Ecel在会计账簿中的应用课件.ppt

1、第六章第六章 Excel在会计账薄中的应用在会计账薄中的应用1243 3第一节第一节 应用应用Excel编制日记账编制日记账第二节第二节 应用应用Excel编制科目汇总表编制科目汇总表第三节第三节 应用应用Excel编制科目余额表编制科目余额表第四节第四节 应用应用Excel编制分类账编制分类账返回0问题情景描述问题情景描述5项目小节项目小节问题情景描述问题情景描述【问题情景描述问题情景描述】已知项目五中粤顺小家电厂已知项目五中粤顺小家电厂2009年年12月份的经济业务并编制了相应月份的经济业务并编制了相应的会计凭证表，本项目给出该厂的会计凭证表，本项目给出该厂2009年年12月的期初余额以及

2、部分利一目月的期初余额以及部分利一目的明细，请就这些内容编制该公司的利一目汇总表、总账、日记账以及的明细，请就这些内容编制该公司的利一目汇总表、总账、日记账以及利一目余额表。利一目余额表。其中明细期初余额如下所示其中明细期初余额如下所示:下一页返回问题情景描述问题情景描述下一页返回上一页问题情景描述问题情景描述下一页返回上一页问题情景描述日记账问题情景描述日记账【问题分析问题分析】在手工会计中，我们登录完会计分录之后就要将每一笔会计分录登记在手工会计中，我们登录完会计分录之后就要将每一笔会计分录登记人总账、现金日记账、银行存款日记账、各个明细账，并逐笔汇总每一人总账、现金日记账、银行存款日记账

3、、各个明细账，并逐笔汇总每一个总账科目的本期借方发生额合计、贷方发生额合计，编制科目汇总表。个总账科目的本期借方发生额合计、贷方发生额合计，编制科目汇总表。这种做法重复劳动，复杂而烦琐，容易出错。学完这种做法重复劳动，复杂而烦琐，容易出错。学完Excel的数据处理功的数据处理功能后，我们可以借助能后，我们可以借助Excel的数据透视表功能迅速完成各个总账科目的的数据透视表功能迅速完成各个总账科目的汇总工作，还可以迅速编制总账、明细账、科目汇总表。汇总工作，还可以迅速编制总账、明细账、科目汇总表。下一页返回上一页问题情景描述问题情景描述【学习目标学习目标】1.复习会计账簿中的总账、明细账、日记账

4、以及科目汇总表、科目余复习会计账簿中的总账、明细账、日记账以及科目汇总表、科目余额表的相关知识额表的相关知识;2.能够灵活运用能够灵活运用Excel的数据透视表编制日记账的数据透视表编制日记账;3.能够灵活运用能够灵活运用Excel的数据透视表编制科目汇总表的数据透视表编制科目汇总表;4.会用会用Excel编制科目余额表编制科目余额表;5.会用会用Excel编制总账。编制总账。返回上一页第一节第一节 应用应用Excel编制日记账编制日记账6.1.1 任务目的及要求任务目的及要求 通过本次任务让读者学会运用通过本次任务让读者学会运用Excel编制普通日记账、现金日记账、编制普通日记账、现金日记账

5、、银行存款日记账。银行存款日记账。要求读者能够边看书，边动手操作本任务中提供的各项活动，从而真要求读者能够边看书，边动手操作本任务中提供的各项活动，从而真正掌握正掌握Excel编制普通日记账、现金日记账、银行存款日记账的方法。编制普通日记账、现金日记账、银行存款日记账的方法。下一页返回第一节第一节 应用应用Excel编制日记账编制日记账6.1.2 编制普通日记账编制普通日记账 日记账簿又称为序时账簿，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日记账簿又称为序时账簿，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔登记经济业务的账簿。日记账按照登录经济业务的内容不同分为日逐笔登记经济业务的账簿。日记账按照登

6、录经济业务的内容不同分为普通日记账和特种日记账。普通日记账和特种日记账。普通日记账用于登记全部经济业务。每天所发生的全部业务，按照经普通日记账用于登记全部经济业务。每天所发生的全部业务，按照经济业务发生的先后顺序，先编制成记账凭证，再根据记账凭证逐笔登记济业务发生的先后顺序，先编制成记账凭证，再根据记账凭证逐笔登记到普通日记账中。特种日记账是用于记录某一类经济业务发生情况的日到普通日记账中。特种日记账是用于记录某一类经济业务发生情况的日记账。将某一类经济业务按照经济业务发生的先后顺序逐口逐笔记人账记账。将某一类经济业务按照经济业务发生的先后顺序逐口逐笔记人账簿中形成特种日记账。例如簿中形成特种

7、日记账。例如:现金日记账、银行存款日记账为两个典型的现金日记账、银行存款日记账为两个典型的特种日记账。特种日记账。上一页 下一页返回第一节第一节 应用应用Excel编制日记账编制日记账1.普通日记账的格式普通日记账的格式(表表6-2)2.普通日记账的编制普通日记账的编制 分析普通日记账的定义以及普通日记账的格式，我们只要将项目五中分析普通日记账的定义以及普通日记账的格式，我们只要将项目五中生成的会计凭证表相关数据粘贴在普通日记账格式中即可形成粤顺小家生成的会计凭证表相关数据粘贴在普通日记账格式中即可形成粤顺小家电厂的日记账。电厂的日记账。【操作步骤操作步骤】(1)将将表表6-2所示的普通日记账

8、格式写入工作簿所示的普通日记账格式写入工作簿项目六会计账簿项目六会计账簿的新工的新工作表中作表中;(2)打开项目五的工作簿打开项目五的工作簿项目五会计凭证项目五会计凭证，点击，点击会计凭证表会计凭证表，通过，通过复制、粘贴的形式，将相关数据粘贴到指定的格式内，形成粤顺小家电复制、粘贴的形式，将相关数据粘贴到指定的格式内，形成粤顺小家电厂的普通日记账如厂的普通日记账如图图6-1所示。所示。上一页 下一页返回第一节第一节 应用应用Excel编制日记账编制日记账6.1.3 编制银行存款日记账编制银行存款日记账 在手工会计中，银行存款日记账一般根据记账凭证直接登记。在手工会计中，银行存款日记账一般根据

9、记账凭证直接登记。Excel电子表格制作的银行存款日记账可以通过筛选功能筛选会计凭证表中与电子表格制作的银行存款日记账可以通过筛选功能筛选会计凭证表中与银行存款有关的业务。银行存款有关的业务。1.银行存款日记账的格式银行存款日记账的格式 银行存款日记账的格式如银行存款日记账的格式如表表6-3所示。所示。2.银行存款日记账的编制银行存款日记账的编制 手工登记银行存款日记账的方法是手工登记银行存款日记账的方法是:首先在银行存款日记账的第一行首先在银行存款日记账的第一行输入期初余额，然后根据会计凭证按照经济业务发生的先后顺序逐笔登输入期初余额，然后根据会计凭证按照经济业务发生的先后顺序逐笔登记与银行

10、存款有关的会计业务并逐笔结出科目余额，直到将所有的相关记与银行存款有关的会计业务并逐笔结出科目余额，直到将所有的相关业务登记完毕为止。业务登记完毕为止。上一页 下一页返回第一节第一节 应用应用Excel编制日记账编制日记账 运用运用Excel登记银行存款日记账与手工登记日记账有部分相似之处，登记银行存款日记账与手工登记日记账有部分相似之处，它运用了它运用了Excel的数据筛选功能以及公式的设置来完成银行存款日记账的数据筛选功能以及公式的设置来完成银行存款日记账的编辑。的编辑。下面来介绍下面来介绍Excel编辑粤顺小家电厂的银行存款日记账的操作步骤编辑粤顺小家电厂的银行存款日记账的操作步骤:(1

11、)将将表表6-3的银行存款日记账格式输入工作簿的银行存款日记账格式输入工作簿“项目六会计账簿项目六会计账簿”的工作表中，在第一行输入粤顺小家电厂的期初余额如的工作表中，在第一行输入粤顺小家电厂的期初余额如图图6-2所示。所示。(2)打开项目五生成的会计凭证表，选中该会计凭证表的第四行，打开项目五生成的会计凭证表，选中该会计凭证表的第四行，执行菜单栏命令执行菜单栏命令数据数据筛选筛选自动筛选自动筛选命令，会计凭证表第四行的每命令，会计凭证表第四行的每一个字段名右侧出现下拉菜单，如一个字段名右侧出现下拉菜单，如图图6-3所示。所示。(3)光标移至字段光标移至字段科目名称科目名称所在的所在的H4单元

12、格，点击下拉菜单，选中单元格，点击下拉菜单，选中会计科会计科1目目银行存款银行存款后，所有与发生银行存款的会计业务将被搜索出来，后，所有与发生银行存款的会计业务将被搜索出来，如如图图6-4所示。所示。上一页 下一页返回第一节第一节 应用应用Excel编制日记账编制日记账 (4)根据根据图图6-4筛选出来的银行存款会计凭证，将有关的数据复制粘贴筛选出来的银行存款会计凭证，将有关的数据复制粘贴在第一步中在在第一步中在Excel编制的银行存款日记账格式中，并美化表格形成如编制的银行存款日记账格式中，并美化表格形成如图图6-5所示的图表。所示的图表。(5)将光标移至将光标移至I8单元格，输入函数单元格

13、，输入函数“=I7+F8G8”后回车，后回车，I8单元单元格即计算出了格即计算出了12月月1日提取了日提取了2,000元备用金后银行存款的余额，将光标元备用金后银行存款的余额，将光标移至该单元格的右下角，当光标变成黑色的实心时按住鼠标左键向下拖移至该单元格的右下角，当光标变成黑色的实心时按住鼠标左键向下拖动，即将动，即将I8单元格中的公式复制到单元格中的公式复制到I列其他单元格中。列其他单元格中。(6)将光标移至银行日记账中的将光标移至银行日记账中的H7单元格，执行菜单栏命令单元格，执行菜单栏命令插入插入函函数数命令，选择逻辑函数命令，选择逻辑函数IF函数，弹出函数，弹出IF函数参数对话框，在

14、该对话框中函数参数对话框，在该对话框中的各个参数文本框中分别输入相应的参数，如的各个参数文本框中分别输入相应的参数，如图图6-6所示，点击所示，点击确定确定。上一页 下一页返回第一节第一节 应用应用Excel编制日记账编制日记账 (7)此时此时H7单元格显示出期初余额的借贷方向，将光标移至该单元单元格显示出期初余额的借贷方向，将光标移至该单元格的右下侧，当光标变成实心十字时，按住鼠标左键向下拖动鼠标，这格的右下侧，当光标变成实心十字时，按住鼠标左键向下拖动鼠标，这样即将样即将H7单元格的公式复制到单元格的公式复制到H列其他单元格中，如列其他单元格中，如图图6-7所示，这样所示，这样粤顺小家电厂

15、的银行存款日记账即完成了。粤顺小家电厂的银行存款日记账即完成了。上一页 下一页返回第一节第一节 应用应用Excel编制日记账编制日记账6.1.4 编制现金日记账编制现金日记账 现金日记账的制作方法与银行存款日记账的制作方法类似，下面我们现金日记账的制作方法与银行存款日记账的制作方法类似，下面我们简单叙述现金日记账的制作过程。简单叙述现金日记账的制作过程。1.现金日记账的格式现金日记账的格式 现金日记账的格式现金日记账的格式表表6-4所示。所示。2.现金日记账的编制现金日记账的编制 手工登记现金日记账要将每一笔与现金有关的会计业务按照时间发生手工登记现金日记账要将每一笔与现金有关的会计业务按照时

16、间发生的先后顺序逐笔登记人现金日记账中，比较烦琐且容易出错，运用的先后顺序逐笔登记人现金日记账中，比较烦琐且容易出错，运用Excel编制现金日记账，只需在会计凭证表数据清单中做自动筛选，再编制现金日记账，只需在会计凭证表数据清单中做自动筛选，再将相关数据复制粘贴在现金日记账中即可，这样做既快又不易出错，比将相关数据复制粘贴在现金日记账中即可，这样做既快又不易出错，比手工编制日记账有很大进步。手工编制日记账有很大进步。上一页 下一页返回第一节第一节 应用应用Excel编制日记账编制日记账下面简单介绍下面简单介绍Excel编制现金日记账的步骤编制现金日记账的步骤:(1)将将表表6-4的现金日记账格

17、式输入的现金日记账格式输入Excel电子表格中，并在第一行输入电子表格中，并在第一行输入粤顺小家电厂的期初余额如粤顺小家电厂的期初余额如图图6-8所示。所示。(2)打开项目五生成的打开项目五生成的“会计凭证表会计凭证表”，选中字段名所在的第四行，执，选中字段名所在的第四行，执行菜单栏命令行菜单栏命令数据数据筛选筛选自动筛选自动筛选功能，在第四行的每一个字段名功能，在第四行的每一个字段名的右侧出现下拉按钮。的右侧出现下拉按钮。(3)鼠标点击字段名鼠标点击字段名“科目名称科目名称”右侧的下拉菜单，在该菜单中选中右侧的下拉菜单，在该菜单中选中“库存现金库存现金”科目，筛选出与科目，筛选出与“库存现金

18、库存现金”有关的会计业务如下有关的会计业务如下图图6-9所示。所示。(4)将将图图6-11中的数据复制、粘贴到中的数据复制、粘贴到图图6-8所示的日记账格式中，形成所示的日记账格式中，形成图图6-10所示的图表。所示的图表。(5)光标移至光标移至I8单元格，在单元格，在I8单元格中输入公式单元格中输入公式“=I7+F8G8”,点击点击上一页 下一页返回第一节第一节 应用应用Excel编制日记账编制日记账回车回车，此时单元格即显示，此时单元格即显示12月月1日用现金购买转账支票后的科目余额，日用现金购买转账支票后的科目余额，将光标移至将光标移至I8单元格的右下角，当光标变成实心十字时，按住鼠标左

19、键单元格的右下角，当光标变成实心十字时，按住鼠标左键向下拖动，这样就将向下拖动，这样就将I8单元格中的公式复制到单元格中的公式复制到I列其他相关单元格中。列其他相关单元格中。(6)光标移至光标移至H7单元格，输入函数单元格，输入函数“=IF(I7 0,借借”，”贷贷”)”后点击后点击“回车回车”键，此时键，此时H7单元格即显示余额的方向。光标移至单元格即显示余额的方向。光标移至H7单元格的单元格的右下角，当鼠标变成实心十字时，按住鼠标左键向下拖动，即将右下角，当鼠标变成实心十字时，按住鼠标左键向下拖动，即将H7单元单元格的公式复制到格的公式复制到H列其他的单元格中。列其他的单元格中。(7)完成

20、以上操作后，粤顺小家电厂的现金日记账即制作完成，如完成以上操作后，粤顺小家电厂的现金日记账即制作完成，如图图6-11所示。所示。上一页 返回第二节第二节 应用应用Excel编制科目汇总表编制科目汇总表6.2.1 任务目的及要求任务目的及要求 通过本次任务让读者能够学会运用通过本次任务让读者能够学会运用Excel编制科目汇总表。编制科目汇总表。要求读者能够边看书，边动手操作本任务中提供的活动，从而真正掌要求读者能够边看书，边动手操作本任务中提供的活动，从而真正掌握握Excel编制科目汇总表的方法。编制科目汇总表的方法。下一页返回第二节第二节 应用应用Excel编制科目汇总表编制科目汇总表6.2.

21、2 科目汇总表概述科目汇总表概述 科目汇总表是指根据一定的会计期间内发生的经济业务而编制的记科目汇总表是指根据一定的会计期间内发生的经济业务而编制的记账凭证，汇总出所有一级会计科目的本期借方发生额合计和本期贷方发账凭证，汇总出所有一级会计科目的本期借方发生额合计和本期贷方发生额合计而形成的表格。生额合计而形成的表格。1.科目汇总表的格式科目汇总表的格式(表表6-5)2.科目汇总表的编制科目汇总表的编制 手工编制科目汇总表要先编制总账再登记科目汇总表，手工编制科目汇总表要先编制总账再登记科目汇总表，Excel编制科编制科目汇总表就变得非常简单，不用先登记总账，只要准备好会计凭证表目汇总表就变得非

22、常简单，不用先登记总账，只要准备好会计凭证表(或或者说普通日记账者说普通日记账)，再以该表为数据源，透视出每一个会计科目的借方发，再以该表为数据源，透视出每一个会计科目的借方发生额合计以及贷方发生额合计即可。生额合计以及贷方发生额合计即可。Excel编制科目汇总表的步骤如下编制科目汇总表的步骤如下:上一页 下一页返回第二节第二节 应用应用Excel编制科目汇总表编制科目汇总表 (1)打开项目五生成的会计凭证表，光标点击该区域中的任何一个打开项目五生成的会计凭证表，光标点击该区域中的任何一个单元格，执行菜单栏单元格，执行菜单栏数据数据数据透视表和数据透视图数据透视表和数据透视图命令，如命令，如图

23、图6-12所示。所示。(2)弹出如弹出如图图6-13所示的所示的“数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导3步骤之步骤之1”的对话框，在的对话框，在请指定待分析数据的数据源类型请指定待分析数据的数据源类型:选项框中选择选项框中选择Microsoft Office Excel数据列表或数据库数据列表或数据库，在，在所需创建的报表类型所需创建的报表类型:中选择中选择数据透视表数据透视表下一步下一步。(3)弹出如弹出如图图6-14所示的所示的数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导3步骤之步骤之2对话框，将对话框，将选定区域选定区域文本框中的默认值文本框中的默认值“$A$2:

24、$A$142调整为调整为“$A$4:$K$142”，点击，点击下一步下一步。上一页 下一页返回第二节第二节 应用应用Excel编制科目汇总表编制科目汇总表 (4)弹出弹出图图6-15所示的所示的数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导3步骤之步骤之3对对话框，在话框，在数据透视表显示位置数据透视表显示位置选择框中选择选择框中选择新建工作表新建工作表，点击，点击布局布局按钮。按钮。(5)弹出弹出数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导布局布局对话框对话框(图图6-16),在该在该对话框中，将字段名对话框中，将字段名年年月月拖入页字段所在的位置，将字段名拖入页字段所在的位置

25、，将字段名科目代科目代码码科目名称科目名称拖入行字段所在的区域，将字段名拖入行字段所在的区域，将字段名借方金额借方金额贷方金额贷方金额拖拖入数据字段所在的区域。入数据字段所在的区域。(6)此时数据区域显示此时数据区域显示计数项计数项:借方金额借方金额和和计数项计数项:贷方金额贷方金额，要，要将数据区域的数据汇总方式由计数项调整为求和项，只需双击数据区域将数据区域的数据汇总方式由计数项调整为求和项，只需双击数据区域的字段名，弹出的字段名，弹出图图6-17所示的数据透视表字段对话框，在所示的数据透视表字段对话框，在汇总方式汇总方式选选择框中将择框中将计数计数改为改为求和求和即可。点击即可。点击确定

26、确定。上一页 下一页返回第二节第二节 应用应用Excel编制科目汇总表编制科目汇总表 (7)画面回到画面回到数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导布局布局对话框，当对话框，当图图6-18中数据区域借方金额、贷方金额的汇总方式都由计数项调整为求和项中数据区域借方金额、贷方金额的汇总方式都由计数项调整为求和项选择选择汇总方式汇总方式后，点击后，点击确定确定。(8)画面回到画面回到数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导3步骤之步骤之3对话框，点对话框，点击击完成完成，此时，在同一工作簿中生成一张新工作表，在该工作表中显，此时，在同一工作簿中生成一张新工作表，在该工作表中显

27、示刚生成的数据透视表如示刚生成的数据透视表如图图6-19所示。在所示。在图图6-19中，字段中，字段“借方金额合借方金额合计计”和字段和字段“贷方金额合计贷方金额合计”在同一列显示，为使二者分两列显示，可在同一列显示，为使二者分两列显示，可将光标挪至将光标挪至C4单元格，当光标变成项四个方向的箭头时，按住鼠标左键单元格，当光标变成项四个方向的箭头时，按住鼠标左键向右平移至向右平移至D4单元格，松开鼠标，即完成操作，如单元格，松开鼠标，即完成操作，如图图6-19所示。所示。(9)通过分析通过分析图图6-19所示的数据透视表可以看出，相同会计科目的数据要所示的数据透视表可以看出，相同会计科目的数据

28、要上一页 下一页返回第二节第二节 应用应用Excel编制科目汇总表编制科目汇总表显示两次，如果能隐藏掉各个科目的汇总行就可以避免数据重复。解决显示两次，如果能隐藏掉各个科目的汇总行就可以避免数据重复。解决方法是方法是:将光标移至第将光标移至第7行中行序号列与行中行序号列与A列的交界处，当光标变成向右列的交界处，当光标变成向右的箭头时，点击鼠标左键，所有的汇总行即被选中，如的箭头时，点击鼠标左键，所有的汇总行即被选中，如图图6-20所示。所示。(10)点击鼠标右键，弹出菜单栏，在菜单栏中选择点击鼠标右键，弹出菜单栏，在菜单栏中选择隐藏隐藏命令，如命令，如图图6-21所示。所示。(11)隐藏科目汇

29、总行后的数据透视表如隐藏科目汇总行后的数据透视表如图图6-22所示。所示。(12)分析发现分析发现图图6-22中的数据透视表中的数据列中的数据透视表中的数据列C,D列的数据格式列的数据格式没有显示小数而且没有千位分隔符，用户可以用鼠标连续选中没有显示小数而且没有千位分隔符，用户可以用鼠标连续选中C,D两列，两列，点击鼠标右键，弹出菜单栏，在菜单栏中选择点击鼠标右键，弹出菜单栏，在菜单栏中选择设置单元格格式设置单元格格式上一页 下一页返回第二节第二节 应用应用Excel编制科目汇总表编制科目汇总表命令，弹出如命令，弹出如图图6-23所示的所示的单元格格式单元格格式对话框，在对话框，在数字数字选项

30、卡的选项卡的“分分类类”中选择中选择数值数值，在，在小数位数小数位数文本框中选择数字文本框中选择数字2，在，在使用千位分使用千位分隔符隔符前面打钩，其他保持默认值不变，点击前面打钩，其他保持默认值不变，点击确定确定即可。最终表如即可。最终表如图图6-24所示。所示。上一页 返回第三节第三节 应用应用Excel编制科目余额表编制科目余额表6.3.1 任务目的及要求任务目的及要求 通过本次任务让读者能够学会运用通过本次任务让读者能够学会运用Excel编制科目余额表。编制科目余额表。要求读者能够边看书，边动手操作本任务中提供的活动，从而真正掌要求读者能够边看书，边动手操作本任务中提供的活动，从而真正

31、掌握用握用Excel编制科目余额表的方法。编制科目余额表的方法。下一页返回第三节第三节 应用应用Excel编制科目余额表编制科目余额表6.3.2 科目余额表概述科目余额表概述 科目余额表是在经济业务发生的一定期间内，按照一级会计科目汇总科目余额表是在经济业务发生的一定期间内，按照一级会计科目汇总该期间期初科目余额、本期发生额、期末余额的报表，即为科目余额表。该期间期初科目余额、本期发生额、期末余额的报表，即为科目余额表。编制科目余额表是为制作资产负债表、利润表等会计报表做准备。编制科目余额表是为制作资产负债表、利润表等会计报表做准备。1.科目余额表的格式科目余额表的格式(表表6-6)2.科目余

32、额表的编制科目余额表的编制 通过分析科目余额表的结构，我们来编制粤顺小家电厂的科目余额表，通过分析科目余额表的结构，我们来编制粤顺小家电厂的科目余额表，该家电厂的该家电厂的“期初余额期初余额”已经在项目情景问题描述中给出，只需将它用已经在项目情景问题描述中给出，只需将它用VLOOK-UP函数导人科目余额表的期初余额中即可。函数导人科目余额表的期初余额中即可。表表6-6中的中的“本期本期发生发生”额实际是我们在任务额实际是我们在任务2中完成的科目汇总表，我们也只需通过中完成的科目汇总表，我们也只需通过VLOOKUP函数将这些数据导人科目余额表中即可。科目余额表中还剩函数将这些数据导人科目余额表中

33、即可。科目余额表中还剩上一页 下一页返回第三节第三节 应用应用Excel编制科目余额表编制科目余额表“期末余额期末余额”没有数据，我们已知公式没有数据，我们已知公式:资产类会计科目期末余额资产类会计科目期末余额=期初期初余额余额+本期借方发生额本期贷方发生额本期借方发生额本期贷方发生额(同种类型的会计科目还有成本、同种类型的会计科目还有成本、费用类会计科目费用类会计科目)，负债和所有者权益类会计科目期末余额，负债和所有者权益类会计科目期末余额=期初余额期初余额+本期贷方发生额本期借方发生额本期贷方发生额本期借方发生额(同类型会计科目收入类会计科目同类型会计科目收入类会计科目)。根据以上公式我们

34、可以在期末余额两列设置公式求出相应数值。根据以上公式我们可以在期末余额两列设置公式求出相应数值。编制科目余额表的具体方法如下编制科目余额表的具体方法如下:(1)将科目余额将科目余额表表6-6输入新工作表中，并将该表的工作表标签改为输入新工作表中，并将该表的工作表标签改为“科目余额表科目余额表”。(2)打开项目五中的打开项目五中的项目五会计凭证项目五会计凭证工作簿，选中工作簿，选中会计科目表会计科目表工作工作表，将该工作表中的所有科目代码及其相应的科目名称全部复制到在表，将该工作表中的所有科目代码及其相应的科目名称全部复制到在Excel新建的科目余额表的相应位置，如新建的科目余额表的相应位置，如

35、图图6-25所示。所示。上一页 下一页返回第三节第三节 应用应用Excel编制科目余额表编制科目余额表 (3)将表将表6-1中的期初余额表输入中的期初余额表输入Excel同一工作簿的新工作表中，注同一工作簿的新工作表中，注意只分三列显示，如意只分三列显示，如图图6-26所示，之后将该新工作表更名为所示，之后将该新工作表更名为“期初余额期初余额表表”。(4)选中选中“期初余额表期初余额表”工作表中的区域工作表中的区域A2:C42，执行菜单栏，执行菜单栏插插入入名称名称定义定义命令，弹出定义名称对话框，在命令，弹出定义名称对话框，在在当前工作簿中的名在当前工作簿中的名称称文本框中输入文本框中输入“

36、期初余额表期初余额表”，其他保持默认值不变，点击，其他保持默认值不变，点击添加添加该该区域即被命名为区域即被命名为“期初余额表期初余额表”，点击，点击确定确定。(5)光标移至光标移至图图6-27所示的所示的“科目余额表科目余额表”工作表中的工作表中的D7单元格，通单元格，通过插入函数过插入函数VLOOKUP并设置相应参数，如并设置相应参数，如图图6-28所示，点击所示，点击确定确定，D7单元格即输入了函数单元格即输入了函数“=VLOOKUP(C7,期初余额表，期初余额表，2,FALSE)，同样的方法，在同样的方法，在E7单元格内输入函数单元格内输入函数“=VLOOKUP (C7,期初余额表，期

37、初余额表，3,FALSE)”。上一页 下一页返回第三节第三节 应用应用Excel编制科目余额表编制科目余额表 (6)连续选中连续选中D7,E7单元格，将光标移至单元格，将光标移至E7单元格的右下角，当光单元格的右下角，当光标变成实心的十字时，按住鼠标左键向下拖动，将标变成实心的十字时，按住鼠标左键向下拖动，将D7,E7单元格的公式单元格的公式复制到复制到D,E列的其他单元格中，显示结果如列的其他单元格中，显示结果如图图6-29所示，该表中出现的所示，该表中出现的错误值错误值“#N/A表示在期初余额中表找不到科目余额表表示在期初余额中表找不到科目余额表C列列示的科目列列示的科目名称，例如名称，例

38、如:D7单元格通过单元格通过VLOOKUP函数返回的错误值函数返回的错误值“#N/A”表示在表示在“期初余额表期初余额表”的第一列找不到的第一列找不到图图6-29的的C7单元格所示的科目名称为单元格所示的科目名称为“资产类资产类”的科目。的科目。(7)通过上述操作，通过上述操作，D,E两列的单元格均为公式，公式返回的结果有两列的单元格均为公式，公式返回的结果有错误值错误值“#N/A，也有数值，返回错误值的会计科目说明在期初余额中，也有数值，返回错误值的会计科目说明在期初余额中该科目没有值，此时我们只需将粘贴为数值的该科目没有值，此时我们只需将粘贴为数值的“#N/A”替换为数值替换为数值“0”即

39、可。连续选中即可。连续选中A,B列，点击鼠标右键，弹出菜单栏，选择列，点击鼠标右键，弹出菜单栏，选择复制复制再点再点击击上一页 下一页返回第三节第三节 应用应用Excel编制科目余额表编制科目余额表鼠标右键，在弹出相同的菜单栏，选择鼠标右键，在弹出相同的菜单栏，选择!选择性粘贴选择性粘贴命令，弹出命令，弹出图图6-30所示的所示的选择性粘贴选择性粘贴对话框，在对话框，在粘贴粘贴选择框中选择选择框中选择数值数值后，点击后，点击确确定定。D,E两列的公式即变成了数值。两列的公式即变成了数值。(8)连续选中科目余额表的连续选中科目余额表的D,E两列，执行菜单栏命令两列，执行菜单栏命令编辑编辑查找和查

40、找和替换替换命令，切换至命令，切换至替换替换选项卡选项卡(图图6-31)，在，在查找内容查找内容文本框中输入文本框中输入“#N/A”，在，在替换为替换为文本框中输入数字文本框中输入数字“0”，点击，点击!全部替换全部替换。此时，。此时，科目余额表中的所有科目余额表中的所有“#N/A”全部被替换为全部被替换为“0”。(9)为了检查是否期初余额表中所有科目的期初余额都被导人到科目余为了检查是否期初余额表中所有科目的期初余额都被导人到科目余额表中，可在科目余额表的最后一行加一行合计数，在额表中，可在科目余额表的最后一行加一行合计数，在D64单元格输入单元格输入公式公式“=SUM(D7：D63)”，统

41、计出，统计出D列的合计数为列的合计数为9,734,600.00，如，如图图6-32所示，该数据正好与表所示，该数据正好与表6-1所示的合计数相符，说明科目余额表所示的合计数相符，说明科目余额表中导人的期初余额没有差漏。中导人的期初余额没有差漏。上一页 下一页返回第三节第三节 应用应用Excel编制科目余额表编制科目余额表 (10)下面介绍如何从下面介绍如何从“科目汇总表科目汇总表”中导出数据导人中导出数据导人“科目余额表科目余额表”的方法。将工作表切换到的方法。将工作表切换到科目汇总表科目汇总表，如，如图图6-27，连续选中科目汇总，连续选中科目汇总表中的单元格区域表中的单元格区域A5:D40

42、，执行菜单栏命令，执行菜单栏命令插入插入名称名称定义定义，将所，将所选区域定义为选区域定义为“粤顺科目汇总表粤顺科目汇总表”。(11)光标移至科目余额表中的光标移至科目余额表中的F7单元格中，执行菜单栏单元格中，执行菜单栏插入插入函数函数，弹出选择函数对话框，在该对话框中选择逻辑函数弹出选择函数对话框，在该对话框中选择逻辑函数IF函数，弹出函数，弹出IF函数函数的参数设置对话框，如的参数设置对话框，如图图6-33所示，光标移至所示，光标移至IF函数的第一个参数函数的第一个参数Logical test文本框中文本框中;(12)光标点击编辑栏最左侧的函数选择下拉按钮，弹出下拉菜单，在光标点击编辑栏

43、最左侧的函数选择下拉按钮，弹出下拉菜单，在该下拉菜单中选择检测函数该下拉菜单中选择检测函数ISNA()函数，即在函数，即在IF函数的第一个参数中嵌函数的第一个参数中嵌套了检测函数套了检测函数ISNA()函数，如函数，如图图6-34所示，如果下拉菜单中没有此函数，所示，如果下拉菜单中没有此函数，可以点击该下拉菜单最后一行的可以点击该下拉菜单最后一行的其他函数其他函数来寻找该函数。来寻找该函数。上一页 下一页返回第三节第三节 应用应用Excel编制科目余额表编制科目余额表 (13)该函数是检测一个值是否为该函数是检测一个值是否为“#N/A”，如果是则返回，如果是则返回“TRUE”，如果不是则返回如

44、果不是则返回“FALSE”。选中该函数后，进人该。选中该函数后，进人该函数参数函数参数的设置的设置对话框，如对话框，如图图6-35所示。所示。(14)光标移至该光标移至该函数参数函数参数的文本框中，要在该参数中再嵌套一个的文本框中，要在该参数中再嵌套一个VLOOKUP函数的方法如下函数的方法如下:将光标再点击编辑栏最左侧的函数下拉按钮，将光标再点击编辑栏最左侧的函数下拉按钮，弹出函数菜单，选中弹出函数菜单，选中VLOOKUP函数，弹出函数，弹出VLOOKUP函数参数对话框，函数参数对话框，在该对话框中输入相应参数，如在该对话框中输入相应参数，如图图6-36所示。所示。(15)点击点击图图6-3

45、6所示的所示的确定确定按钮，弹出按钮，弹出图图6-37所示的函数警告按钮，所示的函数警告按钮，说明函数参数尚未设置完毕，点击说明函数参数尚未设置完毕，点击确定确定，接着补全其他参数。使得，接着补全其他参数。使得F7单元格的函数为单元格的函数为“=IF(ISNA(VLOOKUP(B7，粤顺科目汇总表，粤顺科目汇总表，3,FALSE),0,VLOOKUP(B7，粤顺科目汇总表，粤顺科目汇总表，3,FALSE)”。上一页 下一页返回第三节第三节 应用应用Excel编制科目余额表编制科目余额表 (16)同样的方法，在同样的方法，在G7单元格输入函数单元格输入函数“=IF(ISNA(VLOOKUP(B7

46、，粤顺科目汇总表，粤顺科目汇总表，4,FALSE),0,VLOOKUP(B7，粤顺科，粤顺科目汇总表，目汇总表，4,FALSE)”。(17)连续选中连续选中F7,G7单元格，将光标移至单元格，将光标移至G7单元格右下角，当光标单元格右下角，当光标变成实心的十字时，按住鼠标左键向下拖动，这样即将变成实心的十字时，按住鼠标左键向下拖动，这样即将F7,G7单元格的单元格的公式复制到公式复制到F,G列其他单元格中。如列其他单元格中。如图图6-38所示。所示。(18)为了验证科目汇总表中的所有科目本期发生额均被导人科目余额为了验证科目汇总表中的所有科目本期发生额均被导人科目余额表中，可以在第表中，可以在

47、第64行对行对F7:F63以及以及G7:G63单元格求和，得出的结果如单元格求和，得出的结果如图图6-42中所示中所示F64单元格的数值单元格的数值1,466,465.77。通过查询。通过查询“科目汇总科目汇总表表”，我们发现该数字与科目汇总表的合计数一致，说明科目余额表导，我们发现该数字与科目汇总表的合计数一致，说明科目余额表导人的数据没有差漏。人的数据没有差漏。上一页 下一页返回第三节第三节 应用应用Excel编制科目余额表编制科目余额表(19)下面编辑下面编辑“科目余额表科目余额表”中中“期末余额期末余额”的数据。我们已知资产类的数据。我们已知资产类会计科会计科1目的余额一般在借方，负债

48、及所有者权益类会计科目的余额一目的余额一般在借方，负债及所有者权益类会计科目的余额一般在贷方，而成本、费用、收入等损益类账户的期末一般无余额。资产般在贷方，而成本、费用、收入等损益类账户的期末一般无余额。资产类会计科目期末余额类会计科目期末余额=期初余额期初余额+本期借方发生额本期借方发生额本期贷方发生额本期贷方发生额;负债负债及所有者权益类会计科目的期末余额及所有者权益类会计科目的期末余额=期初余额期初余额+本期贷方发生额本期贷方发生额本期本期借方发生额借方发生额;成本费用类会计科目余额成本费用类会计科目余额=本期借方发生额本期借方发生额本期贷方发生本期贷方发生额额;收入类会计科目余额收入类

49、会计科目余额=本期贷方发生额本期贷方发生额本期借方发生额。注意还有本期借方发生额。注意还有一些特殊的会计科目，例如一些特殊的会计科目，例如:累计折旧、存货跌价准备、坏账准备、生产累计折旧、存货跌价准备、坏账准备、生产成本等，虽然累计折旧科目是资产类科目，但是它是固定资产的抵减科成本等，虽然累计折旧科目是资产类科目，但是它是固定资产的抵减科目，其期末余额一般在贷方，期末余额目，其期末余额一般在贷方，期末余额=期初余额期初余额+本期贷方发生额一本本期贷方发生额一本期借方发生额期借方发生额;坏账准备是应收账款的抵减科目，其余额一般在贷方，期坏账准备是应收账款的抵减科目，其余额一般在贷方，期末末上一页

50、 下一页返回第三节第三节 应用应用Excel编制科目余额表编制科目余额表余额余额=期初余额期初余额+本期贷方发生额本期借方发生额本期贷方发生额本期借方发生额;存货跌价准备是资存货跌价准备是资产类会计科目，同时是库存商品的抵减科目，该科目的期末余额产类会计科目，同时是库存商品的抵减科目，该科目的期末余额=期初期初余额余额+本期贷方发生额本期借方发生额本期贷方发生额本期借方发生额;“生产成本生产成本”类会计科目属于类会计科目属于成本类会计科目，该科目如果有余额，表示在生产线上的成本类会计科目，该科目如果有余额，表示在生产线上的“在产品在产品”的的金额。根据以上叙述，编制科金额。根据以上叙述，编制科