档案基础管理作业指导书课件.ppt

1、 目 的1 为了进一步提高南方电网公司系统各单位档案管理水平，根据国家档案工作的规定和有关要求，结合南方电网公司档案管理的实践，明确档案基础管理工作的有关要求及做法指导公司系统各单位的档案工作。适 用 范 围2 本作业指导书适用于南方电网公司系统各单位的档案管理工作。引 用 标 准3 中华人民共和国档案法(1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议关于修改的决定修正)中华人民共和国档案实施办法(1990年10月24日国务院批准，1990年11月19日国家档案局第1号令发布；1999年5月5日国务院批准

2、修订，1999年6月7日国家档案局第5号令重新发布)引 用 标 准3 中华人民共和国保守国家秘密法 企业档案工作规范(DAT422009)企业档案管理规定(档发20025号)国有企业文件材料归档办法(档发20044号)会计档案管理办法(财会字199832号)科学技术研究档案管理暂行规定(国档发19876号)科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T118222008)归档文件整理规则(DA/T222000)国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DAT282002)电子文件归档与管理规范(GBT188942002)南方电网公司档案分类方案 南方电网公司档案管理信息分类和编码(QCSG1180

3、1.122008)中国南方电网公司档案评估办法(南方电网办200831号)基 本 术 语4 4.1企业档案：是指企业在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的,具有保存价值的各种文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录。4.2文书类档案：指企业在各项生产、经营、管理活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录,包括文书档案、合同档案、审计档案、传媒类档案的纸质载体。4.3科技类档案：企业在生产、科研、基建等活动中形成的具有保存价值的各种形式及载体的历史记录，包括生产运行档案、电网建设项目档案、电源建设项目档案、科研档案、信息化项目档案、招投标档案等。基 本 术 语4 4.4会计档案：

4、指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。4.5特殊载体类档案：以特殊载体或电子形式存在的企业档案，包括传媒、电子、照片、影片、录音、录像、光盘、磁盘等档案 4.6实物档案：企业在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉、纪念品、印信类等实物形式存在的档案。基 本 术 语4 4.7用电客户档案：是指供电企业与用电客户之间在供用电业务活动中直接形成的，具有保存价值的原始文字、图纸、图表等记录，包括业务扩充、变更用电、电能计量管理、用电检查、客户信息服务等相关资料。按照南方电网公司用电客户档案管理的有关制度执行。4.8档案管理：档案的产生、收集、整理、保

5、管、鉴定、利用等活动。4.9归档：将办理完毕且具有保存价值的文件材料，经系统整理并移交档案人员保存的过程。档案管理机构设置和职能5 5.1 5.1 档案管理体系档案管理体系 5.1.1 各单位应建立由单位领导、各部门(科室)负责人及专兼职档案员组成的档案管理网络体系。5.2 5.2 办公室办公室 5.2.1负责对各种门类和载体档案进行集中统一管理，负责贯彻执行有关档案法律法规和上级有关政策、标准、规定，定期对项目管理人员及档案管理网络人员进行档案业务培训。5.2.2 负责督促和协助各部门(科室)做好文件材料的收集、整理和归档工作对档案的标准规范性负责。档案管理机构设置和职能5 5.2 5.2

6、办公室办公室 5.2.3负责对接收的档案进行加工整理、编目、保管、统计、鉴定、编研和提供利用，确保档案的完整与安全。5.3 5.3 计划发展部门计划发展部门 5.3.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。5.3.2对项目档案前期文件的齐全完整准确性负责；收集归档项目前期文件，并向工程建设部移交。档案管理机构设置和职能5 5.4 5.4 工程建设部门工程建设部门 5.4.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。5.4.2对项目档案建设过程文件的齐全完整准确性负责；协调和督促各参建单位严格执行本作业指导书；负责招投标

7、合同中关于项目档案管理条款的落实(明确设备开箱资料及竣工图的编制责任单位)收集积累项目前期、建设管理过程文件；负责组织对项目档案的专项验收，并向办公室移交全套经验收合格的项目档案。档案管理机构设置和职能5 5.5 5.5 生产技术部门生产技术部门 5.5.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。5.5.2对技改大修项目档案的齐全完整准确性负责。负责收集积累技改大修项目档案，协调和督促各参建单位严格执行本作业指导书，组织对技改大修项目档案的验收，并向办公室移交全套经验收合格的技改大修项目档案。档案管理机构设置和职能5 5.65.6农电工作部门农电工作部门

8、5.6.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。5.6.2对农电项目档案的齐全完整准确性负责。负责收集积累农电项目档案，协调和督促各参建单位严格执行本作业指导书，组织对农电项目档案的验收，并向办公室移交全套经验收合格的农电项目档案。5.75.7其他部门其他部门(科室科室)5.7.1负责对本部门日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、保管、整理和归档。档案管理机构设置和职能5 5.85.8专职档案人员的职责专职档案人员的职责 5.8.1认真贯彻执行党和国家有关档案工作的各项方针、政策、标准。5.8.2负责做好各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、

9、开发、利用等工作。5.8.3负责监督、指导和协助兼职档案员做好文件材料的收集、整理、移交、归档工作。5.8.4认真学习信息化知识，提高档案管理信息化水平。5.8.5严格执行保密制度，保守党和国家、企业秘密。档案管理机构设置和职能5 5.95.9兼职档案员的职责兼职档案员的职责 5.9.1负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、积累、整理并按时移交档案部门。5.9.2负责本部门所管工程项目全套文件材料的收集、汇总、移交、归档。档案设施设备配备6 6.1档案室应具备库房、阅览室、办公室，库房和阅览室、办公室实行三分开(没条件的可实行库房、阅览室、办公室两分开)。6.2库房装具符合国家规定，配备必

10、要的档案保护设施设备，如温湿度计、除湿机、防磁柜、吸尘器、灭火器等。6.3档案室应配备必要的档案现代化管理设备如计算机、打印机、复印机、扫描仪等。6.4库房面积应满足企业发展需要，并留有十年以上的余地。档案管理要求7 7.1 “三纳入”、“四参加”、“三同步”、“四同时”制度是保证档案完整、准确、系统的有效控制措施。7.2 “三纳入”指的是将档案工作纳入到企业计划，纳入到领导议事日程，纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制中。企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列人生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划，列入企业领导议事日程并列人生产、技术和经营等各项管理程序，列入企业有关部门的职责

11、范围和有关人员的岗位责任制。档案管理要求7 7.3 “四参加”指的是，档案部门或档案人员参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会。参加会议要履行文件检查职责，检查其文件材料的归档率、完整率、准确率，文件材料不完整、不准确、不系统，不予鉴定验收。一般单位的档案部门或档案人员，可作为会议资料组的一员参与会议的组织工作，负责指导文件材料的收集、整理和归档工作，以保证归档材料的完整性、准确性与系统性。档案管理要求7 7.4 “三同步”是指项目档案管理与项目建设同步开始、同步进行、同步验收。即项目申请立项时，就应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目建设过程中，进行文件材

12、料跟踪管理；项目竣工验收时，完 成文件材料的归档和验收工作。7.5 “四同时”是企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。文书类档案管理8 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同的价值，符合有关标准、规范要求，便于保管和利用。a 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。b 具有永久、30年保存价值的电子文件，必须有相对应的纸质文件归档。8.1 文书类档案管理8 c 非纸

13、质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。d 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门规定的可根据实际适当增加份数。e 归档文件应以本单位产生的具有凭证查考价值的文件为主。除针对本单位的批复、指示和在工作中需要贯彻执行的重要依据性文件外，外来普发性文件一般无需归档。归档的电子文件，可直接归入电子档案库。无电子文件的非保密归档文件，如报表、名册、工作计划、总结等，应制成电子文件后归档。文书类档案管理8 a 本年度形成的文件材料，分别由各部门兼职档案员收集、整理，于次年4月末前归档。b 临时组织机构形成的文件

14、材料，由该机构在工作结束后，1个月内整理归档。c 会议形成的文件材料（包括照片、录音、录像等），应在会议结束时，由专人负责整理，在会后十五天内归档。d 参加上级机关和外单位召开的会议带回的文件，会后交文书处理后，于次年4月前归档。e 外出考察或调查组、工作组形成的文件材料，工作结束后由专人整理30天内归档。f 各种统计年报、台帐、合同和重要的原始凭证等文件材料，应归档并作长期以上保管的，各部门应在次年4月底前归档。文书类档案管理8 归档文件以“件”为基本整理单位。一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；收文的文件处理单与收文为一件；原件与复制件为一件；多种文字形成的同一文

15、件各为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；转发文与被转发文各为一件；来文与复文各为一件（包括请示与批复、报告与批示、函与复函等）；重要文件须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。简报一期一件或几期一件。会议文件原则上每份文件为一件，一般会议可视情况作为一件。会议记录原则上一次会议为一件，也可一本（册）为一件。文书类档案管理8 可采用集中与分散或两者结合方式归档。集中式归档方式为：所有收发文件由机要文书和档案人员进行整理归档。分散式归档方式为：部门兼职档案员负责文件的收集、整理与归档。各单位可根据实际选择恰当的归档方式。文书类档案管理8 8.2.1 归档范围和保管期限参见机

16、关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（2006年12月18日国家档案局第8号令）和中国南方电网公司档案分类方案。8.2.2 保管期限要划分准确。文书档案的保管期限定为永久和定期两种。定期一般分为30年、10年。8.2 文书类档案管理8 8.3.1 归档文件的装订 a 归档文件应以件为单位进行装订。装订材料可选用不锈钢钉书针、棉线进行装订。对需要永久和长期保存的归档文件，应用不锈钢钉进行装订；保管期限为短期的文件及已装订成册的刊物、书籍等可保持原装订；较厚的文件材料应采用棉线“三孔一线”的方法装订。8.3 文书类档案管理8 b 装订时，正文在前，底稿（包括发文签发单）在后(底稿如为计算机打印

17、的，与正本内容一致，并且无任何修改笔迹的，只需将文头纸或领导签字的一页附在正本之后视为定稿归档)；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；收文传阅单在前，文件在后。c 采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。文书类档案管理8 a 归档文件的分类，按照南方电网公司档案分类方案进行，结合本单位的实际情况，采用“大类年度保管期限”或“年度机构（问题）保管期限”或“年度-保管期限”等方法。同一全宗内应保持分类方案的一致。若按年度问题保管期限分类的，问题类一般可分至一级类目，即A0党群工作，A1行政管理，A2经营管理，A3生产技术，A4财务审计，A5人事劳资，A6其它

18、。文书类档案管理8 b 对于文件数量较少的单位（如各县供电公司），可将选择项“机构（问题）”省略，按“年度-保管期限”分类整理，然后直接按永久、30年、10年装盒。c 在分年度时，按照文件形成的年度进行确定目录号，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，按文件签发日期的年度确定。跨年度的会议形成的文件材料归在会议闭幕年。跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料归在结案年。文书类档案管理8 d 报纸、杂志等传媒档案按文书类档案整理，以4位年度确定目录号。合同档案不涉及到具体项目的归入文书类，涉及到具体项目的归入科技类。e 合同档案单独归档，属于非工程合同或不涉及

19、具体项目的按照4位年度确定目录号，属于工程合同按照项目代号确定目录号。f 审计档案按照年度确定目录号，然后按照审计项目分类。g 招投标档案按照年度确定目录号，然后按照招投标项目进行分类。文书类档案管理8 a 归档文件应以件为单位按照其排列顺序编写件号（室编件号），并以归档章的形式在归档文件上注明。件号按文件排列顺序从“1”开始标注。纸质文件和电子文件的件号应完全一致。b 档号编制。档号必备项目包括全宗号年度保管期限件号；选择项目为机构（问题）。其中全宗号按南方电网公司编码规定统一填写；年度须填满4位数字；保管期限可直接用永久、30年、10年表示，也可以用永久、长期、短期表示；机构（问题）填写机

20、构名称、问题名称或代码。文书类档案管理8 c 盖章。归档章的项目设置和档号基本相同。填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料填写。归档章的格式，参见附录样式。加盖归档章应在首页上端居中或尽量靠近上方的空白位置上。注意应尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。归档章样式见附录B.1。文书类档案管理8 a 编目就是以件为单位，依据归档文件的分类方案和件号排列的顺序，编制（生成）归档文件目录。归档文件目录的项目有分类号（问题或机构）、保管期限、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。归档文件目录的格式见附录A.2。文书类档

21、案管理8 b 目录各项的填写要求:分类号分类号：根据分类原则界定的归档文件的分类标识。保管期限保管期限：归档文件的保管时间，有永久、定期（30年、10年）两种。件号件号：归档文件的排列顺序号。责任者责任者：制发文件的组织或个人，即发文机关或署名者。文号文号：文件的发文字号。填写时应照实抄录，不能省略。题名题名：文件标题。没有标题或标题不规范、不明确的，应根据文件内容重新拟写或补充，外加“”号。会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。日期日期：文件的形成时间，即发文时间（领导的签发时间），以8位阿拉伯数字标注年月日，如20020609。页数页数：每一件归档文件的总页数。计算页数时应以文

22、件中有图、文字的页面为一页。备注：注释文件需说明的情况或与其他文件的关联情况。文书类档案管理8 c 归档文件目录的打印装订。归档文件目录根据各单位实际需要，按照机构(问题)或保管期限的方式由计算机软件自动形成，然后打印出完整的、符合自己查询要求的归档文件目录并进行装订成册。归档文件目录封面应设置全宗名称、年度、保管期限等必备项(见附录B.4)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。文书类档案管理8 a 装盒：归档文件应严格按照年度、机构（问题）分永久、30年、10年三种不同的保管期限按件号的先后顺序装盒，或直接按年度、保管限期、件号装盒，与归档文件目录的条目一一对应。b

23、有关要求：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒（并不意味着同一档案盒内的文件都是一个年度形成的，跨年度形成的文件在某一年度整理归档的，应一起放入归档的年度中）；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；不同机构(问题)的归档文件不应放入同一档案盒。文书类档案管理8 c 档案盒格式：档案盒的外形尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm(见附录B.4)，也可以根据需要设置其他尺寸的厚度。档案盒应采用无酸纸制作。档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置各检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等。档案盒封面应标明全宗名

24、称：全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2003。保管期限：一般以汉字全称表示，如永久、30年、10年。机构(问题)：填写分类方案中的机构(问题)类目名。起止件号：本档案盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号。盒号：档案盒上架后的排列顺序号，一般按“年度问题（机构）”或“年度保管期限”编制大流水号。文书类档案管理8 d 备考表备考表置于盒内文件之后，每一盒均要填写。备考表项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见附录A.3）。盒内文件情况说明的主要内容：盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁及其它需说明的情况。整理人：负责整理归档文件

25、的人员姓名，以明确责任。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期。科技类档案管理9 9.1.1 归档的科技档案材料应完整、准确、系统。完整：指按归档范围所确定的内容，将应该归档的科技文件材料收集归档，各种文件原件齐全、成套。准确：指科技档案与反映的内容保持一致，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。系统：指按科技档案的形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。科技类档案管理9 9.1.2 为确保档案的完整、准确、系统，在科技档案的形成过程中必须执行“三纳入”、“四参加”、“三同步”制度。9.1.3 工程（项目）建设部门与施工单位在签订施工合

26、同时，应明确提交档案的套数、时间、要求等。工程（项目）建设部门必须待资料交齐全，见到档案室验收签字后，方能向各参建单位交付尾款。科技类档案管理9 9.2.1 科技类文件材料的归档范围见南方电网公司档案分类方案、国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表、科学技术研究文件材料归档范围。9.2.2 科技类文件材料的质量要求 a 科技类文件材料应原件归档，必须字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。b 文件材质优良，经久耐用，不得用易褪色的书写材料（红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔）书写和绘制。c 复印、打印文件及照片字迹、线条和影象的清晰及牢固程度应符合有关标准要求。d 录音、录像文件应保

27、证载体的有效性。e 电子文件应以光盘磁带为储存介质。科技类档案管理9 9.3.1 科技类文件编制要求 a 凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。b 项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应按照“谁施工，谁负责组织编制竣工档案”的原则，根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。c 竣工文件由施工单位负责组织编制，监理单位负责审核。主要内容有：施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构、配件）质量保证书及复试文件、测试（调试）及随工检查记录、建筑、安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。

28、科技类档案管理9 d 对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。e 与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起，也可以单独组卷，但应由项目主管部门或建设单位作出统一规定。科技类档案管理9 9.3.2 竣工图编制要求各项新建、扩建、改建、技改项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签认责任。竣工图必须真实、准确地反映项目竣工验收时的实际情况，按图纸规范编制方法和修改方法编制。科技类档案管理9 9.3

29、.2.1 施工单位编制竣工图要求 a 凡施工图没有变动的，则由施工单位在原施工图上加盖竣工章，作为竣工图。b 一般性图纸变更的，但能将原施工图加以修改作为竣工图的，可以不再重新绘制竣工图，由施工单位按规范要求加以修改到位后，加盖竣工章作为竣工图。c 凡由于施工原因造成的，结构形式、工艺、平面布置以及其他方面有重大改变的且图面改动部分超过35%的；或者虽然改动不超过35%，但修改后图面混乱，分辨不清的个别图纸则需要重绘竣工图。重新绘制竣工图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图标内注明“竣工阶段”，加盖竣工章，作为竣工图。科技类档案管理9 d 同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图

30、中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。e 竣工图内容应与施工图设计、设计更改通知单、过程联系单、会议纪要、材料变更等相符合，变更内容必须不遗漏地反映到有关的竣工图上。f 竣工图图幅应按GB/T10609.3规格要求统一折叠。图标要外露，页号标在图面右下角。g 凡在施工图上有变更的，应注明变更依据、变更内容、更改人及更改日期。科技类档案管理9 9.3.2.2 设计单位编制竣工图的要求 a 设计单位编制竣工图可以在设计合同中予以明确，也可单独签订竣工图的编制合同。内容要包括竣工图的编制要求、范围、份数、交付时间等。b 施工图有修改的应重新绘

31、制竣工图，图标仍按施工图标，但“设计阶段”改为“竣工阶段”，由设计人（修改人）编制完成后，经校核人和批准人审定后签署。图纸编号按原施工图图号，并标记修改的说明。未修改的施工图，可在施工图上加盖竣工章做竣工图。c 编制竣工图总说明及分册编制说明。d 设计单位竣工图编制完成后，监理、施工单位应对竣工图的内容是否与设计更改通知单、工程联系单、会议纪要、材料变更等相符合进行审核和签认。科技类档案管理9 9.3.2.3 竣工图的修改方法 a 文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改，在其附近适当的位置填写变更后的内容，并注明修改依据。局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制，并注明修改依据

32、。b 图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。c 绘制、修改竣工图须符合制图规范，做到图形清晰、字迹工整。科技类档案管理9 9.3.2.4 竣工图章的使用 a 竣工图章内容、规格尺寸见附录B.3。b 竣工图章应使用不褪色的红色印泥，盖在标题栏附近空白处。c 所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。9.3.2.5 竣工图套数项目竣工图的套数可以按合同条件的规定提交。科技类档案管理9 9.4.1 目录号、分类、组卷 a 科技类文件材料的分类、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，做到分类科学、组卷合理

33、。凡是应归档的科技文件材料，都应由形成单位或部门进行整理、立卷，由课题负责人、工程负责人审核合格后，才能移交档案室归档。b 生产运行档案按照4位年度进行确定目录号，然后按照南方电网公司档案分类方案进行分类。c 建设项目档案按照工程代码确定目录号，如果没有工程代码，项目代号按照原能源部电力工业企业档案分类规则及分类表执行，然后按照南方电网公司档案分类方案进行分类。科技类档案管理9 d 电压等级的标识 “0”表示20千伏及以下电压等级 “1”表示110154千伏电压等级 “2”表示220千伏电压等级 “3”表示35千伏电压等级 “4”表示330千伏电压等级 “5”表示500千伏电压等级 “6”表示

34、66千伏电压等级 “8”表示800千伏及以上电压等级 科技类档案管理9 e 科研档案按照4位年度进行确定目录号，然后按照南方电网公司档案分类方案进行分类。f 信息化项目档案按照信息化项目代号确定目录号，然后按照南方电网公司档案分类方案进行分类。g 招投标档案按照4位年度进行确定目录号，然后按照南方电网公司档案分类方案进行分类。h 合同档案不涉及具体项目的归入合同类（部分单位合同较少的也可以归入文书类），涉及到具体项目的，归入项目类。科技类档案管理9 9.4.2 卷内文件的排列 a 文字材料按时间、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前

35、、附件在后的顺序排列。b 图纸按图号顺序排列。c 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。有译文的外文资料，译文在前，原文在后。科技类档案管理9 9.4.3 案卷编目 a 卷内文件页号的编制 （1）编页原则：见字编页，均以有书写内容的页面编写页号，空白页不编页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。成套图样或印刷成册文件，本身已有顺序页号的，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。页码用铅笔标注。（2）文字材料的编页方法：单面书写的科技文件材料在右下角编写页号；双面书写的科技文件材料正面在右下角，背面在左下角编写页号。整卷装订成一册的案卷（装订卷）的编页，从卷内目录后面第一份文件的首页

36、开始连续编页。散卷装订的案卷的编页，每份文件的首页都从“1”开始标注。科技类档案管理9 （3）竣工图的编页方法：竣工图按卷内目录顺序从图纸目录开始连续编页，页号编页在图框栏处右下角。在一卷内有图文混合材料时，即在一卷内既有文字材料（如总说明书、设备材料清册等）又有图纸时，编页应注意：若文字材料排列在卷首，且文字材料在原先编制时已有连贯编号，则第一个文件不编页，第二个文字材料或者图纸的编号接着第一个文件材料的最后一页的号码编写。若文字材料排列在中间或最后，编页都应保持连贯不重号的原则。科技类档案管理9 b 卷内目录的编制卷内目录：是登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内

37、文件之前。卷内目录排列于每一案卷科技文件材料的首页。式样见附录A.5。序号是卷内科技文件材料件数的顺序。用阿拉伯数字从1起依次标注。文件材料题名亦称文件标题，填写科技文件材料标题的全称。一般要按文件标题照实抄录，不得随意更改和简化。如没有标题的文件要重新拟写标题，重新拟写的题名应用括号“”括起来；标题不能说明文件内容的，要在标题后用括号“”标注文件提要。文件编号填写文件的文号或图样的图号，设备代号，项目代号等。科技类档案管理9 责任者填写文件的直接形成单位（即公章的单位）或个人，有多个责任者时，选择主要责任者，其余用等代替；竣工图的“责任者”应填写竣工图章上的施工单位，如设计院重新出图，则填写

38、设计单位；设备厂家资料的“责任者”应填写设备厂家资料形成单位。日期填写科技文件材料的形成日期。当一份科技文件材料其文件的形成日期是一个阶段时，应填写编制此文件的最早日期和最晚日期。竣工图上的日期，应写竣工章上的编制日期。文件日期必须填写年、月、日，不得省略。没有日期的文件材料经考证后填写。页号填写每份科技文件材料首尾页上标注的页号。科技类档案管理9 c 卷内备考表的编制备考表：是卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。式样见附录A.8。（1）说明：标明案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。如竣工图更改的改图信息，对不用原件归档原因的说明等均应写入备考表。

39、（2）立卷人：由责任立卷人亲笔签名。（3）立卷日期：填写完成立卷的日期。（4）检查人：由案卷质量审核者亲笔签名 科技类档案管理9 （5）检查日期：填写审核的日期。（6）互见号：填写反映同一内容而载体不同且另行保管的档案保管单位的档号。但在档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。例如：一个会议既产生了会议纪要，又录制了录音带，此录音带的档号为 2002-3，则此会议纪要所在案卷备考表的互见号应写为：“2002-3（录音带）”。注意：案卷若是整卷装订为一册，备考表也应放在最后一页一起装订。科技类档案管理9 d 案卷目录的编制案卷目录是传统档案管理中最基本的档案检索工具，式样见附录A.6。主要项目包

40、括：案卷号、档号、案卷题名、份（册）数、页数、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、库位号、备注。（1）案卷号：是整个项目所有案卷的大流水号。科技类档案管理9 d 案卷目录的编制 （2）案卷题名：案卷题名应简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。一般包括项目的名称、代码、代号以及其部件、阶段的代号和名称等。文字材料部分应包括责任者、内容、文种等三部分，如“云南省政府、昆明市规划局、云南电网公司关于土地征用、建设规划、可行性研究、青苗林木补偿的请示、报告、批复等文件”。竣工图的名称应在设计图名称后加上“竣工图”三个字，比如设计图名为“铁塔基础施工图”则应去掉“施工图”字样,写为“铁塔基础竣工图”，设

41、计图名为“ZM2直线塔结构图”则应加上“竣工图”三个字写为“ZM2直线塔结构竣工图”。科技类档案管理9 （3）档号：由全宗号、目录号、分类号和案卷号组成。目录号的确定见9.4.1。（4）份（册）数：填写案卷内科技文件材料的总件数，即卷内目录中“序号”的计数。（5）页数：填写案卷内科技文件材料的总页数。（6）立卷单位：填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。科技类档案管理9 （7）起止日期：填写卷内科技文件材料的起止日期。即凡在一卷中，时间有跨度的应写最早日期至最晚日期，时间无跨度的写形成日期。如：竣工图上的起止日期，应写竣工章上的编制日期（施工技术管理文件组卷后的编制日期应为卷内最早一个

42、文件的日期至卷内最晚一个文件的日期。（8）保管期限：分为永久、长期、短期三种。当一个案卷中文件的保管期限不同时，案卷保管期限的确定以文件中保管期限最长的一个为准。科技类档案管理9 （9）密级：应依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级。（10）库位号：案卷在档案库中的存放位置。库位号按“档案的存放、排列和柜架标识办法”编制。（11）备注：用来说明案卷的情况，如卷内文件字迹模糊、缺损、为复印等，以及案卷的变化情况（如案卷的移出、销毁和卷内文件数量的增减等）。科技类档案管理9 e 案卷封面的编制及装盒要求 （1）案卷封面印制在卷盒的正表面，也可采用内封面形式。封面式样见附录B.5。（2）卷皮、卷

43、内表格的规格及其制成材料要求：卷皮的外表面规格为：305mm220mm，厚度分别为10mm，20mm，30mm，40mm，50mm，60mm六种，卷盒宜采用牛皮纸板双裱压制，或黄板纸制作，外裱牛皮纸，一般应使用无酸卷盒。科技类档案管理9 （3）案卷封面上的填写与案卷目录中的项目填写完全要求一致。（4）卷盒正面与侧面的案卷题名应保持一致。（5）装盒要求。归档文件材料在编制完毕后，应选择厚度适中的卷盒装盒。（6）填写卷盒封面和卷盒脊背可以直接写在上面，也可用贴标签形式。书写或打印的字迹要清晰端正。（7）档案馆号在不向档案馆移交时可以不填写。科技类档案管理9 9.4.4 案卷装订 a 案卷可采用装订

44、（装订卷）和不装订（即散卷）两种形式。b 案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠为同一幅面（A4幅面），图样折叠时标题栏露在右下角。c 案卷装订时应去掉金属物（如订书针、大头针等），用棉线按三孔一线的方法装订，孔距85mm，活结应打在文件材料的背面。科技类档案管理9 d 案卷不装订时其科技文件材料要按卷内目录的编排次序排列有序，每份科技文件材料单独装订，并在每件文件第一页的右上角加盖档号章。档号章样式见附录，档号章内容用碳素笔填写，档号填写此文件所在案卷的档号，序号用阿拉伯数字填写此文件在本案卷中的顺序号。e 视竣工图为装订卷时，连续编页，不需盖档号章；视竣工图为散卷时，不连续编页，需盖档号章。科

45、技类档案管理9 9.4.5 卷皮、卷内表格规格及制成材料 a 案卷卷皮采用卷盒形式，按国家标准统一外表尺寸为305mm220mm，厚度尺寸分别为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六种。用无酸牛皮纸板双裱压制。b 案卷内封面、卷内表格、卷内备考表尺寸为297mm210mm（A4纸），用70g以上白色书写纸制作。c 表内字体要清晰端正。会计档案管理10 8.1.1归档的原则 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同的价值，符合有关标准、规范要求，便于保管和利用。8.1.2归档要求 a 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用

46、的文件材料。文件材料归档后不得更改。b 具有永久、30年保存价值的电子文件，必须有相对应的纸质文件归档。特殊载体类档案11 8.1.1归档的原则 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同的价值，符合有关标准、规范要求，便于保管和利用。8.1.2归档要求 a 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。b 具有永久、30年保存价值的电子文件，必须有相对应的纸质文件归档。8.1 实物档案管理12 8.1.1归档的原则 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同的价值，符合有关标准、

47、规范要求，便于保管和利用。8.1.2归档要求 a 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。b 具有永久、30年保存价值的电子文件，必须有相对应的纸质文件归档。8.1 文书类档案管理8 8.1.1归档的原则 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同的价值，符合有关标准、规范要求，便于保管和利用。8.1.2归档要求 a 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。b 具有永久、30年保存价值的电子文件，必须有相对应的纸质文件归档。8.1 中国南方电网有限责任公司档案管理

48、制度中国南方电网有限责任公司档案管理制度科技类9 4.1 公司各种类档案根据公司分类表进行分类披照公司公司各种类档案根据公司分类表进行分类披照公司档案基础业务作业指导书进行整理。档案基础业务作业指导书进行整理。文书档案由公司总文书和部门文书在每年的第一季度将次年的文件材料向档案室移交。档案室汇总后按照公司文书档案分类规定进行分类，再按照归档文件整理规则DAT222000的相关规定，以件为单位进行规范整理。中国南方电网有限责任公司档案管理制度中国南方电网有限责任公司档案管理制度 归 档 文 件 整 理4 4.2 生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案由各职能部门负责收集，保证齐全完整准确后向档

49、案室移交。生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案按照科学技术档案案卷构成的一般要求和国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范的有关规定进行整理。中国南方电网有限责任公司档案管理制度中国南方电网有限责任公司档案管理制度 归 档 文 件 整 理4 4.3 合同、招投标档案由合同、招投标主管部门负责收集汇总后移交档案室。合同、招投标档案可归入工程的，按照科技档案进行整理。单独归档的按照归档文件整理规则DAT222000相关规定，以件为单位进行整理。中国南方电网有限责任公司档案管理制度中国南方电网有限责任公司档案管理制度 归 档 文 件 整 理4 4.4 会计档案由财务部门按照财政部会计档案管理办

50、法(财会字199832号)的规定整理，保管一年后，连同会计档案移交清册一并向档案室移交。中国南方电网有限责任公司档案管理制度中国南方电网有限责任公司档案管理制度 归 档 文 件 整 理4 4.5 照片档案由各形成的职能部门(包括新闻中心)汇总后向档案室移交，照片档案参照照片档案管理规范的相关规定进行整理。4.6 荣誉、实物档案由有关部门或个人在接收到荣誉、实物档案后向档案室移交。荣誉、实物档案按件为单位整理保管。中国南方电网有限责任公司档案管理制度中国南方电网有限责任公司档案管理制度 归 档 文 件 整 理4 4.7 审计(纪检)档案由审计和纪检部门负责收集汇总，在工作结束后的次年6月前向档案