会议组织培训课件.pptx

1、单击此处编辑母版标题样单击此处编辑母版标题样式式会议组织培训课件会议组织培训课件 一、会议的分类 会议按照不同的标准划分为不同的类别：按内容、性质分，分为代表大会、工作会议、学术会议等；按会议的形式，分为小组会、座谈会、报告会等；按与会人员的成分，可分为党委会、董事会、记者招待会等；按人数、规模，可分为大型会议、中型会议、小型会议；按会议召开的规律或日期，分为定期例会、临时性会议；2、主持人 主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的人担任。一般有两种情况：

2、一种是当然主持人，是由组织的章程或法规决定的。如单位的工作例会由单位领导人主持，党组会议由党的书记主持，董事会由董事长主持。主持人因故不能主持会议时，也可以委托副职或其他相应的负责人主持。3、议题 议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。议题的产生通常由两种情况：一种是领导根据需要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后提出，再经领导审定的。有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总，再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题。因此，议题还必须具有合法性。4、名称

3、正式会议必须有一个恰当、确切的名称。这个名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点、范围、规模等。具体的一次会议不可能也不必显示上述全部项目。如“中国共产党第十四届中央委员会第一次全体会议”只显示了会议召开的组织、届次、范围，“上海各界人士纪念反法西斯战争和抗日战争胜利五十周年大会”则显示地区、参加对象、性质、内容、时间、规模等。会议名称必须用确切、规范的文字表达。会标必须用全称。6、地点 会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。国际性或全国性会议，要考虑政

4、治、经济、文化等大因素；专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址，还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。2、会议成本预算 有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。会议成本包括两部分，一部分是“显性成本”，如会场租借费，文件材料费，与会者的交通费、食宿费等。一部分是“隐性成本”，即与会者因参会而损失的劳动价值。这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。五、会议通知的发送 会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知。1、本单位的小型会议，可采用口头、电话、

5、书面签知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。2、会议通知要写明会议召开的时间、需用时间、地点、会议名称、主要议题、参加对象、须作什么准备、接站方法等，最后应有召集单位的署名、联系地址和电话，通知发出日期和公章。3、邀请性会议的通知应提前两周以上并附加回执，是否出席会议的答复期限。会议通知 兹定于1996年8月15日上午9时在上海大学文学院召开第四次全国秘书学学术研讨会，会期三天，内容如下：1、交流秘书学教学研究中的新经验、新信息；2、讨论当前秘书工作的新形势、新问题；3、研究涉外秘书人才的培养问题 请接到本通知的专家、学者作好准备，准时参加。高等院校秘书学学会秘书处 一九九六年七月十日附：报到日期：8月13、14两日 机场、火车站、码头均有人接站 回执：请于开会前7天寄回 地址 电话（略）三、会议文件的起草 这里的会议文件指的是会议开始之后到结束之前所形成的文件，主要有闭幕词、会议决定、会议纪要、会议总结等。1、闭幕词 比开幕词长，对会议成果作概要的总结，对会议决定、执行提要求，对来宾表示感谢，对与会人员表示祝愿等。2、决定 3、会议纪要：适用于全体会议、代表性会议等 4、会议总结：内部文书，总结会议的经验、教训等。