第二章秘书职业课件.ppt

1、一、国外对秘书的界定一、国外对秘书的界定英语英语“秘书秘书”一词源自拉丁文一词源自拉丁文Secretarius，意为，意为 “可靠的职可靠的职 员员”，其中，其中secret为为“秘密秘密”的意思，的意思，secretary当当“S”大写大写的时的时 候为掌管机要事物或机密文件的辅臣，后泛指英、美或英联候为掌管机要事物或机密文件的辅臣，后泛指英、美或英联 邦国家掌管机关事务的部长或常务副部长。当邦国家掌管机关事务的部长或常务副部长。当“s”小写的时小写的时候候 泛指在办公室从事处理信函、保管档案、安排业务的秘书工泛指在办公室从事处理信函、保管档案、安排业务的秘书工 作人员。作人员。在沙特阿拉伯

2、在沙特阿拉伯“石油秘书石油秘书”即石油部长。即石油部长。印度、巴基斯坦印度、巴基斯坦“外交秘书外交秘书”即外交部副部长。即外交部副部长。俄语秘书写为俄语秘书写为cekpemapb，既指掌管文书、担任会议记录的，既指掌管文书、担任会议记录的 秘书人员，也指掌管机关日常事务的官员。秘书人员，也指掌管机关日常事务的官员。二、我国秘书的起源及界定二、我国秘书的起源及界定1.1.我国秘书的起源我国秘书的起源 我国秘书远在夏、商、周时代就有了相当于秘书的职位，我国秘书远在夏、商、周时代就有了相当于秘书的职位，但都不称为秘书，汉以前都统称为史官，秘书一词始自东汉。但都不称为秘书，汉以前都统称为史官，秘书一词

3、始自东汉。朝代朝代秘书机构与秘书机构与职官职官主主 要要 职职 能能例例 注注尧尧舜舜巫、祝巫、祝纳言纳言为王占卜，指导国为王占卜，指导国事。事。出纳帝命，上传下出纳帝命，上传下达。达。尚书尚书尧典：尧典：“帝曰，帝曰，龙，朕龙，朕#谗说殄行，震惊朕谗说殄行，震惊朕命，命汝作纳言，夙夜出纳命，命汝作纳言，夙夜出纳朕命，惟允。朕命，惟允。”商商太史寮太史寮太史太史史史乍册乍册 统管王室活统管王室活动起草文书，动起草文书，发布文告。书刻发布文告。书刻卜辞，记录王室卜辞，记录王室活动。镌刻、保活动。镌刻、保管文书。管文书。杨剑宇中国秘书史：杨剑宇中国秘书史：“商代朝廷出现了秘书机商代朝廷出现了秘书机

4、构构太史寮，其长官为太太史寮，其长官为太史，下隶有不同层次分工各史，下隶有不同层次分工各异的史官，主要职掌为负责异的史官，主要职掌为负责商王的册命及祭典等事宜。商王的册命及祭典等事宜。”周周太史寮太史寮太史太史小史小史内史内史外史外史御史御史总掌起草文书、编总掌起草文书、编写史书、管理档案，写史书、管理档案，组织祭祀。掌邦国组织祭祀。掌邦国之志、贵族家谱。之志、贵族家谱。拟制简册，宣示王拟制简册，宣示王命。掌四方之志。命。掌四方之志。收受保管文书。收受保管文书。潘林杉中国古代秘书通论：潘林杉中国古代秘书通论：“太史寮则是为王室服务的太史寮则是为王室服务的秘书处，其长官太史地位很秘书处，其长官太

5、史地位很高，与三公卿士相当，是周高，与三公卿士相当，是周天子和王室的秘书长。天子和王室的秘书长。”例子例子 典：典：颁布政令、法典的文书颁布政令、法典的文书命、诰、谕、诏、旨：命、诰、谕、诏、旨：朝廷的下行文朝廷的下行文章、表、奏、议、疏：章、表、奏、议、疏：百官的上行文百官的上行文令、教：令、教：诸侯的下行文诸侯的下行文移：移：平行文平行文檄（露布）：檄（露布）：布告性文书布告性文书关：关：通知、通报，关牒（护照）通知、通报，关牒（护照）咨：咨：平行文，查问文书，平行文，查问文书，“国情咨文国情咨文”咨呈：咨呈：请示性文书请示性文书 照会：照会：不相隶属的往来文书不相隶属的往来文书 告示：告

6、示：晓告百姓的文书晓告百姓的文书 铭：铭：誓戒、记载功德，誓戒、记载功德，“座右铭座右铭”书、简、牍、笺、素：书、简、牍、笺、素：民间往来应用文民间往来应用文 序、引、跋：序、引、跋：文前文后的文字文前文后的文字4.现代对秘书的界定现代对秘书的界定国外秘书的分类国外秘书的分类 企业类：企业类：年轻化、女性化年轻化、女性化 30岁左右、岁左右、90%为女性，占脑力劳动者的为女性，占脑力劳动者的4%。事务型转为智能型事务型转为智能型 高级秘书成为高级秘书成为“智囊型智囊型”人员，全面辅助或部分代替上司的人员，全面辅助或部分代替上司的工作。工作。专业化专业化 手工操作转为电脑，分工日细、技术要求越来

7、越高。手工操作转为电脑，分工日细、技术要求越来越高。秘书工作永业化秘书工作永业化 较低层次经过经验积累和进一步学习，进入管理层秘书地位较低层次经过经验积累和进一步学习，进入管理层秘书地位得到承认，秘书成为终身职业。得到承认，秘书成为终身职业。秘书是上司的直接的贴身助手，不存在中间环节，大多是秘书是上司的直接的贴身助手，不存在中间环节，大多是“一对一一对一”的服务模式。秘书与服务对象之间有相对的稳定性，的服务模式。秘书与服务对象之间有相对的稳定性，除了除了“业缘关系业缘关系”之外，还多了一层之外，还多了一层“人情关系人情关系”。1.辅助性：辅助性：帮助上司完成其规定任务，实现预定目标。帮助上司完

8、成其规定任务，实现预定目标。2.从属性：从属性：依附于领导机构或领导成员，不能独立存在。依附于领导机构或领导成员，不能独立存在。3.服务性：服务性：在西方划归第三产业，秘书要做到在西方划归第三产业，秘书要做到“三个服务三个服务”。4.被动性：被动性：一切以领导的目标为自己的目标。一切以领导的目标为自己的目标。5.综合性：综合性：既有日常的程序性较强的例行工作，又有临时的、既有日常的程序性较强的例行工作，又有临时的、突发性工作，门内众多，内容复杂。突发性工作，门内众多，内容复杂。6.机密性：机密性：保密是秘书人员的首要职业道德。保密是秘书人员的首要职业道德。出现在各行各业、各种类型组织中；政务秘

9、出现在各行各业、各种类型组织中；政务秘书、商务秘书、涉外秘书、法律秘书、教学秘书、商务秘书、涉外秘书、法律秘书、教学秘书、私人秘书等新的专业和行业秘书名称；以书、私人秘书等新的专业和行业秘书名称；以商务秘书为主体的职业秘书阶层；公务秘书人商务秘书为主体的职业秘书阶层；公务秘书人员相对减少，并逐渐脱离了官本位，出现了职员相对减少，并逐渐脱离了官本位，出现了职业化趋势。业化趋势。劳动部秘书职业资格鉴定使秘书不仅是行劳动部秘书职业资格鉴定使秘书不仅是行政人员的一部分，而是某种专业人员，得到社会和政人员的一部分，而是某种专业人员，得到社会和法律的承认与保证；在国外有秘书工会，有职业资法律的承认与保证；

10、在国外有秘书工会，有职业资格证的秘书有资格参加自己的职业工会，其就业、格证的秘书有资格参加自己的职业工会，其就业、待遇、升迁、权利等等都可得到工会的保障；我国待遇、升迁、权利等等都可得到工会的保障；我国的秘书人员也有到其他国家担任秘书职务并享受同的秘书人员也有到其他国家担任秘书职务并享受同等待遇的可能性；以自己的知识、能力服务于用人等待遇的可能性；以自己的知识、能力服务于用人单位和雇主，并获取相应的报酬。双向选择有利于单位和雇主，并获取相应的报酬。双向选择有利于秘书能力充分发挥，更有利于提高秘书服务水平。秘书能力充分发挥，更有利于提高秘书服务水平。有些在岗的秘书虽然持有本科文凭，但存在有些在岗

11、的秘书虽然持有本科文凭，但存在短期工作心理问题，把担任秘书作为跳板；我短期工作心理问题，把担任秘书作为跳板；我国外资企业中已出现了一些国外资企业中已出现了一些30岁以上、比较稳岁以上、比较稳定的女秘书。她（他）们从事秘书工作是在经定的女秘书。她（他）们从事秘书工作是在经历过多次比较和思考后选择的，具有长期干下历过多次比较和思考后选择的，具有长期干下去的准备，同时具有比较冷静的头脑、丰富的去的准备，同时具有比较冷静的头脑、丰富的处世经验以及待人接物的技巧。这些都是刚毕处世经验以及待人接物的技巧。这些都是刚毕业的学生难以企及的，也是大公司领导最看重业的学生难以企及的，也是大公司领导最看重的素质。的

12、素质。通过手机、手提电脑，在家中、在出差途中通过手机、手提电脑，在家中、在出差途中完成工作；通过电子政务系统，实现政府网上完成工作；通过电子政务系统，实现政府网上办公，随时接受民众咨询；实现企业电子商务、办公，随时接受民众咨询；实现企业电子商务、网络营销和信息化管理；提高工作效率，减少网络营销和信息化管理；提高工作效率，减少差错；改变原有的工作习惯和交流模式差错；改变原有的工作习惯和交流模式。移动（手机）通讯秘书服务、寻呼秘书服务以移动（手机）通讯秘书服务、寻呼秘书服务以及电子邮件方式的网络秘书服务；专业化、规模化及电子邮件方式的网络秘书服务；专业化、规模化的秘书服务公司，依托酒店的会员资源和

13、高级商务的秘书服务公司，依托酒店的会员资源和高级商务会员资源，开展商务秘书服务；秘书服务是这种专会员资源，开展商务秘书服务；秘书服务是这种专业化分工的结果，保质保量完成自己最擅长的、最业化分工的结果，保质保量完成自己最擅长的、最核心的事务，把不擅长的、非核心的工作委托他人核心的事务，把不擅长的、非核心的工作委托他人来做来做；通讯及互联网的广泛应用，秘书服务工作日通讯及互联网的广泛应用，秘书服务工作日趋现代化、专业化、规模化和虚拟化，使行业发展趋现代化、专业化、规模化和虚拟化，使行业发展有了物质基础；现代专业人才市场的迅猛发展，许有了物质基础；现代专业人才市场的迅猛发展，许多有专业技能的人才脱离

14、了过去那种严密组织的束多有专业技能的人才脱离了过去那种严密组织的束缚，成为某个松散组织的成员，或成为自由职业者。缚，成为某个松散组织的成员，或成为自由职业者。日本高中女生把秘书职业看成日本高中女生把秘书职业看成“理想职业理想职业”的达的达20%。原因在于，除了工作环紧好，待遇高之外是最。原因在于，除了工作环紧好，待遇高之外是最能提升自己能力，最容易得到晋升的职业。能提升自己能力，最容易得到晋升的职业。美国的职业分为美国的职业分为41大类，大类，438小类，秘书在从业小类，秘书在从业人数最多的前人数最多的前10类中占第三位。美国有类中占第三位。美国有1200多所院校多所院校设有秘书专业。设有秘书

15、专业。欧洲培养秘书的培训机构叫欧洲培养秘书的培训机构叫“文官学院文官学院”、“国国家行政学院家行政学院”。美国、加拿大在美国、加拿大在20世纪世纪50年代联合设立年代联合设立“国家秘国家秘书协会书协会”，2019年改名为年改名为“国际行政管理人员协会国际行政管理人员协会”。现该协会已有现该协会已有30多个国家的多个国家的44000名会员。名会员。美国规定每年四月的第二个星期日为美国规定每年四月的第二个星期日为“秘书节秘书节”。一位政府机关秘书的自述一位政府机关秘书的自述 屈指算来，我的秘书生涯屈指算来，我的秘书生涯有近三年时间了。三年来，从有近三年时间了。三年来，从一名秘书专业毕业生成长为一一

16、名秘书专业毕业生成长为一名文字秘书业务骨干，其中的名文字秘书业务骨干，其中的甘苦，决不是只言片语可以表甘苦，决不是只言片语可以表白的。现在追忆起来，给我磨白的。现在追忆起来，给我磨砺机会最多的是砺机会最多的是2019年上半年上半年。那时，区政府刚换届不年。那时，区政府刚换届不久，新一届区政府领导班子成久，新一届区政府领导班子成员大部分来自基层，对他们来员大部分来自基层，对他们来说还有一个说还有一个“适应适应”的过程，的过程，区区政府办公室的文字工作任务也政府办公室的文字工作任务也异常繁重。异常繁重。当时，政府办公室周主任刚从基层调任过来，原秘书科王科当时，政府办公室周主任刚从基层调任过来，原秘

17、书科王科长晋升为分管文字秘书业务的副主任；办公室两名秘书中，另长晋升为分管文字秘书业务的副主任；办公室两名秘书中，另一位几个月前才从教育系统转岗过来，因而一些重要的文字业一位几个月前才从教育系统转岗过来，因而一些重要的文字业务便务便“历史历史”地落在我的肩上。这对一年半以来以前还是某大地落在我的肩上。这对一年半以来以前还是某大学学秘书学专业学生的我来说，既是一个难得的机遇，又是不小的秘书学专业学生的我来说，既是一个难得的机遇，又是不小的挑战。其中有一天，对我来说，挑战实在太大了。挑战。其中有一天，对我来说，挑战实在太大了。那是那是2019年年3月中旬的一个星期一。上周因王副主任要赶在月中旬的一

18、个星期一。上周因王副主任要赶在星期日下午外出开会，我俩便在周末加了一天半班交李副区长星期日下午外出开会，我俩便在周末加了一天半班交李副区长 审阅。星期一上午上班时，我感觉比较轻松，因为区政府和办审阅。星期一上午上班时，我感觉比较轻松，因为区政府和办公室领导都没有向我交办任何事项，看来，上午只要将李副区公室领导都没有向我交办任何事项，看来，上午只要将李副区长的讲话稿交文印室印发，我就逍遥无事了。可是，当我到李长的讲话稿交文印室印发，我就逍遥无事了。可是，当我到李副区长办公室取讲话稿时，他指出：文稿大体上可以，但有两副区长办公室取讲话稿时，他指出：文稿大体上可以，但有两部分要作些修改，另外要增加一

19、段内容，并嘱我在当天下午下部分要作些修改，另外要增加一段内容，并嘱我在当天下午下班之前再交他审阅一遍。班之前再交他审阅一遍。令来如山倒，我赶紧着手修改。到八点半前后，周主任找令来如山倒，我赶紧着手修改。到八点半前后，周主任找到我，说刚刚接到市里的电话，市委督查组本周内要来我区开到我，说刚刚接到市里的电话，市委督查组本周内要来我区开展小康区建设工作督查，在星期三上午下班之前要先报送一个展小康区建设工作督查，在星期三上午下班之前要先报送一个关于小康区建设的综合性汇报材料。我区小康建设起步较早，关于小康区建设的综合性汇报材料。我区小康建设起步较早，从从1991年开始部署到年开始部署到2019年基本建

20、成小康区，前后历时六年年基本建成小康区，前后历时六年多。多。而我在而我在2019年才参加工作，要独立完成这一综合性汇报材料，年才参加工作，要独立完成这一综合性汇报材料，必须查阅大量资料，并争取有关部门的支持。于是我遵照周主必须查阅大量资料，并争取有关部门的支持。于是我遵照周主任的意见，打电话找到区农经委、统计局、档案局等部门的有任的意见，打电话找到区农经委、统计局、档案局等部门的有关负责同志，落实好数据、材料等资料平源，还找出一堆自己关负责同志，落实好数据、材料等资料平源，还找出一堆自己平时搜集的区内外相关资料。等我心里有一点谱、准备着手拟平时搜集的区内外相关资料。等我心里有一点谱、准备着手拟

21、稿时，已近十点钟了。稿时，已近十点钟了。我把提纲交周主任敲定后，正要请区长审查，区长刚好放我把提纲交周主任敲定后，正要请区长审查，区长刚好放下话筒，对我说：下话筒，对我说：“小石，我们一道到小石，我们一道到C镇看看合资企业的情镇看看合资企业的情况，现在就走。况，现在就走。”区长在区长在C镇镇H镇镇长的引导下，先后考察了五家合资企业。镇镇长的引导下，先后考察了五家合资企业。每到一处，区长都认真听取企业有关批示，或就企业负责人的每到一处，区长都认真听取企业有关批示，或就企业负责人的汇报，深入生产现场询问产销情况，并作出有关批示，或就企汇报，深入生产现场询问产销情况，并作出有关批示，或就企业发展提出

22、一些指导性意见。这些，我都尽快、尽详地记了下业发展提出一些指导性意见。这些，我都尽快、尽详地记了下来。来。下午五点十分左右，已过下班时间了，李副区长才从会场下午五点十分左右，已过下班时间了，李副区长才从会场出来，回到办公室。我从他那儿取回讲话稿，在文字上稍加处出来，回到办公室。我从他那儿取回讲话稿，在文字上稍加处理，便交给文印室付印，并组织几名同事装订。待讲话稿装订理，便交给文印室付印，并组织几名同事装订。待讲话稿装订完毕，中央电视台的新闻联播节目已结束了。我草草吃了完毕，中央电视台的新闻联播节目已结束了。我草草吃了饭，仍旧回办公室，准备起草那份汇报材料。我泡了一杯有些饭，仍旧回办公室，准备起

23、草那份汇报材料。我泡了一杯有些发苦的浓茶，抱上那堆尺把高的资料，将自己关在小会议室里，发苦的浓茶，抱上那堆尺把高的资料，将自己关在小会议室里，专心致志地起草那个专心致志地起草那个“大块头大块头”文稿，累了喝上一大口浓茶，文稿，累了喝上一大口浓茶，困了抽上一支香烟，饿了便冲一碗方便面。到初稿结束时，已困了抽上一支香烟，饿了便冲一碗方便面。到初稿结束时，已近次日凌晨三点。那种如释重负的感觉实在太让人感动，以至近次日凌晨三点。那种如释重负的感觉实在太让人感动，以至于好长时间以后，我都难以忘怀。于好长时间以后，我都难以忘怀。那一天，从早上七点四十进办公室，至次日凌晨三点钟放下那一天，从早上七点四十进办

24、公室，至次日凌晨三点钟放下笔，期间大约十九个小时，我几乎都是处于紧张的工作状态。放笔，期间大约十九个小时，我几乎都是处于紧张的工作状态。放在平时，肯定是王副主任负责修改李副区长的那篇讲话稿；肯定在平时，肯定是王副主任负责修改李副区长的那篇讲话稿；肯定是王副主任陪区长下乡视察；肯定是由王副主任主笔起草这个是王副主任陪区长下乡视察；肯定是由王副主任主笔起草这个“大大块头块头”文稿，我只会充当个文稿，我只会充当个“配角配角”罢了。罢了。现在再回想那天的现在再回想那天的“拼命三郎拼命三郎”状，真的不足一提，因为在状，真的不足一提，因为在政政府机关的文字秘书工作中，类似这样的情形实在太多了。我记府机关的

25、文字秘书工作中，类似这样的情形实在太多了。我记得，曾有人以得，曾有人以“一杯茶、一支烟、一张报纸看半天一杯茶、一支烟、一张报纸看半天”之类的刻薄之类的刻薄话来形容机关工作的话来形容机关工作的“清闲清闲”，事实上，就我的秘书经历而言，事实上，就我的秘书经历而言，几几乎每一天都是繁忙而有价值的。乎每一天都是繁忙而有价值的。【分析】从这个案例可以看出秘书应具备的基本素质：从这个案例可以看出秘书应具备的基本素质：1.秘书必须具有不辞辛劳、自我牺牲、无私奉献的精神，做到秘书必须具有不辞辛劳、自我牺牲、无私奉献的精神，做到早上班，晚下班，节假日常加班。只有这样，才能适应紧张而繁早上班，晚下班，节假日常加班

26、。只有这样，才能适应紧张而繁忙的工作需要。轻轻松松、舒舒服服，按部就班，是当不好秘书忙的工作需要。轻轻松松、舒舒服服，按部就班，是当不好秘书的。的。2.秘书必须具有很强的文字表达能力，会撰写各种文字材料，秘书必须具有很强的文字表达能力，会撰写各种文字材料，包括汇报稿、讲话稿和新闻稿，等等。包括汇报稿、讲话稿和新闻稿，等等。3.秘书必须具有快速成文的过硬工夫，做到下笔成文，出手成秘书必须具有快速成文的过硬工夫，做到下笔成文，出手成章。只有这样，才能适应工作时效性强的特殊要求。章。只有这样，才能适应工作时效性强的特殊要求。4.秘书必须具有良好的身心健康，具有强健性的体魄，顽强的秘书必须具有良好的身

27、心健康，具有强健性的体魄，顽强的意志，坚韧的毅力，良好的心理承受能力。意志，坚韧的毅力，良好的心理承受能力。秘书所负责任愈重，其日常工作愈无定规。他必须策划并组秘书所负责任愈重，其日常工作愈无定规。他必须策划并组织每一件力所能及之事，否则将无以处理突如其来的紧急事项。织每一件力所能及之事，否则将无以处理突如其来的紧急事项。美国国家秘书协会会长凯勒女士美国国家秘书协会会长凯勒女士女秘书工作女秘书工作典型的一日典型的一日 苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理，她了解成功并没有绝苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理，她了解成功并没有绝对的保证，不过继续不断的进修并增进自己的技能与条件，则

28、是绝对必要的。对的保证，不过继续不断的进修并增进自己的技能与条件，则是绝对必要的。作为一位进修秘书课程的专校夜校生而言，对其行业的进阶应有旺盛的事业作为一位进修秘书课程的专校夜校生而言，对其行业的进阶应有旺盛的事业心。她接受要求心。她接受要求,详述她一天的工作实况，以供有志从事秘书工作者对办公室详述她一天的工作实况，以供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动，所遭遇的问题与突发事件以及秘书必须面临的职责有一个较内的各项活动，所遭遇的问题与突发事件以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的观念。她的看法几乎与凯勒女士的上述一席话不约而同。苏珊说：清晰的观念。她的看法几乎与凯勒女士的上述一席话不约而同。

29、苏珊说：“当我担任速记员的工作时，我的日常工作较易描述，现在我所担任的责任当我担任速记员的工作时，我的日常工作较易描述，现在我所担任的责任较前为重，有许多紧急事件需待处理，我发觉我日常工作几乎无定规定制可较前为重，有许多紧急事件需待处理，我发觉我日常工作几乎无定规定制可言。不过典型的情况是：听写口授、誊清文件、安排访客的会见事宜、接听言。不过典型的情况是：听写口授、誊清文件、安排访客的会见事宜、接听电话、准备行程表（我的上司经常做业务旅行）、处理邮件以及各项交办事电话、准备行程表（我的上司经常做业务旅行）、处理邮件以及各项交办事项。项。”苏珊从事秘书工作的背景苏珊从事秘书工作的背景 对苏珊的背

30、景作一简单的描述，将有助于读者了解她何以在对苏珊的背景作一简单的描述，将有助于读者了解她何以在20来岁的年龄就来岁的年龄就担任一个负有重责的职位。苏珊担任一个负有重责的职位。苏珊18岁毕业于美国高级中学，然后接受岁毕业于美国高级中学，然后接受1年的秘书年的秘书专业课程训练。结业以后，苏珊对她的未来计划一无决定，曾经向一个就业辅导专业课程训练。结业以后，苏珊对她的未来计划一无决定，曾经向一个就业辅导机构登记，其后机构登记，其后6个月内，她担任过好些临时性工作，事后她说：个月内，她担任过好些临时性工作，事后她说：“这这6个月我获个月我获得不少宝贵经验。我学会了如何适应不同的雇主与工作环境。得不少宝

31、贵经验。我学会了如何适应不同的雇主与工作环境。”苏珊的一位友人，有一天告诉她，一家饮料公司有一个速记员的缺额。经苏珊的一位友人，有一天告诉她，一家饮料公司有一个速记员的缺额。经过了好几次测验和两度面谈之后，苏珊总算被雇用了。在她进入这家饮料公司工过了好几次测验和两度面谈之后，苏珊总算被雇用了。在她进入这家饮料公司工作作6个月后，她到大专夜间部就读。她所修习的课目有信函写作、高级秘书业务、个月后，她到大专夜间部就读。她所修习的课目有信函写作、高级秘书业务、市场学及市场调查、政治学及国际关系、心理学及人群关系、推销术及广告学，市场学及市场调查、政治学及国际关系、心理学及人群关系、推销术及广告学，她

32、目前在这家公司服务已她目前在这家公司服务已6年多，并且数度获得晋升。年多，并且数度获得晋升。苏珊写这篇描述她一天工作的记载时，她担任该公司苏珊写这篇描述她一天工作的记载时，她担任该公司营业部经理迈克先生营业部经理迈克先生及及广广告部经理怀特先生告部经理怀特先生两人的执行秘书已有一年半的时间。她已接获通知，将升任迈两人的执行秘书已有一年半的时间。她已接获通知，将升任迈克经理的行政经理，并且当她训练杜娜小姐担任怀特经理的秘书而独立作业时，克经理的行政经理，并且当她训练杜娜小姐担任怀特经理的秘书而独立作业时，即行生效。即行生效。苏珊选择星期四这一天作为示范，说明一位秘书典型的一日。这一天，迈苏珊选择

33、星期四这一天作为示范，说明一位秘书典型的一日。这一天，迈克经理已因公出差，而怀特经理正准备远行。苏珊告诉我们：克经理已因公出差，而怀特经理正准备远行。苏珊告诉我们：“这是典型的一日，这是典型的一日，两位经理同时出差是常有的事。时间正好相近，这一天确实相当忙，致使我速记两位经理同时出差是常有的事。时间正好相近，这一天确实相当忙，致使我速记了一些文件，准备过几天再行誊正。了一些文件，准备过几天再行誊正。”苏珊一天工作实录苏珊一天工作实录（办公时间从上午（办公时间从上午9：00到下午到下午5：00，中间有，中间有1小时午餐时间，两次咖小时午餐时间，两次咖 啡小憩各啡小憩各15分钟）。分钟）。8：30

34、 抵达办公室。整理仪容，检查办公用品与文具。整理怀特经理办抵达办公室。整理仪容，检查办公用品与文具。整理怀特经理办 公室及检查迈克经理办公室。公室及检查迈克经理办公室。8：55 检视手中的工作，开始誊正昨天听写的两封信，尽快送请怀特经检视手中的工作，开始誊正昨天听写的两封信，尽快送请怀特经 理签名。完成信稿放入签名卷夹中，置于怀特经理案头。（信件宜如理签名。完成信稿放入签名卷夹中，置于怀特经理案头。（信件宜如 此慎重处理，以免他人窥视）此慎重处理，以免他人窥视）9：15 拆阅并处理第一批邮件。留下必须由我直接作答的，怀特经理到拆阅并处理第一批邮件。留下必须由我直接作答的，怀特经理到 达办公室，

35、嘱我到他办公室作大约达办公室，嘱我到他办公室作大约5分钟的口授笔记。迅速整理出即分钟的口授笔记。迅速整理出即 将讨论的事项，因他即将于下午远离，公差两星期。将讨论的事项，因他即将于下午远离，公差两星期。向怀特经理报到，听写时，两度因电话而中断，然后继续做笔记。向怀特经理报到，听写时，两度因电话而中断，然后继续做笔记。回到办公桌后，回复一紧急电话。请杜娜小姐听第二个电话。她正接受回到办公桌后，回复一紧急电话。请杜娜小姐听第二个电话。她正接受训训 练，一旦我担任迈克经理的行政经理后，她即将为怀特经理工作。怀特练，一旦我担任迈克经理的行政经理后，她即将为怀特经理工作。怀特经经 理把他的旅行计划交给我

36、，交代他外出期间要我处理的事情，并电告杜娜理把他的旅行计划交给我，交代他外出期间要我处理的事情，并电告杜娜 小姐，以她能协助我工作表示高兴。怀特经理当面嘱咐如有需要可找她帮小姐，以她能协助我工作表示高兴。怀特经理当面嘱咐如有需要可找她帮 忙，以完成交办事项，因为他知道我还得替迈克经理做不少事。忙，以完成交办事项，因为他知道我还得替迈克经理做不少事。9：50 回到我的办公桌，检查档案，获取必要的资料，回复在怀特经理办公回到我的办公桌，检查档案，获取必要的资料，回复在怀特经理办公室室 接听的电话。捡出必须由怀特经理过目的航空信件。无特别紧要的待复接听的电话。捡出必须由怀特经理过目的航空信件。无特别

37、紧要的待复 函件，摘记几项待办事项，俟第二件邮件到来再处理。接听几通电话，函件，摘记几项待办事项，俟第二件邮件到来再处理。接听几通电话，其中一通为一位盛怒的客户其中一通为一位盛怒的客户B先生打来的，他要求与迈克经理直接讲先生打来的，他要求与迈克经理直接讲 话，他不相信迈克经理已经外出，最后我才婉转问明原委，并应允他立话，他不相信迈克经理已经外出，最后我才婉转问明原委，并应允他立 即查明，尽快打电话告诉他。即查明，尽快打电话告诉他。10：10 决定前往征信所，核对决定前往征信所，核对B先生的帐目，请杜娜小姐照顾我的办公室，先生的帐目，请杜娜小姐照顾我的办公室，并告诉怀特经理我要到征信所去，征信所

38、事忙一时无法查对，答应中午并告诉怀特经理我要到征信所去，征信所事忙一时无法查对，答应中午 以前打电话告诉我。以前打电话告诉我。10：20 回到办公桌，记下征信所午前会来电话，不然，我应打电话去问。咖回到办公桌，记下征信所午前会来电话，不然，我应打电话去问。咖 啡小憩时间，但已无法分身了。告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫啡小憩时间，但已无法分身了。告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫 她到出纳室。稍后并告诉她登记月支账的方法。杜娜小姐回来后，将准她到出纳室。稍后并告诉她登记月支账的方法。杜娜小姐回来后，将准 备交由她接替的工作：复制文件、校对、正式信件的打法、推销员所报备交由她接替的工作：复制文

39、件、校对、正式信件的打法、推销员所报 费用数字的核对等，一一交代。杜娜小姐从出纳室带款返回办公室，在费用数字的核对等，一一交代。杜娜小姐从出纳室带款返回办公室，在 我面前点清，当她交钱给怀特经理时也将当面点清，这一点很重要。一我面前点清，当她交钱给怀特经理时也将当面点清，这一点很重要。一 旦点清无讹，以后再有差错就无须负责。旦点清无讹，以后再有差错就无须负责。10：40 开始誊清怀特经理口授信件。文书中心来电话说，他们为怀特经理打开始誊清怀特经理口授信件。文书中心来电话说，他们为怀特经理打 的推销业务会议议程表，因为事忙，无法如期在今天完成。我决定无论如的推销业务会议议程表，因为事忙，无法如期

40、在今天完成。我决定无论如 何明天一定要做完（我通常都较实际需要时间提前几天，以防临时赶不何明天一定要做完（我通常都较实际需要时间提前几天，以防临时赶不 及，但我并没有明白告诉他们）。及，但我并没有明白告诉他们）。11：10 打好数封信函请怀特经理签名，并影印其中部分信函，我在他办公室打好数封信函请怀特经理签名，并影印其中部分信函，我在他办公室 时，怀特经理接听一通私人电话，决定提早于时，怀特经理接听一通私人电话，决定提早于3：00，而不是原定的，而不是原定的5：00 动身，因此，我至少必须在动身，因此，我至少必须在2：30左右为他准备好应带的公事包。左右为他准备好应带的公事包。11：15 回到

41、办公桌，打三通电话分别通知同仁，将原定回到办公桌，打三通电话分别通知同仁，将原定4：00召开的会议提召开的会议提 前到前到2：00。怀特经理应带的文件几乎都已备齐，为了慎重起见再检查一。怀特经理应带的文件几乎都已备齐，为了慎重起见再检查一 遍，并通知杜娜小姐作实地见习。遍，并通知杜娜小姐作实地见习。征信所来电话，告知客户征信所来电话，告知客户B先生的帐目详情，既得完整资料，自可回复先生的帐目详情，既得完整资料，自可回复 B先生电话。一面打电话，一面教杜娜小姐留心为怀特经理所准备应带的文先生电话。一面打电话，一面教杜娜小姐留心为怀特经理所准备应带的文 件。与件。与B先生通电话，他似乎很满意。将经

42、过记下准备告知迈克经理，并将先生通电话，他似乎很满意。将经过记下准备告知迈克经理，并将 这种作业程序告知杜娜小姐，当我的上司远行其间我都将所有重要电话，这种作业程序告知杜娜小姐，当我的上司远行其间我都将所有重要电话，访客谈话摘要记录以及函件也做札记。怀特经理的公文包已准备妥当，只访客谈话摘要记录以及函件也做札记。怀特经理的公文包已准备妥当，只 等最后一份资料。等最后一份资料。11：45 整理档案并与同人开会后，开始处理迈克经理的信件，他希望当天能整理档案并与同人开会后，开始处理迈克经理的信件，他希望当天能 知道来信大致内容。怀特经理提早离开办公室去进午餐，当他经过我的办知道来信大致内容。怀特经

43、理提早离开办公室去进午餐，当他经过我的办 公室时，交给我一份简短的备忘录。说是回到办公室时再由他签名，我的公室时，交给我一份简短的备忘录。说是回到办公室时再由他签名，我的 案头始终准备好一本笔记簿。翻开空白的一页，以备不时之需。将备忘录案头始终准备好一本笔记簿。翻开空白的一页，以备不时之需。将备忘录 立即誊正。并置于怀特经理办公室的签字卷夹内。立即誊正。并置于怀特经理办公室的签字卷夹内。第二批邮件到达，很快地过目一遍，其中有一件需要怀特经理立即注第二批邮件到达，很快地过目一遍，其中有一件需要怀特经理立即注 意，从档案中找到有关资料附于来信之后，一并置于怀特经理办公桌上的意，从档案中找到有关资料

44、附于来信之后，一并置于怀特经理办公桌上的 “速件速件”卷夹内。卷夹内。12：15 正准备在办公桌进食三明治时，接待员通知一位客户要见迈克经理，正准备在办公桌进食三明治时，接待员通知一位客户要见迈克经理，假如迈克经理此时尚在办公室，照例会留访客进午餐，于是决定请客人到假如迈克经理此时尚在办公室，照例会留访客进午餐，于是决定请客人到 我们的餐厅用膳，巧遇市场调查部门的高先生，一并邀他同桌进食，请来我们的餐厅用膳，巧遇市场调查部门的高先生，一并邀他同桌进食，请来 客在访客名薄上签名。客在访客名薄上签名。杜娜小姐通常都在杜娜小姐通常都在1：00整吃午餐，征求她是否能改变计划，暂时照顾整吃午餐，征求她是

45、否能改变计划，暂时照顾 一下我的办公桌，留一便条与怀特经理，告知他我去何处。一下我的办公桌，留一便条与怀特经理，告知他我去何处。1：15 重回办公桌，高先生仍陪着客户并将代为送客。将进餐时与客户谈话要重回办公桌，高先生仍陪着客户并将代为送客。将进餐时与客户谈话要 点记下，留供迈克经理参考，并将来客姓名记入访客名单中。杜娜小姐将点记下，留供迈克经理参考，并将来客姓名记入访客名单中。杜娜小姐将 她接听的电话告诉我，即去进餐。并说在半小时内回办公室。她接听的电话告诉我，即去进餐。并说在半小时内回办公室。1：30 怀特经理嘱我听写午餐时留在他桌上的紧急来信的回函，他要我替他怀特经理嘱我听写午餐时留在他

46、桌上的紧急来信的回函，他要我替他的的 太太办一些私人事情，问他假如我请杜娜小姐替我走一趟，他是否介意？太太办一些私人事情，问他假如我请杜娜小姐替我走一趟，他是否介意？他表示同意。他表示同意。1：40 将紧急信件誊正，请怀特经理签名，并以副本一份纳入其办公包中。将紧急信件誊正，请怀特经理签名，并以副本一份纳入其办公包中。检检 查是否有致迈克经理紧急邮件，其中有一封须于晨间转寄资料时一并转查是否有致迈克经理紧急邮件，其中有一封须于晨间转寄资料时一并转 致，在怀特经理离开后立刻准备，杜娜小姐餐毕返回办公室。嘱她备妥怀致，在怀特经理离开后立刻准备，杜娜小姐餐毕返回办公室。嘱她备妥怀 特经理的最后资料。

47、特经理的最后资料。2：00 怀特经理的三位同事到达办公室，他嘱我作笔录，杜娜小姐则招呼所怀特经理的三位同事到达办公室，他嘱我作笔录，杜娜小姐则招呼所有有 的电话，使我们不致受到干扰。的电话，使我们不致受到干扰。2：20 三位同事离去，怀特经理希望尽快将会议记录誊正，讨论一些其他事三位同事离去，怀特经理希望尽快将会议记录誊正，讨论一些其他事项。项。2：30 重回办公桌，请杜娜小姐誊正我在会议中所作的笔录，告诉她如果有重回办公桌，请杜娜小姐誊正我在会议中所作的笔录，告诉她如果有少少 数的字看不清不必担心，不妨从头至尾快读一遍，将有疑问的字句圈记数的字看不清不必担心，不妨从头至尾快读一遍，将有疑问的

48、字句圈记出出 来，一并来问我。来，一并来问我。将怀特经理的公文包准备妥帖。将怀特经理的公文包准备妥帖。2：45 答复杜娜小姐所提出的会议笔录上的几个疑点，她开始誊正。继续处答复杜娜小姐所提出的会议笔录上的几个疑点，她开始誊正。继续处理理 第二批来信，并备妥寄给迈克经理的资料。第二批来信，并备妥寄给迈克经理的资料。3：00 怀特经理离开办公室，他能准时而且诸事齐备地动身，总算松了怀特经理离开办公室，他能准时而且诸事齐备地动身，总算松了 一口一口 气，继续整理信件。接到迈克经理的长途电话，他将延后两天回来，并嘱气，继续整理信件。接到迈克经理的长途电话，他将延后两天回来，并嘱 转告办公室有关转告办公

49、室有关 同仁，他已打电报给原先约好会面的某些客户，迈克经同仁，他已打电报给原先约好会面的某些客户，迈克经理理 希望立即寄给他已打字完成的资料，决定于今晚投邮，我按序检查一遍。希望立即寄给他已打字完成的资料，决定于今晚投邮，我按序检查一遍。3：15 察看杜娜小姐誊正我的笔录的速度，已接近完成。告诉她完成后尽可察看杜娜小姐誊正我的笔录的速度，已接近完成。告诉她完成后尽可以以 休息了。休息了。打电话给文书中心，是否可派人协助我打字，答案是无人可派，与营打电话给文书中心，是否可派人协助我打字，答案是无人可派，与营 业部两位领班（迈克经理也是他们的上司）联系，能否派两位打字员来，业部两位领班（迈克经理也

50、是他们的上司）联系，能否派两位打字员来，一位说很难帮忙，另一位说一位说很难帮忙，另一位说3：30之后可能派出两位打字小姐。一切准备之后可能派出两位打字小姐。一切准备妥妥 当，在向她们有所指示之前，首先向两位打字小姐说明所有的资料必须在当，在向她们有所指示之前，首先向两位打字小姐说明所有的资料必须在 今晚付邮。如果他们中任何一位必须今晚付邮。如果他们中任何一位必须5：00离开，现在就告诉我，以便找离开，现在就告诉我，以便找人人 替手。两人都说可以留下。替手。两人都说可以留下。杜娜小姐也完成了初稿，并且协助下一步工杜娜小姐也完成了初稿，并且协助下一步工 作，她愿意不管多晚，一作，她愿意不管多晚，一