电脑文书护理应用课件.ppt

1、电脑文书护理应用1本章簡介 1.基本資料編輯基本資料編輯 2.文件格式的設定文件格式的設定 3.建立圖文並茂的文件建立圖文並茂的文件 4.建立表格建立表格 5.直式文件與多欄式文件直式文件與多欄式文件 6.長文件的製作長文件的製作 7.合併列印合併列印 8.Word與其他軟體的結合與其他軟體的結合电脑文书护理应用2电脑文书护理应用3模式切換鈕模式切換鈕尺規尺規標題列標題列功能表功能表工具列工具列工作窗格工作窗格選取瀏覽工具選取瀏覽工具捲動軸捲動軸狀態列狀態列1-21-2版面設定版面設定 調整版面設定：調整版面設定：使用功能表的使用功能表的檔案檔案/版面設定版面設定指令。指令。邊界標籤：邊界標籤

2、：設定紙張邊界、頁首頁設定紙張邊界、頁首頁尾尾等等。电脑文书护理应用5 紙張標籤：紙張標籤：設定實際紙張的大小。設定實際紙張的大小。版面配置標籤：版面配置標籤：設定頁首頁尾的奇數頁、偶數頁是否相同。設定頁首頁尾的奇數頁、偶數頁是否相同。电脑文书护理应用6 文件格線：文件格線：在此可以設定是否要限制每行字元數或行數。在此可以設定是否要限制每行字元數或行數。电脑文书护理应用7电脑文书护理应用8本章簡介 2-1 文字格式的基本設定文字格式的基本設定 2-2 設定段落的對齊方式設定段落的對齊方式 2-3 段落縮排與間距段落縮排與間距 2-4 定位點的功能設定定位點的功能設定 2-5 項目符號與編號項目

3、符號與編號电脑文书护理应用92-1 文字格式的基本設定 修改字體、字型與顏色 空白文件(Normal.dot)的預設值是新細明體、12點。選取文字後，再做設定。使用格式工具列來設定。使用功能表的格式選單來設定。电脑文书护理应用102-2 設定段落的對齊方式左右對齊左右對齊靠左對齊靠左對齊置中置中靠右對齊靠右對齊分散對齊分散對齊电脑文书护理应用11左右對齊左右對齊靠左對齊靠左對齊置中置中靠右對齊靠右對齊分散對齊分散對齊左邊界左邊界右邊界右邊界电脑文书护理应用12 分散對齊 鈕之兩種用法：沒有選取任何字元，整段分散對齊。選取文字，設定最適文字大小。未選取任何字元，未選取任何字元，設 定 分 散 對

4、 齊設 定 分 散 對 齊選取分機兩個字，選取分機兩個字，設定設定4字元寬度的分字元寬度的分散對齊散對齊靠左對齊靠左對齊电脑文书护理应用132-3 段落縮排與間距 段落縮排與凸排 首行縮排鈕：段落的第一行之左邊對齊依據。左邊縮排鈕 段落中，除了第一行外，左邊對齊之依據。右邊縮排鈕 右邊對齊之依據。左邊縮排左邊縮排首行縮排首行縮排右邊縮排右邊縮排电脑文书护理应用14 段落縮排與凸排 在尺規上移動縮排三角鈕時，一併按住Alt鍵，可在水平尺規中，看出每個距離。選取格式/段落指令，在縮排與行距標籤中，設定指定方式與位移點數。电脑文书护理应用15 段落縮排與凸排範例首行與其他行平行首行凸出去其他行凸出去

5、电脑文书护理应用16 段落間距與行距段落間距與行距 段落間距：可設定與前、後段之距離。段落間距：可設定與前、後段之距離。行距：行距：單行間距：每行的高度以可容納該行的最大字單行間距：每行的高度以可容納該行的最大字體為準。體為準。1.5倍行高：每行的高度為該最大字體的倍行高：每行的高度為該最大字體的1.5倍。倍。2倍行高：每行的高度為該最大字體的倍行高：每行的高度為該最大字體的2倍。倍。最小行高：除一般特定高度外，最小行高：除一般特定高度外，Word可自行可自行調整高度以容納較大字體或圖形。調整高度以容納較大字體或圖形。固定行高：可直接設定行的高度，若字形大於固定行高：可直接設定行的高度，若字形

6、大於行高，文字會被切掉而無法完全顯示。行高，文字會被切掉而無法完全顯示。複製格式複製格式 一次複製格式法：按一下一次複製格式法：按一下複製格式複製格式 鈕。鈕。多次複製格式法：連按兩下多次複製格式法：連按兩下複製格式複製格式 鈕，可鈕，可同時複製多次格式，直到按下同時複製多次格式，直到按下Esc鍵為止。鍵為止。电脑文书护理应用172-4 定位點的功能設定靠左定位點靠左定位點按下Tab鍵後，文字靠左定位對齊置中定位點置中定位點按下Tab鍵後，文字會以中央為基準對齊靠右定位點靠右定位點按下Tab鍵後，文字靠右定位對齊對齊小數點之定位點對齊小數點之定位點若有小數點之資料，就以小數點為基準對齊，若沒有

7、小數點，則靠右對齊。分隔線定位點分隔線定位點在定位點的停駐位置加上垂直分隔線。首行縮排首行縮排設定第一行縮排。首行凸排首行凸排設定第一行凸排。电脑文书护理应用18 實例應用：分機電話表靠左對齊靠左對齊置中對齊置中對齊靠右對齊靠右對齊电脑文书护理应用19 設定前置字元 使用功能表的格式/定位點指令。輸入定位停駐點位置。設定對齊方式。設定前置字元。按下設定鈕。电脑文书护理应用202-5 項目符號與編號 設定項目符號 選取要設定之段落後，按下項目符號 鈕。使用功能表的格式/項目符號及編號指令，在項目符號標籤中，選取符號樣式。电脑文书护理应用21 自訂項目符號 使用功能表的格式/項目符號及編號指令。在

8、項目符號之標籤中，按自訂可自行定義項目符號。選取項目符號字元，或按字元鈕，自行定義項目符號。在Wingdings字型中，找出要定義的項目符號。电脑文书护理应用22 設定編號 選取要設定之段落後，按下編號 鈕。再次選取段落設定編號時，會出現智慧標籤，請按一下智慧標籤設定。設定重新開始編號：選取的段落會從1開始編起。選取項目符號及編號：開啟項目符號及編號對話方塊。电脑文书护理应用23 自訂編號格式 使用功能表的格式/項目符號及編號指令。在編號標籤中，選取編號的格式類型，或按自訂鈕來自行定義。選取重新開始編號或接續前一編號清單。电脑文书护理应用24 顯示格式 可瞭解目前的文字，是設定成何種格式。將插

9、入點停留在要查詢格式的文字中。選取功能表的格式/顯示格式指令。在工作窗格中，即可顯示出目前插入點之文字格式。电脑文书护理应用25电脑文书护理应用26本章簡介 3-1 在文件中插入圖片在文件中插入圖片 3-2 繪圖工具列的運用繪圖工具列的運用 3-3 資料庫圖表資料庫圖表 3-4 插入圖表標號插入圖表標號电脑文书护理应用273-1 在文件中插入圖片 插入多媒體藝廊插入多媒體藝廊 選取功能表的選取功能表的插入插入/圖片圖片/美工圖案美工圖案指令，在指令，在工作窗格中，點選工作窗格中，點選多媒體藝廊多媒體藝廊。依照各個類別列出多媒體藝廊中的圖片。依照各個類別列出多媒體藝廊中的圖片。电脑文书护理应用2

10、8 線上多媒體藝廊線上多媒體藝廊 選取功能表的選取功能表的插入插入/圖片圖片/美工圖案美工圖案指令，在指令，在工作窗格中，點選工作窗格中，點選線上多媒體藝廊線上多媒體藝廊。在網頁中，可將需要的圖片下載至電腦中。在網頁中，可將需要的圖片下載至電腦中。电脑文书护理应用29 圖片工具列圖片工具列 使用功能表的使用功能表的檢視檢視/工具列工具列/圖片圖片指令，開啟指令，開啟圖片工具列。圖片工具列。插入圖片插入圖片影像控制影像控制提高對比提高對比降低對比降低對比提高亮度提高亮度降低亮度降低亮度裁剪裁剪向左旋轉向左旋轉線條樣式線條樣式壓縮圖片壓縮圖片文繞圖文繞圖物件物件設定透明色彩設定透明色彩重設圖片重設

11、圖片电脑文书护理应用30 影像控制影像控制 選取圖片後，按下圖片工具列的選取圖片後，按下圖片工具列的影像控制影像控制 鈕。鈕。可以圖片調整成自動、灰階、黑白與刷淡，可以圖片調整成自動、灰階、黑白與刷淡，四種效果。四種效果。自動灰階黑白刷淡电脑文书护理应用31 填滿色彩填滿色彩 選取圖片後，按下選取圖片後，按下物件物件 鈕。鈕。切換至切換至色彩及框線色彩及框線標籤，標籤，設定填滿色彩及透明度。設定填滿色彩及透明度。無填滿無填滿綠透明度綠透明度0%綠透明度綠透明度50%綠透明度綠透明度80%电脑文书护理应用32 設定文繞圖設定文繞圖 選取圖片後，按下圖片工具列的選取圖片後，按下圖片工具列的文繞圖文

12、繞圖 鈕來設定。鈕來設定。設定方式：與文字排列、矩形、緊密、文字設定方式：與文字排列、矩形、緊密、文字在前、文字在後、上及下、穿透、編輯文字在前、文字在後、上及下、穿透、編輯文字區端點。區端點。电脑文书护理应用33v設定方式舉例：設定方式舉例：上及下上及下文字在前文字在前矩形矩形穿透穿透电脑文书护理应用34 編輯文字區端點編輯文字區端點 選取圖片後，使用選取圖片後，使用文繞圖文繞圖的的編輯文字區端點編輯文字區端點指令。指令。圖片四周會出現四個小黑點及紅色虛線。圖片四周會出現四個小黑點及紅色虛線。利用利用Ctrl+滑鼠點選滑鼠點選，增加小黑點。，增加小黑點。利用此小黑點來調整文字與圖片之圍繞區域

13、。利用此小黑點來調整文字與圖片之圍繞區域。电脑文书护理应用35 壓縮圖片壓縮圖片 適合需要將圖片放置在網頁上時使用。適合需要將圖片放置在網頁上時使用。選取圖片後，按一下圖片工具列上的選取圖片後，按一下圖片工具列上的壓縮圖壓縮圖片片 鈕。鈕。电脑文书护理应用363-2 3-2 繪圖工具列的運用繪圖工具列的運用 快取圖案快取圖案 選取功能表的選取功能表的檢視檢視/工具列工具列/繪圖繪圖指令，可指令，可開啟繪圖工具列。開啟繪圖工具列。使用使用快取圖案快取圖案鈕，選取圖形。鈕，選取圖形。电脑文书护理应用37 圖片說明的使用圖片說明的使用 使用文字方塊功能。使用文字方塊功能。文字內容過多時，需設定連結文

14、字方塊。文字內容過多時，需設定連結文字方塊。選取文字方塊工具列上的選取文字方塊工具列上的連結文字方塊連結文字方塊鈕。鈕。游標會變成杯子狀。游標會變成杯子狀。至另一個文字方塊中按一下，將未顯示出來的文至另一個文字方塊中按一下，將未顯示出來的文字顯示在另一個文字方塊中。字顯示在另一個文字方塊中。电脑文书护理应用38 調整圖片順序調整圖片順序 選取選取繪圖繪圖工具列的工具列的繪圖繪圖/順序順序指令。指令。文字藝術師置文字藝術師置於梯形後面於梯形後面文字藝術師置文字藝術師置於梯形前面於梯形前面电脑文书护理应用393-3 3-3 資料庫圖表資料庫圖表 插入資料庫圖表插入資料庫圖表 選取功能表的選取功能表

15、的插入插入/資資料庫圖表料庫圖表指令。指令。圖表類型：組織圖、圖表類型：組織圖、循環圖表、星形圖表、循環圖表、星形圖表、金字塔圖表、卞氏圖金字塔圖表、卞氏圖表、靶心圖表。表、靶心圖表。电脑文书护理应用40 實例應用：公司組織圖實例應用：公司組織圖 選取功能表的選取功能表的插入插入/資料庫資料庫指令。指令。選取選取組織圖組織圖，出現組織圖工具列。，出現組織圖工具列。選取其中的圖表，按下插入圖案鈕來調整組選取其中的圖表，按下插入圖案鈕來調整組織圖。織圖。电脑文书护理应用41 選取選取版面配置版面配置鈕來設定鈕來設定版置的方式。版置的方式。選取選取自動格式自動格式 鈕，來設定圖表鈕，來設定圖表樣式。

16、樣式。电脑文书护理应用423-4 3-4 插入圖表標號插入圖表標號 在圖表旁插入標號在圖表旁插入標號 選取圖表，使用功能表的選取圖表，使用功能表的插入插入/參照參照/標號標號指指令。令。標籤：預設有三個標籤，分別是標籤：預設有三個標籤，分別是方程式、表格方程式、表格與與圖表圖表。位置：位置：選取項目之上、選取項目之下選取項目之上、選取項目之下。电脑文书护理应用43 新增標籤鈕：新增標籤設定。新增標籤鈕：新增標籤設定。編號方式鈕：設定編號方式，編號方式鈕：設定編號方式，以及是否要包含章節編號。以及是否要包含章節編號。標號自動設定鈕：標號自動設定鈕：設定插入圖片時，系統自動設定插入圖片時，系統自動

17、插入標號。插入標號。勾選要設定標號之物件。勾選要設定標號之物件。电脑文书护理应用44电脑文书护理应用45本章簡介 4-1 表格的基本認識表格的基本認識 4-2 插入表格插入表格 4-3 手繪表格手繪表格 4-4 設定表格的欄與列設定表格的欄與列 4-5 表格的其他設定表格的其他設定电脑文书护理应用464-1 4-1 表格的基本認識表格的基本認識 表格表格 欄：直的稱為欄，以英文字欄：直的稱為欄，以英文字A、B、C來代表。來代表。列：橫的稱為列，以數字列：橫的稱為列，以數字1、2、3來區分。來區分。儲存格：每個格子都稱做儲存格。儲存格：每個格子都稱做儲存格。巢狀表格：表中有表的表格巢狀表格：表中

18、有表的表格。电脑文书护理应用474-2 4-2 插入表格插入表格 插入表格插入表格 按下一般工具列的按下一般工具列的插入表格插入表格 鈕。鈕。利用滑鼠拖曳出表格。利用滑鼠拖曳出表格。利用利用Tab鍵來向右移動一個儲存格。鍵來向右移動一個儲存格。Shift+Tab鍵向左移動一個儲存格。鍵向左移動一個儲存格。游標停留在最後一欄、最後一列時，按游標停留在最後一欄、最後一列時，按Tab鍵，會增加一列。鍵，會增加一列。电脑文书护理应用48 調整欄寬與列高調整欄寬與列高 調整欄寬調整欄寬 游標停留垂直格線游標停留垂直格線中間。中間。游標會變成雙箭頭。游標會變成雙箭頭。在向右或向左拖曳。在向右或向左拖曳。調

19、整列高調整列高 游標停留水平格線中間。游標停留水平格線中間。游標會變成雙箭頭。游標會變成雙箭頭。向上或向下拖曳。向上或向下拖曳。电脑文书护理应用49 選取表格選取表格 選取欄選取欄 將游標移到欄寬之上。將游標移到欄寬之上。游標會變成黑色箭頭。游標會變成黑色箭頭。按一下滑鼠左鍵，選取整按一下滑鼠左鍵，選取整欄。欄。向左或向右拖曳，選取數向左或向右拖曳，選取數欄。欄。選取列選取列 將游標移到文字選取區。將游標移到文字選取區。游標會變成向右上的箭頭。游標會變成向右上的箭頭。按一下滑鼠左鍵，選取整按一下滑鼠左鍵，選取整列。列。向上或下右拖曳，選取數向上或下右拖曳，選取數列。列。电脑文书护理应用50 調

20、整與移動表格調整與移動表格 調整表格調整表格 將游標停留在表格右將游標停留在表格右下角。下角。游標會變成雙箭頭。游標會變成雙箭頭。向外拖曳：表格會等向外拖曳：表格會等比例變大。比例變大。外內拖曳：表格會等外內拖曳：表格會等比例縮小。比例縮小。移動表格移動表格 按住表格左上的四箭按住表格左上的四箭頭符號，可移動整個頭符號，可移動整個表格。表格。电脑文书护理应用51 合併與分割儲存格合併與分割儲存格 合併儲存格合併儲存格 選取兩個以上要合併的儲存格。選取兩個以上要合併的儲存格。按下功能表的按下功能表的表格表格/合併儲存格合併儲存格。分割儲存格分割儲存格 選取要分割的儲存格。選取要分割的儲存格。按下

21、功能表的按下功能表的表格表格/分割儲存格分割儲存格。設定要分割的欄數與列數。設定要分割的欄數與列數。电脑文书护理应用52 建立巢狀表格建立巢狀表格 插入點停留在要插入巢狀表格的儲存格內。插入點停留在要插入巢狀表格的儲存格內。按下功能表的按下功能表的表格表格/插入插入/表格表格。設定表格的欄數與列數，以及調整行高。設定表格的欄數與列數，以及調整行高。电脑文书护理应用53 建立多對角線儲存格建立多對角線儲存格 使用功能表的使用功能表的表格表格/插入多對角線儲存格插入多對角線儲存格指令。指令。共有五種樣式共有五種樣式。电脑文书护理应用544-3 4-3 手繪表格手繪表格 利用手繪表格功能來建立表格利

22、用手繪表格功能來建立表格 按下一般工具列的按下一般工具列的表格及框線表格及框線 鈕。鈕。或是使用功能表的或是使用功能表的表格表格/手繪表格手繪表格指令。指令。游標會變成一支筆形狀。游標會變成一支筆形狀。從左上角拖曳至右下角，畫出表格的外框。從左上角拖曳至右下角，畫出表格的外框。再畫出表格的線條格線。再畫出表格的線條格線。使用表格及框線工具列上的使用表格及框線工具列上的清除清除 鈕，鈕，來擦掉畫錯的線條。來擦掉畫錯的線條。电脑文书护理应用55 調整表格的格式調整表格的格式 變更表格框線及色彩變更表格框線及色彩 利用表格及框線利用表格及框線線條樣式線條樣式及及框線色彩框線色彩功能，設定功能，設定框

23、線與顏色。框線與顏色。再利用再利用手繪表格手繪表格的筆，重覆在線條上畫一次。的筆，重覆在線條上畫一次。电脑文书护理应用56 變更儲存格的顏色變更儲存格的顏色 選取要變更顏色的儲存格。選取要變更顏色的儲存格。利用表格及框線工具列的利用表格及框線工具列的網底色彩網底色彩功能，調整網功能，調整網底顏色。底顏色。电脑文书护理应用57 設定表格對齊方式設定表格對齊方式 選取要變更對齊方式的儲存格。選取要變更對齊方式的儲存格。利用表格及框線工具列的利用表格及框線工具列的對齊對齊功能，調整文字對齊方式。功能，調整文字對齊方式。共有九種對齊方式。共有九種對齊方式。平均分配列高與欄寬平均分配列高與欄寬 選取數個

24、儲存格。選取數個儲存格。使用使用分散行分散行 與與分散列分散列 的功能，可以設定儲存格相同的功能，可以設定儲存格相同同列高或相同欄寬。同列高或相同欄寬。电脑文书护理应用584-4 4-4 設定表格的欄與列設定表格的欄與列 列高的進階設定列高的進階設定 插入點停留在表格中的任插入點停留在表格中的任一位置。一位置。使用功能表的使用功能表的表格表格/表格內表格內容容指令。指令。切換至切換至列列標籤中，可設定標籤中，可設定每一列的列高。每一列的列高。列高為列高為最小高度最小高度：以文字實：以文字實際大小來設定列高。際大小來設定列高。列高為列高為設定設定：直接指定高度。：直接指定高度。电脑文书护理应用5

25、9 欄寬的進階設定欄寬的進階設定 插入點停留在表格中的任一位置。插入點停留在表格中的任一位置。使用功能表的使用功能表的表格表格/表格內容表格內容指令。指令。切換至切換至欄欄標籤中，可設定每一列的寬度。標籤中，可設定每一列的寬度。度量單位：度量單位：公分：公分：欄寬以公分做欄寬以公分做為度量單位。為度量單位。百分比百分比：適合製作網：適合製作網頁時使用。頁時使用。电脑文书护理应用604-5 4-5 表格的其他設定表格的其他設定 表格自動設定表格自動設定 選取功能表的選取功能表的表格表格/表表格自動設定格自動設定指令。指令。選取表格樣式。選取表格樣式。勾選勾選套用特殊格式於套用特殊格式於選項。選項

26、。調整調整標題列、首欄、末標題列、首欄、末列、末欄列、末欄是否要套用特是否要套用特殊格式。殊格式。电脑文书护理应用61 排序與公式排序與公式 排序排序 插入點停留在排序的表插入點停留在排序的表格中。格中。使用功能表的使用功能表的表格表格/排排序序指令。指令。設定第一階要什麼項目設定第一階要什麼項目做做遞增遞增或或遞減遞減排序，若排序，若第一階相同，再以第二第一階相同，再以第二階、第三階做排序。階、第三階做排序。清單內容：設定標題列清單內容：設定標題列要不要加入排序。要不要加入排序。电脑文书护理应用62 自動加總自動加總 使用使用自動加總自動加總 鈕。鈕。利用公式設定加總利用公式設定加總 選取功

27、能表的選取功能表的表格表格/公式公式指令。指令。在公式欄位中輸入在公式欄位中輸入=sum(above)，表示此儲存格，表示此儲存格的內容，是上方儲存格的合計。的內容，是上方儲存格的合計。亦可使用亦可使用=sum(left)、=sum(right)公式，表示左邊公式，表示左邊合計或右邊合計。合計或右邊合計。公式無法即時更新，需選取儲公式無法即時更新，需選取儲存格後，按存格後，按F9功能鍵來重新計功能鍵來重新計算。算。电脑文书护理应用63 跨頁標題重覆跨頁標題重覆 將插入點停留在第一列中，將插入點停留在第一列中，使用功能表的使用功能表的表格表格/跨頁標題重覆跨頁標題重覆指令。指令。可設定表格超過一

28、頁時，標題能可設定表格超過一頁時，標題能夠重覆出現。夠重覆出現。在表格中使用定位點功能在表格中使用定位點功能 利用利用Ctrl+Tab鍵來設定。鍵來設定。文字轉換成表格文字轉換成表格 使用使用表格表格/轉換轉換/文字轉表格文字轉表格指令。指令。設定分隔文字是以段落、逗號、設定分隔文字是以段落、逗號、定位點或其他符號來設定分隔。定位點或其他符號來設定分隔。电脑文书护理应用64电脑文书护理应用65本章簡介 5-1 直書與橫書的切換直書與橫書的切換 5-2 製作多欄式文件製作多欄式文件 5-3 分隔設定分隔設定电脑文书护理应用665-1 5-1 直書與橫書的切換直書與橫書的切換 變更文字方向變更文字

29、方向 使用一般工具列的使用一般工具列的變更變更文字方向文字方向 、鈕來鈕來切換。切換。使用功能表的使用功能表的格式格式/直直書橫書書橫書指令。指令。普通文件上的文字：可普通文件上的文字：可選取三種文件方向。選取三種文件方向。表格內的文字：可選取表格內的文字：可選取五種文件方向。五種文件方向。表格內的文字才可以選取表格內的文字才可以選取电脑文书护理应用675-2 5-2 製作多欄式文件製作多欄式文件 設計多欄設計多欄 選取一般工具列上的選取一般工具列上的欄欄，並拖曳出多欄來設定。並拖曳出多欄來設定。使用功能表的使用功能表的格式格式/欄欄指令，再選取欄數。指令，再選取欄數。調整寬度及間距調整寬度及

30、間距 將將相等欄位寬度相等欄位寬度的的核取選項取消。核取選項取消。电脑文书护理应用685-3 分隔設定 分隔設定的類型分隔設定的類型 分頁符號：設定強迫跳至下一頁。分頁符號：設定強迫跳至下一頁。分欄符號：設定強迫跳至下一欄。分欄符號：設定強迫跳至下一欄。文字換行分隔符號：文字換行分隔符號：Shift+Enter。分節符號分節符號 自下頁起自下頁起 接續本頁接續本頁 自下偶數頁起自下偶數頁起 自下個奇數頁起自下個奇數頁起电脑文书护理应用69 分欄符號分欄符號 設定強迫跳至下一欄。設定強迫跳至下一欄。設定分欄符號的目的，是不會因為文字內容設定分欄符號的目的，是不會因為文字內容修改或改變大小，而需要

31、重新調整一次。修改或改變大小，而需要重新調整一次。在第一欄最下方，在第一欄最下方，插入分欄符號插入分欄符號未使用分欄符號，而未使用分欄符號，而用用Enter鍵來設定。鍵來設定。电脑文书护理应用70 分頁符號分頁符號 選取功能表的選取功能表的插入插入/分隔設定分隔設定指令，選取指令，選取分分頁符號頁符號。是非列印字元。是非列印字元。电脑文书护理应用71 文字換行分隔符號文字換行分隔符號 強迫跳至下一行時使用。強迫跳至下一行時使用。快速鍵：快速鍵：Shift+Enter。电脑文书护理应用72 分節符號分節符號 使用時機使用時機 同一篇文章中，有直書、橫書兩種不同排列方式。同一篇文章中，有直書、橫書

32、兩種不同排列方式。同一篇文章中，有些部份要使用兩欄、有些部份同一篇文章中，有些部份要使用兩欄、有些部份要三欄時。要三欄時。頁碼的編排方式，需依標題不同而有所變化。頁碼的編排方式，需依標題不同而有所變化。下一頁的分節符號下一頁的分節符號=分頁符號分頁符號+接續本頁的分接續本頁的分節符號。節符號。电脑文书护理应用73电脑文书护理应用74本章簡介 6-1頁首與頁尾的使用頁首與頁尾的使用电脑文书护理应用756-1 頁首與頁尾的使用 頁首與頁尾工具列頁首與頁尾工具列插入自動圖文集插入自動圖文集插入頁碼插入頁碼插入頁數插入頁數格式化頁碼格式化頁碼插入日期插入日期插入時間插入時間版面配置版面配置顯示顯示/隱

33、藏文件文字隱藏文件文字同前同前切換頁首及頁尾切換頁首及頁尾顯示前一個顯示前一個顯示下一個顯示下一個返回文件返回文件电脑文书护理应用76 插入日期與時間插入日期與時間 在頁首及頁尾的編輯畫面中，直接按下頁首在頁首及頁尾的編輯畫面中，直接按下頁首及頁尾工具列的及頁尾工具列的插入日期插入日期鈕。鈕。使用功能表的使用功能表的插入插入/日期及時間日期及時間指令。指令。選擇選擇語言語言及及可用格式可用格式。語言若是選擇語言若是選擇中文中文(台灣台灣)的類型，還可以設定月的類型，還可以設定月曆是曆是中華民國曆中華民國曆，或是，或是西曆西曆。电脑文书护理应用77 插入頁碼插入頁碼 直接選取頁首及頁尾工具列中的

34、直接選取頁首及頁尾工具列中的插入自動圖插入自動圖文集文集選單，選擇選單，選擇-頁頁-。使用功能表的使用功能表的插入插入/頁碼頁碼指令。指令。电脑文书护理应用78 格式化頁碼格式化頁碼 在頁首及頁尾工具列中，按一下在頁首及頁尾工具列中，按一下格式化頁碼格式化頁碼鈕。鈕。設定頁碼格式是否要設定頁碼格式是否要包含章節編號包含章節編號。調整頁碼的編排方式。調整頁碼的編排方式。接續前一節接續前一節：頁數會頭編到：頁數會頭編到尾，不因更換節次而重新編尾，不因更換節次而重新編排頁碼。排頁碼。起始頁碼起始頁碼。电脑文书护理应用79 插入功能變數插入功能變數實例應用：在頁首的頁碼前，插入標題實例應用：在頁首的頁

35、碼前，插入標題1的內容的內容 將插入點停留在要插入標題內容的地方。將插入點停留在要插入標題內容的地方。使用功能表的使用功能表的插入插入/功能變數功能變數指令，類別選指令，類別選擇擇連結及參照連結及參照選項。選項。电脑文书护理应用80 欄位名稱，選擇欄位名稱，選擇StyleRef。而中間的欄位內容，選擇而中間的欄位內容，選擇標題標題1。設定完畢後，按下設定完畢後，按下確定確定。电脑文书护理应用81 建立奇偶頁不同內容的頁首頁尾建立奇偶頁不同內容的頁首頁尾 使用功能表的使用功能表的檔案檔案/版面設定版面設定指令。指令。切換到切換到版面配置版面配置標籤。標籤。核取核取奇偶頁不同奇偶頁不同的核的核取方

36、塊，即可設定奇取方塊，即可設定奇偶頁不同的頁首頁尾偶頁不同的頁首頁尾內容。內容。电脑文书护理应用82电脑文书护理应用83本章簡介 7-1 合併列印精靈合併列印精靈 7-2 信封及標籤信封及標籤 7-3 信件精靈信件精靈电脑文书护理应用847-1 7-1 合併列印精靈合併列印精靈 合併列印的使用時機合併列印的使用時機 要寄給多人信件，而信件內容均相同，只有要寄給多人信件，而信件內容均相同，只有抬頭不同時使用。抬頭不同時使用。在在Outlook或其他表格中，已有連絡人資料，或其他表格中，已有連絡人資料，而又需要郵寄資料給這些人時使用。而又需要郵寄資料給這些人時使用。需要印製大量文件，而裡面的格式內

37、容大部需要印製大量文件，而裡面的格式內容大部份都相同，只有少部份幾個字不同時使用。份都相同，只有少部份幾個字不同時使用。大量之標籤、信封、電子郵件訊息大量之標籤、信封、電子郵件訊息等，皆等，皆可使用合併列印功能。可使用合併列印功能。电脑文书护理应用85 合併列印精靈合併列印精靈 選取功能表的選取功能表的工具工具/信件與郵件信件與郵件/合併列合併列印精靈印精靈指令。指令。在工作窗格中，在工作窗格中，選取文件類型：選取文件類型：信件信件 電子郵件訊息電子郵件訊息 信封信封 標籤標籤 目錄目錄 再按再按下一步下一步，依，依步驟指示操作。步驟指示操作。电脑文书护理应用86 實例應用：利用合併列印工具列

38、，製作實例應用：利用合併列印工具列，製作請款單請款單 開啟開啟合併列印合併列印工具列。工具列。按下按下主文件設定主文件設定 鈕。鈕。選取主文件類型。選取主文件類型。按下按下開啟資料來源開啟資料來源 鈕鈕，設定資料來源的檔案。，設定資料來源的檔案。按下按下插入合併欄位插入合併欄位 鈕，鈕，所列出就是資料來源的欄所列出就是資料來源的欄位名稱。位名稱。电脑文书护理应用87 利用利用插入合併欄位插入合併欄位 鈕，將各個欄位，插鈕，將各個欄位，插入適當的位置。入適當的位置。按下按下醒目提示合併欄位醒目提示合併欄位鈕，可將插入的欄位鈕，可將插入的欄位呈現灰底的顏色，看起來比較容易判別。呈現灰底的顏色，看起

39、來比較容易判別。电脑文书护理应用88 若需顯示完第一筆後，依序顯示第二筆、若需顯示完第一筆後，依序顯示第二筆、第三筆，就要在每一筆之後，或是除了第第三筆，就要在每一筆之後，或是除了第一筆外的每一筆之前，按下一筆外的每一筆之前，按下插入功能變數插入功能變數鈕，選取鈕，選取指令。指令。按下按下檢視合併資料檢視合併資料 鈕，可預覽顯示出鈕，可預覽顯示出來的資料正不正確。來的資料正不正確。送貨資料顯示完第一筆後，送貨資料顯示完第一筆後，要設定要設定Next Record，系統，系統才會顯示出下一筆資料。才會顯示出下一筆資料。电脑文书护理应用897-2 7-2 信封及標籤信封及標籤 製作單一信封製作單一

40、信封 選取功能表的選取功能表的工具工具/信件與郵件信件與郵件/信封及標籤信封及標籤指令。指令。切換至切換至信封信封標籤。標籤。按下按下選項選項鈕，設定信鈕，設定信封大小。封大小。电脑文书护理应用90 輸入收件者地址與寄件者地址後，按下輸入收件者地址與寄件者地址後，按下新增至文件新增至文件鈕。鈕。电脑文书护理应用917-3 信件精靈 製作單一信件製作單一信件 選取功能表的選取功能表的檔案檔案/開新檔案開新檔案指令。指令。在工作窗格中，選擇在工作窗格中，選擇一般範本一般範本。切換到切換到信件傳真信件傳真標籤，選取需要的精靈來操標籤，選取需要的精靈來操作。作。电脑文书护理应用92电脑文书护理应用93

41、本章簡介 8-1 Word與與Excel的結合的結合 8-2 Word與與PowerPoint之運用之運用 8-3 讀取讀取Access的資料的資料电脑文书护理应用948-1 Word與Excel的結合 利用插入物件的方法，在利用插入物件的方法，在Word中建立中建立Excel的圖表。的圖表。使用功能表的使用功能表的插入插入/物件物件指令。指令。在在建立新物件建立新物件標籤中，選取標籤中，選取Microsoft Excel圖表圖表。电脑文书护理应用95 切換到切換到Sheet1工作表中，工作表中，修改資料。修改資料。再切換回再切換回Chart1工作表，工作表，利用利用圖表圖表工具列，修改圖工具

42、列，修改圖表資料。表資料。設定完成，在圖表外圍點設定完成，在圖表外圍點一下，取消選取後，即可一下，取消選取後，即可在在Word文件中，插入一文件中，插入一個個Excel圖表了。圖表了。电脑文书护理应用96 在在Word文件中插入文件中插入Excel圖表的另外一圖表的另外一種方法：種方法：在在一般一般工具列中，按工具列中，按插入插入Microsoft Excel工作表工作表 鈕。鈕。在在Word文件中，插入已存在的檔案。文件中，插入已存在的檔案。按下功能表的按下功能表的插入插入/物件物件，在，在檔案來源檔案來源標籤標籤中，設定檔案名稱。中，設定檔案名稱。电脑文书护理应用978-2 Word8-2

43、 Word與與PowerPointPowerPoint之運用之運用 將將PowerPoint檔案，傳送至檔案，傳送至Word中。中。開啟開啟PowerPoint檔案後，選取功能表的檔案後，選取功能表的檔案檔案/傳傳送到送到/Microsoft Word。設定版面配置。設定版面配置。投影片右方備忘區。投影片右方備忘區。投影片右方空白區。投影片右方空白區。投影片下方備忘區。投影片下方備忘區。投影中下方空白區。投影中下方空白區。大綱。大綱。設定是否要連結。設定是否要連結。貼上貼上：在：在Word中修改簡報內容，中修改簡報內容，PowerPoint檔案不會有所變動。檔案不會有所變動。貼上連結貼上連結：

44、在：在Word中修改簡報內容，中修改簡報內容，PowerPoint檔案會一併更改。檔案會一併更改。电脑文书护理应用98 將將Word文件，傳送至文件，傳送至PowerPoint裡。裡。開啟開啟Word檔案。檔案。按下功能表的按下功能表的檔案檔案/傳送到傳送到/Microsoft PowerPoint裡。裡。想要在想要在Word中，插入其他軟體中，插入其他軟體(例如：例如：小畫家小畫家)。使用功能表的使用功能表的插入插入/物件物件。利用利用複製複製與與貼上貼上，也是個簡單又方便的方法。，也是個簡單又方便的方法。电脑文书护理应用998-3 8-3 讀取讀取AccessAccess的資料的資料 資料

45、庫工具列：資料庫工具列：功能表的功能表的檢視檢視/工具列工具列/資料庫資料庫，開啟資料庫，開啟資料庫工具列。工具列。資料表單資料表單管理欄位管理欄位新增記錄新增記錄移除記錄移除記錄遞增排序遞增排序遞減排序遞減排序插入資料庫插入資料庫更新功能變數更新功能變數尋找記錄尋找記錄合併列印主文件合併列印主文件电脑文书护理应用100 讀取讀取Access資料之步驟：資料之步驟：按按插入資料庫插入資料庫 鈕。鈕。設定資料來源。設定資料來源。按按取得資料取得資料鈕。鈕。選取選取檔案檔案。選取檔案裡的選取檔案裡的資料表資料表表格。表格。电脑文书护理应用101 利用利用查詢選項查詢選項來排序與篩選。來排序與篩選。利用利用表格自動格式設定表格自動格式設定來設定表來設定表格的格式。格的格式。电脑文书护理应用102 插入資料於文件中。插入資料於文件中。按按插入資料插入資料鈕。鈕。設定要讀取之資料是設定要讀取之資料是全部全部，或是從或是從第幾筆第幾筆至至第幾筆第幾筆。电脑文书护理应用103电脑文书护理应用104