办公室时间管理课件.ppt
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1、L o g oL o g o 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o办公室日常事务办公室日常事务 学习目标知识点 了解办公室日常事务性工作的内容 掌握日常事务性工作的操作规范和要求能力点 掌握在具体办公环境下的工作方法 能准确领会本级和上级组织领导的工作意图 了解相关办事渠道,具备相应的办事能力素质点 培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 办公室时间管理L o
2、 g oL o g o 情景案例情景案例 周四下班前一小时,宏利公司肖总把经理助理李强叫进办公室,对他说明了自己下周(3月7日至3月11日)的工作内容,吩咐李助理做好一份计划表,务必明天下午三点交由自己审阅。李强一边听一边认真做着记录,末了肖总要求李强在拟定计划时多与相关部门沟通协调。李助理所做的肖总下周工作内容记录如下:1、公司部门经理例行的碰头会;2、出席营销部的季度工作动员会;3、迎接周三上午市工商局、环保局的检查;4、组织各部门负责人学习新的企业法;5、安排与新世纪公司黄总进行商务谈判;6、参加公司女员工的“三八”节纪念活动(庆祝晚宴);7、去两个不同省份的分公司进行基层调查,参加其中
3、某分公司举行的客户联谊会;8、主持召开上一年度公司工作总结大会。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o项目任务项目任务 如果你是宏利公司的总经理助理李强,你将如何拟制这份工作时间表,作好办公室时间的管理工作?会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o任务分析任务分析为上司安排工作日程是要花费秘书很大一部分的精力的,它不是把上司的诸多工作仅仅作个简单的排列,或者想当然的自作主张地安排,它需要秘书动脑筋,想办法,这就需要有很强的协调能力、沟通能力和制作表格的工作技能。从上述情景案例中不难看出,肖总一周的工作内容是繁杂的:既有单位内
4、部必须要出席的各类会议,也有与客户的商务谈判、迎接政府相关部门的工作检查,还有奔波在外的工作差旅等等,作为经理助理的李秘书应该如何为上司拟定一份科学可行的一周工作日程安排呢?会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o任务分析任务分析 首先要明确目标。一个单位在某个时间段(年、季度、月或周、日)都会有明确的工作目标,工作目标明确工作效率才会高,工作成果才会大,否则就会浪费宝贵的时间。肖总在这一周工作中也会有一个具体的工作目标,李秘书应该围绕这个工作目标合理分配时间,注意工作的轻重缓急。其次要作好协调。肖总在本周的工作安排会牵涉到公司的相关部门,为使各部门的工作不发
5、生“撞车”现象,李秘书应提前与相关部门及时沟通,作好协调工作。再次是弹性安排。李秘书必须考虑到在本周可能发生的特殊情况和偶然因素,因此在安排时间时要有弹性,要给肖总一定的机动时间以处理和应付突发事件。在时间上留有充分的余地也有利于肖总的的身体健康,充分做到劳逸结合。另外要充分利用时间。要把时间看成一个多层次、整体化、综合化的开放系统,利用一切可以利用的时间以延长上司可利用的工作时间,只有这样,李秘书才能在一周的工作时间中科学合理地安排好肖总所有的工作内容。每个人都有不同的生物钟,脑力活动都有不同的最佳工作时间,李秘书还要根据人的生物钟规律安排好工作时间以达到最佳的工作效率。会说会说 会写会写
6、会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o导入导入会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人让领导整天陷于忙乱而被动浪费大量时间和精力那是秘书的失职!L o g oL o g o导入导入会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 办公室张主任去中央党校学习,赵秘书接手安排领导活动。开始他还能按张主任教给他的办法,按程序安排,未出大错,后来却逐渐松懈了。一天,他参加同学聚会,尽兴之后,才想起领导活动安排尚未作出,按程序程序办已经来不及了。他忙翻开领导活动需求的登记薄、请柬等,随意填写了安排表:一把手到机场迎接美国来华旅游团、二把手出席公司庆典忙乱了一个小时总算安排完毕,赶上了
7、发出通知的时间。可是安排通知发出十分钟后,一把手就打电话到办公厅,说:“老山乡有二十名农民集体中毒,人命关天,我必须马上去!哪有功夫去迎接什么旅游团!”二把手来电话说:“今天有个农业产业化专家咨询会,是我主持的,我必须去,不去参加公司庆典”,管工业的领导人打电话问:“你们安排活动怎么乱点将?不让我出席今天的工业企业改制研讨会,却要我出席名人游园活动?”管文教的领导人急急忙忙来到办公厅,说:“赶快改变安排,我要去郊区参加素质教育现场会,不能按你们的安排办。”许多领导人对此安排强烈不满,强调要更改安排。急得市府秘书长满头大汗。他召集了紧急协调会,快速作了重新安排,采取了相应的补救措施。灵活自负的秘
8、书小赵此刻呆若木鸡,后悔不已。L o g oL o g o 把领导的时间交给我管理把领导的时间交给我管理 我行!我行!把我的时间管理好把我的时间管理好 我能!我能!2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o什么是办公室时间管理什么是办公室时间管理会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 科学地规划时间是 办公室秘书管理能力 的重要体现!办公室的时间管理是指秘书对自己和领导的时间进行有效的计划和控制,从而在有限的时间内提高工作效益作为好的时间管理者,不仅可以使自己的工作忙碌而不忙乱,而且可以保证领导的工作更有计划
9、、更有效率,为领导节省大量的时间与精力。L o g oL o g o领导相关工作时间管理一般程序领导相关工作时间管理一般程序领导审定通知到人作好准备现场服务领导活动需求汇总筛选分轻重缓急按领导分工作时序安排方案征求领导意见修改初步方案会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人程序很重要!L o g oL o g o秘书时间管理的方法秘书时间管理的方法会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人墙上计划板 “在不在”布告板 效率手册 台历 时间表 商务通编制时间表是管理时间重要而有效的手段!L o g oL o g o 每日行事每日行事 事先计划事先计划 为需要解决的每个问题预先准备解决之
10、道,提前对要做为需要解决的每个问题预先准备解决之道,提前对要做的事情和工作制定详细计划,其结果一定会令人满意,甚至的事情和工作制定详细计划,其结果一定会令人满意,甚至比预想的还要好。每个人都是一天比预想的还要好。每个人都是一天2424小时,在工作日程表中小时,在工作日程表中要列一张工作清单,按照重要程度用数字排成次序,然后,要列一张工作清单,按照重要程度用数字排成次序,然后,按顺序把一天的工作做完,就能收到很好的效果。所以,提按顺序把一天的工作做完,就能收到很好的效果。所以,提前制订计划对合理利用时间极其重要。前制订计划对合理利用时间极其重要。2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说
11、会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o工作时间表的概念和类型工作时间表的概念和类型会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格,是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动,从而保证完成任务的有效方法。时间表时间表类型类型会议时间表会议时间表约见时间表约见时间表旅行时间表旅行时间表年度年度季度时间表季度时间表月月周时间表周时间表工作日志工作日志L o g oL o g o工作时间表的编制步骤工作时间表的编制步骤会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 1、根据工作需要确定编制时间的周期;2、将该阶段
12、所有的工作、活动或任务收集汇总;3、如果活动安排有矛盾,主动与相关部门或人员协调沟通,及时调整;4、按照时间顺序将任务排列清晰;5、绘制表格,标明日期、时间和适合的项目;6、用简明的文字将信息填入工作表格;7、将工作表交由领导审定。L o g oL o g o工作时间表的编制步骤工作时间表的编制步骤领导审定确定周期收集汇总协调沟通及时调整时间顺序排列任务绘制表格填入信息会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人程序!记住关键句!L o g oL o g o不同时间表的编制方法不同时间表的编制方法会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 秘书可以参照上一年 的时间表和新一年工作部署来编
13、制该表,注意收集新一年工作部署中计划安排的主要活动,根据领导的意见确定一个适当的时间制成表格即可内容要求简明概括!一目了然!年度时间表年度时间表企业在新的一年中重要活动的时间企业在新的一年中重要活动的时间安排计划,它给领导和各部门负责安排计划,它给领导和各部门负责人提供一年中主要工作安排的一览人提供一年中主要工作安排的一览表,以明确有哪些工作与自己或本表,以明确有哪些工作与自己或本部门有关,以便提前做好准备。部门有关,以便提前做好准备。方法!L o g oL o g o示例示例宏利公司宏利公司20072007年度工作安排表年度工作安排表 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 月份 日
14、期及工作内容 备注 一月 15日 召开职工代表大会 25日 董事会 二月 2日 科技人员座谈会 三月 10日 召开股东大会 15-16 新产品订货会 2428 赴上海参加某博览会 十二月 20日 年终总结大会 L o g oL o g o 秘书可秘书可利用单位专项工作利用单位专项工作会议收集会议收集月工作时间表的月工作时间表的相关信息相关信息并制成表格;秘书也并制成表格;秘书也可可在月底请各位领导将下月的安排在月底请各位领导将下月的安排或活动口头或书面交给自己综或活动口头或书面交给自己综合整理,合整理,有矛盾冲突的加以沟有矛盾冲突的加以沟通调整,然后编制成表通调整,然后编制成表内容比年度时间表
15、要详细内容比年度时间表要详细!2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人月工作时间表月工作时间表领导在一个月内重要工作、活动的领导在一个月内重要工作、活动的时间安排计划,如每月一两次的工时间安排计划,如每月一两次的工作例会,预先通知的上级检查,商作例会,预先通知的上级检查,商务洽谈,工作旅行等务洽谈,工作旅行等方法!L o g oL o g o示例示例 宏利公司四月份工作安排宏利公司四月份工作安排 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 日期日期 星期星期 工作内容工作内容 备注备注1二某产品促销活动工作筹备会议 在5楼会议厅 2三肖总
16、赴美国某公司考察 3四人力资源部工作会议 在3楼会议厅 4五下午 李副总约见星月商城罗副总商务洽谈 晚宴在福林大厦 30四迎接市质量监督局工作小组检查 秦主任负责 31五公司拨河比赛 行政办负责组织 L o g oL o g o不同时间表的编制方法不同时间表的编制方法 常常常常在上周五下班前在上周五下班前或周一上午或周一上午由主要领导提供由主要领导提供相关信息或开会碰相关信息或开会碰头协商活动安排内容,由秘书头协商活动安排内容,由秘书统一协调然后制成表格统一协调然后制成表格内容内容更加详细具体!更加详细具体!时间时间要求更加精确!要求更加精确!地点地点也要准确注明!也要准确注明!2007年长沙
17、民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人领导一周之内经常性工作和业领导一周之内经常性工作和业务等活动的时间安排计划,它务等活动的时间安排计划,它是是在月工作时间表的基础上制在月工作时间表的基础上制定的。它定的。它既是领导一周之内具既是领导一周之内具体工作安排的基本依据,也是体工作安排的基本依据,也是办公室提供相关服务的依据。办公室提供相关服务的依据。周工作时间表周工作时间表方法!L o g oL o g o示例示例周次时间星期一星期二星期三星期四星期五上午9:00 工作例会,小会议室11:00 科达公司刘部长来访 出差广州,9:30南航某某次航班,刘助理随
18、行 下午3:30与天玺公司签约,楚维宾馆八楼会议厅会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人L o g oL o g o不同时间表的编制方法不同时间表的编制方法 内容内容应尽可能详细具体!应尽可能详细具体!有很大的有很大的可操作性可操作性 !工作日志通常要准备工作日志通常要准备两本两本,一本为领导使用,另一本为自己使用,一本为领导使用,另一本为自己使用,应应在前一天下班前制定在前一天下班前制定,秘书可根据周工作时间表提前了解领导第二天,秘书可根据周工作时间表提前了解领导第二天的工作和活动的信息,在两份工作日志上填入,送领导本人审定,看是的工作和活动的信息,在两份工作日志上填入,送领导本人审
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