第1章从零开始文秘办公基础课件.pptx

1、 电脑办公、信息化作业已是目前文秘办公的主流方式，电脑办公、信息化作业已是目前文秘办公的主流方式，并将不断深入各行各业。为了能适应社会激烈的竞争、抓并将不断深入各行各业。为了能适应社会激烈的竞争、抓住未来的就业机会，人们迫切需要在短时间内掌握和使用住未来的就业机会，人们迫切需要在短时间内掌握和使用电脑的基本技能。电脑的基本技能。文秘及文秘工作文秘及文秘工作 文秘概述文秘概述文秘的分类及工作文秘的分类及工作 文秘的工作原则文秘的工作原则1.1 文秘概述文秘概述 文秘是随着科学经济高速发展，信息传播急剧文秘是随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科膨胀，社会竞

2、争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。作为一种全球性的职业，文秘工作越学管理专业。作为一种全球性的职业，文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。它在辅助各级来越趋于现代化、科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。文处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。文秘专业已经成为秘专业已经成为21世纪中国经济发展十大需求专业世纪中国经济发展十大需求专业之一。之一。1.2 文秘的分类及工作文秘的分类及工作l 行政文员行政文员l 办公室文员办公室文员l 秘书秘书行政文员行政文员

3、 行政文员工作涉及面较广，事务较烦琐，对完成工作的行政文员工作涉及面较广，事务较烦琐，对完成工作的质量、效率也有一定的要求。行政文员应该具备的基本素质质量、效率也有一定的要求。行政文员应该具备的基本素质和技能要求如下：和技能要求如下：能独立操作计算机，熟练操作能独立操作计算机，熟练操作Word、Excel、PowerPoint等办公自动化软件及等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。巧。熟练运用各类办公自动化设备。同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力，还要有较强的保密意识

4、。具有良好的文字组织和语言表力，还要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和语言表达能力，中英文打字速度快，能熟练操作五笔、智能达能力，中英文打字速度快，能熟练操作五笔、智能ABC等等汉字输入法。掌握常用英语口语，有较好的英语阅读和写作汉字输入法。掌握常用英语口语，有较好的英语阅读和写作能力。能力。办公室文员办公室文员 办公室文员的工作职责如下：办公室文员的工作职责如下：接听、转接电话；接待来访人员。接听、转接电话；接待来访人员。负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。室档案收集、整理工作。负责总经理办公室的清洁卫生。

5、负责总经理办公室的清洁卫生。做好会议纪要。做好会议纪要。负责公司公文、信件、邮件、报纸杂志的分送。负责公司公文、信件、邮件、报纸杂志的分送。负责传真的收发工作。负责传真的收发工作。负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。做好公司宣传专栏的组稿。做好公司宣传专栏的组稿。按照公司硬性管理规定，保管使用公章，并对其负责。按照公司硬性管理规定，保管使用公章，并对其负责。做好公司食堂费用支出、流水账登记，并对餐费做统计及餐做好公司食堂费用支出、流水账登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。费的收纳、保管。每月环保报表的邮寄及社保的打表。每月环保报表

6、的邮寄及社保的打表。管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。严格借档手续。社会保险的投保、申领。社会保险的投保、申领。统计每月考勤并交财务做账、留底。统计每月考勤并交财务做账、留底。管理办公室各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提管理办公室各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。倡节俭。接受其他临时工作。接受其他临时工作。秘书秘书 秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。人员。1998年年5月，劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布月

7、，劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的秘书职业技能标准一书上将的秘书职业技能标准一书上将“秘书秘书”概念定义为：专门概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。导决策及实施服务的人员。目前我国秘书从业人员约目前我国秘书从业人员约2300万人。万人。我国外资企业秘书分三类：我国外资企业秘书分三类：初级秘书初级秘书以接电话、发传真、收发信件等服务型为主；以接电话、发传真、收发信件等服务型为主；中等秘书（一般性秘书）中等秘书（一般性秘书）用英文写一般信函、起草报告用英文写一般信函、起草报告和准

8、备会议等，多为大专或本科毕业；和准备会议等，多为大专或本科毕业；高级秘书（经理助理）高级秘书（经理助理）能起草重要的合同文本，懂法律、能起草重要的合同文本，懂法律、税务知识，有应急处理能力。税务知识，有应急处理能力。1.3 文秘的工作原则文秘的工作原则l 追踪原则追踪原则l 超前原则超前原则l 优先原则优先原则追踪原则追踪原则 决策方案在实施过程中，必然会出现主客体状况的变决策方案在实施过程中，必然会出现主客体状况的变化，秘书人员应及时追踪反馈不断变化的信息，使决策机化，秘书人员应及时追踪反馈不断变化的信息，使决策机构和决策者准确掌握情况，及时调整、修订、完善决策方构和决策者准确掌握情况，及时

9、调整、修订、完善决策方案。案。超前原则超前原则 秘书信息工作的超前原则是由以下两方面因素确定秘书信息工作的超前原则是由以下两方面因素确定的：第一，任何信息总是产生、传递在事物及其状态变化的：第一，任何信息总是产生、传递在事物及其状态变化之后，再快的信息也有滞后性；第二，领导必须有所预见，之后，再快的信息也有滞后性；第二，领导必须有所预见，走在事物运动的前面。这就要求秘书抢时间、争主动，超走在事物运动的前面。这就要求秘书抢时间、争主动，超前收取信息，向领导提供前收取信息，向领导提供“预测性预测性”信息。信息。优先原则优先原则 客观上说，凡是信息都是有用的。因此，对于办公自客观上说，凡是信息都是有

10、用的。因此，对于办公自动化程度很高的单位或部门来说，信息多多益善，因为再动化程度很高的单位或部门来说，信息多多益善，因为再多的信息也可存入电子计算机，查询和使用十分方便。但多的信息也可存入电子计算机，查询和使用十分方便。但对于主要依靠手工方式处理信息的单位和部门来说，不宜对于主要依靠手工方式处理信息的单位和部门来说，不宜无限制地搞过多的信息简报、快报、摘报、内参等，而必无限制地搞过多的信息简报、快报、摘报、内参等，而必须针对工作需要，利用信息分类标准，对所接触的信息，须针对工作需要，利用信息分类标准，对所接触的信息，迅速加以判别，分出哪些是有效信息，哪些是无效信息，迅速加以判别，分出哪些是有效

11、信息，哪些是无效信息，从而对信息选优。从而对信息选优。电脑办公快速入门电脑办公快速入门 办公自动化的特点办公自动化的特点电脑办公的基本功能电脑办公的基本功能1.4 办公自动化的特点办公自动化的特点 现代办公与传统办公相比有较大的区别。不仅在内容现代办公与传统办公相比有较大的区别。不仅在内容和对象上存在差别，更主要的是在方式和功能上有所区别。和对象上存在差别，更主要的是在方式和功能上有所区别。现代办公自动化将许多独立的办公职能一体化，提高现代办公自动化将许多独立的办公职能一体化，提高了信息化程度，提高了办公效率，对信息社会产生了积极了信息化程度，提高了办公效率，对信息社会产生了积极影响。影响。现

12、代办公自动化的主要特点有：现代办公自动化的主要特点有：提高办公效率，减小劳动强度，充分利用各单位、企提高办公效率，减小劳动强度，充分利用各单位、企业内部的知识资源和技能。业内部的知识资源和技能。实现了办公用品、生产设备以及科技资料、文书、资实现了办公用品、生产设备以及科技资料、文书、资料、人事、财务档案等方面的有效管理，防止信息资源的料、人事、财务档案等方面的有效管理，防止信息资源的流失。流失。运用网络可以建立经济、方便、快捷的电子邮件通信运用网络可以建立经济、方便、快捷的电子邮件通信平台和网上培训基地，不仅方便交流，而且可实现资源的平台和网上培训基地，不仅方便交流，而且可实现资源的充分运用、

13、信息反馈的及时收集。充分运用、信息反馈的及时收集。1.5 电脑办公的基本功能电脑办公的基本功能 办公自动化系统逐渐发展成为现代化的网络办公系统，办公自动化系统逐渐发展成为现代化的网络办公系统，通过联网将单项业务系统连成一个办公系统，再通过远程通过联网将单项业务系统连成一个办公系统，再通过远程网络将多个系统连成更大范围的办公自动化系统。网络将多个系统连成更大范围的办公自动化系统。利用办公自动化软件还可以实现视频会议、远程教学利用办公自动化软件还可以实现视频会议、远程教学等，在更广的范围内拓宽人们获取知识的渠道，促进知识等，在更广的范围内拓宽人们获取知识的渠道，促进知识经济的发展。经济的发展。办公

14、自动化的基本功能如下：办公自动化的基本功能如下：（1）文字处理；）文字处理；（2）数据处理；）数据处理；（3）协同工作；）协同工作；（4）信息传递。）信息传递。电脑办公操作平台电脑办公操作平台 电脑主要硬件平台电脑主要硬件平台 常见的外部平台常见的外部平台 电脑办公软件平台电脑办公软件平台1.6 电脑主要硬件平台电脑主要硬件平台l 主板主板l CPUl 内存内存l 显卡显卡l 声卡声卡l 网卡网卡l 硬盘、软驱、光驱硬盘、软驱、光驱l 电源电源l 机箱机箱l 显示器显示器l 键盘和鼠标键盘和鼠标主板主板 主板是电脑的核心，电脑中所有的关键设备都安装在主板是电脑的核心，电脑中所有的关键设备都安装

15、在主板上。主板是一块矩形的电路板，由主板上。主板是一块矩形的电路板，由CPU插座、芯片组、插座、芯片组、BIOS芯片、高速缓存器、各种扩展插槽和接口组成，如芯片、高速缓存器、各种扩展插槽和接口组成，如下图所示。下图所示。主板CPU CPU也称为中央处理器，是决定电脑性能的核心部件。也称为中央处理器，是决定电脑性能的核心部件。它主要负责电脑指令的执行、数字与逻辑的运算、数据的它主要负责电脑指令的执行、数字与逻辑的运算、数据的存储与传送以及对内对外输入与输出的控制等。如下图所存储与传送以及对内对外输入与输出的控制等。如下图所示是一个示是一个Inter 双核双核CPU。CPU内存内存 内存是电脑中存

16、储临时数据的重要设备，用来存放电内存是电脑中存储临时数据的重要设备，用来存放电脑运行时所需的程序和数据。如下图所示是一款金士顿内脑运行时所需的程序和数据。如下图所示是一款金士顿内存。存。内存显卡显卡 显卡又称为显示卡或显示适配卡，是主机最基本的组显卡又称为显示卡或显示适配卡，是主机最基本的组成部分之一。如下图所示是一款七彩虹成部分之一。如下图所示是一款七彩虹7300显卡。显卡。显卡声卡声卡 声卡也称为声音卡、声效卡。声卡是多媒体技术中最声卡也称为声音卡、声效卡。声卡是多媒体技术中最基本的组成部分，是实现声波与数字信号相互转换的硬件，基本的组成部分，是实现声波与数字信号相互转换的硬件，如下图所示

17、。如下图所示。声卡网卡网卡 网卡也称为网络适配器，简称网卡也称为网络适配器，简称NIC。网卡是局域网中。网卡是局域网中最基本的部件之一，是连接电脑与网络的硬件设备，如下最基本的部件之一，是连接电脑与网络的硬件设备，如下图所示。图所示。网卡硬盘、软驱、光驱硬盘、软驱、光驱 硬盘、软驱与光驱都是数据存放的硬盘、软驱与光驱都是数据存放的场所，如右图（上）所示。硬盘是电脑场所，如右图（上）所示。硬盘是电脑中最重要的存储设备，是用来存储安装中最重要的存储设备，是用来存储安装的软件、电影、游戏、音乐等的一个数的软件、电影、游戏、音乐等的一个数据容器。早期的硬盘能够存储的数据非据容器。早期的硬盘能够存储的数

18、据非常少，只有几兆字节。常少，只有几兆字节。软驱是一种可携带式数据存储器。曾软驱是一种可携带式数据存储器。曾经为人们提供了很大的方便，如用软盘经为人们提供了很大的方便，如用软盘复制资料、文件、游戏，用软驱启动系复制资料、文件、游戏，用软驱启动系统等。如右图（中）所示。统等。如右图（中）所示。光驱在电脑的多媒体化方面也有着光驱在电脑的多媒体化方面也有着举足轻重的作用，如右图（下）所示。举足轻重的作用，如右图（下）所示。随着近几年人们对于影音质量以及高容随着近几年人们对于影音质量以及高容量存储要求的不断提高，各种以量存储要求的不断提高，各种以DVD光光盘作为存储介质的音像制品越来越多，盘作为存储介

19、质的音像制品越来越多，因此因此DVD是光驱发展的必然趋势。是光驱发展的必然趋势。网卡硬盘软驱光驱电源电源 电源是电脑的动力源泉，是电脑正常运行的枢纽。它电源是电脑的动力源泉，是电脑正常运行的枢纽。它负责将普通市电转换为电脑主机可以直接使用的电源，如负责将普通市电转换为电脑主机可以直接使用的电源，如下图所示。下图所示。电源机箱机箱 机箱是用来放置电脑各个配件的金属箱，它不仅为电机箱是用来放置电脑各个配件的金属箱，它不仅为电脑的核心运转提供了一个安全稳定的工作环境，而且有效脑的核心运转提供了一个安全稳定的工作环境，而且有效地屏蔽了大多数电磁辐射，保护了用户的身体健康，如下地屏蔽了大多数电磁辐射，保

20、护了用户的身体健康，如下图所示。图所示。机箱显示器显示器 显示器是电脑的重要输出设备。它可以把输入的内容显示器是电脑的重要输出设备。它可以把输入的内容和经过处理的数据显示在屏幕上。显示器的种类和外观多和经过处理的数据显示在屏幕上。显示器的种类和外观多种多样，目前使用较多的是种多样，目前使用较多的是CRT纯平显示器和液晶显示器，纯平显示器和液晶显示器，如下图所示为一款液晶显示器。如下图所示为一款液晶显示器。液晶显示器键盘和鼠标键盘和鼠标 键盘是电脑系统中最基本的输入设备，用户给电脑下键盘是电脑系统中最基本的输入设备，用户给电脑下达的各种命令、程序和数据都可以通过键盘输入电脑中。达的各种命令、程序

21、和数据都可以通过键盘输入电脑中。鼠标是用于确定光标在屏幕上的位置，在应用软件的支持鼠标是用于确定光标在屏幕上的位置，在应用软件的支持下，鼠标可以快速、方便地完成某种特定的功能。目前常下，鼠标可以快速、方便地完成某种特定的功能。目前常见的鼠标接口有串口、见的鼠标接口有串口、PS/2接口和接口和USB接口三种类型，如接口三种类型，如下图所示。下图所示。键盘和鼠标1.7 常见的外部平台常见的外部平台l 打印机打印机l 扫描仪扫描仪l传真机传真机l多功能一体机多功能一体机l光盘记录机光盘记录机 l 手写语音输入设备手写语音输入设备l 音箱音箱l 摄像头摄像头l数码相机数码相机l数码摄像机数码摄像机打印

22、机打印机 打印机是用来输出文件的外部设备。它可以输出文字、打印机是用来输出文件的外部设备。它可以输出文字、图像等信息到打印纸上，如下图所示。图像等信息到打印纸上，如下图所示。打印机扫描仪扫描仪 扫描仪是一种高精度的光电一体化的高科技产品，它扫描仪是一种高精度的光电一体化的高科技产品，它是将各种形式的图像信息通过扫描传输入电脑的重要工具。是将各种形式的图像信息通过扫描传输入电脑的重要工具。通常将扫描仪用于信息含量较大的电脑图像的输入。从最通常将扫描仪用于信息含量较大的电脑图像的输入。从最直接的图片、照片、胶片到各类图纸以及各类文稿资料都直接的图片、照片、胶片到各类图纸以及各类文稿资料都可以用扫描

23、仪输入电脑中，进而实现对这些图像信息的处可以用扫描仪输入电脑中，进而实现对这些图像信息的处理、使用、存储及输出等操作，如下图所示。理、使用、存储及输出等操作，如下图所示。扫描仪传真机传真机 传真机是现代企业及家庭必备的通信工具之一，特别传真机是现代企业及家庭必备的通信工具之一，特别是对一些从事贸易的单位来说，经常会用它收发合同、报是对一些从事贸易的单位来说，经常会用它收发合同、报价及产品资料，甚至复印文稿、复印身份证和扫描图案等，价及产品资料，甚至复印文稿、复印身份证和扫描图案等，如下图所示。如下图所示。传真机多功能一体机多功能一体机 国外大多把多功能一体机定义为国外大多把多功能一体机定义为M

24、FC，即具有扫描、，即具有扫描、传真、复印和打印功能为一体的产品总称。多功能一体机传真、复印和打印功能为一体的产品总称。多功能一体机在国内出现是在在国内出现是在20世纪世纪80年代中后期。作为一种多功能集年代中后期。作为一种多功能集成的产品，更确切来讲，多功能一体机是一种综合办公工成的产品，更确切来讲，多功能一体机是一种综合办公工具，在完成常见办公功能的同时，它的优势是优化了功能具，在完成常见办公功能的同时，它的优势是优化了功能组合，发挥了功能集成，如图下所示。组合，发挥了功能集成，如图下所示。多功能一体机光盘记录机光盘记录机 光盘刻录机的外观和普通光驱差不多，如要区别它们，光盘刻录机的外观和

25、普通光驱差不多，如要区别它们，可以看表面的标识。光盘刻录机的用途一般为刻制光盘，可以看表面的标识。光盘刻录机的用途一般为刻制光盘，当然也具备了普通光驱的功能，如下图所示。当然也具备了普通光驱的功能，如下图所示。光盘记录机手写语意输入机手写语意输入机 手写输入笔是一种直接用手写方式向电脑输入汉字，手写输入笔是一种直接用手写方式向电脑输入汉字，并通过汉字识别软件将其转变成文本文件的一种电脑外设并通过汉字识别软件将其转变成文本文件的一种电脑外设产品。也有集手写和语音输入为一体的输入设备，如下图产品。也有集手写和语音输入为一体的输入设备，如下图所示。所示。手写语意输入机音箱音箱 音箱用于对声音信号进行

26、声音还原。重现声源声音的音箱用于对声音信号进行声音还原。重现声源声音的准确性（即保真度）是衡量音箱性能的第一标准。随着声准确性（即保真度）是衡量音箱性能的第一标准。随着声卡输出音乐质量的日益提高，中高档的音箱也从音响商店卡输出音乐质量的日益提高，中高档的音箱也从音响商店的货架上摆放到了许多人的电脑旁，如下图所示。的货架上摆放到了许多人的电脑旁，如下图所示。音箱摄像头摄像头 摄像头主要用来进行视频图像的采集。在网络技术快摄像头主要用来进行视频图像的采集。在网络技术快速发展的今天，摄像头的强大作用不可低估。有了它，无速发展的今天，摄像头的强大作用不可低估。有了它，无论是视频电话、视频会议还是视频聊

27、天都可方便实现，如论是视频电话、视频会议还是视频聊天都可方便实现，如下图所示。下图所示。摄像头数码相机数码相机 数码相机也称为数字式相机，数码相机也称为数字式相机，英文全称为英文全称为Digital Camera，简称，简称DC。其外观造型与传统相机几乎。其外观造型与传统相机几乎相同。数码相机是集光学、机械、相同。数码相机是集光学、机械、电子于一体的数码产品，它集成了电子于一体的数码产品，它集成了影像信息的转换、存储和传输等部影像信息的转换、存储和传输等部件，具有数字化存取模式、与电脑件，具有数字化存取模式、与电脑交互处理和实时拍摄等特点。数码交互处理和实时拍摄等特点。数码相机有别于传统相机，

28、它不需要胶相机有别于传统相机，它不需要胶卷，具有即拍即现即处理等优势，卷，具有即拍即现即处理等优势，大有取代传统相机之势，用数码相大有取代传统相机之势，用数码相机拍摄的照片可以永久保存在电脑机拍摄的照片可以永久保存在电脑里，并且可以配合使用里，并且可以配合使用Photoshop等软件对照片进行处理，如右图所等软件对照片进行处理，如右图所示。示。数码相机数码摄像机数码摄像机 数码摄像机（数码摄像机（DV）在办公数码产品中已经应用得十）在办公数码产品中已经应用得十分广泛了。分广泛了。目前，国内市场上的数码摄像机产品很多，如索尼、目前，国内市场上的数码摄像机产品很多，如索尼、三星、佳能等，如下图所示

29、。三星、佳能等，如下图所示。数码摄像机1.8 电脑办公软件平台电脑办公软件平台l 操作系统操作系统l 应用软件应用软件操作系统操作系统 操作系统是电脑的核心系统软件，是一组直接控制和管操作系统是电脑的核心系统软件，是一组直接控制和管理电脑硬件和软件资源，使电脑高效、协调、自动地工作，理电脑硬件和软件资源，使电脑高效、协调、自动地工作，方便用户充分、有效地利用资源的程序。方便用户充分、有效地利用资源的程序。目前个人电脑采用的操作系统大部分都是目前个人电脑采用的操作系统大部分都是Windows系列系列操作系统。如操作系统。如Windows 98/2000/XP等，它们都是微软公司等，它们都是微软公

30、司的产品。的产品。应用软件应用软件 应用软件是用户利用电脑提供的系统软件为解决各种实应用软件是用户利用电脑提供的系统软件为解决各种实际问题而编制的电脑程序。际问题而编制的电脑程序。应用软件是面向应用领域、面向用户的软件，主要包括应用软件是面向应用领域、面向用户的软件，主要包括科学计算软件包、字处理软件、辅助工具软件、图形软件和科学计算软件包、字处理软件、辅助工具软件、图形软件和其他工具软件等。其他工具软件等。踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就未来。22.10.1922.10.19Wednesday,October 19,2022弄虚作假要不得，踏实肯干第一名。18:20:0818:20:0818

31、:2010/19/2022 6:20:08 PM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦绷。22.10.1918:20:0818:20Oct-2219-Oct-22重于泰山，轻于鸿毛。18:20:0818:20:0818:20Wednesday,October 19,2022不可麻痹大意，要防微杜渐。22.10.1922.10.1918:20:0818:20:08October 19,2022加强自身建设，增强个人的休养。2022年10月19日下午6时20分22.10.1922.10.19追求卓越，让自己更好，向上而生。2022年10月19日星期三下午6时20分8秒18:20:0822.1

32、0.19严格把控质量关，让生产更加有保障。2022年10月下午6时20分22.10.1918:20October 19,2022重规矩，严要求，少危险。2022年10月19日星期三18时20分8秒18:20:0819 October 2022好的事情马上就会到来，一切都是最好的安排。下午6时20分8秒下午6时20分18:20:0822.10.19每天都是美好的一天，新的一天开启。22.10.1922.10.1918:2018:20:0818:20:08Oct-22务实，奋斗，成就，成功。2022年10月19日星期三18时20分8秒Wednesday,October 19,2022抓住每一次机会不能轻易流失，这样我们才能真正强大。22.10.192022年10月19日星期三18时20分8秒22.10.19谢谢大家！谢谢大家！