第三章文书体式与稿本使用课件.ppt

1、&公文中各要素标识公文中各要素标识 眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人人 主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注件、成文时间、公文生效标识、附注 版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间间00001天开20053号关于加强文书档案工作的通知关于加强文书档案工作的通知各分公司，各处、室：为贯彻瓯江市人民政府关于进一步加强企业档案工作若干意见（瓯府2

2、0052号）的精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。附件：1、瓯江市人民政府意见 2、瓯江市档案馆的通知二五年一月二日主题词：主题词：文书 档案 通知抄送：抄送：市档案局，市经贸委。天开电化有限公司办公室2005年1月印发眉眉首首主主体体版版记记机机 密一年密一年特特 急急1、传达行文意图；、传达行文意图；2、表明文书的生效时间和法律凭据；、表明文书的生效时间和法律凭据；3、表明行文关系和主送范围。、表明行文关系和主送范围。1、提供主题检索标识；、提供主题检索标识；2、确定复本送达范围；、确定复本送达范围；3、提供公文印制责任者、时间等。、提供公文印制责任者、时间等。1、表明文书的法定权威

3、和信息源；、表明文书的法定权威和信息源；2、确定文书的处理缓急和安全要求；、确定文书的处理缓急和安全要求；3、为文书的科学管理提供分类标识和检索途径。、为文书的科学管理提供分类标识和检索途径。00001天开20053号关于加强文书档案工作的通知关于加强文书档案工作的通知各分公司，各处、室：为贯彻瓯江市人民政府关于进一步加强企业档案工作若干意见（瓯府20052号）的精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。附件：1、瓯江市人民政府意见 2、瓯江市档案馆的通知二五年一月二日主题词：主题词：文书 档案 通知抄送：抄送：市档案局，市经贸委。天开电化有限公司办公室2005年1月印发眉眉首首主主体体版版记

4、记机机 密一年密一年特特 急急1、传达行文意图；、传达行文意图；2、表明文书的生效时间和法律凭据；、表明文书的生效时间和法律凭据；3、表明行文关系和主送范围。、表明行文关系和主送范围。1、提供主题检索标识；、提供主题检索标识；2、确定复本送达范围；、确定复本送达范围；3、提供公文印制责任者、时间等。、提供公文印制责任者、时间等。1、表明文书的法定权威和信息源；、表明文书的法定权威和信息源；2、确定文书的处理缓急和安全要求；、确定文书的处理缓急和安全要求；3、为文书的科学管理提供分类标识和检索途径。、为文书的科学管理提供分类标识和检索途径。天开20053号平行文、平行文、下行文，下行文，至版心上

5、至版心上边缘边缘25mm机密机密特急特急眉眉首首宋体，宋体，高度小于高度小于2cm机密机密特急特急天开电化有限公司文件天开电化有限公司文件 签发人：张国庆张国庆 天开2005 1号 李国强李国强上报的公文需标上报的公文需标识签发人姓名识签发人姓名眉眉首首上行文至版心上行文至版心上边缘为上边缘为80mm三号楷体三号楷体00001天开20043号眉眉首首机机 密一年密一年特特 急急目的是为了便于统计、登目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。机密公文应标明。便于公文查阅、处理、统计。便于公文查阅、处理、统计。由发

6、文机关代字、年份和序号由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办组成。联合发文时只标注主办机关发文字号机关发文字号传递和办理的时间限度，平件不传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急报分特提、特急、加急、平急,同同时在信封上标明。时在信封上标明。发文机关全称或规范化简发文机关全称或规范化简称加称加“文书文书”，红色标识，红色标识，居中，庄严显示文书的法居中，庄严显示文书的法定性和权威性定性和权威性文书内容涉及国家秘密的，文书内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。分秘密、

7、机密、绝密。反映机关本质属性，避免与反映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三相近机关混淆。通常采用三种方法：种方法：1、机关代字；、机关代字；2、机关代字加文种代字；机关代字加文种代字；3、机关代字加承办部门代字。机关代字加承办部门代字。年份用全称，用年份用全称，用六角括号六角括号不加不加“第第”不编虚号不编虚号机机 密密特特 急急中金房地产公司中金房地产公司 美加房地产公司美加房地产公司 文文 件件万科房地产公司万科房地产公司中金房20041号签发人：联合行文时主办机关名称在前，文书居于右侧，上下居中排布。眉眉首首上报的公文需标识签发人姓上报的公文需标识签发人姓名名;“请示请示”应当

8、在附注处注明应当在附注处注明联系人的姓名和电话。联系人的姓名和电话。天开公司关于加强文书档案工作的通知天开公司关于加强文书档案工作的通知各分瓮，各处、室：为贯彻瓯江市人民政府关于进一步加强企业档案工作若干意见（沪府20052号）文书精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。附件：1、意见 2、的通知二四年一月二日（此件须在中层干部会议传达）是附属或说明正文的文书材料，是文书的重要组成部分；应标明附件顺序和名称，附件后无标点符号，应与正文一起装订。应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。主主体体文书生效标识有加盖印章和签署两种形式。数字、年份不能回行应准确简要

9、地概括公文的主要内容并标明文种。结构要完整，一般包括发文机关、主要内容、文种。不同文书成文日期不尽相同，详见书。成文日期中的零写为“”需要说明的其它事项加括号标注。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。公公文文末末页页版版式式联合行文末页公文版式联合行文末页公文版式文尾与版记示意图附件：1、意见 2、的通知二五年一月二日主题词：主题词：抄送：抄送：，。中金房地产公司办公室中金房地产公司办公室20042004年年1 1月印发月印发。不得标识此页无正文下弧无文字时下套下弧有文字时中套落款处不署发文机关名称。中金20043号关于加强文书档案工作的通知关于加强文书档案工作的通知主题词：主题词：文书

10、档案 通知抄送：档案局天开公司办公室2004年1月印发版版记记便于计算机检索和管理公文。应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。以公文付印时间为准。附件：1、意见 2、的通知二五年一月二日主题词：主题词：文书 档案 通知抄送：市档案局，市经贸委。天开电化有限公司办公室2005年1月2日印发1 空白页和空白页以下的页不标识页码；日期后空四字261mm351mmn 排版规格排版规格正文用正文用3 3号仿宋体号仿宋体字字每面排每面排2222行行每行排每行排2828字字任务二：发文工作任务二：发文工作信函式文头信函式文头文件字号加于此处距上页边30mm红色，长均为1

11、70mm距下页边20mm命令（令）格式命令（令）格式 会议纪要格式：会议纪要标识由会议纪要格式：会议纪要标识由“会议纪会议纪要要”组成。用红色小标宋体字，字号由发文机关组成。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。酌定。会议纪要不加盖印章。n文书文体的三种表达方式在各个文种的使用中，侧重点不同。有些以说明为主，有些以议论为主，有些是叙述、说明、议论兼而有之。n表达方式侧重点的不同也是一种文种区别于其他文种的重要特点。公文格式标准化的作用n体现公文的权威性、严肃性、有效性，有利于发挥公文的作用。n方便公文的处理，提高工作效率，实现公文格式的模块化，简化公文形成过程。n由于标准一

12、致，有利于采用现代化设备处理公文，实现办公自动化。n便于公文的归档管理和检索使用。例如：便于装订成册或者方便扫描。公文书面格式的构成要素n文头：又叫文件版头n标题：完整的标题应由发文机关、事由和文种三部分组成n正文n发文机关：落款n收文机关：主送机关（要求办理或答复）抄送机关（了解文件）：抄报、抄送、抄发、普发文件n成文日期：一般为签发日期n盖印和签署：证实文件效力的一种标志n附件：附属于正文的材料文件的标记n发文字号n密级n份数序号n缓急时限：急件、紧急、特急、限时送达n阅读范围n签发人n主题词n印发注明n翻印注明公文的标题n除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。n发布、批转、转发公

13、文须分别加上相应字样，原文件可不加书名号。n一般采用偏正词组，以文种为中心词，发文机关、事由是限定修辞成分。n在作者与事由之间通常用“关于”、“对”等介词组成介词结构。注意防止重叠，批转、转发时第一个“关于”要省略。n排列原则：对称、美观大方。注意不得将两个字以上的词（语句、语意群）拆开排在不同的行首、尾。n特定情况下可省略发文机关或事由或两者，但任何情况下不能省略文种。（不方便执行和查找利用）定稿案例：n某单位的一个职能部门代替单位拟写了一个申请追加经费的请示，送给负责人核稿时，负责人将“请示”改为“报告”。打字员打出后，原撰稿人在校对时将“报告”改回原来的“请示”，到负责人第二次核稿时，又

14、将“请示”改为“报告”。n请示与报告错用、混用的现象十分普遍，结合本案例，试从秘书规范的角度分析产生这种现象的原因n在公文处理时，经常能够看到请示与报告不分的现象，其实请示与报告是两种性质完全不同的文种。一、请示与报告的含义和异同关于“请示”与“报告”的含义，国家行政机关公文处理办法和中国共产党机关公文处理条例都有明确的规定：请示，适用于向上级机关请求指示、批准；报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。二者不能混为一谈。n请示与报告都属于上行文，都具有反映情况、提出建议的功用，但也有其明显的不同：1内容要求不同。请示的内容要求一文一事；报告的内容可一文一

15、事也可一文数事。2侧重点不同。请示属于请示性公文，侧重于提出司题和请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或者建议。3行文目的不同。请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。n4行文时间不同。请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。5报送要求不同。请示一般只写一个主送机关；受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。6篇幅不同。请示一般都比较简短；报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长。7标题写作不同。

16、一般来讲请示的标题中不写报告二字，就是x x x关于x x x x x x的请示；报告的标题中不写请示二字，就是x x”x关于x x x xx x的报告。n8结束用语不同。请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。9处理结果不同。请示属于“办件”，指上级机关应对请示类公文及时予以批复；报告属于“阅件”，对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答复，但也没必要件件予以答复。n二、请示与报告不分的几种表现形式1把请示当作报告。就是把请求指示、批准的请示当作了报告。如x x xx关于申请购买x x x x的报告，指本机关根据工作需要，提出购买x x x的要求，请求上级机关予以批准，批准后方可执行的事情。这类应属于请示，而行文实践中有时恰恰使用了报告这一文种。2把报告当作请示。有些报告是下级呈送给上级并要求批转的报告，这类报告应属于呈转性报告极易被当作请示。如x x x x关于x x x x的报告末尾处应写“以上报告，如无不妥，请批转x x x执行。”属于典型的呈转性报告但是往往被当作了请示。