时间管理及团队管理课件.ppt

1、时间管理及团队管理杨 乐为什么需要时间管理 信息爆炸；竞争的压力；对品质的追求；寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要；时间是什么？有什么特点？时间是一种特殊的稀缺资源 无法伸缩；无法停滞；无法逆转；无法积蓄；无法取代；无法再生；最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。时间管理概念狭义时间管理时间管理就是个人管理，把握自己才能把握时间；如果你不能管理时间，那么你什么也不能管理；如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标；广义时间管理战略层面：制定有效的发展战略规划，是最大的时间节约；流程层面：不断检讨和优化业务流程，可避免各种低质量的成本损耗；组织层

2、面：优化和改善组织结构，能够避免组织内部内耗；沟通层面：健全沟通渠道、完善沟通文化、降低沟通成本，可避免企业内外矛盾；授权层面：建立有效的授权模式，能够避免企业内部责、权、利不清的问题；资源层面：在战略导向下合理分配和利用资源，能够避免企业资源浪费的问题；会议层面：建立有效的会议文化，能够避免企业内部文山会海的问题；学习层面：建立学习型组织，能够避免员工素质低下而造成的资源浪费；习惯层面：建立良好的习惯，能帮助个人走向成功；情感层面：正确对待和处理情感问题，能帮助个人走向成功；正确管理的基础是良好的时间管理。“勤奋”是否足够问题：问题：今天的企业是否靠勤奋就能成功？今天的企业是否靠勤奋就能成功

3、？今天的员工是否当老黄牛就可以？今天的员工是否当老黄牛就可以？劳动本身就是美德？多劳就多得劳动本身就是美德？多劳就多得？对企业的战略目标对企业的战略目标贡献大的多得！贡献大的多得！“本末倒置”现象：现象：缺乏缺乏信心，就故意装出非常忙碌；信心，就故意装出非常忙碌；在目标不清晰时经常会特别卖力；在目标不清晰时经常会特别卖力；我们往往对行动不赋与任何目的；我们往往对行动不赋与任何目的；我们往往变成盲无目的的我们往往变成盲无目的的工作狂；工作狂；结果：结果：只会低头拉车，不去抬头看路；只会低头拉车，不去抬头看路；狗摇尾巴，却变成了尾巴摇狗！狗摇尾巴，却变成了尾巴摇狗！时间管理的目的在单位时间内比以前

4、做更多的事？在单位时间内比以前做更多的事？学习判断那些是对你最重要的事；充分的利用时间产生最大的价值；获得更大的获得更大的“效益效益”和更加和更加“舒适舒适”；时间管理的五个误区 工作缺乏计划；组织工作不当；时间控制不够；整理整顿不足；进取意识不强；时间管理的发展 第一代 公鸡型 第二代 仓鼠型 第三代 北极熊型 第四代 群狼型 第五代 熊猫型第一代：“公鸡型”利用便条和备忘录利用便条和备忘录，当日事当日毕。，当日事当日毕。好处：好处：知道自己做了那些工作；知道自己做了那些工作；坏处：坏处：你被各种你被各种“事件事件”所控制。所控制。结果：结果：逢山开路、遇水架桥；逢山开路、遇水架桥；后知后觉

5、，忙而无效！后知后觉，忙而无效！“公鸡型”的问题注重注重“事件事件”：定义：所做之事均有记录。定义：所做之事均有记录。问题：问题：是否真正需要做这些事情？是否真正需要做这些事情？关键词：关键词：你可能成为时间的你可能成为时间的“奴隶奴隶”！第二代：“仓鼠型”强调日历与日程表强调日历与日程表,事先制定工作计划；事先制定工作计划；好处好处：事先事先有准备，效率明显提高；有准备，效率明显提高；坏处：坏处：你会更忙碌，可能迷失方向。你会更忙碌，可能迷失方向。关键词：关键词：你可能会成为一个忙碌的你可能会成为一个忙碌的“工兵工兵”！“仓鼠型”的问题追求追求“效率效率”：定义：少用时间，做更多的事情。定义

6、：少用时间，做更多的事情。问题：问题：你真正需要和追求的是你真正需要和追求的是“效率效率”吗？吗？关键词：关键词：你会成为一架不停工作的你会成为一架不停工作的“机器机器”！第三代：“北极熊型”先明确个人价值观与目标的先明确个人价值观与目标的关系关系,强调优先级，强调优先级，提倡提倡对每一天进行合理规划对每一天进行合理规划；好处：好处：确立了个人价值观及与目标；确立了个人价值观及与目标；坏处：坏处：可能会缺乏整体的团队观念。可能会缺乏整体的团队观念。结果：结果：对事件的判断取决于个人价值观。对事件的判断取决于个人价值观。“北极熊型”的问题追求追求自身利益：自身利益：定义：个人价值观和利益至上。定

7、义：个人价值观和利益至上。问题：问题：个人英雄主义时代已经过去了！个人英雄主义时代已经过去了！关键词：关键词：你可能会成为一个你可能会成为一个“孤家寡人孤家寡人”！第四代：“群狼型”关注的重点不应该是如何管理时间，而是如何有关注的重点不应该是如何管理时间，而是如何有效的管理自己效的管理自己;追求追求集体利益：集体利益：定义：先做对的事，再把事做对！定义：先做对的事，再把事做对！强调：强调：以原则为重心，强调效果和效率齐头并进以原则为重心，强调效果和效率齐头并进;选择选择和确定最重要的事情先去做；和确定最重要的事情先去做；强调企业、团队、个人的均衡性；强调企业、团队、个人的均衡性；通过改变思想来

8、改变团队的行为。通过改变思想来改变团队的行为。“群狼型”的基本观念要素：要素：先做重要的事情，而非紧急的事；先做重要的事情，而非紧急的事；要求个人利益必须符合团队利益。要求个人利益必须符合团队利益。关键词：关键词：学会判断重要性与紧急性的区别。学会判断重要性与紧急性的区别。“群狼型”的问题追求集体利益：追求集体利益：定义：团队和集体价值利益至上。定义：团队和集体价值利益至上。问题：问题：为什么英雄和伟人往往不得好死？为什么英雄和伟人往往不得好死？做人难，做人做给别人看就更难！做人难，做人做给别人看就更难！关键词：关键词：集团的利益与自身幸福往往冲突！集团的利益与自身幸福往往冲突！第五代：“熊猫

9、型”追求社会公益与人生价值：追求社会公益与人生价值：定义：服务群体，同时追求人生价值！定义：服务群体，同时追求人生价值！强调：强调：认真工作、幸福生活、劳逸结合；认真工作、幸福生活、劳逸结合；服务社会、享受人生、二者均衡；服务社会、享受人生、二者均衡；社会进步、人生幸福、社会进步、人生幸福、世界大同；世界大同；“熊猫型”的基本观念要素：要素：工作即是享受、消费即是创造；工作即是享受、消费即是创造；追求个人利益与团队利益共存；追求个人利益与团队利益共存；强调：均衡、辩证、对立统一。强调：均衡、辩证、对立统一。关键词：关键词：学会思考怎样达到这样的境界。学会思考怎样达到这样的境界。五代时间管理间的

10、关系第一代：第一代：有了一个备忘录，但缺少一个计划！有了一个备忘录，但缺少一个计划！第二代：第二代：你有了一个计划，但缺少一个目标！你有了一个计划，但缺少一个目标！第三代：第三代：你有了一个目标，但缺少团队精神！你有了一个目标，但缺少团队精神！第四代：第四代：你有了团队意识，但缺少人生规划！你有了团队意识，但缺少人生规划！第五代：第五代：你即有人生规划，又有社会公德心！你即有人生规划，又有社会公德心！关键词：关键词：循序渐进、逐步完善、不断进取、把握人生！循序渐进、逐步完善、不断进取、把握人生！时间管理的六项基本原则 明确目标 有计划、有组织地进行工作 分清工作的轻重缓急 合理地分配时间 与别

11、人的时间取得协作 制定规则、遵守纪律SMART目标 具体的（specific）可衡量的（measurable）可达到的（attainable）相关的（relevant）基于时间的（time-based）时间四象限分清工作的轻重缓急 时间四象限分清工作的轻重缓急 愿景价值观的澄清计划、准备、预防学习、培训、休闲陪客户逛大街战略的！重大项目的谈判 紧急问题的处理重要会议或工作陪女朋友逛大街必须的！各种琐碎的闲杂事无用的广告、函件发呆、上网、闲聊游荡、逃避性活动陪老婆逛大街多余的!笨死了！无谓的电话、信件、报告、会议、应酬 符合别人期望的事 打麻将三缺一 陪岳母逛大街 无奈的！时间四象限分清工作的轻

12、重缓急 时间四象限分清工作的轻重缓急 帕累托原理（80/20原则）合理分配时间 其它领域的80/20原则 80%的财富集中在20%的人手中；80%的销售额是源自20%的顾客；80%的电话是来自20%的朋友；80%的总产量来自20%的产品；时间管理的 80/20原则 80%最佳效果的工作来自20%的时间；20%较为次要的工作花费80%的时间；对我们的启示 去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域；集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题；在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作；更有效地利用时间“创造”更多的时间；减少会议对时间的浪费；有效地利用等待时间；很好地利用旅行时间

13、；与上司沟通时如何更有效利用时间；对付电话所引起的时间的浪费；避免不速之客带来的时间的浪费；创造更多的时间有两种方法可以创造工作时间：早起晚睡通过授权的技能减少会议对时间的浪费 会议前发问有必要以会议形式进行商讨吗？尽量减少与会人数；当关键人物无法与会时，原则上不应开会；为避免会议冗长，可将会议安排在午餐前或下班前；要有明确的会议议程；计算会议成本；会议中会议中等候迟到者，则等于惩罚准时者；不要令与会者太舒服；避免受电话或访客之干扰；可让部分与会者参加会议的一部分；会议后整理会议记录发给有关人士；跟进会议中决定的事项；与上司沟通时如何更有效利用时间“听而不闻”的上司应开门见山，单刀直入；技巧性

14、地指明你与他谈论的事端对他所可能产生的利害关系；见异思迁的上司当他指派工作时，多作询问的工夫；如你的工作繁多，请他为你决定完成工作的优先次序；询问他完成工作的限时；以你为听众的上司尽量避免发问或对他的话语作出评论；如何避免电话引起的时间的浪费 事后回复电话的办法值得采用；尽量将须打出去的电话集中在一起 避免电话捉迷藏的两个原则：如果是对方的助理、秘书接的电话，务必打听何时可以联络到此人；留话时别忘了请对方在某个时刻或期间回话；如何避免干扰 最难控制的干扰 来自上司的干扰 让上司清楚知道你的工作目标；主动约见你的上司以减少干扰；尽量给上司香蕉，而不是猴子；最难推却的干扰 来自同事的干扰 如果有人

15、找你，站起来接待他；公司设立人人安静一小时制度；学会拒绝；最容易忽视的干扰 来自下属的干扰 安排固定时间供属下工作汇报；保留固定时间供属下提出问题；安排其他时间处理非紧急事件；最难察觉的干扰 来自自己的干扰 学习管理和控制自己；如何与别人的时间取得协作 认清并适应组织的节奏性与周期性；站在对方的角度考虑问题；提前做好计划与安排；制定规则、遵守纪律 在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止；即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标；由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内；计划分类 按广度分 战略性计划、作业性计划 按时间

16、框架分 短期计划、长期计划 按明确性分 具体性计划、指导性计划制定计划的步骤1.确立目标；2.探寻完成目标的各种途径；3.选定最佳的完成方式；4.将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；5.编排月/周/日的工作次序并加以执行；6.定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性；制定计划的注意事项 事先的了解 所在部门的业务定位 所在岗位的业务定位 上级主管的业务目标 上级主管对你的期望和要求 与其它相关岗位的业务接口关系 遵循5W2H原则 Why、What、When、Where、Who；How to、How mach；设置控制点（里程碑）设置阶段性的里程碑，按时检查，及时发现问题，对自己难以

17、解决的，需寻求外部支持；坚持工作记录，对计划执行情况进行总结，发现和纠正偏差；计划管理WBS定义 创建WBS是把项目可交付成果和项目工作分解成较小的，更易于管理的组成部分的过程；分解方式 按产品的物理结构分解；按产品或项目的功能分解；按照实施过程分解；衡量标准 是否全部分解完毕 WBS分解的所有活动是否全部定义了项目的工作 所分解的活动是否可行 是否包含临时的里程碑和监控点 WBS的分解结构是否合适 分解后的活动在逻辑上是否能形成一个大的活动 是否集成了所有的关键因素 逻辑上是否合理、清楚和简单工具 WBS Chart Pro计划管理WBS计划管理PERT定义 PERT（网络计划评审技术）是以

18、网络图的形式制定计划，求得计划的最优方案，并据以组织和控制开发进程，达到预定目标的一种科学管理方法；前提 完成任务分解；操作步骤 画图 用网络图来表达一项开发计划中各工作（阶段、模块等）的先后顺序和相互关系；估计时间 工序时间=(a+4b+c)/6 （a：最乐观时间；b：期待时间；c：最悲观时间）；倒推法：一般确定结束时间，再逐步推出各部分需要时间；留有余地、应付突发任务；确定关键路径 时间上的关键路径；技术上的关键路径；通过不断改善网络计划，选择最优方案并付诸实施；在计划执行过程中进行有效的控制和监督，保证合理地使用人、财、物，按预定目标完成任务计划管理PERT猴子和香蕉 定义 猴子：待解决的问题；香蕉：解决问题的方法；问题 总是有人企图把他的猴子交给你；照顾别人的猴子会非常耗费时间；猴子令你的生活痛苦和工作忙乱；猴子会成为一个个“烫手的山芋”；方法 专心去照顾你的猴子；让别人照顾他的猴子；把猴子交给能干的人；团队分工合作养猴群；谢 谢！