会议管理与组织课件.ppt

1、2022-10-23会议管理与组织会议管理与组织大至一个国家，小至一个企业，都在大至一个国家，小至一个企业，都在会议会议里决定其基本走向里决定其基本走向花在开会上的时间越来越多花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高开会的频率越来越高每天都在每天都在开会开会在浪费时间的事情列表上会议居于首位。会议会议失败失败会议目标不清晰参会对象选择错误主持人技能欠缺会前准备不足会议环境影响（时间、场地）会议礼仪会议礼仪会议会议通则通则会议会议准备准备会务冲突会务冲突会议主持会议主持会 议 通 则会 议 通 则第一章第一章会议的时间管理会议的时间管理不要迟到不要迟到不要随意变更会议时间不要随意变更会议时间严

2、格按照议程进行，不要超时严格按照议程进行，不要超时会议失效的原因？会议失效的原因？目的目的不明确不明确责任责任不明确不明确事后无事后无跟踪跟踪会 议 准 备会 议 准 备第二章第二章是否一定要开会是否一定要开会可以直接决策可以直接决策已经有例会已经有例会决策者无法出席决策者无法出席有更好的方法有更好的方法必须要开会必须要开会复杂信息传递多人复杂信息传递多人集思广益，参与决策集思广益，参与决策听取汇报听取汇报分派任务分派任务确定会议目标确定会议目标可可实现实现什么什么而不是要做什么而不是要做什么安排谁来参加会议？安排谁来参加会议？有贡献有贡献有影响有影响有提升有提升确定会议议程确定会议议程书面化

3、书面化会议主题明确会议主题明确议程与主题对应议程与主题对应参与人员与主题相关（参与人员与主题相关（4-84-8人）人）会议时间长度（不超过会议时间长度（不超过2 2小时）小时）指定记录人指定记录人会议议程示例会议议程示例标准化作业流程标准化作业流程推行会议议程推行会议议程会议议题会议议题：如何使用和推行标准化作业流程会议时间会议时间：3月21日（下周一）15：00-16：00 会议地点会议地点：五楼大会议室 与会人员与会人员：作业组各组组长，运营组、质控组全体同事。主持人主持人：区经理记录员记录员：行政助理1、15：00-15：15 标准化作业流程介绍，主讲人区经理2、15：15-15：45

4、推行方案和时间表，推行过程中可能遇见的问题，与会者讨论。3、15：4516：00 区经理做会议总结，任务分配，并确定检查方法会议资料会议资料：标准化作业流程小组活动小组活动 日前，公司领导提出公司人力资源体系建设较为落后，希望人力资源部能够拿出一份行动方案，加快公司的人力资源体系建设步伐。请根据以上工作任务，安排一次会议，并拟定会议议程。时间：五分钟会议议程示例会议议程示例人力资源体系建设会议议程人力资源体系建设会议议程会议议题会议议题：研讨公司人力资源体系建设方案会议时间会议时间：3月21日（下周一）14：00-16：00 会议地点会议地点：三楼大会议室 与会人员与会人员：人力资源部员工、各

5、单位人力资源机构人事负责人。主持人主持人：人事科科长记录员记录员：人事专员1、14：00-14：15 会议背景介绍，目标提出，主讲人：人事科科长2、14：15-15：10 讨论公司人力资源体系现存问题及改进方向。3、15：1515：45 各模块讨论提出行动计划4、15：45-16：00 人力资源部部长总结讲话，明确任务分配，并提出下次会议期望。确定会议安排确定会议安排时间时间地点地点座位座位午餐前或下班后领导办公室圆桌团团座影院排排座长桌对岸座发布会议通知发布会议通知通知方式通知方式通知时间通知时间必要的背景资料必要的背景资料/事先完成事先完成的工作的工作书面用语书面用语会务准备会务准备No.

6、No.工作项目工作项目责任人责任人核查核查No.No.核查核查责任人责任人核查核查1选择会议地点11服务员指导工作2会议项目12会间摆放（点心、水果）3会议时间13PPT提示，指引牌提示4活动负责人14娱乐保龄、游泳、台球、乒乓球、OK、网球5活动作业分工明细15会议通知6会场预订（大小、桌椅放置、温度、灯光、音响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰）16预算申批、借支票7确认人员（时间、住宿、车辆、特殊要求）17会务通知8用餐（时间、地点、人数、标准、菜单、特殊要求）18购买用品、水果9车辆安排（时间表、用车人、接机、机动用车）19房间安排10借还设备-20接听电话、安排事情投影机（1

7、）21文件发送、传递信息投影幕（1）22会场应急无线麦（1）23会后结帐电子白板（1）24设备整理激光笔（1）25费用报销白板笔（1）、白板擦（1）26会务记录笔记本（1）打印机（1）照相机（1）、摄像机（1）插线板（1）剪刀（1）、订书机（1）会 议 主 持会 议 主 持第三章第三章会议常见角色会议常见角色十八大会议常见角色会议常见角色主持人主持人参与者参与者决策者决策者主持人的职责主持人的职责营造和谐气氛严格按照议程进行正确总结讨论内容引导发言者解释令人困惑的发言尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况 减少与议题无关的争辩与讨论保持中立态度 强调会议纪律主持人主持人“三要三要”思路清晰

8、敏锐思路清晰敏锐善于言辞表达善于言辞表达幽默感幽默感主持人主持人“四不四不”不要独占发言不要独占发言不做火爆辣椒不做火爆辣椒不要加入冲突不要加入冲突不要放弃控制不要放弃控制主持人主持人“五保持五保持”保持和谐保持和谐保持包容保持包容保持客观保持客观保持肯定保持肯定保持议程保持议程会议开场会议开场“四部曲四部曲”介绍会议背景介绍会议背景介绍会议议程介绍会议议程介绍与会人员介绍与会人员提出会议期望提出会议期望会议开场举例会议开场举例 近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响，使得本季的营收目标达成率只有70%。因此今天召开会议主要讨论两大问题，第一就是如何刺激原市场的买气，第二讨论新市场的扩展计

9、划。首先将由业务部周厚坤课长为我们说明目前市场状况，再由各位一起讨论，然后各区市场督导会一一提出配合方案，最后由行销部门整合后提出执行方案。本次会议的进行时间预估为1.5小时，会议过程中请大家将手机置于无声状态，希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡，能够产生一套完整有效的业绩提升计划，大家加油!小组活动小组活动 日前，公司领导提出公司人力资源体系建设较为落后，希望人力资源部能够拿出一份行动方案，加快公司的人力资源体系建设步伐。目前，该会议即将召开，请拟定一份会议开场白。时间：五分钟如何达成会议决议如何达成会议决议权威决策权威决策少数服从多数少数服从多数共识决策共识决策如何结束会议如何结束会

10、议按时结束按时结束重申会议决议重申会议决议确认与会者的任务确认与会者的任务/目标目标/期限期限指定专人跟进指定专人跟进会后工作会后工作编制会议纪要，并发送与会者编制会议纪要，并发送与会者跟进执行的过程跟进执行的过程是否需要系列会议是否需要系列会议会 议 冲 突会 议 冲 突常见的会议冲突常见的会议冲突短话长短话长说说独占发言独占发言人身攻人身攻击击时间不足时间不足为反对而反对为反对而反对离题离题争功诿过争功诿过争议争议抱怨抱怨会议冲突会议冲突会议冲突的对策会议冲突的对策人身攻人身攻击击对双方进行安抚重申议事规则重提主体进行讨论离题离题给予肯定再切断话题将离题的议题留置最后再做讨论请他做归纳或替

11、他做归纳事先请将规则讲清楚 发言限定时间会议冲突的对策会议冲突的对策暂停该项议题，容后再议参与第三者的意见进行不记名投票同情其不满的情绪归纳其不满的原因寻求解决的方法争议争议抱怨抱怨会议冲突的对策会议冲突的对策接过话题，请他人发表意见。非语言式阻止选择重要的议题进行讨论。限制发言人数(可事先登记)限制发言时间征求与会人意见，是否挪到下次会议独占发言独占发言时间不足时间不足会议冲突的对策会议冲突的对策请他提出更好的对策。引导他思考是否有考虑周全不断施压设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。不发言不发言为反对而反对为反对而反对会 议 礼 仪会 议 礼 仪第四章第四章会议座次会议座次介绍礼仪介绍礼仪 位卑者 尊者 年轻 年长 同事 客人 职位低 职位高 男性 女性 非官方人士 官方人士 本国同事 外籍同事介绍他人：介绍他人：职位+姓名+先生/女士 介绍自己：介绍自己：姓名+部门+职务参会礼仪参会礼仪事先了解会议目标有准备地赴会 位置选择手机置于无声高效会议的高效会议的8 8大特征大特征3.拟定和分发了议程表高效的会议2.好好筹划过6.请了最合适的人出席7.做出了评论和归纳4.遵守时间5.一切按部就班1.只在必要时才召集8.事后有跟进