《秘书实务》第十章-时间管理和差旅服务课件.ppt

1、 第十章 时间管理与差旅服务 时间管理就是运用现代科学技术及管理方时间管理就是运用现代科学技术及管理方法对时间进行有效的利用，减少随意性，以达法对时间进行有效的利用，减少随意性，以达到合理支配时间，提高工作效率的目的。到合理支配时间，提高工作效率的目的。第十章 时间管理与差旅服务 (一一)计划管理计划管理 为了提高工作效率，预先将一定时间周期为了提高工作效率，预先将一定时间周期内的工作进行安排。日常时间管理计划的重点内的工作进行安排。日常时间管理计划的重点是日计划、周计划、月计划。是日计划、周计划、月计划。第十章 时间管理与差旅服务 (二二)“四象限四象限”法法 应有重点地把主要精力和时间用在

2、处应有重点地把主要精力和时间用在处理那些重要但不紧急的工作上，也就是理那些重要但不紧急的工作上，也就是说更多把握第二象限的时间。说更多把握第二象限的时间。“四象限法四象限法”最大的功能在于让人们最大的功能在于让人们把大部分时间花在最需要的地方。把大部分时间花在最需要的地方。第十章 时间管理与差旅服务 (三三)ABC)ABC分类方法分类方法 根据事务的重要程度，将待办的事根据事务的重要程度，将待办的事务务划分划分为为A A、B B、C C三个等级，然后按照事项的重要等三个等级，然后按照事项的重要等级依据完成任务的方法。级依据完成任务的方法。除综合运用上述方法外，往往还需考虑到除综合运用上述方法外

3、，往往还需考虑到应付意外的突发事件及临时不确定性事件。应付意外的突发事件及临时不确定性事件。第十章 时间管理与差旅服务 (一一)控制拖延控制拖延 找到自己拖延时间的原因，采取切实行动找到自己拖延时间的原因，采取切实行动来改变拖延时间的习惯。来改变拖延时间的习惯。第十章 时间管理与差旅服务 (二二)制定行动计划制定行动计划 办公室的行动计划是一份具体的待办事项的办公室的行动计划是一份具体的待办事项的清清单单。在给待办事务排列顺序时，除了要根据事务的重要程度将待在给待办事务排列顺序时，除了要根据事务的重要程度将待办的事务划分类别外，还要考虑完成某项具体事务需要花费的时办的事务划分类别外，还要考虑完

4、成某项具体事务需要花费的时间。某些虽然不是最重要、最紧急但只需要很少时间就能办完的间。某些虽然不是最重要、最紧急但只需要很少时间就能办完的事务事务,可以集中在一个工作日开始的时候处理完毕，这样做便于可以集中在一个工作日开始的时候处理完毕，这样做便于集中精力处理最重要而费时较多的工作，防止在处理重要而费时集中精力处理最重要而费时较多的工作，防止在处理重要而费时较多的事项过程中受到各种干扰。较多的事项过程中受到各种干扰。第十章 时间管理与差旅服务 (三三)拟拟订订日程表日程表 第十章 时间管理与差旅服务 指秘书机构协同上司对一定时限内所要进行指秘书机构协同上司对一定时限内所要进行的工作按时间顺序做

5、出合理的计划的工作按时间顺序做出合理的计划,并通过一系并通过一系列服务使计划得以顺利实施的工作。列服务使计划得以顺利实施的工作。有利于上司及组织管理层之间的工作协调。有利于上司及组织管理层之间的工作协调。有利于秘书机构区分轻重缓急安排上司工有利于秘书机构区分轻重缓急安排上司工作活动，避免出现时间冲突。作活动，避免出现时间冲突。有利于组织内其他相关部门联系工作。有利于组织内其他相关部门联系工作。第十章 时间管理与差旅服务 (一一)年度工作计划表年度工作计划表 第十章 时间管理与差旅服务 (二二)月工作日程表月工作日程表 第十章 时间管理与差旅服务 (三三)周工作日程表周工作日程表 第十章 时间管

6、理与差旅服务 (四四)每天工作日程表每天工作日程表 第十章 时间管理与差旅服务 (五五)多人日程表多人日程表 第十章 时间管理与差旅服务 (一一)注重实效注重实效,不搞形式主义不搞形式主义 (二二)注意张驰相间注意张驰相间,劳逸结合劳逸结合 (三三)要留有充分的机动时间要留有充分的机动时间 (四四)要充分尊重上司本人的意见要充分尊重上司本人的意见 (五五)要注意保守机密要注意保守机密 第十章 时间管理与差旅服务 (一一)差旅服务的概念差旅服务的概念 差旅服务就是为上司的公务旅行提供各方差旅服务就是为上司的公务旅行提供各方面服务。面服务。公务旅行有两种类型：公务旅行有两种类型：下基层下基层到所领

7、导的地区或下级单位调到所领导的地区或下级单位调查研究、布置任务、检查工作、处理问题等。查研究、布置任务、检查工作、处理问题等。出公差出公差到外地出席会议、商务谈判、到外地出席会议、商务谈判、接洽业务、观摩考察等。接洽业务、观摩考察等。第十章 时间管理与差旅服务 (二二)差旅服务工作的意义差旅服务工作的意义 第一第一,良好周到的差旅服务可以提高上司公良好周到的差旅服务可以提高上司公务活动的效率。务活动的效率。第二第二,良好周到的差旅服务有利于树立良好周到的差旅服务有利于树立单位单位的公关形象。的公关形象。第三第三,良好周到的差旅服务有利于锻炼秘书良好周到的差旅服务有利于锻炼秘书的才干。的才干。第

8、十章 时间管理与差旅服务 (三三)差旅服务工作的特点差旅服务工作的特点 1.1.单兵作战，素质要求高单兵作战，素质要求高 2.2.时限性强，劳动强度大时限性强，劳动强度大 3.3.环境陌生，未知因素多环境陌生，未知因素多 第十章 时间管理与差旅服务 (四四)差旅服务工作的要求差旅服务工作的要求 1.1.考虑周到考虑周到,反应灵活反应灵活 2.2.服务主动服务主动,办事细心办事细心 3.3.说话谨慎说话谨慎,行为检点行为检点 第十章 时间管理与差旅服务 (一一)出差旅行安排出差旅行安排 接受出差旅行服务的任务后接受出差旅行服务的任务后,秘书要秘书要主动向上司详细了解以下内容：主动向上司详细了解以

9、下内容：1.1.出差旅行出差旅行的的目的和工作任务目的和工作任务 2.2.出差旅行的时间和地点出差旅行的时间和地点 3.3.随行人员安排随行人员安排 4.4.其他事项安排其他事项安排 第十章 时间管理与差旅服务 (二二)旅行日程表旅行日程表 日程表的内容包括：出差旅行目的地日程表的内容包括：出差旅行目的地，出差时间出差时间，出发、到达、返程日期及时间出发、到达、返程日期及时间(几日几时几日几时)，所选交通工具及路线所选交通工具及路线，预订预订的住宿地点的住宿地点，到达后的活动及事项日程安到达后的活动及事项日程安排排，需携带何物需携带何物(资料、会议记录或其他资料、会议记录或其他相关材料相关材料

10、)。第十章 时间管理与差旅服务 (一一)国内国内出差出差旅行办理旅行办理 1.1.落实交通和宾馆落实交通和宾馆(预定机票、预定机票、火车火车与汽车与汽车票、宾馆票、宾馆)2.2.旅费旅费 3.3.公务活动的材料公务活动的材料 4.4.旅行用品旅行用品 第十章 时间管理与差旅服务 (二二)国国外出差外出差旅行办理旅行办理 1.1.出国手续办理出国手续办理 2.2.随行物品准备随行物品准备 3.3.出入境手续出入境手续 第十章 时间管理与差旅服务 (三三)注意事项注意事项 1.1.飞机行李托运飞机行李托运 2.2.旅途中转旅途中转 3.3.尊重习俗、掌握礼节尊重习俗、掌握礼节4.4.了解出访国使用

11、的语言了解出访国使用的语言 第十章 时间管理与差旅服务 (一一)时间管理和交通安排时间管理和交通安排 (二二)热情接待来访客人热情接待来访客人 (三三)保持良好的通信联系保持良好的通信联系 (四四)注意上司的安全和健康注意上司的安全和健康 (五五)处理外出公务活动的资料处理外出公务活动的资料 (六六)结算旅差费用结算旅差费用 第十章 时间管理与差旅服务 1.1.办公室如何避免或消除拖延时间办公室如何避免或消除拖延时间的现象？的现象？2.2.简述上司日程安排的重要意义及简述上司日程安排的重要意义及其注意事项。其注意事项。3.3.简述秘书在上司出差途中和出差简述秘书在上司出差途中和出差返程返程后应

12、后应做做的工作。的工作。4.4.假如你的上司即将出国旅行，请假如你的上司即将出国旅行，请列一份出国旅行事务办理清单。列一份出国旅行事务办理清单。第十章 时间管理与差旅服务 下面是下面是公司总经理秘书某天上班时遇到的十项待办事公司总经理秘书某天上班时遇到的十项待办事务，请根据时间管理的一般原理，排列处理它们的先后务，请根据时间管理的一般原理，排列处理它们的先后顺序。顺序。1.总经理感觉近一段时期各种业务会议太多总经理感觉近一段时期各种业务会议太多,耗去了大量耗去了大量时间时间,要求秘书拟订一个控制会议次数和时间的方案。要求秘书拟订一个控制会议次数和时间的方案。2.今天下午今天下午国汽车销售商亨德

13、尔先生将来公司商谈国汽车销售商亨德尔先生将来公司商谈代理本公司产品在该国销售的具体事宜代理本公司产品在该国销售的具体事宜(意向书已于意向书已于5月月上海车展时交换上海车展时交换),秘书需做好谈判准备工作。秘书需做好谈判准备工作。3.本市本市大学秘书学系欲与我公司建立长期合作关系大学秘书学系欲与我公司建立长期合作关系,将我公司设为该校秘书学专业学生的将我公司设为该校秘书学专业学生的“实习基地实习基地”,人力人力资源部问秘书机构是否愿意接纳实习生资源部问秘书机构是否愿意接纳实习生,是否愿意建立长是否愿意建立长期协作关系？期协作关系？4.通知销售部落实一名业务骨干通知销售部落实一名业务骨干(最好是经

14、理或副经理最好是经理或副经理)后天陪同总经理去东北出差。后天陪同总经理去东北出差。5.发动机车间一技师的女儿考上了清华大学发动机车间一技师的女儿考上了清华大学,昨天已拿到昨天已拿到通知书通知书,要以公司总部名义给他打祝贺电话要以公司总部名义给他打祝贺电话,通知他到财通知他到财务部领取本公司颁发的奖学金务部领取本公司颁发的奖学金3000元。元。第十章 时间管理与差旅服务 6省党报记者写了一篇报道国务院总理视察我公司的省党报记者写了一篇报道国务院总理视察我公司的通讯通讯,已发到电子信箱已发到电子信箱,要求公司领导过目确认事实要求公司领导过目确认事实,打印打印件加盖公章后传真过去。件加盖公章后传真过

15、去。7.总部各部门和各分公司今年新招聘了一批管理人员总部各部门和各分公司今年新招聘了一批管理人员,将将于下周开始进行岗前集中培训于下周开始进行岗前集中培训,人力资源部要求总经理人力资源部要求总经理秘书给新职员开一次公文处理讲座。秘书给新职员开一次公文处理讲座。8.海尔公司企业文化顾问海尔公司企业文化顾问先生被本市先生被本市集团请集团请来做专场企业文化建设的讲座来做专场企业文化建设的讲座,询问总经理或思想文化询问总经理或思想文化部主任是否参加部主任是否参加(每人入场费用为每人入场费用为350元元)。9.总经理后天要出差大连总经理后天要出差大连,需要落实往返机票。需要落实往返机票。10.10天后香

16、港刘德华来本市开演唱会天后香港刘德华来本市开演唱会,会议组织者来函会议组织者来函问本公司是否需要优惠集体入场券问本公司是否需要优惠集体入场券(折扣为票价的折扣为票价的60%,每张价格为每张价格为90180元元),如果不回电如果不回电,视作放弃。视作放弃。第十章 时间管理与差旅服务 9.订机票虽然不是很重要，但时效性很强，稍稍延迟就可能订机票虽然不是很重要，但时效性很强，稍稍延迟就可能订不到合适的机票，且处理此事只需要几分钟（打个订票电订不到合适的机票，且处理此事只需要几分钟（打个订票电话即可）。话即可）。4.只需要几分钟即可办成，且比较紧急，需要立即做陪同出只需要几分钟即可办成，且比较紧急，需

17、要立即做陪同出差的准备。差的准备。5.只需要几分钟即可办成，孩子考上名牌大学在当天可能在只需要几分钟即可办成，孩子考上名牌大学在当天可能在员工中传开，如及时予以祝贺和奖励，会与消息本身一道传员工中传开，如及时予以祝贺和奖励，会与消息本身一道传播，体现公司对员工的人文关怀，公关效果会更好。因此此播，体现公司对员工的人文关怀，公关效果会更好。因此此事实际上具有较强的时效性。事实际上具有较强的时效性。8.问总经理是否派人参加问总经理是否派人参加(建议不派人参加建议不派人参加,因为可以找到有关因为可以找到有关书面资料书面资料)。不很重要但也有一定时效性，请示此事只需要几。不很重要但也有一定时效性，请示

18、此事只需要几分钟。分钟。某些虽然不是最重要、最紧急但只需要很少时间就能办完的某些虽然不是最重要、最紧急但只需要很少时间就能办完的事项事项,可以集中在一个工作日开始的时候处理完毕，这样做便可以集中在一个工作日开始的时候处理完毕，这样做便于集中精力处理最重要而费时较多的工作，防止在处理重要于集中精力处理最重要而费时较多的工作，防止在处理重要而费时较多的事项过程中受到各种干扰。前面几项事情就属而费时较多的事项过程中受到各种干扰。前面几项事情就属于这种情况，他们全部处理完毕只需要十来分钟，并不影响于这种情况，他们全部处理完毕只需要十来分钟，并不影响以下某些重要且紧急的事情的办理。以下某些重要且紧急的事

19、情的办理。第十章 时间管理与差旅服务6.将报道稿打印出来交总经理将报道稿打印出来交总经理,约约10分钟，但领导审核可分钟，但领导审核可能需要一个小时左右。此事很重要而且紧急，故应优先能需要一个小时左右。此事很重要而且紧急，故应优先（在处理以上几件事情后）办理。（在处理以上几件事情后）办理。2.谈判准备，重要且紧急，但需要较长时间（约需谈判准备，重要且紧急，但需要较长时间（约需2小小时）时）,必须在上午处理完毕。必须在上午处理完毕。10.既不紧急也不重要，可在午饭时问总经理既不紧急也不重要，可在午饭时问总经理,估计总经估计总经理对此不会感兴趣。约理对此不会感兴趣。约3分钟可完成。分钟可完成。7.

20、转告人力资源部转告人力资源部,可以请大学教师来主讲。可以请大学教师来主讲。(下午下午)此事此事比较重要，也有时效性，如要承担，需要较长时间准备。比较重要，也有时效性，如要承担，需要较长时间准备。3.向人力资源部解释向人力资源部解释,为保商业机密为保商业机密,不宜接纳秘书实习生。不宜接纳秘书实习生。此事比较重要但不紧急，可放到下午处理。此事比较重要但不紧急，可放到下午处理。1.这件事很重要，但不紧急，需要很长时间才能完成这件事很重要，但不紧急，需要很长时间才能完成（因为要调查本公司会议状况和产生原因，可能还要询（因为要调查本公司会议状况和产生原因，可能还要询问专家等），当天无法完成。问专家等），当天无法完成。排列顺序是排列顺序是9.4.5.8.6.2.10.7.3.1。