文控管理制度课件.ppt

1、文控管理制度文控管理制度 *2015.10.101 目录管理文件编写规范公司文件分类商务写作技巧通知公告文件编写规范2 公司文件分类 1.管理文件：管理文件：指为规范公司管理而发布的指导性文件，包括：管理制度、流程、规定、规范、办法、程序等。2.业务文件：业务文件：指营销业务部门针对业务开展编写的对外相关文件。3.合同文件：合同文件：指采购合同、销售合同、业务往来合同等。4.表格文件：表格文件：指公司内部流转或与外部沟通的表格文件，如请款单、报价单等。5.通知公告：通知公告：指公司发布的通知、通告、公告、请示、报告等。3 正 文封 面修订记录管理文件编写规范管理文件结构公司标识公司名称文件名称

2、文件编号版本编制人/部门批准人日期修订日期改前版本修改内容改后版本修改人批准人目的适用范围权责划分名词定义具体内容档案管理附件4 封面中，公司标识可根据文件需要适当缩小或放大，必须确保整体的美观；公司名称必须使用全称，字体为初号黑体加粗；文件名称字体为小初宋体加粗；编号、版本、编制、批准、日期等字体为小四宋体。修订记录页中应详细记录每次修订的日期、版本、内容、修订人、批准人等，确保文件的修订连贯并可追溯。文件编号参照管理文件编号规则编写，统一由综合管理部管理；版本号格式为版次/修改，版次范围为A-Z，修改为0-9次，第一次编写的文件版本为A/0版，如小幅度修改的，版本号为A/1版，当版本号为A

3、/9版，再作小幅度修改，版本号则为B/0版；如作大幅度修改的，版本号直接由A/0改为B/0版。页码格式统一为“共页 第页”。生效期：生效期为文件正式执行的日期，格式统一为“/”。管理文件编写规范管理文件封面规范5 管理文件编写规范管理文件编码保密等级标示传阅范围非密级N公开保密级M仅供公司/部门内部或该事件相关人员阅读秘密级MM仅供经理及以上人员及该事件相关人员阅读绝密级JM仅供总经理及该事件相关人员阅读公司编码统一为：SY。文件类别代码：管理文件:GL；业务文件：YW；合同文件：HT；表格文件：BG。部门代码为起草部门代码总经办：ZJB；综合管理部：ZGB；营销部：YXB；生产部：SCB；财

4、务监控部：CWB；采购部：CGB。文件流水号从001起连续往下延续编写。文件保密等级：6 管理文件编写规范管理文件修订记录规范日期日期改前改前版本版本修改内容修改内容改后改后版本版本修改人修改人批准人批准人201*-*-*A/0增加通知等公文写作规范、文件归档管理等内容。B/0*7 管理文件编写规范管理文件三种常用格式中西结合型纯中式纯西式国家法律法规章条体结构章、节、条、款、项、目适用于科技类文稿层次一般不超过3层纯西码适用于人文类文稿基本符合政府公文写作规范汉码、西码结合8 一、公文的含义一、公文的含义 公用文书是指国家机关、社会团体、企业事业单位等，在办理公务活动中使用的各种文书材料。一

5、般简称公文，有时也称文件。二、公文的特点二、公文的特点 权威性权威性：由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是机关、团体、组织开展工作的依据。规范性：规范性：公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。工具性：工具性：公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。三、公文类型三、公文类型 上行文、平行文、下行文

6、四、公文种类四、公文种类 2012年7月1日起施行的党政机关公文处理工作条例公布的公文种类有：决议、决议、决定、命令、公报、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。通知公告文件编写规范公文基础知识9 点我落 款标 题正 文（含附件）结 束 语文 首文 尾通知公告文件编写规范通知公告文件结构10 通知公告文件编写规范公文文首规范文首左侧为公司的标识，右侧上方为“*公司文件”（一号黑体加粗）字样，下方为文件编号（四号宋体），具体参照附件2：通知、公告范本。根据公司部门字号具体排序，分别为：公司所有通知、公告编号统一由人力资源部管理，使用编号需到保管人处申领，并

7、且电子版和档案版需抄送保管人备案。所有文件序号“”必须连续使用且不得重复使用，请示、报告不需要编号。部门文件编号总经办粤*字第2015 号营销部粤*营字第2015 号生产部粤*生字第2015 号采购部粤*采字第2015 号财务部粤*财字第2015 号综合管理部粤*综字第2015 号11 通知公告文件编写规范公文正文规范 1.页边距设置：左2.5cm，右2.5cm，上2.5cm，下1.5cm。2.字体：通知、公告等文件的标题为小二宋体加粗，正文字体统一为小四宋体。3.行间距：1.5倍，如有特殊情况，如整篇文字一页多一行，可适当调小行间距，以便于在一页内显示。4.层次序号：第一层用“一”，后加“、

8、”，而非“，”或“.”。第二层用“（二）”，括号后不能再加“，”或“.”。第三层用“1.”，输入“.”时，注意要切换成英文全角模式。第四层用“”，后面不能再加“、”或“.”，输入“”是通过“插入符号普通文本（带括号的字母数字）”中输入，不得用此种“（1）”。若文中还需用到更小的层次，可以采用“”，后面不能加“、”或“.”。注意：使用序号时，其位置不能颠倒，原则是：大写在前，小写在后；不带括号的在前，带括号的在后；汉码在前，西码在后。在使用过程中，可根据实际情况省略“（一）”或“”。12 通知公告文件编写规范公文正文规范 1.页边距设置：左2.5cm，右2.5cm，上2.5cm，下1.5cm。2

9、.字体：通知、公告等文件的标题为小二宋体加粗，正文字体统一为小四宋体。3.行间距：1.5倍，如有特殊情况，如整篇文字一页多一行，可适当调小行间距，以便于在一页内显示。4.层次序号：第一层用“一”，后加“、”，而非“，”或“.”。第二层用“（二）”，括号后不能再加“，”或“.”。第三层用“1.”，输入“.”时，注意要切换成英文全角模式。第四层用“”，后面不能再加“、”或“.”，输入“”是通过“插入符号普通文本（带括号的字母数字）”中输入，不得用此种“（1）”。若文中还需用到更小的层次，可以采用“”，后面不能加“、”或“.”。注意：使用序号时，其位置不能颠倒，原则是：大写在前，小写在后；不带括号的

10、在前，带括号的在后；汉码在前，西码在后。在使用过程中，可根据实际情况省略“（一）”或“”。13 通知公告文件编写规范公文写作规范（三）文件的附件（三）文件的附件文件有附件的，在正文结束时隔一行，空四格以“附件”字样标明，依次分行写明附件名称，名称加上书名号。如果有多个附件的，以“附件1”、“附件2”等加以区分，并在附件的文件左上角用四号宋体标明“附件1”，“附件2”等字样。（四）文件的附注（四）文件的附注在正文内无法表述，但又必须说明的事项，以“附注”形式标注，并用括号括起附注的内容，其位置在落款日期下一行左侧空四格处。（五）正文的落款、印章（五）正文的落款、印章如有附件，则请示人（报告人）、

11、印章和成文日期等落款放在附件标识的下面。落款位置在正文的右下方，如以总经办的名义发文的，落款为公司名，如以部门名义发文的，落款为公司及部门名称。落款的日期格式为汉码数字，如：“二一五年九月二十一日”，其中“”是通过插入-符号普通文本几何图形符（字符代码25CB）输入。如需使用印章，印章应压在成文的年、月、日的落款上，防止空白印章。14 通知公告文件编写规范公文写作规范 常规性文件（管理文件、业务文件、合同文件、表格文件）无需文尾。通知、公告等文件的文尾包括主题词、抄报、抄送、拟稿、审核/审批等内容。主题词：是指文件的关键词语，一般有1-3个，多个主题词之间空两格（一个汉字距离），不加标点符号。

12、抄报、抄送：“抄报”后填写呈送文件的上级单位名称，“抄送”处填写传递文件的同级单位名称。多个抄报（抄送）单位名称之间空两格（一个汉字距离）。拟稿：“拟稿”后是拟稿人的姓名全称。审核：一般指部门负责人对抄报或者抄送的文件进行核实、认同的确认。审批：一般指部门负责人对文件进行审核的确认，若同一文件需要多级领导审批的，更高层级领导可在文件空白处签署意见。字体：主题词、抄报、抄送、拟稿、审核或审批等字样的字体为四号黑体；填入内容的字体为四号宋体。15 通知公告文件编写规范公文写作规范（一）文件的发放（一）文件的发放文件发起部门将批准后的文件通过公告栏、QQ群等方式发布相关文件，并将复印件发放至文件涉及

13、的部门，各部门在接收文件后需在文件背面注明已签收及日期。（二）文件的存档（二）文件的存档1.电子档文件保存格式为：编号+文件名。如:SY-GL-ZGB-001-N文控管理规范粤*综字第2016 001号关于春节放假的通知2.纸质文件的存档各部门应指定一名文件保管者，负责本部门所有文件的存档、管理。管理文件的责任部门在综合管理部，公司各部门发起的所有管理制度、流程、规定、规范、办法、程序等文件，都必须由综合管理部统一编号，并在批准后抄送一份至综合管理部存档（包括电子版和纸质版）。业务文件、合同文件的编号由综合管理部统一管理、分配，但文件的起草、修订、报批、存档由各部门文件保管人负责，部门负责人承

14、担管理责任。表格文件多为管理文件的附件，编号、管理参照管理文件管理方式执行。通知、公告文件的编号、存档均由综合管理部管理。每年12月，各部门应对本部门发起的管理文件进行梳理、优化、完善，制定更符合公司管理现状的制度。每年1月，应对上一年所有的通知、公告根据编号整理，并按年度归档，保存期限为两年。16 通知公告文件编写规范请示写作规范开篇提出请示目的。要开门见山，直截了当，不含糊其辞。请示的事项要写清楚，具体，涉及到的数据要准确无误。举例说明请示的理由。理由要充分，合理，实事求是，不能夸张和杜撰。正文部分写完后，另起一行空四格（两个汉字距离，下同）写结束语，请示类结束语为“以上请示，请予审批”。

15、17 通知公告文件编写规范报告写作规范开篇概括说明全文主旨，对呈送此份报告的总体情况加以概括说明，比如对此份报告的依据、目的或者对整个工作的估计、评价等等加以概述。主体内容丰富充实，以数据和实例说话，内容力求详实而不冗长。结尾要切实具体。可写工作上存在的问题，提出下一步工作具体建议。正文部分写完后，另起一行空四格写上结束语，报告类结束语为“特此报告”。对各类通知、任命等文件，一般可以直接写“通知”、“任命”或者写“关于的通知”、“关于的任命”。参考“请示”和“报告”的格式。18 请示和函都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不同的文种。请示：则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关

16、用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。函：主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。通知公告文件编写规范请示与报告、函的区别区别报告请示性质不同陈述性公文呈批性公文行文目的不同在于汇报工作，反映情况，提出意见和建议，回答上级机关询问为解决某一问题，请示某一问题，请示上级指示或批准行文时间不同工作结束后或进行中必须在事前行文，不得先斩后奏主送机关不同旨在为上级提供信息，允许多头主送是向上级请示批示或批准，只能写一个主送机关事项的多少不同可以是一件事，如专题报告，或多件事，如综合报告必须遵循“一文一事”的原则答复的形式不同不要求上级回复要求上级及

17、时批复回文，给予明确答复。19 通知公告文件编写规范大家一起来找茬改 错：1.没有文件头；2.自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等；3.结束语、附件。4.发文日期中年月日要写齐全，不得有任何省略，一般使用小写汉字，不使用阿拉伯数字，以示正式、庄重。规定“零”要写成“”。5.横线；20 通知公告文件编写规范大家一起来找茬改 错：1.发文机关代字简称；2.括弧不对，发文年号用六角括弧“”括入。错用成圆括弧“（）”、方括弧“”、方头括弧“【】”；3.序号累赘。发文序号中多加了“0”变成

18、“0”；4.主题词；5.发文机关全称；6.文种，用“任免通知”或“通知”。21 通知公告文件编写规范大家一起来找茬改 错：1.发文年号用六角形括号、发方序号前去“0”；2.序号后面不应用“、”，应用“.”3.“附件”及附件内容必须写全；有多个附件必须分条叙写，依次标明“1”、“2”并用“”括起来。4.少最后一根横线；5.发文日期大写；22 通知公告文件编写规范大家一起来找茬改 错：1.文件名称有多个单位排列时遵循齐头齐尾的原则。2.发文代字简称（代字简称、发文年号括号、发文序号）；发文年号用六角形括号。3.文种，任命通知改成“任免通知”或通知。4.正文人名下面横线去掉。5.本任命自即日起生效累

19、赘。23 通知公告文件编写规范大家一起来找茬24 商务写作技巧商务公文格式函会议纪要传真件25 商务写作技巧商务公文写作步骤决定公文决定公文的正式程的正式程度度制定正确制定正确的行动目的行动目标标选择文章选择文章层次结构层次结构决定文章决定文章总体风格总体风格列出大纲列出大纲去芜存精去芜存精去掉去掉30%30%撰写初稿撰写初稿1234765检查修改检查修改最终成文最终成文85W2H形式称谓语气 连贯式 并列式 分析问题式 问答式 行动结果式七分想，三分写磨刀不误砍柴工提炼想法，有了骨头不愁肉建立合理次序提纲法辐射法一鼓作气，如“冲刺”冲出初稿后再修改不要“十步九回头”通读一遍，删除30%以上放

20、置10分钟或更长时间后再通读一遍26 一、增加情况指数一、增加情况指数 情感指数=提到“读者”的次数-提到自己的次数二、读者为尊二、读者为尊 我很高兴地宣布，我们公司在2014年度超过了预期的目标。非常感谢各位的努力工作，我们公司在2014年度超过了预期的目标三、增加紧迫性三、增加紧迫性 时间敏感性句法：商务写作技巧如何使公文生动有效n“今天下班前今天下班前”n“1 1小时之内小时之内”n“今天下午今天下午3 3点是最后的提交时间。点是最后的提交时间。”n“明天见面之前明天见面之前”n“20052005年年1212月月3131日之前日之前”n“合同生效之前合同生效之前”27 商务写作技巧使用时

21、间应注意的问题1.避免使用时间代词，如“昨天”、“今天”，“本月”。2.重要会议记录、紧急文电，注明时分。3.年份一律用公元全称，不得省略。如“二八年”不能省称“八年”。4.公元以外的纪年，应加注公立年份，如“民国十六年（公元1927年）”5.尽量避免使用农历日期，如非用不可时，则须使用汉字，如“腊月十五”，不能写成“腊月15”6.星期几用汉字，如“星期五”，不能写成“星期5”。28 商务写作技巧如何使公文生动有效四、增加可信度：具体化四、增加可信度：具体化 我们在努力爱护环境。我们在回收塑料、玻璃、铝材和纸张，尽最大努力去爱护环境。五、行文简洁五、行文简洁u淘汰层层套话u多用陈述性，少用描写

22、性u适当运用缩略语（三个代表）变复合句为独立句 修改前：“考虑了景观和工程因素之后，我们将建筑位置定在离河最远的地方，或者如果这个位置不能够为大家所接受，我们将会聘请调查员考察一下其他可选的建筑地点。”修改后：“考虑了景观和工程因素之后，我们将建筑位置定在离河最远的地方。如果这个位置不能够为大家所接受，我们将会聘请调查员考察一下其他可选的建筑地点。”29 商务写作技巧如何使公文更加规范一、数字的使用一、数字的使用本月氯化钾产量为300吨，增加了8大专文化程度的由过去的54上升到78，大本文化程度的由过去的29上升到53。使用数字时应注意的问题使用数字时应注意的问题：l 真实、准确；l 各个分数

23、之和要与总数相等；l 统计口径一致；l 计量单位一致；l 列举数字有可比性；l“以上”“以下”，按惯例，包括本数在内l 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。30 商务写作技巧如何使公文更加规范二、“等”、“等等”的用法林区职工、机关、学校、企业等等单位，都要节约能源。陈XX等竟然置党纪国法于不顾，公然收取贿赂。长江、黄河、海河、松花江等等大江河的洪水灾害得到初步控制。中小学校要充分利用多种形式经常向中小学生进行交通安全常识的教育，如广播、图片、展览、文艺，等。l表示列举未尽，且后面再无其他词

24、语时，既可用“等”，也可用“等等”；而当后面有其他词语时，只能用“等”。l无论“等”还是“等等”，其前面所列举的名词或词组一般都不得少于两项。但是，如果“等”字前面为指人的名词或人称代词时，其所列举的内容可是一项，“等等”没有这种用法。l表示列举未尽，且系指人的名词和专有名词时，一般只能使用“等”。l“等”与其前面所列举的名词或词组之间不能出现停顿，而“等等”与前面的词语之间可以用逗号隔开。31 商务写作技巧如何使公文更加规范三、标点符号的运用三、标点符号的运用反问句是用叹号还是用问号？“仙桃应当无破损，腐烂。”错在哪里？点号：点断，停顿l句末点号：句号、问号、叹号（停顿和语气）l句内点号：逗

25、号、顿号、分号、冒号（句内停顿）标号：标明语句的性质和作用九种：引号（“”）、括号（）、破折号（）、省略号（）、着重号（）、连接号（）、间隔号（）、书名号（）、专名号（_）32 商务写作技巧如何使公文更加规范引号：引号：非法规性的文件，用引号加以强调，而不用书名号。转发XX省XX厅“关于人文函大招生问题”的通知特定称谓：关于“渤海2号”钻井船翻沉事故的检讨报告缩略语，具特殊含义：关于“农转非”户口审批制度改革情况的报告农业户口转为非农业户口：“农转非”需要着重论述的对象，用引号标示。“有物”就是要有内容，“有序”就是要有条理。括号：括号：在公文标题中，对文件内容的成熟程度予以说明 XX市人民政府住房公积金管理办法（试行）省略号省略号引文的省略列举的省略说话断断续续不要与“等”、“等等”一起用33 商务写作技巧 公文写作的几点要求 1.公文写作要求起草者具有工作实践，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草过程中要求较好的语言功夫，总的要求是庄重、平实、概括；2.公文写作要求态度认真、严谨，反复检查；3.发文流程要严格把关，拟写人、接收人和签发人都必须要有责任意识；4.认真做好整理和归档工作；5.做好传、帮、带工作。34 文控管理制度文控管理制度 *201*.*.*35