《会计电算化应用(用友版)》-课件2.ppt

1、会计电算化应用：用友版第三章 总账管理 目录系统概述第一节第二节第三节总账管理系统初始设置总账管理系统日常业务处理第四节总账管理系统期末处理 学习目标 了解总账管理子系统的主要功能 掌握总账系统的业务处理流程 掌握凭证处理的基本方法 掌握凭证记账的方法 掌握期末业务处理的原则和方法 能进行总账系统的初始化设置 能进行总账系统的日常业务处理 能进行总账系统的期末处理 4 一 功能概述二 总账管理系统与其他系统的主要关系三 总账管理系统的业务处理流程 第一节 系统概述一、功能概述初始设置是指由用户根据本企业的需要建立账务应用环境，将用友通用账务处理系统变成适合本单位实际需要的专用系统，主要工作包括

2、选项设置、期初余额的录入和明细账权限设置等。（一）初始设置凭证管理是指通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。它能提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制，完成凭证的录入、审核、查询、打印，以及出纳签字、常用凭证定义等。（二）凭证管理一、功能概述（三）现金管理现金管理功能为出纳人员提供了一个集成办公环境，以加强对现金及银行存款的管理。它可完成银行日记账、现金日记账的登记，随时输出最新资金日报表、余额调节表以及进行银行对账。现金管理是总账系统中的一个重要组成部分，为了突出其重要性，现金管理系统从总账系统中独立出来。（四）账簿管理

3、账簿管理强大的查询功能使整个系统实现总账、明细账、凭证联查，并可查询包含未记账凭证的最新数据，还可随时提供总账、余额表、明细账、日记账等标准账表查询。一、功能概述（五）辅助核算管理个人往来核算个人往来核算主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作，提供个人借款明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。部门核算部门核算主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较，便于进行部门考核；提供各级部门总账、明细账的查询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能。项目管理和往来管理项目管理：用于生产成本、在建工程等

4、业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等；提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。往来管理：主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况；提供往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。一、功能概述灵活的自定义转账功能、各种取数公式可满足种类业务的转账工作。期末处理功能可自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务，还可进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。（六）期末处理二、总账管理系统与其他系统的主要关系总账管理系统与其他系统的主要关系三、总账管

5、理系统的业务处理流程详见课本图3-2总账管理系统的业务处理流程包括：初始设置初始设置、日常处理日常处理、期末处理期末处理 11 一 设置控制参数二 设置基础数据三 输入期初余额 第二节 总账管理系统初始设置一、设置控制参数设置控制参数是对总账管理系统的系统选项进行设置，以便为总账管理系统配置相应的功能或设置相应的控制。总账管理系统的参数主要包括凭证、账簿、会计日历和其他选项参数。总账管理系统的控制参数直接影响日常业务的处理规则，因此，应充分考虑日常业务的特点和管理要求正确进行设置。二、设置基础数据12定义外币及汇率建立会计科目34设置辅助核算档案设置凭证类别5设置结算方式6定义常用凭证及常用摘

6、要7设置明细权限二、设置基础数据（一）定义外币及汇率建立会计科目是会计核算方法之一，财务软件一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目；明细科目要根据各企业情况自行确定。汇率管理是专为外币核算服务的。有外币业务的企业，要进行外币及汇率的设置。其作用是：一方面减少录入汇率的次数和差错，另一方面可以避免在汇率发生变化时出现错误。（二）建立会计科目二、设置基础数据建立会计科目的原则：二、设置基础数据科目编码科目名称科目编码科目名称1131应收账款4101生产成本113101北京石化公司410101甲产品113102天津销售分公司41010101直接材料41010102直接人工1133其他应收款1

7、13301差旅费应收款410102乙产品11330101王坚41010101直接材料11330102李默41010102直接人工113302私人借款11330201王坚5502管理费用11330202李默550201办公费55020101A部门1603在建工程55020102B部门160301设备安装工程550202差旅费16030101A部门55020201A部门16030102B部门55020202B部门未使用辅助核算的科目设置二、设置基础数据使用辅助核算的科目设置科目编码科目名称辅助核算1131应收账款客户往来1133其他应收款113301差旅费应收款个人往来113302私人借款个人往来

8、1603在建工程部门项目4101生产成本410101直接材料项目核算410102直接人工项目核算5502管理费用550201办公费项目核算550202差旅费项目核算二、设置基础数据用友T3管理系统可以按以下步骤定义项目：（1）设置科目辅助核算：在会计科目设置功能中先设置相关的项目核算科目，如对生产成本及其下级科目设置项目核算的辅助账类。（2）定义项目大类：即定义项目核算的分类类别。例如，增加生产成本项目大类。（3）指定核算科目：即具体指定需按此类项目核算的科目。一个项目大类可以指定多个科目，而一个科目只能指定一个项目大类。如将直接材料、直接工资和制造费用指定为按生产成本项目大类核算的科目。（4

9、）定义项目分类：为了便于统计，可将同一项目大类下的项目进一步划分。例如，将生产成本项目大类进一步划分为自行开发项目和委托开发项目。（5）定义项目目录：将各个项目大类中的具体项目输入系统。（三）设置辅助核算档案二、设置基础数据（四）设置凭证类别凭证类别的分类方式 记账凭证；收款、付款、转账凭证；现金、银行、转账凭证；现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；自定义凭证类别。5种限制类型借方必有；贷方必有；凭证必有；凭证必无；无限制。二、设置基础数据设置结算方式该功能用来建立和管理企业在经营活动中所涉及的结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。定义常用凭证及常用摘要1定义常

10、用凭证2定义常用摘要设置明细权限在需要对操作员的操作权限做进一步细化时，如希望制单权限控制到科目，凭证审核权控制到操作员，明细账查询控制到科目等，首先应在设置系统参数时，将上述选项做选中标志，再到“明细权限”功能中进行设置。三、输入期初余额在开始使用总账管理系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。假如企业是在年初建账，则期初余额就是年初数；假如是年中启用总账管理系统，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚。例如，某企业2014年4月开始启用总账管理系统，那么应将该企业2014年3月末各科目的期末余额及13月的累计发生额计算出来，作为启用系统的期初数据录入到总

11、账管理系统中，系统将自动计算年初余额。若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。期初余额的录入分总账期初余额录入和辅助账期初余额录入两部分。22 一 凭证管理二 出纳管理 第三节 总账管理系统日常业务处理三 账簿管理一、凭证管理（一）填制凭证1增加凭证2生成和调用常用凭证3修改凭证4作废/恢复凭证5凭证整理6制作红字冲销凭证7查看凭证有关信息一、凭证管理（二）审核凭证为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。审核凭证主要包括出纳签字、主管签字和审核凭证3方面的工作，根据会计制度规定，审核与制单不能为同一人。1出纳

12、签字2主管签字3审核凭证一、凭证管理（三）凭证汇总记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账、明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。记账一般采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。凭证汇总是按条件对记账凭证进行汇总并生成一张凭证汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账凭证，也可以是未记账凭证，因此财务人员可在凭证未全部记账前，随时查看企业目前的经营状况及其他财务信息。（四）凭证记账二、出纳管理在手工记账时，出纳员通常利用支票领用登记簿，用来登记支票领用情况，为此总账管理系统特为出纳员提供了“支票登记簿”功能，以供其详细登记支票领用人、领用日期、支票

13、用途及是否报销等情况。日记账是指现金和银行存款日记账。日记账由计算机登记，日记账的作用只是用于输出。只要建立会计科目时在“日记账”选项打上“”标志，即表明该科目要登记日记账。银行对账是出纳管理的一项很重要的工作。此项工作通常是在期末进行，因此银行对账的功能在后文详细介绍。1.2.3.4.出纳签字日记账及资金日报表支票登记簿银行对账三、账簿管理（一）基本会计核算账簿管理1总账的查询及打印；2余额表的查询及打印；3明细账的查询及打印；4序时账的查询及打印；5多栏账的查询及打印（二）各种辅助核算账簿管理辅助核算账簿管理包括个人往来、部门核算、项目核算账簿的总账、明细账查询输出，以及部门收支分析和项目

14、统计表的查询输出。当供应商往来和客户往来采用总账管理系统核算时，其核算账簿的管理在总账管理系统中进行，否则应在供销存管理系统中进行。（三）现金流量表的查询本功能可以查询现金流量明细表和现金流量统计表。现金流量明细表可以按月份查询，也可以按日期查询，还可以按现金流量项目查询。现金流量统计表针对现金流量项目分类进行查询，可以按月份查询，也可以按日期查询。28 一 银行对账二 自动转账 第四节 总账管理系统期末处理三 对账四 结账一、银行对账（一）输入银行对账期初数据通常许多企业在使用现金管理系统时，先不使用银行对账模块，如某企业2014年1月开始使用总账管理系统，而银行对账功能是在5月开始使用，那

15、么银行对账则应该有一个启用日期，并在此录入最后一次对账企业方与银行方的调整前余额，以及启用日期之前的单位日记账和银行对账单的未达项。（二）输入银行对账单要实现计算机自动对账，在每月月末对账前，须将银行开出的银行对账单输入计算机。本功能用于平时录入银行对账单的情形，即在指定账户后录入本账户下的银行对账单，以便与企业银行存款日记账进行对账。一、银行对账（三）进行银行对账银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。自动对账即由计算机根据对账依据将银行日记账未达账项与银行对账单进行自动核对、勾销。对账依据通常是“结算方式结算号方向金额”或“方向金额”。下面4种情况中，只有第1种情况自动已核销已对账的记

16、录，后3种情况均需通过手工对账来强制核销：对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中一条记录完全相同。对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中多条记录完全相同。对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中一条记录完全相同。对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中多条记录完全相同。一、银行对账余额调节表的查询输出4在对银行账进行两清勾对后，计算机自动整理汇总未达账和已达账，生成“银行存款余额调节表”，以检查对账是否正确。该余额调节表为截止到对账截止日期的余额调节表，若无对账截止日期，则为最新余额调节表。如果余额调节表显示账面余额不平，应查“银行期初录入”中的相关项目是否平衡、“

17、银行对账单”录入是否正确、“银行对账”中勾对是否正确、对账是否平衡，如不正确则进行调整。对账结果查询5对账结果查询，主要用于查询单位日记账和银行对账单的对账结果。它是对余额调节表的补充，可进一步了解对账后对账单上勾对的明细情况（包括已达账项和未达账项），从而进一步查询对账结果。检查无误后，可通过核销银行账来核销已达账。银行对账不平时，不能使用核销功能，核销不影响银行日记账的查询和打印。核销错误可以进行反核销。二、自动转账转账分为外部转账和内部转账。外部转账是指将其他专项核算子系统生成的凭证转入总账管理系统中；内部转账是指在总账管理系统内部，把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或

18、多个会计科目中。实现自动转账包括转账定义和转账生成两部分。（一）转账定义初次使用总账系统，应先通过“转账定义”设置自动转账分录，以后只需调用“转账生成”功能，即可快速生成自动转账凭证。转账定义主要包括自定义转账、对应结转、销售成本结转、汇总损益结转和期间损益结转。二、自动转账（二）转账生成完成转账定义后，每月月末只需执行“转账生成”功能即可由计算机快速生成转账凭证，并将在此生成的转账凭证自动追加到未记账凭证中去，而通过审核、记账后才能真正完成结转工作。由于转账凭证中定义的公式基本上取自账簿，因此，在进行月末转账之前，必须将所有未记账凭证全部记账，否则生成的转账凭证中的数据可能不准确。特别是对于

19、一组相关转账分录，必须按顺序集中进行转账生成、审核、记账。如果启用了购销存管理系统，则在总账管理系统中不能按客户、供应商进行结转。三、对账对账是指对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确、账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。试算平衡就是将系统中设置的所有科目的期末余额按会计平衡公式“借方余额贷方余额”进行平衡检验，并输出科目余额表及是否平衡信息。一般来说，计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿就都是正确、平衡的，但由于非法操作、计算机病毒或其他原因，有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符。为了保证账证相符、账账相符，应经常使用

20、本功能进行对账，至少一个月一次，一般可在月末未结账前进行。四、结账在电算化方式下，结账是一种成批数据处理，每月只结账一次，主要是对当月日常处理的限制和对下月账簿的初始化，由计算机自动完成，比手工记账要简便得多。在结账之前要进行下列检查：（1）检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账。（2）月末结转必须全部生成并记账，否则本月不能结账。（3）检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账。（4）核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账管理系统与其他子系统数据是否已一致，若不一致，则不能结账。（5）损益类账户是否全部结转完毕，若未全部结转完毕，则本月不能结账。（6）若与其他子系统联合使用，其他子系统是否已结账；若没有，则本月不能结账。谢谢观看