XCT教材FA应付管理标准功能培训课件.ppt

1、L o g oL o g oPage 1InformationOracle标准功能培训标准功能培训应付账款管理应付账款管理INTOSOFTHelpgo informationHelpgo InformationPage 2课程大纲课程大纲 Unit 1 采购到付款流程概览Unit 2 应付账款模块简述Unit 3 发票Unit 4 付款Unit 5 供应商、银行管理Unit 6 应付会计信息产生原理Unit 7 月结Helpgo informationHelpgo InformationPage 3应用产品集成概览应用产品集成概览 资产资产 折旧折旧/资产事务处理资产事务处理 供应商供应商 发

2、票发票 应付应付 采购采购 资产资产 订单管理订单管理 应收应收 总帐总帐 库存库存 应收款应收款/收入收入/收款收款 应计额应计额 客户客户 库存成本库存成本 物料物料 分类帐会计分类帐会计 子分类帐分录子分类帐分录 付款付款费用费用/应付款应付款/Helpgo informationHelpgo InformationPage 4Helpgo informationHelpgo InformationPage 5Oracle 采购到付款流程采购到付款流程 发票发票 采购订单采购订单 供应商供应商 报价请求（询价）报价请求（询价）接收接收 采购申请采购申请 需求需求 来源来源 订购订购 支付

3、支付 报价报价 结算结算 Helpgo informationHelpgo InformationPage 6Helpgo informationHelpgo InformationPage 7Oracle 应付流程概览应付流程概览 100,000 A/P 60,000 10,000 30,000 验证发票验证发票 输入供应商输入供应商 输入发票输入发票 支付发票支付发票 在在 Oracle 分类帐会计分类帐会计中创建会计科目分录中创建会计科目分录 将信息传送至总帐将信息传送至总帐Helpgo informationHelpgo InformationPage 8应付模块主要功能应付模块主要功

4、能 发票管理：采购发票的管理流程 付款管理：对供应商或员工的支付 供应商余额管理：包括应付余额和预付余额 员工费用报销：将员工作为特殊的一类供应商 与应付有关的基础信息管理：供应商、银行等 Helpgo informationHelpgo InformationPage 9Helpgo informationHelpgo InformationPage 10发票批信息发票批信息发票2发票X发票行信息发票行信息发票基本信息，编号主要为 供应商信息供应商信息，发票类别（标准、预付款、贷项通知单）发票日期，币种，总金额等发票1提供一种分类分类形式，每一个发票批可包含多张发票批名称（按照命名规则命名）

5、批名称（按照命名规则命名）可以对发票批内的总金额和发票数进行控制发票明细信息，具体的发票内容和项目主要为项目说明 和金额发票头信息发票结构发票结构 Helpgo informationHelpgo InformationPage 11发票结构发票结构 金额金额 支付日期支付日期 类型类型 金额金额 借记帐户借记帐户 类型类型 供应商供应商 编号编号 金额金额付款条件付款条件计划付款计划付款 分配分配 发票题头发票题头 发票行发票行 类型类型 金额金额 会计会计 产品集成产品集成 Helpgo informationHelpgo InformationPage 12发票类型发票类型 Helpgo

6、 informationHelpgo InformationPage 13供应商发来的发票，既可与PO匹配，也可不与PO匹配。供应商发来的冲减（红字）发票。自己生成的（类似红字）发票。员工因公发生的费用。用来匹配采购订单的发票，输入PO号，系统自动给出供应商信息。用来匹配采购订单的发票，输入PO号，系统自动给出供应商信息并匹配采购订单的每一装运行。既可用来匹配采购订单，又可匹配发票。可输入正/负金额。发票类型发票类型Helpgo informationHelpgo InformationPage 14发票发票Helpgo informationHelpgo InformationPage 15

7、发票处理流程发票处理流程 创建会计科目创建会计科目发票录入发票录入发票与订单匹配发票与订单匹配预算检查预算检查验证验证手工录入发票分配行手工录入发票分配行发票的多种产生方式：发票的多种产生方式：1.手工录入：手工录入：输入，经常性发票2.其他模块导入：其他模块导入：采购自动开票、费用报表发票 等Helpgo informationHelpgo InformationPage 16发票处理流程发票处理流程 创建会计科目创建会计科目发票录入发票录入发票与订单匹配发票与订单匹配预算检查预算检查验证验证手工录入发票分配行手工录入发票分配行发票录入方式：发票录入方式：1.和订单匹配：和订单匹配：和材料，

8、办公用品等采购业务相关的发票2.手工输入分配：手工输入分配：未使用Oracle采购和库存模块，或者非材料，办公用品采购等发票，如员工报销，运费发票等Helpgo informationHelpgo InformationPage 17核心思想：企业支出要严格控制应付帐款系统是如何实现这一思想的？流程设计上（匹配-审批(发票和付款)）控制方法上 应用挂起-释放挂起；匹配方法：2-way 3-way 4-way.发票与订单匹配发票与订单匹配Helpgo informationHelpgo InformationPage 18发票与订单匹配方式发票与订单匹配方式 二维匹配：发票与采购订单数量、单价的

9、匹配 三维匹配：发票与采购订单、接收单数量、单价的匹配 四维匹配：发票与采购订单、接收单、入库单数量、价格的匹配三种匹配方法三种匹配方法 发 票数量 4价格 150.00 订 单数量 4价格 150.00二维匹配二维匹配 接 收数量 3价格 150.00三维匹配三维匹配 入 库数量 3价格 150.00四维匹配四维匹配Helpgo informationHelpgo InformationPage 19发票匹配采购接收发票匹配采购接收 与业务的结合角度与业务的结合角度 功效：解决库存与发票关系混乱，在财务核算中增加物流管控。功效：解决库存与发票关系混乱，在财务核算中增加物流管控。业务关注：分散

10、工作量业务关注：分散工作量 财务关注：帐实相符、匹配基准、匹配内容项财务关注：帐实相符、匹配基准、匹配内容项 系统功能角度系统功能角度 手工匹配：手工匹配：以供应商开来的发票为基准，手工匹配采购接收。自动匹配：自动匹配：将与供应商往来明细核对后的采购接收，自动开票生成应付发票 暂估负债：暂估负债：系统在接收货物时会暂估负债，并按订单价格暂估在途资产。次月在收到发票挂账时匹配订单冲销暂估往来。Helpgo informationHelpgo InformationPage 20现款结算发票分录现款结算发票分录业 务财 务物流助理接收接收/入库入库应付操作部门职责采购入库单采购入库单填制填制APA

11、P发票发票匹配匹配POPO收货收货到货取得发票PO收货记录采购发票采购发票借：库存商品借：库存商品 贷：商品采购贷：商品采购借：商品采购借：商品采购 贷：应付账款应付暂估贷：应付账款应付暂估借：应付账款应付暂估借：应付账款应付暂估 应交税费应交增值税应交税费应交增值税-进项税额进项税额 贷：应付账款应付发票款贷：应付账款应付发票款借借/贷：库存商品暂估与发票价差贷：库存商品暂估与发票价差Helpgo informationHelpgo InformationPage 21物流结算发票分录物流结算发票分录业 务财 务物流助理接收接收/入库入库应付操作部门职责采购入库单采购入库单填制填制APAP发

12、票发票匹配匹配POPO收货收货到货取得发票、冲减通知确认PO收货记录采购发票采购发票借：生产成本借：生产成本/费用费用 贷：应付账款应付暂估贷：应付账款应付暂估借借/贷：库存商品贷：库存商品PPVPPV借：应付账款应付暂估借：应付账款应付暂估 应交税费应交增值税应交税费应交增值税-进项税额进项税额 贷：应付账款应付发票款贷：应付账款应付发票款借借/贷：库存商品贷：库存商品IPVIPV领料员子库存转移子库存转移/费用性消耗费用性消耗领料单领料单Helpgo informationHelpgo InformationPage 22自动匹配自动匹配Helpgo informationHelpgo I

13、nformationPage 23手动匹配手动匹配Helpgo informationHelpgo InformationPage 24发票处理流程发票处理流程 创建会计科目创建会计科目发票录入发票录入发票与订单匹配发票与订单匹配预算检查预算检查验证验证手工录入发票分配行手工录入发票分配行发票验证：发票验证：系统检验发票是否符合预先设定的要求，如与订单是否能匹配上；发票验证可逐笔进行，也可成批进行；验证通过的发票，才能进行付款。可对验证环节增加审批功能；验证不通过的发票，系统将自动挂起；挂起的发票不能付款，只能释放后支付；Helpgo informationHelpgo Information

14、Page 25发票处理流程发票处理流程 创建会计科目创建会计科目发票录入发票录入发票与订单匹配发票与订单匹配预算检查预算检查验证验证手工录入发票分配行手工录入发票分配行创建会计科目：创建会计科目：创建会计科目是系统根据录入的发票自动生成会计凭证的过程；系统通过供应商，匹配的采购订单，或者录入的发票分配行产生会计凭证；可单笔进行，也可成批进行；创建会计科目有三种层次：拟定：仅产生会计分录供业务人员查看，不产生真正的分录；最终：在子分类帐中产生真正的会计分录，但不传送到总账模块；最终过账：在子分类帐中产生会计分录，传递到总账模块并过账；Helpgo informationHelpgo Inform

15、ationPage 26Helpgo informationHelpgo InformationPage 27付款的三种方式付款的三种方式 使用发票工作台付款 活动付款 计划付款 使用付款工作台付款 人工付款 快速付款 退款 使用Oracle Payments Manager 付款Helpgo informationHelpgo InformationPage 28使用发票工作台使用发票工作台 发票工作台用于：发票工作台用于：输入、调整或复核一张或输入、调整或复核一张或多张发票多张发票 启动一张或多张发票的付款启动一张或多张发票的付款 启动一笔或多项启动一笔或多项计划付款计划付款的的支付支付

16、完全集成的发票工作台完全集成的发票工作台 在发票录入界面直接进行付款。优点：大多数付款信息都会由 Oracle Payables 自动为您输入Helpgo informationHelpgo InformationPage 29使用发票工作台使用发票工作台 Helpgo informationHelpgo InformationPage 30使用付款工作台使用付款工作台 可通过发票工作台访问付款工作台可通过发票工作台访问付款工作台（付款窗口）（付款窗口），该工作台用于生成：该工作台用于生成：-人工付款人工付款-快速付款快速付款-退款退款 Helpgo informationHelpgo Inf

17、ormationPage 31使用付款工作台使用付款工作台 Helpgo informationHelpgo InformationPage 32人工付款和快速付款的区别人工付款和快速付款的区别 与业务的结合角度与业务的结合角度 人工付款：一般是先在外部完成支付，根据付款回单在系统人工付款：一般是先在外部完成支付，根据付款回单在系统内输入内输入 快速付款：一般先处理系统内支付，根据系统内自动生成的快速付款：一般先处理系统内支付，根据系统内自动生成的付款单据再进行外部支付付款单据再进行外部支付 系统功能角度系统功能角度 人工付款：人工付款：可以跨地点进行支付多张发票 快速付款：快速付款：支付多张

18、发票时，地点必须相同Helpgo informationHelpgo InformationPage 33创建付款创建付款 付款付款 ABC 公司公司/波士顿波士顿 200.10 2107 预打印支票预打印支票 1st National 人工人工 贸易伙伴贸易伙伴/地点地点 付款额付款额 编号编号 付款单据付款单据 银行帐户银行帐户 类型类型 选择发票选择发票 0.00 88.10 0.00 88.10 29097 0.00 112.00 0.00 112.00 31077 可用折扣可用折扣 未付额未付额 折扣额折扣额 付款额付款额 发票编号发票编号 发票概览发票概览 输入输入/调整发票调整发

19、票 Helpgo informationHelpgo InformationPage 34物料管理物料管理计划付款计划付款 l。与业务的结合角度与业务的结合角度 功效：保持经济业务会计处理的连贯性，使得关联业务的财务资讯功效：保持经济业务会计处理的连贯性，使得关联业务的财务资讯更清晰、获得更便捷。更清晰、获得更便捷。业务关注：集中管理、全面业务监控业务关注：集中管理、全面业务监控 财务关注：集中账务处理、付款金额配比情况、付款到日期财务关注：集中账务处理、付款金额配比情况、付款到日期 系统功能角度系统功能角度 付款计划：付款计划：通过不同的付款方法和付款条件，规范集团资金。质量保证金：质量保证

20、金：将同一笔经济业务不同时期的付款，按照系统定义的条件和金额进行支付。Helpgo informationHelpgo InformationPage 35计划付款计划付款Helpgo informationHelpgo InformationPage 36 包含任意组合以下单据后得到的未付余额 发票 借项通知单 贷项通知单 条件是借（贷）项总额为负数并等于退款金额、小于或等于发票金额退款退款 Helpgo informationHelpgo InformationPage 37退款（退货）业务退款（退货）业务 与业务的结合角度与业务的结合角度 功效：严格追踪产品或服务因质量等引起的退货退款，

21、全面管理员功效：严格追踪产品或服务因质量等引起的退货退款，全面管理员工暂支归还。工暂支归还。业务关注：库存量、是否退货业务关注：库存量、是否退货 财务关注：帐实相符财务关注：帐实相符 系统功能角度系统功能角度 供应商换料：供应商换料：子库存杂入、杂出。质量索赔扣款：质量索赔扣款：贷项通知单直接冲销原应付发票 采购退货：采购退货：通过系统标准的采购退货流程进行把控。反向销售退货：反向销售退货：应收模块录入应收发票，将不合格品从仓库中发运到供应商。应收发票与应付发票对冲，减少对供应商的应付帐款。Helpgo informationHelpgo InformationPage 38业 务财 务物流助

22、理采购退货采购退货应付操作部门职责填制填制APAP发票发票匹配匹配POPO退货退货退货取得发票PO收货记录采购退货发票采购退货发票借：应付账款借：应付账款-应付暂估应付暂估 贷：库存商品贷：库存商品借：应付账款暂估借：应付账款暂估 （红字）（红字）应交税费应交增值税应交税费应交增值税-进项税额进项税额 （红字）（红字）贷：应付账款应付发票款贷：应付账款应付发票款 （红字）（红字）借借/贷：库存商品退货价格差异贷：库存商品退货价格差异采购退货分录采购退货分录Helpgo informationHelpgo InformationPage 39处理多项付款概览处理多项付款概览 Oracle Pay

23、ments Manager 创建付款处理创建付款处理请求模板请求模板 使用模板自动使用模板自动选择选择要支付要支付的发票的发票修改修改所选的发票和付款金额所选的发票和付款金额 启动付款启动付款查看付款结果查看付款结果通过通过 Oracle Payments Manager，您可以执行以下您可以执行以下付款操作：付款操作：Helpgo informationHelpgo InformationPage 40付款管理的其他概念付款管理的其他概念 预付款 应付票据Helpgo informationHelpgo InformationPage 41预付款概览预付款概览 “预付款”在Oracle应付模

24、块中，视同为一种类型的发票 预付款管理优势：建立合理的供应商预付款限额，降低资金风险和形成损失的可能性。综合判断：综合判断：预付款期限 流动资金占 用额度合理性、不可收回风险 供应商信用Helpgo informationHelpgo InformationPage 42预付款处理流程预付款处理流程 Helpgo informationHelpgo InformationPage 43u 预付款发票录入预付款发票录入 借：预付帐款 贷：应付帐款u预付款发票的支付预付款发票的支付 借：应付帐款 贷：银行存款u收到发票时，进行预付款的核销收到发票时，进行预付款的核销 借：应付帐款 贷：预付帐款预付

25、款分录预付款分录 Helpgo informationHelpgo InformationPage 44预付款预付款 Helpgo informationHelpgo InformationPage 45应付票据概览应付票据概览 应付票据（以前称为远期付应付票据（以前称为远期付款）指示您的银行在特定日款）指示您的银行在特定日期（称为到期日）将资金支期（称为到期日）将资金支付到您供应商的银行。付到您供应商的银行。使用应付票据可以使用应付票据可以完成以下工作：完成以下工作：控制付款的规定期控制付款的规定期 限限 控制现金流量控制现金流量 Helpgo informationHelpgo Infor

26、mationPage 46应付票据分录应付票据分录 在使用应付票据付款方法进行付款，指定票据到期日。票据付款包括：票据开立和到期支付 票据开出时分录：借：应付账款 贷：应付票据 票据到期时，票据付款生成会计信息：借：应付票据 贷：银行存款Helpgo informationHelpgo InformationPage 47应付票据应付票据Helpgo informationHelpgo InformationPage 48Helpgo informationHelpgo InformationPage 49供应商结构供应商结构 采购地点付款地点采购地点询价地点付款地点联系人联系人联系人Help

27、go informationHelpgo InformationPage 50 供应商名称、编号（财务选项设置自动生成编号/手工输入)、类型、纳税登记号、增值税登记号、失效日期（在一定日期后，阻止发票和采购定单的输入）父子公司的关系、供应商的银行信息、税收信息等 供应商地点名称、供应商地点的地址 支付地点、采购地点、询价地点、联系人信息供应商信息维护供应商信息维护Helpgo informationHelpgo InformationPage 51银行结构银行结构 银行账户银行账户 银 行 银行分行银行分行 银行分行银行分行银行账户银行账户 Helpgo informationHelpgo I

28、nformationPage 52银行名称银行名称 说明说明 真实银行 真实用来收款或付款的银行，包括现金银行-银行信息维护-分行信息维护-银行账号维护现金银行将现金视为现金银行管理虚拟银行 此类银行通常用于账务调整，其余额期末应保证为零，虚拟银行允许零额付款 资金中心银行 为股份公司的资金中心设置的银行，用于集团内部公司间结算 银行信息维护银行信息维护Helpgo informationHelpgo InformationPage 53员工费用员工费用发票引入发票引入创建费用发票创建费用发票批准批准付款付款员工费用报销流程员工费用报销流程Helpgo informationHelpgo In

29、formationPage 54输入员工和地点输入员工和地点定义员工为供应商定义员工为供应商定义费用报销单模版定义费用报销单模版打开打开“将员工设为供应将员工设为供应商商”选项，在提交发票选项，在提交发票引入时自动从员工建立引入时自动从员工建立为供应商为供应商在提交发票引入之前，在提交发票引入之前，在供应商窗口输入员工在供应商窗口输入员工员工费用报销员工费用报销Helpgo informationHelpgo InformationPage 55员工借款、费用报销管理员工借款、费用报销管理 与业务的结合角度与业务的结合角度 功效：创建完善的员工借支、报销体系功效：创建完善的员工借支、报销体系

30、业务关注：领导审批层级、借款报销频率业务关注：领导审批层级、借款报销频率 财务关注：金额实时查询、时限财务关注：金额实时查询、时限 系统功能角度系统功能角度 应付模块：应付模块：应付模块将员工区别于外部供应商，维护员工供应商的基础信息；以手工或外援系统导入方式创建应付发票，依据定义的严格审批层级作用于员工借款和费用报销的发票管理 总帐模块：总帐模块：通过特定的会计科目段进行标示Helpgo informationHelpgo InformationPage 56Helpgo informationHelpgo InformationPage 57会计信息的来源会计信息的来源 应付发票：一般分为

31、分配帐户（借方）和负债帐户（贷方）应付发票：一般分为分配帐户（借方）和负债帐户（贷方）负债帐户（贷方）：来自供应商地点层的设置分配帐户（借方）：（1）可手工输入分配帐户；（2）与采购订单匹配时，产生分配帐户，来自于采购模块设置；（3）预付款发票的分配行来自供应商地点层的设置；影响会计信息的设置：供应商、银行帐户影响会计信息的设置：供应商、银行帐户Helpgo informationHelpgo InformationPage 58付款：一般费用负债帐户（借方）和现金帐户（贷方）付款：一般费用负债帐户（借方）和现金帐户（贷方）负债帐户（借方）：来自应付发票的贷方帐户（供应商 地点层、发票头）现金

32、帐户（贷方）：来自付款银行帐户的设置影响会计信息的设置：供应商、银行帐户影响会计信息的设置：供应商、银行帐户会计信息的来源会计信息的来源 Helpgo informationHelpgo InformationPage 59Helpgo informationHelpgo InformationPage 60期间关闭概览期间关闭概览 运行验证运行验证/复查并复查并解决暂挂问题解决暂挂问题 创建会计科目创建会计科目 关闭期间关闭期间 调节期间的调节期间的 AP 活动活动 在在 GL 中过帐中过帐日记帐分录日记帐分录 传送并复查未传送并复查未入帐事务处理入帐事务处理 准备关闭准备关闭期间期间 关闭

33、关闭 GL 期间期间 Helpgo informationHelpgo InformationPage 61月结工作月结工作 确保本月所有业务均已完整并准确的录入系统 查找所有未验证或入账的事务处理，将其验证及入账 创建会计科目 将日记账分录传送至GL 与总账模块核对Helpgo informationHelpgo InformationPage 62运行验证运行验证/复查并解决暂挂问题复查并解决暂挂问题 解决发票解决发票暂挂暂挂 根据需要重新根据需要重新运行验证运行验证 运行运行“发票验证发票验证”流程流程 Helpgo informationHelpgo InformationPage 6

34、3传送和复查传送和复查 运行将日记帐传送运行将日记帐传送至至 Oracle General Ledger 复查传送结果复查传送结果 Helpgo informationHelpgo InformationPage 64在在 GL 中过帐日记帐分录中过帐日记帐分录 创建剩余创建剩余成批增加成批增加 在在 GL 中中过帐日记帐过帐日记帐 Helpgo informationHelpgo InformationPage 65使用使用 AP 调节调节 GL 三月应付帐款试算表三月应付帐款试算表 +四月应付款过帐发票登记表四月应付款过帐发票登记表 -四月应付款过帐付款登记表四月应付款过帐付款登记表=四月应付帐款试算表四月应付帐款试算表 Helpgo informationHelpgo InformationPage 66关闭关闭 AP 期间期间 关闭关闭 AP 期间期间 期间关闭例外期间关闭例外 Helpgo informationHelpgo InformationPage 67专业的团队为企业创造价值！专业的团队为企业创造价值！