管理沟通第6章课件.pptx

1、 主编冯云霞等中国人民大学出版社北京管理沟通管理沟通会议管理和沟通3本章思维导图本章要点目 录01会议和会议管理02群体沟通和会议沟通03会议沟通的过程管理04会议沟通的策略 6.1.16.1.1会议的会议的内涵内涵 会议的字面含义包括两层：一是会，就是大家聚在一起；二是议，就是大家讨论、商议、交换意见等。会是聚集的行动，议是行动的目的。在了解会议基本含义的基础上，可理解会议的丰富内涵。首先，会议是人类社会特有的产物。其次，会议是人类社会的一种群体活动。最后，会议这种集体活动有组织、有目的、有时间限制。6.1会议和会议管理 6.1.26.1.2会议的会议的特征特征6.1会议和会议管理目的性群体

2、性组织性普遍性 6.1.36.1.3会议的会议的类型类型 1.1.按照会议的按照会议的规模规模6.1会议和会议管理大型会议中型会议小型会议 6.1.36.1.3会议的类型会议的类型 2 2.按照会议的按照会议的功能功能6.1会议和会议管理会议有传播信息、发布指令的作用会议有信息交流、协调沟通的作用会议有研讨问题、头脑风暴的作用会议有民主咨询、征询参与的作用 6.1.36.1.3会议的类型会议的类型 3 3.按照是否按照是否正式正式6.1会议和会议管理正式会议非正式会议 6.1.46.1.4会议的会议的功能功能 首先是群体沟通的功能。6.1会议和会议管理（1）信息传播功能（2）信息交流功能（3）

3、评估和鉴定功能（4）知识传授和教育功能 6.1.46.1.4会议的会议的功能功能 其次是管理的功能。6.1会议和会议管理（1）计划功能（2）组织功能（3）决策功能（4）协调功能（5）控制功能目 录01会议和会议管理02群体沟通和会议沟通03会议沟通的过程管理04会议沟通的策略 6.2.16.2.1群体群体沟通沟通 管理者在进行群体沟通时坚持的目的和选择的策略方法对会议沟通的效果有很大影响。群体沟通过程中沟通对象的参与程度和沟通效果关系密切。在企业管理中，管理者进行管理沟通时要密切关注沟通对象的参与程度，通过信息共享、经验交流、思想碰撞帮助员工认同组织目标，获得有用信息，从而提高员工的自我管理能

4、力、创新能力和工作绩效。6.2群体沟通和会议沟通 6.2.26.2.2群体沟通的群体沟通的特点特点 群体沟通的好处表现为：（1）能够产生更多的主意和信息，使管理者分析问题、解决问题更全面，决策质量也更高；（2）有利于团队成员之间的相互理解，使成员关系更加融洽；（3）由于社会效应的作用，当个人处在群体之中时，会更有干劲和活力，令团队有较高的动力和业绩水平；（4）消除个人在分析问题和解决问题方面的偏差和盲点；（5）更容易采用风险转移的观点选择更冒险的方案和更创新的行动。6.2群体沟通和会议沟通 6.2.26.2.2群体沟通的群体沟通的特点特点 群体沟通的弊端表现为：（1）会议所花时间过长，效率变低

5、。以群体沟通的方式进行决策，有时会因过于追求统一意见而没有效率。（2）存在群体压力。（3）存在专家或领导压力。（4）在群体沟通中，很容易产生以说代做的现象。6.2群体沟通和会议沟通 6.2.36.2.3会议会议沟通沟通 从群体沟通的过程和沟通环境看，影响群体沟通的主要因素有：6.2群体沟通和会议沟通（1）文化性因素（2）社会性因素（3）心理性因素（4）物理性因素目 录01会议和会议管理02群体沟通和会议沟通03会议沟通的过程管理04会议沟通的策略 6.3.16.3.1会议会议筹备筹备（1）确定会议的目的和目标。（2）确定会议的议题。（3）确定与会人员。（4）确定会议的地点。（5）确定会议的时间

6、和时限。（6）会议的组织。6.3会议沟通的过程管理 6.3.26.3.2会议会议召开召开 首先是会议开始阶段。然后是按照会议议程开会。最后是会议议程进行完毕，会议结束。6.3会议沟通的过程管理 6.3.36.3.3会后会后跟踪跟踪 撰写和发送会议纪要或会议决议；督促检查有关事项的落实情况；协调各部门落实会议决议；兑现会议的承诺；必要时发送催办通知；等等。6.3会议沟通的过程管理目 录01会议和会议管理02群体沟通和会议沟通03会议沟通的过程管理04会议沟通的策略 6.4.16.4.1拟定会议拟定会议议程议程 会议议程是会议目的、内容和主题思想的载体。一方面，会议主持人按照会议议程组织会议；另一

7、方面，可将会议议程提前发给与会者，让他们做好参加会议的准备。会议议程的其主要内容应该包括以下几个方面：会议名称、会议召开的日期及具体时间、会议地点、会议时长、与会人员、会议承办单位或主持人、会议主题内容、会议预期的目的、会议召开的背景信息和会议的附录资料。6.4会议沟通的策略 6.4.26.4.2撰写会议撰写会议纪要纪要 会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的基本情况、会议议程的完成情况、会议议定的事项等主要内容经过整理，需要贯彻执行或对内对外公布的具有纪实性和指导性的文件。会议纪要的主要作用是可以让上级了解会议情况，便于及时指导；也可以向与会部门、相关单位或个人传达会议精神及议定的事项，便于

8、贯彻执行。6.4会议沟通的策略 6.4.26.4.2撰写会议撰写会议纪要纪要 1.1.会议纪要的基本特点会议纪要的基本特点（1）会议性。（2）议定性。（3）执行性。（4）行文关系多样性。6.4会议沟通的策略 6.4.26.4.2撰写会议撰写会议纪要纪要 2 2.会议纪要的基本类型会议纪要的基本类型（1）工作会议纪要。（2）协商交流性会议纪要。6.4会议沟通的策略 6.4.26.4.2撰写会议撰写会议纪要纪要 3 3.会议纪要的写作会议纪要的写作 会议纪要的主要内容应该包括以下几个方面。（1）标题。（2）文件日期。（3）正文。（4）结尾。6.4会议沟通的策略 6.4.36.4.3选择会议选择会议

9、主持人主持人 会议管理的成效主要在于会议的组织和控制，会议的组织和控制关键在于会议主持人或会议主席。要当好会议主持人，主要从以下三个方面着手：一是培养会议主持人的特质；二是认真履行会议主持人的职责；三是掌握必要的会议主持技巧。6.4会议沟通的策略 6.4.36.4.3选择会议选择会议主持人主持人 1.1.会议主持人的会议主持人的特质特质 作为一名合格的会议主持人，应该具备以下特质：目标明确、立场客观、善于组织、综合能力强等。这些特质既有先天的，也可以靠后天培养。每个人都可以在会议管理的实践中不断学习和掌握这些能力和特质。6.4会议沟通的策略 6.4.36.4.3选择会议选择会议主持人主持人 2

10、.2.会议主持人的会议主持人的职责职责6.4会议沟通的策略会议筹备阶段会议筹备阶段会议召开阶段会议召开阶段会后跟踪阶段会后跟踪阶段（1）组织或参与会前的议题、）组织或参与会前的议题、议程讨论和决策；议程讨论和决策；（2）组织或布置会议资料和）组织或布置会议资料和会议通知的准备及发放工作；会议通知的准备及发放工作；（3）负责检查会议的准备情）负责检查会议的准备情况，确保会议顺利召开；况，确保会议顺利召开；（4）做好会前的沟通协调工）做好会前的沟通协调工作。作。（1）提前到场，组织会议工作人员做好会议开始前的准备，发现问题及时解决；（2）准时开会，按照会议议程主持会议，控制每项议程的主题和时间；（

11、3）维持会议秩序，避免会议中的不必要冲突；（4）安排好会议的记录和资料收集工作；（5）对会议进行概括总结。（1）组织安排会议纪要的起草、审核、通过和发放工作；（2）检查会议纪要的贯彻和落实情况；（3）协调和解决会议纪要落实过程中的问题；（4）协调有关部门落实会议所做出的承诺。6.4.36.4.3选择会议选择会议主持人主持人 3 3.会议主持人需要掌握的技巧会议主持人需要掌握的技巧 在主持会议的时候，现场管理和场景管理需要技巧，比如座位的安排、气氛的调节、背景和现场的连接、对与会人员现场提问的反应、运用技术手段和寻求行政支持等。6.4会议沟通的策略 6.4.46.4.4会议沟通问题会议沟通问题应

12、对应对 1 1.会议沟通过程中的问题会议沟通过程中的问题（1）假共识问题。（2）不公平问题。（3）目标不明确。（4）客观因素。6.4会议沟通的策略 6.4.46.4.4会议沟通问题会议沟通问题应对应对 2 2.应对方法和措施应对方法和措施（1）头脑风暴法。（2）名义群体法。（3）综合法。6.4会议沟通的策略 6.4.56.4.5会议沟通趋势分析会议沟通趋势分析 随着经济的发展和科技水平的提高，多媒体会议、数字会议不再新鲜，其便捷性、即时性、远程性突破了实体会议的很多局限，逐渐成为组织会议形式的潮流。网络视频电话会议是以网络为媒介的多媒体会议平台，会议参与者可以突破空间的限制实现面对面交流，通过先进的视频、音频技术，使用强大的数据传递与共享功能，能够大大提高会议沟通的效率。6.4会议沟通的策略35案例案例：高管的高管的疑惑疑惑诊断沟诊断沟通情景通情景梳理沟梳理沟通问题通问题设计解设计解决方案决方案评估解评估解决方案决方案启迪启迪36 1.什么是会议沟通？2.会议沟通有哪些主要类型？3.会议沟通的过程中有哪些环节？4.影响群体沟通效果的主要因素是什么？5.提高会议沟通效率的主要策略有哪些？思考题思考题Thanks.学院院系 授课时间