程序文件编写培训课件.ppt

1、12系统性系统性应对质量体系文件结构进行策划，要求覆盖应对质量体系文件结构进行策划，要求覆盖ISO9001ISO9001全部相全部相关要素的要求和规定，具体等明天手册定下来，才能确定有关要素的要求和规定，具体等明天手册定下来，才能确定有哪些需编程序哪些需编程序符合性符合性应符合应符合ISO9000ISO9000标准条款的要求；标准条款的要求；应符合本公司流程的实际情况。应以满足实际需要为度，而应符合本公司流程的实际情况。应以满足实际需要为度，而不是越多越严就越好，要适度。不是越多越严就越好，要适度。通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实

2、现唯一的理解，所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到；理解，所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到；协调性协调性文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方，从整文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方，从整体上结构针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的体上结构针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。应认真处理好各种过程的接口，避免不协调或职责不清。应认真处理好各种过程的接口，避免不协调或职责不清。3l职责分明，语气肯定（避免用职责分明，语气肯定（避免用“大致大致上上”、“基本

3、上基本上”、“可能可能”、“也许也许”之类词语）；之类词语）；l结构清晰、文字简明、文风一致。；结构清晰、文字简明、文风一致。；l遵循遵循“最简单、最易懂最简单、最易懂”原则编写各类原则编写各类文件；文件；4-目的：目的：说明为什么开展该项活动。说明为什么开展该项活动。-范围：范围：说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动）范围。说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动）范围。-职责：职责：说明活动的管理和执行、验证人员的职责。说明活动的管理和执行、验证人员的职责。-定义：定义：说明文件中使用的专有之名词、缩写。说明文件中使用的专有之名词、缩写。-作业内容：作业内容：流程步骤的详细文字说明。流程步

4、骤的详细文字说明。-流程图：流程图：使用统一的符号，以图解方式说明流程。使用统一的符号，以图解方式说明流程。-相关文件：相关文件：列出支持本程序的第二、第三层文件。列出支持本程序的第二、第三层文件。-相关表单：相关表单：列出支持本程序的第四层文件（表单）。列出支持本程序的第四层文件（表单）。5l先繪制流程圖。首先確保流程正確。先繪制流程圖。首先確保流程正確。l確定過程的涉及部門及職責。確定過程的涉及部門及職責。l結合結合ISOISO要求和實際工作，確定流程圖應要求和實際工作，確定流程圖應涉及的內容。涉及的內容。例如：合約評審時就涉及到對産品有關過程的確例如：合約評審時就涉及到對産品有關過程的確

5、定，合同或訂單處理程序，評審程序（內容，權定，合同或訂單處理程序，評審程序（內容，權限，結果處理），合同或訂單的變更等內容。限，結果處理），合同或訂單的變更等內容。l根據流程圖及程序內容編寫文件。根據流程圖及程序內容編寫文件。6l使用部門稱謂應統一使用部門稱謂應統一 如文管中心、業務部、生管課、品保課不要出現如文管中心、業務部、生管課、品保課不要出現許多程序書或流程圖上有文件中心、營業部、銷許多程序書或流程圖上有文件中心、營業部、銷售部、品檢課等。售部、品檢課等。l在程序書或流程圖中所引用的文件名稱在程序書或流程圖中所引用的文件名稱或記錄、表單的名稱亦應正確統一。或記錄、表單的名稱亦應正確統一

6、。如有的程序書上引用的是如有的程序書上引用的是EBEB操作指導書，有的程操作指導書，有的程序書上引用的是序書上引用的是EBEB操作標准書等。操作標准書等。7所引用表單結案、歸檔審查、檢查動作處理NoYes89书面或口头订单业务接单(与客户联系保证相关要求得到确定)业务部评审生管接单审核系统订单列印/核准/分发通知客户已受订生管排单生产客户业务部厂务部YESYESNONO此流程图的错此流程图的错误在哪里误在哪里?此流程图的错此流程图的错误在哪里误在哪里?10目的：目的：及时并正确处理订单。及时并正确处理订单。范围：范围：始自客户对始自客户对PioneerPioneer下单；终于客户订单移转生产管

7、理。下单；终于客户订单移转生产管理。职责：职责：无无定义：定义：无无此段内容的错此段内容的错误在哪里误在哪里?11作业内容：作业内容：1.1.客户对客户对PioneerPioneer下单后下单后(口头或书面口头或书面)，如果为新产品，则为特殊订，如果为新产品，则为特殊订单。特殊订单负责之业务专员应填写单。特殊订单负责之业务专员应填写“接单检查表接单检查表 (产品规产品规格格)”()”(表单表单:300-99-01):300-99-01)，送请各相关单位会签，确认生产技术可，送请各相关单位会签，确认生产技术可行，如果生产技术有问题，则由业务专员召开会议，行销、制造及行，如果生产技术有问题，则由业

8、务专员召开会议，行销、制造及品管等人员依需要参加。品管等人员依需要参加。2.2.特殊订单技术已经确认后或一般订单（旧料号），负责之特殊订单技术已经确认后或一般订单（旧料号），负责之业务助理应确认（业务助理应确认（1 1）产品规格）产品规格(并凭此转换成并凭此转换成PioneerPioneer内部之料号内部之料号)及（及（2 2）单价、（）单价、（3 3）交期、（）交期、（4 4）数量、（）数量、（5 5）送货地址、（）送货地址、（6 6）付款）付款条件、（条件、（7 7）交易条件、（）交易条件、（8 8）货运方式等八项。）货运方式等八项。3.3.如果该订单为新产品或新客户，业务助理应由各相关单

9、位处搜集资如果该订单为新产品或新客户，业务助理应由各相关单位处搜集资料，料，将系统上之基本资料将系统上之基本资料(客户基本资料客户基本资料“依客户调查问卷依客户调查问卷”（表单：（表单：300-99-02300-99-02）录入、料品基本资料）录入、料品基本资料)建立完成。建立完成。4.4.业务助理负责将订单资料输入系统业务助理负责将订单资料输入系统 (未核准订单未核准订单)，查核单价、信用，查核单价、信用额度，产销协调额度，产销协调(交期交期)，并打印出，并打印出“销售订单销售订单”(表单表单:300-99-03):300-99-03)一式四联一式四联(未核准未核准)。此段内容的错此段内容的

10、错误在哪里误在哪里?125.5.如果客户有书面之订购资料且与如果客户有书面之订购资料且与“销售订单销售订单”(未核未核准准)之资料完全一致：业务助理将之资料完全一致：业务助理将“销售订单销售订单”(未未核准核准)并客户之书面订购资料依核决权限送业务主管并客户之书面订购资料依核决权限送业务主管签核完毕，即完成订单书面核准作业。签核完毕，即完成订单书面核准作业。6.6.如果客户没有书面之订购资料或有书面之订购资料如果客户没有书面之订购资料或有书面之订购资料但是与但是与“销售订单销售订单”(未核准未核准)之资料不完全一致：之资料不完全一致：业务助理将业务助理将“销售订单销售订单”(未核准未核准)送签

11、核完毕，再送签核完毕，再传真给客户签认后并传回传真给客户签认后并传回PioneerPioneer，才算完成订单书，才算完成订单书面核准作业。面核准作业。7.7.订单核决权限如订单核决权限如“核决权限一览表核决权限一览表”（600-99-09600-99-09），），每年年底修订一次。每年年底修订一次。138.8.客户订单之外部原始凭证：客户之书面订购资料或客户签认之客户订单之外部原始凭证：客户之书面订购资料或客户签认之“销售订单销售订单”，业务助理依客户别妥善保存。，业务助理依客户别妥善保存。9.9.完成订单书面核准作业后，业务助理请业务主管进行系统之订完成订单书面核准作业后，业务助理请业务主

12、管进行系统之订单核准作业，并将已签核之单核准作业，并将已签核之“销售订单销售订单”一式四联给生管签收一式四联给生管签收后分发各单位后分发各单位(第一联业务助理留存；第二联给生管；第三联第一联业务助理留存；第二联给生管；第三联给包装；第四联给品管给包装；第四联给品管)。10.10.如果是如果是5.35.3项之状况，业务助理应传真已签核之项之状况，业务助理应传真已签核之“销售订销售订单单”(第一联第一联)通知客户通知客户PioneerPioneer已经接受该订单。已经接受该订单。11.11.时间控制：自客户对时间控制：自客户对PioneerPioneer下单至下单至PioneerPioneer回复客户订单消息回复客户订单消息(5.5(5.5项或项或5.95.9项项)一般订单最多一般订单最多3 3个工作天，急单一个工作天。个工作天，急单一个工作天。14l手册试行稿确定；手册试行稿确定；l二三级文件的确定；二三级文件的确定；(需要与管代和总经需要与管代和总经理共同讨论理共同讨论)l小组成员每人写一份简单的程序书。小组成员每人写一份简单的程序书。(写写小程序书，有流程图，文字部分最好是小程序书，有流程图，文字部分最好是两三页。周六单独辅导。两三页。周六单独辅导。)15请离开会议室时把桌椅摆放整齐!16