时间管理及计划技巧课件.ppt

1、时间管理及计划技巧时间管理及计划技巧您好！欢迎您！思考选择克服成功的障碍克服成功的障碍成功成功目标目标不如意不如意抓住重点、远离琐碎抓住重点、远离琐碎大家参与：日常时间管理技巧？大家参与：日常时间管理技巧？学会限制时间学会限制时间避开高峰避开高峰巧用电话巧用电话成本时间成本时间精选朋友精选朋友避免争论避免争论积极休闲积极休闲集腋成裘集腋成裘提前休息提前休息搁置哲学搁置哲学学习目的课程目的课程目的现状现状用一幅画描绘你的工作环境、状况或心情用一幅画描绘你的工作环境、状况或心情工作工作 用一个词表达对工作的感受用一个词表达对工作的感受怎么这么多工作？！怎么这么多工作？！焦虑！焦虑！我的工作我的工作

2、 从不从不 有时有时 总是总是1 1、好像在有压力的情况下我的工作才能做得好。好像在有压力的情况下我的工作才能做得好。0 1 2 3 40 1 2 3 42 2、我认为之所以没有时间深刻思考问题，都是由于外界的匆忙和压力造成的。我认为之所以没有时间深刻思考问题，都是由于外界的匆忙和压力造成的。0 1 2 3 40 1 2 3 43 3、我看到周围的人或事慢吞吞地进行时，总是感到很生气。我讨厌排队。我看到周围的人或事慢吞吞地进行时，总是感到很生气。我讨厌排队。0 1 2 3 40 1 2 3 44 4、每当要请假时，我总感到非常愧疚。每当要请假时，我总感到非常愧疚。0 1 2 3 40 1 2

3、3 45 5、我好像总是从一个地方匆匆忙忙赶到另一个地方，从一件事跳到另一件事。我好像总是从一个地方匆匆忙忙赶到另一个地方，从一件事跳到另一件事。0 1 2 3 40 1 2 3 46 6、我经常发现自己把别人赶开，为的是自己有时间赶快做完一件事。我经常发现自己把别人赶开，为的是自己有时间赶快做完一件事。0 1 2 3 40 1 2 3 47 7、一离开办公室几分钟，我就会觉得心里不安。一离开办公室几分钟，我就会觉得心里不安。0 1 2 3 40 1 2 3 48 8、做一件事时，我脑子里经常想着另一件事。做一件事时，我脑子里经常想着另一件事。0 1 2 3 40 1 2 3 49 9、好像在

4、处理危机时，我的状态最好。好像在处理危机时，我的状态最好。0 1 2 3 40 1 2 3 41010、好像搞定危机比争取长期性的结果能给我带来更大的满足感。好像搞定危机比争取长期性的结果能给我带来更大的满足感。0 1 2 3 40 1 2 3 41111、我经常要舍弃跟生活中最重要的人在一起的时间，去处理各种各样的危机。我经常要舍弃跟生活中最重要的人在一起的时间，去处理各种各样的危机。0 1 2 3 40 1 2 3 41212、当我不得不让别人失望，放弃一些事情去处理危机时，我相信别人会理解。当我不得不让别人失望，放弃一些事情去处理危机时，我相信别人会理解。0 1 2 3 40 1 2 3

5、 41313、只有在解决各种各样危机过程中，我才能感到每天的意义和目的；只有在解决各种各样危机过程中，我才能感到每天的意义和目的；0 1 2 3 40 1 2 3 41414、我经常边工作边吃饭。我经常边工作边吃饭。0 1 2 3 40 1 2 3 41515、我经常想有一天我会去做我真正想做的事情。我经常想有一天我会去做我真正想做的事情。0 1 2 3 40 1 2 3 41616、每天下班看到自己处理完的一大堆文件，我会觉得别有成就感。每天下班看到自己处理完的一大堆文件，我会觉得别有成就感。0 1 2 3 40 1 2 3 4测试测试现状测试结果现状测试结果38分分以上以上小于小于20分分

6、21分分-37分分瘾性压力紧迫症瘾性压力紧迫症？压力紧迫症压力紧迫症一切瘾性问题的共同症状一切瘾性问题的共同症状n出现一种可以预见的感受出现一种可以预见的感受n成为吸引你所有注意力的焦点成为吸引你所有注意力的焦点n短暂消除痛苦和负面感觉短暂消除痛苦和负面感觉n产生一种人为的自我重要、权威、产生一种人为的自我重要、权威、控制、安全、亲密和成就的感觉控制、安全、亲密和成就的感觉n加重所要治疗的问题和感受加重所要治疗的问题和感受n逐渐使正常机能退化逐渐使正常机能退化看情景剧看情景剧讨论讨论n请找到影响他成效的具体因素请找到影响他成效的具体因素/障碍有哪些。障碍有哪些。几个重要概念几个重要概念n时间管

7、理即选择管理时间管理即选择管理n效率与成效效率与成效n应变与制变应变与制变n选择管理选择管理n以目标为导向以目标为导向 概念概念录像中理查忙的录像中理查忙的都是一些事件，都是一些事件，我们判断一个人我们判断一个人的时间用得是否的时间用得是否有价值，是依据有价值，是依据他做的事件来判他做的事件来判断的，如果导演断的，如果导演换一种拍法换一种拍法：早早12345晚晚事件事件Do the Things Right.把事情做对把事情做对VSDo the Right Things.选对的事情做选对的事情做概念概念Efficient 效率效率VS 与与Effective 成效成效概念概念Choices M

8、anagement选择管理选择管理决定命运的是选择而不是机会决定命运的是选择而不是机会概念概念Choice Management选择管理选择管理概念概念Reactive（应变）应变）概念概念Proactive（制变）制变）VS 与与n你你是否试过将手机设置为无声档？是否试过将手机设置为无声档？选择选择你先你先处理哪个处理哪个？选择选择n当发现会议冗长、在浪费时间时，你怎么办？当发现会议冗长、在浪费时间时，你怎么办？选择选择制变制变=黄金规则黄金规则BeginWiththe EndinMind从结局出发从结局出发What am I here for?n我的最主要的工作目的是：我的最主要的工作目的

9、是：n我月度的关键工作任务是：我月度的关键工作任务是：n我昨天做的事目的是：我昨天做的事目的是：Time Log 时间记录表时间记录表事情事情 8:30-8:458:30-8:45 8:45-9:008:45-9:00 9:00-9:159:00-9:15 9:15-9:309:15-9:30 9:30-9:459:30-9:45 9:45-10:009:45-10:00 10:00-10:1510:00-10:15 10:15-10:3010:15-10:30 10:30-10:4510:30-10:45 10:45-11:0010:45-11:00优先矩阵优先矩阵MIMIIMIIIMIV技

10、术支持工程师技术支持工程师处理紧急的顾客投诉-MI背诵质量方针-M3陪妻子看病-M3(不同对待）帮老板安装一个电脑软件M3(工作性质）问题的整理分析M2报销费用-m4 优先矩阵优先矩阵MI 必要,有直接价值MII 必要,有间接价值MIII 必要,没有价值MIV不必要,没有价值人为的紧急人为的紧急期限期限压力人盲人分享分享时间安排时间安排25-301550-602-320-2565-8015小于小于1普通人士的时间安排普通人士的时间安排成功人士的时间安排成功人士的时间安排不好好耗用時間时间管理的时间管理的PDCA耗用時間PADCPareto Principle帕雷托原则帕雷托原则2080Pare

11、to Principle20的的投入产生投入产生80的效益的效益个人练习：重心向右延伸个人练习：重心向右延伸n我的压力主要来自于以下工作内容：n这些工作内容的起源可能是：n我只要做好就可改善我的工作状况Key Question关键问题关键问题明知这些事会给你带来积极明知这些事会给你带来积极的效果，为什么你没做？的效果，为什么你没做？太忙、太累、没有时间太忙、太累、没有时间如何解决方法？（计划）如何解决方法？（计划）事件分类处理，每日计划事件分类处理，每日计划Compass+Clock=Time Management罗盘时钟罗盘时钟 =时间管理时间管理Compass+Clock=Time Man

12、agement罗盘时钟罗盘时钟 =时间管理时间管理罗盘罗盘：是方向，我们该做什么：是方向，我们该做什么What am I here for?时钟时钟：时间资源是有限的，如何在有限时间资源是有限的，如何在有限的时间内合理安排工作的时间内合理安排工作方法与工具方法与工具4 DsnD_马上给nD_先开会回头给nD_让别人待办nD_不理他开会开会客户要求建客户要求建议书议书4 DsnDo It Now Do It Now 立刻做立刻做nDelegate Delegate 授权授权nDo It Later Do It Later 以后做以后做nDont Do It/Dump Dont Do It/Dum

13、p 不做不做重要 Important紧急 UrgentMI Do it Now MII Do It Later MIII Delegate MIV Dont Do It Priority Matrix优先矩阵优先矩阵不知以后什不知以后什么时候做么时候做找不到人找不到人做做借助系统进行授权：借助系统进行授权：n 在你管理的工作领域在你管理的工作领域 有哪些第三象限的问有哪些第三象限的问题？题？n可以尝试用标准化、系可以尝试用标准化、系统化的方法解决统化的方法解决?n通过培训进行解决通过培训进行解决授权授权向上平行向外向下优先管理的核心优先管理的核心第二象限的事情：采取以第二象限的事情：采取以后做

14、，以后什么时候做？后做，以后什么时候做？记录下来记录下来设定人为的期限计划人的大脑：大脑皮层和记忆库人的大脑：大脑皮层和记忆库大脑大脑皮层皮层记忆记忆库库睡眠nMake a list of things to do todayMake a list of things to do today把每天要做的事情写下来；把每天要做的事情写下来；nSet Priority and work on the most Set Priority and work on the most importantimportant确定优先次序，从最重要的开始做；确定优先次序，从最重要的开始做；nDo it ever

15、y day!Do it every day!每天这么做！每天这么做！优先管理的核心优先管理的核心突发事件，计划突发事件，计划不如变化大。不如变化大。计划太浪费计划太浪费时间时间.有有条理、清楚自条理、清楚自己要做什么。己要做什么。备忘备忘.讨论讨论n使用日计划的好处n使用日计划的困难日日计划分享计划分享n很好的一个习惯，如果原来没有很好的一个习惯，如果原来没有做过，一定坚持试试；做过，一定坚持试试；n如果原来有习惯，只做到如果原来有习惯，只做到TO-DO一步，但要注意，常常完不成的一步，但要注意，常常完不成的是什么事。如：右例。之所以要是什么事。如：右例。之所以要做日计划是为了设定人为的紧急做

16、日计划是为了设定人为的紧急期限，增强自我控制能力，这样期限，增强自我控制能力，这样你也会更加制变；你也会更加制变；n计划不如变化，做计划是为了更计划不如变化，做计划是为了更好的应对变化；好的应对变化；n计划要现实，要留出时间处理不计划要现实，要留出时间处理不重要的事情，以实现与组织的兼重要的事情，以实现与组织的兼容；容；n制定日计划要在离开办公室或睡制定日计划要在离开办公室或睡觉之前。觉之前。例如：例如：上午工作有开会、上午工作有开会、写报告、见客人写报告、见客人常常完不成的是常常完不成的是“写报告写报告”如果给写报告一个如果给写报告一个清楚的时间期限，清楚的时间期限，更容易控制他人更容易控制

17、他人和自己和自己确保确保任务的完成。任务的完成。Daily Plan 每日每日计划计划在你在你 离开离开 办公室之办公室之 前前 计划第计划第 二天二天 的工作的工作Do the ,Delegate the .做 重要 的事情授权 紧急 的事情日计划日计划建立个人管理系统建立个人管理系统中长期计划中长期计划TO-DO要做要做什么事什么事解决了解决了WHAT的的问题问题日程，排时间日程，排时间解决了解决了WHEN的问题的问题清理桌面，文档管理清理桌面，文档管理解决了解决了WHERE的问题的问题3W管管理理系系统统Clean the Desk清理桌面清理桌面彻底清除不需要的文件资料等彻底清除不需要

18、的文件资料等对文档分类并对文档分类并合理放置合理放置做标识做标识保持保持吊档吊档制作制作资料柜的使用资料柜的使用记事贴的使用记事贴的使用桌面管理桌面管理关于笔记关于笔记回顾与分享回顾与分享What,When,Where What,When,Where 对你最有意义的是什么？对你最有意义的是什么？工具工具n授权跟进：TO-DO List“授权计划”（跟踪系统）n沟通记录：人际关系及重要事项n月计划与大脑图月月计划计划n月计划笼统、长远；n月计划叫项目（日计划叫事件）大脑图大脑图Mind Map公司简介发行印刷收集资料审核设计Why Plan?计划原理计划原理Planning is bringin

19、g the future into the present,so that you can do something about it now.计划意味着将未来呈现在眼前，以便计划意味着将未来呈现在眼前，以便你现在就为将来而奋斗。你现在就为将来而奋斗。Why Plan?计划原理计划原理No Wind Favors Him Who Has no Destined port.风不会偏爱没有目的港的帆风不会偏爱没有目的港的帆远景远景大脑大脑图图优先矩阵Overcome the Barriers to Success克服成功的障碍克服成功的障碍n录像（时间管理方法与技巧）录像（时间管理方法与技巧）Vi

20、sion without action is Vision without action is marrying with dreams.marrying with dreams.离开了行动的远景就如同离开了行动的远景就如同与梦幻结合与梦幻结合学习行动回顾学习行动回顾n我最主要的三点收益我最主要的三点收益、n课后我准备做的几点行动课后我准备做的几点行动、良好的习惯良好的习惯-成功的保证成功的保证时间管理的关键技时间管理的关键技巧是习惯，你运用巧是习惯，你运用时间管理工具变成时间管理工具变成习惯了，什么都变习惯了，什么都变得有序了，有效了；得有序了，有效了；时间管理最大的难时间管理最大的难题是习惯，一个人题是习惯，一个人的习惯太难改了！的习惯太难改了！共享共享人的生活不能像工厂，你可以在工作中人的生活不能像工厂，你可以在工作中幽默，也可以在生活中浪漫，时间管理幽默，也可以在生活中浪漫，时间管理绝不是让你变得机械化。但人们在人性绝不是让你变得机械化。但人们在人性化工作、生活中，往往会迷失时间管理。化工作、生活中，往往会迷失时间管理。这时关键是学会说这时关键是学会说“不不”，对浪费时间，对浪费时间的事情、不良习惯说的事情、不良习惯说“不不”！灯灯塔塔风风向向标标The end