ERP系统培训教材-订单管理系统-课件.ppt

1、订单管理系统培训(COP)前言前言订单管理的系统架构订单管理的系统架构 3 3、基基础础信息创建及信息字段说明信息创建及信息字段说明 4 4、日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理 5 5、批处理作业批处理作业 6 6、其它报表其它报表 课程大纲壹、前言一一、教育训练课程的目的、教育训练课程的目的 二二、系统功能及效益、系统功能及效益、了解系统的效益及功能了解系统的效益及功能、了解信息搜集及整理重点了解信息搜集及整理重点、熟悉系统的操作方式熟悉系统的操作方式、了解系统例行作业程序了解系统例行作业程序、了解系统上线的步骤及导入程序了解系统上线的步骤及导入程序一、教育训练课程的目的、

2、报价管理及商品售价管理报价管理及商品售价管理、订单进度管理订单进度管理、销货实绩管理销货实绩管理(一一)、系统功能、系统功能二、系统功能及效益介绍、提高客户及报价信息管理效率提高客户及报价信息管理效率、提高客户接单、销货处理效率提高客户接单、销货处理效率、减少延迟交货，提高对客户的服务质量减少延迟交货，提高对客户的服务质量(二)、系统效益 前言前言订单管理的系统架构订单管理的系统架构 3 3、基基础础信息创建及信息字段说明信息创建及信息字段说明 4 4、日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理 5 5、批处理作业批处理作业 6 6、其它报表其它报表 课程大纲一、系统主画面一、系统主

3、画面二、系统功能图二、系统功能图三、系统主作业程序概述三、系统主作业程序概述贰、订单管理的系统架构一、系统主画面二、系统功能图使用者权限设置及口令管理使用者权限设置及口令管理基基本本信息管理信息管理部门、业务员、客户、部门、业务员、客户、页脚页脚/签核签核与列表与列表销售预测管理销售预测管理商品价格管理商品价格管理订单销货管理订单销货管理信息维护及管理信息维护及管理MRPMRP需求来源需求来源/销售目标销售目标报价作业及客户商品价格管理报价作业及客户商品价格管理订单受订、订单变更、订单受订、订单变更、销货及销退作业销货及销退作业录入基础信息录入基础信息日常单据录入日常单据录入应收票据管理应收票

4、据管理信息创建与核对信息创建与核对期初数据录入期初数据录入应收帐款管理应收帐款管理客户、部门、交易对象、客户、部门、交易对象、商品计价、单据设置商品计价、单据设置 导入未结案订单导入未结案订单 基本信息列表基本信息列表三系统主作业流程录入录入销售预测销售预测录入录入报价单报价单录入客户录入客户订单订单录入录入订单变更订单变更单单录入录入销货单销货单录入录入销货退销货退凭证凭证.明细表明细表明细表明细表凭证凭证.明细表明细表.追踪报表追踪报表凭证凭证.明细表明细表.追踪报表追踪报表凭证凭证.明细表明细表.管制报表管制报表凭证凭证.明细表明细表.管制报表管制报表前言前言订单管理的系统架构订单管理的

5、系统架构 3 3、基基本本信息创建及信息字段说明信息创建及信息字段说明 4 4、日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理 5 5、批处理作业批处理作业 6 6、其它报表其它报表 课程大纲1 1、前序作业、前序作业2 2、订单管理系统基本信息创建、订单管理系统基本信息创建叁、基本信息创建基本信息管理信息系统基本信息管理信息系统1.1.录入部门信息录入部门信息2.2.录入币种汇率录入币种汇率3.3.设置编码原则设置编码原则4.4.录入职务类别录入职务类别 5.5.录入交易对象分类录入交易对象分类 6.6.录录入页脚入页脚/签核信息签核信息1、前序作业1 1、录入客户信息、录入客户信息

6、2 2、录入客户品号及设置、录入客户品号及设置 信用控制参数信用控制参数 3 3、录入客户价格管理信息、录入客户价格管理信息 4 4、录入客户商品的价格、录入客户商品的价格 5 5、设置订单单据性质、设置订单单据性质2、录入订单管理系统基本信息提高信息处理的速度提高信息处理的速度简化信息输入的操作时间简化信息输入的操作时间查询信息的排序查询信息的排序(一)、客户编号的用途总店号请款总店号请款多家分公司的帐款统一向总店号请款多家分公司的帐款统一向总店号请款销售评等及信用评等销售评等及信用评等销售分析管理系统销售分析管理系统-客户客户ABCABC分析表分析表应收帐款应收帐款的明细科目，自动分录应收

7、帐款应收帐款的明细科目，自动分录 系统的需求字段系统的需求字段(由会计人员输入由会计人员输入)应收票据应收票据的明细科目，自动分录应收票据应收票据的明细科目，自动分录 系统的需求字段系统的需求字段1 1、录入客户信息及字段说明设置设置客户信用参数客户信用参数 可单独针对此客户设置信用额度可单独针对此客户设置信用额度控控制方制方式式税额计算方式税额计算方式 此客户发票的税额计算方式此客户发票的税额计算方式1 1、录入客户信息及字段说明结帐结帐结帐单结帐单1.1.直接结帐直接结帐2.2.整批自动结帐整批自动结帐 (应收系统应收系统)销货单销货单销货单销货单销退单销退单结帐单结帐单一对一一对一结帐单

8、结帐单结帐单结帐单销货单销货单结帐日期结帐日期 每月每月2020日日(依客户固定结帐日依客户固定结帐日)说明说明:假设结帐月份在假设结帐月份在8 8 月月 从从7/21-8/20 7/21-8/20 日的销货销日的销货销退退，均为本期的应收帐款基础。均为本期的应收帐款基础。预计收款日结帐后预计收款日结帐后1010日日 录入结帐单时或生成时系统会依录入结帐单时或生成时系统会依 本日期默认用途本日期默认用途:票据资金管理的票据资金管理的 预计资金加项。预计资金加项。2、录入客户品号及设置信用控制参数客户商品描述客户商品描述:出 口 文 件 可 选 择 打 印 此 字 段出 口 文 件 可 选 择

9、打 印 此 字 段(二二)、设 置 信 用 控 制 参 数、设 置 信 用 控 制 参 数可设置客户信用超限时的处理方式可设置客户信用超限时的处理方式及查核比率及查核比率客户商品信息客户商品信息甲客户甲客户=A=A 品号品号 100 100 元元B B 品号品号 200 200 元元3、客户商品的价格管理(一一)、单价默认来源、单价默认来源客户商品价格客户商品价格更新核价更新核价Y Y销售核价单销售核价单人工输入人工输入(1)(1)、更新商品计价(现行单价制)人工凭证人工凭证当单据核准时，当单据核准时，该单据的新单价该单据的新单价将保存于客户商将保存于客户商品品价格价格中中1.1.如果业务人员

10、有更改单价的权限，计算机默如果业务人员有更改单价的权限，计算机默认的单价可以于输入作业时更改为需求的单价。认的单价可以于输入作业时更改为需求的单价。2.2.适用于商品的销售每次均必须重新议价，无适用于商品的销售每次均必须重新议价，无关于上次订购的价格，适用于合约式订单。关于上次订购的价格，适用于合约式订单。3.3.为了保持单价更新记录方式唯一，最好能将为了保持单价更新记录方式唯一，最好能将客户报价单的更新核价设置为【客户报价单的更新核价设置为【Y Y】，客户订单】，客户订单及销货单设置为及销货单设置为 【N N】。】。特性客户商品信息档客户商品信息档优点：优点：保留变更记录保留变更记录统一议价

11、统一议价单价权单价权限限=Y=Y优点：优点：售订权限弹性化售订权限弹性化将来可追加比较将来可追加比较 差异分析表差异分析表报价单报价单客户订单客户订单销货单销货单销售核价单销售核价单(2)(2)、标准单价制(A)(A)客户商品信息档客户商品信息档优点：优点：保留变更记录保留变更记录统一议价统一议价优点：优点：售订权限弹性化售订权限弹性化将来可追加比较将来可追加比较 差异分析表差异分析表报价单报价单更新核更新核价价Y Y单价权单价权限限=Y=Y(3)(3)、标准单价制(B)(B)币种：多币别的单价管理币种：多币别的单价管理上次销货：最近一次销货单日期上次销货：最近一次销货单日期报价日期报价日期/

12、生效日期失效日期生效日期失效日期4 4、商品价格信息字段说明订单日期订单日期 订单单价订单单价 4/10 4/10 5/20 5/20 8/10 8/10100 元99 元105 元报价日期报价日期4/254/25生效日期生效日期失效日期失效日期单价单价 元元1001006/306/304/14/14/14/15/15/15/315/3199996/106/107/17/1105105数量数量 PC PC 单价单价0-100 5 0-100 5 元元101-500PCS 4.8 101-500PCS 4.8 元元501-501-以上以上 4.5 4.5 元元单头信息单头信息单身信息单身信息10

13、1101以上以上 单身信息单身信息501501以上以上1.1.由录入客户商品价格中直接输入及维护由录入客户商品价格中直接输入及维护2.2.由更新核价的报价单来更新由更新核价的报价单来更新(非一般报价单非一般报价单)(2)、分量计价 ：厂别区分：厂别区分：系统性质代码：系统性质代码(2(2码码)：序号：序号:5、设置单据性质及信息字段说明(一一)、单据编号原则参考、单据编号原则参考不可重覆，请以数字组合编码。不可重覆，请以数字组合编码。单据性质单据性质:报价单报价单 客户订单客户订单 销货单销货单 销退单销退单 营业日报营业日报 单别代号：年码数及流水数的位数可自行设置年码数及流水数的位数可自行

14、设置 ，但编码总数为但编码总数为1111码码 1.1.日日 编编:YYMMDD99999:YYMMDD99999 2.2.月月 编编:YYMM9999999:YYMM9999999 3.3.流水号流水号:99999999999:99999999999 4.4.手动编号手动编号:在交易作业中自行输入编号在交易作业中自行输入编号编码方式：单据凭证输入完成后，是否马上进行库单据凭证输入完成后，是否马上进行库 存帐务的更新存帐务的更新(库存的增减库存的增减)或单据实时或单据实时 生效。生效。单据如果输入完成还须第二人审查核准单据如果输入完成还须第二人审查核准 后后，才可更新库存者，应设为【才可更新库存

15、者，应设为【N N】。】。确认确认=凭证核准凭证核准=交易交易时点交易交易时点自动确认：1.1.凭证每输完一张马上打印出凭证每输完一张马上打印出者这勾选者这勾选。2.2.多人或多机共用打印机时应设置为多人或多机共用打印机时应设置为 批次打印批次打印(此字段不勾选此字段不勾选)。自动打印：针对销货单、销退单是否需输入订单单据针对销货单、销退单是否需输入订单单据核对订单：直接结帐：直接结帐：针对销货单、销退单针对销货单、销退单，此字段勾选后需输入此字段勾选后需输入结帐单号结帐单号，当销货当销货(退退)单确认后即生成一张单确认后即生成一张结帐单结帐单2101 2101 核价报价单核价报价单 N N

16、N Y N N N N Y N2102 2102 一般报价单一般报价单 N N N N N N N N N N2201 2201 国内订单国内订单 N N N N N N N N N N 2202 2202 国外订单国外订单 N N N N N N N N N N 2301 2301 国内销货单国内销货单 N N Y N N N N Y N N 2302 2302 国外销货单国外销货单 N N Y N Y N N Y N Y2303 2303 服务销货单服务销货单 N N N N Y N N N N Y2304 2304 现金销货单现金销货单 Y Y N N Y Y Y N N Y2305 2

17、305 样品销货单样品销货单 N N N N N N N N N N2401 2401 销退单销退单 N y Y N y Y N NN N 单别示范单别单别 单据名称单据名称 自动自动 自动自动 核对核对 更新更新 直接直接 确认确认 打印打印 订单订单 核价核价 结帐结帐 核价报价单：针对分量计价单价更改或有生效核价报价单：针对分量计价单价更改或有生效 失效日期的报价单，将更新客户商品计价信息。失效日期的报价单，将更新客户商品计价信息。一般报价单：复制订单用的报价单，不更新客一般报价单：复制订单用的报价单，不更新客 户商品资。户商品资。样品销货单：统计需求，可能当管销费用冲帐，样品销货单：统

18、计需求，可能当管销费用冲帐，而非应收帐款，且不生成结帐单。而非应收帐款，且不生成结帐单。零星销货单：统计需求，了解无订单销货统计。零星销货单：统计需求，了解无订单销货统计。现金销货单：现金交易的销货单现金销货单：现金交易的销货单说明：前言前言订单管理的系统架构订单管理的系统架构 3 3、基基础础信息创建及信息字段说明信息创建及信息字段说明 4 4、日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理 5 5、批处理作业批处理作业 6 6、其它报表其它报表 课程大纲一、销售预测作业程序一、销售预测作业程序二、商品报价作业程序二、商品报价作业程序三、客户受订程序三、客户受订程序四、订单变更程序四、

19、订单变更程序五、销货单作业程序五、销货单作业程序六、销货退回作业程序六、销货退回作业程序肆、日常交易作业程序及报表管理商品销售目标拟定商品销售目标拟定可参考可参考:商品销售统计表商品销售统计表录入录入销售预测信息销售预测信息登录日期登录日期,品号品号,数量数量,市场代码市场代码录入录入客户订单信息客户订单信息销售预测明细表销售预测明细表销售预测信息结案销售预测信息结案 一、錄入销售预测作业流程日期日期:销售预测对物料需求计销售预测对物料需求计划划而言是料件的需求来源。而言是料件的需求来源。信息若设置为信息若设置为04/30 04/30 销售预测销售预测A A 产品要产品要1000 PCS100

20、0 PCS假设前置时间为假设前置时间为10 10 天需要有天需要有20 20 种料件组立，则种料件组立，则采购计划会要求您能于采购计划会要求您能于4/20 4/20 将所有料件购入。将所有料件购入。如果客户提早于如果客户提早于4/204/20要出货这下子是不是就来不要出货这下子是不是就来不及了及了？一般而言销售预测均为提早的日期，当然一般而言销售预测均为提早的日期，当然提早后如果销售预测不准提早后如果销售预测不准时时生成存货，可以分散生成存货，可以分散日期作预测。日期作预测。（一）、录入销售信息字段说明纳入生产计纳入生产计划划管制目的管制目的录入录入报价单报价单报价单报价单客户报价单确认客户报

21、价单确认报价单确认报价单确认更新客户商更新客户商品价格品价格 二、报价作业程序核准核准依需求依需求.分量计价分量计价:信息取至客户基本信息及型态信息信息取至客户基本信息及型态信息，如果本次客户所报价的商品不存在于如果本次客户所报价的商品不存在于 商品销售资料中商品销售资料中，单价的赋与方式将单价的赋与方式将 以本依据决定以本依据决定.BOM.BOM展开展开 提供原物料零件展开的报价信息输入提供原物料零件展开的报价信息输入(一)、报价作业的字段说明 三、客户订单受订作业程序客户原始订单客户原始订单1.1.现有库存可用量现有库存可用量2.2.料件库存状况表料件库存状况表3.3.库存信息查询作业库存

22、信息查询作业1.1.可以直接输入报价单由报价单复制至订单可以直接输入报价单由报价单复制至订单2.2.可以输入客户品号做受订可以输入客户品号做受订3.3.可以展可以展BOM BOM 接单接单(单阶单阶SKDSKD及及尾阶尾阶CKD)CKD)4.4.可以联机查询库存数量可以联机查询库存数量5.5.可以查询历史交易单价可以查询历史交易单价6.6.可以冲销销售预测的信息可以冲销销售预测的信息7.7.已交数量已交数量:由销货单更新由销货单更新请勿自行更改请勿自行更改8.8.结案码结案码：当已交数量当已交数量=订单数量订单数量 Y Y 自动结案自动结案9.9.指定结案指定结案:订单确实不再交货了订单确实不

23、再交货了10.10.查询信用额度查询信用额度(二)、录入客户订单的重要功能1.1.是否已经下单生产是否已经下单生产2.2.是否备货或出货中是否备货或出货中四、客户订单变更作业程序1 1、订单变更的单据特性同原订单单别。订单变更的单据特性同原订单单别。2 2、未确认的订单直接从订单更改未确认的订单直接从订单更改,无须由无须由 订单变更处理。订单变更处理。3 3、已确定的订单且已经发出通知者，应已确定的订单且已经发出通知者，应 保留变更信息且藉由订单变更通知单通保留变更信息且藉由订单变更通知单通 知相关单位处理变更事宜。知相关单位处理变更事宜。(二)、订单变更处理的特性录入录入销货单销货单销货实绩

24、管理销货实绩管理销货单销货单销货单确认销货单确认核准核准商品销货统计报表商品销货统计报表历史交易记录表历史交易记录表客户销货明细表客户销货明细表客户销货汇总表客户销货汇总表客户订单客户订单 五、销货作业程序备货与点交备货与点交1 1、依订单可做分批交货依订单可做分批交货 2 2、可超交订单，完单订单自动结案可超交订单，完单订单自动结案 3 3、允许一张销货单对应多张订单允许一张销货单对应多张订单 4 4、允许无订单的销货作业允许无订单的销货作业 5 5、信用余额不足警讯信用余额不足警讯 6 6、各库库存可用数量查询各库库存可用数量查询 7 7、BOM BOM 展料销货展料销货 8 8、不存在的

25、商品受订及更改品名规格不存在的商品受订及更改品名规格（一）、录入销货单主要功能(二)、销货单确认后对信息的影响录入录入销退单销退单销货实绩管理销货实绩管理销退单销退单销退单确认销退单确认核准核准检验检验销货单销货单商品销货期报表商品销货期报表历史交易记录表历史交易记录表客户销货明细表客户销货明细表客户销货汇总表客户销货汇总表六、销退单作业程序1.1.销退的货品如为不良品应退至不良品销退的货品如为不良品应退至不良品 仓库中检验。仓库中检验。2.2.销退单的确认由销退品入库的管理销退单的确认由销退品入库的管理员员 确认为佳。确认为佳。3.3.一般销退品应输入原订单单号。如果一般销退品应输入原订单单

26、号。如果 该订单已经结案，销退品已经确定不该订单已经结案，销退品已经确定不 再销货再销货,订单应指定结案。订单应指定结案。4.4.如无订单或销货单，销退单价来自客如无订单或销货单，销退单价来自客 户商品信息。户商品信息。5.5.进行批号管理者，批号一定要输入。进行批号管理者，批号一定要输入。（二）、销退作业的注意事项前言前言订单管理的系统架构订单管理的系统架构 3 3、基基础础信息创建及信息字段说明信息创建及信息字段说明 4 4、日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理 5 5、批处理作业批处理作业 6 6、其它报表其它报表 课程大纲一、重新计算订单已交量作业一、重新计算订单已交量

27、作业二、结束订单作业二、结束订单作业三、从订单自动转成采购单作业三、从订单自动转成采购单作业四、自动生成客户商品特价作业四、自动生成客户商品特价作业伍、批处理作业 (1)(1)此为信息维护的程序，无须定期运行。此为信息维护的程序，无须定期运行。当您当您通過訂單銷貨狀況表通過訂單銷貨狀況表发现您订单的已交数量异常，发现您订单的已交数量异常，而销货及退货凭信息均正常且正确时，可运行本作业。而销货及退货凭信息均正常且正确时，可运行本作业。(2)(2)造成异常的原因为造成异常的原因为 :机器不正常机器不正常死死机或关机造成数据库更新不正常所导致。机或关机造成数据库更新不正常所导致。一、重新计算订单已交

28、量作业二、结束订单作业已发出的订单已发出的订单，当已交数量当已交数量 订单数量订单数量而确实不再交货时而确实不再交货时，运行订单指定结案运行订单指定结案作业作业，确保不再进货确保不再进货 结案结案 码码 y y 指定结案指定结案三、从订单自动转成采购单作业可将客户订单的完整信息整笔复制至采购可将客户订单的完整信息整笔复制至采购单中单中，满足实务上买卖业先接单再采购的满足实务上买卖业先接单再采购的情形情形。（转手买卖）（转手买卖）作业目的：作业目的：四.自动生成客户商品特价作业对于客户计价信息于一段时间有特别对于客户计价信息于一段时间有特别价格统一调整生效则可使用此作业价格统一调整生效则可使用此

29、作业 使用时机及义：使用时机及义：前言前言订单管理的系统架构订单管理的系统架构 3 3、基基础础信息创建及信息字段说明信息创建及信息字段说明 4 4、日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理 5 5、批处理作业批处理作业 6 6、其它报表其它报表 课程大纲一、已出货未开发票检查表一、已出货未开发票检查表二、销售价格异常表二、销售价格异常表三、批号销售追踪表三、批号销售追踪表四、出货检配表作业四、出货检配表作业 陆、其它报表前言前言订单管理的系统架构订单管理的系统架构 3 3、基基础础信息创建及信息字段说明信息创建及信息字段说明 4 4、日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报

30、表管理 5 5、批处理作业批处理作业 6 6、其它报表其它报表 课程大纲 一、录入未结案订单信息一、录入未结案订单信息 二、录入客户商品计价信息二、录入客户商品计价信息柒、期初上线及信息搜集一、录入未结案订单信息 在系统上线时，可能手头上有许多已接的在系统上线时，可能手头上有许多已接的客户订单，但尚未出货完毕，必须对这些信息客户订单，但尚未出货完毕，必须对这些信息加以收集整理，然后利用加以收集整理，然后利用“录入客户订单录入客户订单”输输入，如此才能在系统上线后对这些客户订单纳入，如此才能在系统上线后对这些客户订单纳入出货的管制。入出货的管制。在系统上线在系统上线前前，收集收集客户商品计价信息

31、，客户商品计价信息，利用利用“核价单核价单”或或“录入客户商品价格录入客户商品价格”输输入，如此才能在系统上线后对这些客户单据入，如此才能在系统上线后对这些客户单据的单价作预设。的单价作预设。二、自动生成客户商品计价信息期初余额不导入可不可以？1.1.预计出货的追踪信息将会有所遗漏预计出货的追踪信息将会有所遗漏2.2.对所产生的生产计划对所产生的生产计划或或采购计划采购计划 量将产生需求的低估量将产生需求的低估3.3.销货单无法追溯订单来源销货单无法追溯订单来源期初资料不导入可不可以？1.1.应以应以录录入报价单更新商品计价信息。入报价单更新商品计价信息。2.2.或由订单受订时由业务人员逐笔或由订单受订时由业务人员逐笔 录录入单价后更新成商品计价信息。入单价后更新成商品计价信息。3.3.应无信息可参考，故主管对于单应无信息可参考，故主管对于单 价审查必须更加仔细与小心。价审查必须更加仔细与小心。1.1.请所有学员参与测验请所有学员参与测验2.2.测验内容有不清楚者请发问测验内容有不清楚者请发问捌、测验及问卷谢谢您的参与，期待下一次与您再相逢