合同管理系统培训课件.ppt

1、 合同管理信息系统培训企管法规处合同与招标管理科 2012年11月合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训一、新增模块介绍一、新增模块介绍二、申报前注意事项三、填写规范说明四、下步工作及要求本模块实现合同履行全面管理，加强监督、跟踪、提示。付款(验收、付款申请、付款提示、付款确认)、合同变更、合同解除、违约情况申报、合同终止共5个功能模块。目前只对支出类支出类合同做要求，用到其中付款、合同变更、合同解除、合同终止4个功能模块合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训一 合同履行模块介绍合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训一 合同履行模块介绍 流程设置依据：流程设置依据：沿用原来线下合同履行表

2、审批流程 承办人（或委托人）付款申报-单位初审-监督中心（合同类别若是油田工程）-资金部门审批（计划、财务、科技处）-企管法规处审批 其中：取消了工程类的监理部门签字（其签字审核应在结算单据中体现）法人单位对外付款单独设置流程，不执行油田公司付款流程合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训1.1 履行付款承办人界面操作介绍（1）付款申请合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训1.1 履行付款（1）付款申请填写说明：合同约定的付款条件合同约定的付款条件：按合同文本中的要求填写，如：合同签订后支付30%预付款。付款性质付款性质：只选择预付款、进度款、决算款选择预付款、进度款、决算款。其他几种性质不

3、选择。如果选择了决算款：会出现相对人评价。单批次结单批次结算算都应选择决算款。收款单位信息收款单位信息是由系统自带出来的，可以修改在此修改。相关资料相关资料：上传相应的结算资料（全部为扫描件）大小不超过4M。（WORD形式上传占用空间最少）结算资料要求：按合同基础资料管理规定中的第九条：合同履行审查审批资料上传-特别说明：承办人是作为付款第一审核人历史记录历史记录：能查看历史付款记录合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训1.1 履行付款（2）工作交接，转付款确认 合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训1.1 履行付款（3）付款确认付款金额：与付款申请金额填写一致。注意：注意：如果点了“付款

4、”，系统中履行付款申请金额填写有误或者本次付款需重新办理的，系统中是不能修改。合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训1.1 履行付款（4）履行结果填报注意注意：履行说明为必填项。填写“本次已履行完毕”合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训1.1 履行付款（5）回到合同履行付款界面合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训1.1 履行付款生成表单生成表单替代替代原原来线下的来线下的“合同合同履行记录表履行记录表”注意：此表单应注意：此表单应加盖加盖“合同履行合同履行专用章专用章”后方可后方可去财务办理去财务办理合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训1.1 履行付款说明：如果付款金额超过超过合

5、同标的金额，系统会提示，而不能进入付款审批。必须做合同标的金额变更，走合同变更流程。合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训1.1 履行付款如果选择决算款会出现相对人评价（必填项）合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训1.1 履行付款合同变更合同变更即是合同履行时涉及到甲乙双方的标的金额、履行期限、履行地点、以及合同相对人需要更改时，做出的更改。（原线下合同变更申请表取消）审批流程：审批流程：分为金额变更和非金额变更A.金额变更：变更金额大于0时要经过业务部门审核，且根据资金渠道划分进入不同的业务部门审批。具体流程：单位初审业务部门（计划、财务、科技）-企管法规处B.非金额变更(履行期限、履

6、行地点、合同相对人、纠纷解决方式、其他)：单位初审企管法规处合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训1.2 合同变更（1）标的金额变更合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训1.2 合同变更标的金额变更审批后合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训1.2 合同变更在历史记录：详细信息合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训1.2 合同变更生成“合同变更审查审批表”合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训1.2 合同变更（2）合同相对人变更 合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训1.2 合同变更合同文本及相关资料：合同文本及相关资料：名称变更上传工商变更证明、主体变更上传相关证明文件及变更协议

7、单位初审企管法规处合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训1.3 合同解除填写说明：应选择双方双方，填写双方协议解除注意：1.系统已审批完的合同，线下未签约的合同，应及时做合同解除，说明解除理由，无需上传解除协议。2已签约的合同，应上传解除协议，审批通过后办理解除签约手续。合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训一、新增模块介绍一、新增模块介绍二、申报前注意事项三、填写规范说明四、下步工作及要求合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训二 申报前注意事项 1每一家服务单位单独报审一个合同。每一家服务单位单独报审一个合同。不能出现一个合同对应好几家单位。2有合同才能有履行。有合同才能有履行。合同不

8、能通用，即同一合同及服务商，需要发生业务的单位都得进行合同申报。如：车辆服务-志达公司。陆上、供电都必须单独进行合同申报。各单位申报相同业务时由企管处统一文本统一文本，由指定的单位负责签约，其他单位无需线下签约。合同编号留存时同时记录指定单位合同编号。合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训二 申报前注意事项 3.合同系统填写与合同文本保持一致性（标的物、标的金额、履行期限、纠纷解决方式等）。4.每一步填写一定要准确规范，关系到后续流程的走向，也保证数据的准确性，为统计查询提供有效的数据支持。5.原来合同审批完成后不再直接归档，履行全部完毕后再进行归档操作，归档操作流程不变。合同管理信息系统培

9、训合同管理信息系统培训一、新增模块介绍一、新增模块介绍二、申报前注意事项三、填写规范说明四、下步工作及要求合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训三 填写规范说明（1 1）合同立项界面）合同立项界面1 11合同名称：单项：按计划或财务处批复的项目名称申报，如有小类在后面注明（供应处合同名称填写不变）如：陆上油田作业区井场及管廊带毛石护坡修建施工 南堡凹陷油气富集规律与增储领域-冀东探区潜山成像测井资料攻关处理年度合同：年度+项目名称（单位缩写）如：2013年桌面系统维护（科油）2合同类别：关系到专业处室审批流程走向。如：建设工程类由专业处室基建工程处审批合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训

10、三 填写规范说明（1 1）合同立项界面）合同立项界面2 23框架协议：系统默认为否。如果是年度合同在此应选择是。这里关系到后续履行付款金额变更的问题。4资金渠道：关系到业务处室审批流程走向（财务、计划、资本运营部）注意：法人单位应选择：计划投资法人单位自有资金5签约依据：项目资金来源（相应的文件或批示）6选商方式：电子商务：物资采购中的一类物资（目录点击）其他：土地划拨、征地补偿7预算金额：必须准确，不能与标的金额差距过大。合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训三 填写规范说明（2 2）合同选商（招标）合同选商（招标）2.1 2.1招标申请界面招标申请界面1 11招标方式：招标方式：邀请招标

11、邀请招标2招标组织形式：招标组织形式：自行自行招标招标3招标方式说明：招标方式说明：填写填写选商情况与定标情况。选商情况与定标情况。如：以下如：以下3家为机动设家为机动设备处提交的设备选型单备处提交的设备选型单选定厂家，满足招标要选定厂家，满足招标要求，推荐参加此次招标，求，推荐参加此次招标，采用低价中标原则。采用低价中标原则。合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训三 填写规范说明（2 2）合同选商（招标）合同选商（招标）2.12.1招标申请界面招标申请界面2 24文件信息：上传招标文件及相关资料5是否划分标段：系统默认为“否”。如果选择“是”：出现右图。注意：A.每个标段的预算金额不能超过

12、总体项目预算金额；B.划分标段招标每个标段确定后自动分成对应的合同（即一个标段一个合同）合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训三 填写规范说明（2 2）合同选商（招标）合同选商（招标）2.22.2转选商结果填报界面（工作交接）转选商结果填报界面（工作交接）直接点转选商结果填报，系统默认为自己直接点转选商结果填报，系统默认为自己合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训三 填写规范说明（2 2）合同选商（招标）合同选商（招标）2.32.3选商结果填报界面选商结果填报界面填写顺序：填写顺序：中标价格中标价格-相关说明相关说明-勾选中标单位勾选中标单位-确定确定签约单位签约单位 注意：不允许勾选注意

13、：不允许勾选2 2家家及以上及以上合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训三 填写规范说明（3 3）合同申报界面）合同申报界面1 1注意：基本信息一中注意：基本信息一中合同类别与资金渠道不允许修改合同类别与资金渠道不允许修改，流程匹配已经在，流程匹配已经在合同立项阶段完成了。合同名称的改动依据项目情况而定合同立项阶段完成了。合同名称的改动依据项目情况而定1合同标的：是简单对项目的描述2标的金额：选择不确定时，暂定金额也需要相对准确，涉及到履行付款时申请金额的问题。说明：说明：年度合同年度合同不确定价格（下浮点、单价）的在此选择不确定价格（下浮点、单价）的在此选择“不确定不确定”并并填写填写“0

14、 0”单项工程单项工程不确定价格（下浮点、单价）的按预算金额填写不确定价格（下浮点、单价）的按预算金额填写注意：“预算金额标的金额付款金额”三者关系（要与年终考核项结合）预算金额标的金额付款金额如果是年度合同原则上付款金额不得超过预算金额的120%，马上出台相应的考核办法。合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训三 填写规范说明（3 3）合同申报界面）合同申报界面2 23履行期限：为避免事后合同，选择不确定，同时在相关约定中填写“自合同签订之日起至xx”若是跨年合同必须填写每年对应的履行金额4纠纷解决方式：中石油系统内单位应选择“其他”；其他单位应选择“诉讼”；5内部合同：指的是油田内部单位。

15、所以油田公司与法人单位、法人单位与法人单位之间都应选择“是”。6涉外合同：指的对国外公司的合同，不涉及。合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训三 填写规范说明（3 3）合同申报界面）合同申报界面3 37关联交易：中石油系统内单位都为关联交易单位（可向财务咨询）8合同文本：上传合同标准文本及相关附件9相关资料：上传单一来源审批表、会议纪要等其他文件10承办人意见：注明上会日期和其他相关说明合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训三 填写规范说明（4 4）申报审批通过）申报审批通过 直接进入工作交接给：系统默认为自己（前提的开通打印权限）合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训三 填写规范说明（

16、5 5）合同打印）合同打印 说明：合同文本只有在此打印才有水印，过了打印环节就无水印；合同基本信息表暂不打印，未生成合同编号。合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训三 填写规范说明（6 6）签订信息填报）签订信息填报1 1合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训三 填写规范说明（6 6）签订信息填报）签订信息填报2 2注意:履行期限：在此可以修改，修改为合同成立时间，以防范事后合同。特别提示：供应处合同 承办人合同申报审批结束后-交接给合同打印员打印和填报签订信息工作交接还给承办人合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训三 填写规范说明（7 7）合同履行）合同履行解决合同履行不是同一人负责的

17、问题解决合同履行不是同一人负责的问题方案：第一步：承办人在合同签订信息填报界面工作可以直接把工作交接给办理合同履行人员（原承办人代办中将不会出现此项目的任务）第二步：交接后的人员如果有合同变更、合同解除用到个人工作助理中-委托代办-任务委托。委托给他人时，双方都可以看到此任务，都可以进行合同履行操作，但是只能单方送审。第三步：审批通过后将继续由交接后人员进行履行，被委托人将看不见此任务。合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训三 填写规范说明（8 8）年度合同填写规范说明）年度合同填写规范说明合同立项界面：1合同名称：年度+项目名称（单位缩写）2框架协议：“是”合同申报界面：3标的金额：下浮点

18、及单价年度合同-选择“不确定”金额填写为“0”总价包干的年度合同-选择“确定”并填写对应的金额。4合同相对人：只允许选一家5履行期限：xx至2013年12月31日（原则上不允许跨年）6相关资料：上传已审定的年度合同明细表（内部合同除外）合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训一、新增模块介绍一、新增模块介绍二、申报前注意事项三、填写规范说明四、下步工作及要求合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训四 下步工作及要求（1）履行模块于2013年1月1日正式全部上线。不再走线下合同履行表，有已归档的合同退回到承办人进行履行操作。供应处作为试点单位，12月3日以后审批通过的合同结算都从线上运行。合同管

19、理信息系统培训合同管理信息系统培训（2）各单位上报单位内部付款审批流程，要求单位审核最后一人应为单位负责人。法人单位流程匹配按照各单位原线下流程设置，但是最后审核人应该单位负责人。上报要求：1.个人信息（需新增）：姓名、中石油账号、办公电话、备注（承办人OR审批人）；2.流程示意图：如 承办人-审核人1（部门）-审核人2（部门）-单位主管领导-单位负责人 此项工作于2012年12月15日前完成上报，加盖公章扫描上报 四 下步工作及要求合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训（4）拟4月份开展市场准入模块操作培训（取消线下市场准入表）简要说明：在选择合同相对人的时候只能从系统中已办理过准入的单位

20、进行选择，不能再自行添加合同相对人。严格做到先市场准入，后合同谈判。四 下步工作及要求（3）梳理完善合同相对人信息，消除系统中冗余信息。合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训（6）下一步注重如何发掘和利用系统的各项功能，使其合同管理系统的全方面应用，不断利用合同管理系统平台整合合同综合业务，以提升合同总体管理水平。制定审查审批操作手册、承办人操作规范和合同管理系统流程指引等等 四 下步工作及要求（5）推进合同管理系统与ERP，资金平台相对接。简要说明：通过系统间数据信息自动传输，保证签约依据的正确性，保证了财务部门依据网上合同进行付款，使线上的合同履行成为结算付款的唯一渠道。使整个项目全过程信息化、标准化封闭管理。合同管理信息系统培训合同管理信息系统培训谢 谢！