缓急原则之三：分清工作的轻重缓急时间的四象限N字形法则的使用3.21 1、我们根据自己的、我们根据自己的职业价值观职业价值观评估某件事务的重要程度评估某件事务的重要程度2 2、我们根据、我们根据事情的截止日期事情的截止日期判断事务的紧迫程度判断事务的紧迫程度3 3、我们对四个象限内的事务有、我们对四个象限内的事务有不同的处理方法和原则不同的处理方法和原则4 4、我们应该将自己的主要精力集中在解决、我们应该将自己的主要精力集中在解决重要不紧急象限重要不紧急象限 内的事务内

11、的事务5 5、我们平时经常制定的中长期工作计划和工作目标都是针对、我们平时经常制定的中长期工作计划和工作目标都是针对 于于重要不紧急象限重要不紧急象限原则之三：分清工作的轻重缓急原则之三：分清工作的轻重缓急时间的四象限N字形法则的使用3.2第一象限第一象限 第二象限第二象限第三象限第三象限 第四象限第四象限四象限的事务处理方法和原则原则之三：分清工作的轻重缓急原则之三：分清工作的轻重缓急时间的四象限N字形法则的使用3.2猴子法则“猴子管理猴子管理”理论：理论：一、每一个人都应该照看自己的一、每一个人都应该照看自己的“猴子猴子”二、不要麻烦别人照看自己的二、不要麻烦别人照看自己的“猴子猴子”三、

12、组织中，每一个人都应该明白自己应该照看哪些三、组织中，每一个人都应该明白自己应该照看哪些“猴子猴子”以及如何照看好它们以及如何照看好它们四、不要试图把自己的四、不要试图把自己的“猴子猴子”托付给别人照顾。这里的别托付给别人照顾。这里的别人可能是上司、下属、别的部门的同事，也可能是公司、社会乃人可能是上司、下属、别的部门的同事，也可能是公司、社会乃至上天、命运等至上天、命运等五、不要出现没有人照看的五、不要出现没有人照看的“猴子猴子”，也不要出现有两个以，也不要出现有两个以上上“主人主人”的的“猴子猴子”原则之四：合理地安排时间3时间管理的基本原则时间管理的基本原则80%80%的销售额是的销售额

13、是源自源自20%20%的顾客的顾客80%80%的财的财富集中在富集中在20%20%的人的人手中手中80%80%的总产的总产量来自量来自20%20%的产品；的产品；80/20法则表象4原则之四：合理地安排时间原则之四：合理地安排时间PADC不不好好好好耗用时间耗用时间用用80%80%的时间思考，的时间思考，20%20%的时间做事的时间做事花时间在计划上才是最节省时间的作法花时间在计划上才是最节省时间的作法耗用时间耗用时间原则之四：合理地安排时间原则之四：合理地安排时间80%时间20%时间80%成效20%成效重要的重要的少数事物少数事物琐碎的琐碎的多数事物多数事物 用用20%20%的时间完成的时间

14、完成80%80%的事的事项目进行流程中的关键点一定要掌握好完美主义者完成最后10%的质量，会花费50%以上的努力原则之四：合理地安排时间原则之四：合理地安排时间u 关键是选择性关键是选择性寻找节点寻找节点，而非巨细无遗的观察，而非巨细无遗的观察u 我们应该将时间花于我们应该将时间花于重要的少数问题上重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的，因为掌握了这些重要的少数问题，我们只需花少数问题，我们只需花20%20%的时间，即可取得的时间，即可取得80%80%的成效。的成效。u 掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计划成为危掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计划成为危机时，犯

15、错的几率就会增加。我们很容易陷在日常琐碎的事情处理机时，犯错的几率就会增加。我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中中,一定要保最关键的一定要保最关键的20%20%的活动具有的活动具有最高的优先级最高的优先级。u 在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。80/20法则的活用原则之四：合理地安排时间原则之四：合理地安排时间原则之五：与别人取得协助5时间管理的基本原则时间管理的基本原则与他人协助的原则原则之五：与别

16、人取得协助原则之五：与别人取得协助不要让别人浪费你的时间 不要让你浪费别人的时间5.1原则之五：与别人取得协助原则之五：与别人取得协助关键的两句话关键的两句话:1.1.应该站在对方的角度考虑问题，严格要求自己，应该站在对方的角度考虑问题，严格要求自己，提前做好计划与安排，与他人的时间取得协作，少提前做好计划与安排，与他人的时间取得协作，少一份慌乱，多一份从容！一份慌乱，多一份从容！2.2.尊重他人时间！请注意只有尊重他人时间！请注意只有“推销员推销员”才会拿起才会拿起电话就打电话电话就打电话不要让别人浪费你的时间 不要让你浪费别人的时间5.1原则之五：与别人取得协助原则之五：与别人取得协助 打

17、电话的艺术打电话的艺术 当你被打断时当你被打断时 当你打断别人时当你打断别人时不要让别人浪费你的时间 不要让你浪费别人的时间5.1原则之五：与别人取得协助原则之五：与别人取得协助 打电话的艺术打电话的艺术u目的要明确，主题要集中，观点要鲜明目的要明确，主题要集中，观点要鲜明u陈述事实要简洁，说明要点要有条理陈述事实要简洁，说明要点要有条理用最少的语言交待清楚内容用最少的语言交待清楚内容5W2H5W2H法法u文明礼貌用语文明礼貌用语接电话的流程接听电话接听电话主动报出自己公司名称、姓名、职务主动报出自己公司名称、姓名、职务询问对方公司名称、姓名、职务询问对方公司名称、姓名、职务详细记录通话内容详

18、细记录通话内容复述通话内容，以便得到确认复述通话内容，以便得到确认整理记录提出拟办意见整理记录提出拟办意见呈送上司批阅呈送上司批阅原则之五：与别人取得协助原则之五：与别人取得协助拨打电话的流程管理提前想好谈话要点，列出提纲提前想好谈话要点，列出提纲拨打电话拨打电话询问对方公司名称、姓名、职务询问对方公司名称、姓名、职务说明自己的公司名称、姓名、职务说明自己的公司名称、姓名、职务主动询问是否需要再说一遍主动询问是否需要再说一遍在通话记录上注明接听人及时间在通话记录上注明接听人及时间原则之五：与别人取得协助原则之五：与别人取得协助不要让别人浪费你的时间 不要让你浪费别人的时间5.1原则之五：与别人

19、取得协助原则之五：与别人取得协助当你被打断时当你被打断时来自上司或者客户的打断 1.1.手头有工作对策手头有工作对策:一、立即记录任务二、重复确认任务三、做完手头任务后，根据四象限法则安排新任务2.2.手头没工作对策手头没工作对策:不要让别人浪费你的时间 不要让你浪费别人的时间5.1原则之五：与别人取得协助原则之五：与别人取得协助当你被打断时当你被打断时来自下属的打断1 1）将他人尽可能的打扰含集中起来，然后每天或每星期）将他人尽可能的打扰含集中起来，然后每天或每星期一次地向你汇报一次地向你汇报 2 2）把集体例会列为每日）把集体例会列为每日/周工作的一部分周工作的一部分3 3）每天都会保留一

20、段固定的时间，供下属向你提出问题，）每天都会保留一段固定的时间，供下属向你提出问题，同时在一旦发觉某些工作日程发生改变时，会告诉对方同时在一旦发觉某些工作日程发生改变时，会告诉对方何时见面较合适何时见面较合适4 4）鼓励以飞秋）鼓励以飞秋/邮件方式提出问题，而不必亲自上门打邮件方式提出问题，而不必亲自上门打扰你的工作扰你的工作不要让别人浪费你的时间 不要让你浪费别人的时间5.1原则之五：与别人取得协助原则之五：与别人取得协助当你被打断时当你被打断时来自同级别同事的打断1 1）双方应事先达成共识。你应该力求对他们的要求保持）双方应事先达成共识。你应该力求对他们的要求保持热心、同情以及随时愿意加以

21、协助的态度，可是，你更热心、同情以及随时愿意加以协助的态度，可是，你更应该让他们知道这么做往往会影响到你的工作效率。应该让他们知道这么做往往会影响到你的工作效率。2 2）不要随意打扰对方。你可以从容地、预先地与同事联）不要随意打扰对方。你可以从容地、预先地与同事联系你的要求、时间等，只有如此，你才有可能获得相同系你的要求、时间等，只有如此，你才有可能获得相同的回报。的回报。想想为什么你的中断情形无法受控：你不喜欢得罪他人？你喜欢参与每一件事？别人经常来询问你的意见，使你觉得自己很重要？你不善于结束他人的来访？你让别人习惯于经常咨询你的意见？你就是喜欢不断地和他人交谈？你避开时间黑洞了么?不要让

22、别人浪费你的时间 不要让你浪费别人的时间5.1原则之五：与别人取得协助原则之五：与别人取得协助不要让别人浪费你的时间 不要让你浪费别人的时间5.1原则之五：与别人取得协助原则之五：与别人取得协助当你打断别人时当你打断别人时对上级尽量让上级领导做选择题和判断题尽量让上级领导做选择题和判断题对同事预约了吗预约了吗?这种请托是属于对方的职责范围内吗？这种请托是属于对方的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，对方付出代价可等值？如果接受它，对方付出代价可等值？不要让别人浪费你的时间 不要让你浪费别人的时间5.1原则之五：与别人取得协助原则之五：与别人取得协助将被打扰

23、的时间缩短将其负面影响减至最少 注意组织的节奏性与周期性5.2原则之五：与别人取得协助原则之五：与别人取得协助有时也许突然就拥有了全世界最伟大的建筑有时也许突然就拥有了全世界最伟大的建筑构想，但是明天就投标了构想，但是明天就投标了那基本上只能下一次展示这种构思了，甚至那基本上只能下一次展示这种构思了，甚至可能会一不小心扔到垃圾桶里去可能会一不小心扔到垃圾桶里去关键是何时做合适的事关键是何时做合适的事原则之六：制定规则、遵守纪律5时间管理的基本原则时间管理的基本原则1 1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。何时截止。2 2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。何时完成的目标。3 3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。制定规则、遵守纪律的核心原则之六：制定规则、遵守纪律原则之六：制定规则、遵守纪律