中层管理十大技能之-2时间管理-课件.ppt

1、 职业经理的十项管理技能职业经理的十项管理技能课件设计课件设计:雷鸣雷鸣具体结构内容简介具体结构内容简介 下页介绍分属对应情况下页介绍分属对应情况绩效管理绩效管理团队发展团队发展自我管理自我管理三大模块三大模块角色认知角色认知时间管理时间管理有效沟通有效沟通目标管理目标管理激励激励绩效评估绩效评估领导领导教练教练授权授权团队发展团队发展十大技能十大技能领导领导课程结构课程结构 三大模块与十大能力之间的关系三大模块与十大能力之间的关系自我管理自我管理绩效管理绩效管理团队发展团队发展有效沟通有效沟通时间管理时间管理角色认知角色认知激励管理激励管理绩效评估绩效评估目标管理目标管理团队发展团队发展授权

2、授权教练教练领导领导课程结构课程结构自我管理自我管理绩效管理绩效管理团队发展团队发展有效沟通有效沟通时间管理时间管理角色认知角色认知激励管理激励管理绩效评估绩效评估目标管理目标管理团队发展团队发展授权授权教练教练课程结构课程结构时间管理时间管理对时间的分析对时间的分析第二象限工作法第二象限工作法养成好习惯养成好习惯 第第5讲讲 对时间的分析对时间的分析第第5讲讲 对时间的分析对时间的分析n【本讲重点本讲重点】nA、分析时间的重要性、分析时间的重要性nB、时间分析方法、时间分析方法A、分析时间的重要性、分析时间的重要性 及及 问题成因问题成因【关于时间的忠告】我们都有相同的时间，时间稍纵即逝，失

3、去的时间是永远无法追回的。真正的价值在于我们利用它做什么事。我们只有176个小时个小时来完成每个月每个月的目标，只有2112个小时来完成每年每年的目标，只要时间一流逝，我们就一无所获。(本例以22天/月计算)让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱，你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来。时间是最有价值的资源，而且是最难以时间是最有价值的资源，而且是最难以有效利用、最经不起浪费的资源。有效利用、最经不起浪费的资源。A、分析时间的重要性、分析时间的重要性 及及问题成因问题成因 n多数职业经理都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直就是“忙碌”二字的化身。n由于职业经理的多维角色，他们在工

4、作中表现出来的忙乱与普通员工有很大的差异。n有没有方法提高时间的利用率，有尽可能多的时间去陪陪家人？下面就来分下面就来分析职业经理之所以忙乱的析职业经理之所以忙乱的原因。原因。WHY？A、分析时间的重要性、分析时间的重要性即问题成因分析即问题成因分析n成因一、成因一、无无计划或计划不周计划或计划不周下页开始逐条展开下页开始逐条展开n成因二、工作成因二、工作无无主次主次n成因三、成因三、不不对下属授权对下属授权n成因四、沟通成因四、沟通不不善善n1.时间用于处理沟通时间用于处理沟通不不善带来的恶果善带来的恶果n2.无无效沟通效沟通n成因五、成因五、不不良习惯良习惯再品三国再品三国,学习草船借箭学

5、习草船借箭单枪匹马就想横扫天下单枪匹马就想横扫天下低劣的沟通能力及参与意愿低劣的沟通能力及参与意愿事后本可避免的补救行为事后本可避免的补救行为成因一：无计划或计划不周成因一：无计划或计划不周n由于职业经理经常碰由于职业经理经常碰到突发情况，所以，到突发情况，所以，很多职业经理觉得计很多职业经理觉得计划对于他们没有作用。划对于他们没有作用。总认为计划不如变化总认为计划不如变化快，所以干脆不定计快，所以干脆不定计划。划。n计划是时间管理的前计划是时间管理的前提，没有计划，也就提，没有计划，也就谈不上有效的时间管谈不上有效的时间管理。理。基层具体基层具体操作坚持操作坚持管理宏观管理宏观状态把控状态把

6、控计划目的计划目的成因二：工作无主次成因二：工作无主次n工作总有主要与次要的差别，作为职业经理，由于他的很多工作会影响到其他人，因而在工作中，必须分清楚哪些事情是必须做的，哪些事情可以慢一点处理，哪些事情不必亲力亲为。对于必须做的事情，不但要优先优先处理，还要规定一个时限时限。不要让不重要的事情影响到整个部门、团队的工作。n有很多人按照先后顺序先后顺序来安排工作，这种方法的本身就没有主次之分没有主次之分，弊病是在次要工作上浪费很多时间，因为时间是有限的，必然用在重要工作上的时间就要相对减少。这是优秀职业经理要避免的。需要主动调整的能力，而非像机器一样按部就班需要主动调整的能力，而非像机器一样按

7、部就班成因三：不对下属授权成因三：不对下属授权n职业经理的主要角色是管理者，管理就要向下属进行有效的授权，通过下属去实现目标通过下属去实现目标。不向下属授权，很多工作都得由自己去完成。总认为这个工作下属做不了，那个工作下属做不了，所有的工作都由自己做，而下属无事可做。这种情况实际上是你在替下属工作替下属工作，而作为职业经理需要做的很多工作反而没有时间去完成，原因就在于把时间用错了地方时间用错了地方，用在根本不需要亲自去做的事情上。自己忙得不可开交，结果结果不但家人报怨，上司和下属也不觉得你好。上司认为你的工作效率低，员工认为你不认可他的工作能力。总之，不向下授权往往会吃力不讨好。成因四：沟通不

8、善成因四：沟通不善n前面说过，企业70%的问题是沟通障碍引起的。关于沟通障碍引起的时间浪费主要体现在两个方面：n1.时间用于处理沟通不善带来的恶果时间用于处理沟通不善带来的恶果n例如，某员工对公司有一些看法，正确的做法是他向你或有关部门提出意见，但是，这位员工却私下议论，或者透露给客户，一传十，十传百，员工的个人看法在众多员工和客户中传开，给公司形象带来消极影响。作为上司，必须花时间去处理由此带来的负面效应。如果员工能够与你进行有效沟通，就不需要花费时间去处理私下议论带来的负面影响了。n2.无效沟通无效沟通n花了很多时间，却没有达成有效沟通，也就是用于沟通的时间没有效率。n很多职业经理也认为花

9、了大量的时间与下属进行沟通。问题不是有没有沟通，而是沟通的效果如何。沟通只是第一步，目的是为了获得高效的沟通。沟通没有了效果，我们称之为“沟而不通”。成因五：不良习惯不良习惯n有的人把大量时间浪费在不良习惯上。例如，喜欢在电话里聊天；在桌面上堆放一大堆材料，用的时候就得花时间去找；有些人属心血来潮型的，想到哪里，做到哪里；有些人对办公环境特别敏感，必须在一定的环境中才能静心工作；有些人在某些时段的工作效率不高。对于不良习惯，可能自己没有意识到，但实际上浪费了很多时间。n如果是普通员工，不良习惯只会影响一个人。作为职业经理，要和下属进行交流，不良习惯就会影响到很多人，甚至影响部门的工作。下面请看

10、一个案例，轻松一下下面请看一个案例，轻松一下n【事例】n人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动：n8:30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到一直到10:00。n10:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题薪资的问题，解释了20分钟分钟。n10:20给下属布置招聘工作布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。n11:00处理文件报告处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。n吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没

11、有完成，就急忙赶到办公室。n14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时两个小时。n16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。n4：30召集下属开会召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议会议不仅没有达到没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到5:00。n已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上又得加班了。一天工作时间工作分布情况图一天工作时间工作

12、分布情况图8：3010：0010：2011：0012：0014：0016：0016：3017：00上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题电话询问有关新员工薪资的问题薪资的问题给下属布置招聘工作布置招聘工作处理文件报告处理文件报告饭后午休、加班工作写公司人力资源规划报告同用人部门讨论招聘营销人员的事宜下属下属请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。召集下属开会、会议召集下属开会、会议不仅没有达到没有达到预期目的，还拖延了时间未写完的报告和需要处理的文件带回家未写完的报告和需要处理的文件带回家仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？n上司不定期召见不定

13、期召见使时间具有很大的随意性。n电话干扰电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。n会议安排会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。n喜欢下属事事请示汇报的官僚作风官僚作风，浪费了许多时间。n对下属工作对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。n事必躬亲事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。n工作没有目标和程序没有目标和程序，就没有主动性。n没有轻重缓急和主次主次之分，甚至本末倒置。n不会说不会说“不不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。n乐于做熟悉和喜欢做的事乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。n【

14、忠告】n浪费时间的根本原因还在于自己！n【自检】n分析一下自己的工作时间，你是如何处理职责和事务的？看看你对时间是如何控制的？-下面我们了解本节第二重点下面我们了解本节第二重点“时间分析方法时间分析方法”B、时间分析方法、时间分析方法n方法方法1、时间价值的计算、时间价值的计算n方法方法2、时间支配能力分析、时间支配能力分析n方法方法3、工作紧急性分析、工作紧急性分析n方法方法4、工作重要性分析、工作重要性分析n方法方法5、会议分析、会议分析n方法方法6、干扰因素分析、干扰因素分析方法方法1、时间价值的计算、时间价值的计算n你的时间（单位可以是小时，也可以是天）值多少钱？进行时间价值的计算，可

15、以帮助你理解时间意味着什么？n1.计算方法计算方法n（1）成本价值法。即年薪（或年度人工成本总额）与工作时间之比。每周工作五天，每年就是242个工作日，合1694小时。(本次以国外计算国内计多点时间,少点单价)表表5-1 成本价值计算成本价值计算年薪年薪（元）（元）每天的价值每天的价值（元）（元）每小时的价值每小时的价值（元）（元）每分钟的价值每分钟的价值（元）（元）150001500062.062.08.868.860.150.152500025000103.3103.314.7614.760.250.253500035000144.6144.620.720.70.340.344500045

16、000186.0186.026.626.60.440.445500055000227.3227.332.532.50.540.546500065000268.6268.638.438.40.640.647500075000309.9309.944.344.30.740.748500085000351.2351.250.250.20.840.84100000100000413.2413.259.059.00.980.98（2）收入价值法。即销售目标（年销售额或）收入价值法。即销售目标（年销售额或年利润额）与工作时间之比。年利润额）与工作时间之比。销售额销售额（万元（万元）每天的价值每天的价值（万

17、元）（万元）每小时的价每小时的价值值（万元）（万元）每分钟的价值每分钟的价值（万元）（万元）100010004.134.130.590.590.00980.00985000500020.6620.662.952.950.0490.049100001000041.341.35.95.90.0980.098200002000082.682.611.811.80.20.25000050000206.6206.629.529.50.490.49表表5-2 收入价值计算收入价值计算方法方法1、时间价值的计算、时间价值的计算n2.时间价值计算法的启示时间价值计算法的启示n（1）每一天、每一小时、每一分钟都

18、有很大价值n时间就是金钱，浪费时间，就意味着增加了成本，减少利润。浪费的时间，无论如何也弥补不了。n（2）钱是一分一分挣来的钱是通过每一分钟、每一小时、每一天的努力工作挣来的。一天浪费（不管什么原因）12小时，意味着在其他时间中挣钱的效率要提高1030%，显然，这是十分困难的。n（3）浪费时间等于浪费金钱n用上面的两种方法计算一下时间价值，并牢牢记住：浪费了多少时间时，就是浪费了多少钱。n（4）时间需要规划n规划时间，以便使宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动上。方法二：时间支配能力分析方法二：时间支配能力分析n时间支配能力分析测试题时间支配能力分析测试题n请回答下列问题，测试一下你对

19、时间的支配能力。n请问答“是”或“否”。n（1）你是否一到公司便列出当日工作安排？n（2）你是否在固定的时间里处理往来函件，如上午或下午？n（3）你是否将无用的文件处理掉，而不是机械地归档？n（4）你是否能避免各种浪费时间与精力的“琐事”？n（5）你能使每项工作都善始善终，避免头绪多而乱吗？n（6）你能注意缩短用餐、饮茶时间吗？n（7）你只欢迎那些实在的、对公司有益的推销员或顾问吗？n（8）你除非万不得已才召开会议吗？n（9）你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗？n（10）你收到函件后是否阅后立即处理？n（11）你阻止别人给你寄发各种无用资料吗？n（12）你阅读报刊杂志时是否浏览大意后

20、，再细读重点章节？n（13）你肯放手让部下独立工作吗？能不频繁检查或干扰他们吗？n（14）你鼓励部下遇到问题时开动脑筋，提出独立见解吗？n（15）你手边有重要工作处理时，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒绝吗？n（16）你能充分利用电话提高效率，不在工作时间煲“电话粥”吗？n（17）你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划？n（18）你能充分利用电脑、复印机提高效率吗？n（19）当你遇到非得靠专门知识与经验才能解决的问题时，你是否请教专家 协助，而不是单枪匹马地蛮干？n（20）你在召开重要会议时是否吩咐秘书不转电话，不会见未约来访者？评分标准评分标准n回答“是”，得5分；回答“否”，得0分

21、。n如果得80-100分，表明你能最充分地利用自己的时间，不必因不能完成任务而加班或将工作带回家。n如果得60-80分，表明你基本上能够有效支配时间，只在某些方面仍须改进，可参考测试结果对照检查。n如果得30-60分，表明由于做事计划性差、效率低，增加了很多工作压力，你的问题集中在三个方面：主次不分；不能充分相信下属，不放权；精力分散，易受不速之客干扰。只要下决心改正以上不足，你一定能在有限的时间里取得更高的效益。n如果得30分以下，那表明你面临严重的问题或将被解职，除非你立即全力以赴提高效益。方法方法3、工作紧急性分析、工作紧急性分析n工作紧急性分析工作紧急性分析 n1.目的目的n分析每天（

22、每周、每月）的工作紧急程度，根据紧急程度安排工作的先后顺序。n2.工具工具n运用工作紧急性分析表。紧急性紧急性工作事项工作事项非常紧急非常紧急(马上要做马上要做)紧急紧急(短时短时间内要做间内要做)不很紧急不很紧急(可可从长计议从长计议)不紧急不紧急(无无时间要求时间要求).频次频次时间时间 表表5-3 工作紧急性分析表工作紧急性分析表姓名：日期：年 月 日在紧急性的四格中选择“”即可方法方法3、工作紧急性分析、工作紧急性分析n3.程序程序n（1）将工作事项的紧急性分为四档：非常紧急，马上要做；紧急，短时间内要做（一般是当天要做的）；不很紧急，可从长计议（可以纳入计划中做）；不紧急。n（2）统

23、计“频次”。即不同紧急程度的工作事项各占多少（每天或每周或每月）。n（3）统计“时间”。即完成不同紧急程度的工作事项所占用的时间。n4.工作紧急性分析法的启示工作紧急性分析法的启示n(1)统计你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作？n(2)非常紧急的工作事项，如果频繁发生，即应考虑授权式管理。制度、营销策略、产品品质等重大问题，与时间无关。n(3)“紧急事项”越多，时间管理问题越大。n(4)“紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项，时间比重越大，时间管理问题越大。n(5)除“非常紧急”之外，要分析所谓“紧急”事项是否真的那么急。方法方法4、工作重要性分析、工作重要性分析n1.目标目标n分析每天（

24、每周、每月）的工作重要程度，根据重要程度安排工作的用时。n2.方法方法n运用工作重要性分析表。表表5-4 工作重要性分析表工作重要性分析表姓名：日期：年 月 日重要性重要性工作事项工作事项非常重要非常重要(绝对要做绝对要做)重要重要(应应该做该做)不很重要不很重要(可做可不可做可不做做)不重要不重要(可不做可不做)频次频次时间时间在重要性的四格中选择“”即可方法方法4、工作重要性分析、工作重要性分析n上表说明n1）将工作事项的重要性分四档：非常重要，绝对要做（即其他事情都可以不做，也要做的事项）；重要，应该做（不做就要出问题）；不很重要，可做可不做（做比不做好一点）；不重要，可不做（做也不见得

25、好）。n（2）统计“频次”。即不同重要程度的工作事项各占多少（单位：日、周、月）。n（3）统计“时间”。即完成不同重要程度的工作事项所占用的时间。方法方法4、工作重要性分析、工作重要性分析n3.工作重要性分析法的启示工作重要性分析法的启示n（1）你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作？n（2）非常重要的工作，如果很紧急，则与时间管理无关。n（3）重要的工作事项所占时间越多，时间管理就越合理。n（4）一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不很重要”的工作事项。n（5）特别注意对“重要”的工作事项进行分析。方法方法5、会议分析、会议分析n1.目的目的n分析会议的必要性及其浪费、拖延的原因，

26、寻求相应的解决办法。n2.方法方法n运用会议分析表。表表5-5 会议分析表会议分析表姓名：日期：年 月 日日期日期会会议议名名目目会议会议倡议倡议计计划划用用时时实际实际用时用时原因原因分析分析会议必要性评估会议必要性评估必须必须的的目的目的明确明确的的目的不目的不明确的明确的可不可不开的开的会议分析表会议分析表分析会前准备情况分析会前准备情况分析会议过程分析会议过程会后分析会后分析有无会议计划、目标、有无会议计划、目标、议程，时间安排？议程，时间安排？是否准时开会？为什是否准时开会？为什么？么？会议纪要有没有？会议纪要有没有？发给与会者没有？发给与会者没有？时间和地点是否恰时间和地点是否恰当

27、？当？是否跑题？是否跑题？会议决议的执行情况会议决议的执行情况参加人是否适当和必参加人是否适当和必须？须？是否按计划进行？是否按计划进行？会议必要性评估会议必要性评估秩序是否正常？秩序是否正常？是否有人中途出去？是否有人中途出去？是否按时结束？是否按时结束？会议结论会议结论:方法方法5、会议分析、会议分析n3.会议分析法的启示会议分析法的启示n（1）根据统计，职业经理用于会议的时间约占工作时间的20%，如何利用好这20%的时间，是时间管理的重要环节。n（2）职业经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结会”、“专题讨论会”等。对于自己可以决定是否召开的会议，一定要事先评估开会的必要性

28、。n（3）事先准确通知参会人员，即使是部门里只有几个人或十几个人。最好养成以简明的书面形式的通知大家会议计划，而不要简单一句“下午开会”就把大家召集起来。n（4）严格会议纪律。n（5）参加别人召集的会议，可请求召集人确认会议规则，以免浪费时间。方法方法6、干扰因素分析、干扰因素分析n1.目的目的n分析哪些因素干扰了正常的时间安排，以便寻求治理的措施。n2.方法方法n运用干扰因素分析表。表表5-6 干扰因素分析表干扰因素分析表姓名：日期：年 月 日分析干扰因素分析干扰因素干扰者干扰者排序排序后果后果对策对策 缺乏自律缺乏自律 文件杂陈文件杂陈 拖延拖延职责混淆职责混淆 不会说不不会说不 突然约见

29、突然约见当下想干的事太多当下想干的事太多经常经常“救火救火”条理不清条理不清计划不周计划不周无效会议无效会议不速之客不速之客电话干扰电话干扰表格说明n（1）列出干扰因素n干扰因素可以分为两大类：一类是实发性干扰，一类是拖延性干扰。n（2）对干扰因素排序n通过对干扰因素的排序，每次找出排在前三位的干扰因素加以克服。甚至可以找出排在第一位的干扰因素加以克服。每次不要多，但求找出干扰最大的因素，坚决克服掉。n（3）对突发性干扰的分析n突发性事件是职业经理工作时间的最大干扰因素。由于职业经理角色的特殊性，会遇到上、下、左、右全方位的干扰。研究表明您的干扰者顺序为：.n（4）罗列出干扰所带来的后果n（5

30、）寻求对策n寻求前三位干扰因素的对策，其他则可以缓一步。方法方法6、干扰因素分析、干扰因素分析n3.干扰因素分析法的启示干扰因素分析法的启示n（1）通过对干扰性因素排序，找出最需要克服的因素。n（2）在拖延性干扰中，最需要而且最能够克服并且容易产生良好结果的是克服“缺乏自律”。因为在拖延性干扰中，许多因素你可能无法把握，但是，你应当可以把握你自己。n（3）在突发性干扰中，最需要克服的是“突然约见”。n（4）都是谁干扰了你的时间安排，偷走了你的时间？不同的人、不同的行业、不同的企业，可能会有不同的顺序。你一定要清楚，谁对你的干扰最大？下属、上司、同事、客户、朋友，还是你自己？n【自检自检】n选择

31、你认为最适合的分析方法，对你的时间利用方式进行选择你认为最适合的分析方法，对你的时间利用方式进行分析。分析。n_n_n_n n【本讲总结】n本讲主要介绍时间分析的方法。感到特别忙乱的时候，运本讲主要介绍时间分析的方法。感到特别忙乱的时候，运用不同的时间分析方法对时间进行分析，以帮助职业经理用不同的时间分析方法对时间进行分析，以帮助职业经理获得利用时间的合理模式。这是职业经理进行时间管理的获得利用时间的合理模式。这是职业经理进行时间管理的重要方法。重要方法。n n【心得体会】n_n_n_ 下面我们讲时间管理系列之第下面我们讲时间管理系列之第2讲讲 第二象限工作法第二象限工作法课程结构课程结构时间

32、管理时间管理对时间的分析对时间的分析第二象限工作法第二象限工作法养成好习惯养成好习惯第第6讲讲 第二象限工作法第二象限工作法第6讲 第二象限工作法n【本讲重点本讲重点】n一、四象限的工作分类一、四象限的工作分类n二、第二象限工作法二、第二象限工作法一、四象限的工作分类n工作的两种划分工作的两种划分n1.按工作的紧急程度划分按工作的紧急程度划分n2.按照重要程度来划分按照重要程度来划分n“四象限四象限”的工作分类的工作分类n1.第第象限：既紧急又重要的事项象限：既紧急又重要的事项n2.第第II象限：重要但是不紧急的事项象限：重要但是不紧急的事项n3.第第III象限：紧急但不重要的事项象限：紧急但

33、不重要的事项n4.第第象限：不紧急和不重要的事项象限：不紧急和不重要的事项工作的两种划分工作的两种划分n1.按工作的紧急程度划分按工作的紧急程度划分n有些工作特别紧急，需要马上处理，按照有些工作特别紧急，需要马上处理，按照优先顺序的原则，紧急的事排在前。有些优先顺序的原则，紧急的事排在前。有些事不太紧急或不紧急，可以往后推一推，事不太紧急或不紧急，可以往后推一推，根据优先顺序原则把不太紧急或不紧急的根据优先顺序原则把不太紧急或不紧急的事排在后面。事排在后面。【案例案例】某销售经理某天工作紧急程度划分：某销售经理某天工作紧急程度划分：紧急紧急不紧急不紧急紧急处理客户投诉紧急处理客户投诉意外事故的

34、紧急排除意外事故的紧急排除客户拜访客户拜访确定明天的广告确定明天的广告接待质检人员接待质检人员工作总结工作总结修改工作流程修改工作流程处理同事的一些误解处理同事的一些误解辅导下属工作辅导下属工作安排下一步工作安排下一步工作与同级部门间的协调与同级部门间的协调销售政策的修改销售政策的修改n2.按照重要程度来划分按照重要程度来划分重要的工作需要花费较多的时间和精力去重要的工作需要花费较多的时间和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花费较做，不太重要或不重要的工作只需花费较少时间去做。显然，优先顺序原则就是重少时间去做。显然，优先顺序原则就是重要的排在前，不重要的排在后。要的排在前，不重要的排在后。

35、【举例举例】销售部经理的某一天工作的重要程度划分：销售部经理的某一天工作的重要程度划分：重要工作重要工作不重要工作不重要工作销售费用预算计划销售费用预算计划制定部门招聘计划制定部门招聘计划拜访重要客户拜访重要客户工作报告总结工作报告总结下达指示下达指示一些文件和资料的查询一些文件和资料的查询文件归档文件归档应付无关人员应付无关人员领用物品领用物品报销差旅费报销差旅费n“四象限四象限”的工作分类的工作分类n所有的工作都既有紧急程度的不同，又有所有的工作都既有紧急程度的不同，又有重要程度的不同。根据这两个方面，可以重要程度的不同。根据这两个方面，可以将工作分成四类，如下图所示：将工作分成四类，如下

36、图所示：图图6-1 四象限的工作分类四象限的工作分类第第象限象限不紧急不紧急不重要不重要第第象限象限紧急紧急不重要不重要第第象限象限不紧急不紧急重要重要第第象限象限紧急紧急重要重要 重要重要 不重要不重要 紧急紧急 不紧急不紧急1.第第象限：既紧急又重要的事项象限：既紧急又重要的事项n紧急是指必须马上做的事项；重要是指对公司、紧急是指必须马上做的事项；重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。部门或者个人有重大影响的事项。n例如销售部经理要处理客户投诉。需要职业经理例如销售部经理要处理客户投诉。需要职业经理临临“急急”不乱，能够使顾客对你的解释或处理结不乱，能够使顾客对你的解释或处理结果接

37、受和满意。果接受和满意。n但是，如果顾客投诉增多，每天都要处理类似事但是，如果顾客投诉增多，每天都要处理类似事件，则要考虑产品是否出了问题？销售人员的销件，则要考虑产品是否出了问题？销售人员的销售或服务水平是否降低？售或服务水平是否降低？2.第第II象限：重要但是不紧急的事项象限：重要但是不紧急的事项n例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定，新聘的例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定，新聘的销售人员的培训等虽然非常重要，但可以拖一段时间。销售人员的培训等虽然非常重要，但可以拖一段时间。然然而一旦这些重要的事项没有在限定的时间内完成，而一旦这些重要的事项没有在限定的时间内完成，等到要上

38、交或实施时才着急去做，就变成第一象等到要上交或实施时才着急去做，就变成第一象限的工作限的工作既重要又紧急。一般情况下，重要的事项既重要又紧急。一般情况下，重要的事项都是可以在一定的时间内完成的，一般有较充足的时间安都是可以在一定的时间内完成的，一般有较充足的时间安排，但是，由于每天忙于琐碎事务，经常把重要的事搁置排，但是，由于每天忙于琐碎事务，经常把重要的事搁置起来或认为还有时间，结果做了次要的事反而将重要的事起来或认为还有时间，结果做了次要的事反而将重要的事拖到最后一刻，不仅时间仓促，质量和效果也不能令人满拖到最后一刻，不仅时间仓促，质量和效果也不能令人满意。意。3.第第III象限：紧急但不

39、重要的事项象限：紧急但不重要的事项n销售经理解决客户投诉，上司找你了解工作等等都是紧急销售经理解决客户投诉，上司找你了解工作等等都是紧急的事。下属请示工作、电话、会议、来访等基本上也属于的事。下属请示工作、电话、会议、来访等基本上也属于这一象限。由于对时间没有计划性，没有按优先原则排序，这一象限。由于对时间没有计划性，没有按优先原则排序，所以经常把一些紧急的事当成重要的事来处理，颠倒了主所以经常把一些紧急的事当成重要的事来处理，颠倒了主次。次。4.第第象限：不紧急和不重要的事项象限：不紧急和不重要的事项n不要为既不紧急也不重要的事而花费宝贵不要为既不紧急也不重要的事而花费宝贵的时间与精力。的时

40、间与精力。n【事例事例】n肖经理一天的工作主要是肖经理一天的工作主要是接电话接电话、辅导下辅导下属工作属工作、与、与财务经理谈销售费用财务经理谈销售费用的预算、的预算、与与行政部门经理闲聊行政部门经理闲聊、向、向营销总监汇报营销总监汇报工工作、与作、与人事经理谈某下属的奖金人事经理谈某下属的奖金问题、问题、撰撰写招聘计划写招聘计划等。等。n按照优先顺序原则即四象限原理，这些工按照优先顺序原则即四象限原理，这些工作事项应为：作事项应为：图图6-2 “四象限四象限”实例解析实例解析撰写销售费用预控报告撰写销售费用预控报告向营销总监汇报工作向营销总监汇报工作撰写招聘计划撰写招聘计划辅导下属辅导下属闲

41、聊闲聊喝茶喝茶接听电话接听电话解决顾客投诉问题解决顾客投诉问题解决某下属奖金问题解决某下属奖金问题下属请示工作等下属请示工作等 重要重要 不重要不重要 紧急紧急 不紧急不紧急立马立马【自检】n运用运用“四象限四象限”分析法，对你一天时间内的工作进行排序。分析法，对你一天时间内的工作进行排序。n【本讲总结本讲总结】n本讲介绍如何运用本讲介绍如何运用“四象限四象限”分析法对各项工作进行排序。分析法对各项工作进行排序。工作分类可以按两种标准划分，一是重要性，二是紧急性。工作分类可以按两种标准划分，一是重要性，二是紧急性。依据这两个标准，可以把工作划分为四种类型，职业经理依据这两个标准，可以把工作划分

42、为四种类型，职业经理应把重心放在第二象限的工作，也就是优先处理重要但不应把重心放在第二象限的工作，也就是优先处理重要但不紧急的事项。紧急的事项。n【心得体会】n_n_n_下节讲养成好习惯下节讲养成好习惯课程结构课程结构时间管理时间管理对时间的分析对时间的分析第二象限工作法第二象限工作法养成好习惯养成好习惯 第第7讲讲 养成好习惯养成好习惯第第7讲讲 养成好习惯养成好习惯n【本讲重点本讲重点】n一、不良习惯必须改变一、不良习惯必须改变n二、养成好习惯的四个阶段二、养成好习惯的四个阶段n n【忠告忠告】n时间管理是一种可以改变的习惯，不良的时间管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良

43、好的习惯可以在习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意中形成。有意中形成。一、不良习惯必须改变一、不良习惯必须改变n1.职业化的要求职业化的要求n现代经理人必须具备职业化的素质，有效的时间管理是职业化的一项要求。n n2.你的习惯会影响部门的工作效率你的习惯会影响部门的工作效率n职业经理要管理一批人，不良习惯不仅影响个人的工作效率，也会对下属产生负面的影响。二、养成好习惯的四个阶段二、养成好习惯的四个阶段n1.不良习惯的无意识阶段不良习惯的无意识阶段n2.不良习惯的有意识阶段不良习惯的有意识阶段n3.良好习惯的有意识阶段良好习惯的有意识阶段n4.良好习惯的无意识阶段良好习惯的无意识阶段二、养成

44、好习惯的四个阶段二、养成好习惯的四个阶段n1.不良习惯的无意识阶段不良习惯的无意识阶段n这个阶段还没有意识到已经有某种不良的习惯，也没有意识到这个不良习惯给工作带来的危害。n n2.不良习惯的有意识阶段不良习惯的有意识阶段n已经意识到居然有这么不好的习惯，而且这个习惯给工作带来如此大的危害，或者存在极大的隐患。有时候，不良习惯是很难发现的，可以借助一些测试手段来发现。二、养成好习惯的四个阶段二、养成好习惯的四个阶段n3.良好习惯的有意识阶段良好习惯的有意识阶段n这一阶段，决心改变不良习惯，开始培养好的习惯。n就时间管理而言，可以按照前面讲过的第二象限法来建立高效利用时间的习惯。二、养成好习惯的

45、四个阶段二、养成好习惯的四个阶段在进行面对面沟通时，至少要做到以下三点：在进行面对面沟通时，至少要做到以下三点：在约定的时间到达。在约定的时间到达。对沟通所需的时间进行预算。对沟通所需的时间进行预算。提出沟通的主题。可以通过其它渠道了解到的提出沟通的主题。可以通过其它渠道了解到的情况，沟通时就无需谈起。情况，沟通时就无需谈起。在与组织之外的人进行沟通时，一般都很注意上在与组织之外的人进行沟通时，一般都很注意上述三点。而在与内部的人沟通时，则很少有人注意述三点。而在与内部的人沟通时，则很少有人注意到。如果你把内部的人当作客户，也就会自然而然到。如果你把内部的人当作客户，也就会自然而然按上述三点进

46、行沟通了。按上述三点进行沟通了。二、养成好习惯的四个阶段二、养成好习惯的四个阶段n4.良好习惯的无意识阶段良好习惯的无意识阶段n正所谓“无招胜有招”，良好习惯的真正养成是在其不再被意识到的时候。在第三个阶段，对良好习惯的意识，容易受到其它事情的干扰，从而导致对习惯的放弃。n要达到这个境界，可以采用的有效办法是“间隔重复”。即规定每一段时间，坚持一种做法的次数。经过多次重复，就自觉接受了这种做法，习惯成了自然。【自检自检】对照一下，你自己是否有以下的不良习惯：对照一下，你自己是否有以下的不良习惯：n工作效率低，办事拖拉。工作效率低，办事拖拉。n时间观念差，工作时磨磨蹭蹭。时间观念差，工作时磨磨蹭

47、蹭。n眉毛胡子一把抓，找不到主次。眉毛胡子一把抓，找不到主次。n经常被电话、不速之客干扰，延误工作，晚上经常被电话、不速之客干扰，延误工作，晚上加班干。加班干。n什么事情都愿意管，认为忙才好。什么事情都愿意管，认为忙才好。n认为下属多请示汇报才有权威。认为下属多请示汇报才有权威。n没有目标，没有计划。没有目标，没有计划。n不善于利用零碎时间。不善于利用零碎时间。n不会休息，不会娱乐，没有空闲。不会休息，不会娱乐，没有空闲。n如果你有上述一些不良习惯，就要想办法如果你有上述一些不良习惯，就要想办法消除，修正自己的习惯、性格以至于某些消除，修正自己的习惯、性格以至于某些习以为常的观念，痛下决心加以

48、改正，逐习以为常的观念，痛下决心加以改正，逐渐养成好的习惯。下面是一些建议：渐养成好的习惯。下面是一些建议：n每天花每天花30分钟做计划。分钟做计划。n有书面日计划、周计划和月度计划。有书面日计划、周计划和月度计划。n让下属了解你的工作习惯。让下属了解你的工作习惯。n排出每周工作的优先顺序。排出每周工作的优先顺序。n集中精力完成重要工作。集中精力完成重要工作。n使授权成为一种工作风格和管理方式。使授权成为一种工作风格和管理方式。n学习并运用对付干扰的方法。学习并运用对付干扰的方法。n明确生活和工作目标。明确生活和工作目标。n保证一天内有一段时间不受干扰。保证一天内有一段时间不受干扰。n有效利用

49、零星时间。有效利用零星时间。n招聘得力的秘书或充分利用电脑等现代办公设备。招聘得力的秘书或充分利用电脑等现代办公设备。n文件柜或办公桌整洁、条理清楚。文件柜或办公桌整洁、条理清楚。n在固定的时间里处理往来的函件。在固定的时间里处理往来的函件。n尽量将无用的文件处理掉。尽量将无用的文件处理掉。n使每件工作善始善终，避免头绪多而乱。使每件工作善始善终，避免头绪多而乱。n除非万不得已才召开会议。除非万不得已才召开会议。n养成常年使用工作效率手册的习惯。养成常年使用工作效率手册的习惯。n【本讲总结】n本讲针对浪费时间的不良习惯展开论述。本讲针对浪费时间的不良习惯展开论述。n养成良好的时间管理习惯是职业化的要求，有助于提高工养成良好的时间管理习惯是职业化的要求，有助于提高工作效率。养成好习惯一般要经过四个阶段：不良习惯的无作效率。养成好习惯一般要经过四个阶段：不良习惯的无意识阶级、发现不良习惯、有意识地改变不良习惯、养成意识阶级、发现不良习惯、有意识地改变不良习惯、养成好习惯的无意识阶段。好习惯的无意识阶段。n【心得体会】n_n_ 多谢您的参与！多谢您的参与！下一课讲的是下一课讲的是“有效沟通有效沟通”