公文写作规范与技巧培训课件.ppt

1、公文写作规范与技巧培训公文写作规范与技巧培训对象：公文写作规范与技巧培训对象：企事业单位的中高层管理人员、文书相关人员、秘书、助理、办公室人员、行政文员、人力资源部公文写作规范与技巧培训目的：公文写作规范与技巧培训目的：1、了解公文写作的重要性2、熟练掌握常用企业公文写作方法3、掌握基本的公文写作要点及规范4、掌握商务公文的写作流程与技巧5、了解和避免公文写作的常见问题6、提升、拔高企业员工的公文写作能力行政公文的概念行政公文的概念l行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家等的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体，具有其它文体所没有的权威性，有法定

2、的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式（注意：比模式更进一步）并有行文规则和办理办法。我国公文一律按照国务院办公厅我国公文一律按照国务院办公厅1987年年2月月18日发布、日发布、1993年年11月月修订的修订的国家行政机关公文处理办国家行政机关公文处理办法法写作和办理。写作和办理。l国家行政公文有12类13种,即命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。l公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。公文语言功夫

3、的核心是选词。l一要根据所反映的客观实际需要，l二要符合明晰、确切、简练的标准，l三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。l四要多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。公文结构用语公文结构用语l一是开头用语l二是结尾用语l三是过渡用语l四是经办用语l五是称谓用语开头用语开头用语l用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。结尾用语结尾用语l如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。过渡用语过渡用语l如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综

4、上所述等。经办用语经办用语l如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。称谓用语称谓用语l有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该；等等。公文主文结构公文主文结构l公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。这一部分的写作，是公文写作的难点。公文主文结构主要由两部分组成公文主文结构主要由两部分组成一标题二正文一、标题写作方式一、标题写作方式1.规范式：由三部分组成，即：发文机关事由文种发文机关事由文种用于重要、庄重的公务2.灵活式：A、由二部分组成：一是：发文机关文种（以上标题下可加时间）

5、二是：事由文种三是：转发+始发机关及原通知标题、由一部分组成：只有文种常是不大重要的公务，带周知性l带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。二、正文写作方式二、正文写作方式1主送机关面向机关全体人员或者社会群体的，公务若是周知的、重大的，常常不写；注意工作实际中组织关系。2正文正文A：原一是依据：1、情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等；常用“目前”类时间状语；简介人物及事迹。2、文件：常用“根据”；往往是一句话。3、意义、议论：常用“是”。4、作用：常用“将使”。由二是目的：常用“为”原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。B、事项：内容

6、多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题或用句子表达。1.并列式（常见）并列式（常见）l一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。l并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；），也可用句子并列式。l要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。2.递进式递进式l一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。l在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分

7、即某一层次中用另一种方法。l注意：自此以下常运用序码。顺序是一、（一）、1、（1）共四层。l不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式。C结尾：（可以不要）结尾：（可以不要）常见有：l一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。l二是希望、号召类。从12类13种行政公文中选择出3种社会生活中常用的模式化如下。l请示模式l报告模式l通知模式l申请模式1、请示模式、请示模式l请示是向直接上级请求指示、批准的公文。必须事前行文，一事一文。上级应在一定的时限内批复。l标题：一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。如：学校关于创办校园文学报的请示。可以省去发文机关。l主送机关：接受请求的直接上

8、级机关，在标题下面一行顶格写起。只写一个，如需同时送其它机关，应用抄报（在文末左下角写明）形式。l正文：1.请求缘由。一写情况依据（往往用“目前”开头），二写目的说明（用“为.”开头）。2.请求事项。分层分项写清具体要求，并说透理由，提出充足的事实和理论根据。同时，依据实际情况，提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考。3.结尾。只是一句祈使性的话：“当否，请批复”或“以上如无不当，请批准”。附件：可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序。l印章、发文时间2、报告模式、报告模式l报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问

9、的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复，行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。常见单位部门的总结同时用于会议，成为报告。l标题：一般是“事由报告”。l主送机关：与请示相同。l正文：种类繁多，正文内容有差异。为学习方便，把报告大致分为二种：一是综合性报告正文，或称总结性报告。政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告。1.情况简述：工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式（议论判断）、说明式（用“为了”）等。百字上下。2.成绩做法：这是主体。可以简要叙述一下工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式

10、。3.经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题，特点是专项、特殊，一事一报。1.概述情况。讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验，或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。3.提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。l结尾一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等习惯用语

11、，有的不写。如有附件，与请求相同写法。l最后写发文机关或个人，盖章，写发文时间。3、通知模式、通知模式l通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。l根据其作用分为五种：发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。l标题：灵活，甚至只有“通知”这一部分（内容不大重要又是周知的）。但批转性通知的标题按照办法“准确简要”的规定，省略文种，即：“批转（或转发）（始发机关）原文标题”。l主送机关：直接上级。l正文发布性通知和批转性通知的正文：“主体（发布或转发的文件）批语”。如：“现将办法发给你们，请认真贯彻执行。”事项性通

12、知：原由事项结语（特此通知）会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等任免通知：格式固定l附件：可有可无l发文机关：标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署。l发文时间：用汉字小写数字4、申请模式、申请模式l定义：申请书是个人、单位、集体向组织、领导提出请求，要求批准或帮助解决问题的专用书信。l分类：申请书的使用范围相当广，种类也很多。按作者分类，可分为个人申请书和单位、集体公务申请书。注意事项：注意事项：l申请的事项要写清楚、具体，涉及到的数据要准确无误。l理由要充分、合理，实事求是，不能虚夸和杜撰，否则难以得到上级领导的批准。l语言要准确、简洁，态度要诚恳、朴实。

13、格式与范文分析：格式与范文分析：l标题有两种写法，一是直接写“申请书”，另一是在“申请书”前加上内容，如“入党申请书”、“调换工作申请书”等，一般采用第二种。l称谓顶格写明接受申请书的单位、组织或有关领导。l正文正文部分是申请书的主体，首先提出要求，其次说明理由。理由要写得客观、充分，事项要写得清楚、简洁。l结尾写明惯用语“特此申请”、“恳请领导帮助解决”、“希望领导研究批准”等，也可用“此致”“敬礼”礼貌用语。l署名、日期个人申请要写清申请者姓名，单位申请写明单位名称并加盖公章，注明日期。例例申请书申请书尊敬的校领导：您们好！我是初08级（1）班的学生XXX。我在去年的一次体育课上，由于不慎

14、摔了一跤，造成左腿骨折。经过一年的治疗和调养，现已基本痊愈，为了不耽误下学期的课程学习，特提出申请，请求复学。去年住院以后，由于不能上课，就向学院提出了休学申请。在家休养这一年中，我从未放弃过自己的学习。出院不久，我就给自己制定了学习计划。这一年来，我虽未在校学习，但并未停止学习，还读了不少提高个人修养方面的书，如中外名著等。因此，我希望领导考虑能否让我重新跟原班学习，我不知道这种提法是否妥当，但我希望学校请有关老师对我进行考试后再做决定。请领导考虑我的申请。此致敬礼！学生：XXXXXXX年XX月XX日公文写作范例公文写作范例l决定决定l通告通告l通报通报l函函1、决定、决定l概念解说决定适用

15、于对重大事项或重大行为作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。l格式内容1、标题。2、决定的原因和目的。3、决定的内容。对具体事项做出安排的决定要写清安排的步骤。4、希望与要求。范例参考范例参考关于授予广州市迎九运城市基础设施建设及环境综合整治特别奖的决定广州市建委：今年来，为迎接第九届全国体育运动会在穗举办，广州市建设了以内环路为代表的一大批市政基础设施项目，同时大力加强城市环境综合整治工作，为保障九运会的成功举办提供了良好的场馆、环境和设施，取得了显著成绩，也实现了一年一小变、三年一中变的城市建设和管理工作目标，受到中央领导和九运会组委会以及各体育代表团的肯定和

16、赞扬，并被国际组织评为国际花园城市。为此，建设部决定，授予广州市迎九运城市基础设施建设及环境综合整治特别奖称号。希望你们再接再厉，发扬成绩，开拓创新，在加快推进城市化的进程中在创佳绩，为改善城市生态环境作出新的贡献！2、通告、通告l概念解说通告是使用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通告不同公告。通告主要用于有关单位开展业务工作需要。l格式内容1、标题的写法有三种：通告关于*的通告。*关于*的通告。2、原由。3、通告事项。4、结语。用特此通告表达。范例参考范例参考电力工业局关于使用定期借记业务结算方式的通告根据中国人民银行分行的通知精神，从2001年12月起，原来使用*市专用委托收款

17、方式结算电费的用电户，将统一*电子资金转帐系统定期借记系统。为此，对于愿使用专用委托收款结算方式缴交电费的企事业单位客户，我局将从2001年12月起改为使用定期借记方式收取电费。请有关用电户配合我局做好以下工作，以便顺利结算电费：一、请各用电客户尽快与开户银行联系，按照中国人民银行分行的统一要求签订定期借记业务授权委托书，并于2002年1月31日前将复印件送达所在区供电局。二、部分商业银行由于系统升级原因更改了开户银行账号格式，请客户在签订定期借记业务授权委托书的同时与贵开户银行确认新的银行账号，并于2002年1月31日前以正式公函形式通知我局，若届时未受到客户的定期借记业务授权委托书及新的银

18、行帐号的，客户将无法使用定期借记方式缴交电费，我局将采取现金方式收取电费。三、由于定期借记业务系统投运后，银行系统将不再代为传递电费票据，故我局将统一采取邮政递送，客户签收的方式派发电费票据予客户。为了确认各客户的邮递地址以及签收人，请客户于2002年1月2日至1月5日前往所在区供电局领取2001年12月份的电费发票，同时填报有关资料交我局工作人员(具体格式将在各营业点派发)。特此通告电力工业局3、通报、通报l概念解说通报是进行教育宣传和交流信息的一种工具，它适用于表彰先进、批评错误和传达有关事项。l批评性通报的写法1、错误事实。2、错误根源。3、经验教训。4、处理决定。5、希望要求。l表扬性

19、通报的写法1、先进事迹的概况。2、积极意义。3、表彰决定。4、希望要求。范例参考范例参考关于谢*等22位同学考试作弊的通报在本学期期末考试中，*美术装潢班*(计算机基础)、*(计算机基础)，*市场营销(普高)*(实用英语)，*贸经*(统计学原理)、*(统计学原理)，*企管企余斑的*(财政与金融)、*(财政与金融)、*(财政与金融)，*金融班*(公文写作)、*商务文秘斑*(国际金融)、*(国际金融)、*(国际金融)、*券投资斑*(国际金融)，99计算机*(数据库)、*计算机3斑*(模拟电路)、*(英语)、*(英语)，*计算机(普高)1班*(操作系统)，*计算机(普高)2班*(操作系统)、*(操作

20、系统)、*(操作系统)、*(操作系统)等22位同学在考试中夹带、偷看作弊，违反了广东省高等教育课程考试考场守则第八条：“考试中，不准夹带、偷看、抄袭”。为教育其本人，严肃考纪，端正考风，促进良好的考风、学风的形成，根据广东省高等教育课程考试管理处罚暂行规定第三条，经研究决定给予他们22人记过处分，该科成绩为“0”分，不准参加正常补考。希望广大同学吸取他们的教训，引以为戒。*大学学生处4、函、函l概念解说函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。l格式内容1、标题。写成关于*的函。2、主送机关。3、原由。4、函告的事项。5、结语。范例参考范例参考关于鄂穗两地携手联

21、合打捞“中山舰”的函湖北省人民政府：现沉于长江金口赤矾山江底的“中山舰”，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。“中山舰”是重要的革命历史文物。该舰192喀年参加“保卫大武汉会战”时被日军炸沉。尽快打捞“中山舰”，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。由于“中山舰”在广州的时间长达21年，且围绕“中山舰”的几次主要历史事件都发生在广州。因此，“中山舰”是把广州建设成为中国现代革命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府采电来函希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞“中山舰”，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。展出的办法和有关问题。专此函达，请答复。*市人民政府(盖章)培训结束谢谢大家！结束时间：2007年05月18日时分