会议组织与公文写作课件.ppt

1、2022年9月27日星期二会议组织与公文写作会议组织与公文写作关于会议组织关于会议组织关于会议组织关于会议组织一、会议的两种含义1.1.一种经常商讨并处理重要事务的一种经常商讨并处理重要事务的的名称。的名称。2.2.有组织、有领导的民主协商和决定某些事项有组织、有领导的民主协商和决定某些事项的集会，即的集会，即。关于会议组织关于会议组织二、会议的构成要素1.1.时间时间2.2.地点地点3.3.组织者组织者4.4.参加人员参加人员5.5.议题议题6.6.程序程序关于会议组织关于会议组织三、会议的分类1.1.传统的面授会议传统的面授会议2.2.电视电话会议、视频会议电视电话会议、视频会议四、会务工

2、作的主要内容1.1.会前准备会前准备 安排会议议题安排会议议题 拟定办会方案拟定办会方案 选择与准备会场选择与准备会场 准备会议文件准备会议文件 拟定会议程序拟定会议程序 制发会议通知制发会议通知关于会议组织关于会议组织l 会议报到和配发文件会议报到和配发文件l 与会人员编组与会人员编组l 座次排列座次排列l 落实会议细节落实会议细节（l 会前全面检查会前全面检查l 食宿安排食宿安排关于会议组织关于会议组织关于会议组织关于会议组织2.2.会中服务会中服务 签到签到 会议记录会议记录 会场服务会场服务 编写会议简报编写会议简报 会间生活会间生活 车辆调配车辆调配关于会议组织关于会议组织3.3.会

3、议善后会议善后 整理会议记录整理会议记录 离会送别离会送别 撰写并印发会议纪要撰写并印发会议纪要 材料归档材料归档 会务总结会务总结关于会议组织关于会议组织五、电大会议特点及注意事项特点：特点：1.1.行业系统内会议行业系统内会议2.2.数量众多数量众多3.3.会议类别多为工作会、研讨会、培训会会议类别多为工作会、研讨会、培训会4.4.承办单位分散在全国各地承办单位分散在全国各地关于会议组织关于会议组织注意事项：注意事项：1.1.明确会议主办单位与承办单位责任分工明确会议主办单位与承办单位责任分工2.2.有有的提前进行调试的提前进行调试3.3.突出会议主报告突出会议主报告4.4.领导主持词领导

4、主持词5.5.会议速记会议速记6.6.餐饮安排餐饮安排7.7.交通安全交通安全8.8.及时印发会议纪要及时印发会议纪要关于会议组织关于会议组织主席台座次安排观众席关于会议组织关于会议组织关于会议组织关于会议组织关于会议组织关于会议组织六、应用信息化手段办会的尝试手机短信系统手机短信系统网上报名系统网上报名系统会议专题网站会议专题网站 关于公文写作关于公文写作关于公文写作关于公文写作一、我国公文的历史沿革 公文是伴随着公文是伴随着的出现、的出现、的出现和的出现和的产生应运而生的，是的产生应运而生的，是的。的。西周春秋时期，下行的王命文书主要有西周春秋时期，下行的王命文书主要有“诰、誓、命诰、誓、

5、命”几种，各诸侯国及其官吏之间几种，各诸侯国及其官吏之间的平行文书，也只有的平行文书，也只有“檄文檄文”和和“移书移书”等，等，而臣下向国君陈述自己见解的则用而臣下向国君陈述自己见解的则用“上书上书”。关于公文写作关于公文写作 上对下的公文发展成为上对下的公文发展成为“制、诏、策、册、制、诏、策、册、敕、教、令、谕、符、檄、旨敕、教、令、谕、符、檄、旨”等。等。下对上的文书，秦时下对上的文书，秦时“奏奏”（上书）一种，（上书）一种，两汉时期增加了两汉时期增加了“章、表、驳议章、表、驳议”三种，后来三种，后来又繁衍了又繁衍了“碟、申、启、呈、笺、题、状碟、申、启、呈、笺、题、状”等。等。平行文则

6、增加了平行文则增加了“关、敕、咨、照会关、敕、咨、照会”等等多种。多种。关于公文写作关于公文写作 辛亥革命后，南京国民临时政府颁布了第辛亥革命后，南京国民临时政府颁布了第一个公文程式条例，废除了几千年来封建王朝一个公文程式条例，废除了几千年来封建王朝使用的使用的“制、诏、敕、题、奏、表、笺制、诏、敕、题、奏、表、笺”等公等公文名目，明令规定采用文名目，明令规定采用“令、咨、呈、示、状令、咨、呈、示、状”五种公文名称。五种公文名称。1914 1914年年5 5月月2626日，北洋政府第二次修改的日，北洋政府第二次修改的公文程式规定，大总统的公文有公文程式规定，大总统的公文有“策令、申令、策令、申

7、令、告令、批令告令、批令”等。等。关于公文写作关于公文写作 1916 1916年年7 7月公文程式进行了第三次修改，月公文程式进行了第三次修改，恢复南京临时政府原定的公文程式，并细化了恢复南京临时政府原定的公文程式，并细化了公文种类，由原来的公文种类，由原来的7 7种增加到种增加到1313种，即：大种，即：大总统令、国务院令、各部院令、任命状、委任总统令、国务院令、各部院令、任命状、委任令、训令、指令、布告、咨、咨呈、呈、公函、令、训令、指令、布告、咨、咨呈、呈、公函、批。批。关于公文写作关于公文写作 1927 1927年年8 8月月 13 13日，公文程式进行了第四次修改，日，公文程式进行了

8、第四次修改，明文规定公文种类有：令、通告、训令、指令、委任明文规定公文种类有：令、通告、训令、指令、委任状、呈、咨、咨呈、公函、批答共状、呈、咨、咨呈、公函、批答共1010种。种。1928 1928年年6 6月月1111日，公文程式第五次修改，取消了日，公文程式第五次修改，取消了“咨呈咨呈”，将，将“通告通告”改为改为“布告布告”。1928 1928年年1111月月1515日，公文程式第六次修改，又基本日，公文程式第六次修改，又基本恢复了南京国民临时政府首倡的公文程式，只是把国恢复了南京国民临时政府首倡的公文程式，只是把国民依法对政府陈述意见的民依法对政府陈述意见的“状状”，从公文种类中取消，

9、从公文种类中取消，其他依旧。其他依旧。关于公文写作关于公文写作 1951 1951年年9 9月月2 2日，政务院发布公文处理暂行办日，政务院发布公文处理暂行办法，规定公文种类为法，规定公文种类为7 7类类1212种，即：种，即：1 1报告、签报；报告、签报；2 2命令；命令；3 3指不；指不；4 4批复；批复；5 5通报、通知；通报、通知；6 6布布告、公告、通告；告、公告、通告；7 7公函、便函。公函、便函。1957 1957年年1010月月3 3日，国务院秘书厅发出国务院秘日，国务院秘书厅发出国务院秘书厅关于公文名称和体式问题的几点意见（稿）。书厅关于公文名称和体式问题的几点意见（稿）。这

10、次修订和调整后的公文种类仍为这次修订和调整后的公文种类仍为7 7类类1212种，即：种，即：1 1命令、令；命令、令；2 2指示；指示；3 3报告、请示；报告、请示；4 4批复、批复、批示；批示；5 5通知、通报；通知、通报；6 6布告、通告；布告、通告；7 7函。这次函。这次增加了请示和批示，去掉了签报、公告和便函。增加了请示和批示，去掉了签报、公告和便函。关于公文写作关于公文写作 1981 1981年年2 2月月2727日，国务院办公厅颁发国日，国务院办公厅颁发国家行政机关公文处理暂行办法，规定公文种家行政机关公文处理暂行办法，规定公文种类为类为9 9类类1515种，即：种，即：1 1命令

11、、令、指令；命令、令、指令；2 2决定、决议；决定、决议；3 3指示；指示；4 4布告、公告、布告、公告、通告；通告；5 5通知；通知；6 6通报；通报；7 7报告、请示；报告、请示；8 8批复；批复；9 9函。函。关于公文写作关于公文写作 1987 1987年年2 2月月1818日，国务院办公厅发布国日，国务院办公厅发布国家行政机关公文处理办法，规定公文种类为家行政机关公文处理办法，规定公文种类为1010类类1515种，即：种，即：1 1命令（令）、指令；命令（令）、指令；2 2决决定、决议；定、决议；3 3指示；指示；4 4布告、公告、通告；布告、公告、通告；5 5通知；通知；6 6通报；

12、通报；7 7报告、请示；报告、请示；8 8批复；批复；9 9函；函；1010会议纪要。会议纪要。19931993年年 11 11月月 21 21日进日进行了修订，规定文种为行了修订，规定文种为 12 12类类1313种。种。关于公文写作关于公文写作 20002000年年8 8月月2424日，国务院发布国家行政日，国务院发布国家行政机关公文处理办法，并于机关公文处理办法，并于20012001年年1 1月月1 1日起施日起施行。新办法在文种上主要是取消了行。新办法在文种上主要是取消了“指指示示”、增加了、增加了“意见意见”，同时将，同时将“公告公告”和和“通告通告”分开，各自独立，因而使文种成为分

13、开，各自独立，因而使文种成为1313类类1313种。种。关于公文写作关于公文写作二、公文的定义和特点定义：定义：行政机关的公文（包括电报），是行政机行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的范体式的，是，是和进行和进行的的重要工具。重要工具。关于公文写作关于公文写作特点：1.1.法定性：作者的法定性：作者的法定性法定性，内容具有法定权威，内容具有法定权威和法定效力。和法定效力。2.2.有效性：是制发机关的法定地位所赋予的特有效性：是制发机关的法定地位所赋予的特定定现实效用现实效用。3.3.规范性：公文文体、格式的

14、规范性：公文文体、格式的统一标准和要求统一标准和要求。4.4.程序性：收文和发文必须严格遵循程序性：收文和发文必须严格遵循处理程序处理程序。关于公文写作关于公文写作三、公文种类1 1按行文方向按行文方向 上行文：上行文：下行文：下行文：平行文：平行文：有时也可作为平行文有时也可作为平行文 2 2按时限要求按时限要求 特急、急办和常规公文特急、急办和常规公文3 3按机密程度按机密程度 绝密、机密、秘密和普通公文绝密、机密、秘密和普通公文关于公文写作关于公文写作4.4.按文件功能按文件功能 13 13类。命令（令）、决定、公告、通告、通知、通类。命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告

15、、请示、批复、意见、函、会议纪报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。要。学校常用的学校常用的8 8种公文：种公文：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。周知或者执行的事项，任免人员。关于公文写作关于公文写作适用于向上级

16、机关汇报工作，反映情况，答复适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。上级机关的询问。适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。适用于答复下级机关的请示事项。适用于答复下级机关的请示事项。适用于对重要问题提出见解和处理办法。适用于对重要问题提出见解和处理办法。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。问题，请求批准和答复审批事项。适用于记载、传达会议情况和议定事项。适用于记载、传达会议情况和议定事项。关于公文写作关于公文写作四、学校公文中的常见问题1.1.不按不按行文行文2.2.上级机关

17、对下级机关可以作指示、布置工上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求；下级机关可以向直接的上级机关报作、提出要求；下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示。上级机关对请示事项应予研究告工作、提出请示。上级机关对请示事项应予研究答复。答复。2.2.不按机关的不按机关的行文。行文。行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。不能超出，超出了即为越权。关于公文写作关于公文写作3.3.越级行文越级行文 指越过自己的指越过自己的或或，直接，直接向更高一级领导或基层部门行文。向更高一级领导或基层部门行文。例外：如发生重大的事故、突

18、发事件或上级例外：如发生重大的事故、突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题，可越级行文，领导在现场办公中特别交待的问题，可越级行文，特事特办，但特事特办，但。关于公文写作关于公文写作4.4.越权行文越权行文 如果有涉及其他部门职责范围的事项又未与其他如果有涉及其他部门职责范围的事项又未与其他部门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不可以单部门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不可以单独向下行文。一定要先独向下行文。一定要先有关职能部门，意见达成有关职能部门，意见达成一致后再行文。一致后再行文。造成造成“”、“”。解决这类。解决这类问题，应提倡部门之间多协商、多对话、多沟通，通问题，应提倡部

19、门之间多协商、多对话、多沟通，通过过或或的方式解决。的方式解决。关于公文写作关于公文写作5.5.直接向领导个人行文直接向领导个人行文 未经文秘机构签收、登记，成了未经文秘机构签收、登记，成了“帐外公文帐外公文”，公文流向、处理情况不得而知，查无踪迹，成了公文流向、处理情况不得而知，查无踪迹，成了“断断线的风筝线的风筝”。这类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难。这类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难。批，没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，批，没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，往往失去决策的科学性；不批，也有可能影响报送单往往失去决策的科学性；不批，也有可能影响报送单位

20、的工作。位的工作。关于公文写作关于公文写作6.6.同一事项向多个领导或部门请示同一事项向多个领导或部门请示 不同领导不同的意见，造成工作上的被动。不同领导不同的意见，造成工作上的被动。各部门都有明确分工。可能谁也不愿牵头办理，各部门都有明确分工。可能谁也不愿牵头办理，造成互相推诿、扯皮。造成互相推诿、扯皮。关于公文写作关于公文写作7.7.报告中夹带请示事项报告中夹带请示事项 “报告报告”和和“请示请示”是两种不同的文种，适用范是两种不同的文种，适用范围有明显的界限，不能混用。围有明显的界限，不能混用。“报告报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，或是向上级机关汇报工作，反映情况，或向上级机关提出

21、意见、建议，供上级机关决策参考。向上级机关提出意见、建议，供上级机关决策参考。上级机关对上级机关对“报告报告”一般一般，如果报告中夹带，如果报告中夹带请示事项，很容易误事。请示事项，很容易误事。关于公文写作关于公文写作五、几种主要公文写作注意事项1.1.通知通知 标题：由发文机关名称、事由和文种三部分组成。标题：由发文机关名称、事由和文种三部分组成。收文单位：收文单位：发文缘由：要写明拟发通知的起因或背景，阐述发文缘由：要写明拟发通知的起因或背景，阐述拟发通知的目的或依据。一定要言简意赅，简明拟发通知的目的或依据。一定要言简意赅，简明扼要，点到为止，切忌拖泥带水。扼要，点到为止，切忌拖泥带水。

22、关于公文写作关于公文写作通知事项：通知事项是通知的主体内容，是通知通知事项：通知事项是通知的主体内容，是通知的核心。通知拟发缘由和通知要求都必须紧紧围的核心。通知拟发缘由和通知要求都必须紧紧围绕通知事项来写，为通知事项服务。绕通知事项来写，为通知事项服务。执行要求：通知要求表明了发文机关对下级执行执行要求：通知要求表明了发文机关对下级执行通知事项的态度，并以此作为通知的结语，结束通知事项的态度，并以此作为通知的结语，结束全文。全文。落款落款发文日期发文日期关于公文写作关于公文写作2.请示请示的分类请示的分类请示：因政策问题而制发。请示：因政策问题而制发。的请示：多涉及人事、机构等方面的的请示：

23、多涉及人事、机构等方面的问题。问题。：多涉及机关日常工作中一些具体事项，：多涉及机关日常工作中一些具体事项，如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、救补助如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、救补助费用、变更机构名称、新建改建办公设施等。费用、变更机构名称、新建改建办公设施等。关于公文写作关于公文写作 请示的基本格式请示的基本格式l标题标题l收文单位收文单位l请示缘由：讲清楚申请事项的必要性，也要讲清请示缘由：讲清楚申请事项的必要性，也要讲清楚已经具备的条件及办理的可能性。楚已经具备的条件及办理的可能性。请示的中心部分。要明确、清楚地写请示的中心部分。要明确、清楚地写明要求指示、批准、解答的是什

24、么事项。明要求指示、批准、解答的是什么事项。l结束语结束语l行文日期行文日期关于公文写作关于公文写作 撰写请示的注意事项撰写请示的注意事项l 请示应当一文一事。请示应当一文一事。l 下级机关一般不得越级请示。下级机关一般不得越级请示。l 不要多头请示。不要多头请示。l 请示不得抄送下级机关。请示不得抄送下级机关。l 领导直接交办事项外，请示不得直接送领导者个人。领导直接交办事项外，请示不得直接送领导者个人。l“请示请示”与与“报告报告”要严格分开，不得混用。要严格分开，不得混用。关于公文写作关于公文写作“”的用法的用法 一个事项需要一个事项需要的情况下出现。的情况下出现。报送人员一般从职务低向

25、职务高、事项报送人员一般从职务低向职务高、事项的非直管部门向直管部门排列。的非直管部门向直管部门排列。例如：例如：关于公文写作关于公文写作3.会议纪要 会议纪要的性质会议纪要的性质 会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是有关材料加工整理而成的，它是，是会议议定事项和重要精神，并，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。一般以要求有关单位执行的一种文体。一般以“通知通知”形式形式发出。发出。关于公文写作关于公文写作 会议纪要的特点会议纪要的特点l 综合性。对会议中各种材料、与会人员的发言以及综合性。对会议中各种

26、材料、与会人员的发言以及会议简报等进行会议简报等进行基础上形成的，基础上形成的，它具有它具有的基本特点。的基本特点。l 指导性。集中反映了会议的指导性。集中反映了会议的。纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，类似指示、决定或决议。类似指示、决定或决议。l 备考性。一些会议纪要是向上汇报或向下通报情况，备考性。一些会议纪要是向上汇报或向下通报情况，必要时可作必要时可作之用。之用。关于公文写作关于公文写作 会议纪要的写法会议纪要的写法l 第一部分：一般应写明第一部分：一般应写明，包括会议进行，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员的

27、时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。的总体评价等。l 第二部分：纪要的中心部分，反映会议的第二部分：纪要的中心部分，反映会议的等。等。关于公文写作关于公文写作1.1.掌握好政策界限。掌握好政策界限。2.2.一定要使用文明、温和的词语。一定要使用文明、温和的词语。忌用忌用等生硬词句。等生硬词句。关于公文写作关于公文写作各文种公文写作的总体要求参考资料1.1.秘书学教程，姬瑞环主编，秘书学教程，姬瑞环主编，20032003年年7 7月第月第1 1版版2.2.国家行政机关公文处理办法（国务院，国家行政机关公文处理办法（国务院，20002000年年8 8月月2424日）日）3.3.行政公文的历史沿革行政公文的历史沿革（http:/